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Enero 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos AdministrativosSFA/DGA/SCGARA-P-03-A5

MA

NU

AL

DE

PROCEDIMIENTOS

Departamento de Administración de Activos

Subsecretaría de Finanzas y Administración Dirección General de AdministraciónSubdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos

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Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos

Manual de ProcedimientosÍNDICE

ENERO 2015

1

2

4

8

14

20

23

29

33

38

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento.................................................................................................................................

Simbología de Diagramas.........................................................................................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Administración de Activos

Recepción de Bienes Materiales..................................................................................................................................................

Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas

de la Secretaría.............................................................................................................................................................................

Altas en el Inventario de Bienes..................................................................................................................................................

Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas....................................................................................

Revisión al Inventario de Bienes Muebles .................................................................................................................................

Baja de Mobiliario y Equipo........................................................................................................................................................

Reasignación de Mobiliario y Equipo.........................................................................................................................................

Firmas de Autorización.............................................................................................................................................................

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Manual de ProcedimientosPRESENTACIÓN

ENERO 2015

La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.

Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.

La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.

La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Administración de Activos ofrece unarespuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentesque lo integran:

Estructura Orgánica del Departamento: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manualen cuestión.

Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.

Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.

Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.

Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

Nombre del procedimiento. Objetivo que se persigue en la realización del mismo. Frecuencia de realización. Procedimientos con los que conecta. Normas que rigen el procedimiento.

Firma de validación del procedimiento.

Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades quedeben llevarse a cabo para operar el proceso.

Diagrama correspondiente.

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Manual de ProcedimientosESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO

ENERO 2015 1PÁG.

DEPARTAMENTODE CONTROL

PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS

SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y

PROCESOSADMINISTRATIVOS

SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO

PÚBLICO DE CARRERA

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS

MATERIALES YSERVICIOS GENERALES

DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN

TESORERÍADIRECCIÓN GENERAL

DE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA

DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO DEL

ESTADO

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN

PÚBLICA

SECRETARÍADE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

COORDINACIÓN DE

ASESORES

PROCURADURÍAFISCAL

UNIDAD DEGÉNERO

SUBSECRETARÍADE EGRESOS

SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN

DEPARTAMENTO DECONSOLIDACIÓN,

REGISTRO YEVALUACIÓN DE LAS

ADQUISICIONES

DEPARTAMENTODE PROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN

DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS

AUXILIARADMINISTRATIVO


ALMACENISTA DEDE BANDERILLA

ALMACENISTADE SEFIPLAN

ADMINISTRATIVOESPECIALIZADODE ALMACENES


DE INVENTARIOS DEACTIVO FIJO DE LA

SECRETARÍA

AUXILIARADMINISTRATIVO DE

INVENTARIOS DEACTIVO FIJO

SECTORIALES

ANALISTAADMINISTRATIVO

DE INVENTARIOS DEACTIVOS FIJO

DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN DE

ACTIVOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE FORMALIZACIÓN,

CONTROL Y SEGUIMIENTODE CONTRATACIONES

ADMINISTRATIVAS

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Manual de ProcedimientosSIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS

ENERO 2015 2PÁG.

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivo informático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Cinta magnética

Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizan demanera continua

Actividades que se realizan demanera simultánea

Indicadores de texto

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

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Manual de ProcedimientosDESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

ENERO 2015 3PÁG.

DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS

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ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DEACTIVOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.

FIRMA DE VALIDACIÓN

ENERO 2015 4PÁG.


Manual de Procedimientos

NORMAS

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

Recepción de Bienes Materiales.

Recibir los bienes materiales de acuerdo a los requerimientos especificados y convenidos con los proveedores.

Diaria.

- Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la Secretaría.- Trámite de Pago a Proveedores (Materiales y Suministros, Servicios Generales, Subsidios y Transferencias y Bienes

Muebles e Inmuebles) del Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de las Adquisiciones.- Altas en el Inventario de Bienes.

El Almacenista es responsable de la recepción, custodia, manejo y almacenamiento de los bienes que se reciban paraposterior distribución; así como generar la existencia de almacén.

La existencia de almacén es originada por un proceso licitatorio, por lo que el Almacenista debe contar con el Listadode los bienes adjudicados en licitación, a fin de verificar que en el Sistema de Almacén esté registrada la recepciónde bienes que asegure que los Pedidos de compra surtidos, correspondan a los solicitados en cuanto a tipo, cantidad,precio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones pactadas.

En la Nota de entrada al almacén se debe detallar la descripción del bien, unidad de medida, cantidad contratada,cantidad entregada, diferencias y observaciones a las que haya lugar.

La Nota de entrada al almacén debe contar con la firma de entrega del proveedor para validar las condiciones de lamercancía.

La existencia de almacén se deberá integrar con:- Los bienes adquiridos por medio de proceso licitatorio.- Los bienes materiales remanentes del ejercicio inmediato anterior, y que por alguna circunstancia no se utilizaron.- Los bienes devueltos, recuperados, depósitos y muestras de licitaciones que tengan más de treinta días posteriores

a la notificación de fallo, de lo que se levantará acta administrativa de integración y se reportarán dentro de lacontabilidad como aprovechamientos.

En el caso de los bienes elaborados a precio de producción, la valorización de los bienes debe ser a precio deadquisición.

Los bienes en administración a través del almacén, deberán afectar al presupuesto al momento del trámite de pago.

En el caso de que el Proveedor entregue bienes de manera parcial, se podrá recibir una Nota de Remisión.

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Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

NORMAS

ENERO 2015 5PÁG.

Los bienes que cubren la totalidad del pedido, deben entregarse con copia de la Factura respectiva en papelmembretado del proveedor, misma que debe contar con el número de serie de los bienes en mención.

En los casos en los que los bienes de fábrica no tengan registrado el número de serie, el proveedor debe asentarlo enla Factura correspondiente.

En el caso en que los números de serie, por su cantidad o complejidad, no puedan ser detallados en la Factura enoriginal, el detalle podrá presentarse en papel membretado de la empresa anexo a la misma, en el cual se haráreferencia a su número, fecha y bienes entregados. Asimismo, el Almacenista en la entrada al almacén de bienesmuebles, debe reportar al Analista Administrativo de Inventarios de Activo Fijo de este hecho para que procedan alregistro y alta en activo fijo según corresponda.


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ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD




ENERO 2015 6PÁG.

Almacenista de SEFIPLAN o deBanderilla.

Recibe la Nota de remisión o Factura en copia y los Materialescorrespondientes del Proveedor.

Elabora la Nota de entrada de almacén en dos tantos y compruebaque los Materiales recibidos coincidan con los estipulados en laNota de remisión o Factura en copia.

¿Coinciden los Materiales recibidos con los estipulados en la Notade remisión o Factura?

En caso de no coincidir los Materiales recibidos con los estipuladosen la Nota de remisión o Factura:

Realiza anotaciones en el apartado de observaciones de la Nota deentrada de almacén en dos tantos, devuelve la Nota de remisión oFactura en copia y los Materiales al Proveedor.

Continúa en la actividad No. 1.

En caso de coincidir los Materiales recibidos con los estipulados enla Nota de remisión o Factura:

Firma y recaba firma en la Nota de entrada de almacén en dostantos del Proveedor e informa que debe acudir al Departamento deConsolidación, Registro y Evaluación de las Adquisiciones, para queinicie su trámite de pago.

Entrega la Nota de entrada de almacén en segundo tanto alProveedor.

