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DE L E S T ADO DE H I DAL GO
O M P U TA C IÓ N III
CU ADE R NI L L O DE P R ÁCT I CAS Di r ecci ón Académi caOfi ci na de Computaci ón
INTRODUCCIÓN
Este manual contiene las prácticas sugeridas para la materia de
Computación III comprendiendo los temas de la Unidad uno a la Unidad
cinco.
Este es solo un apoyo didáctico para la materia, el asesor debe completar
con prácticas adicionales y ejemplificación de las mismas.
El presente sirve como referencia para que el alumno tenga una
perspectiva de cómo puede aplicar el Manejador de Bases de Datos
Access así como su diseño y creación de consultas, formularios e
informes.
Algunos de los temas se han agrupado en una sola práctica para su mejor
comprensión de los temas.
Este manual esta basado en las prácticas sugeridas por los docentes del
área de Computación.
ÍNDICETEMA PÁGINA
Unidad I Definiciones y Conceptos
1.6 .- Iniciar y salir de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Unidad II Diseño de una Base de Datos
2.3.- ¿Qué es una clave y un índice? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
2.4.- ¿Cómo establecer un campo de clave principal? . . . . . . . . . . . 2
2.5.- ¿Cómo abrir una tabla e ingresar datos? . . . . . . . . . . .. . . . . . 2
2.6.- Operaciones con los datos de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.7.- Modo diseño y modo hoja de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Unidad III Consultas en una Base de Datos
3.1.- ¿Qué es una consulta? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
3.2.- Crear una consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
3.3.- Guardar una consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
3.4.- ¿Cómo crear una consulta simple?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3.5.- ¿Cómo definir los parámetros de una consulta? . . . . . . . . . . . . 8
3.6.- Establecer en la consulta criterios de ordenamiento y criterios
de selección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.7.- Modos de presentación de la consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.8.- ¿Cómo ejecutar una consulta? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.9.- Crear consultas de múltiples tablas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Unidad IV Creación de un Formulario
4.1.- ¿Qué son los formularios? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
4.2.- Presentación de formularios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
4.3.- Crear controles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
4.4.- Personalizar la presentación de los datos. . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.5.- Agregar secciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.6.- Establecer las propiedades del formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.7.- Usar botones de comando. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
4.8.- Características generales de un formulario. . . . . . . . . . . . . . . . 17
4.9.- Ejecutar el formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Unidad V Creación de Informes
5.1.- ¿Qué son los informes? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
5.2.- Crear un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
5.3.- Modos de presentación de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
5.4.- Crear controles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
5.5.- Ajustar y establecer las propiedades de los controles. . . . . . 30
5.6.- Agregar saltos de página, encabezados y pie de informe. . . 32
5.7.- Agregar secciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
5.8.- Establecer propiedades en un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
5.9.- Ordenar y agrupar datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
5.10.- Configurar la impresión del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
5.11.- Como crear un informe con el asistente. . . . . . . . . . . . . . . . . 41
1
DEFINICIONES Y CONCEPTOS
OBJETIVO: El alumno conocerá los conceptos básicos de lo que es Microsoft Access,
una base de Datos, un campo, un registro, una tabla, una consulta, un formulario, un
informe, una macro, una Administración de Bases de Datos Relacionales, así como
identificar los elementos de la pantalla Microsoft Access lo que le permitirá poseer las
habilidades necesarias para la manipulación de la tecnología de información y
comunicación.
1.6.- INICIAR Y SALIR DE ACCESS.
Para ejecutar Access hay que hacer lo siguiente:
¬ Haga clic en el botón Inicio.
¬ Resalte la opción Programas.
¬ Haga clic sobre la poción Microsoft Access para ejecutar Access, como se
muestra en la figura.
¬ Aparece una pantalla para crear una nueva base de datos.
COMO SALIR DE ACCESS
Para salir de Access, ejecute Archivo, Salir. En caso de que haya realizado una
modificación desde la última vez que los grabó, Access en una caja de alerta si se
desea guardarlos. Haga clic en el botón Sí. En el caso de que alguno no haya sido
guardado previamente, aparece el cuadro de diálogo Guardar como para poder
asignarle un nombre.
2
UNIDAD IIDISEÑO DE UNA BASE DE DATOS
OBJETIVO: Determinar el propósito de la Base de Datos, establecer que es una clave,
un índice, un campo de clave principal, como abrir una tabla e ingresar datos en la
misma.
2.3 ¿QUÉ ES UNA CLAVE Y UN ÍNDICE?
2.3.1 ÍNDICES PRINCIPALES Y SECUNDARIOS.
2.4 ¿CÓMO ESTABLECER UN CAMPO DE CLAVE PRINCIPAL?
1. Después de haber creado una tabla, establece un campo de clave principal, ten
cuidado de que este campo contenga datos únicos, es decir que ninguno de estos
se duplique, para que podamos trabajar con ella.
a) En modo diseño, selecciona el campo al cual vas a asignar la clave principal
b) Haz clic dentro de la barra de herramientas en clave principal.
2. Define tu campo que contendrá el índice de la tabla
a) En modo diseño, seleccione el campo el cual vas a definir como indexado.
b) Haz clic en propiedades.
c) Posteriormente dentro de las propiedades haz clic en Requerido y selecciona
(Sí, sin duplicados).
2.5 ¿CÓMO ABRIR UNA TABLA E INGRESAR DATOS?
2.5.1¿CÓMO AGREGAR Y MODIFICAR DATOS?
2.5.2 ¿CÓMO MODIFICAR DATOS EN UN CAMPO?
