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INFORME FINAL DE AUDITORIA

VERSIÓN PROCESO / SERVICIO CODIGO NUM

6.0 GESTION DE CONTROL GCO-IFA 220

EL PRESENTE FORMATO ES IDENTICO AL ORIGINAL APROBADO. LAS MODIFICACIONES AL FORMATO NO SON VÁLIDAS SIN APROBACIÓN.

(FIRMAS EN FORMATO ORIGINAL). OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN. FECHA DE CREACION Y/O ACTUALIZACION: 03-04-2018

DATOS GENERALES DE LA AUDITORIA

LUGAR DE REALIZACION DE LA AUDITORIA: Sede Administrativa de Pasto Salud ESE

AUDITORIA No. 03 de 2018 FECHA DEL INFORME 20 de diciembre de 2018

PROCESO/DEPENDENCIA AUDITADO Gestión Jurídica

LIDER DEL PROCESO/ RESPONSABLE Dra. Andrea Lizeth Salas Rojas

PERIODO DE REALIZACION DE LA AUDITORIA Vigencia 2017 y primer semestre 2018

OBJETIVO

Realizar auditoria Interna al Proceso de Gestión Jurídica en el cumplimiento de los procesos y procedimientos de Gestión Jurídica, así como el cumplimiento en el reporte de información a entes de vigilancia y control, procesos de contratación (etapas precontractual, contractual y postcontractual), del primer semestre de la vigencia 2018 y algunos resultados de la vigencia 2017 completa.

JUSTIFICACION

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de sus funciones de seguimiento y control al interior de la Entidad, requiere efectuar una auditoria interna a las actuaciones administrativas y de gestión de la Oficina Asesora Jurídica de la vigencia 2017 y del primer semestre de la vigencia 2018, bajo los principios de eficacia, eficiencia, atención optima y mejoramiento continuo con el objeto de verificar su correcto acatamiento al ordenamiento jurídico

PRODUCTO

Verificar el proceso de contratación (en todas sus etapas).

Verificar la publicación oportuna y completa de la totalidad de actos y contratos realizados en la plataforma SIA – OBSERVA

Verificar la publicación oportuna y completa de la totalidad de actos y contratos realizados en la plataforma SECOP

Verificar lineamientos para aprobación de pólizas.

Verificar la liquidación de los contratos de la vigencia 2017

Verificar los resultados obtenidos en la auditoria ACIO 11-2017 y los descargos de la misma.

Verificar el cumplimiento de los controles existentes y acciones planteadas en el Mapa de Riesgos del proceso Gestión Jurídica.

Verificar el estado del compromiso institucional frente a la Contraloría Municipal de actualizar el Manual de Contratación y el Manual de Supervisión e Interventoría.

Conocer la cantidad y cuantía de las demandas existentes contra Pasto Salud ESE y su respectiva provisión contable.

Verificar el estado de la actualización de los procesos y procedimientos de Gestión Jurídica bajo la norma ISO 9001:2015 (Actividad 15.1 POA Mejoramiento Procesos Internos)

Verificar el estado de actualización del Normograma Institucional.

Conocer el avance de la Política de Defensa Jurídica de acuerdo al Autodiagnóstico de Gestión definido por el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Conocer la tendencia de los indicadores de Gestión del Proceso de Gestión Jurídica de los últimos 3 años.

ALCANCE

El desarrollo de la presente auditoria incluye la revisión documental y sistemática de la información que soporta los procedimientos de La Oficina Asesora Jurídica, correspondientes a la vigencia 2017 y primer semestre de 2018






HECHOS

La Oficina de Control interno, en cumplimiento de las funciones de evaluación y seguimiento, programo y ejecutó la auditoria No. 03 de 2018, a la Oficina Jurídica, proceso de Gestión Jurídica, ubicada en la sede administrativa de Pasto Salud ESE, en cumplimiento del plan de auditorías aprobado por el comité coordinador de control interno y refrendado por la señora Gerente. La auditoría incluye el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad ò proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales. El día 27 de agosto se llevó a cabo la apertura de la auditoria, el cual se presentó al equipo auditor, se socializaron los productos y el alcance del proceso a auditar, se resolvieron dudas y se efectuaron las aclaraciones, esta apertura fue presidida por el Dr. Carlos Arturo Cuellar y el equipo de colaboradores de esta Oficina. A continuación, se relaciona en tabla adjunta la documentación revisada por el equipo auditor, conforme cada comprobante de pago entregado por los funcionarios responsables, identificando aspectos como: Numero y fecha de comprobante de pago, numero, fecha, objeto, valor, y garantías del contrato, CDP y Registro de Compromiso, identificación del contratista, Estudios Previos, Cedula de ciudadanía, Rut, Antecedentes Disciplinarios, fiscales y de Policía Nacional, Registro Mercantil, Paz y Salvo Municipal, Acreditación de situación Militar, Aportes a Seguridad Social y aportes parafiscales, entre otros.