Escanea la Nota de entrada de almacén en primer tanto, respaldaen el archivo electrónico y la archiva de manera cronológicatemporal junto con la Nota de remisión o Factura en copia.

Clasifica y ordena los Materiales recibidos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.Conecta con los procedimientos:- Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas

Administrativas de la Secretaría.- Trámite de Pago a Proveedores (Materiales y Suministros, Servicios

Generales, Subsidios y Transferencias y Bienes Muebles eInmuebles), del Departamento de Consolidación Registro yEvaluación de las Adquisiciones.

- Altas en el Inventario de Bienes.

1.

2.

2A.

3.

4.

5.

6.


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RECEPCIÓN DE BIENES MATERIALES

ALMACENISTA DE SEFIPLAN O BANDERILLA

PROVEEDOR

1

INICIO

NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN

FIRMA, RECABA FIRMA E INFORMA

FIN

PROVEEDOR

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- ENTREGA DE PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO A LAS ÁREAS

ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARÍA.- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES (MATERIALES Y SUMINISTROS,

SERVICIOS GENERALES, SUBSIDIOS Y TRANSPARENCIAS Y BIENES MUEBLES E INMUEBLES), DEL DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS ADQUISICIONES.

- ALTAS EN EL INVENTARIO DE BIENES.

NO

SI

PROVEEDOR

¿COINCIDEN LOS MATERIALES RECIBIDOS CON

LOS ESTIPULADOS EN LA NOTA DE REMISIÓN O

FACTURA?

ENERO 2015

1

( 3 )

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS

1-2T

C

NOTA DE REMISIÓNO FACTURA

RECIBE

1

( 1 )

MATERIALES


ELABORA Y COMPRUEBA QUE COINCIDAN

1-2T

( 2 )

MATERIALES

CON LA NOTA DE EMISIÓN O

FACTURA

EN ELAPARTADO DE

OBSERVACIONES

PROVEEDOR


ENTREGA

2T

( 4 )


1


ESCANEA Y RESPALDA


( 5 )

1T

CLASIFICA Y ORDENA

MATERIALES

( 6 )

MATERIALES



REALIZA ANOTACIONES Y DEVUELVE

1-2T

1

( 2A )

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ENERO 2015 8PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Variable con base en el calendario establecido.

Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la Secretaría.

Recibir del Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación de las Adquisiciones, las Notas de salida para laentrega de papelería y consumibles de cómputo para atenderlas de acuerdo a la disponibilidad de las mismas.

Los bienes materiales de consumo sin importar su modalidad de adquisición, se deben entregar con Nota de salida dealmacén.

Las áreas administrativas de la Secretaría se abstendrán de realizar adquisiciones a través de fondo revolvente en losconceptos 2101 Materiales y útiles de oficina y 2106 Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienesinformáticos, debido a que dicha compra deben tramitarse a través de la Subdirección de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

La entrega de materiales se debe realizar en días hábiles con horario de 9:00 a 14:30 horas, previa solicitud del áreaadministrativa.

El calendario semanal para entregar materiales a las áreas administrativas es el siguiente:Almacén de la Secretaría:Lunes Unidad presupuestal 108S21001 Subsecretaría de Ingresos.

Martes Unidad presupuestal 108S31001 Dirección General de Administración, Dirección Generalde Innovación Tecnológica, Tesorería, Dirección Generalde Fideicomisos y Desincorporación de Activos, DirecciónGeneral del Patrimonio del Estado, Subsecretaría deFinanzas y Administración.

Miércoles Unidad presupuestal 108S51001 Órgano Interno de Control en la Secretaría de Finanzas yPlaneación.

108S61001 Subsecretaría de Planeación.Jueves Unidad presupuestal 108S41001 Subsecretaría de Egresos.Viernes Unidad presupuestal 108S11001 Secretaría de Finanzas y Planeación.

Almacén de Banderilla:Lunes a viernes Jefatura de Oficinas de Hacienda del Estado.Nota: Las Delegaciones Regionales del Patrimonio del Estado, están consideradas dentro de la Dirección General del

Patrimonio del Estado.

Ninguno.

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NORMAS

ENERO 2015 9PÁG.



En los casos en los que el día establecido para la entrega del material sea inhábil, se debe entregar al siguiente día hábil.

La cantidad solicitada por semana podrá realizarse hasta por el 5% del total en existencia de almacén de acuerdo a laSolicitud interna de adquisición (compra), con excepción de los materiales destinados para una actividad específica,kits de limpieza, equipos o unidades mínimas para entrega.

En los casos en que las áreas administrativas requieran más del 5% del total mencionado en el punto anterior, debencumplir con lo siguiente:- Presentar justificación.- Contar con el visto bueno de la Dirección General correspondiente.- Establecer si habrá futuras entregas del mismo volumen y el período en que se necesitará.

En el caso de artículos de oficina de desgaste, se debe entregar un bien nuevo a cambio del bien dado de baja, en casode que no se cuente con éste, se entregará un bien nuevo sólo con autorización y visto bueno del Director Generalcorrespondiente.

El Sistema de Inventarios de la papelería y consumibles de cómputo, se debe manejar bajo el sistema PEPS (primerasentradas, primeras salidas).

Todos aquellos bienes en resguardo y que hayan permanecido en el almacén por seis meses, y no tengandesplazamiento, se deben registrar como disponibles para todas las áreas administrativas que los soliciten, sin queesto represente algún tipo de transferencia presupuestal o retribución en especie.

Con la finalidad de optimizar los espacios y evitar la ocupación de los mismos con subalmacenes, las áreasadministrativas que tengan destinado un espacio superior a seis metros cúbicos para almacenamiento de bienesmateriales de consumo, deben informarlo a la Subdirección Contrataciones Gubernamentales, Administración deRiesgos y Activos, con el fin de tramitar el resguardo de dicho material en el Almacén.

El término máximo de distribución de la papelería y consumibles de cómputo, debe ser igual al ejercicio fiscal vigente.

En el supuesto de que los materiales en existencia de almacén no tengan movimiento en el ejercicio fiscal vigente, sedeben clasificar como de lento desplazamiento (entre tres y seis meses sin movimiento) o nulo (con seis meses o mássin movimiento).

El Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicio y Enajenaciones de cada Sector debe determinar el destinode los materiales que tengan un movimiento nulo en el almacén, mismo que puede ser primeramente la cancelacióndel registro de los bienes y posteriormente la transferencia interinstitucional o la donación de conformidad con lospreceptos normativos vigentes.

El Almacenista debe realizar el Informe de movimientos diarios para determinar los materiales en tránsito y conocerlas existencias físicas reales del almacén.

La salida del almacén de un bien mueble debe contener el número de Inventario oficial, Dependencia de destino ynombre y firma de quien recibe; invariablemente, se debe enviar copia al Analista Administrativo de Inventario deActivo Fijo, para la asignación y registro correspondiente.


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NORMAS

ENERO 2015 10PÁG.



En los casos en que los bienes muebles no cuenten con Inventario oficial se debe consignar en la Nota de salida elnúmero de serie, y de ser el caso, establecer si de origen no cuenta con éste.

La vigencia de la Nota de salida de almacén es de 48 horas a partir de la fecha de emisión, al término de este lapso laSubdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos se reserva la cancelación dela misma.


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ENERO 2015 11PÁG.


Almacenista de SEFIPLAN o deBanderilla.