Realiza la siguiente practica utilizando todos tus conocimientos adquiridos:
1. Crea una tabla con los siguientes campos y guardala con el nombre alumnos:
NUMERO MATRICULA NOMBRE EDAD SEXO SEMESTRE
3
2. Abre tu tabla e ingresa 10 registros con diferentes nombres de tus compañeros de
grupo.
3. Cierra tu tabla.
4. Nuevamente abre tu tabla y agrégale 5 registros más y modifica de semestre a los
cinco primeros alumnos de tu tabla.
5. Por último vuelve a cerrar tu tabla y posteriormente tu base de datos.
2.6 OPERACIONES CON LOS DATOS DE LA TABLA.
2.6.1 ¿CÓMO CORREGIR ERRORES DE ESCRITURA?2.6.2 DATOS PERMITIDOS Y DATOS PROHIBIDOS.2.6.3 ¿QUÉ OCURRE AL INGRESAR DATOS IDÉNTICOS EN EL CAMPO
CLAVE?2.6.4 ¿CÓMO AGREGAR Y ELIMINAR UN REGISTRO?
1.- Crea la base de datos “Comidas Layr“ dentro de una carpeta que lleve el mismo nombre.
2.- Crea la tabla “Productos” dentro de la base de datos “Comidas Layr” bajo los siguientes criterios:
a) Los campos y tipos de datos que deben de tener son los siguientes:
b) Las propiedades de algunos campos son los siguientes:
Campo Tamaño del campo Formato TítuloIdproducto Entero largo Numero general DescripciónNombreProducto 40 > DescripciónProveedor 50 > DescripciónCategoría 50 > DescripciónPrecioUnidad Moneda DescripciònUnidadesEnExistencia Entero Numero general descripción
Regla de validación Texto de validación
requerido Indexado
> 0 Valores mayores decero Si Si (sin duplicados)
Si NoSi NoSi No
< 150 Valores menores de150 Si No
<130 Valores menores de130 Si No
4
3.- Agrega los siguientes datos a la tabla productos tal y como se muestran.
Clave del producto Nombre del producto Nombre del Proveedor
1 Mermlada de grosellas de laabula
Leka Trading2 Sasa de arándanos
NorthwoodsMayumi's
3 Buey Mishi Kobe Tokyo Traders4 Potre de merenue Pavlova Pavlova, Ltd.5 Crema de cocolate y nueces
NuNuCaMayumi's
6 Arenque lanco del oroeste Pasta Buttini s.r.l.7 Qeso de cabra Norske Meierier
Categoría Preciopor unidad
Unidadesen existencia
Conimentos $25.00 120Conimentos $40.00 6Carnes $97.00 29Repostería $17.45 29Repostería $14.00 76Pescado/Marisco $25.89 10Lácteos $2.50 112
4.- Realiza en la tabla de datos productos, la corrección ortográfica de las siguientes palabras.
Cambia MERMLADA ABULA SASA POTRE MERENUE
Por MERMELADA ABUELA SALSA POSTRE MERENGUE
Cambia COCOLATE OROESTE LANCO QESO CONIMENTOS
Por CHOCOLATE NOROESTE BLANCO QUESO CONDIMENTOS
5.- Guarda los cambios realizados a la tabla.
6.- Tomando en cuenta las propiedades de los campos de la tabla productos, de los
siguiente registros determina cuales se pueden introducir a la tabla productos y
captúralos.
Clavedel producto
Nombredel producto
Nombre del Proveedor
8 Escabeche de arenque Tokyo Traders9 Tallarines de Singapur Leka Trading
10 Manzanas secas Manjimup G'day, Mate0 Paté chino Ma Maison
12 Raviolis Angelo Pasta Buttini s.r.l.13 Raclet de queso Courdavault Gai pâturage
5
Categoría Preciopor unidad
Unidadesen existencia
Pescado/Marisco $19.00 112Granos/Cereales $14.00 CincuentaFrutas/Verduras $160.00 20Carnes $24.00 115Granos/Cereales Diecinueve 36Frutas/Verduras $55.00 79
7.- Tomando en cuenta las propiedades de los campos de la tabla productos,
determina que registros no se pueden introducir a la tabla, enuncia ¿por qué? Y
Captúralos.
clavedel producto
Nombredel producto
Nombre del Proveedor
8 Salsa de arándanos Northwoods Grandma Kelly's Homestead5 Mezcla Gumbo del chef Anton New Orleans Cajun Delights14 Especias Cajun del chef Anton New Orleans Cajun Delights2 Cerveza Laughing Lumberjack Bigfoot Breweries16 Queso de soja Longlife Tokyo Traders20 Licor Cloudberry Pasta Buttini s.r.l
Categoría Preciopor unidad
Unidadesen existencia
Condimentos $40.00 6Condimentos $21.35 12Condimentos $22.00 53Bebidas $14.00 52Frutas/Verduras $10.00 4Bebidas $18.00 57
8.- De la tabla productos elimina los siguientes registros:
Clave delproducto
Nombredel producto
Nombre del Proveedor
3 Buey Mishi Kobe Tokyo Traders7 Queso de cabra Norske Meierier5 Crema de chocolate y nueces
NuNuCaMayumi's
13 Raclet de queso Courdavault Gai pâturage
Categoría Preciopor unidad
Unidadesen existencia
Carnes $97.00 29Lácteos $2.50 112Repostería $14.00 76Frutas/Verduras $55.00 79
9.- Guarda los cambios realizados a la tabla.
10.- Cierra la tabla y la base de datos.
6
2.7 MODO DISEÑO Y MODO HOJA DE DATOS
Cada tabla de su base de datos tiene dos presentaciones: presentación diseño y
presentación hoja de datos.
Presentación de diseño es la que contiene todos los campos que componen la tabla,
así como sus características .
Presentación hoja de datos contiene todos los datos pertenecientes a la tabla.
