del gobierno orviiea - gobierno del estado de méxico

CETA DEL GOBIERNO

orviiea

ESTADO DE MÉXICO

Periódico Oficial del Gobierno del Estado Libre y Soberano de México REGISTRO DGC NUM. 001 1021 CARACTERISTICAS 11328280 I

Directora: Lic. Graciela González Hernández

Mariano Matamoros Sur No. 308 C.P. 50130 Toluca de Lerdo, Méx., miércoles 24 de abril de 2013

Tomo CXCV A:202/3/001/02

Número de ejemplares impresos: 300 No. 77

SECRETARIA DEL TRABAJO

SUMARIO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y .SERVICIOS GENERALES DE LA COORDINACION ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARIA DEL TRABAJO.

"2013. Año del Bicentenario de los Sentimientos de la Nación"

SECCION TERCERA

PODER EJECUTIVO DEL ESTADO SECRETARIA DEL TRABAJO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENES L S

FEBRERO DE 2013

SECRETARÍA DEL TRABAJO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

Derechos Reservados.

Primera Edición, julio de 2004.

Segunda Edición, febrero de 2008.

Tercera Edición, febrero de 2013.

Gobierno del Estado de México.

Secretaría del Trabajo.

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

Rafael M. Hidalgo No. 301. 4to. Piso.

Col. Cuauhtémoc, Toluca, Méx.

Impreso y hecho en Toluca, México.

Printed and made in Toluca, Mexico.

Cuenta de Correo Electrónico: gemdgodgmailedomex.gob.mx

La reproducción total o parcial de este documento

podrá efectuarse mediante la autorización exprofesa

de la fuente y dándole el crédito correspondiente.

c ETA D'EL «GCSIESIIEFttotCS 24 de abril de 2013

Edición: Tercera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

Fecha: Febrero de 2013

Código:

204002101

Página:

CONTENIDO

PRESENTACIÓN

1. OBJETIVO GENERAL

11. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS

111. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

IV. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

4.1 Registro de Alta de Bienes Muebles

4.2 Trasferencia de Bienes Muebles

4.3 Registro de Baja de Bienes Muebles

V. SIMBOLOGÍA

VI. REGISTRO DE EDICIONES

VII. DISTRIBUCIÓN

VIII. VALIDACIÓN

PRESENTACIÓN

La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores

condiciones de vida y constante prosperidad.

Por ello, se impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de demandas sociales.

El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos su prioridad.

En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar.

La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de calidad.

El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría del Trabajo. La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de descentralización o desconcentración, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de esta unidad administrativa.

Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad.

I. OBJETIVO GENERAL

Mejorar la calidad, eficiencia y eficacia en los registros que tiene el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría del Trabajo en materia de altas, trasferencias y baja de bienes muebles que las unidades administrativas tienen

o

1317: - 1,1 N -1 STRAT SEFYIDC,ES =UPE 'Cf.;

ACTUAL 1 ZAC 1017 PERMAMMTE EN LOS SIS AUTOMM IZADOS DE 1 PI ENES :,;USEE ES 1

o

REGISTRO DE ALTA, TRASFERENCIA Y BAJA DE BIENES MUEBLES

PROCESOS SUSTANTIVOS

COMUNICACIÓN CON EL USUARIO

24 de abril de 2013 ABLEc e 11-44 0 EL GOBIERNO Página 3

asignados, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo, y la difusión de las políticas que regulan su aplicación.

11. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

PRESUPUESTO EQUIPAMIENTO TECNOLÓGICO

PROCESOS ADJETIVOS

III. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso:

Registro de Alta, Trasferencia y Baja de Bienes Muebles.- Del registro de altas de bienes mueble de las unidades administrativas de la Secretaría del Trabajo a la trasferencia y baja de los mismos en los sistemas automatizados de la dependencia.

Procedimientos:

• Registro de Alta de Bienes Muebles.

• Transferencia de Bienes Muebles.

• Registro de Baja de Bienes Muebles

IV. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO 4.1: REGISTRO DE ALTA DE BIENES MUEBLES

OBJETIVO:

Realizar el control de Altas de Bienes Muebles que se efectúan en las diferentes unidades administrativas que conforman la Secretaría del Trabajo, a través del registro correspondiente en tiempo y forma en el Sistema Integral de Control Patrimonial del Gobierno del Estado de México (SICOPA WEB).

GACETA E, E L GOB I E Ft 1,1 G• 24 de abril de 2013

ALCANCE:

• Aplica a todos los servidores públicos que tienen bajo su resguardo mobiliario y/o equipo de oficina y que se encuentran

adscritos a la Secretaría del Trabajo.

REFERENCIAS:

- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Capítulo Único. Artículo 2, publicada en el

periódico oficial "Gaceta del Gobierno", el II de septiembre de 1990, y sus reformas y adiciones.

- Código Administrativo del Estado de México. Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos

y Servicios, Capítulo Primero, Artículo 13.1, publicado en el periódico oficial "Gaceta del Gobierno", el 13 de diciembre

de 2001, y sus reformas y adiciones.

-

Reglamento Interior de la Secretaría del Trabajo. Artículo 12 fracción XVII, publicado en el periódico oficial "Gaceta del

Gobierno", el 16 de marzo de 2012.

- Normas Administrativas para la Asignación y Uso de los Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares

del Poder Ejecutivo Estatal. Normas ACP-00I, ACP-004, ACP-007 y ACP-008, publicadas en el periódico oficial "Gaceta

del Gobierno", el 24 de febrero de 2005.

- Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del

Estado de México, publicado en el periódico oficial "Gaceta del Gobierno", el 16 de marzo de 2012.

- Manual General de Organización de la Secretaría del Trabajo. Apartado VII, Objetivo y Funciones del Departamento de

Recursos Materiales y Servicios Generales, publicado en el periódico oficial "Gaceta del Gobierno", el 17 de agosto de

2011.

RESPONSABILIDADES:

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales es la unidad administrativa responsable de registrar y

mantener actualizado el inventario de bienes muebles, a través del Sistema Integral de Control Patrimonial (SICOPA).

El Auxiliar Administrativo deberá:

• Entregar el bien mueble al servidor público a quien se haya asignado su resguardo.

• Operar el sistema capturando los datos y especificaciones del bien mueble en el sistema SICOPA WEB.

• Colocar el número de inventario en el bien mueble.

• Elaborar e imprimir la "Tarjeta de Resguardo" y obtener la firma del servidor público asignado.

• Custodiar las Tarjetas de Resguardo de los bienes muebles de la Secretaría del Trabajo

El Servidor Público deberá:

• Recibir el bien mueble, cuidarlo, mantenerlo en condiciones óptimas y usarlo únicamente en el servicio público.

• Firmar la "Tarjeta del Resguardo" del bien mueble.

DEFINICIONES:

Bien inmueble: Recursos físicos u objetos que, por su naturaleza de uso o de consumo, no pueden trasladarse de un lugar a

otro, como es el caso de un bien raíz.

Bien mueble: Recursos físicos u objetos que, por su naturaleza de uso o consumo, pueden ser trasladados de un lugar a otro

sin menoscabo de la cosa inmueble a que estuvieran unidos y, además tienen larga duración en condiciones normales de uso. Es

todo aquello que se conoce como mobiliario tales como: mesas, sillas, libreros, anaqueles, vehículos y equipo de oficina en

general.

Inventario: Recuento y control de los bienes muebles e inmuebles y de consumo, propiedad de una institución. Su finalidad es

llevar a cabo un registro de la existencia, cantidad, características, condiciones de uso, valor y las personas responsables de su

manejo.

Número de Inventario: Número de control que asignan los sistemas SICOPA-WEB a los bienes muebles adquiridos por la

Secretaría del Trabajo, con el cual se identifican físicamente cada uno de los bienes registrados.

Resguardo o Tarjeta de resguardo: Documento válido para responsabilizar al servidor público usuario de la custodia de

algún bien mueble, propiedad de la Secretaría del Trabajo. El resguardo permite asignar el bien a un servidor público, con la

finalidad de tener el control del mismo y de responsabilizarlo directamente por su uso, así como de su mantenimiento.

Sistema Integral de Control Patrimonial (SICOPA WEB): Sistema que funciona a través de un portal de internet en el

cual se registran los bienes muebles adquiridos por el Gobierno del Estado de México que tienen un costo igual o mayor a 35

salarios mínimos generales de la zona económica C.

24 de abril de 2013

Anck —rAnk BEL GOBi IE lit NO Página 5

INSUMOS:

• Bienes muebles adquiridos.

RESULTADOS:

• Alta de los registros para el control de bienes muebles: Sistema Integral de Control Patrimonial (SICOPA WEB).

• Tarjetas de resguardo firmadas por los servidores públicos,

INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS:

• Adquisición de Bienes y/o Servicios a Través Licitación Pública,

• Adquisición de Bienes y/o Servicios a Través de Invitación Restringida.

• Adquisición de Bienes y/o Servicios a Través de Adjudicación Directa.

• Transferencia de Bienes Muebles.

• Registro de Baja de Bienes Muebles.

POLÍTICAS:

- El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales contará con tres días hábiles para vibrograbar y colocar

el número de inventario a cada bien de nueva adquisición.

- El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá asignar los bienes muebles al área

correspondiente en un plazo que no exceda de quince días hábiles después de su adquisición.

- Después de la asignación de los bienes muebles el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales contará

con cinco días hábiles, para realizar su registro en el sistema automatizado SICOPA WEB.

DESARROLLO:

PROCEDIMIENTO 4.1: ALTA DE BIENES MUEBLES

9 Auxiliar Administrativo

I O Servidor Público

Actividad

Acude con nota de remisión o factura al Departamento de Recursos

Materiales y Servicios Generales y entrega los bienes mueble,s adquiridos.

Recibe los bienes muebles, acompañados de las notas de remisión o factura,

revisa y determina:

¿Cumplen con las especificaciones establecidas?

No, informa al proveedor de las anomalías y devuelve los bienes muebles al

proveedor.

Se entera que los bienes no cumplen con las especificaciones establecidas y

los recibe. Realiza los cambios correspondientes y entrega los bienes con

nota de remisión o copia de factura en el Departamento de Recursos

Materiales y Servicios Generales. Se conecta con la operación No. 5.

Si, recibe los bienes muebles y los ingresa con nota de remisión o copia de

factura al Almacén de la Secretaría del Trabajo.

Recibe y registra en el "cardex" entrada al almacén sella la nota de remisión

o copia de factura y resguarda.

Designa los bienes y entrega nota de remisión o copia de factura al auxiliar

administrativo para registrar al sistema SICOPA WEB, dependiendo del valor

de factura del bien mueble.

Registra en el SICOPA WEB y obtiene el número de inventario de cada bien

mueble. Imprime la Tarjeta de Reguardo, colocando el número de inventario

correspondiente.