COMPROBANTE DE

EGRESO ORDEN / CONTRATO DOCUMENTOS

FECHA Nº. FECHA

CONTRATISTA /

REPRESENTANTE

LEGAL

NÚMERO Y OBJETO

DEL CONTRATO CEDULA

RU

T

ANT.

DISCIPLINA-

RIOS

ANT.

FISCALES

ANT.

PENALES

REGISTRO

MERCANTIL

PAZ Y

SALVO

LIBRETA

MILITAR

APORTES

SEGURIDAD

SOCIAL

ESTUDIOS

PREVIOS

1-enero-17 0006 01-ene-

17

SISTEMAS

PALACIOS LTDA.

001-2017

PRESTAR SERVICIO

DE INTERNET

DEDICADO POR

MEDIO DE FIBRA

OPTICA DE UN

ANCHO DE BANDA

DE 30 MB POR

SEGUNDO

SI V SI SI SI SI P.F N.P SI SI

OBSERVACIONES: Rut vencido, Libreta Militar Presenta Certificación, Paz Y Salvo Presuntamente Adulterado, Póliza De Garantía Ok, No Presenta Acta De Inicio Of 511-14621

28/12/2016, Contrato Con Adición Y Prorroga 22/01/18

1-enero-17 0005 1-

enero17

SISTEMAS

PALACIOS LTDA

002-2017

PRESTAR SERVICIO

DE CONECTIVIDAD

INALAMBRICA LAS

IPS RURALES,

REALIZAR EL

MANTENIMIENTO Y

SOPORTE TECNICO

A LAS LINEAS DE

FIBRA OPTICA

URBANA

SI V N.P N.P SI SI P.V N.P SI SI

OBSERVACIONES: No Presenta Antecedentes Disciplinarios, Fiscales, Paz Y Salvo Presuntamente Adulterado, Póliza De Garantía Ok, No Presenta Acta De Inicio Of 511-14621 28/12/2016,

Contrato Mal Elaborado, Termino De Ejecución 1/01/2016 A 31/12/2016 Y Se Firma El 1/12/2017






1-enero-17 0001 1-

enero17

LA PREVISORA

S.A SEGUROS

006-2017

ASEGURAMIENTO

DE LOS INTERESES

PATRIMONIALES Y

EXTRA

PATRIMONIALES DE

PASTO SALUD ESE

SI V SI SI SI SI SI SI SI SI

OBSERVACIONES: En La Elaboración De Estudios Previos No Se Observa Matriz De Riesgos, Contrato Con Adición Hasta 10/01/2018, Póliza De Garantía Ok, No Presenta Resolución De

Aprobación De Póliza De Garantía, No Presenta Acta De Inicio Of 511-14699 30/12/2016

1-enero-17 0027

1-

enero-

17

CENTRO

MOTORS

AUTOMOTRIZ

008-2017

PRESTAR SERVICIO

DE

MANTENIMIENTO

INTEGRAL

PREVENTIVO Y

CORRECTIVO CON

SUMINISTRO DE

REPUESTOS,

PARTE ELCTRICA,

ELEMENTOS,

INSUMOS Y MANO

DE OBRA DEL

PARQUE

AUTOMOTOR

SI V SI SI SI SI SI SI N.P SI

OBSERVACIONES: Se Evidencia Rut Vencido, No Aporta Certificados De Seguridad Social, No Presenta Acta De Inicio Of 511-001 01/01/2017, Póliza De Garantía Ok






1-enero-17 0016

1-

enero-

17

FOTORECARGAS

017-2017

PRESTAR EL

SERVICIO DE

IMPRESIÓN

SI V SI SI SI. SI SI N.A SI SI

OBSERVACIONES: No Presenta Acta De Inicio Of 511-191 12/01/2017, Póliza De Garantía Ok, No Certifica Prestación Del Servicio A Satisfacción O Acta Final.