Con las tablas de tu base de datos realiza la siguiente práctica:
1. Abrir la base de datos comidas layr.
2. Selecciona la tabla productos.
3. Al estar en la tabla productos, presionar ABRIR.
4. Aparece la tabla en presentación hoja de datos, en la cual iras introduciendo
los datos.
5. Para ingresar a la presentación diseño, basta con dar el botón
6. En el cual podrás modificar campos de la tabla.
7
UNIDAD III
CONSULTAS EN UNA BASE DE DATOS
OBJETIVO: Crear una consulta eligiendo los campos, cambiando nombre de campos,
especificando tipo de orden y criterios, establecer propiedades.
3.1 ¿QUÉ ES UNA CONSULTA?
Haciendo uso del asistente investiga ¿que es una consulta?, e imprímelo.
3.2 CREAR UNA CONSULTA.
3.3 GUARDAR UNA CONSULTA.
Con una base de datos que tiene dos tablas: datos de alumnos y datos de las
materias. Crea las siguientes consultas:
8
1. Muestra en la pantalla que materias que lleva el alumno Alejandro Saldaña, en
que semestre y que docentes le imparten cada materia.
Una vez realizada la consulta anterior guárdala con el siguiente nombre:
Consulta numero 1: Datos_Ale.
2. Consulta ¿Cual es el nombre completo del alumno que tiene la matricula:
981327005.
Una vez realizada la consulta anterior guárdala con el siguiente nombre:
Consulta numero 2: Matricula
3. Consulta los nombres de aquellas personas que tengan 15 ó 16 años, en orden
descendente.
Una vez realizada la consulta anterior guárdala con el siguiente nombre:
Consulta numero 2: Edad
3.4 ¿COM O CREAR UNA CONSULTA SIMPLE?
1.- Crea una consulta que muestre todos los alumnos con apellido Hernández y
guárdela con el nombre de c_apellidoH.
2.-Consulta todos los alumnos que tengan más de 17 años y guárdela con el nombre
de c_edad17.
3.5 ¿CÓMO DEFINIR LOS PARÁMETROS DE UNA CONSULTA?
1. Abra la consulta anteriormente realizada en el modo diseño.
2. Aparecerá la cuadrícula de diseño en donde se van a establecer los
parámetros que serán observables al realizar la consulta.
3. En la opción mostrar seleccione con el ratón el recuadro correspondiente a los
campos de nombre, matrícula y edad a fin de que estos sean los datos
mostrados al realizar la consulta.
9
3.6 ESTABLECER EN LA CONSULTA CRITERIOS DE ORDENAMIENTO Y
CRITERIOS DE SELECCIÓN
1. Abra la consulta anteriormente realizada en el modo diseño.
2. En la cuadrícula de diseño ubíquese en la fila con el encabezado Orden
3. Sitúese en la celda de la fila correspondiente a cada columna.
4. Despliegue con el ratón los criterios de orden establecidos para cada campo en
las flechas de selección.
5. Establezca el orden descendente para el campo nombre.
6. Orden ascendente para el campo de matrícula.
7. Sin ordenar para el campo apellido paterno y materno.
Para establecer los criterios de selección que se mostrarán en la consulta a
realizarse realice los siguientes pasos:
1. Ubique el cursor en la fila Criterios.
2. Establezca el criterio >15 en el campo edad.
3. Establezca el criterio M en el campo sexo.
4. Por último establezca el criterio de su nombre en el campo nombre.
3.7 MODOS DE PRESENTACIÓN DE LA CONSULTA.
Cambiar entre las vistas de una consulta
Muestre las consultas datos_Ale, matricula y edad, en vista diseño, vista hoja de
datos y vista SQL.
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3.8. ¿CÓMO EJECUTAR UNA CONSULTA?
Abrir las consultas matricula, datos Ale y edad.
En la ventana Base de datos, haga clic en consultas, seleccione la
consulta que desea abrir y, a continuación, elija diseño en la barra de herramientas de
herramientas de la ventana base de datos.
3.9. CREAR CONSULTAS DE MÚLTIPLES TABLAS.
1. Crea las siguientes tablas:
TABLA_CALIF TABLA_ALUMNO TABLA_MATERIA
Descripción Nombre Clave_mat
Calif_parcial1 Ap_paterno descripción
Calif_parcial2 Ap_materno Asesor
Calif_parcial3 Matricula Horas_sem
Exa_final Semestre Propedéutico
Promedio Grupo
2. Captura cinco registros por cada tabla que creaste.
3. A continuación crea una consulta haciendo uso de las tres tablas y seleccionando
solo los campos que a continuación se te indican.
TABLA_CALIF TABLA_ALUMNO TABLA_MATERIA
Calif_parcial1 Nombre Clave_mat
Calif_parcial2 Ap_paterno Descripción
Calif_parcial3 Ap_materno Asesor.
Matrícula
4. Ordena los campos en la consulta como creas conveniente.
5. Guarda dicha consulta con el nombre de CONSULTA_ALUMNO.
6. Ejecuta la consulta creada para verificar que los campos seleccionados junto con
los registros de los mismos aparecen en forma correcta.
12
UNIDAD IV
CREACIÓN DE UN FORMULARIO
OBJETIVO: Conocer y crear formularios personalizando la presentación de los datos,
estableciendo propiedades del formulario tomando en cuenta las características
generales del mismo.
4.1.- ¿QUE SON LOS FORMULARIOS?
Son un tipo de OBJETO, que pueden utilizarse para diferentes fines, sus
utilidades principales son la creación de diseños personalizados para la entrada y
visualización de datos de las tablas.
Existen 2 alternativas para crear un formulario, usar un asistente que se
encarga de automatizar la mayor parte del proceso o crearlo desde el principio
manualmente debiendo recurrir a la ventana diseño.
