i Municipalidad. deLince

RESOLUCiÓN DE ALCALDíA N° 183 -2009-MDL-ALCLince, ~8 de mayo del 2009

EL ALCALDE LA MUNICIPALIDAD DE LINCE:

VISTO: El Informe N° 082-2009-MDL-OAF de la Oficina de Administración y Finanzas;

CONSIDERANDO:

Que, la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, aprobada mediante la Resolución Directoral N°002-2007-EF/77.15, en su artículo 37° regula el procedimiento que cada entidad debe observar parael otorgamiento y administración del fondo fijo caja chica, el mismo que se encuentra constituido porrecursos financieros que se mantienen en efectivo y están destinados a gastos no previstos, menudosy de carácter urgente que dt:!manden su cancelación inmediata y que estén relacionadosexclusivamente a actividades inherentes al desempeño del área usuaria;

Que, mediante el informe del visto, la Oficina de Administración y Finanzas, con sustento en elInforme N° 130-2009-MDL-OAF/UT de la Unidad de Tesoreria, eleva proyecto de directiva sobrenormas para la habilitación, administración y control del fondo fijo para caja chica en la Municipalidad;

Que, la directiva propuesta tiene como finalidad garantizar la adecuada operatividad del fondo fijopara caja chica de la Municipalidad, en cumplimiento de la normativa legal de la materia y enobservancia de las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina en el gasto;

Contando con los vistos buenos de la Gerencia Municipal, de las oficinas de Asesoria Juridica, deAdministración y Finanzas y de Planeamiento y Presupuesto, y de conformidad con el numeral 6 delartIculo 20° y el articulo 43° de la Ley N° 27972- Ley Orgánica de Municipalidades;

RESUELVE:

Artículo prímero.- APROBAR la Directiva "Normas para la Habilitación, Administración y Control delFondo Fijo para Caja Chica de la Municipalidad de Lince", la cual está compuesta por 6 (seis)numerales y forma parte de la presente resolución.

Artículo seQundo.- ENCARGAR a la Oficina de Administración y Finanzas, a través de la Unidad deTesoreria, la implementación y puesta en conocimiento de los alcances de la directiva aprobada.

Artículo tercero.- DEJAR SIN EFECTO la Directiva N° 003-2007-MDUGA "Normas para laAdministración del Fondo Fijo para Caja Chica y Vales de Movilidad de la Municipalidad de Lince",aprobada con la Resolución de Alcaldia N° 121-2007-ALC-MDL, y cualquier otra disposición que seoponga a la presente resolución.

REGíSTRESE, COMUNíQUESE Y CÚMPLASE

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DIRECTIVA "NORMAS PARA LA HABILITACiÓN, ADMINISTRACiÓN Y CONTROLDEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD DE LINCE"

1. OBJETIVO

Establecer normas para la habilitación, administración y control del fondo fijo para caja chica,en adelante el Fondo, de la Municipalidad Distrital de Lince.

11. FINALIDAD

Garantizar la adecuada operatividad del Fondo en cumplimiento de la normativa legal de lamateria y en observancia de las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina en el gasto.

11I. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de aplicación en todas las unidadesorgánicas de la Municipalidad de Lince.

IV. BASE LEGAL

· Ley N° 27972- Ley Orgánica de Municipalidades.· Ley N° 28693- Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.. Ley N° 28716- Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.· Resolución Directoral W 002-2007-EF/77.15- Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15· Ley N° 28411- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.· Ley de presupuesto del sector público para el año fiscal en curso.. Resolución N° 007-99/SUNAT- Reglamento de Comprobantes de Pago.· Ordenanzas N° 187-2007-MDL Y 189-2007-MDL- Reglamento de Organización y

Funcionesde la MunicipalidadDistritalde Lince. .

V. RESPONSABILIDADES

1. El trabajador designado para la administración del Fondo, en adelante el Responsable, seencargará de su adecuado manejo y custodia.

2. El jefe de Administración y Finanzas será responsable de autorizar la ejecución del gasto.3. Los jefes de Tesorería y de Contabilidad y Costos, respectivamente, serán responsables

de la revisión y validez de la documentación para el otorgamiento y reposición del Fondo.4. El jefe de Contabilidad y Costos será responsable de efectuar los arqueos del Fondo, así

como de las provisiones y registros correspondientes.5. Los gerentes, subgerentes y jefes serán responsables de rendir cuenta del gasto

ejecutado por la unidad orgánica a su cargo, dentro de los plazos establecidos y contandocon la documentación correspondiente.

PROCEDIMIENTOS

1. De la Apertura

1.1 El fondo fijo para caja chica es aquel constituiqo por un importe permanente,renovable mensualmente y utilizado para efectuar gastos menudos y urgentes.Tiene las siguientes características:· Está constituido por dinero en efectivo, siendo de carácter rotativo.· El monto se fijará a través de resolución de alcaldía.· Su apertura se efectuará al inicio del año fiscal, para lo cual la Oficina de

Administración y Finanzas, a través de la Unidad de Tesorería, propondrá alDespacho de Alcaldía al Responsable del Fondo.

