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DEFINICIÓN DE REQUISITOS Y DISEÑO MACRO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO

- SIACFT -

Elaborado por CEINTE S.A.

En el marco del Convenio especial de Cooperación para el acompañamiento y desarrollo del Sistema de Aseguramiento de Calidad de la Formación para el

Trabajo.

Ministerio de Educación Nacional y la Organización de los Estados Iberoamericanos para la Educación la Ciencia y la Cultura

Febrero de 2012

Definición de Requerimientos SIACFT Página 2

RELACIÓN DE VERSIONES

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA

02 Emisión del documento. Febrero 7 de 2012

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

LUIS ENRIQUE CAMACHO Experto Tecnología de la Información

GLORIA NAVARRO QUINTERO Gerente de Proyecto

ALEXANDRA HERNANDEZ MORENO Interventor


TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 5

1 METODOLOGÍA ................................................................................................................................... 7

2 CONTEXTO .......................................................................................................................................... 8

2.1 COMPONENTES DEL MODELO ....................................................................................................................... 8 2.2 NECESIDADES ........................................................................................................................................... 9 2.3 NORMATIVIDAD ........................................................................................................................................ 9 2.4 REFERENTES ........................................................................................................................................... 10 2.5 PROCESOS ............................................................................................................................................. 10 2.6 CUBRIMIENTO DE NECESIDADES.................................................................................................................. 11 2.7 COMPONENTES CENTRALES ....................................................................................................................... 11 2.8 PROGRAMA ........................................................................................................................................... 12 2.9 INSTITUCIÓN .......................................................................................................................................... 13 2.10 FORMACIÓN ...................................................................................................................................... 13 2.11 PERSONA .......................................................................................................................................... 13 2.12 ESTRATEGIAS DE ASEGURAMIENTO ......................................................................................................... 14

3 DESCRIPCIÓN GENERAL .................................................................................................................... 17

3.1 PERSPECTIVA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ................................................................................................ 17 3.2 FUNCIONALIDAD DEL SIACFT .................................................................................................................... 17 3.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS USUARIOS ............................................................................................................ 18 3.4 RESTRICCIONES ....................................................................................................................................... 20 3.5 SUPOSICIONES Y DEPENDENCIAS ................................................................................................................. 20 3.6 EVOLUCIÓN PREVISIBLE DEL SISTEMA ........................................................................................................... 21

4 REQUISITOS FUNCIONALES ............................................................................................................... 22

4.1 TRÁMITES .............................................................................................................................................. 22 4.1.1 Solicitud de reconocimiento de instituciones ............................................................................ 22 4.1.2 Solicitud de aprobación / renovación de programas ................................................................ 25 4.1.3 Solicitud de acreditación de alta calidad .................................................................................. 28 4.1.4 Solicitud de acreditación Institucional ...................................................................................... 29 4.1.5 Generalidades ........................................................................................................................... 30 4.1.6 Verificación Ministerio de Educación ........................................................................................ 31 4.1.7 Verificación Organismos Evaluadores de la Calidad ................................................................. 32 4.1.8 Generación de Concepto ........................................................................................................... 34

4.2 SEGUIMIENTO Y MONITOREO A ORGANISMOS EVALUADORES ........................................................................... 35 4.3 REPORTES Y CONSULTAS ........................................................................................................................... 36 4.4 ADMINISTRACIÓN Y CONFIGURACIÓN .......................................................................................................... 38 4.5 MONITOREO Y SEGUIMIENTO..................................................................................................................... 39 4.6 PORTALES .............................................................................................................................................. 40 4.7 CASOS DE USO ....................................................................................................................................... 41

5 REQUISITOS NO FUNCIONALES ......................................................................................................... 50


5.1 INTERFACES ............................................................................................................................................ 50 5.2 INTERFACES DE USUARIO ........................................................................................................................... 50 5.3 INTERFACES DE SOFTWARE ........................................................................................................................ 50 5.4 INTERFACES DE COMUNICACIÓN ................................................................................................................. 57 5.5 REQUISITOS DE DESEMPEÑO ...................................................................................................................... 57 5.6 SEGURIDAD ............................................................................................................................................ 58 5.7 FIABILIDAD ............................................................................................................................................. 60 5.8 FLEXIBILIDAD .......................................................................................................................................... 61 5.9 DISPONIBILIDAD ...................................................................................................................................... 61 5.10 MANTENIBILIDAD ............................................................................................................................... 62 5.11 PORTABILIDAD ................................................................................................................................... 62

6 CONSIDERACIONES DE DISEÑO ......................................................................................................... 63

6.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO ......................................................................................................................... 63 6.2 INTEGRACIÓN CON SISTEMAS INTERNOS MEN .............................................................................................. 65 6.3 COMPONENTES DEL SISTEMA ..................................................................................................................... 70 6.4 ARQUITECTURA ....................................................................................................................................... 73

7 ANEXO 1 ........................................................................................................................................... 76

TABLA DE GRÁFICOS

Gráfico Nro. 1 Modelo de Aseguramiento de Calidad F.T. .................................................. 8 Gráfico Nro. 2 Componentes centrales MACFT ...................................................... 12

Gráfico Nro. 3 Estrategias de calidad .................................................................... 15 Gráfico Nro. 4 Estructura organica MACFT ................................................................... 16 Gráfico Nro. 5 Diagrama de contexto SIACFT ............................................................... 63

Gráfico Nro. 7 Diagrama conceptual SIACFT ................................................................ 71 Gráfico Nro. 8 Arquitectura lógica SIACFT ................................................................... 73 Gráfico Nro. 9 Arquitectura física SIACFT .................................................................... 74


INTRODUCCIÓN El propósito del presente documento es el de describir las especificaciones de los requisitos del software y componentes que conformarán el Sistema de Información de Aseguramiento de la Calidad para la Formación del Trabajo y Desarrollo Humano, para ello se han tomado los lineamientos de mejores prácticas de ingeniería de requerimientos, mediante los cuales se identificaron los requerimientos funcionales, no funcionales y de diseño global, que debe contener el sistema de información con el fin de dar apoyo a los procesos y productos de aseguramiento de la calidad definidos en el modelo MACFT, previamente diseñado. Con el fin de estructurar y documentar el trabajo realizado en relación a la identificación de los requerimientos del sistema, este documento contempla, en el numeral uno la metodología utilizada para el desarrollo del documento tomando como referencia los lineamientos de algunas de las mejores prácticas para el desarrollo de este tipo de análisis. En el numeral dos se describen principalmente todos aquellos elementos que dan origen al desarrollo del objetivo del documento y contextualizan su contenido, identificando el modelo conceptual de aseguramiento de calidad y sus principales componentes y estrategias. En el numeral tres se describen en general y globalmente las características deseadas del sistema de información tales como la perspectiva el sistema de información, las características de usuarios, las restricciones, suposiciones y dependencias. En el numeral cuatro se definen los requisitos funcionales del sistema, lo que se requiere que haga para dar soporte a cada uno de los procesos y procedimientos definidos y sus controles. En el numeral cinco se describen las características de los requerimientos no funcionales con aspectos tales como la definición de interfaces, aspectos de seguridad, usabilidad, desempeño, fiabilidad, mantenibilidad, disponibilidad, flexibilidad y portabilidad. Para finalizar se proponen las consideraciones generales del diseño global del sistema de información y sus componentes, identificando el contexto general y las características más relevantes de la arquitectura lógica y física.


Este documento se convierte en el insumo para el diseño detallado y posterior construcción del software que incluirá todas las funcionalidades requeridas para que se pueda dar inicio a la implementación del modelo de aseguramiento de la calidad de formación para el trabajo y desarrollo humano.


1 METODOLOGÍA Con el objetivo de aplicar lineamientos de buenas prácticas sobre la definición de requerimientos para el diseño y desarrollo de sistemas de información, se toman algunos de los mismos obtenidos de la IEEE-STD-830, ISO 15288 y ISO 9126, las cuales hacen referencia a la especificación de requisitos de software, procesos y etapas de ciclo de vida de sistemas de información y modelo de calidad del software, respectivamente. Dado que se está partiendo de un diseño conceptual del modelo de aseguramiento de calidad, se toman como fuentes de información los componentes del mismo y el diseño de procesos como instrumentos de referencia, de igual forma se considera la situación y ambiente tecnológico que presenta el Ministerio de Educación actualmente.


2 CONTEXTO Con el objetivo de aclarar el panorama que antecede a la definición de requerimientos del sistema de información que soportará el modelo propuesto, se describen a continuación los elementos y componentes más relevantes del modelo de aseguramiento de la calidad, que permitirán contextualizar y enfocar el contenido del presente documento. Para un mayor detalle ver el documento “Estructura conceptual del modelo de aseguramiento de la calidad de formación para el trabajo versión 2”. 2.1 Componentes del modelo Antes de ahondar en descripciones es necesario hacer claridad al respecto de que ninguno de los componentes puede ser considerado de manera aislada, pues todos están pensados bajo el principio de enfoque sistémico, en el cual cada uno está en estrecha y permanente relación con los demás, a continuación se presenta el gráfico del modelo de aseguramiento de la calidad.

Gráfico Nro. 1 Modelo de Aseguramiento de Calidad F.T. Veamos los componentes, entonces, no sin antes recordar que el sistema de aseguramiento de la calidad es sólo un subsistema del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo, que tiene un alcance más grande.


2.2 Necesidades La formación para el trabajo está obligada a satisfacer, por un lado, las necesidades de los sujetos de formación, quienes buscan mejorar la empleabilidad a través de la calificación o cualificación que la formación les ofrece, y por el otro, las necesidades de talento humano del sector productivo. En esa medida, necesita disponer de la información tanto de los unos como de los otros, razón por la que requiere la activa participación de las mesas sectoriales o cualquier otro órgano del sector productivo que le pueda proveer de la información necesaria, además de adecuar su oferta de formación a las particularidades de cada grupo social. Por supuesto, este componente está relacionado de cerca con los principios de articulación creciente y de enfoque sistémico. Por ello, y por la naturaleza privada de la oferta, la función de este componente está estrechamente relacionada con otros sistemas de información que le permitan conocer en dónde están los vacíos de personal formado, e incluso dónde hay sobreoferta para regularla. Ahora, dado el tiempo que toma la formación, en el mejor de los casos tratará de articularse con un sistema de predicción de necesidades de talento humano que permita diseñar y ofertar la formación que el país requiere. Hacerlo mitigaría no sólo los riesgos de invertir recursos en una formación de baja empleabilidad, si no aquellos relacionados con la alta deserción de los estudiantes inscritos. Mientras es posible la articulación con tales sistemas de información, y en cualquier caso para los programas que por primera vez solicitan el registro, la pertinencia se intenta garantizar a través del inventario de requisitos que se enumeran más adelante, en la primera de las áreas de calidad. 2.3 Normatividad Como se puede entender, la Formación para el Trabajo no es ni puede ser un nivel de formación ausente de regulación normativa. Por el contrario, se encuentra inmerso en un cuerpo de leyes, decretos, resoluciones, directivas, guías, y otra clase de documentos de carácter normativo, además de la constitución nacional, que le dan marco de acción. En consecuencia, ninguno de los componentes podría tener claro su alcance, sus posibilidades de acción y sus limitaciones, si no es por las definiciones que desde la norma se le establecen. Grosso modo, este cuerpo normativo está compuesto por:

- Constitución nacional de Colombia.

- Ley 115 de 1994

- Ley 1064 de 2006.

- Decreto 4904 de 2009


- Decreto 2020 de 2006 No obstante, dada la heterogeneidad propia de este nivel de formación, es claro que muchos otros documentos normativos pueden en determinado momento afectar a la formación para el trabajo. Es el caso de documentos generados por el sistema público de formación, cual es el SENA, o de otros ministerios interesados en la formación: Ministerio de la Protección Social, hoy Ministerio del Trabajo, Ministerio de Minas y Energía, Ministerio de Transporte, Ministerio de Comercio Industria y Turismo, además de los documentos CONPES y de otros generados por instituciones como el Departamento Nacional de Planeación DNP. Sin embargo se debe resaltar que la normatividad presentada deberá ajustarse de acuerdo con lo sugerido en el documento “Estructura conceptual MACF”. 2.4 Referentes Y de la misma manera como la normatividad le da un marco legal a todas las decisiones tomadas y propuestas, la calidad es un intangible que se torna difuso si no existen referentes que ayuden a definirlo. En ese orden de ideas, los referentes toman el lugar de ese parámetro de comparación que hasta la más elemental definición de calidad exige. Como componente, los referentes exigen la participación proactiva tanto del Ministerio de Educación como del sector productivo, en la definición de lineamientos que permitan, por un lado, a las instituciones diseñar programas de formación para el trabajo, y por el otro, a los entes que corresponda, dar acompañamiento o aprobación, así como proceder de conformidad con esos lineamientos. En tal sentido operan hoy las Normas de Competencia Laboral –NCL-, las Normas Técnicas Colombianas –NTC- que guían la certificación del Sistema de Gestión de Calidad de instituciones y programas, y los documentos guía del ministerio, como son las Guías N° 6, 7 y 29 del Ministerio de Educación Nacional para programas de formación para el trabajo. No obstante, y con el fin de permitir la adaptación que las ocupaciones nuevas, emergentes o en transformación exigen, el modelo es abierto a la incorporación de nuevos referentes de calidad para cada caso en particular. De la oportunidad en la disposición de esta información depende, por supuesto, la eficiencia y fortaleza de este componente del modelo. 2.5 Procesos Las organizaciones que quieren alcanzar un reconocimiento certificado de calidad ante organismos acreditados por el Estado para ello, como son los Organismos Evaluadores de la Conformidad –OEC-, proceden a estandarizar procesos, sean