13
4.2.- PRESENTACIÓN DE FORMULARIOS.
4.3.- CREAR CONTROLES.
4.3.2.- SELECCIONAR, MOVER Y AJUSTAR CONTROLES.4.3.3.- ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE LOS CONTROLES.
FIGURA DE LOS CONTROLES
Botón de controlseleccionado, en un
formulario
Los Botones de Herramientasque se utilizan en la creaciónde un formulario, de acuerdo
a la creación de este, por partedel usuario.
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4.4.- PERSONALIZAR LA PRESENTACIÓN DE LOS DATOS.
4.5.- AGREGAR SECCIONES.
4.6.- ESTABLECER LAS PROPIEDADES DEL FORMULARIO.
1. Crear formulario de la tabla clientes
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DE CAMPO
COD_CLIENTE TEXTO 3
NOMBRE TEXTO 20
APELLIDO TEXTO 30
DIRECCION TEXTO 40
TELEFONO TEXTO 10
ESJUBILADO SI/NO 1
CANTIDAD NUMERICO 1
2. Agregar todos los campos de acuerdo al orden de la tabla
3. Dar formato a los campos y etiquetas
Tipo de fuente - Tahoma
Tamaño de fuente - 10
Tipo de estilo - Negrita
Alineación – Alineado hacia la izquierda
Color de fuente- Azul
4. Agregar el siguiente titulo al formulario: Formulario de la tabla clientes
5. Dar el siguiente formato al titulo
Tipo de fuente - Arial black
Tamaño de fuente - 12
Tipo de estilo - Subrayado y negrita
Alineación – Centrado
Color de fuente- Rojo
6. Establecer un color de fondo al formulario
7. Alinear todas la etiquetas hacia el lado izquierdo al mismo tiempo
8. Agregar al formulario en la parte izquierdo un logotipo
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9. Agregar al formulario los siguientes botones de comando:
Primer registro, siguiente registro, registro anterior y ultimo registro
10. Guardar el formulario con el nombre de Fclientes
4.7.- USAR BOTONES DE COMANDO
4.7.1.- ¿ QUÉ ES UN BOTÓN DE COMANDO ?
4.7.2.- ¿CÓMO MODIFICAR LAS PROPIEDADES DE UN BOTÓN DE
COMANDO?
El botón de comando se utiliza en un formulario para iniciar una acción o un
conjunto de acciones, por ejemplo puede crear un botón de comando para ir a un
registro, imprimir un informe, etc.
Practica para insertar un botón de comando y modificar sus propiedades.
1. Abre un formulario en la vista diseño.
2. Inserta un botón de comando que permita eliminar un registro; el botón debe
contener el texto “ELIMINAR”.
3. Inserta un botón de comando que permita agregar un nuevo registro; el botón debe
contener el texto “NUEVO”.
4. Inserta un botón que permita guardar un registro; el botón debe contener el texto
“GUARDAR”.
5. Inserta un botón que permita cerrar el formulario; el botón debe contener el texto
“CERRAR”.
6. Inserta un botón que permita salir de Microsoft Access; el botón debe contener el
texto “SALIR”.
7. Inserta un botón que permita imprimir un informe; el botón debe contener la
siguiente imagen.
8. A todos los botones que contengan texto establece las siguientes propiedades:
¬ Tamaño de la fuente: 9
¬ Nombre de la fuente: Times New Roman.
¬ Espesor de la fuente: Negrita.
¬ Color de la fuente: Negro.
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¬ A cada botón agrega un texto de ayuda del control.
9. Guarda los cambios realizados en tu formulario.
10. Ejecuta el formulario para comprobar que los botones realizan la función
especificada.
Realice lo siguiente:
1.- Genere una pantalla con un menú de opciones para administrar su base de datos,
para la cual ha generado, formularios, consultas, etc.
2.- Usando botones de comando genere cada una de las opciones de menú.
3.- Indique las siguientes propiedades para cada botón de comando según
corresponda.
- Etiqueta Formato:
Título: Indicar el título, que indique la función de la
opción.
Etiqueta Eventos:
Al hacer clic: Seleccione la macro que llama al
formulario o Informe que se requiere de acuerdo al
número de menú.
4.7.3.- ¿CÓMO COLOCAR IMÁGENES UTILIZANDO LAS HERRAMIENTAS ?
4.7.4.- ¿CÓMO MODIFICAR LAS PROPIEDADES DE LOS OBJETOS DE IMAGEN ?
Practica para colocar una imagen y modificar sus propiedades.
1. Abrir un formulario en la vista diseño.
2. De la galería de imágenes de Microsoft, coloca una imagen (la que tu consideres
más apropiada), en tu formulario.
3. Reducir o aumentar la imagen, adaptándola al formulario.
4. A la imagen seleccionada establece las siguientes propiedades.
¬ Efecto especial: sombreado.
¬ Modo de cambiar el tamaño: extender.
¬ Estilo de fondo: transparente.
¬ Estilo de los bordes: sombreado.
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¬ Color de los bordes: azul marino.
¬ Ancho de los bordes: 4 pt.
5. Guarda los cambios en tu formulario.
6. Ejecuta tu formulario para verificar los cambios.
Realice lo siguiente:
1.-Insertar una imagen con el botón de barra de herramientas imagen y modificar
algunas propiedades o atributos como son:
- Modo de cambiar el tamaño.
- Distribución de la imagen en el centro.
4.8.- CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN FORMULARIO.
4.8.1 ¿CÓMO ACOMODAR LOS CAMPOS DEL FORMULARIO?