1.2 La autorización para la apertura y/o variación del Fondo se efectuará medianteresolución de alcaldía.

1.3 La resolución de alcaldía para la apertura del Fondo deberá señalar lo siguiente:· Finalidad y naturaleza de los gastos que serán asumidos por el Fondo.· Nombres de los trabajadores designados como responsables del Fondo en

calidad de titular y suplente.

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· El monto autorizado del Fondo.· El periodo de inicio y término autorizado para ejecutar los gastos.· Que las reposiciones se efectuarán hasta dos (2) veces al mes sin exceder el

total del monto asignado.· Que el jefe de Administración y Finanzas autorice la ejecución del gasto.

1.4 Para la habilitación se requiere que el Fondo cuente con la disponibilidadpresupuestaria correspondiente.

1.5 La habilitación y reposición del Fondo se efectuará mediante el procedimiento degiro de cheque a nombre del Responsable del Fondo.

1.6 No se otorgará la habilitación de un nuevo fondo si el Responsable tiene pendientepor efectuar la liquidación anterior.

1.7 Copia de la resolución de apertura, variación o cierre del Fondo deberá ser remitidaa los jefes de las unidades de Tesorerla y de Contabilidad y Costos para el control yfines pertinentes.

1.8 En toda variación o disposición respecto al Fondo deberá observarse elprocedimiento indicado en los numerales 1.2 y 1.3 de la presente directiva.

2. De la Autorización del Gasto.Los jefes y gerentes de las diferentes unidades orgánicas de la Municipalidad serán losencargados de solicitar gastos con recursos asignados al Fondo. Para ello deberánobservar lo siguiente:

2.1 El monto máximo establecido para cada pago en efectivo de un bien que no seaconsiderado activo fijo, asl como para la contratación de servicios, no excederá, enningún caso, de 5/. 200.00 (doscientos y 00/100 Nuevos Soles).

2.2 La adquisición de bienes que constituyan activo fijo deberá efectuarse a través de laUnidad de Logística obligatoriamente.

2.3 Deberá contar previamente con la disponibilidad presupuestaria correspondiente.

3. De la Administración.

3.1 La administración del Fondo estará a cargo del Responsable, quien deberá ser untrabajador que tenga relación laboral permanente con la Municipalidad.

3.2 El Responsable hará efectivo el cheque girado a su nombre en la entidad bancariaasignada, adoptando las medidas de seguridad para el traslado del dinero enefectivo.De producirse robo o pérdida al acudir a la entidad bancaria para hacer efectivo elcheque girado. deberá efectuar la denuncia policial respectiva en la comisarIa de lajurisdicción donde ocurrió el hecho dentro de las 24 horas de haberse producido elmismo. Paralelamente, deberá informar del hecho delictivo al jefe de la Oficina deAdministración y Finanzas, quien comunicará por escrito al gerente municipal sobrelo ocurrido, acompañando la denuncia policial, para los fines pertinentes.

3.3 Para la administración del Fondo se deberán observar las normas del SistemaNacional de Tesorerla en lo que corresponda.

3.4 Se prohIbe que con cargo al Fondo, se efectúe pago de remuneraciones,contrataciones administrativas de servicios- CAS, viáticos y planillas de horas extras

3.5 El vale de movilidad es el documento que acredita la recepción de dinero en efectivodel Fondo, cuyo importe es utilizado únicamente para el desplazamiento y movilidaden una determinada comisión de servicios.

3.6 El monto del vale de movilidad será fijado por el jefe o gerente de la unidad orgánicadel trabajador que efectuará la comisión de servicios, en función al tipo de movilidadque se utilice (transporte público o taxi) y la urgencia que se requiera para sudesplazamiento. Para ello se utilizará el formato respectivo y se tendrá en cuenta lasiguiente escala de movilidad local:

.. Comprende la ida y el retorno de la comisión de servicios.

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Destino Transporte público" Taxi"Dentro del distritode Lince SI. 2.00 SI. 6.00Distritosaledaños VCercado de Lima SI. 2.50 SI. 14.00Otros distritos SI. 3.00 SI. 16.00

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3.7 El vale provisional de caia chica es el documento que acredita y sustenta la entregade dinero en efectivo del Fondo para viabilizar la adquisición de un bien o el pago deun servicio determinado, con cargo a rendir cuenta dentro de las 48 (cuarenta yocho) horas de su otorgamiento.

3.8 No se otorgará vale provisional de caja chica al trabajador que tenga reembolsopendiente.

3.9 El vale de movilidad y el vale provisional de caja chica deberá contar con vistobueno del superior jerárquico del solicitante y estar debidamente autorizado por lasoficinas de Administración y Finanzas y de Planeamiento y Presupuesto.

3.10 No se aceptarán vales de movilidad, vales provisionales de caja chica nicomprobantes de pago con borrones, tachaduras y/o enmendaduras.

