REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

¿Que Ley establece el marco para la protección de datos personales?

Para realizar la inscripción es necesario haber implementado previamente todo el proceso de tratamiento de datos personales al interior de la empresa. Definir entre otros:

❖ La política de tratamiento de datos personales.

❖ Los encargados del proceso, la gestión, control y protección de estas bases de datos.

Ley 1581 de 2012Régimen General de Protección de Datos Personales

Sujetos en el tratamiento de datos personales

Políticas de Tratamiento

Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares.

DECRETO 1074 DEL 26 DE MAYO DE 2015SECCIÓN 3Artículo 2.2.2.25.3.1

¿ Quiénes están obligados?

El régimen general de protección de datos personales es aplicable a todas las empresas que realicen el tratamiento de datos personales, es decir, que recolecten, almacenen, usen o circulen datos personales.

La ley no tiene ninguna excepción que excluya su aplicación por el tamaño de la empresa, el número de empleados que tenga o la cantidad o tipo de datos personales que administre.

¿ Qué información se debe registrar?

Los responsables del tratamiento no cargarán en el RNBD, sus bases de datos con información personal. Solamente la información establecida en el capítulo 26 del decreto único 1074 de 2015 y en la circular 002 de 2015.

¿ Cómo se clasifica?

La clasificación de las BD se hace estableciendo la Finalidad, que corresponde al propósito para el cual se recogen los datos personales; las cuales están establecidas según la SIC.

❖ Información adicional que deberá inscribirse en el RNBD.

❖ Procedimiento de inscripción❖ Actualización de la información❖ Consulta

¿ En que Documento se establecen las instrucciones a los responsables del tratamiento de datos?

En la circular externa 002 del 3 de Noviembre de 2.015

No obstante la inscripción podrá realizarse en cualquier momento antes del 08 de Noviembre de 2016.Las bases de Datos que se creen con posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación.

¿ Hasta que fecha hay plazo?

Un año a partir del 09 de Noviembre de 2015. Se sugirió el siguiente cronograma.

Proyecto Ampliación del plazo

Proceso Interno de Tratamiento de BDSe establece a través de las políticas y estas deben incluir, por lo menos, la información señalada en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.

Los Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los Titulares. Canales

Asimismo los medios de difusión - aviso de privacidad que garanticen el cumplimiento del deber de informar al titular (Documentos, formatos electrónicos, medios verbales, o cualquier otra tecnología.

Consideraciones Previas al RNBD

1. Correo electrónico de la sociedad. Responsable inscrito en la cámara de comercio.2. Numero de matricula de la sociedad y ciudad de la cámara de comercio.3. Conocer quién tiene la administración del correo electrónico.

Conocer

En cuanto a las bases de datos

Inventario de las BD que reposen o no en las instalaciones de la organización.

● Medios (físico, electrónico).● Cantidad de BD ● Cantidad de titulares por c/u. ● Información detallada de los canales. ● Tipo de datos personales contenidos en cada BD (revisar categorías). ● Ubicación física de las bases de datos.

1. Registro de la empresa2. Creación del Usuario3. Inscribir Bases de datos

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

● Encargado del tratamiento● Canales de atención al Titular● Polìtica de tratamiento de la información● Forma de tratamiento● Información contenida en la BD● Medidas de seguridad de la información● Autorización del titular● Transferencia internacional de datos● Transmisión Internacional de datos● Cesión de la BD

¿ Cuándo y cómo se realiza la actualización de la información?

1. Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos.

2. Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018.

3. Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, se debe actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares.

La actualización se realiza por la opción

“Modificar Registro” que aparece una vez finalizada la base de datos.

Sanciones

❖ Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción.

❖ Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses

❖ Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

❖ Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.