1-enero-17 0011

1-

enero-

17

MULTIACTIVOS

019-2017

SE OBLIGA A

CUMPLIR BAJO SU

RESPONSABILIDAD

Y CON

SUSPROPIOS

MEDIOS EL

DESARROLLO DEL

PROCESO DE

ATENCIÓN AL

CLIENTE

ASISTENCIAL

SI V EXT. EXT. EXT. EXT. N.A. N.A. SI SI

OBSERVACIONES: Antecedentes Disciplinarios, Fiscales Y Penales Extemporáneos A La Firma Del Contrato Y Paz Y Salvo Extemporáneo Del 02 Enero 2017, Póliza De Garantía Ok, Adición

En Valor Y Tiempo Por 1 Mes Hasta 31 Marzo/17 Con RP 2017-0124, No SE Evidencia Acta de Liquidación Del Contrato o Recibido a Satisfacción.

21-junio-17 0438 21-

junio-17 ADMITHEL S.A.S.

148-2017

PRESTACIÓN DE

SERVICIOS PARA

APOYAR LA

EJECUCIÓN DEL

PLAN DE SALUD

PÚBLICA DE

SI SI SI SI SI SI SI N.A SI SI






INTERVENCIONES

COLECTIVAS

OPBSERVACIONES: Adición Contrato Contratar Personal RP 2017-0558, Con Acta De Liquidación Del 15/01/18, Póliza De Garantía Ok

1-enero-18 0031

1-

enero-

18

IMEDSUR

274/2017

REALIZAR EL

MANTENIMIENTO

PREVENTIVO Y

CORRECTIVO DE

LAS REDES DE

CONDUCCIÓN DE

GASES

MEDICINALES DEL

HOSPITAL CIVIL Y

LA ROSA

SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

OBSERVACIONES: Póliza De Garantía Ok, Presenta Acta De Inicio Y Final De Obra

1-enero-17 0022

1-

enero-

17

DIIEZ

TEMPORALES

SAS.

004/2017

PRESTAR SERVICIO

INTEGRAL DE ASEO SI SI SI SI SI SI SI N.A N.P SI

OBSERVACIONES: Aportes Seguridad Social, Aporta Certificado Representante Legal, No Presenta Acta De Inicio, Póliza De Garantía Ok, Prorroga Contrato Por 90 Días RP 2018/008,

Presenta Acta Terminación Anticipada Y Liquidación Por Mutuo Acuerdo






29-mar-17 0244 24-mar-

17

ANNAR

DIAGNOSTICA

IMPORT SAS

086/2017

SUMINISTRO DE

REACTIVOS E

INSUMOS DE

LABORATORIO


OBSERVACIONES: Estudios Previos Sin Firma Bacterióloga Red Norte, Adición En Valor RP 0360/17, Con Of 511-3275 Del 16/03/17 No Se Evidencia Acta De Inicio Y Acta Final

23-mar-17 0227 22-mar-

17

ESPECIALIDADES

DIAGNOSTICAS

IHR LTDA

084/217

SUMINISTRO DE

REACTIVOS E

INSUMOS DE

LABORATORIO

SI SI SI SI SI SI

OBSERVACIONES: Estudios Previos Sin Firma Bacterióloga Red Norte, Póliza De Cumplimiento Presuntamente Falsa Póliza 994000030877 Anexo 0 23/03/17 Y Anexo 1y 2 Del 4/05/17 Y

27/09/17 Aseguradora Solidaria, Con Of 511-3298 Del 16/03/17, No Se Evidencia Acta De Inicio Y Acta Final, Adición 1 En Valor RP 2017-0341 Del 9/05/2017, Adición 2 En Valor RP 2017-

0672 Del 27/09/2017

26-jul-17 0538 26-jul-

17

FUNDACIÓN

SOCIAL SOL DE

LOS ANDES

170/2017

PRESTACIÓN DE

SERVICIOS PARA

APOYO

ESPECIFICAMENTE

A LA PREVENCIÓN

DE CONSUMO DE

SUSTANCIAS

PSICOACTIVAS


18-JUL-17

0527 18-jul-

17

FUNDACIÓN POR

LA JUVENTUD

SORDA

JUVENSOR

164-2017

PRESTACIÓN DE

LOS SERVICIOS

PARA EL







DESARROLLO DE

UN TALLER DE

LENGUA DE SEÑAS

COLOMBIANAS

NIVEL II

OBSERVACIONES: Se Evidencia Acta De Inicio Y Acta Final

15-mar-17 0198 14-mar-

17

SERVICIOS

BIOMEDICOS DE

NARIÑO

076-2017

SI SI SI N.P SI SI SI SI SI SI

OBSERVACIONES: Certificado Fiscal el No. De Cedula No Corresponde A Representante Legal, Se Evidencia Acta De Inicio Y Acta Final

28-dic-17 0917 27-dic-

17

ALERE

COLOMBIA SA.