3.11 Solamente se autoriza la utilización de vales provisionales de caja chica por unmonto máximo de SI. 200.00 (doscientos y 00/100 Nuevos Soles).

3.12 En caso que el Responsable del Fondo se tenga que ausentar, el designado comosuplente lo reemplazará durante el periodo que dure su ausencia, para lo cual seprocederá a liquidar el Fondo asignado al titular.

4. De la Documentación y del Registro

4.1 Toda factura, boleta de venta, ticket y recibos por servicio o bien que sustentegastos del Fondo deberá ser girado a nombre de la Municipalidad Distrital de Lince,con su respectivo número de RUC y constancia de estar cancelado.

4.2 En el reverso de la facturas, tickets y/o boletas de venta deberá estar consignado losiguiente:· Nombre, apellidos y firma del usuario.· La firma del jefe o gerente de la unidad orgánica.· El detalle del clasificador funcional programático, institucional programático y

especffico del gasto, asf como la fuente de financiamiento.· El visto bueno del jefe de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.· El visto bueno del jefe de la Oficina de Administración y Finanzas.

4.3 En todos los comprobantes de pago que sean cancelados con el Fondo seconsignará el sello con la denominación "MDL - PAGADO EN EFECTIVO CONF.F.C.CH", como evidencia de tal hecho.

4.4 El Responsable del Fondo llevará un registro, el cual deberá mantenerseactualizado, consignando en forma cronológica y correlativa los desembolsos queefectúe, el tipo y número de comprobante, asf como el saldo disponible.

4.5 El dinero en efectivo que obra en poder del Responsable del Fondo se guardará enun lugar que brinde las seguridades del caso, a fin de evitar la sustracción, deterioroo pérdida del dinero bajo su responsabilidad.

5. De la Rendición de Cuentas.

5.1 La rendición del Fondo se realizará utilizando el módulo de caja chica del sistemaMunip/us. El resultado se reproducirá en 4 (cuatro) ejemplares, los cuales deberánser firmados por el Responsable y el jefe de la Unidad de Tesorerfa y visados por eljefe de la Oficina de Administración y Finanzas. El original irá acompañado de ladocumentación sustentatoria correspondiente.

5.2 La rendición deberá contener el registro cronológico de los desembolsos, ladesagregación por presupuesto analítico de gasto y el detalle del gasto efectuado, elclasificador institucional programático, el clasificador funcional programático, laactividad, la partida especffica del gasto y la fuente de financiamiento respectivos.

6. De la Reposición.

6.1 Aprobada la rendición de cuentas, según lo señalado en el numeral 5, elResponsable la derivará a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto para laafectación presupuestaria correspondiente, la cual, de encontrarla conforme, laremitirá a la Unidad de Contabilidad y Costos para el registro contable respectivo.

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6.2 La Unidad de Tesorería procederá a emitir el cheque a nombre del Responsable porel monto de la rendición presentada.

6.3 El Fondo se repondrá en forma oportuna para mantenerlo en su nivel de origen ycumplir los fines para el cual fue establecido.

6.4 La reposición oportuna consiste en reintegrar una suma igual a los gastosefectuados tan pronto el dinero disponible descienda a niveles que hagan necesariasu reposición, previa verificación de la documentación correspondiente.

6.5 El Responsable del Fondo podrá efectuar hasta dos (02) reposiciones como máximoen el mes, cuya suma total no deberá exceder el monto asignado.

6.6 El Fondo deberá ser liquidado obligatoriamente a más tardar el 31 de diciembre decada año, bajo responsabilidad del Responsable.

7. DelControl.

7.1 La rendición y los documentos que la sustentan deberán contar con el sello y firmadel Responsable del Fondo y del jefe de la Unidad de Tesorería, así como con elvisto bueno del jefe de las oficinas de de Planeamiento y Presupuesto yAdministración y Finanzas, respectivamente.

7.2 El Responsable del Fondo informará a la Unidad de Tesorería de alguna demora enla rendición de los vales provisionales de caja chica, cuyo jefe comunicará el hechoa la Oficina de Administración y Finanzas a fin que se proceda con el descuentocorrespondiente respecto a los haberes mensuales del trabajador.

7.3 Se procederá a la apertura de un registro de firmas y vistos buenos de losfuncionarios competentes para autorizar gastos a fin que el Responsable del Fondoefectúe la verificación correspondiente. Copia de dicho registro deberá ser remitida alas unidades de Tesorería y de Contabilidad y Costos para efectos de control.

7.4 El jefe de la Unidad de Contabilidad y Costos realizará arqueos inopinados por lomenos con una frecuencia mensual. Elaborará el acta respectiva, la cual deberá seralcanzada a la Oficina de Administración y Finanzas para los fines pertinentes.

7.5 Si como resultado de los arqueos realizados se determina una inadecuadaadministración y/o autorización de los gastos del Fondo, se adoptarán las medidascorrectivas y, de ser el caso, se aplicarán las sanciones correspondientes a los queresulten responsables.

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