Entrega el bien mueble al Servidor Público a quien le fue asignado y le solicita

la firma en la Tarjeta de Resguardo

Recibe el bien mueble y la Tarjeta de Resguardo, la firma y la devuelve al

Auxiliar administrativo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios

Generales.

No. Unidad Administrativa /Puesto

1 Proveedor

2 Jefe del Departamento de

Recursos Materiales y Servicios

Generales



Generales

4 Proveedor



Generales

6 Jefe de Almacén



Generales

8 Auxiliar Administrativo

GAC ETA E, E L GO F5 IE Ft F•J •=• 24 de abril de 2013

1 1 Auxiliar Administrativo Recibe la Tarjeta de Resguardo firmada y la archiva para su control. Informa al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

1 2 Jefe del Departamento de Se entera y realiza lo conducente. Recursos Materiales y Servicios Generales

DIAGRAMA:

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ALTA DE BIENES MUEBLES

PROVEEDOR

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

JEFE DE DEPARTAMENTO JEFE DE ALMACÉN AUXILIAR ADMINISTRATIVO

O J_

( INICIO )

9 ACUDE CON NOTA DE REMISIÓN O FACTURA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Y ENTREGA LOS BIENES MUEBLES ADQUIRIDOS.

RECIBE LOS BIENES MUEBLES, ACOMPAÑADOS DE LAS NOTAS DE REMISIÓN O FACTURA, REVISA Y DETERMINA:

NO CUMPLEN CON LAS SI

ESPECIFICACIONES,

O

1

INFORMA AL PROVEEDOR DE LAS ANOMALÍAS Y

.. 9,

c' DEVUELVE LOS BIENES MUEBLES AL PROVEEDOR.

SE ENTERA QUE LOS BIENES NO CUMPLEN CON LAS ESPECIFICACIONES ESTABLECIDAS Y LOS RECIBE. REALIZA LOS CAMBIOS CORRESPONDIENTES Y ENTREGA LOS BIENES CON NOTA DE REMISIÓN O COPIA DE FACTURA EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. SE CONECTA CON LA OPERACIÓN NO. 5.

O _L

RECIBE LOS BIENES MUEBLES Y LOS INGRESA CON NOTA DE REMISIÓN O COPIA DE FACTURA AL ALMACÉN DE LA SECRETARÍA DEL TRABAJO. RECIBE Y REGISTRA EN EL

"CARDEX" ENTRADA AL ALMACÉN SELLA LA NOTA DE REMISIÓN O COPIA DE FACTURA Y RESGUARDA.

I

O

±S DESIGNA LOS BIENES Y ENTREGA NOTA DE REMISIÓN O COPIA DE FACTURA AL AUXILIAR ADMINISTRATIVO PARA REGISTRAR AL SISTEMA SICOPA WEB, DEPENDIENDO DEL VALOR DE FACTURA DEL BIEN MUEBLE.

J/. /

O 10.

±

REGISTRA EN EL SICOPA WEB Y OBTIENE EL NÚMERO DE INVENTARIO DE CADA BIEN MUEBLE. IMPRIME LA TARJETA DE REGUARDO, COLOCANDO EL NÚMERO DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE.

Ul

24 de abril de 2013 GACE 'FA n'EL GC>EIZERINC, Página 7

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ALTA DE BIENES MUEBLES

SERVIDOR PÚBLICO DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

JEFE DE DEPARTAMENTO JEFE DE ALMACÉN AUXILIAR

ADMINISTRATIVO

8

U

O 1

ENTREGA EL BIEN MUEBLE AL SERVIDOR PÚBLICO A QUIEN LE FUE ASIGNADO ∎

_L Y LE SOLICITA LA FIRMA EN LA TARJETA DE RESGUARDO RECIBE EL BIEN MUEBLE Y

LA TARJETA DE RESGUARDO, LA FIRMA Y LA DEVUELVE AL AUXILIAR

11 ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

0.-

.1 RECIBE LA TARJETA DE RESGUARDO FIRMADA Y LA ARCHIVA PARA SU CONTROL. INFORMA AL

9 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. SE ENTERA Y REALIZA LO

CONDUCENTE.

1

( FIN )

MEDICIÓN:

Número mensual de bienes muebles registrados en el

SICOPA WEB

Número mensual de bienes muebles adquiridos

Registro de Evidencias:

El alta de los bienes muebles adquiridos por la Secretaría del Trabajo queda registrada en el sistema SICOPA WEB.

La asignación de muebles a Servidores Públicos queda registrada en las "Tarjetas de Resguardo" que se archivan en el

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

FORMATOS E INSTRUCTIVOS:

Tarjeta de Resguardo

X 100 = Porcentaje mensual de bienes muebles dados de

alta en el SICOPA WEB

«5 4", oC IIE 11—Ael

U> E.G C9 EI IE Ft Ina 24 de abril de 2013

FORMATO: "TARJETA DE RESGUARDO"

Gdjid:Ord10 del latean de 1011Xieo I .D..ter•a•1,

AMP,Str,11116-11

„6112,D..ram,hddl:1,át5

TARJETA DE RESQUAFIDD

767,p,EcaD 70TATAL

! 0014E00 DE ;0•171,1N310 N1C 1 121

• 000100 DE 1.1611GAD ADMINISTIA.TIVA

1161

121; 1 _ _ , ,D - 501160 DE 41111700 1--il... -/0 E- PECIFIC.0 1 1121 113.