Recibe vía electrónica las Notas de salida de almacén del AnalistaAdministrativo de Bienes y Servicios e imprime en dos tantos.

Folia las Notas de salida de almacén en dos tantos, selecciona elMaterial de papelería y consumibles de cómputo y verifica si estáncorrectas las Notas de salida de almacén en dos tantos.

¿Están correctas las Notas de salida de almacén?

En caso de no estar correctas las Notas de salida de almacén:

Devuelve las Notas de salida de almacén en dos tantos al AnalistaAdministrativo de Bienes y Servicios y le indica las correccionescorrespondientes.

Pasa el tiempo.

Recibe las Notas de salida de almacén corregidas en dos tantos delAnalista Administrativo de Bienes y Servicios.

Continúa con la actividad No. 3.

En caso de estar correctas las Notas de salida de almacén:

Notifica la entrega del Material de papelería y consumibles decómputo al área administrativa de la Secretaría.

Atiende, recaba fecha y firma de recibido en las Notas de salida dealmacén en dos tantos del área administrativa de la Secretaría.

Firma y sella de despachado y entrega las Notas de salida delalmacén en segundo tanto junto con el Material de papelería yconsumibles de cómputo al área administrativa de la Secretaría.

Accesa al Sistema de Almacén y registra la salida del Material depapelería y consumibles de cómputo, con base en las Notas desalida de almacén en primer tanto.

Pasa el tiempo, al final del día.

Elabora el Resumen de notas de salida en un tanto y recaba el vistobueno del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

1.

2.

2A.

2A.1.

3.

4.

5.

6.

7.


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ENERO 2015 12PÁG.


Escanea el Resumen de notas de salida en un tanto y las Notas desalida de almacén en primer tanto, las respalda en el archivoelectrónico, y los archiva de manera cronológica temporal.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.


8.Almacenista de SEFIPLAN o deBanderilla.

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ENTREGA DE PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO A LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN

ALMACENISTA DE SEFIPLAN O BANDERILLA

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE BIENES Y SERVICIOS

FIN

INICIO

¿ESTÁN CORRECTAS LAS NOTAS DE SALIDA DE

ALMACÉN?


ÁREA ADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

SI

NO



DE LA SECRETARÍA


DE LA SECRETARÍA

RESUMEN DE NOTAS DE SALIDA

ELABORA Y RECABA VISTO BUENO

1T

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS

ENERO 2015

CON BASE EN LAS NOTAS DE SALIDA

DE ALMACÉN

C

( 7 )


O

NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN

RECIBE E IMPRIME


( 4 )

1-2T


FOLIA, SELECCIONA Y VERIFICA SI ESTÁN

CORRECTAS

1-2T

( 2 )

MATERIAL DE PAPELERÍA Y

CONSUMIBLES DE CÓMPUTO

NOTIFICA LA ENTREGA


CONSUMIBLESDE CÓMPUTO

( 3 )


ATIENDE, RECABA FECHA YFIRMA DE RECIBIDO

1-2T

( 4 )


RECIBE CORREGIDAS

1-2T

( 2A.1 )


DEVUELVE Y LE INDICACORRECCIONES

1-2T

( 2A )


FIRMA, SELLA DEDESPACHADO Y ENTREGA

2T

( 5 )


CONSUMIBLESDE CÓMPUTO

( 6 ) SISTEMA DEALMACÉN

ACCESA Y REGISTRA LASALIDA

RESUMEN DE NOTAS DE SALIDA, NOTAS DE SALIDA

DE ALMACÉN

NOTAS DE SALIDADE ALMACÉN

RESUMEN DE NOTAS DE SALIDA

ESCANEA Y RESPALDA

1T

1T

( 8 )

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ENERO 2015 14PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Altas en el Inventario de Bienes.

Dar de alta en el Sistema de Adquisiciones, los bienes adquiridos y asignarles su clave de inventario.

- Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.- Revisión al Inventario de Bienes Muebles.- Baja de Mobiliario y Equipo.

Tratándose de bienes muebles cuyo valor de adquisición no se encuentre determinado, la Dependencia o Entidaddeber aplicar el Art. 92 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Mueblesdel Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, para efectos administrativos de inventario.

El Auxiliar Administrativo de Inventarios de Activo Fijo de la Secretaría debe registrar en el Sistema de Adquisicionesy Control de Inventarios los siguientes datos: Sector, usuario actual, tipo de equipo, descripción, precio, proveedor yclave de inventario actual, con base en el Pedido y realizar las anotaciones que se requieran en el Control de reportes.

Son sujetos a registro y resguardo, los bienes muebles que se adquieran y que por su naturaleza y costo debanconstituir activo fijo de la Secretaría y cumplan con las condiciones siguientes:- Los que tengan un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en la Capital del Estado.- Aquellos cuya vida útil sea superior a un año y dos años para los bienes muebles de carácter científico y técnico, que

no tengan la consideración de bienes de consumo.Dichos bienes incluirán las refacciones y accesorios que restablezcan en todo o en parte la capacidad de producción,servicio o que aumente la duración, costo y/o uso del equipo más allá del término normal previsto de vida.

Cada área administrativa debe llevar el control interno de todos aquellos bienes que por su estructura física tengan untiempo útil superior a un año o más, pero que su costo no rebase los 15 salarios mínimos.

Dentro de los bienes de control interno, se deben considerar las herramientas de desgaste y los accesorios de oficinaque por su estructura de fabricación tengan una durabilidad superior a un año.

En el caso de los bienes de desgaste, considerados de control interno, se debe entregar uno nuevo a cambio del bienque se va a dar de baja. En el caso de no contar con éste, se entregará sólo con la autorización y visto bueno delDirector General correspondiente.

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NORMAS

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Para que un bien sea incluido en el inventario de bienes muebles, se debe proporcionar una descripción apropiada decada uno de ellos y por lo menos precisar:- Nombre genérico del bien.- Copia de factura de adquisición, la cual contendrá número, nombre del proveedor, fecha de adquisición y costo

unitario.- Marca.- Modelo, en el caso de que se incluya desde fabricación.- Estructura general de fabricación.- Color predominante del bien.- Medida, capacidad, peso o contenido cuando ello marque una diferencia entre bienes homogéneos.- Número de serie en el caso de que se incluya desde fabricación.- Nombre del usuario directo que tenga a cargo el bien.- Registro Federal de Contribuyentes / Clave Única de Registro de Población preferentemente esta última.- Clave del área en el cual está ubicado físicamente el bien, dicha clave estará constituida de cuatro dígitos de la

unidad presupuestal y tres de la clave del área.

El número de inventario se debe integrar por seis dígitos de la clave del bien y por un número progresivo.

El registro y control de inventarios, se debe realizar de acuerdo a los siguientes motivos de ingreso:- Adquisición (factura).- Comodato.- Donación.- Permuta.- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad o posesión del Gobierno del Estado.

La clasificación para el registro y control de inventarios debe realizarse de acuerdo con:- Sus características, por ejemplo: Equipo de Oficina, Herramientas mayores, Equipo fotográfico y audiovisual por

mencionar algunos.- Las necesidades de control, todos los equipos que por circunstancias de operación deban incrementar y/o

disminuir sus componentes, aquellos que aumenten el tiempo de vida normal, los que requieran el uso delicado ohigiénico, los que sean de gran volumen, aquellos que la exposición a ambientes extremos lo deterioren, desgasteno corran el riesgo de destrucción, por ejemplo: Equipo de cómputo, Software, Enciclopedias y materialbibliográfico, Instrumental médico, Mobiliario escolar, Equipo que por su naturaleza deba estar aislado o no puedaestar a la vista, Equipo de señalamiento y tráfico vehicular, entre otros.