270-2017

SUMINISTRO DE

REACTIVOS PARA

TAMIZAJE

SI N.P SI N.P SI SI SI N.A SI SI

OBSERVACIONES: No Se Evidencia Rut, No Se Evidencia Certificado Fiscal No Se Evidencia Acta Final O Certificación De Recibo A Satisfacción






29-dic-17 0932 29-dic-

17 SISCOMNET SCN

275-2017

SUMINISTRO DE

REPUESTOS,

DISPOSITIVOS Y

ACCESORIOS PARA

LA REPARACIÓN DE

LA DOTACIÓN

HOSPITALARIA DE

EQUIPOS DE

SISTEMAS Y

COMUNICACIONES


OBSERVACIONES: Se Evidencia Acta De Inicio, No Se Evidencia Acta Final O Certificación De Recibo A Satisfacción

26-ene-18 0104 26-ene-

18

TURISMO

ANDINO SAS

061-2018

SUMINISTRO DE

PASAJES AEREOS

EN RUTAS

NACIONALES

SI V SI SI SI SI P.F N.A SI SI

OBSERVACIONES: Se Evidencia Rut Vencido 2013, Estudios Previos Sin Firma Profesional Suministros, Paz Y Salvo 201803013 Presuntamente Falso, Expedido El 29/01/18, Verificado Pagina

Alcaldía De Pasto, Póliza 41-44-101199085 Anexo 0 Presuntamente Falsa, Consultada Pagina Seguros Del Estado, No Coincide Póliza, Se Evidencia Acta De Inicio

30-oct-17 0740 30-oct-

17 IMEDSUR

217-2017 REALIZAR

MANTENIMIENTO Y

ADECUACIÓN

LOCATIVA DE LA

INFRAESTRUCTURA

DE 20 IPS

SI SI SI SI SI SI SI SI N.P SI

OBSERVACIONES: A Se Verifica Aportes Seguridad Social Certificación De Paz Y Salvo Por Revisor Fiscal, Se Evidencia Acta De Inicio, Acta De Adición Y Prorroga RP 2017-0934 Del

29/12/17, Prorroga En Tiempo 45 Días, Se Evidencia Acta De Inicio, No Se Evidencia Acta Final O Certificación De Recibido A Satisfacción






11-oct-17 0712

9.oct-17

SUMINISTRO

MATERIAL

MEDICO

QUIRURGICO

205-2017

CLINIMEDICA

PASTO SAS


OBSERVACIONES. Se Evidencia Acta De Inicio, Adición RP 2017-0901 Del 20/12/17, Se Evidencia Constancia De Recibido A Satisfacción, Con Of 531-14623 Del 11/12/17 Coordinadora De

Acciones Colectivas Solicita La Adición Sin Ser Ella La Supervisora Del Contrato, No Se Evidencia El Ingreso A Almacén De La Adición Del Contrato Y No Se Evidencia Acta Final O De Recibido

A Satisfacción

10-oct-17 0700 10-oct-

17

TURISMO

ANDINO

207-2017

SERVICIOS DE

APOYO A LA

GESTIÓN

COMPONENTE DE

CARÁCTER

DEPORTIVO,

RECREATIVO Y

VACACIONAL


OBSERVACIONES: Se Evidencia Acta De Inicio, No Se Evidencia Acta Final O Certificación De Recibido A Satisfacción Por Parte Del Supervisor, Se Evidencia En Egreso 2017001347 Del

18/12/17 Saldo A Favor Por $414.576

13-jul-17 0325

9-

agstt-

17

FUNDACIÓN

QUIERO

DESARROLLO

HUMANO

176-2017

SERVICIOS COMO

OPERADOR

LOGISTICO PARA

EL

FORTALECIMIENTO

DE LAS ACCIONES

PEDAGOGICAS,

OEN EL PLAN DE IN

TERVENCIONES

COLECTIVAS

SI V SI N.P SI N.P SI SI SI SI

OBSERVACIONES: No se evidencia Certificado Antecedentes Judiciales del Representante Legal, No Se Evidencia Paz y Salvo de Representante Legal, solo de la Entidad, Se Evidencia Acta

de Inicio, Adición en Valor con RP 2017-0881 del 14/12/17






13-jun-17 0419 13-

jun-17 BIOPLAST SA.