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I 11E1 1 1031 121; • 26 --6Á-1-1-ÁT21--STICA2-1I1ATRICULA O REGIS I f10')- - - ------- - ---- — - -

I 1221 ! 21 • 07007 CARACTERISTI2AS

;231 ---! •73 • F-ICITIA DE ALTA DIA-0E•13-745.----- ---- - ----- --- ; -/73.7F.ÉDIITA-D-É-A-allitrffil•F DIA 1.77-c-44-5----------- ------ '

...2•1; i -2-47-6-É-0.17A DE ELA7102061014 ! 71 • PECHA DE ASIGNAC1ON

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO "TARJETA DE RESGUARDO"

Objetivo: Control de los bienes muebles que se asignan a un servidor público para su uso y resguardo.

Distribución: Se elabora en original para su archivo y control.

[No' Concepto Descripción

1 Número de inventario Este campo lo asigna directamente el SICOPA WEB. Este campo lo asigna directamente el SICOPA WEB.

Se selecciona la clave 204 correspondiente a la Secretaría del Trabajo_

Este campo lo asigna directamente el SICOPA WEB.

2 Nic

3 Secretaría

4 Subsecretaría

5 Dirección Este campo se llena con una clave asignada por el SICOPA WEB.

6 Dirección de Área Este campo se llena con una clave asignada por el SICOPA WEB.

7 Subdirección Este campo se llena con una clave asignada por el SICOPA WEB.

8 Departamento Este campo se llena con una clave asignada por el SICOPA WEB.

176 ;

24 de abril de 2013 GAC ETA

Página 9 [DEL GO FI II E Ft 1,1 .C>

9 Oficina Este campo se llena con una clave asignada por el SICOPA WEB.

10 Código de Unidad

Administrativa

Seleccionar el código de la unidad administrativa a donde se asignará el bien

mueble.

I 1 Activo genérico Seleccionar el código en donde se asignará el bien mueble.

12 Grupo de activo Campo utilizado directamente por el SICOPA WEB.

13 Activo específico Anotar el tipo de bien mueble.

14 Nombre del bien Anotar el nombre del bien mueble.

15 Código del artículo Este campo lo asigna directamente el SICOPA WEB.

16 Material Especificar el tipo de material del bien mueble.

17 Marca Anotar la marca del bien mueble.

18 Modelo Incluir el modelo del bien mueble.

19 Color Seleccionar el color del bien mueble.

20 Estado de uso Especificar el estado del uso del bien mueble como bueno, regular o malo.

21 Serie Anotar la serie del bien mueble.

22 Características (Matricula o

registro)

Especificar las características del bien.

23 Otras características Incluir características adicionales del bien.

24 Fecha de alta Especificar la fecha en que fue dado de alta el bien en el sistema SICOPA WEB.

Escribir la fecha de adquisición del bien. 25 Fecha de adquisición

26 Fecha de elaboración Especificar la fecha en que se elabora la tarjeta de resguardo.

27 Fecha de asignación Incluir la fecha en que es asignado el bien al resguardatario.

28 Valor Anotar el valor monetario del bien.

29 Ubicación del bien Se proporciona la ubicación del bien.

Escribir el municipio del Estado de México donde se encuentra ubicado el bien. 30 Municipio*

31 Localidad Incluir la colonia del municipio del Estado de México donde se encuentra el bien

mueble.

32 Fecha Escribir la fecha en la que se firma la tarjeta de resguardo.

33 Nombre y firma del

resguardatario.

Anotar el nombre del servidor público responsable del resguardo, custodia y

buen uso del bien y obtener su firma.

PROCEDIMIENTO 4.2: TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES

OBJETIVO:

Mantener actualizado el inventario de mobiliario y equipo de oficina de los bienes de la Secretaría del Trabajo, mediante el

cambio de resguardatario y/o unidad administrativa a la que este asignado el bien para optimizar su uso.

ALCANCE:

Aplica a los servidores públicos que tienen bajo su resguardo mobiliario y/o equipo de oficina de la Secretaría del Trabajo,

así como al personal adscrito al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales que tenga a su cargo el control de los inventarios.

REFERENCIAS:

- Normas Administrativas para la Asignación y Uso de los Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares

del Poder Ejecutivo Estatal. Norma ACP-0012, publicadas en el periódico oficial "Gaceta del Gobierno", el 24 de febrero

de 2005.

- Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del

Estado de México. Publicado en el periódico oficial "Gaceta del Gobierno", el 9 de enero de 2012.

- Manual General de Organización de la Secretaría del Trabajo. Publicado en el periódico oficial "Gaceta del Gobierno", el

17 de agosto del 2011.

RESPONSABILIDADES:

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales es la unidad administrativa responsable de coordinar la

realización de las transferencias de bienes muebles y mantener actualizado el inventario de la Secretaría del Trabajo, a través del

Sistema Integral de Control Patrimonial (SICOPA).

El jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá:

• Solicitar mediante oficio al titular de la Coordinación Administrativa la transferencia de un bien mueble que requiera un

cambio.

Página IO GAC ETA [DEL GO 13 E Ft IV O 24 de abril de 2013

El Auxiliar Administrativo responsable del manejo del sistema SICOPA Web en cada Dirección de la Secretaría

deberá:

• Recibir el oficio de solicitud de transferencia de bienes muebles.

• Realizar la transferencia del bien mueble en el Sistema SICOPA WEB.

• Imprimir la tarjeta de resguardo, obtener la firma del servidor público al que le fué asignado el bien mueble y archivarla.

• Realizar la transferencia física del bien mueble.

• Controlar las Tarjetas de Resguardo de los bienes muebles de la Secretaría del Trabajo.