estos del tipo línea de producción, de atención al cliente, de organización de la información, de disposición de los desechos o de cualquier otra naturaleza. Ahora bien, desde 2003 el Ministerio de Educación ha venido involucrándose de manera paulatina y creciente a un proyecto de modernización que empezó, justamente, como una reingeniería de procesos, pasando por la implementación de sistemas de información que ofrecieran soporte tecnológico a los procesos, hasta evolucionar a un período de arquitectura empresarial hoy día, y que siempre ha involucrado de manera directa y también creciente, a las Secretarías de Educación. En el sentido entonces, de guardar coherencia con el enfoque de procesos que tiene la evaluación de la calidad en las organizaciones, y en el cual ha avanzado también el ministerio a través de su proceso de modernización, se ha involucrado el componente de procesos al diseño del modelo de aseguramiento de la calidad de la Formación para el Trabajo. Además, los procesos permitirán la estandarización de una gestión que, en el caso de estar dispersa a cargo de las secretarías de educación, requiere tener un punto de articulación, un eje común, un saber cómo que no es otra cosa que procesos. 2.6 Cubrimiento de necesidades Uno de los principios elementales del marketing sugiere que no hay manera de satisfacer un cliente si no se tiene claro qué es lo que éste quiere o necesita. Quizá por ello el mercado invierte cantidades ingentes de esfuerzo y dinero en estudios que intenten garantizar esta pertinencia de los productos que se ofrecen con las necesidades o expectativas de la gente. Pues bien, aunque no se trate aquí de un producto en el sentido estrictamente comercial que el término tiene, sino de un servicio público, como es la educación, sí se trata de satisfacer las necesidades de talento humano que el sector productivo del país ha identificado. 2.7 Componentes centrales Estos componentes son el foco del aseguramiento de la calidad por lo que son de vital importancia ahondar en ellos, su representación en un triángulo que vincula cuatro elementos o componentes, la formación es un componente que está acuñado, soportado y enmarcado en las instituciones y los programas, y los tres sólo tienen sentido cuando son el soporte de la persona que es, a su vez, sujeto de formación.


Gráfico Nro. 2 Componentes centrales MACFT

Como se puede ver, los programas y las instituciones tienen su punto de encuentro con la persona a través de la formación, y en consecuencia sólo a través suyo le ofrecen una base sólida, pero esta formación no tendría cómo soportarse sino fuese a través de las instituciones y los programas. Ahora bien, esta relación recíproca e interdependiente, que a la ligera pareciera casi tautológica, no es más que el resultado de un enfoque sistémico que está tanto afuera del modelo, en los actores encargados de hacerlo funcionar, como dentro de él, en los componentes que le dan la estructura. Veamos en qué consiste cada uno de ellos. 2.8 Programa La formación para el trabajo debe caracterizarse por estar concebida y diseñada bajo el enfoque de competencias laborales. Esto quiere decir que para cumplir con el objetivo de desarrollar competencias en un individuo, no basta con que un programa abarque aspectos técnicos y pretenda enseñar el desempeño de alguna ocupación, sino que debe haber sido diseñado bajo parámetros curriculares y metodológicos pensados para ello. Esa es sólo una de las características, pero además está presente la disponibilidad de los recursos que resultan necesarios para desarrollar esas competencias en el individuo, el nivel de cualificación disciplinar y pedagógica de los instructores, la relación con una o unas ocupaciones previamente caracterizadas, el porcentaje de trabajo práctico que incluye, la articulación con el Marco Nacional de Cualificaciones (cuando éste exista), normas de competencia laboral, clasificación nacional de ocupaciones, y con los otros niveles de formación, etc. Con la inserción en el modelo del componente programas, entonces, se pretende asegurar que éstos estén adecuadamente diseñados, además de estimados y cuantificados sus recursos, definidas sus estrategias, identificada su relación con las ocupaciones a las que ha de atender, etc.


2.9 Institución En la mayoría de los casos, cuando se trata de formación para el trabajo, ésta requiere de un escenario idóneo para ser impartida. Incluso cuando se trata de conocimientos académicos que pueden ser difundidos a través de ambientes virtuales de aprendizaje, éstos constituyen un espacio en el que confluyen formadores y aprendices, y tiene lugar la transmisión de conocimiento y el desarrollo de competencias. Las instituciones, además del cumplimiento de ese fin último que es la formación, deben garantizar la integridad y seguridad de quienes en ella tienen su punto de encuentro, es decir, tener el espacio suficiente para albergar el número de estudiantes matriculados, favorecer la sociabilidad, la comunicación y el aprendizaje, brindar el acceso a personas con algún tipo de discapacidad, facilitar la evacuación en momentos de emergencia, contar con instalaciones hidráulicas y eléctricas suficientes y seguras, y facilitar el acceso a los recursos de aprendizaje que sean pertinentes en cada caso. 2.10 Formación Como se dijo anteriormente, la formación es la base que soporta el individuo que entra al sistema, y está soportada a su vez por la institución y el programa. Por decirlo de algún modo didáctico, es la puesta en práctica de los contenidos curriculares, previamente diseñados por competencias, generalmente en el espacio que la institución ha dispuesto para ello. La formación para el trabajo tiene la característica de no estar condenada al aula de pupitres y tablero, cuya presencia más allá de un mínimo del tiempo es, de hecho, un mal indicador. Y la utilización de estos espacios diferentes a los tradicionalmente dispuestos para la enseñanza requiere de unas estrategias también diferentes. Por ello, la garantía de los recursos necesarios para la formación es uno de los factores que aseguran la calidad. 2.11 Persona En la conceptualización del modelo la persona es el fin último de todo el esfuerzo organizativo, financiero e institucional de todos los actores que intervienen en el Sistema Nacional de Formación para el Trabajo SNFT. En efecto, para cada persona que entra al sistema en el rol de sujeto de formación, la oportunidad que se le está brindando puede ser la única que tenga, y se trata de hacer que ésta contribuya entonces a formar en él un proyecto ocupacional que mejore su empleabilidad y, en consecuencia, su calidad de vida.


En el componente de persona confluyen todos los principios conceptuales y metodológicos del modelo, pues es la persona el punto de intersección de múltiples ejes de diferencias y singularidades, a la que se le concibe inserta en un sistema de valorización jerarquizada de sus competencias y capacidades. Inciden, por tanto, condicionantes de género, etnia, clase social, situación ocupacional, inserción urbana o rural, así como las particularidades derivadas de su propia historia, la incidencia familiar y comunitaria, etc. Debidamente formada, la persona es el producto final que la formación entrega al sector productivo como aporte al cubrimiento de necesidades de talento humano que el desarrollo del país necesita. No obstante esa apreciación, la formación es, además de un factor que favorece la empleabilidad, un elemento multiplicador del Desarrollo Humano, consideración que agrega valor al hecho de que Persona, respondiendo al principio conceptual de la doble pertinencia, sea uno de los componentes del modelo. 2.12 Estrategias de aseguramiento La estrategia se reduce a mantener los dos objetos de calidad considerados en el Decreto 4904, es decir, instituciones y programas, que a través de niveles de calidad (dos para instituciones y tres para programas), y a través de la evaluación por competencias a los egresados (obligatoria para egresados de programas acreditados), garantizará el aseguramiento de la calidad. Sin embargo, el Ministerio de Educación Nacional centrará su atención en la calidad de los programas, como lo demuestra, por ejemplo, el hecho de que a la acreditación institucional se llegue a través de la acreditación de programas. En ese orden de ideas, el reconocimiento de las instituciones sólo es posible con la inscripción y aprobación de, al menos, un programa, propósito que cursa el trámite descrito a continuación. Una vez la institución hace el registro del programa en el Sistema de Información dispuesto para ello, entra en operación la logística del Organismo Evaluador acreditado por el ONAC, y se programa una visita, con el objetivo de obtener el criterio de profesionales expertos en la elaboración y ejecución de programas de formación técnica laboral en cada área del conocimiento. Este criterio llega al ministerio a través de un informe de visita que el organismo evaluador emite y que es remitido a la Ministerio para la emisión de un concepto. En caso de no ser aprobatorio el informe de organismo evaluador, el ministerio notificará a la institución para que solucione las áreas de no conformidad y vuelva a hacer la inscripción. En cambio, en caso de ser aprobatorio el informe, el ministerio lo recibirá y podrá emitir un concepto que puede ir, a su vez, en tres direcciones:


i. Devolver el informe del Organismo Evaluador a la Unidad de Formación para el Trabajo, y solicitar su ampliación, corrección o mejoramiento, por considerar que contiene información errada o insuficiente.

ii. Recomendar al Ministerio de Educación Nacional la aprobación del nuevo programa o institución

iii. Recomendar al Ministerio de Educación Nacional la negación de la aprobación del nuevo programa o institución.

En cualquier caso, con el informe de visita del Organismo Evaluador, la Unidad de Formación para el Trabajo y el viceministerio de educación superior del MEN, procede a otorgar o negar la aprobación del programa y el reconocimiento de la institución, respectivamente. El anterior procedimiento es muy similar para cada nivel de calidad con excepción de la certificación de calidad que no es del alcance de los procesos.

Gráfico Nro. 3 Estrategias de calidad En el gráfico anterior se muestran las estrategias del camino de la calidad, que consiste en un recorrido progresivo en el que las instituciones, después de inscritas, podrán ser certificadas en SGC, y en el que los programas deberán obtener la aprobación de su registro, y además podrán ser acreditados en alta calidad, previo cumplimiento de los requisitos que se describen en las tablas siguientes, y que podrán conducir a la acreditación institucional. En tal caso, y dado el carácter voluntario tanto de certificación de instituciones como de acreditación de alta calidad de programas, existirá un plan de incentivos y


beneficios para motivar a unas y otros a ascender por el camino de la calidad. La acreditación institucional tiene la característica de reflejar la calidad tanto de las instituciones como de los programas. La estructura general para atender el modelo de aseguramiento de la calidad corresponde con los siguientes actores.

Gráfico Nro. 4 Estructura organica MACFT


3 DESCRIPCIÓN GENERAL A continuación se describen las características generales que debe presentar el sistema de información de aseguramiento de la calidad de formación para el trabajo y desarrollo humano. 3.1 Perspectiva del sistema de información El Sistema de Información de Aseguramiento de la Calidad de Formación para el Trabajo - SIACFT debe ser parte de un sistema mayor, para el caso y como se muestra en la siguiente gráfica, es un subsistema del Sistema Nacional de Calidad de Formación para el Trabajo - SNFT, entendiendo este último como el sistema general de calidad el cual debe proveer información al SIACFT y al cual se le debe entregar información. Sin embargo el SNFT no tiene un sistema de información que permita desarrollar interfaces o integración con SIACFT por lo que la posible integración entre estos dos sistemas debe contemplarse una vez existan las condiciones para realizarla. Por otra parte se debe contemplar que el SIACFT debe estar compuesto por múltiples herramientas que permitan principalmente el soporte y control de los procesos definidos para el modelo de aseguramiento de la calidad, permitir interactuar con los diferentes usuarios mediante portales web, foros, chat, encuestas, redes sociales y comunicarse con otros sistemas de información internos y externos.

3.2 Funcionalidad del SIACFT

El sistema de información debe soportar los procesos del modelo de aseguramiento de la calidad que hace referencia al reconocimiento de instituciones de formación, aprobación de programas, acreditación de alta calidad, monitoreo y seguimiento a organismos evaluadores y acreditación institucional, adicionalmente debe contener los mecanismos de control y de comunicaciones necesarios para efectuar el monitoreo de los procesos, la presentación de información relacionada y el apoyo en herramientas de interacción con los usuarios y sociedad en general. El sistema debe proveer mecanismos para la definición y administración de reglas de negocio con variables parametrizables, registros de transacciones, monitoreo transaccional, manejo de alertas de la gestión, almacenamiento de información, disponibilidad de información en varios criterios, diseño de interfaces e integración de componentes externos.


En general el sistema debe permitir el acceso de usuarios localizados en cualquier lugar en donde tengan acceso a internet, por lo que debe estar vinculado a un sitio web en el cual se incluirá un acceso al aplicativo que permita realizar trámites, consultar su estado, hacer seguimiento y proveer información relacionada. Debe ser un sistema que tienda a minimizar la necesidad de impresión o utilización de papel físico por lo que debe estar provisto de mecanismos de autenticación de firmas y entrega de correspondencia digital. El sitio web será el único medio por medio del cual se realicen, gestionen y controlen los trámites de aseguramiento de calidad de formación para trabajo.

Algunas de las funcionalidades que pueden llegar a tener los principales actores o usuarios del sistema se describen en el siguiente cuadro, para mayor detalle ver anexo 6 del documento “Estructura conceptual del modelo de aseguramiento de la calidad de formación para el trabajo versión 2”. 3.3 Características de los usuarios

Usuario Tipo Formación Actividad

Instituciones de Formación

Público y privado

Profesionales, rectores, representantes legales de Instituciones de formación. Con experiencia en administración y formación en educación.

Solicitud de trámites de calidad (reconocimiento, aprobación de programas, acreditación de alta calidad y acreditación institucional). Seguimiento de solicitudes, consulta de información en general, radicación de PQRS, solicitud de asistencia técnica, opinión social.