142-2017

SUMINISTRO DE

MATERIAL MÉDICO

QUIRURGICO


OBSERVACIONES: Se Evidencia, Acta de Inicio y Constancia de Recibido

1-jun-17 0375 1-jun-

17

DIIEZ

TEMPORALES

SAS.

004/2017

REALIZAR

SUMINISTRO DE

VSTIDO Y CALZADO

PARA EMPLEADOS

PUBLICS Y

TRABAJADORES

OFICIALES

SI SI SI SI SI SI SI N.A N.P SI

OBSERVACIONES: Se evidencia Acta de Inicio y Acta de Liquidación

8-may-17 0324

8-

may-

17

PISA

FARMACEUTICA

DE COLOMBIA

115-2017

SUMINISTRO DE

EQUIPO PARA LA

ADMINISTRACIÓN

DE MEDICAMENTOS

INTRAVENOSOS

CON FILTRO DE

AIRE

SI SI V V EXT SI SI SI EXT SI

OBSERVACIONES: Certificado Antecedentes Disciplinarios Vencido del 26/05/17, así como del Representante Legal, Certificado Fiscal Vencido del 25/05/17, Aportes Seguridad Social, presenta

Extemporáneos, certifica Revisor Fiscal, del mes de Enero, Contrato se Firma Mayo, Se Prorroga Contrato en Tiempo, Prorroga Sin Firma del Representante Legal, es Decir No Se Legalizo El

Contrato, Se evidencia Acta de Inicio y Constancia de Recibido a Satisfacción.






13-jun-17

0420 12-

jun-17

EMPROMED

LTDA.

140-2017

SUMINISTRO DE

MEDICAMENTOS SI SI NP NP. NP SI NP N.A SI

OBSERVACIONES: No Se Evidencia Certificado Antecedentes Disciplinarios, Fiscales y Judiciales de la Empresa, No Se Evidencia Paz y Salvo de la Administradora Quien Firma el Contrato,

Se Adiciona El Contrato en Valor, con RP 2017-06371 del 12/09/17, Se evidencia Acta de Inicio y De Liquidación Bilateral.

14-nov-17 0790

10-

nov-

17

MADOS PRINT

227-2017

SUMINISTRO DE

PAPELERIA

IMPRESA


OBSERVACIONES: Se evidencia Acta de Inicio pero No Se Evidencia Acta Final o Acta de Recibido a Satisfacción y/o Liquidación Bilateral

28-mar-17 0238

27-

mar-

17

DISQUIMICOS

088-2017

SUMINISTRO DE

REACTIVOS E

INSUMOS DE

LABORATORIO

SI V SI SI SI SI SI N.A SI SI

OBSERVACIONES: SE Evidencia RUT Vencido, No Se evidencia Acta de Inicio y Acta Final De Liquidación Bilateral, Según Of 511-3578 del 23/03/17

7-mar-17 0161

1-

mar-

17

AXA COLPATRIA

SEGUROS

056-2017

CORRECTO

ASEGURAMIENTO Y

CUBRIMIENTO Y

CUBRIMIENTO DE

LOS RIESGOS

LABORALES

SI SI SI SI NP SI SI SI N.P SI

OBSERVACIONES: No Se Evidencia Certificado Judicial del Representante Legal Ni de la Empresa, No se Evidencia Aportes Seguridad Social, No Se evidencia Acta de Inicio y De Liquidación

Bilateral o Acta de Recibido a Satisfacción






1-ene-17 0008 1-ene-

17

LABORATORIO

BIOMETRICAL

SAS

010-2017 PRESTAR

SERVICIO DE

MANTENIMIENTO

PREVENTIVO Y

CORRECTIVO DE

LOS EQUIPOS DE

INFORMATICA Y

UPS


OBSERVACIONES: Se Evidencia Que Presenta Antecedentes Fiscales y Judiciales doblemente, Unos de Diciembre y Otros de Enero, Lo Cual Inducen al Error, No Solicitar Para Legalizar

Nuevamente los Documentos. Paz y Salvo Extemporáneo Del 3/01/17, Se Adiciona El Contrato en Valor y Tiempo, con RP 2018-0030 del 1/01/18, No Se evidencia Acta de Inicio y De

Liquidación Bilateral.