El Servidor Público deberá:

• Recibir el bien mueble, cuidarlo, mantenerlo en condiciones óptimas y usarlo únicamente en el servicio público.

• Firmar la Tarjeta del Resguardo del bien mueble.

• Entregar la Tarjeta de Resguardo firmada al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

DEFINICIONES:




general.

Inventario: Recuento y control de los bienes muebles e inmuebles y de consumo, propiedad de una institución. Su finalidad es

llevar a cabo un registro de la existencia, cantidad, características, condiciones de uso, valor y las personas responsables de su

manejo.







Transferencia: Movimiento que se genera cuando se traslada un bien mueble asignado de un Servidor Público determinado a

otro, también puede realizarse entre Unidades Administrativas de la misma dependencia.

INSUMOS:

• Oficio de solicitud de transferencia

RESULTADOS:

• Actualización de los registros para el control de bienes muebles: Sistema Integral de Controi Patrimonial (SICOPA

WEB).


Registro de Alta de Bienes Muebles.

POLÍTICAS:

El auxiliar administrativo encargado del Control del Sistema (SICOPA) deberá realizar los movimientos de transferencia

de bienes muebles y será únicamente entre servidores públicos de las unidades administrativas de la Secretaría del Trabajo.

DESARROLLO:

PROCEDIMIENTO 4.2: TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES


Jefe del Departamento de la

Unidad Administrativa solicitante

2 Coordinador Administrativo



Generales

Actividad

Elabora oficio en original y copia, solicitando al titular de la Coordinación

Administrativa la transferencia del bien mueble que requiere cambiarse.

Recibe original, firma el acuse de recibo y turna la solicitud al Jefe del

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Recibe el oficio de solicitud de transferencia de bienes muebles, efectúa el

llenado del formato "Autorización de Transferencia de Bienes Muebles entre

Áreas Administrativas" en original y copia, entrega el original al auxiliar

24 de abril de 2013

GACETA DEL GO NO

Página I I


Actividad

administrativo de la unidad solicitante y pide firmar la copia como acuse. Archiva la solicitud de transferencia y copia de autorización.

4 Auxiliar Administrativo de la Recibe original del formato "Autorización de Transferencia de Bienes Unidad solicitante Muebles entre Áreas Administrativas" y realiza el movimiento del bien

mueble en el sistema SICOPA WEB, obtiene la nueva "Tarjeta de Resguardo" con el bien transferido y la entrega al Servidor Público para su firma junto con el bien mueble.

5 Servidor Público Recibe el bien mueble y la "Tarjeta de Resguardo", firma y devuelve al Auxiliar Administrativo para su control.

6 Auxiliar Administrativo Unidad solicitante

de la Recibe "Tarjeta de Resguardo" debidamente firmada, registra, archiva e informa al jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

7 Jefe del Departamento de Se entera, registra y archiva. Recursos Materiales y Servicios Generales

DIAGRAMA:

PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE

( INICIO )

►

O J_

9

ELABORA OFICIO EN ORIGINAL Y COPIA. SOLICITANDO AL. TITULAR DE LA COORDINACION ADMINISTRATIVA LA TRANSFERENCIA DEL BIEN MUEBLE QUE REQUIERE CAMBIARSE.

'2

RECIBE ORIGINAL, FIRMA EL ACUSE DE RECIBO Y TURNA LA SOLICITUD AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

p

RECIBE EL OFICIO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES, EFECTÚA EL LLENADO DEL FORMATO AUTORIZACIÓN DE

TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES ENTRE APEAS ADMINISTRATIVAS EN ORIGINAL Y COPIA, ENTREGA EL ORIGINA' AL AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD SOLICITANTE Y PIDE FIRMAR LA COPIA COMO ACUSE. ARCHIVA LA SOLICITUD DE TRANSFERENCIA Y COPIA DE AUTORIZACIÓN.

RECIBE ORIGINAL DEL FORMATO "AUTORIZACIÓN DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES ENTRE ÁREAS ADMINISTRATIVAS' Y RES LIZA EL MOVIMIENTO DEL BIEN MUEBLE EN EL

SERVIDOR PÚBLICO

O • 1

SISTEMA SICOPA WEB OBTIENE LA NUEVA TARJETA DE

RESGUARDO" CON EL BIEN TRANSFERIDO Y LA ENTREGA AL SERVIDOR PUBLICO PARA SU FIRMA JUNTO CON El. BIEN MUEBLE

RECIBE EL BIEN MUEBLE Y LA TARJETA DE RESGUARDO. FIRMA Y DEVUELVE AL AUXILIAR ADMINISTRATIVO PARA SU CONTROL

•

•

RECIBE TARJETA DE RESGUARDO" DEBIDAMENTE FIRMADA, REGISTRA, ARCHIVA E (2 INFORMA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

SE ENTERA, REGISTRA Y ARCHIVA

1

E FIN )

(31

(SI

Página 12 GAC ETA E> E L GOBIERN O 24 de abril de 2013

MEDICIÓN:

Número mensual de transferencias de bienes muebles autorizados Porcentaje mensual de transferencias de bienes

Número mensual de solicitudes de transferencias de X 100 = muebles realizadas

bienes muebles recibidas

Registro de evidencias:

La transferencia de los bienes muebles queda asentada en el sistema SICOPA WEB.


- Tarjeta de Resguardo (Referencia página número 8)

- Formato de Autorización de Transferencia de Bienes Muebles entre Áreas Administrativas.