Ministerio de Educación (verificador)

privado Profesional del área de formación para el trabajo

Verifica la información de las solicitudes y documentos adjuntos.

Ministerio de Educación (asigna organismos evaluadores)


Selecciona y asigna el organismo que evaluará y verificará los requisitos de la solicitud.

Ministerio de Educación (Aprobador)

privado Directivo del área de formación para el trabajo o

Quien verifica la completitud y recomendaciones del


viceministerio de educación superior

organismo evaluador para finalmente generar un concepto.

Ministerio de Educación (administrador)


Configura, parametriza, crea información maestra y de reglas de negocio y configuración general del sistema, administra usuarios.

Ministerio de Educación (Inspección y vigilancia)

privado Profesionales de las áreas de inspección y vigilancia del ministerio de educación y SE.

Consulta de información para seguimiento y control de los niveles de calidad de instituciones y programas. Las áreas de inspección y vigilancia pueden ser el Ministerio y/o de las Secretarías de Educación.

Organismo evaluador (coordinador)

privado Directivo organismo evaluador

Coordinación del contacto y administración de expertos evaluadores.

Organismo evaluador (evaluador)

privado Profesional organismo evaluador

Experto evaluador que genera el informe de la visita o recomendaciones.

Organismos de tercera parte

privado Profesional organismo tercera parte

Profesional o asistente que informe al Ministerio de Educación Nacional el estado de las asignaciones de certificados de calidad a las instituciones de formación.

ONAC privado Profesional coordinador de acreditaciones de organismos.

Evaluador de organismos evaluadores que genera repuestas a informes de conformidad de la


calidad de organismos evaluadores, también realiza el seguimiento y evaluación de los mismos.

Público en general Público Sector productivo, instituciones de formación, ciudadanía en general, interesados en la formación.

Consulta de información dispuesta en el portal y diferentes medios, acceso a chats, foros, redes sociales, PQRS.

3.4 Restricciones Se deben incorporar lineamientos de mejores prácticas aplicadas en el desarrollo de sistemas de información como lo es RUP, u otro tipo de metodología, que permita enfocar al proyecto de desarrollo del sistema de información en el cubrimiento de casos de uso y construcción e implementación modular. La plataforma tecnológica y las características de la misma deben coincidir, o por lo menos ser integrable fácilmente, a la plataforma de hardware y software que presenta el Ministerio de Educación, considerando el numeral 6.4 de este documento. Para el caso de portales y sitios web se debe tener en cuenta los lineamientos del Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia – Actual y las políticas del Ministerio de Educación. 3.5 Suposiciones y dependencias El alcance del sistema es el de soportar la gestión y control de los instrumentos de aseguramiento que hacen referencia al reconocimiento de instituciones de formación, aprobación de programas, acreditación de alta calidad, certificación de gestión de calidad y acreditación institucional, que forman parte del Modelo de Aseguramiento de Calidad de Formación para el Trabajo, presentados en el documento “ESTRUCTURA CONCEPTUAL DEL MODELO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO Versión 2” y sus anexos.

Se toman las características técnicas generales las correspondientes a la plataforma tecnológica actual y los sistemas de información internos que presenta el Ministerio. De igual manera los requerimientos se basan en la caracterización y


ficha técnica de los procesos definidos para el modelo de aseguramiento de calidad. De igual forma se prevé el cambio de la normatividad que está vigente hoy y que se debe ajustar de acuerdo con el modelo de aseguramiento planteado, por lo que se supone que la normatividad estará acorde con el diseño y características del sistema de información a desarrollar. 3.6 Evolución previsible del sistema Se debe considerar la eliminación de procesos relacionados con la generación documental o por lo menos con instrumentos de validez al interior del proceso tales como los actos administrativos y demás documentos que no agiliza los trámites. La integración con sistemas externos, en particular, el que generará la demanda u pertinencia de la formación que provendrá del DANE y/o Ministerio del Trabajo. La integración con otros sistemas de información del Ministerio de Educación.


4 REQUISITOS FUNCIONALES A continuación se describen los requisitos de tipo funcional que deben considerarse dentro del alcance del sistema de información a desarrollar, se debe tener presente que estos requisitos están basados en las características definidas en la estrategias de aseguramiento de calidad propuestas en el Modelo de Aseguramiento de Calidad de la Formación para el Trabajo y Desarrollo Humano aprobado por el Ministerio de Educación. 4.1 Trámites Es el procedimiento mediante el cual una institución de formación para el trabajo y desarrollo humano, puede solicitar el reconocimiento de instituciones de formación, la aprobación o renovación de programas, la acreditación de alta calidad y acreditación institucional, a continuación se describen las características funcionales de dichos trámites. 4.1.1 Solicitud de reconocimiento de instituciones El reconocimiento de instituciones, que es de carácter obligatorio, es el proceso o trámite mediante el cual una Institución privada, el SENA, una Institución de educación superior - IES, un establecimiento de educación prescolar, básica y media - EPBM, una caja de compensación familiar o una empresa demuestran ante el Ministerio de Educación Nacional que cumplen con una serie de condiciones básicas de calidad que les permiten ofrecer programas de Formación para el Trabajo y el Desarrollo Humano - FTDH, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones. 1) Las instituciones que hoy cuentan con licencia de funcionamiento, no

requerirán el proceso de reconocimiento. La licencia de funcionamiento que presentan actualmente las instituciones reconocidas ante el Ministerio será equivalente al reconocimiento de que trata el modelo propuesto.

2) Los tipos de instituciones que pueden ofrecer programas de FTDH. Para el

caso del SENA, de las IES y de las Instituciones de EPBM, el acto de constitución legal, será equivalente al reconocimiento como institución oferente de FTDH, siempre y cuando cumplan los requisitos exigidos para tal caso, los cuales se describirán más adelante.

3) El prerrequisito indispensable para la obtención del reconocimiento es que exista por lo menos un programa aprobado.


4) La solicitud debe realizarse mediante la completitud de información en formularios dispuestos en la web que estarán en línea.

5) El reconocimiento de una institución no tendrá vigencia, es decir será

permanente.

6) La personería jurídica de las instituciones de educación superior otorgada por el Ministerio de Educación Nacional, sustituye el proceso de Reconocimiento de instituciones de FTDH.

7) El acto administrativo de constitución otorgado por la Secretaría de Educación, sustituye el proceso de Reconocimiento de instituciones.

8) En la creación de una institución de formación para el trabajo, su denominación, no debe coincidir con la denominación de una Institución de Educación Superior – IES, salvo si es una IES.

9) La solicitud del reconocimiento de institución requiere del registro de dos

conjuntos de información, la institucional y la de por lo menos un programa de formación, por lo que el sistema debe presentar el manejo de los formularios en los que se gestionen y almacenen los datos requeridos, principalmente deben contener lo siguiente:

Información básica:

- Nombre de la institución

- Tipo de institución: (IES, EE, SENA, IFTDH,..)

- Sector: (Oficial, no oficial)

- Código DANE del establecimiento o institución (Si existe)

- Ubicación Sede Coordenadas geográficas de la sede: Departamento, Municipio Dirección Teléfonos

- Correos electrónicos del representante legal e institucional

- Secretaría de Educación a la que pertenece

- Zona: (Rural, Urbano)

- Datos del representante (cédula, nombres, apellidos, dirección, teléfonos)

- Número de registro Cámara de comercio (si aplica)

- Hoja de vida de fundadores

- Estudio de factibilidad


Datos del PEI en su componente conceptual:

- Análisis de la situación institucional

- Necesidades regionales y nacionales

- Necesidades del sector productivo

- Horizonte Institucional (De acuerdo con el PEI)

- Misión

- Visión

- Principios Institucionales

- Objetivos

Datos del PEI en su componente administrativo y financiero:

- Estructura organizativa (Niveles, cargos y puestos)

- Capacidad económica y financiera (valores resultado del análisis)

- Recursos que permitan la sostenibilidad de los programas

- Recursos que garanticen el logro de los objetivos institucionales

- Convenios de práctica y articulación (este último si lo hay) (Descripción de la practica y su articulación con los programas)

- Tipo del convenio

- Justificación del convenio

- Duración del Convenio

- Objeto del convenio

- Datos de la institución con la que se tiene el convenio

- Tipo institución del convenio

- Nombre de la institución - convenio

- Carácter de la institución – convenio

- Dirección y teléfonos

- Contacto

- Correo electrónico

- Estrategias de Autoevaluación institucional

- Políticas de Autoevaluación

- Herramientas de Autoevaluación

- Periodicidad de autoevaluación

- Reglamento de aprendices y formadores


4.1.2 Solicitud de aprobación / renovación de programas Es el proceso mediante el cual una institución demuestra ante el Ministerio de Educación Nacional, que cuenta con las condiciones básicas de calidad para la oferta de un programa específico de FTDH, para lo cual debe cumplir con los requisitos y el trámite obligatorio de aprobación o renovación de programas de FTDH. 1) El proceso de aprobación de un programa es el mismo para los siguientes

casos:

- Para los programas a los que, al momento de entrar en vigencia el modelo, se les venza el registro de programas otorgado por una Secretaría de Educación.

- Para la entrada en operación de nuevos programas de cualquiera de las instituciones contempladas como posibles oferentes de FTDH.

2) Los programas ofrecidos por el SENA, no pasarán por el proceso de aprobación con organismos evaluadores de la calidad, pero deberán ser registrados en el sistema de información del Ministerio de Educación Nacional.

3) La denominación o nombre del programa no debe corresponder a los

lineamientos o denominación del nombre de un programa de educación superior.

4) La cobertura de un programa aprobado será municipal, únicamente.

5) El acceso a los formularios se hace por medio del usuario ya definido durante el proceso o trámite de reconocimiento de la institución.

6) El prerrequisito para la solicitud de aprobación de un programa es el de haber obtenido el reconocimiento institucional.

7) La vigencia de un programa es de 3 años.

8) El sistema debe disponer de la parametrización de todos los datos para el diligenciamiento de la información basados en los lineamientos de las normas de competencia laboral y los propios que se definan con las áreas de calidad.

9) Para la creación de un programa, el sistema debe basarse en las variables y criterios descritos en las normas de competencia laboral, información que debe proveer los organismos que normatizan y definen las características de las


competencias de tipo laboral, lo que constituye la fuente de información primaria para la solicitud de un programa.

10) Debe contener la clasificación nacional de ocupaciones en la cual se basa el sector productivo y el gobierno para la proyección y manejo del tipo de ocupaciones.

11) El sistema debe presentar el manejo de los formularios en los que se gestionen y almacenen los datos requeridos, principalmente deben contener lo siguiente:

Datos generales del programa:

- Denominación del Programa acorde con las Disposiciones legales vigentes.

- Justificación del programa

- Tipo de Formación (académica o laboral)

- Ocupación a la que responde el programa (CNO o la que se defina para la

formación laboral)

- Norma/s de Competencia Laboral que se tendrán en cuenta en cada

programa de tipo laboral)

- Área de desempeño (según la clasificación que defina el MEN)

- Metodología ( Presencial o a distancia)

- Sede/s en las que se ofrecerá el programa

- Jornada (diurna /nocturna/ sabatina/ dominical/mixta).

- Periodicidad (Trimestral, bimestral y anual).

- Tarifas iniciales de los programas.

Competencias a desarrollar en el programa, desglosadas en Unidad de

aprendizaje (o Elementos de competencia):

- Competencias laborales (Criterios de desempeño) ( Hacer)

- Competencias comportamentales ( Ser)

- De las dos anteriores se establece el Perfil de egreso

- Conocimientos y compresiones esenciales requeridos, o Perfil de ingreso

(Saber)

- Evaluación de competencias por unidad de aprendizaje

- Criterios de evaluación

- Técnicas e instrumentos de evaluación


- Duración y distribución del tiempo total del programa y por unidad de

aprendizaje

- Número de estudiantes que proyecta atender

- Personal de formadores

- Perfil del formador

- Número de formadores por aprendices

Recursos y escenarios de aprendizaje (para cada programa)

- Características y ubicación de las áreas de aprendizaje

- Recursos y medios educativos (recursos bibliográficos, técnicos y

tecnológicos, según corresponda).

- Lugares de práctica.

Distribución de lugares de práctica vs estudiantes.

Actualización de los datos del PEI en su componente administrativo y financiero:

- Estructura organizativa (Niveles, cargos y puestos)

- Capacidad económica y financiera (valores resultado del análisis)

- Recursos que permitan la sostenibilidad de los programas

- Recursos que garanticen el logro de los objetivos institucionales

- Convenios de práctica y articulación (este último si lo hay) (Descripción de la practica y su articulación con los programas)

- Tipo del convenio

- Justificación del convenio

- Duración del Convenio

- Objeto del convenio

- Datos de la institución con la que se tiene el convenio o Tipo institución del convenio o Nombre de la institución - convenio o Carácter de la institución – convenio o Dirección y teléfonos o Contacto o Correo electrónico

- Estrategias de Autoevaluación institucional

- Políticas de Autoevaluación

- Herramientas de Autoevaluación

- Periodicidad de autoevaluación


- Reglamento de aprendices y formadores

4.1.3 Solicitud de acreditación de alta calidad El objetivo de este procedimiento es el de realizar la solicitud de acreditación de alta calidad de programas de FTDH que deben realizar las instituciones oferentes de FTDH de carácter voluntario. 1) Los pre requisitos para la solicitud de la acreditación de alta calidad de un

programa es el de haber obtenido el reconocimiento institucional, aprobación del programa, tener la certificación de gestión de calidad vigente y la generación de por lo menos 3 cohortes para el programa.