El registro de alta en inventarios se debe realizar con el valor de adquisición; respecto de los bienes mueblesproducidos, el valor se asignará de acuerdo con el costo de producción y si se trata de semovientes capturados, el quese cotice en la fecha de la captura.

A efecto de evitar duplicidad en el registro, la Dependencia debe implantar sistemas de identificación claros y visiblesa efectos de regularizar los bienes que no cuentan con una Etiqueta de inventario y que están en proceso de alta o enlos casos que ésta sea ilegible o esté deteriorada.

Las Etiquetas de inventario deben adherirse en piezas fijas, nunca en piezas desprendibles; en el vértice superiorderecho de la parte que se le dé uso de manera principal; en caso de los equipos de cómputo en la parte posterior delchasis del CPU.


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La Dirección General de Innovación Tecnológica es la responsable de imprimir las Etiquetas de inventario que serequieran para los bienes de acuerdo con la información del Archivo de texto proporcionada por la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Se debe revisar por lo menos de manera semestral, los bienes muebles a cargo de la Secretaría, a fin de manteneractualizados los inventarios y Resguardos.

Los inventarios y Resguardos deben contener todos los bienes de propiedad estatal debidamente clasificados, sinimportar la procedencia de recursos públicos que generaron su adquisición.

Los usuarios directos de los bienes deben firmar y conservar el Resguardo elaborado por la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos; así como informar cualquier cambio en losmismos para mantenerlos actualizados.

Los usuarios directos de los bienes deben firmar los Resguardos, que no tengan ninguna observación, en un plazo nomayor a 5 (cinco) días hábiles a partir de la fecha de entrega del mismo por la Subdirección de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos. En caso contrario se notificará al Órgano Interno de Controlen la Secretaría de Finanzas y Planeación para fincar las responsabilidades a que haya lugar.

Todo bien no resguardado se concentrará en el almacén que determine la Subdirección de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, para la posterior asignación al área administrativa que losolicite de manera oficial, sin que esto implique reposición del bien al área administrativa original.

Los Resguardos deben realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada bien y de conformidadcon la inscripción en el inventario.

Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles, son responsables del cuidado y, deser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuicio causado, independientemente de lasresponsabilidades a que haya lugar. En los casos de bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajocustodia pagarán los gastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado.

La Subdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos debe enviar a laSubdirección de Registro y Consolidación Contable, un Concentrado de importe de altas y bajas en donde seincluya el importe de los activos fijos adquiridos para que éstos se vean reflejados en los Estados Financieros de laDependencia.

En los casos fortuitos o de fuerza mayor, en los que no exista Titular del área administrativa, el Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos debe autorizar los movimientos dereubicación de bienes, cambio de usuario o salida de los bienes inventariados de las instalaciones (pase de salida), entanto no se designe al Titular correspondiente.

La Documentación que ampare la propiedad de los bienes debe permanecer con el Analista Administrativo deInventarios de Activo Fijo, para su resguardo y custodia.

Las Facturas se deben registrar en el inventario general de bienes una vez concluido su trámite ante el Departamentode Órdenes de Pago o su equivalente en las demás Dependencias del Poder Ejecutivo.


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Jefe de Departamento deAdministración de Activos.

Auxiliar Administrativo deInventarios de Activo Fijo de laSecretaría.

Recibe el Pedido en copia del Departamento de Consolidación,Registro y Evaluación de las Adquisiciones.

Accesa al sistema de cómputo, registra la información en el formatoControl de reportes e imprime en un tanto, y registra el nombre de lapersona a la que le asigna el trabajo.

Turna el Pedido en copia y el Control de reportes en un tanto alAuxiliar Administrativo de Inventarios de Activo Fijo de la Secretaríaencargado de realizar el trabajo.

Recibe el Pedido en copia y el Control de reportes en un tanto delJefe de Departamento de Administración de Activos.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios, registralos datos correspondientes con base en el Pedido en copia, y realizalas anotaciones que se requieran en el Control de reportes en untanto.

Genera un Archivo de texto con los datos capturados, comparte enIntranet en la carpeta de adquisiciones y archiva de maneracronológica temporal, el Pedido en copia junto con el Control dereportes en un tanto.

Elabora la Solicitud de impresión en dos tantos, donde solicita laimpresión de las etiquetas de inventario y recaba firma deautorización del Jefe de Departamento de Administración de Activos.

Turna la Solicitud de impresión en primer tanto a la DirecciónGeneral de Innovación Tecnológica, y recaba acuse de recibo en elsegundo tanto, el cual archiva de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe la Etiqueta de inventario correspondiente de la DirecciónGeneral de Innovación Tecnológica.

Pasa el tiempo.

Recibe la Factura en original del Departamento de Órdenes de Pago.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios e ingresalos datos siguientes: Factura actual y número de serie respectivo, yarchiva de manera cronológica temporal la Factura en original.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.


COPIA N

O CONTROLA

DA




ENERO 2015 18PÁG.


Acude al Almacén de Banderilla o de la Secretaría, según corresponday adhiere la Etiqueta de inventario a los bienes.

Pasa el tiempo.

Acude al área administrativa de la Secretaría y obtiene el nombrecompleto del usuario directo y el Registro Federal de Contribuyentes(R.F.C.) o Clave Única de Registro de Población(CURP).

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios, registrael nombre completo del usuario directo y el R.F.C. o CURP, imprimeel Resguardo en dos tantos y los firma.

Recaba firma en el Resguardo en dos tantos del usuario directo, leentrega el primer tanto y archiva de manera cronológica temporal, elsegundo tanto.


Conecta con los procedimientos:- Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.- Revisión al Inventario de Bienes Muebles.- Baja de Mobiliario y Equipo.

12.

13.

14.

15.



COPIA N

O CONTROLA

DA

ALTAS EN EL INVENTARIO DE BIENES


DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN,

REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS ADQUISICIONES

FIN

INICIO

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS

1T

AUXILIAR ADMINISTRATIVODE INVENTARIOS DE ACTIVO

FIJO DE LA SECRETARÍA

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

CONTROL DEREPORTES

PEDIDO

RECIBE

SOLICITUD DEIMPRESIÓN

ELABORA Y RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN

O


TURNA Y RECABA ACUSE DE RECIBIDO

C

FACTURA

RECIBE

ACUDE Y OBTIENE NOMBRE DEL USUARIO DIRECTO Y

R.F.C. O C.U.R.P.

O

RESGUARDO

RECABA FIRMA Y ENTREGA

C

1-2T

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

INVENTARIOS

JEFE DE DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN DE

ACTIVOS

1T

2T

O

1T

2T

DEPARTAMENTO DE ÓRDENES

DE PAGO

USUARIODIRECTO

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO POR AVISO DE

LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS.- REVISIONES AL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES.- BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS DE ACTIVO FIJO DE LA SECRETARÍA

RECIBE

PEDIDO

1

1

1T

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

USUARIO DIRECTO

ENERO 2015

CONTROL DEREPORTES

PEDIDO

TURNA

( 1 )

( 3 )

( 4 )

C

( 7 )

( 8 )

( 10 )

FACTURA

SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS

ACCESA E INGRESADATOS

C

O

( 11 )

( 13 )

( 15 )

1

1T

EN LA CARPERTA DE

ADQUISICIONES

FACTURA ACUAL Y NÚMERO DE SERIE

RESPECTIVO

NOMBRE COMPLETO DEL USUARIO DIRECTO Y SU R.F.C. O C.U.R.P.