1.- Abra alguna base de datos, por ejemplo la base de datos empleados:
1.1 Dar clic en el botón o en la solapa formulario.
1.2 Seleccionar el formulario empleados y abrirlo.
1.3 Para acomodar campos deberá encontrarse, en el modo diseño.
1.4 Seleccione el campo que desea acomodar.
NOTA: Se dará cuenta que se encuentra señalado, por que aparecerán ocho
pequeños cuadros alrededor del mismo. Estos son los manejadores que nos permiten
cambiar el tamaño del campo.
1.5 Lleve el señalador sobre el cuadro del borde derecho, deberá aparecer un
indicador, como se muestra:
2. El acomodar un campo también implica moverlo sin su etiqueta o viceversa.
2.1 En el informe empleados, vista diseño.
18
Apellido
2.2 Pulse sobre algún campo por ejemplo apellidos, para que aparezcan los
manejadores.
2.3 Ubique el señalador del Mouse sobre el cuadro gris más grande que se encuentra
entre la etiqueta y el campo, observe que aparecerá un dedo indicador.
2.4 Pulse y desplace hacia la derecha hasta acercarlo al campo teléfono.
NOTA: Recuerde que a pesar de estar separados el campo y la etiqueta siguen
formando un grupo.
4.8.2 ¿CÓMO CAMBIAR LAS DIMENSIONES DE LA VENTANA DE
DISEÑO?
1.Estando en el modo diseño, del formulario empleados.
1.1 Proceda a cambiar las dimensiones de la ventana de diseño.
1.2 En este representación indique, con una palomita, cual de los opciones representa
el símbolo de mover borde.
1.3 Ensanche la ventana, acercando el señalador del mouse al borde derecho de la
ventana de diseño, hasta que aparezca el símbolo de mover borde, pulse sin soltar,
desplazando hacia la derecha tres centímetros; libere el botón.
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1.4 Haga el mismo trabajo con la línea límite que separa el cuadriculado de diseño del
grisado de fondo.
4.8.3 ¿CÓMO CAMBIAR EL TEXTO DE UNA ETIQUETA?
1. En el formulario empleados, modificará la etiqueta cuyo texto es: “si o no” por
el texto Personales.
1.1 Pulse sobre la etiqueta a modificar, ésta aparecerá indicada como se muestra.
1.2 Pulse otra vez sobre esta etiqueta y aparecerá su texto sobre un rectángulo
blanco o de color. Esto indica que está en condiciones de escribir el nuevo
texto.
1.3 Escriba el texto “personales”.
1.4 Ahora pulse en cualquier lugar libre del formulario para salir del modo edición.
2. Otra forma es:
2.1 Seleccione la etiqueta que desea cambiar el texto.
2.2 Ahora en el menú ver, propiedades, o en la barra de herramientas diseño del
formulario, elegir el botón propiedades.
2.3 Al dar clic en ese botón aparecerá la tarjeta de propiedades, de la cual elegirá la
solapa formato.
2.4 En el parámetro título, puede editar el texto que desea que sustituya al anterior.
4.8.4 ¿CÓMO DESPLAZAR LA ETIQUETA JUNTO CON EL CAMPO?
1. - En el formulario empleados en la vista diseño.
1.1 .-Selecciona la etiqueta teléfono y el campo teléfono.
1.2 .-Desplace el señalador del mouse alrededor del lugar, que se encuentra
seleccionado hasta que éste se transforme en la imagen de una mano. Esto
significa que ha tomado el objeto completo.
20
1.3- Ahora pulsando el botón izquierdo sin soltarlo, debe el señalador de mantener
la forma de una mano, lo cual le indicará que está haciendo lo correcto,
arrastre la etiqueta y el campo hasta darle la ubicación adecuada.
4.8.5.- ¿CÓMO ELIMINAR UNA ETIQUETA?
paso #1
Seleccionar el Formulario y presionar el botón vista diseño.
Paso #2
Dar un clic sobre la etiqueta o cuadro de texto que deseas eliminar.
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Paso #3
Elimina la etiqueta presionando la tecla suprimir.
También puedes eliminarla en el menú edición comando “Eliminar”
4.8.6 ¿CÓMO AGRANDAR UN CAMPO O ETIQUETA?
Paso #1
Seleccionar el Formulario y presionar el botón vista diseño.
Paso #2
Dar un clic sobre el campo o etiqueta al cual se le desea cambiar el tamaño.
22
Paso #3
Arrastra uno de los cuadros pequeños que rodean al campo o etiqueta para
aumentar o disminuir su tamaño. El puntero debe tomar la forma de 2 flechas.
Nota: Los cuadros grandes lo moverán de su lugar.
4.8.7.- ¿CÓMO SEPARAR UN CAMPO DE SU ETIQUETA?
Paso #1
Seleccionar el Formulario y presionar el botón vista diseño.
Paso #2
Dar un clic sobre el campo al cual deseas separar de su etiqueta.
23
Paso #3
Arrastrar desde el cuadro grande a la posición deseada.
Nota: para poder separar el campo de su etiqueta es necesario que el puntero tome la
forma de una mano señalando con el dedo índice.
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4.8.8.- ¿CÓMO DESPLAZAR UN CONJUNTO DE CAMPOS Y ETIQUETAS?
Paso #1
Seleccionar el Formulario y presionar el botón vista diseño.
Paso #2
Para seleccionar varios campos y/o etiquetas, primero es necesario
seleccionarlas, para ello debemos dar un clic sobre uno de estos y posteriormente,
manteniendo presionada la tecla mayúsculas, debemos dar un clic sobre el resto.
Nota: soltamos clic solo cuando hayamos terminado de seleccionar.
Paso #3
Colocamos el puntero del ratón sobre cualquiera de nuestros objetos
seleccionados, este tomará la forma de una mano, una ves que se muestre de dicha
forma la arrastramos hacia el lugar requerido.
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4.8.9 ¿CÓMO DUPLICAR CAMPOS Y ETIQUETAS?