2) La certificación de calidad con la NTC 5555 no será un prerrequisito para que

el SENA inicie el proceso de acreditación de sus programas de FTDH.

3) El acceso a los formularios se hace por medio del usuario ya definido durante el proceso o trámite de reconocimiento de la institución.

4) Una vez completada la información, el sistema debe proveer al usuario

solicitante un número de registro de la solicitud del trámite para su seguimiento y referencia. Los requisitos de la solicitud pueden ser variables dependiendo el tipo de institución y programa. De igual forma se deben considerar las áreas de calidad propuestas del modelo de aseguramiento, como fuentes de la información a implementar en el sistema de información y que en su momento serán definidas en mayor detalle por el Ministerio.

5) De igual forma se permitirá la ampliación de cobertura a nivel departamental

para ofrecer programas acreditados y la ampliación de las vigencias de los mismos hasta 5 años.

6) La información relacionada con la Certificación de Gestión de Calidad será actualizada en un formulario, en el cual periódicamente se informe el estado de los procesos de certificación de las instituciones de formación, cuales la mantienen y cuales se les termina la vigencia de dicha certificación, es decir mantener actualizado el sistema con las novedades y estado de la certificación para que el Ministerio este permanentemente informado y al momento de una solicitud de acreditación pueda obtenerse la información correspondiente. Esta información será diligenciada directamente por el organismo de tercera parte.

7) Se debe realizar la actualización y gestión, principalmente, del siguiente conjunto de datos:

- Datos generales del programa:


- Elegir el Programa que se desea acreditar.

- Número de cohortes

- Sede/s en las que se ofrecerá el programa (podrá ser a nivel

Departamental)

- Solicitud de ajuste a tarifa del programa.

- Actualización del componente pedagógico del programa, de acuerdo con

los estándares o condiciones de calidad requerido para el proceso de

acreditación

- Actualización del componente administrativo y financiero, teniendo en

cuenta los resultados de la Autoevaluación Institucional.

- Informe de autoevaluación institucional

- Análisis de documentación e información institucional

- Análisis de los resultados de la aplicación de los mecanismos de

aseguramiento de la calidad

- Planes de mejoramiento

Los avances y ajustes implementados por la institución sobre la base de

procesos de evaluaciones anteriores

- Seguimiento a los compromisos de evaluaciones anteriores.

4.1.4 Solicitud de acreditación Institucional La acreditación institucional es el proceso mediante el cual una institución demuestra ante el Ministerio de Educación Nacional que ha afianzado una dinámica de autoevaluación y mejoramiento continuo, a partir del cumplimiento de los estándares e indicadores establecidos para ello.

1) El pre requisito para poder obtener la acreditación institucional es ser una

institución reconocida, con el 50% o más de sus programas acreditados en alta calidad.

2) La cobertura será de orden nacional, es decir los programas acreditados podrán ofertarse en todo el territorio nacional.

3) Una vez obtenida la acreditación institucional, se ampliará la vigencia para la aprobación de programas a 5 años, pero que se mantendrá la cobertura municipal de dichos programas, con el fin de continuar incentivando la acreditación de programas.


4) Se propone que la acreditación de programas de instituciones acreditadas tenga una vigencia igual a la de la acreditación institucional, es decir hasta 7 años.

5) Deberá actualizar la información correspondiente con:

- El horizonte institucional

- El componente pedagógico de los programas, de acuerdo con las

condiciones de calidad requeridas para este nivel.

- El componente administrativo y financiero, de acuerdo con las

condiciones de calidad requeridas para este nivel.

4.1.5 Generalidades 1) Antes del ingreso de la información correspondiente, se debe registrar el

usuario asociado a una cuenta de correo electrónico en el cual se asignará automáticamente la clave ingreso. De igual forma se debe incluir la confirmación o no de la recepción de notificaciones a través de correo electrónico.

2) Una vez incluidos los datos solicitados en los formularios, el sistema debe

proveer al usuario solicitante un número de registro de la solicitud del trámite para su seguimiento y referencia. Los requisitos de la solicitud pueden ser variables dependiendo del nivel de calidad, tipo de institución y programa.

3) Se requiere de la disponibilidad de ayudas en línea y de una interfaz intuitiva

que permita la asistencia al solicitante en el diligenciamiento de los formularios para la solicitud de trámites.

4) Se debe validar cada dato ingresado, reduciendo al máximo el riesgo de

inclusión de información de mala calidad. 5) Verificar en línea todos aquellos campos que sean claves, por ejemplo el

correo electrónico debe ser verificado en línea si existe o no, entre otros. 6) Permitir la adición, actualización, eliminación y consulta de registros en cada

uno de los formularios diseñados para el manejo de la información de acuerdo con el perfil del usuario y permisos definidos.

7) Generar informes con la información detallada de la solicitud. 8) En los casos que se requiera, se podrán anexar documentos adjuntos a los

formularios para la completitud de la información.


9) El sistema de información debe apoyar todas y cada una de las actividades contenidas en los procesos dispuestos en el anexo 1 de este documento.

4.1.6 Verificación Ministerio de Educación Mediante la verificación de la información se establecerá la completitud y coherencia de los formularios o formatos diligenciados para una solicitud. Esta verificación se realiza una vez se halla completado toda la información solicitada de acuerdo con las características del trámite requerido. 1) Los programas ofrecidos por el SENA, no pasarán por el proceso de

aprobación con organismos evaluadores de la calidad, pero deberán ser registrados en el sistema de información del Ministerio de Educación Nacional.

2) Las actividades de verificación de la información se hacen directamente en el

sistema por medio de listas de chequeo mediante la revisión de cada uno de los ítems que componen los formularios de las solicitudes, permitiendo incluir observaciones y la conformidad o no de cada ítem.

3) La completitud al 100% de la conformidad de la solicitud habilitará el

cumplimiento o no de la misma.

4) Una vez sea terminada la verificación de una solicitud se generarán las correspondientes notificaciones en forma automática por medio de correo electrónico o mensajes de texto y de acuerdo con la asignación de la distribución de los mismos que se hace previamente a la verificación, ver numeral 4.8.

5) El sistema debe permitir la asignación del organismo evaluador mediante la selección del mismo en un formulario que disponga de la base de datos de organismos evaluadores habilitados para su elección de acuerdo con los criterios de selección (área laboral o de conocimiento, naturaleza del programa, sitio geográfico, disponibilidad, carga de asignación, entre otros).

6) La asignación del organismo evaluador generará una notificación al mismo y a

la institución solicitante.

7) La coordinación de visita que se realiza entre el organismo evaluador y la institución solicitante deberá generar una agenda del plan de visita, gestionada en el sistema como resultado de los acuerdos entre el organismo evaluador y la institución registrando en el sistema información el contacto y los datos de la agenda (actividades, fecha, responsable, lugar), agenda deberá ser notificada a las partes.


4.1.7 Verificación Organismos Evaluadores de la Calidad La evaluación es el resultado de las actividades realizadas por el organismo evaluador en el sitio de la solicitud, para lo cual se debe considerar: 1) Se debe diligenciar el informe de evaluación mediante un formulario

establecido en el sistema, en el cual se evalué cada uno de los requisitos. Los requisitos pueden ser variables dependiendo del tipo de institución y programa y el nivel de calidad a evaluar.

2) Los aspectos a evaluar o verificar dentro de este proceso deben considerar los

definidos en las áreas de calidad y sus aspectos que deberán estar acordes con la información registrada en la solicitud. Los aspectos son:

Áreas de calidad

Definiciones Especificas Aspectos de Calidad

Pertinencia

Es la relación de las necesidades de talento humano del sector productivo, (estimadas a partir de información sobre la situación y tendencia de la oferta y la demanda laboral, y las perspectivas de desarrollo económico) con los contenidos, metodologías, perfil de egreso y número de cupos a ofrecer del programa.

Justificación de programas Proyección de número de cupos o cohortes a ofrecer

Desarrollo de competencias

Aplicaciones del programa para asegurar que la propuesta curricular diseñada sea coherente con el PEI, en el contexto de las necesidades formativas y educativas de los aprendices.

Tiempos de aprendizaje acordes a la normatividad vigente (1-40 créditos) Metodologías de enseñanza y aprendizaje Diseño e integralidad del currículo Perfil y estrategias de ingreso y permanencia, con equidad e inclusión Flexibilidad del currículo Certificación de Competencias Laborales Estrategias de medición del impacto de los egresados en el entorno productivo y social.

Idoneidad, disposición y suficiencia de los recursos y escenarios de aprendizaje

Características del equipamiento y la infraestructura instalados para el programa, que contribuyen al logro de los objetivos del programa.

Escenarios de aprendizaje (aulas, laboratorios, salas de cómputo) Recursos financieros Materiales didácticos Lugares de práctica en la institución Recursos tecnológicos Cumplimiento de las disposiciones vigentes específicas para el tipo de


Áreas de calidad

Definiciones Especificas Aspectos de Calidad

programa (Bioseguridad, seguridad industrial, mantenimiento preventivo y calibración de equipos, entre otros)

Idoneidad de los instructores

Conjunto de cualidades relativas a experiencia, competencias, y saberes disciplinares y pedagógicos de los instructores, que aseguran la calidad de los procesos de enseñanza.

Resultados de evaluación de desempeño Actualización de competencias Interacción con el sector productivo

Organización administrativa del programa

Comprende la planeación, administración y los mecanismos que permiten distribuir recursos y organizar servicios y estrategias para garantizar el logro de los objetivos del programa.

Reglamento de instructores con plan de estímulos e incentivos. Procesos para el control y reporte de la información Proyección laboral de los egresados Selección y vinculación de instructores Estructura administrativa del programa Existencia de un plan de Bienestar Institucional Mecanismos de medición de la Influencia del programa en el desarrollo regional Convenios y alianzas establecidos Mecanismos de seguimiento a egresados Distribución de la asignación académica

En cuanto a los aspectos a evaluar es importante entender que sólo constituyen el objeto de análisis dentro de cada criterio, pero que será necesario definir la medida o cualidad que deberá exigirse de acuerdo con la naturaleza específica de cada programa y estrategia de calidad.

3) Cada experto profesional asignado para la evaluación diligenciará en el

sistema su informe con las correspondientes observaciones y recomendaciones sobre los puntos verificados. A una visita pueden asistir varios expertos de diferentes disciplinas, por lo que pueden haber varios informes.

4) Se establecerá una lista de verificación en el sistema con el objetivo de revisar

cada uno de los aspectos a evaluar y almacenar el resultado del concepto por cada uno.


5) Dentro del proceso y antes de la entrega del concepto por parte del Ministerio, la institución deberá diligenciar una encuesta de atención del servicio de parte del Ministerio y del organismo evaluador, para lo cual el sistema deberá estar provisto de los formularios correspondientes.

6) El sistema tendrá la posibilidad de generar archivos con el resultado de cada

informe para su impresión o almacenamiento externo. 4.1.8 Generación de Concepto 1) El concepto podrá ser emitido por el área del viceministerio o por el área de

formación para el trabajo. Para el caso de reconocimiento de una institución, será el área del viceministerio y para los demás trámites será el área de formación para el trabajo.

2) El concepto o aprobación del trámite deberá ser independiente de los

resultados de los informes obtenidos de los organismos evaluadores, estos serán un referente para la toma de la decisión.

3) La realización del concepto, que puede ser favorable o no dependiendo de los resultados de los informes y recomendaciones dados, generará el acto administrativo mediante la combinación de la plantilla predefinida y la información particular de la solicitud y resultados de evaluación.

4) El sistema asignará la firma digital de los usuarios encargados de la aprobación de trámites.

5) Se llevará el registro de los actos generados y los responsables de su verificación, evaluación y aprobación como bitácora de gestión.

6) Con la generación del acto administrativo se generará la identificación única de la institución o número de reconocimiento, mediante el cual la institución se identificará para cualquier trámite posterior.

7) En la generación de un concepto debe estar disponible toda la información

necesaria para ello y debe incluir observaciones o comentarios adicionales al concepto en sí mismo, el cual puede ser favorable o no.

8) El sistema debe proveer una certificación en línea (formato) en la que certifique

la emisión o estado del concepto favorable, en el otorgamiento de cualquiera de los niveles de calidad, resultado de los procesos de solicitud, verificación y aprobación del trámite correspondiente.


9) La emisión de conceptos de los niveles de calidad esta condicionada al diligenciamiento de la encuesta de satisfacción de las IFTDH. En caso de que NO se diligencie el sistema de información envía las alertas del caso a los involucrados por el medio oficialmente definido por el MEN.

4.2 Seguimiento y monitoreo a organismos evaluadores 1) El objetivo de este procedimiento es el de realizar el seguimiento al

desempeño de los Organismos Evaluadores de la Calidad – OEC, quienes realizan la verificación de requisitos de calidad a las IFTDH.

2) El sistema de información debe apoyar todas las actividades contenidas en el

flujo de procesos descritos en el anexo 1, denominado Realizar el seguimiento a los organismos evaluadores – OEC.