CONTROL DEREPORTES

ACCESA Y REGISTRA LA INFORMACIÓN

SISTEMA DE COMPUTO: CONTROL DE

REPORTES

( 2 )

1T

CONTROL DE REPORTES

ACCESA, REGISTRAY REALIZA ANOTACIONES


( 5 )

1T

CON BASE AL PEDIDO

CONTROL DE REPORTES

PEDIDO

GENERA Y COMPARTE EN INTRANET

SISTEMA DE ADQUISICIONES Y

CONTROL DE INVENTARIOS: ARCHIVO

DE TEXTO

( 6 )

1

1T

RECIBE

ETIQUETA DE INVENTARIO

( 9 )

ACUDE Y ADHIERE

ETIQUETA DE INVENTARIO

( 12 )

ALCAMCÉN DE BANDERILLA O DE

LA SECRETARÍA

RESGUARDO

ACCESA, REGISTRA, IMPRIME Y FIRMA

SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS: RESGUARDO

( 14 )

1-2T


DE LA SECRETARÍA

COPIA N

O CONTROLA

DA



ENERO 2015 20PÁG.



NORMAS



OBJETIVO



El número de inventario se debe integrar por seis dígitos de la clave del bien y por el número progresivo.


Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo, bienes muebles, son responsables, de ser el caso, desu reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuicio causado, independientemente de las responsabilidadesa que haya lugar. En los casos de bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia deben pagarlos gastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado.

Las áreas administrativas de la Secretaría deben informar a la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, sobre los cambios de usuarios directos de los bienes materiales.

La revisión de bienes muebles a cargo de la Secretaría debe realizarse por lo menos de forma semestral, a fin demantener actualizados los inventarios y Resguardos.

Los usuarios directos de los bienes deben firmar y conservar el Resguardo elaborado por la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

En caso de no existir Resguardo firmado de un determinado bien propiedad del Gobierno del Estado, la Subdirecciónde Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos debe informarlo al Órgano Interno deControl en la Secretaría de Finanzas y Planeación para su conocimiento.

Eventual.

Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.

Actualizar los resguardos del Inventario por cambio de área administrativa de adscripción o de usuario directo de losbienes.

- Baja de Mobiliario y Equipo.

COPIA N

O CONTROLA

DA




ENERO 2015 21PÁG.




Recibe el Reporte por cambio de usuario o de departamento enoriginal del área administrativa de la Secretaría, revisa y turna alAuxiliar Administrativo de Inventarios de Activo Fijo de la Secretaría.

Recibe el Reporte por cambio de usuario o de departamento enoriginal del Jefe de Departamento de Administración de Activos.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios, registra lanueva área administrativa de adscripción o el nombre completo delusuario directo y el Registro Federal de Contribuyentes(R.F.C.) oClave Única de Registro de Población(CURP) e imprime el Resguardoen dos tantos.

Firma, recaba la firma en el Resguardo del usuario directo, le entregael primer tanto y archiva de manera cronológica temporal el segundotanto junto con el Reporte por cambio de usuario o dedepartamento en original.


Conecta con el procedimiento:- Baja de Mobiliario y Equipo.

1.

2.

3.

4.

Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.

COPIA N

O CONTROLA

DA

FIN

REPORTE POR CAMBIO DE USUARIO O DE DEPARTAMENTO

RECIBE, REVISA Y TURNA

ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO POR AVISO DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS



DE LA SECRETARÍA

O

INICIO

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS


ACTIVOS

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.

AUXILIAR ADMINISTRATIVODE INVENTARIOS DE ACTIVO

FIJO DE LA SECRETARÍA


RECIBE

O


( 1 )

( 3 )

C

ENERO 2015

LA NUEVA ÁREA ADMINISTRATIVA DE ADSCRIPCIÓN O EL

NOMBRE DEL USUARIO DIRECTO Y SU R.F.C. O

CURP

RESGUARDO

ACCESA, REGISTRA E IMPRIME


( 4 )

1-2T

( 5 )

USUARIO DIRECTO

USUARIO DIRECTO


RESGUARDO

FIRMA, RECABA FIRMA Y ENTREGA

1T

2T

O

COPIA N

O CONTROLA

DA



ENERO 2015 23PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Tratándose de bienes muebles cuyo valor de adquisición no se encuentre determinado, la Dependencia o Entidaddebe aplicar el Art. 92 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Mueblesdel Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, para efectos administrativos de inventario.

Los bienes muebles que se adquieran y que por su naturaleza y costo deban constituir el activo fijo de la Secretaría,se deben sujetar al registro y resguardo y cumplir con las siguientes dos condiciones:- Los que tengan un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en el Distrito Federal.- Aquellos cuya vida útil sea superior a un año - dos años para los bienes muebles de carácter científico y técnico y que

no tengan la consideración de bienes de consumo.Dichos bienes incluirán las refacciones y accesorios que restablezcan en todo o en parte la capacidad de producción,servicio o que aumente la duración, costo y/o uso del equipo más allá del término normal previsto de vida.

Para que un bien sea incluido en el inventario de bienes muebles, se debe proporcionar una descripción apropiada decada uno de ellos y por lo menos precisar:- Nombre genérico del bien.- Factura en copia de la adquisición, la cual contendrá número, nombre del proveedor, fecha de adquisición y costo

unitario.- Marca.- Modelo, en el caso de que se incluya desde fabricación.- Estructura general de fabricación.- Color predominante del bien.- Medida, capacidad, peso o contenido cuando ello marque una diferencia entre bienes homogéneos.- No. de serie en el caso de que se incluya desde fabricación.- Nombre del usuario directo que tenga a cargo el bien.- Registro Federal de Contribuyentes/Clave Única de Registro de Población preferentemente esta última.- Clave del área en el cual está ubicado físicamente el bien, dicha clave estará constituida de cuatro dígitos de la

unidad presupuestal y tres de la clave del área.

Semestral.

Revisión al Inventario de Bienes Muebles.

Verificar que el inventario de bienes muebles esté acorde a las condiciones existentes.


COPIA N

O CONTROLA

DA

NORMAS

ENERO 2015 24PÁG.




La revisión de los bienes muebles a cargo de la Secretaría se debe realizar por lo menos en forma semestral, a fin demantener actualizados los inventarios y Resguardos.


El registro y control de inventarios se debe realizar de acuerdo con los siguientes motivos de ingreso:- Adquisición (factura).- Comodato.- Donación.- Permuta.- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad o posesión del Gobierno del Estado.

El número de inventario se debe integrar por cuatro dígitos de la unidad presupuestal, cinco de la clave del bien y porun número progresivo.

El registro de alta en inventarios se debe realizar con el valor de adquisición; respecto de los bienes mueblesproducidos, el valor se asignará de acuerdo con el costo de producción y si se trata de semovientes capturados, el quese cotice en la fecha de la captura.

A efecto de evitar duplicidad en el registro, la Dependencia debe implantar sistemas de identificación claros y visiblesa efectos de regularizar los bienes que no cuentan con una Etiqueta de inventario y que están en proceso de alta o enlos casos que ésta sea ilegible o esté deteriorada.