Una vez hecha la selección podemos pulsar el botón COPIAR para tomar una
copia en el portapapeles.
Si luego pulsamos el botón PEGAR aparecerá el duplicado dentro del cuadro
de diseño , y todos su objetos estarán seleccionados.
4.8.11 ¿CÓMO CAMBIAR EL FORMATO DE LOS CAMPOS O ETIQUETAS?
Alineación (dentro del recuadro de campo o etiqueta ):Pulsando el botón
adecuado podremos alinear el texto de los seleccionados.
Negrita y cursiva: Pulsando el botón correspondiente estableceremos el modo
de presentación de los caracteres en los campos que muestran los datos de las tablas
o en las etiquetas.
4.9. EJECUTAR EL FORMULARIO.
1.-Seleccionar el formulario que se desea ejecutar.
2.- Dar clic al botón abrir.
4.10. CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE, HACIENDO REFERENCIA A
LA TABLA CLIENTES CREADA ANTERIORMENTE.
26
UNIDAD V
CREACIÓN DE INFORMES
OBJETIVO: Conocer y crear informes, estableciendo propiedades, controles,
agregando saltos de página, encabezados, pie de informe, secciones, ordenar y
agrupar datos.
5.1 ¿QUÉ SON LOS INFORMES?
Es un conjunto de información que se organiza según determinados criterios y
al que se le aplica un formato de acuerdo con las especificaciones del usuario. Un
informe constituye una forma de recuperar y presentar los datos, como información
significativa que se puede usar y distribuir. Los informes también se pueden definir
como una copia impresa, que refleja un estado del sistema en momento determinado.
Recuperan la información de las tablas y/o consultas previamente creadas en
el sistema y le aplican funciones tales como: sumas, promedios, etc. La información
que pueden representar va desde gráficos hasta campos memo.
Algunos ejemplos de informes son las etiquetas postales, las facturas, los
resúmenes de ventas y los listines telefónicos. Independientemente del informe que se
necesite, Microsoft Access es totalmente flexible e incluye innumerables ayudas.
5.2 CREAR UN INFORME.
INSTRUCCIONES:
1.- Crea una base de datos con el nombre de Agenda.
2.-Crea una tabla que contenga los siguientes campos: nombre, dirección, teléfono,
código postal.
3.-Guarda la tabla con el nombre de datos.
4.-Captura de 15 a 20 registros.
5.-En la ventana de la base de datos se selecciona la pestaña Informes.
6.-Se pulsa el botón Nuevo.
7.-Aparece una pantalla en la que se debe seleccionar el tipo de informe que se va a
realizar, y la tabla o consulta ( en este caso la tabla datos) de la cual se obtendrán
los datos y se pulsa aceptar.
27
INFORME PARA CREAR ETIQUETAS.
1. Desde la ventana Base de datos haga clic en la pestaña Informes.
2. A continuación haga clic en el botón Nuevo.
3. Seleccione la tabla o consulta de la cual se van a tomar los datos que se van a
utilizar para realizar las etiquetas, posteriormente se elige el asistente para
etiquetas.
4. Haga clic en el botón aceptar, aparece el cuadro de dialogo Asistente para
etiquetas.
5. Se selecciona las dimensiones de las etiquetas, posteriormente haga clic en el
botón siguiente.
6. Seleccione el tipo, tamaño y color de la fuente, posteriormente haga clic en el
botón siguiente.
7. Seleccione los campos que desea incluir en las etiquetas, haga clic en el botón
siguiente, y a continuación aparece una ventana en la cual se elige un campo por
el cual se desea que se ordenen las etiquetas.
8. Por último se le pone un nombre al informe.
5.3.- MODOS DE PRESENTACIÓN DE INFORMES.
A. Coloca dentro del paréntesis la opción correcta
B. En este modo de presentación se pueden realizar modificaciones a registros,
encabezado y pie de informe, agregar imágenes, etc.
C. Este modo de presentación nos muestra la apariencia final que tendrá el informe
cuando se imprima
D. Este modo de presentación nos permite crear un nuevo informe seleccionando las
diferentes opciones que nos proporciona Access.
28
( ) ( )
( )
29
5.4 .- CREAR CONTROLES
1. Entra a Access
2. Accede a la tabla ya creada con anterioridad
3. Selecciona la opción informe dándole un clic en nuevo
4. Verifica que estés dentro de la opción diseño donde se puede mostrar u ocultar la
caja de herramientas.
5. Selecciona entonces en el menú ver la opción personalizar
6. Dentro de esta opción puedes seleccionar la herramienta que te sean útiles
7. Una vez hecho lo anterior Access crea un cuadro de control de herramientas que
te será necesario para modificar imagen, sonido, encabezado, pie de informe, etc.
8. Enseguida se muestra dicho cuadro de control.
30
5.5.- AJUSTAR Y ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE LOS CONTROLES.
1. Selecciona un objeto 9. Crea un control para mostrar o ingresar datos.
2. Crea etiquetas 10. Crea un botón Si/No
3. Crea un grupo de opciones 11. Crea una casilla Si/No
4. Crea un cuadro para elegir o ingresar. 12. Crea una lista para seleccionar valores
5. Crea un botón de comando 13. Inserta una imagen
6. Crea un marco de objeto OLE 14. Crea un marco de objeto dependiente
7. Marca el comienzo de una página 15. Inserta un subformulario
8. Traza una línea 16. Dibuja un rectángulo
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Para modificar las propiedades de un control se debe desplegar en pantalla la ventana
de propiedades de la siguiente manera:
1.- Primero se debe seleccionar el control a modificar
2.- Presionar con el botón derecho del mouse o presionar el botón propiedades de la
barra de herramientas.