3) El sistema debe presentar un tablero de resultados en el cual se consolide la

información relacionada con la calidad del servicio prestado por los organismos evaluadores, teniendo en cuenta:

a. El sistema debe presentar el resultado de las encuestas del servicio prestado por el organismo evaluador y su recurso humano. Encuesta será diligenciada, principalmente, por las instituciones de formación como parte del procedimiento de la solicitud de un trámite. La consulta o resultado de la encuesta debe poder identificar la medición obtenida por parte de la institución de formación de la calidad y oportunidad del servicio prestado por el profesional asignado.

b. Se debe obtener el resultado de PQRS relacionada con el organismo evaluador mediante un informe o consulta que permita identificar las quejas, reclamos, felicitaciones, etc., dirigidos a dicho organismo.

c. Se debe obtener el resultado de la oportunidad y cumplimiento en los planes de visita realizados por el organismo evaluador.

d. Se debe consolidar el número de recursos de reposición que sean solicitados debido a conceptos o recomendaciones inadecuadas por parte del organismo evaluador.

4) Obtener el estado de los indicadores del cumplimento de los organismos de

evaluación, mediante un proceso de actualización de los mismos basados en la información del numeral 1.

5) Con base en la información consolidada del sistema, se generará un informe

en el cual será entregado a la ONAC para su seguimiento y concepto. Dicho informe será dispuesto en el sistema por medio de un formulario, teniendo siempre la posibilidad de generar en un formato de Word, rtf o pdf.


6) Por su parte el ONAC diligenciará en el sistema el resultado del seguimiento o

evaluación del informe presentado por el Ministerio, incluyendo el plan o acuerdos de mejoramiento acordados con el organismo evaluador, por lo que el ONAC generará una respuesta o informe al respecto con las recomendaciones o su concepto al respecto que puede generar una inactivación en el sistema por parte del Ministerio según sea el caso.

7) Todos los informes o bitácoras referentes a un organismo deben ser

almacenados en base de datos mediante formularios de ingreso de información.

8) El sistema enviará mensajes de completitud o disponibilidad de los informes que genere el Ministerio y los que genere el ONAC.

9) Al finalizar el seguimiento a un determinado organismo el sistema dispondrá de toda la información en el tablero de resultados.

10) El resultado de la actualización de indicadores que será un proceso automático, generará un ranking o calificación de los organismos evaluadores, el cual será tenido en cuenta al momento de la asignación para un determinado trámite. Por lo anterior los indicadores deben poder actualizarse automáticamente de las fuentes de información descritas en el numeral 1 de este requerimiento.

4.3 Reportes y consultas

1) Generar informes, consultas, gráficos parametrizables por diferentes criterios

que permitan conocer: a. El número de instituciones y programas por localización, área laboral o

de conocimiento y naturaleza y costos de los programas, etc. b. Clasificación de instituciones de acuerdo con los niveles de calidad y su

ubicación geográfica. c. Estado de los procesos de trámites por cada estado o etapa. d. Distribución de solicitudes por organismo evaluador. e. Listados de Programas, instituciones, áreas de conocimiento, áreas de

calidad, requisitos de calidad, y en general lo relacionado con maestros de información.

f. Identificación de instituciones con certificación de gestión de calidad y su estado.

2) Debe contener un módulo de creación de informes adicionales, los cuales

podrán ser definidos y administrados por el usuario final.


3) Generar informes que permitan identificar anticipadamente las vigencias de los niveles de calidad por cada institución y programa.

4) Se debe generar un ranking de instituciones y programas TOP que cumplan con ciertos criterios de calidad. (de acuerdo con los niveles de calidad que presentan). Los criterios serán definidos en su momento por el Ministerio de Educación.

5) Mediante la integración con el Sistema de Información Geográfica del Sector Educativo SI-GEO, mostrar la ubicación geográfica y la distribución de programas en el territorio nacional, para mayor detalle ir al numeral 5.1.2 SIGEO.

6) Implementar tableros de control y semáforos que identifiquen estados de los procesos para el seguimiento a las solicitudes y procesos internos.

7) Diseñar y construir un tablero de indicadores de calidad relacionados con el aseguramiento de los niveles de calidad y la gestión de organismos evaluadores. Dentro de los indicadores a definir, entre otros, están:

a. La cantidad de programas con acreditación de alta calidad frente a los que no la tienen.

b. La cantidad de instituciones con acreditación institucional frente a las que no la tienen.

c. Porcentaje de la distribución de la calidad según áreas de conocimiento. d. Número de trámites gestionados en el tiempo definido e. Medición de la calidad del servicio prestado por organismos

evaluadores. f. Medición de la oportunidad de entregables y cumplimiento de planes

establecidos con la instituciones.

8) Se deben considerar el diseño y construcción de informes que permitan mostrar el estado de los procesos de trámites o solicitudes, alertas en el vencimiento de términos de gestión, informes estadísticos que reflejen el número de solicitudes en proceso y terminadas.

9) Algunos informes generados deben vincularse a una lista de distribución de

destinatarios de correo para ser enviados automáticamente.

10) Se deben generar estadísticas de visitas o uso del sistema usuarios, sesiones, horarios, lugares geográficos.


4.4 Administración y configuración Se debe incluir funcionalidades que permitan administrar la configuración funcional, de reglas de negocio, seguridad, seguimiento y control y en general información sensible del entorno del sistema que permita dar flexibilidad al mismo, por lo que se debe: 1) Tener el manejo de la información de acceso y seguridad del sistema,

usuarios, perfiles, roles y permisos. 2) Disponer del manejo de estados de los procesos o grupos de actividades.

3) Tener el manejo de la distribución de mensajes de acuerdo al usuario y perfil.

4) Disponer de mecanismos configurables para la generación de alertas y avisos

en cada uno de los puntos de control establecidos, con el fin de informar al gestor del proceso y a los interesados del avance del mismo e identificar posibles retrasos o pendientes en forma temprana.

5) Establecer plantillas editables para la emisión de documentos o mensajes (actos administrativos, alertas, informes, etc.).

6) Establecer mecanismos para la digitalización de firmas de los responsables del proceso en especial las persona que firman actos administrativos, además de la integración con los documentos plantilla.

7) Permitir la parametrización y manejo de los requisitos para las solicitudes de trámites, los cuales pueden ser clasificados de acuerdo con el nivel de calidad y proceso. Los formularios se publicarán automáticamente de acuerdo con los cambios establecidos en los requisitos.

8) Permitir la parametrización de medios con los cuales se realicen las notificaciones o avisos (correo electrónico o mensaje de texto celular).

9) Permitir el manejo y parametrización de indicadores de calidad.

10) Permitir el manejo de las condiciones de pertinencia de los programas, según sea el caso. (Habilitar o deshabilitar las creación de ciertos programas, etc.).

11) Debe contener el manejo de los maestros de información e información adicional requerida para la configuración total del sistema.

12) La información histórica debe tener un manejo especial, depuración, archivo, indexación.


13) Debe existir manejo y depuración de los log de auditoría.

14) Las variables establecidas dentro de las reglas de negocio deben ser

parametrizables. Ej: Número mínimo de horas de duración de un programa de formación para el trabajo.

15) Disponer de la documentación para la administración y configuración.

16) Se debe considerar que hay cierta administración delegada en el caso de los

organismos evaluadores.

17) Implementar variables de sincronización con procesos o servicios de integración con otros sistemas.

18) Disponer del manejo de un sistema de distribución de correos que sea parametrizable, con el fin de enviar automáticamente ciertos informes a determinados destinos de correo.

19) Permitir el manejo de mensajes de error, mensajes de ayuda y mensajes de confirmación en la ejecución de procesos, de manera parametrizable

4.5 Monitoreo y seguimiento El trámite debe dejar la trazabilidad de su gestión y establecer estados para cada grupo de actividades con el fin de poder monitorear la gestión del trámite. Las actividades descritas en el subproceso se clasifican en tres grupos las actividades de Solicitud, Verificación y Concepto. A su vez cada grupo de actividades presenta los siguientes estados:

- Solicitud: o Registrado = Corresponde con la completitud del registros de los

formularios de la información solicitada para el trámite por parte del usuario solicitante. Puede estar en proceso, concluido, no concluido.

o En revisión = Corresponde con la verificación que se hace sobre la completitud y coherencia de la información registrada por el usuarios solicitante. Puede estar en proceso, concluido, no concluido.

o Terminada = (Aceptada o No aceptada) Corresponde con el resultado satisfactorio o no de la verificación de la información registrada en la solicitud. Este estado debe generar una notificación a los usuarios que forma parte del trámite.

- Verificación: o Asignación = Asignación del organismo evaluador. Fecha de

contacto entre Organismo y IE. Plan de visita. Organismo evaluador.


IE. Puede estar en proceso, concluido, no concluido (con observaciones).

o Visita = Realizar evaluación en sitio. Puede estar en proceso, concluido, no concluido.

o Informe = Realización y verificación de completitud del informe. Este estado debe generar una notificación a los usuarios que forma parte del trámite. Puede estar en proceso, concluido, no concluido.

- Concepto: o Generar concepto = Resultado del concepto y elaboración del

proyecto de acto administrativo. Puede estar en proceso, concluido, no concluido.

o Emitido = Numeración y publicación de acto. Este estado debe generar una notificación a los usuarios que forma parte del trámite. Puede estar en proceso, concluido, no concluido. Puede ser favorable o no.

o En la notificación debe establecerse la causa en caso que no sea favorable.

1) El sistema debe permitir la definición de tiempos de la duración de las actividades de cada trámite para su posterior monitoreo y cumplimiento de niveles de servicio por parte de cada responsable en la gestión.

2) El sistema generará alertas tempranas para el cumplimiento de los tiempos

establecidos (vigencias), e involucrar a los interesados. De igual forma generará los informes que permitan llevar el control de la gestión.

3) Deben incluir alertas o avisos del estado de procesos de integración que sean definidos como parte del diseño detallado.

4) Definir registros de auditoría en los cuales se identifique el usuario, la fecha, la hora, la operación realizada y dato afectado.

5) Se debe poder identificar el nivel de uso del sistema como lo es el número de usuarios, peticiones, registros diarios por componente, etc., con el fin de poder medir el crecimiento o demanda de infraestructura.

4.6 Portales 1) Se debe tener un alto grado de integración con el sitio web que se establezca,

con el fin de generar archivos o formatos html, xml que permitan actualizar automáticamente el sitio web, en especial toda aquella información que sea de carácter público y que se requiera para efectos de auto regulación, por ejemplo la actualización del ranking de instituciones el cual debe estar visible, no solo en el sitio institucional, sino que además en todos los medios web posibles que


tiene el Ministerio de Educación tales como el portal de noticias CVNe, EL MENSAJE, etc.

2) El sitio web de formación para el trabajo debe contener herramientas de interacción con los usuarios de la información que permitan la opinión de la ciudadanía, sobre instituciones, programas, servicios, costos, PQRS, integración con redes sociales Facebook, Twitter, etc. Debe disponer de chats, foros, actualización de noticias, encuestas de opinión, etc.

3) El sitio web debe disponer de integración con buscadores SEO para que haya una mejor presencia en internet.

4) Debe existir una herramienta para el registro de PQRS de la ciudadanía en general que permitan enterar directamente al área responsable del Ministerio de los temas relacionados con formación para el trabajo.

5) Se debe considerar el diseño de un componente de PQRS y ENCUESTAS que permitan cuantificar resultados para la obtención de indicadores exactos y medibles, que puedan ser integrados a resultados o informes de gestión como parte del SIACFT.

6) Tener acceso al Sistema de Información Geográfica del Sector Educativo SIGEO o al mapa para la localización geográfica de instituciones y distribución de programas en el territorio nacional, para mayor detalle ir al numeral 5.1.3 SIGEO.

7) Se debe registrar el uso del sitio para emitir estadísticas relacionadas.

4.7 Casos de Uso A continuación se describen los casos de uso que se pueden presentar como parte de la funcionalidad del sistema.

Caso de Uso 1

Nombre Trámite de Reconocimiento de Institución

Objetivo Obtener el reconocimiento de la institución de formación ante el Ministerio de Educación Nacional – MEN.

Actores Institución de Formación (próxima) - IF, Ministerio de Educación - MEN, Sistema de Información – SIACFT, Organismo de Evaluación de la Calidad - OEC

Entradas - Datos básicos de la institución

- Datos del PEI en su componente conceptual


- Datos del PEI en su componente administrativo y financiero.

Salidas - Acto administrativo

- Certificado de concepto

Pre-condiciones - Un programa aprobado por el MEN

Post-condiciones Condición final de éxito: Aprobación del reconocimiento de la institución.

Condición final de fallo: No aprobación del reconocimiento de la institución.

Escenario principal

1. La IF diligencia el formulario de solicitud en el SIACFT (Aprobación de programa y reconocimiento de Institución)

2. Una vez completada toda la información y guardada mediante los formularios, el SIACFT genera el código de solicitud o trámite para su identificación y seguimiento.

3. El MEN ingresa al SIACFT, accede a la información de la solicitud y verifica que la información de la solicitud sea completa, acorde y tenga vigencia, de acuerdo con lo solicitado en la actividad anterior.

4. El MEN ingresa al SIACFT y asigna el Organismo Evaluador de Calidad – OEC, que realizará la visita de verificación o evaluación de requisitos exigidos para la solicitud. Dicha asignación se realiza de acuerdo con los criterios definidos para el tipo de programa e institución.

5. El SIACFT notifica a las partes interesadas (MEN e IF) acerca de la asignación y la información correspondiente.

6. El OEC ingresa al SIACFT y analiza la información de la solicitud y acepta la asignación hecha por el MEN.

7. El OEC coordina con la IF los pormenores de la visita de verificación de requisitos.

8. El OEC registra en el SIACFT el plan de visita y verificación de requisitos, acordados previamente con la IF.

9. El SIACFT notifica a las partes y adjunta la agenda de visita y verificación, definidos.

10. El OEC realiza la visita en sitio en la fecha y horas pactadas, aplicando la lista de chequeo dispuesta en el SIACFT.