Las Etiquetas de inventario deben adherirse en piezas fijas, nunca en piezas desprendibles; en el vértice superiorderecho de la parte que se le uso de manera principal; en caso de los equipos de cómputo en la parte posterior delchasis del CPU.

La Dirección General de Innovación Tecnológica es la responsable de la impresión de las Etiquetas de inventariocuando le sean solicitadas.


Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles son responsables de su cuidado y deser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuicio causado, independientemente de lasresponsabilidades a que haya lugar. En los casos de bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajocustodia pagarán los gastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado.

Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos; así como informar cualquier cambio en losmismos para mantenerlos actualizados.

COPIA N

O CONTROLA

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NORMAS

ENERO 2015 25PÁG.




La Subdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Activos y Riesgos debe elaborar y enviarmensualmente a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, un Concentrado de importe de altas y bajasen donde se incluya el importe de los activos fijos adquiridos o dados de baja para que éstos se vean reflejados en losEstados Financieros de la Dependencia.

Cuando se trate de la actualización de un bien adquirido, el Auxiliar Administrativo de Inventarios de Activo Fijo de laSecretaría debe registrar en el Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios los siguientes datos:- Sector.- Usuario actual.- Tipo de equipo.- Descripción.- Precio.- Proveedor.- Fecha de entrada y clave de inventario.- Nombre completo del usuario directo.- Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C.) o Clave Única de Registro de Población (CURP).

Cuando se trate de la actualización de cambio de usuario, el Auxiliar Administrativo de Inventarios de Activo Fijo dela Secretaría debe registrar en el Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios, los siguientes datos:- Nombre completo del usuario directo.- Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C.) o Clave Única de Registro de Población (CURP).

COPIA N

O CONTROLA

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ENERO 2015 26PÁG.




Determina y comunica el inicio de los trabajos de revisión delinventario al Auxiliar Administrativo de Inventarios de Activo Fijo dela Secretaría.

Recibe de manera verbal indicación de dar inicio de revisión delinventario del Jefe de Departamento de Administración de Activos.

Obtiene del archivo cronológico temporal, los Resguardos en untanto y verifica en las áreas administrativas si se requiere actualizarlos Resguardos.

¿Se requiere actualizar los Resguardos?

En caso de no requerir actualizar los Resguardos:

Determina como correctos los Resguardos en un tanto y los archivade manera cronológica temporal.

Fin.

En caso de requerir actualizar los Resguardos:

Accesa al disco duro y completa el formato de Reporte de inventariode bienes muebles en original, recaba firma de conformidad delusuario directo del bien y analiza cuáles son las causas de laactualización.

¿Cuáles son las causas de la actualización?

En caso que la causa de la actualización sea un bien adquirido:

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios yregistra la información correspondiente, genera el Archivo de textocon los datos capturados y comparte en intranet en la carpeta deadquisiciones.

Imprime la Solicitud de impresión en dos tantos, en donde solicita laimpresión de las etiquetas de inventario y recaba firma deautorización del Jefe de Departamento de Administración de Activos.

Turna la Solicitud de impresión en primer tanto a la DirecciónGeneral de Innovación Tecnológica, recaba acuse de recibo en elsegundo tanto y archiva de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

1.

2.

3.

3A.

4.

4A.

4A.1

4A.2


COPIA N

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ENERO 2015 27PÁG.


Recibe la Etiqueta de inventario de la Dirección General deInnovación Tecnológica y la adhiere al bien material.

Continúa con la actividad No. 5.

En caso de que la causa de la actualización sea por un cambio deusuario:

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios, registrala información correspondiente, imprime el Resguardo actualizadoen dos tantos y lo firma.

Recaba firma en el Resguardo actualizado del usuario directo, leentrega el primer tanto junto con el Resguardo en un tanto, yarchiva de manera cronológica temporal el segundo tanto junto conel Reporte de inventario de bienes muebles en original.

Elabora cada mes, el Concentrado de importe de altas y bajas enoriginal, recaba firma de autorización de Jefe del Departamento deAdministración de Activos y turna a la Dirección General deContabilidad Gubernamental.



4A.3

5.

6.

7.



COPIA N

O CONTROLA

DA

REVISIÓN AL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES


JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓNDE ACTIVOS


INICIO

C

C


ACTIVOS

USUARIODIRECTO

DETERMINA Y COMUNICA EL INICIO DE LOS TRABAJOS DE REVISIÓN DEL INVENTARIO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE

INVENTARIOS DE ACTIVO FIJO DE LA SECRETARÍA

RECIBE INDICACIÓN DE DAR INICIO DE REVISIÓN AL

INVENTARIO

¿ SE REQUIERE ACTUALIZAR LOS

RESGUARDOS?

NO

SI

FIN

C

USUARIODIRECTO

FIN

C

USUARIODIRECTO


DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA


ACTIVOS

1

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA

CONCENTRADO DEIMPORTE DE ALTASY BAJAS

ELABORA, RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y TURNA

O


ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

ENERO 2015

DE MANERA VERBAL

CADA MES

( 1 )

( 2 ) ( 6 )

( 7 )

RESGUARDOS

OBTIENE Y VERIFICA SI REQUIERE ACTUALIZAR

1T

( 3 )

REPORTE DE INVENTARIO DEBIENES MUEBLES

ACCCESA, COMPLETA, RECABA FIRMA Y ANALIZA

REPORTE DE INVENTARIO DE BIENES

MUEBLES

( 4 )

O

RECIBE Y ADHIERE

ETIQUETA DEINVENTARIO

( 4A.3 )

CAMBIO DEUSUARIO

¿ CUÁLES SON LAS CAUSAS DE LA ACTUALIZACIÓN?

ADQUIRIDO

1

RESGUARDOACTUALIZADO


ACCESA, REGISTRA, IMPRIME Y FIRMA

1-2T

( 5 )

EN LA CARPEAT DE ADQUISICIONES

REPORTE DE INVENTARIO DEBIENES MUEBLES


RESGUARDO


RECABA FIRMA YENTREGA

O

2T

1T

1T

RESGUARDOS

DETERMINA COMO CORRECTOS

1T

( 3A )

O


TURNA Y RECABAACUSE DE RECIBO

1T

2T

( 4A.2 )


IMPRIME Y RECABAFIRMA DE AUTORIZACIÓN

1-2T

( 4A.1 )


CONTROL DE INVENTARIOS: ARCHIVO

DE TEXTO

ACCESA, REGISTRA, GENERAY COMPARTE

( 4A )

COPIA N

O CONTROLA

DA



ENERO 2015 29PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


El Departamento de Administración de Activos debe dar de baja los bienes muebles, previo cumplimiento de lasformalidades establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de BienesMuebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, el Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio dela Llave, el Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y demás Lineamientos aplicables por el área,en los siguientes casos:- El estado físico o cualidades técnicas ya no resulten útiles o funcionales.- Los extraviados o robados.- Los que se hubieren deteriorado notablemente o destruido.- Los que ya no se requieran para el servicio al cual se les destinó.- Los que formen parte de un lote de muebles que se desincorporen de una Dependencia o Entidad.

Las Dependencias y Entidades deben documentar y efectuar el trámite administrativo de baja, enajenación y destinofinal de los bienes muebles que figuren en sus respectivos inventarios, e informar al respecto a la Secretaría deFinanzas y Planeación.

En los casos de enajenación, la Secretaría de Finanzas y Planeación debe tramitar la autorización correspondienteante el H. Congreso del Estado.