3.- A continuación se presenta un cuadro de diálogo en donde muestra las
propiedades del control seleccionado, en la cual podrá modificar.
32
5.6 AGREGAR SALTOS DE PÁGINA, ENCABEZADOS Y PIE DE
INFORME.
Encabezado (Insertar una imagen en un informe como logotipo)
1.- Seleccionar con el cuadro de herramientas, un cuadro con la opción “dibujar
rectángulo” del tamaño que se desee la imagen.
2.- Seleccionar una imagen que desean insertar en el Encabezado de Power
Point y darle Clic.
3.- Hacer clic, con el botón derecho del ratón, sobre la imagen recién creada.
4.- Pasar el puntero del ratón, sobre el cuadro anteriormente realizado con el cuadro
de herramientas de informe.
5.- Se ha insertado la imagen correctamente, ahora observaremos como luce en la
vista preliminar.
6.- En la barra de herramientas de informe, le damos un clic en el botón ver y
escogemos la opción vista preliminar.
33
La única sección imprescindible en un informe es la de detalle . Esta sección es la que
provoca la lectura de los registros de la tabla o consulta y su vuelco al papel o a la
ventana de vista previa
Un informe con sólo la sección de Detalle nos mostrará los campos que hayamos
incluido en la misma en cada línea y para cada uno de los registros de la consulta o
tabla en la que hayamos basado el listado.
Las demás secciones se agregan o se quitan por parejas: Encabezado y pie de
página, Encabezado y pie del informe y Encabezado y pie de grupo.
Como agregar o quitar secciones
Las secciones Encabezado/pie de página y Encabezado/pie de informe son
controladas por la opciones correspondientes del menú ver.
1.- Pulsemos sobre ver y observemos que en un diseño por omisión se encuentra
tildada ( = activa) la opción Ecabezado/Pie de página y por lo tanto son visibles
esas secciones en el cuadro de diseño. En cambio la opción Encabezado /Pie de
informe se encuentra inactiva.
2.- Pulsemos sobre la misma, con lo que se desactivará, desapareciendo en
consecuencia ambas secciones del tablero de trabajo.
3.- Volvamos a pulsar sobre la primera de ellas para restablecer las secciones
correspondientes.
Nota:
Si pretendemos suprimir de este modo alguna sección en donde ya hayamos
incluido algún objeto aparecerá un cuadro de advertencia, ya que al hacerlo habremos
eliminado todos los objetos contenidos en dichas secciones.
34
5.7 AGREGAR SECCIONES
La única sección imprescindible en un informe es la de detalle. Esta sección es la que
provoca la lectura de los registros de la tabla o consulta y su vuelco al papel o a la
ventana de vista previa.
La sección de detalles es, por lo tanto, la única que no podremos eliminar en un
informe, aunque veremos mas adelante que si podemos anular su efecto eliminando
todos los objetos que este contenga.
Un informe con solo la sección de detalle nos mostrará los campos que hayamos
incluido en la misma en cada línea y para cada uno de los registros de la consulta o
tabla en la que hayamos basa en listado.
Las demás secciones se agregan o se quitan por parejas: Encabezados y pie de
página, Encabezado y pie de informe y Encabezado y pie de grupo.
Si para definir el informe optamos por el modo manual aparecerán ya cargadas en la
ventana de diseño las secciones encabezado de página, debajo detalle y por último
pie de página.
Las secciones encabezado/pie de página y encabezado/pie de informe son
controladas por las opciones correspondientes del menú VER.
1. Pulsemos sobre VER y observemos que en un diseño por omisión se encuentra
remarcada la opción encabezado/pie de página y por los tanto son visibles esas
secciones en el cuadro de diseño. En cambio la opción encabezado/pie de informe
se encuentra activa.
2. Pulsemos sobre la misma, con lo que se desactivará, desapareciendo en
consecuencia ambas secciones del tablero de trabajo.
3. Volvamos a pulsar sobre la primera de ellas para restablecer las secciones
correspondientes.
4. Pulsando el botón lista de campos para que ésta aparezca en la pantalla. La
misma contendrá todos los campos de la tabla/consulta en la que está basado el
informe.
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Utilizando los botones de la barra de herramientas completaremos entonces las
secciones de las que dispone por ahora el informe.
5.8 ESTABLECER PROPIEDADES EN UN INFORME
En los informes se puede definir propiedades para todo el informe, para una
sección (encabezado, detalle o pie) o para un control. Para definir una propiedad,
seleccione el control y haga clic en el botón propiedades de la
barra de herramientas diseño de informe.
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Para utilizar el botón de propiedades para el encabezado de informe dar un clic
sobre el encabezado de informe botón izquierdo del Mouse posteriormente
dar un clic en el botón de propiedades donde aparecerá un cuadro de dialogo como el
siguiente.
Para utilizar el botón de propiedades para el encabezado de página dar un clic
sobre el encabezado de página botón izquierdo del Mouse posteriormente
dar un clic en el botón de propiedades donde aparecerá un cuadro de dialogo como el
siguiente.
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Para utilizar el botón de propiedades para el Detalle dar un clic sobre el Detalle
botón izquierdo del Mouse posteriormente dar un clic en el botón de
propiedades donde aparecerá un cuadro de dialogo como el siguiente.
Para utilizar el botón de propiedades para el Pie de Página dar un clic sobre
el Pie de Página botón izquierdo del posteriormente dar un clic en el botón de
propiedades donde aparecerá un cuadro de dialogo como el siguiente.
Para utilizar el botón de propiedades para el Pie de Informe dar un clic sobre el
Pie de Informe botón izquierdo del Mouse posteriormente dar un clic en el botón de
propiedades donde aparecerá un cuadro de dialogo como el siguiente.