11. El OEC ingresa al SIACFT y diligencia el informe de resultado de la verificación.

12. El MEN ingresa al SIACFT y verifica la argumentación, correlación y oportunidad de cada punto del informe, de tal forma que respondan a los requisitos.

13. El MEN ingresa al SIACFT y emite el concepto de la solicitud realizada, de acuerdo con el resultado del informe dispuesto en el SIACFT.

14. El SIACFT numera y genera el acto administrativo correspondiente.

15. El SIACFT notifica a las partes y envía el acto administrativo.

Escenario Alternativo

12a.¿Se requiere información adicional?: El funcionario responsable del MEN revisa si son necesarios datos adicionales para la completitud del informe de visita dentro del plazo


establecido

12b. La OEC da respuesta a la solicitud de información adicional y vuelve al punto 12.

14b. Si el concepto no es favorable y Si la IF presenta recurso, realiza el trámite en el medio oficialmente establecido, y vuelve al punto 12.

Escenario de Excepción

3a. En caso de no CUMPLIR las condiciones iniciales establecidas para la solicitud, el MEN registra en el sistema de información las causales de rechazo o requisitos de completitud y pasos que debe realizar la institución, dentro de lo establecido.

3b. Luego el SIACFT genera la notificación a la IF con el resultado.

11b. En los casos en el equipo del OEC registre anormalidades la Unidad de FT debe notificar al área de Inspección y Vigilancia de la Secretaría de Educación y realiza seguimiento.

Caso de Uso 2

Nombre Trámite de Aprobación o renovar Programas

Objetivo Obtener la aprobación del programa de formación ante el Ministerio de Educación Nacional – MEN.

Actores Institución de Formación - IF, Ministerio de Educación - MEN, Sistema de Información – SIACFT, Organismo de Evaluación de la Calidad - OEC

Entradas - Datos generales del programa

- Competencias a desarrollar

- Recursos y escenarios de aprendizaje

- Actualización de los datos del PEI en su componente administrativo y financiero



Pre-condiciones - Reconocimiento de institución

Post-condiciones Condición final de éxito: Aprobación del programa.

Condición final de fallo: No aprobación del programa.

Escenario principal

1. La IF diligencia el formulario de solicitud en el SIACFT

2. El SIACFT genera el código de solicitud o trámite para su identificación y seguimiento, una vez completada toda la información guardada mediante los formularios diligenciados.

3. El MEN ingresa al SIACFT y verifica que la información de la solicitud sea completa, sea acorde y tenga vigencia.

4. El MEN ingresa al SIACFT y asigna el Organismo Evaluador de Calidad – OEC, que realizará la visita de verificación de requisitos exigidos para la solicitud.



6. El OEC ingresa al SIACFT analiza la solicitud y acepta la verificación de la solicitud.


8. El OEC registra en el SIACFT el contacto y genera la programación de actividades.

9. El SIACFT notifica a las partes y adjunta la agenda de visita




13. El MEN ingresa al SIACFT y emite el concepto de la solicitud realizada de acuerdo con el resultado del informe dispuesto en el SIACFT.




12a. ¿Se requiere información adicional?: El funcionario responsable del MEN revisa si son necesarios datos adicionales para la completitud del informe de visita dentro del plazo establecido y notifica a la OEC.


14b. Si el concepto no es favorable y Si la IF presenta recurso, realiza el trámite en el medio oficialmente establecido, vuelve a la actividad 12.





Caso de Uso 3

Nombre Trámite de Acreditación de Alta Calidad

Objetivo Obtener la aprobación de la acreditación del programa de formación ante el Ministerio de Educación Nacional – MEN.



- Informes de autoevaluación

- Avances y ajustes implementados (evaluación anterior)





- Aprobación del programa

- Certificación de Gestión e Calidad

- Evidencia de generación de 3 cohortes

Post-condiciones Condición final de éxito: Aprobación de la acreditación

Condición final de fallo: No aprobación de la acreditación

Escenario principal

























Caso de Uso 4

Nombre Trámite de Acreditación de Institucional

Objetivo Obtener la aprobación de la acreditación institucional ante el Ministerio de Educación Nacional – MEN.



- Actualización componente PEI pedagógico

- Actualización componente PEI administrativo y financiero

- Informes de autoevaluación Institucional




- 50% o más de sus programas acreditados en alta calidad.

- Los avances y ajustes implementados por la institución sobre la base de procesos de evaluaciones anteriores

Post-condiciones Condición final de éxito: Aprobación de la acreditación

Condición final de fallo: No aprobación de la acreditación

Escenario principal

























Caso de Uso 5

Nombre Seguimiento a organismos evaluadores

Objetivo realizar el seguimiento al desempeño de los Organismos Evaluadores de la Calidad – OEC

Actores Ministerio de Educación - MEN, Sistema de Información – SIACFT, Organismo de Nacional para la Acreditación - ONAC

Entradas - Indicadores, como por ejemplo: oportunidad en las

visitas de verificación, cumplimiento en la entrega

de informes y/o requerimientos de completitud y


calidad en los informes de visitas y requerimientos

de completitud y percepción general del organismo

evaluador de calidad, entre otros.

- Resultados de los informes de visitas a las IFTDH,

- Resultados de requerimientos de completitud,

- Encuestas de satisfacción de las IFTDH,

- Peticiones, quejas, reclamos o sugerencias.

Salidas - Informe de seguimiento

-

Pre-condiciones - Haber realizado por lo menos 3 verificaciones en sitio

Post-condiciones Condición final de éxito: Informe favorable

Condición final de fallo: Plan de mejoramiento

Escenario principal

1. El MEN recopila la información de los resultados de las actividades del OEC, objeto del seguimiento, por medio de la obtención de informes y consultas en el SIACFT.

2. El MEN, realiza el análisis de la información recopilada, de acuerdo con los criterios de desempeño establecidos por el ONAC para los OECs.

3. El MEN genera informe de seguimiento conforme.


3a.Si es resultado del análisis no es conforme con los requerimientos de calidad en la prestación del servicio por parte de los OEC, el MEN notifica y entrega el informe de seguimiento al ONAC.

3b. El ONAC recibe el informe, gestionado en el SIACFT.

3c. El ONAC realizar el análisis y correspondiente verificación de la información con el OEC.

3d. El ONAC realiza un informe de las mejoras y acuerdos realizados con el OEC tendientes a mejorar el servicio.

3e. El ONAC notifica y envía el plan de mejoramiento al MEN.


4. Si no hay posibilidad de mejora, el ONAC retira la acreditación del OEC y lo inhabilita para la prestación del servicio e informa al MEN de esto.


En el siguiente esquema se presenta el flujo de las actividades principales en la gestión de trámites, las cuales están numeradas del 1 al 6.

Flujo general de un trámite


5 REQUISITOS NO FUNCIONALES A continuación se describen las principales características no funcionales que debe contener el sistema de información. 5.1 Interfaces

5.2 Interfaces de usuario Dado que son múltiples herramientas que conformarán el sistema de información en referencia, se debe contemplar el diseño basado en Web que debe presentar el look and feel institucional del Ministerio de Educación, acorde al portal web del mismo y a los lineamientos del Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea, en su versión vigente. Los formularios y demás herramientas de apoyo deben ser intuitivos al usuario, presentar ayudas en línea, su despliegue frente al usuario debe ser rápida, permitir su navegación a través de los exploradores más comunes como Mozilla, e Internet Explorer, Chrome y las diferentes plataformas (Windows, Mac, Linux), autoajustable a cualquier tamaño y resolución de pantalla del usuario, utilizar imágenes optimizadas y componentes de diseño que permitan mostrar la información de manera dinámica, ágil y estética.

El navegador no debe requerir ninguna modificación o instalación de plugins, applets, o similares para que el software funcione, ni requerir soporte técnico al usuario para poder operar la aplicación. Se debe considerar el diseño de interfaces para dispositivos móviles (celulares, tablets, iphone, ipod, etc.). 5.3 Interfaces de software Teniendo en cuenta que el SIACFT es un sub sistema del SNFT, se espera que haya algún tipo de integración con sistemas de información externos que administran la información relacionada principalmente con las normas de competencia laboral, necesidades del sector productivo, social y de gobierno, marco nacional de cualificaciones, clasificación nacional de ocupaciones, entre otros, todos aquellos que el Ministerio no administra pero que son fuente o destino de información del SIACFT.

Por otra parte, se describen a continuación las interfaces con los sistemas de información internos del Ministerio de Educación, con los que en una primera etapa el SIACFT debería comunicarse:


SACES-SNIES El Sistema de Aseguramiento de Calidad de Educación Superior – SACES permite que Instituciones de Educación Superior (IES) realicen de forma electrónica los trámites asociados al proceso de Registro Calificado y de tipo institucional tales como: Reconocimiento de Personería Jurídica, aprobación de estudio de factibilidad para Instituciones de Educación Superior públicas, Cambio de Carácter, Reconocimiento como universidad, Redefinición para el ofrecimiento de ciclos propedéuticos, y Autorización de creación de seccionales. Se debe considerar que SACES es el sistema transaccional que en primera instancia gestiona y almacena los datos de los trámites solicitados, pero es finalmente el Sistema Nacional de Educación Superior – SNIES el que publica y almacena la información final de Programas e Instituciones, que es alimentado por SACES, por lo que la interfaz debe ser desarrollada o diseñada para la obtención de información directamente del SNIES. Por lo anterior se requerirá de la información básica de instituciones de educación superior cuando sea requerido por SIACFT, en los casos en que este tipo de instituciones oferten Formación para el Trabajo y Desarrollo Humano.

ITEM DESCRIPCIÓN

Información requerida - Código SNIES


- Nombre Sede

- Dirección institución

- Teléfonos

- Correo electrónico del representante legal o rector

- Datos del representante legal o rector (cédula, nombres, apellidos)

- Sector: (oficial, no oficial)

- Código y nombre del municipio

Periodicidad Por demanda

Fuente de información SNIES-SACES

Criterio y funcionamiento Se requiere esta información por demanda, una vez que una IES solicite un trámite de reconocimiento institucional para ofertar programas de


formación por medio de SIACFT.

Método de comunicación Soportada en Web Services. Se debe considerar que ya existe un web service desarrollado para SNIES que provee la información requerida.

DUE Este sistema recoge los datos que deben reportar los establecimientos educativos oficiales y no oficiales a los municipios y/o departamentos. Estos reportes incluyen la información de los establecimientos educativos, la situación académica de los estudiantes al finalizar el año anterior, los resultados de calidad y los datos de los docentes de establecimientos privados, entre otros. Debido a que uno de los actores del SIACFT puede llegar a ser una institución educativa de formación básica y media, y teniendo en cuenta que en el sistema DUE se encuentra la información básica relacionada con dichas instituciones, se debe establecer una interfaz para obtener información disponible en dicho sistema.

ITEM DESCRIPCIÓN

Información requerida - Nombre de la institución

- Código DANE Institución

- Nombre Sede


- Teléfonos




- Zona (urbano, rural)


- Secretaría de educación a la que pertenece la Institución.


Fuente de información DUE

Destino de la información SIACFT


Criterio y funcionamiento Se requiere esta información por demanda una vez una Establecimiento Educativo de Básica y Media, solicite un trámite de creación o de modificación de datos para el reconocimiento de la Institución en el SIACFT.

Método de comunicación Soportada en Web Services. Se debe considerar que ya existe un Web Service, que dispone de la información solicitada.

SIGEO El Sistema de Información Geográfica del Sector Educativo (SI-GEO) permite la ubicación geográfica de instituciones educativas de educación básica y media, al igual que de instituciones de educación superior por medio de coordenadas de posicionamiento. Al respecto se requiere que las instituciones de formación para el trabajo se puedan ubicar de la misma forma, mediante la actualización de dichas coordenadas que formarán parte de la información requerida de cada institución de formación en el SIACFT.

ITEM DESCRIPCIÓN

Información entregada - Ubicación geográfica: coordenadas


- Tipo de programas ofertados

- Nivel de calidad:

- Número de programas aprobados

- Número de programas acreditados

- Es institución acreditada

- Link página web


Fuente de información SIACFT

Destino de la información SIGEO

Criterio y funcionamiento Cuando se genere la creación o


actualización a los datos de ubicación de una institución de formación el SIACFT solicitará la de la ubicación y datos básicos en SIGEO.

Método de comunicación Soportada en Web Services.

SIET

Actualmente el Sistema de Información de Educación para el Trabajo - SIET administra la información relacionada con instituciones, programas, egresados y matriculados, sin embargo será necesario evaluar el objetivo final de este aplicativo dado que la información de instituciones y programas sería administrada y controlada por el nuevo SIACFT, en este orden de ideas el Ministerio deberá definir el alcance del sistema SIET, o si dicho sistema será remplazado por otro con un enfoque poblacional. En ambos casos el SIACFT debe establecer la interfaz que permita a dicho sistema la obtención básica de los maestros relacionados con registros de Instituciones y Programas. Y por su parte el SIET entregará la información relacionada con las cohortes de cada programa, información requerida para conceptuar una solicitud de acreditación de alta calidad de los programas que podrá gestionar el SIACFT. En este orden de ideas, el SIACFT entregará al SIET la información base de programas e instituciones y el sistema SIET entregará la información de cohortes requerida por el SIACFT:

ITEM DESCRIPCIÓN

Información entregada - Programa

- institución

- sede


Periodicidad Por actualización en datos de egreso de estudiantes

Fuente de información SIET


Criterio y funcionamiento Cuando se genere una actualización de datos relacionados con cohortes de egresados en el sistema SIET y que sean mayores o iguales a 3, este


actualizará la información de cohortes por programa en el SIACFT.