Es responsabilidad de la Dependencia o Entidad, la guarda y custodia de los bienes que se encuentren en proceso debaja, en tanto no se obtengan las autorizaciones, trámites administrativos o se determine el destino final de losmismos.

La Secretaría de Finanzas y Planeación debe operar la baja del sistema informático de inventarios, previa entrega delActa del Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas de cada sector, el cual autorizó dicho movimiento y donde seespecifican los motivos que pueden ser:- Deterioro.- Obsolescencia.- Destrucción.

Eventual.

Baja de Mobiliario y Equipo.

Desincorporar del inventario, los bienes en desuso de las áreas administrativas de la Secretaría, para mantener actualizadoel Sistema de Adquisiciones.

- Reasignación de Mobiliario y Equipo.- Enajenaciones Gratuitas de Mobiliario y Equipo (Donaciones), del Departamento de Procedimientos de Contratación.- Enajenaciones Onerosas de Mobiliario, Equipo o Material de Desecho del Departamento de Procedimientos de

Contratación.

COPIA N

O CONTROLA

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NORMAS

ENERO 2015 30PÁG.



- Donación.- Extravío.- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad del Gobierno del Estado.

En el caso de que los bienes a desincorporar del inventario general del Gobierno del Estado, no cuenten con Etiquetase debe informar los motivos de dicha carencia.

Los usuarios directos de los bienes deben firmar y conservar el Resguardo elaborado por la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, en el cual no se contemple el bien dado debaja.

La Subdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos debe elaborar y enviar ala Dirección General de Contabilidad Gubernamental, el Concentrado de importe de altas y bajas en donde seincluya el importe de los activos fijos adquiridos o dados de baja para que éstos se vean reflejados en los EstadosFinancieros de la Dependencia.

El Auxiliar Administrativo de Inventarios de Activo Fijo de la Secretaría debe señalar en el Concentrado de importe dealtas y bajas, el precio que tenían asignados los activos dados de baja.


COPIA N

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ENERO 2015 31PÁG.


Almacenista de Banderilla.


Recibe la Baja de bienes muebles en tres tantos y el Mobiliario yequipo para la baja del área administrativa de la Secretaría, y sella laBaja.

Distribuye la Baja de bienes muebles en tres tantos y el Mobiliario yEquipo, de la siguiente manera:- Primer tanto al área administrativa de la Secretaría que solicita la

baja.- Segundo tanto al Auxiliar Administrativo de Inventarios de Activo

Fijo de la Secretaría.- Tercer tanto al archivo cronológica temporal.- Mobiliario y Equipo entregado para baja al Almacén.

Recibe la Baja de bienes muebles en segundo tanto del Almacenista deBanderilla.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios en elmódulo de bajas, realiza la baja del bien y finaliza sesión.

Pasa el tiempo.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios en elResguardo del usuario directo que tenía a su custodia el bien dado debaja, genera el Resguardo actualizado en dos tantos y firma.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Resguardo del usuariodirecto del bien en un tanto y recaba firma en el Resguardoactualizado en dos tantos del usuario directo.

Entrega el Resguardo actualizado en un tanto y el Resguardo en untanto al usuario directo del bien y archiva de manera cronológicatemporal el el Resguardo actualizado en segundo tanto.

Elabora cada mes, el Concentrado de importe de altas y bajas enoriginal, recaba firma de autorización del Jefe de Departamento deAdministración de Activos y turna a la Dirección General deContabilidad Gubernamental.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.Conecta con los procedimientos:- Reasignación de Mobiliario y Equipo.- Enajenaciones Gratuitas de Mobiliario y Equipo (Donaciones) del

Departamento de Procedimientos de Contratación.- Enajenaciones Onerosas de Mobiliario, Equipo o Material de Desecho

del Departamento de Procedimientos de Contratación.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


COPIA N

O CONTROLA

DA

BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO


INICIO

ALMACENISTA DE BANDERILLA

ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SECRETARÍA

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:-REASIGNACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO.-ENAJENACIONES GRATUITAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO (DONACIONES) DEL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN.

-ENAJENACIONES ONEROSAS DE MOBILIARIO, EQUIPO O MATERIAL DE DESECHO DEL DEPARTAMENTO DE PROCEIMIENTOS DE CONTRATACIÓN.

C

CONCENTRADO DEIMPORTE DE ALTASY BAJAS

ELABORA, RECABAFIRMA DE AUTORIZACIÓN Y

TURNA


O

JEFE DE DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS



RESGUARDO


ENTREGA

C

1T

1T

2T

BAJA DE BIENESMUEBLES

RECIBE


CONTROL DE INVENTARIOS: MÓDULO

DE BAJAS

ACCESA, REALIZALA BAJA DEL BIEN Y FINALIZA

SESIÓN

C

ALMACENISTA DEBANDERILLA

2T

USUARIODIRECTO

ENERO 2015

CADA MES, DONDE SEÑALA EL PRECIO QUE

TENIAN ASIGNADOS

( 3 )

( 4 )

( 7 )

( 8 )

MOBILIARIO Y EQUIPO


RECIBE Y SELLA

1-3T

( 1 )


3T

MOBILIARIO Y EQUIPO


DISTRIBUYE

1-2T

( 2 )

ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SECRETARÍA, AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS DE ACTIVO FIJO DE LA SECRETARÍA, ALMACÉN



CONTROL DE INVENTARIOS

ACCESA, GENERA Y FIRMA

1-2T

( 5 )

USUARIODIRECTO


RESGUARDO

OBTIENE Y RECABA FIRMA

1T

1-2T

( 6 )

COPIA N

O CONTROLA

DA



ENERO 2015 33PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


AL FINAL CON:

Es responsabilidad de la Dependencia o Entidad, la guarda y custodia de los bienes que se encuentren en proceso debaja, en tanto no se obtengan las autorizaciones, trámites administrativos o se determine el destino final de losmismos.

Los usuarios directos de los bienes deben firmar y conservar el Resguardo elaborado por la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos; así como informar cualquier cambio en losmismos para mantenerlos actualizados.

Los Resguardos deben realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada bien de conformidadcon la inscripción en el inventario.

Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles son responsables de su cuidado y, deser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuicio causado, independientemente de lasresponsabilidades a que haya lugar. En los casos de bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajocustodia deben pagar los gastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado.

La Subdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos debe enviar a la DirecciónGeneral de Contabilidad Gubernamental, un Concentrado de importe de altas y bajas en donde se incluya elimporte de los activos fijos que habían sido dados de baja y que han sido reincorporados al servicio, para que éstos sevean reflejados en los Estados Financieros de la Dependencia, asimismo debe señalar el importe global que tenían losarchivos reasignados en el momento de haber sido dados de baja.

Eventual.

Reasignación de Mobiliario y Equipo.

Reincorporar al inventario los bienes dados de baja, que pongan en servicio las áreas administrativas de la Secretaría.


COPIA N

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ENERO 2015 34PÁG.



Recibe el Oficio de solicitud de asignación de mobiliario y equipo enoriginal del área administrativa de la Secretaría.

Accesa y verifica en el Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios si dispone de los bienes que solicita el área administrativade la Secretaría, en el mobiliario y equipo dado de baja.

¿Dispone del mobiliario y equipo que solicitan?