Gobierno del Estado de Mexlso

Ftt, tsos Me1,tIeIes

(103A: I RE 1

FORMATO DE AUTORIZACION DE TRANSFERENCIAS DE BIENES MUEBLES ENTRE AREAS ADMINISTRATIVAS

DEPENDENCIA:

ENTREGA:

RECIBE:

Ni:5rneo de Inventa:io

121

(91

COMPRE Y FIRMA DEL DELEGADO

NOMBRE Y FIRMA DEL DELEGADO ADMINISTRATIVO O EQUIVALENTE

ADMINISTRATIVO O EQUIVALENTE

24 de abril de 2013

GACETA

Página 13

LEL GOBIERNO

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO

"AUTORIZACIÓN DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES ENTRE ÁREAS ADMINISTRATIVAS"

Objetivo: Llevar a cabo el control de los bienes muebles que son transferidos entre las unidades administrativas de la Secretaría del Trabajo.

Distribución: El formato se requisita en original y copia, el original es para el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y la copia para el áreas administrativa a la que se le transfiere el bien.

No. Concepto Descripción

I Folio Reservar este campo para colocar los datos que asignará directamente él SICOPA WEB.

2 Día Mes Año Reservar este campo para colocar los datos que asignará directamente el SICOPA WEB.

3 Dependencia Anotar Secretaría del Trabajo.

4 Entrega Colocar la denominación de la dirección o departamento que entrega el bien.

5 Recibe Colocar la denominación de la dirección o departamento que recibe el bien.

6 No. de Nic Reservar este campo para colocar los datos que asignará directamente el SICOPA WEB.

7 Número de inventario Capturar el número de inventario con el que se tiene registrado al bien. 8 Descripción del Bien Reservar este campo para colocar los datos que asignará directamente el

SICOPA WEB. 9 Nombre y Firma del Delegado

Administrativo o Equivalente Rubricar por parte de la persona que entrega el bien.

10 Nombre y Firma del Delegado Administrativo o Equivalente

Rubricar por parte de la persona que recibe el bien.

PROCEDIMIENTO: 4.3 REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES

OBJETIVO:

Llevar el registro de bienes muebles que por su deterioro causan baja en el sistema SICOPA WEB y efectuar la entrega respectiva a la Dirección General de Recursos Materiales del Gobierno del Estado.

ALCANCE:

• Aplica a los servidores públicos que tienen bajo su resguardo mobiliario y/o equipo de oficina cuyas condiciones de uso ya no son adecuadas para cumplir con sus actividades, asimismo por siniestro, extravío o robo, y al personal adscrito al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales que participa en el procedimiento de baja de bienes muebles.

REFERENCIAS:

- Normas Administrativas para la Asignación y Uso de los Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Norma. ACP-013, publicadas en el periódico oficinal "Gaceta del Gobierno", el 24 de febrero de 2005.

- Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del Estado de México. Publicado en el periódico oficial "Gaceta del Gobierno".

- Manual General de Organización de la Secretaría del Trabajo. Publicado en el periódico oficial "Gaceta del Gobierno", el 17 de agosto del 2011.

RESPONSABILIDADES:

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales es la unidad administrativa responsable de coordinar los trámites de baja de los bienes muebles que ya no son adecuados para su utilización.

El Jefe del Departamento de la Secretaría del Trabajo deberá:

• Solicitar mediante oficio al titular de la Coordinación Administrativa la autorización de baja de un bien mueble.

GACETA E EL G<Z>FINEFLIVC. 24 de abril de 2013

• Entregar el bien mueble que se dará de baja a la Dirección General de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas.

El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá:

• Recibir el oficio de solicitud de baja de bienes muebles, revisar los bienes muebles que se pretenden dar de baja y valorar

si es procedente la baja del bien.

• Registrar la solicitud de baja de bienes muebles en el Sistema SICOPA WEB.

• Imprimir el formato de Baja de Mobiliario y Equipo de Oficina y remitirlo a la Dirección General de Recursos Materiales.

• Entregar el bien mueble dado de baja a la Dirección General de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas, en la

fecha y hora indicada.

• La Tarjeta de Resguardo del bien mueble que se dará de baja deberá ir acompañada del formato de baja y oficio de

trámite de baja, todo esto deberá entregarse a la Dirección General de Recursos Materiales.

• Archivar el formato de Baja de Mobiliario y Equipo de Oficina autorizado por la Dirección General de Recursos Materiales.

La Dirección General de Recursos Materiales deberá:

• Recibir el formato de Baja de Mobiliario y Equipo de Oficina.

• Agendar e informar la fecha y hora en que el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá realizar

la entrega del bien mueble dado de baja en su almacén.

• Recibir el bien mueble que se dará de baja y entregar el formato de "Baja de Mobiliario y Equipo de Oficina" autorizado.

DEFINICIONES:




general.







INSUMOS:

e Oficio de solicitud de baja de los bienes muebles.

RESULTADOS:

e Baja de Mobiliario y Equipo de Oficina en el Sistema Integral de Control Patrimonial (SICOPA WEB,.


— Registro de Alta de Bienes Muebles

POLÍTICAS:

• La solicitud de baja de bienes muebles deberá ser debidamente justificada por la unidad administrativa resguardataria del

mueble que se pretende dar de baja.

• Las bajas de bienes muebles por siniestros, extravío o robo deberán estar acompañadas del acta administrativa

circunstanciada respectiva, así como del acta levantada ante la Agencia del Ministerio Público.

• El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales efectuará los registros correspondientes en el sistema de

control de inventarios establecido por la Dirección General de Control Patrimonial.