ITEM DESCRIPCIÓN

Información entregada Datos generales de institución:





- Ubicación Sede Coordenadas geográficas de la

sede: Departamento, Municipio Dirección Teléfonos



- Zona

- Fecha actualización


- Denominación del Programa

acorde con las Disposiciones

legales vigentes.


- Tipo de Formación (académica o

laboral)


- Área de desempeño (según la

clasificación que defina el MEN)

- Metodología ( Presencial o a

distancia)

- Sede/s en las que se ofrecerá el

programa

- Jornada (diurna /nocturna/

sabatina/ dominical/mixta).

- Periodicidad (Trimestral,

bimestral y anual).

- Tarifas iniciales de los

programas.



Destino de la información SIET

Criterio y funcionamiento Cuando se genere una actualización de información relacionada con los datos fundamentales de instituciones y programas en SIACFT deberá actualizar o disponer de esta información al sistema SIET. Sin embargo la información y el método de comunicación dependerán del nuevo alcance definido para el sistema SIET.


SISTEMA DE REGISTRO - SRN Dado que el Ministerio de Educación está en proceso de desarrollar un sistema de información que automatice la numeración de las resoluciones de todas las áreas, es importante considerar la obtención de dicha numeración en forma


automática para habilitar la emisión digital de los actos administrativos por parte del SIACFT. Dado que el SNR no ha sido diseñado o desarrollado aún, es necesario que en el momento que se tenga un diseño de dicho sistema se complemente la interfaz con la información requerida por el sistema SNR, por ahora se describe la información requerida para el SIACFT.

ITEM DESCRIPCIÓN

Información entregada Numero consecutivo resolución


Fuente de información SRN


Criterio y funcionamiento Una vez generado un concepto favorable acerca de la aprobación de la solicitud de un trámite de calidad, el SIACFT solicitará el número de resolución para generar un acto administrativo.


5.4 Interfaces de comunicación

Las interfaces de comunicación deben contener los estándares Web y fundamentalmente se deben basar en protocolos HTTP, HTTPS para la comunicación con usuarios finales y para desarrollo de Web Services SOAP, WSDL, necesarios para las interfaces entre diferentes aplicaciones. Indudablemente para los diferentes niveles de red será necesario la utilización de otros protocolos que complementan las diferentes interfaces de comunicación entre cada uno de los componentes que deberán ser definidos en un nivel mayor de diseño arquitectónico. 5.5 Requisitos de desempeño Los tiempos de respuesta relacionados con formularios de manejo de información adición, modificación, eliminación, consulta de registros, autenticación y emisión de avisos y confirmaciones por parte del usuario, en forma general, no debe ser superior a 2.5 segundos, los informes y consultas que presenten una complejidad mediana no deberá exceder el tiempo de 4 segundos.


Lo anterior se debe poder obtener en un ambiente tecnológico controlado individual y único para la medición del desempeño, que permita tener recursos de procesamiento, almacenamiento y comunicaciones disponibles solo para el sistema o solución desarrollada, por lo que en su momento es necesario definir los requerimientos de infraestructura para la ejecución de las mediciones correspondientes. Sin embargo, y para que un sistema sea funcional, se espera que el 90% de las transacciones no excedan el tiempos de respuesta entre 3 y 4 segundos, sin embargo estos tiempos serán revisados en una etapa posterior de diseño detallado, una vez se identifique y defina la infraestructura y entorno tecnológico en el cual se implementará la solución. Finalmente es necesario que su rendimiento sea acorde con los tiempos de respuesta y la cantidad de usuarios que deberá proyectarse, por lo que el diseño de sus componentes debe ser eficiente, siendo necesaria la aplicación de las mejores prácticas para diseño y construcción del sistema de información.

5.6 Seguridad Se requiere de la implementación de políticas de seguridad comúnmente aceptadas y las que sean definidas por el Ministerio de Educación, además se deben considerar los siguientes aspectos: Identificación y Autentificación: La autenticación se debe hacer a nivel del aplicativo, se debe permitir la integración con servicios de directorios basados en el estándar LDAP, especialmente para las funcionalidades que permiten autenticación, autorización, administración y almacenamiento de datos de usuarios. Los datos relacionados con la identificación de usuario y su contraseña de acceso deben tener una vigencia de acuerdo con las políticas de seguridad definidas por el Ministerio.

Roles: El acceso a la información también puede controlarse a través de la función o rol del usuario que requiere dicho acceso de acuerdo con los usuarios identificados, los cuales se pueden agrupar en:

- Rol administrador (Ministerio de Educación)

- Rol aprobador (Ministerio de Educación)

- Rol Institución (Instituciones de Formación)

- Rol OEC (Organismos de evaluadores)


- Rol OTP (Organismos de tercera parte)

- Rol ONAC (ONAC)

- Rol gestión (Ministerio de Educación) Debe contener la definición y administración de niveles de acceso a las funcionalidades del sistema, de tal forma que se asocien roles a las funcionalidades y para cada funcionalidad se definan privilegios clasificados en: Lectura: el usuario puede únicamente leer o visualizar la información pero no puede alterarla. Debe considerarse que la información puede ser copiada o impresa. Escritura: este tipo de acceso permite agregar datos, modificar o borrar información. Ejecución: este acceso otorga al usuario el privilegio de ejecutar programas, opciones o módulos. Borrado: permite al usuario eliminar registros del sistema. Creación: permite al usuario crear nuevos registros o campos. Limitaciones a los servicios: Implementar las restricciones relacionadas con políticas de seguridad definidas para el sistema de información y sus componentes externos de integración, de acuerdo con los lineamientos del Ministerio de Educación. Integridad: El modelo de seguridad debe estar presente en cada una de las capas del sistema, garantizando el acceso autorizado a la información. No deben existir “puertas traseras” que permitan el manejo de información fuera del flujo lógico del sistema. Se requiere la encriptación de los principales datos almacenados en la base de datos. De igual forma se debe proveer un mecanismo de aseguramiento de integridad de toda la información registrada en la base de datos. Esta integridad, debe ser estructural, referencial y de restricción funcional. Control de Acceso Externo: Se debe considerar que parte de la infraestructura presenta un esquema basado en redes seguras en donde se dispone de Firewalls mediante los cuales el manejo de puertos y protocolos son administrados desde este punto, y no desde los sistemas de información.

Se debe considerar aspectos de seguridad relacionados a su utilización a través de redes públicas, garantizando la confidencialidad e integridad de la información y acceso a ella.


Se debe incluir el diseño de pruebas de penetración que permitan identificar debilidades en el acceso al sistema en lo relacionado con el entorno, entrada, datos y lógica. No se debe permitir dos o más sesiones simultáneas con el mismo usuario. Auditoría: Se debe implementar el registro de acciones realizadas por los usuarios a las principales transacciones (usuario, fecha, hora) y registros del sistema en lo relacionado con la creación, modificación y eliminación. De igual forma se debe disponer de la administración de estos log o base de trazabilidad posibilitando la parametrización de las transacciones o tipos de registros que generaran trazas. Se deben incluir el diseño de reportes y alertas de indicadores de seguridad. Administración: Se debe disponer de una opción dentro del sistema que permita el manejo y definición de información relacionada con usuarios, roles, accesos, logs, puertos, conexiones, opciones, módulos, definiciones de auditoría y demás elementos que permitan realizar la administración del componente de seguridad del sistema. Se deben incluir reportes y consultas necesarias para el control y seguimiento de esta información.

5.7 Fiabilidad A continuación se describen los principales factores que se deben considerar para garantizar la fiabilidad del sistema de información a desarrollar y por ende reducir al máximo la presencia de fallos futuros en el sistema que afecten directamente el servicio prestado por el mismo. Madurez: se enfoca inicialmente a la utilización de componentes base o herramientas utilizadas para el diseño, construcción, pruebas e implementación reconocidas que tengan más de 3 años en el mercado, que tengan soporte por parte del fabricante, que exista un fabricante reconocido y con trayectoria y que exista el desarrollo continuo de cada herramienta que permita el mejoramiento y acceso a nuevas versiones de acuerdo con la evolución de las plataformas. Tolerancia a fallos: el sistema deberá mantener el nivel especificado de rendimiento en casos de fallos del software. Capacidad de recuperación: se debe considerar como parte del diseño la capacidad para restablecer el nivel de rendimiento y de recuperación de datos afectados directamente en el caso de un fallo. Se deben incluir el diseño de eventos de recuperación como parte de las pruebas diseñadas y que formaran parte de la aceptación del producto.


Adherencia a normas: debe presentar directa coherencia con la aplicación de la normatividad establecida, teniendo en cuenta la flexibilidad que debe tener el sistema para el cambio de variables importantes que puedan ser ajustas en el tiempo y que no impliquen cambios estructurales o de ajuste al código de la aplicación desarrollada. Por lo que el sistema debe tener un alto nivel de parametrización para garantizarlo. Minimizar Fallos: para minimizar la existencia futura de fallos del sistema que impidan garantizar una correcta fiabilidad del sistema, se deben identificar claramente la planeación y ejecución de estrategias que permitan la prevención de fallos, reutilización de componentes fiables, metodologías de diseño rigurosas, lenguajes de desarrollo adecuado, detección de fallos, inspección del diseño y programas, revisiones de calidad y pruebas de calidad. Las ventajas de definir desde el inicio del proyecto de desarrollo las estrategias de aseguramiento de calidad del software permiten obtener una reducción significativa de los valores de costo, tiempo y esfuerzo requerido para desarrollar un producto, al igual que el incremento de la calidad del software producido, el aumento de la productividad de los grupos de desarrollo y la reducción del riesgo global del proyecto. 5.8 Flexibilidad

La configuración de los parámetros de instalación no debe requerir modificaciones al código fuente de la instalación. Debe ser totalmente independiente de la topología de red utilizada, es decir, el sistema debe poder funcionar en múltiples esquemas de comunicación, tanto para equipos conectados remotamente, como para equipos conectados por una red LAN, WAN o Internet y todas las combinaciones anteriormente descritas. 5.9 Disponibilidad El sistema debe soportar una operación en alta disponibilidad, de acuerdo con la arquitectura planteada en el numeral 6 de este documento, no debe presentar ningún punto de fallo, es decir, debe estar provisto de mecanismos o componentes que aseguren la continuidad del servicio y que se integren a servicios de capa media espejo, procesamiento distribuido y almacenamiento en múltiples servidores. Por lo que al momento de realizar el diseño detallado se debe validar la arquitectura física en la que funcionará el sistema. Se espera una disponibilidad mínima del 99.6 %.


5.10 Mantenibilidad Se hace referencia a la facilidad con la que el nuevo sistema o componente de software puede ser modificado para corregir fallos, mejorar su funcionamiento u otros atributos o adaptarse a cambios en el entorno. Los factores que se debe tener en cuenta para garantizar un adecuado proceso de mantenibilidad son: Proceso de desarrollo: La mantenibilidad debe formar parte integral del proceso de desarrollo del software. Las técnicas utilizadas deben ser lo menos intrusivas posible con el software existente. Por lo que es necesario que se identifique claramente la aplicación de metodologías de ingeniería del software y el seguimiento de estándares, que incorporen intrínsecamente modelos estructurados de diseño y código. Se debe considerar la facilidad para la realización de las pruebas técnicas y de aceptación. Documentación: Se debe especificar la definición y el manejo de la documentación técnica (manuales técnicos y de instalación) y funcional (manuales de administración, configuración y de usuario final) del sistema de información, establecer procedimientos claros de actualización y aprobación. En múltiples ocasiones, ni la documentación ni las especificaciones de diseño están disponibles, y por tanto, los costos del mantenimiento se incrementan debido al tiempo requerido para que un ingeniero entienda el diseño del software antes de poder ponerse a modificarlo. El software desarrollado, por lo menos, debe tener: manual técnico manual de usuario final manual de administración manual de instalaciones e integración

5.11 Portabilidad

El sistema diseñado y sus componentes deben ser portables en plataformas GNU/Linux y Windows, con máquinas que presentan arquitecturas de 64 bits, las plataformas conexas no deberán utilizar componentes propietarios o que carezcan de sostenibilidad y evolución tecnológica. Sin embargo se deben considerar las características actuales de infraestructura del Ministerio para la implementación de la solución en lo relacionado con la capa de presentación que es basada en servicios web bajo protocolos HTTP, la capa de aplicación con servicios servidos por Tomcat y en la capa de datos con motores Oracle. En general debe estar acorde con la arquitectura planteada en el numeral 6.4 de este documento.


6 CONSIDERACIONES DE DISEÑO A continuación se describen las características del diseño global del sistema de información que deberá soportar el aseguramiento de la calidad de formación para el trabajo, se incluye la descripción del contexto, los componentes internos del sistema y las principales características de la arquitectura. 6.1 Diagrama de contexto En el siguiente esquema se describen las principales necesidades de información que deben presentar cada uno de los componentes externos o actores al sistema de información. .