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Para agregar secciones en un informe y establecer propiedades en un informe;
realiza la siguiente practica, una vez creada la Tabla, Consultas, Formularios e
Informes de la Base de Datos de Access.
Realiza lo que a continuación se te indica
1. Entrar en modo Diseño del Informe general.
2. Una vez dentro del diseño de informe modificar algunas de las opciones según sea
el caso (Formato, Datos, Eventos, Otras y Todas).
3. Dentro del diseño del informe realiza la modificación de formato en efecto especial.
5.9 ORDENAR Y AGRUPAR DATOS.
5.10 CONFIGURAR LA IMPRESIÓN DEL INFORME.
5.11 COMO CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE.
Instrucciones:
1. Crear una base de datos en Access llamada librería. (guardarla en la unidad
A 3 ½).
2. Crear una tabla que contenga los siguientes campos.
CAMPO TIPO TAMAÑO REQUERIDO
Código Numérico Entero largo Si
Editorial Texto 30 Si
Titulo del libro Texto 50 Si
Área Texto 30 Si
Existencia Numérico Entero largo Si
Precio Numérico Entero largo Si
3. Cambiarse la presentación Hoja de datos.
4. Insertar 20 registros, las editoriales que se manejaran serán: Océano, Limusa y
Trillas.
5. Grabar la tabla con el nombre Libros.
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6. Crear un Informe usando el asistente para Informes, en el cuál se Agrupen los
libros por editorial y se ordenen por código.
Para crear el informe deberás seguir el siguiente procedimiento.
a) Seleccionar la opción informes.
b) Seleccionar el botón Nuevo.
c) Seleccionar la opción asistente para informes.
d) Seleccionar la tabla Libros.
e) Seleccionar la opción aceptar.
f) Seleccionar los campos que deseas incluir en el informe (en este caso
todos).
g) Seleccionar la el botón siguiente.
h) Seleccionar el campo Editorial como nivel de agrupamiento.
i) Seleccionar el botón siguiente.
j) Seleccionar el campo código para ser ordenados, en forma ascendente
(A-Z).
k) Seleccionar el botón siguiente.
l) Seleccionar el tipo de distribución que se le desea dar a la información.
m) Seleccionar la orientación de la hoja (vertical).
n) Seleccionar el botón siguiente.
o) Seleccionar el estilo que se desea aplicar al informe.
p) Seleccionar el botón siguiente.
q) Dar un nombre al formulario (Existencias de libros).
40
PRACTICA 5.10 IMPRIMIR UN INFORME
Para imprimir un informe, seguir los siguientes pasos:
1.- Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar.
2.- Hacer clic sobre el objeto informe que se encuentra a la derecha de la
ventana de la base de datos.
3.- Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos.
Aparecerá el informe seleccionado.
Si nos interesa imprimirlo:
4.- Ir al menú Archivo.
5 .-Elegir la opción Imprimir...
O bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.
En el caso de acceder desde el menú, aparecerá el cuadro de diálogo de la
Parte de arriba
6.- En el recuadro Intervalo de impresión, especificar si queremos imprimir
todo el informe o bien sólo algunas páginas.
Si queremos imprimir unas páginas, en el recuadro desde especificar la
página inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la
página final.
41
7.- En el recuadro Copias, especificar el número de copias a imprimir.
8.- Hacer clic sobre el botón Aceptar.
PRACTICA 5.11 COMO CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE.
Para crear un informe, seguir los siguientes pasos:
1.- Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear.
2 .- Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la
ventana de la base de datos.
3 .-Hacer clic sobre la opción Crear un informe utilizando el asistente de la
ventana de la base de datos.
4 .-Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
.
5 .-Seleccionar Asistente para informes.
6 .-Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué
tabla queremos realizar el informe.
Nota: Se puede elegir también una consulta.
7 .-Hacer clic sobre el botón Aceptar.
.
42
Aparecerá el primer paso del Asistente para formularios:
8.- Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario utilizando
los siguientes botones:
para añadir al informe el campo seleccionado .
para añadir todos los campos.
para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del informe de la
derecha.
para quitar todos los campos de la lista de campos del informe.
Si queremos realizar un informe a partir de los datos de más de una tabla,
hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas
y elegir la tabla correspondiente. A continuación repetir el paso 8 con la
segunda tabla.
9 .-Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
43
10 .-Elegir algún campo que nos servirá para agrupar los datos a imprimir.
Por ejemplo si queremos que todos los alumnos de una misma población
salgan juntos, y añadir al final de cada población una línea o un campo
resumen, se elige el campo Población.
11 .-Hacer clic sobre el botón Siguiente.
Aparecerá el cuadro para determinar el orden de los registros:
12 .-Hacer clic sobre la flecha de la derecha del primer recuadro y elegir el
campo por el que queremos ordenar el informe.
El botón de la derecha nos sirve para elegir el orden si elije AZ será en orden
ascendente y si elije ZA será en orden descendente.
13.-Hacer clic sobre el botón Siguiente.
Aparecerá el siguiente paso:
El asistente nos proporciona varios formatos para que elijamos el que más nos
guste, en el recuadro distribución tenemos esos formatos, pinchando sobre
alguno, aparece a la izquierda una muestra de cómo queda el formato
seleccionado.
14.- Elegir la distribución y orientación.
15 .-Hacer clic sobre el botón Siguiente.
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Aparecerá el siguiente paso:
Al igual que el formato, se puede elegir el estilo de varios predefinidos.
16.- Elegir el estilo deseado.
17 .- Hacer clic sobre el botón Siguiente.
Aparecerá el último paso del asistente para informes:
18.- Escribir el nombre que le queremos dar al informe. Este nombre coincidirá
con el título que aparecerá al principio de la página.
19.- Hacer clic sobre el botón Finalizar y aparecerá el informe creado
preparado para la impresión