En caso de no disponer del mobiliario y equipo que solicitan:

Elabora el Oficio de respuesta en dos tantos, en el cual señala que nohay mobiliario y equipo disponible, y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Turna el Oficio de respuesta en primer tanto al área administrativa dela Secretaría y archiva el segundo tanto de manera cronológicatemporal junto con el Oficio de solicitud de asignación de mobiliarioy equipo en original.

Fin.

En caso de disponer del mobiliario y equipo que solicitan:

Recaba autorización verbal del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, para que elárea administrativa de la Secretaría realice una inspección ocular de losbienes que requiere del Almacén de Banderilla.

Informa de manera verbal al área administrativa de la Secretaría queverifique con el Almacenista de Banderilla si el mobiliario y equipodisponible se ajusta a sus necesidades.

Pasa el tiempo.

Verifica si el mobiliario y equipo cubre las necesidades del áreaadministrativa de la Secretaría.

¿Cubre las necesidades el mobiliario y equipo?

En caso de que no cubra las necesidades el mobiliario y equipo:

Recibe de manera verbal del área administrativa de la Secretaría,comentarios respecto de la no cobertura de necesidades.

Fin.

1.

2.

2A.

2A.1.

3.

4.

5.

5A.


COPIA N

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ENERO 2015 35PÁG.


En caso de que cubra las necesidades el mobiliario y equipo:

Elabora la Nota de salida de almacén en tres tantos, recaba firma deautorización del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y turna al área administrativa de laSecretaría.

Pasa el tiempo.

Recibe la Nota de salida de almacén en tres tantos del áreaadministrativa de la Secretaría y la sella de acuse de recibo.

Entrega la Nota de salida de almacén en tercer tanto al áreaadministrativa de la Secretaría junto con el Mobiliario y Equiposolicitado.

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios y registrala salida del Mobiliario y Equipo con base en la Nota de salida dealmacén en dos tantos, mismas que distribuye de la siguiente manera:- Primer tanto al Auxiliar Administrativo de Inventarios de Activo Fijo

de la Secretaría.- Segundo tanto al archivo cronológico temporal.

Recibe la Nota de salida de almacén en primer tanto del Almacenistade Banderilla.

Recaba del área administrativa el nombre completo del usuario directoy su Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C.) o Clave Única deRegistro de Población(CURP).

Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios y registrael nombre completo del usuario directo y su R.F.C. o CURP, genera elResguardo actualizado en dos tantos del usuario directo que tiene a sucustodia el bien reasignado y firma.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Resguardo del usuariodirecto del bien en un tanto, en el cual no incluía el bien que ahora tienebajo su custodia.

Recaba firma en el Resguardo actualizado en dos tantos del usuariodirecto, le entrega el primer tanto junto con el Resguardo en un tantoy archiva de manera cronológica temporal, el segundo tanto junto conla Nota de salida de almacén en primer tanto.

Pasa el tiempo.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.


Almacenista de Banderilla.



COPIA N

O CONTROLA

DA




ENERO 2015 36PÁG.


Elabora mensualmente, el Concentrado de importe de altas y bajasen original, recaba firma de autorización del Jefe de Departamento deAdministración de Activos y turna a la Dirección General deContabilidad Gubernamental.



15.Auxiliar Administrativo deInventarios de Activo Fijo de laSecretaría.


COPIA N

O CONTROLA

DA

REASIGNACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO


INICIO

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

ÁREAADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

FIN


OFICIO DE SOLICITUDDE ASIGNACIÓN DEMOBILIARIO Y EQUIPO

RECIBE


O

ALMACENISTA DE BANDERILLA


ACCESA Y VERIFICA SI DISPONE DE MOBILIARIO Y

EQUIPO DADO DE BAJA

¿DISPONE DEL MOBILIARIO Y EQUIPO QUE SOLICITAN?

RECABA AUTORIZACIÓN PARA INSPECCIÓN OCULAR

OFICIO DE RESPUESTA

ELABORA Y RECABA FIRMA

FIN

C

ÁREAADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

NO

SISUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES,

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS

INFORMA QUE VERIFIQUE SI EL MOBILIARIO Y EQUIPO

DISPONIBLE SE AJUSTA A SUS NECESIDADES

ÁREAADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

VERIFICA SI EL MOBILIARIO Y EQUIPO CUBRE LAS

NECESIDADES DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA

SECRETARÍA

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES,


NOTA DE SALIDADE ALMACÉN

ELABORA, RECABA FIRMA Y TURNA


RECIBE Y SELLA DE ACUSE DE RECIBO

ÁREAADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

C

RECABABA EL NOMBRE DEL USUARIO DIRECTO Y R.F.C. O

C.U.R.P.

RESGUARDO

OBTIENE

C


JEFE DEDEPARTAMENTO

DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS

1-2T

1-3T

ÁREAADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

1-3T

ÁREAADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

1T

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES,


AUXILIARADMINISTRATIVODE INVENTARIOS DE ACTIVO FIJO DE LA SECRETARÍA

ENERO 2015

DE MANERA VERBAL

¿CUBRE LAS NECESIDADES EL MOBILIARIO Y

EQUIPO?

NO

SI

RECIBE COMENTARIOS DE LA NO COBERTURA DE

NECESIDADES

FIN

ÁREAADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

( 1 )

( 2 )

EN EL CUAL SEÑALA QUE NO HAY MOBILIARIO Y

EQUIPO DISPONIBLE

( 2A )

( 3 )

DE MANERA VERBAL

( 4 )

( 5 )

DE MANERA VERBAL

( 5A )

( 6 )

( 7 )

ALMACENISTADE BANDERILLA

NOTA DE SALIDA DE ALMACÉN

RECIBE

1T

( 10 )

( 11 )

( 13 )

EL CUAL NO INCLUÍA EL BIEN

QUE AHORA ESTA BAJO SU CUSTODIA

MENSUALMENTE

OFICIO DE SOLICITUDDE ASIGNACIÓN DEMOBILIARIO Y EQUIPO

O

OFICIO DERESPUESTA

OFICIO DERESPUESTA

TURNA

1T

2T

( 2A.1 )


ENTREGA

3T

( 8 )

MOBILIARIO Y EQUIPO

( 9 )



ACCESA, REGISTRA Y DISTRIBUYE

1T

2T

ÁREAADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

RESGUARDO ACTUALIZADO

ACCESA, REGISTRA, GENERA Y FIRMA


( 12 )

1-2T



RESGUARDO


RECABA FIRMAY ENTREGA

C

USUARIODIRECTO

USUARIODIRECTO

2T

1T

1T

1T

( 14 )

CONCENTRADO DE IMPORTE DE ALTAS Y BAJAS

ELABORA, RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y

TURNA

O

( 15 )

COPIA N

O CONTROLA

DA


Manual de ProcedimientosFIRMAS DE AUTORIZACIÓN

ENERO 2015 38PÁG.

MTRO. IGNACIO GARCÍA LEYVASUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS

LRI. MARIANA GALLEGOS HERNÁNDEZSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

ADMINISTRATIVOS

MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

MTRO. MAURICIO MARTÍN AUDIRAC MURILLOSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

LIC. JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

Elaborado y autorizado en enero de 2015Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

LIC. LUIS ALONSO GONZÁLEZ ROSASJEFE DE DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS

L.A. GABRIEL SALVADOR ARNAU TOMASESOR ESPECIAL DEL C. SECRETARIO EN LADIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

COPIA N

O CONTROLA

DA

de manual copia no controlada · muebles e inmuebles) del departamento de consolidación, registro...

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