Ministerio

Trabajo

Sector Productivo,

Sociedad

Interesados de

FormaciónMEN

Instituciones de

Formación

Organismos

Evaluadores

Calidad - OEC

NCL, CNO

SIACFT Solicitud, PQRS

Aprobación

AsignaciónEvaluación

Legal, Nivel calidadPrograma,

Institución

Legal, Nivel cal

PQRS

Parámetros

Validación

Poblacional

PQRS

ONAC

Informes

Seguimiento

OEC

Organismos

Tercera Parte

Informe

Certificación

Gestión

Calidad

CINAC

Gráfico Nro. 5 Diagrama de contexto SIACFT La información requerida y entregada por cada actor puede ser suministrada por diferentes medios, incluida en formularios dispuestos para ello, a través de


interfaces de software, publicación de información, solicitudes expresas de los usuarios, cargue o importación de información de tipo normativo o de lineamientos y en general la gestión interna del sistema con la participación de diferentes actores. El Ministerio de Educación Nacional será la entidad rectora que administrará y controlará el SIACFT y los sistemas de información relacionados. El sector productivo, interesados de formación, instituciones de formación y sociedad en general tendrán disponibilidad de información relacionada con la calidad y legalidad de instituciones y programas, además de mecanismos de participación activa en el aseguramiento de la calidad. La CINAC es el organismo que definirá los diferentes requisitos de calidad que debe controlar el sistema, requisitos que serán administrados y controlados por el Ministerio a través del sistema, dado que no es un usuarios directo, si influirá en la parametrización de los niveles de calidad definidos. Los organismos evaluadores, serán los encargados de la evaluación y verificación al cumplimiento y mantenimiento de los niveles de calidad obtenidos por las Instituciones de formación para el trabajo, por lo que deben interactuar con el sistema en lo relacionado con los resultados de las evaluaciones y reportes, al igual que disponer de la información para la asignación de los mismos. El ONAC, es quien vigila y certifica a los organismos evaluadores de la calidad – OEC, mediante los cuales se realizan las verificaciones y evaluaciones de la calidad de programas e instituciones solicitadas por las instituciones de formación, además tendrá la función de dar respuesta a informes de gestión y servicio de dichos organismos, por lo que hará el correspondiente seguimiento a los mismos. Los organismos de tercera parte informarán permanentemente el estado de las certificaciones entregadas a las instituciones de formación. El Ministerio de trabajo o su delegado entregará la información correspondiente a las normas de competencia laboral y la clasificación de ocupaciones, información base para regular la generación de programas basados en las competencias. Las instituciones de formación, por su parte, entregarán la información relacionada con las solicitudes de reconocimiento de institución, aprobación de programas, acreditación de alta calidad y acreditación institucional, de igual forma tendrán acceso a herramientas de interacción para la formulación de PQRS, además de la información pública que estará dispuesta en el portal o sitio web. Los interesados de formación, el sector productivo y la sociedad en general, quienes son los usuarios finales de la información, tendrán a su disposición


herramientas de interacción para conocer sus PQRS con relación a la calidad y servicios prestados por los actores del modelo de aseguramiento, generando auto regulación del mismo, además de la disponibilidad de información que permita dar a conocer, entre otros, los niveles de legalidad y calidad que presentan las instituciones y programas que ofertan este tipo de formación.

6.2 Integración con Sistemas Internos MEN Al interior de Ministerio de Educación Nacional existen sistemas de información, los cuales deberán tenerse en cuenta al momento de diseñar las interfaces con los mismos, que a su vez permitan obtener o entregar información sensible que formará parte de los insumos del sistema de información SIACFT. El Sistema de Aseguramiento de Calidad de Educación Superior – SACES, el Directorio Único de Establecimientos, el Sistema de Información de Educación para el Trabajo – SIET, el Sistema de Información Geográfico del Sector Educativo y un sistema que esta por desarrollar, el Sistema de Registro y Numeración, son las principales fuentes de información para SIACFT.


Y las principales características que las interfaces deben tener, son las siguientes:

INTERFAZ SACES-SNIES

Información requerida - Código SNIES


- Nombre Sede


- Teléfonos






Fuente de información SNIES-SACES

Criterio y funcionamiento Se requiere esta información por demanda, una vez que una IES solicite un trámite de reconocimiento institucional para ofertar programas de formación por medio de SIACFT.

Método de comunicación Soportada en Web Services. Se debe considerar que ya existe un web service desarrollado para SNIES que provee la información requerida. Pese a que la fuente primaria de información es SACES el SNIES es quien presenta la información actualizada y formalizada desde la norma.

INTERFAZ SINEB-DUE

Información requerida - Nombre de la institución

- Código DANE Institución

- Nombre Sede



- Teléfonos




- Zona (urbano, rural)


- Secretaría de educación a la que pertenece la Institución.


Fuente de información DUE


Criterio y funcionamiento Se requiere esta información por demanda una vez una Establecimiento Educativo de Básica y Media, solicite un trámite de creación o de modificación de datos para el reconocimiento de la Institución en el SIACFT.

Método de comunicación Soportada en Web Services. Se debe considerar que ya existe un Web Service - DUE, que dispone de la información solicitada.

INTERFAZ SIGEO

Información entregada - Ubicación geográfica: coordenadas


- Tipo de programas ofertados

- Nivel de calidad:

- Número de programas aprobados

- Número de programas acreditados

- Es institución acreditada


- Link página web



Destino de la información SIGEO

Criterio y funcionamiento Cuando se genere la creación o actualización a los datos de ubicación de una institución de formación el SIACFT solicitará la de la ubicación y datos básicos en SIGEO.


INTERFAZ SIET (ENTREGA)

Información entregada - Programa

- institución

- sede


Periodicidad Por actualización en datos de egreso de estudiantes

Fuente de información SIET


Criterio y funcionamiento Cuando se genere una actualización de datos relacionados con cohortes de egresados en el sistema SIET y que sean mayores o iguales a 3, este actualizará la información de cohortes por programa en el SIACFT.


INTERFAZ SIET (RECIBE)

Información entregada Datos generales de institución:






- Ubicación Sede Coordenadas geográficas de la

sede: Departamento, Municipio Dirección Teléfonos



- Zona

- Fecha actualización


- Denominación del Programa

acorde con las Disposiciones

legales vigentes.


- Tipo de Formación (académica o

laboral)

- Área de desempeño (según la

clasificación que defina el MEN)

- Metodología ( Presencial o a

distancia)

- Sede/s en las que se ofrecerá el

programa

- Jornada (diurna /nocturna/

sabatina/ dominical/mixta).

- Periodicidad (Trimestral,


bimestral y anual).

- Tarifas iniciales de los

programas.



Destino de la información SIET

Criterio y funcionamiento Cuando se genere una actualización de información relacionada con los datos fundamentales de instituciones y programas en SIACFT deberá actualizar o disponer de esta información al sistema SIET. Sin embargo la información y el método de comunicación dependerán del nuevo alcance definido para el sistema SIET.


INTERFAZ SRN

Información entregada Numero consecutivo resolución


Fuente de información SRN


Criterio y funcionamiento Una vez generado un concepto favorable acerca de la aprobación de la solicitud de un trámite de calidad, el SIACFT solicitará el número de resolución para generar un acto administrativo.


6.3 Componentes del sistema


Principalmente se podrían identificar los principales componentes del sistema de información los cuales permitirán soportar la funcionalidad deseada y que forma parte del numeral 4 Requisitos Funcionales de este documento.

Gráfico Nro. 6 Diagrama conceptual SIACFT Las reglas de negocio, serán definidas a partir de los estándares de calidad y la normatividad, generando las necesidades de parametrización y configuración requeridas para la designación de variables y constantes que permitan generar los algoritmos requeridos para la funcionalidad y control del sistema. De igual forma se definirán todas las validaciones, filtros y controles en general que se requieran para el alcance de la funcionalidad requerida, incluidas las validaciones que se requieran con las normas de competencia laboral – NCL y la clasificación nacional de ocupaciones – CNO, dispuestas por el ministerio del trabajo. Los estándares de calidad, definidos por la CINAC, son aquellos criterios o requisitos necesarios para la conformidad de un determinado nivel de calidad, de acuerdo con las estrategias planteadas en el numeral 2.3 y las áreas de calidad definidas por el Ministerio de Educación. La información definida debe ser parametrizable, y generará la flexibilidad y dinamismo en los diferentes componentes del sistema. La normatividad, que es definida por el Ministerio de Educación, permitirá definir un conjunto de variables que influirán en determinadas características de calidad que serán adicionales a los estándares de calidad, y que obedecerán a directivas de orden nacional con una permanencia o continuidad mayor a lo definido en las


áreas de calidad. La normatividad debe ser pertinente a las leyes, decretos y directiva Ministeriales definidas por el gobierno Nacional. La gestión de trámites, que es el componente central por medio del cual se realiza la gestión y administración de los trámites relacionados con las solicitudes de reconocimiento de instituciones, aprobación de programas, acreditación de alta calidad y acreditación institucional. Este componente tiene contacto directo con los usuarios de las instituciones de formación que requieren establecer algún nivel de calidad. Este componente es el más influido por las reglas de negocio debido a que en este se desplegarán las interfaces de información requeridas de acuerdo a cada solicitud. La utilización de este componente por parte de los usuarios será el único medio para la gestión o solicitud de dichos trámites. El monitoreo, se encargará del control de la gestión de los componentes de manera interna y externa, permitirá el manejo de avisos, mensajes, alertas en cada uno de los puntos de control definidos. Permitirá el manejo de la auditoría interna del sistema. El componente de comunidad, consta de un conjunto de herramientas que permitirán disponer de la información a todos los actores y la interacción entre los mismos por medio de chats, PQRS, encuestas, Redes Sociales, Portales Web, integración con dispositivos móviles, siendo una de las premisas que la información sea entregada a los interesados, y no que los interesados busquen la información por medio de sistemas RSS, Boletines, mensajes de noticias, etc. Adicionalmente la integración entre sistemas de información, permitirá el manejo y control de las características de las interfaces construidas para la conexión e inter operatividad de sistemas de información externos o internos. El tema de seguridad, tiene que ver con todos los componentes, es aquí donde se definirán los usuarios, roles, permisos, accesos, puertos, políticas de seguridad y demás características relacionadas con la accesibilidad y manejo de la información. El componente de conocimiento, es el encargado de administrar la base de datos y sus contenidos mediante la disponibilidad de informes, reportes, consultas, estadísticas, tableros de control, indicadores, archivos, etc. A través de este componente se dispondrá de la administración y parametrización de la información que puede obtenerse del sistema de información y su distribución. Aquí se definirán toda aquella información que será entregada a los diferentes usuarios del sistema, plantillas, marcos de mensajes, etc.


6.4 Arquitectura La siguiente es la propuesta de las características de arquitectura que deberá tener el SIACFT, es basada en las necesidades de funcionalidad, disponibilidad, seguridad, mantenibilidad, integralidad y eficiencia requeridas por el sistema de información, adicionalmente se tiene en cuenta la plataforma tecnológica presentada actualmente por el Ministerio de Educación y las posibilidades de sinergia tecnológica que pueden desarrollarse para la reutilización de la plataforma ya existente. Por lo anterior se propone que la arquitectura de la aplicación debe ser basada en Web y presentar por lo menos 3 capas, una capa de presentación, una de presentación y una de datos.

Gráfico Nro. 7 Arquitectura lógica SIACFT

En la capa de presentación se identifican los clientes livianos o Browsers y posibles Gateway o pasarelas que pueden servir de mecanismos de proxy y/o caches de elementos de presentación, esta capa se comunicará con la capa de negocio. Los clientes livianos deben tener interface con PCs, teléfonos celulares, Tablets y Ipads.


En la capa de aplicación estarán implementados todos los componentes que permitirán la funcionalidad del aplicativo y la inter operatividad con otros sistemas y capas definidas en la arquitectura.

Se debe tener en cuenta que la arquitectura propuesta debe basarse en tecnología java, y la utilización de lenguajes conexos tales como HTML, XML, WSDL, la plataforma utilizada será Linux, de igual forma los diferentes componentes utilizados deberán ser nativos a la plataforma y tecnologías implementadas, los servidores de aplicación serán definidos de acuerdo con la tecnología definida que para el caso de java será Tomcat. En la capa de datos estará servida por motores de bases de datos Oracle basado en RAC para el soporte de alta disponibilidad. De igual forma se debe considerar que la infraestructura que soportará la solución estará alojada y administrada por un servicio externo de Datacenter. Se debe considerar que el diseño SIACFT deberá ser integrable a una infraestructura redundante que permita la alta disponibilidad en todas sus capas, tal como se presenta en el siguiente esquema.

INTERNET

Servidor

Web

Pasarela

Servidor

Aplicación

Motor

Base de Datos

RAC

Servidor

Aplicación

Servidor

Web

Pasarela

Datos

DatosBalanceador

Cargas

Smart

Phones,

Ipad,

Tablet

Portatiles,

escritorio

HTTP, HTTPS,

SMTP,POP

SAN

Motor

Base de Datos

RAC

Firewall

Negocio DatosPresentación

Gráfico Nro. 8 Arquitectura física SIACFT

Para el diseño del sistema se debe tener en cuenta que la plataforma actual es de servidores con arquitectura de 64 bits, con múltiples procesadores y almacenamiento interno en espejo, comunicaciones soportadas en redes internas


de alta velocidad, utilización de hardware especializado para balanceo de cargas y corta fuegos, y el almacenamiento externo basado en sistemas SAN. En general la arquitectura física obedece a un modelo de alta disponibilidad que permitirá ofrecer un servicio ininterrumpido a los usuarios del sistema de información.


7 ANEXO 1

DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS

definiciÓn de requisitos y diseÑo macro del sistema de ... · desarrollo del sistema de...

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