DESARROLLO:

PROCIDIKENTO 4.3 REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES.

24 de abril de 2013 GACETA BEL GOBIERNO Página 15

UNIDAD

No. ADMINISTRATIVA/

PUESTO

ACTIVIDAD

I Jefe de la Unidad Administrativa

Elabora oficio en original y copia solicitando al titular de la Coordinación

solicitante

Administrativa la baja de los bienes muebles que ya no le son de utilidad, envía,

obtiene acuse y archiva.




Generales



Generales



Generales




Generales

8 Dirección General de Recursos

Materiales



Generales

I O Auxiliar Administrativo de la

Unidad Solicitante

I I Dirección General de Recursos

Materiales

Recibe original, firma la copia como acuse de recibo y turna la solicitud al Jefe

del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su

seguimiento.

Recibe el oficio de solicitud de baja de bienes muebles, analiza si de

conformidad a las solicitudes de bienes muebles de otras unidades

administrativas el bien que se pretende dar da baja cumple con los

requerimientos de esas necesidades, y determina:

¿Es procedente la solicitud?

Sí, se conecta con el procedimiento 4.2. de Transferencia de Bienes Muebles y

archiva la solicitud y copia del formato de baja.

No, Efectúa el llenado del formato "Baja del Mobiliario de Equipo de Oficina"

en el SICOPA WEB, imprime en original y copia, y entrega al Coordinador

Administrativo para su seguimiento.

Recibe el formato "Baja del Mobiliario de Equipo de Oficina" en original y

copia, revisa y entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios

Generales, para efectuar el trámite ante la Dirección General de Recursos

Materiales del Gobierno del Estado de México, obtiene copia de acuse y

entrega al departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Recibe "Baja de Mobiliario y Equipo de Oficina" en original y copia y tramita

ante la Dirección General de Recursos Materiales, obtiene acuse de recibo en

la copia y archiva.

Recibe el formato en original "Baja de Mobiliario y Equipo de Oficina" del bien

mueble que se dará de baja; Acusa de recibo y notifica la fecha y hora en que el

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá hacer la

entrega del bien mueble que se dará de baja.

Archiva copia de acuse de recibo, para su control y agenda la fecha y hora

determinada por la Dirección General de Recursos Materiales para la entrega

del bien mueble.

En la fecha y hora indicada acude con la copia de baja a la Dirección General de

Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas y entrega el bien mueble.

Recibe el bien dado de baja y sella la copia del formato Baja de Mobiliario y

Equipo de Oficina".

12 Auxiliar Administrativo de la

Unidad Solicitante



Generales

Recibe copia del formato "Baja de Mobiliario y Equipo de Oficina" sellado y

entrega copia al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios

Generales.

Recibe copia sellada de entrega del bien mueble y archiva.

G 4= ETA O EL. Et IE Ft Ft <7 24 de abril de 2013

DIAGRAMA:

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES


SOLICITANTE



SERVICIOS GENERALES

DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES

( 22 -§0,..

( INICIO )

'2 ELABORA OFICIO EN ORIGINAL Y COPIA SOLICITANDO AL TITULAR DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA LA BAJA DE LOS BIENES MUEBLES QUE YA NO LE SON DE UTILIDAD, ENVÍA, OBTIENE ACUSE Y ARCHIVA.

RECIBE ORIGINAL, FIRMA LA COPIA COMO ACUSE DE RECIBO Y TURNA LA SOLICITUD AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, PARA SU SEGUIMIENTO.

O J_

RECIBE EL OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA DE BIENES MUEBLES, ANALIZA SI DE CONFORMIDAD A LAS SOLICITUDES DE BIENES MUEBLES DE OTRAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS EL BIEN QUE SE PRETENDE DAR DA BAJA CUMPLE CON LOS REQUERIMIENTOS DE ESAS NECESIDADES, Y DETERMINA:

A

SI ,ESPROCEDENTE LA NO SOLICITUD,

O 1

SE CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO 4.2 DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES Y ARCHIVA LA SOLICITUD Y COPIA DEL FORMATO DE BAJA.

O 44_____I

1

EFECTÚA EL LLENADO DEL FORMATO "BAJA DEL MOBILIARIO DE EQUIPO DE OFICINA" EN EL SICOPA WEB, IMPRIME EN ORIGINAL Y COPIA, Y

i\v")

ENTREGA AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO PARA SU SEGUIMIENTO.

24 de abril de 2013 GACETA CDEL GO Na E Ft N •Z■ Página 17

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES


SOLICITANTE



SERVICIOS GENERALES

DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES

ill•

9 RECIBE EL FORMATO "BAJA DEL MOBILIARIO DE EQUIPO DE OFICINA" EN ORIGINAL Y COPIA, REVISA Y ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y

GENERALES, SERVICIOS PARA EFECTUAR EL TRÁMITE ANTE LA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE MÉXICO, OBTIENE COPIA DE ACUSE Y ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

O J_

RECIBE "BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA" EN ORIGINAL Y COPIA Y TRAMITA ANTE LA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES, OBTIENE ACUSE DE RECIBO EN LA COPIA Y ARCHIVA.

O

1

RECIBE EL FORMATO EN ORIGINAL "BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA" DEL BIEN MUEBLE QUE SE DARÁ DE

O 1 J.

BAJA; ACUSA DE RECIBO Y NOTIFICA LA FECHA Y HORA EN QUE EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEBERÁ HACER LA ENTREGA DEL BIEN MUEBLE QUE SE DARÁ DE BAJA.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE

ARCHIVA COPIA DE ACUSE DE RECIBO, PARA SU CONTROL Y AGENDA LA FECHA Y HORA DETERMINADA POR LA

GENERAL DE DIRECCIÓN (p 41 RECURSOS MATERIALES PARA LA ENTREGA DEL BIEN MUEBLE. EN LA FECHA Y HORA

INDICADA ACUDE CON LA COPIA DE BAJA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES ► O

j.'

DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y ENTREGA EL BIEN MUEBLE.

_L RECIBE EL BIEN DADO DE BAJA Y SELLA LA COPIA DEL FORMATO BAJA DE 12 •

► O

MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA".

RECIBE COPIA DEL FORMATO "BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA" SELLADO Y ENTREGA COPIA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

1

RECIBE COPIA SELLA DA DE ENTREGA DEL BIEN MUEBLE Y ARCHIVA.

1

( FIN )

MEDICIÓN:

Número mensual de bajas de bienes muebles realizadas X 100 =

Porcentaje mensual de bajas de bienes muebles

autorizadas Número mensual de solicitudes de baja de bienes muebles

UNIDAD ADMINISTRATIVA;

osSERVACI N

DESCRIPcIDN DEL NUMERO DE

• MUEFAI:. ;NZW5RE, TIRO, SERIE VALOR DE

káDz CAR,',cTIRISuc REGISTRO

(5) (6) (7) (8) (10)

16'

(12)

DEPENDENCIA SOLICITANTE; (2)

Página 18 GAC ETA CD E L GOBIERNO 24 de abril de 2013

REGISTRO DE EVIDENCIAS:

La baja de los bienes muebles queda registrada en los sistemas SICOPA WEB o SARECO, según corresponda.


- Baja de Mobiliario y Equipo de Oficina.

- Tarjeta de Resguardo (Referencia en la página número 8)

HOJA 1 DE 1

BAJA OE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

Y FIRMA AUTOGRAFOS DE QUIEN AUTORIZA

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO "BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA"

Objetivo: Llevar a cabo el control de los bienes muebles que se dan de baja por no ser de utilidad para las unidades

administrativas de la Secretaría del Trabajo.

Distribución: El formato se requisita en original y copia el original es para la Dirección General de Recursos Materiales y la copia para el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

24 de abril de 2013 Página 19 DEL GOBIERNO

No. Concepto Descripción

1 Número de folio Campo asignado por el sistema SICOPA WEB.

2 Dependencia Solicitante Campo asignado por el sistema SICOPA WEB.

3 Unidad Administrativa Campo asignado por el sistema SICOPA WEB.

4 Día Mes Año Campo asignado por el sistema SICOPA WEB.

5 No. Prog. Campo asignado por el sistema SICOPA WEB.

6 Número de inventario Se registra el número de inventario del bien a dar de baja. 7 Descripción de mueble (nombre,

tipo, modelo y características) Lo asigna el SICOPA WEB al momento de teclear el número de inventario.

8 Número de serie Lo asigna el SICOPA WEB al momento de teclear el número de inventario. 9 Valor de registro Lo asigna el SICOPA WEB al momento de teclear el número de inventario.

10 Motivo de baja Por obsoleto o inservible.

I 1 Observaciones Describir el motivo de la baja del bien mueble.

12 Nombre y Firma autógrafos de quien autoriza.

Capturar el nombre del Jefe del Departamento o Delegado Administrativo.

V. SIMBOLOGÍA

SÍMBOLO REPRESENTA

Inicio o final del procedimiento. Señala el principio o terminación de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotará la palabra INICIO y cuando se termine se escribirá la palabra FIN.

( )

0

Conector de Operación. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la acción cambia o requiere conectarse a otra operación lejana dentro del mismo procedimiento.

Operación. Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento y se anota dentro del símbolo la descripción de la acción que se realiza en ese paso.

U

Conector de hoja en un mismo procedimiento. Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene; dentro del símbolo se anotará la letra "A" para el primer conector y se continuará con la secuencia de las letras del alfabeto.

a<>

Decisión. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación.

GAC ETA DEL G 4=3. 13 E Ft ni a=, 24 de abril de 2013

Línea contínua. Marca el flujo de la información y los documentos o materiales

que se están realizando en el área. Puede ser utilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier actividad.

Fuera de flujo. Cuando por necesidades del procedimiento, una determinada actividad o participación ya no es requerida dentro del mismo, se utiliza el signo de fuera de flujo para finalizar su intervención en el procedimiento.

..0)....;;;•

Interrupción del procedimiento. En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupción para ejecutar alguna actividad o bien, para dar tiempo al usuario de realizar una acción o reunir determinada documentación. Por ello, el presente símbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable.

VI. REGISTRO DE EDICIONES

• Primera edición, julio de 2004.

• Segunda edición, febrero de 2008.

• Tercera edición, febrero de 2013.

VII. DISTRIBUCIÓN

El original del manual de procedimientos se encuentra en resguardo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios

Generales.

Las copias controladas están distribuidas de la siguiente manera:

1.- Coordinación Administrativa.

2.- Subdirección de Administración de Recursos Materiales y Financieros.

VIII. VALIDACIÓN

Téc. Araceli Aguilar Ortiz Subdirectora de Administración de Recursos Materiales y Financieros

(Rúbrica).

Lic. Martín Jaime Luna Gómez Jefe del Departamento de Recursos Materiales

y Servicios Generales (Rúbrica).

del gobierno orviiea - gobierno del estado de méxico

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