17-feb-17 0122 16-

feb-17

GLICOL Y CIA

SCS

047-2017

PRESTACIÓN DE

SERVICIO DE

LABORATORIO

CLINICO DE

PRIMER NIVEL DE

COMPLEJIDAD

SI SI SI SI N.P SI SI N.A SI SI

OBSERVACIONES: No Se Evidencia Certificado Antecedentes Judiciales de la Empresa, No Se Evidencia Paz y Salvo del Representante Legal, No Se evidencia Acta de Inicio, Se Adiciona El

Contrato en Valor y Tiempo, con RP 2017-0449 del 28/06/17, Se Evidencia Acta De Liquidación Bilateral.

N.A NO APLICA

N.P NO PRESENTA

P.F PRESUNTAMENTE FALSO

EXT. EXTEMPORÁNEOS

V VENCIDOS






Revisión a los lineamientos establecidos por la Oficina Jurídica para la Aprobación de

garantías.

De acuerdo al procedimiento proceso gestión jurídica, en la actividad 11 aprobar pólizas, en el evento que se

requiera y una vez presentada por el contratista, se procede a su aprobación con la expedición de la

resolución de aprobación de pólizas de garantías, realizada por los profesional universitario.

De acuerdo a la información suministrada, la expedición de la resolución de aprobación de póliza inicia con

la radicación de la solicitud ante la Secretaria, quien registra esta petición en el cuaderno de control de

documentos, verificando que se encuentren anexos los documentos que se relacionan a continuación, los

cuales varían en los casos de adición en tiempo, adición en valor, prorroga, suspensión o reinicio de contrato;

posteriormente, hace la entrega de la solicitud al profesional encargado para que efectúe la elaboración del

documento de resolución de aprobación de póliza o adelante el trámite correspondiente a la suspensión o

reinicio del contrato.

Requisitos para la expedición de la resolución de aprobación de póliza de garantía

Tramite Documentos requeridos

Contrato nuevo Minuta del contrato - Póliza de garantía original

CDP- Registro presupuestal.

Adición en valor

Copia de contrato principal- Minuta del contrato adicional

- Póliza de garantía original - Registro presupuestal –

CDP - Justificación de la adición en valor.

Adición en tiempo

Copia de contrato principal - Minuta del contrato

adicional - Póliza de garantía original – CDP-

Justificación de la adición en tiempo.

Suspensión de contrato

Copia de contrato original- Acta de suspensión

Póliza de garantía original - Registro presupuestal

CDP.

Reinicio de contrato Copia de contrato original- Acta de reinicio - Póliza de

garantía original - Registro presupuestal - CDP

Es importante, mencionar que los requisitos para la solicitud de aprobación de póliza no se encuentran

establecidos en un procedimiento o publicados en un lugar visible para conocimiento de los contratistas o

encargados de efectuar la solicitud de la expedición de dicha resolución, por lo tanto la no difusión de estos

requisitos puede ocasionar demora en el tramite debido al no cumplimiento en la documentación requerida

para la aprobación.

De acuerdo a la información suministrada, para la vigencia 2017 se expidieron 391 resoluciones de

aprobación de póliza; así mismo, en el primer semestre del año 2018 con corte a 30 de octubre, se han

expedido 287 resoluciones de las 102 solicitudes allegadas, pero nos genera mucha inquietud que en el libro

radicador y de control se encuentran varios espacios de resoluciones en blanco.

De acuerdo al estudio realizado en la base de datos suministrada por la Oficina Jurídica, las resoluciones de

aprobación de póliza, radicadas con el lleno de los requisitos en la vigencia 2017 y en el primer semestre de

la presente vigencia, fueron elaboradas y atendidas oportunamente por la oficina Jurídica, es decir, una vez

radicada la solicitud de aprobación, trascurrieron máximo 3 días para la elaboración de la resolución.






REVISIÓN A LA APROBACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

DE PASTO SALUD ESE., Y SUS ACTUALIZACIONES.

Que de conformidad con los artículos 195 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 16 del Decreto 1876 de 1994, en materia contractual las Empresas Sociales del Estado se regirán por las normas del derecho privado. Que el Articulo 76 de la Ley 1438 del 2011, estableció que las Juntas Directivas de las Empresas Sociales del Estado, deberán adoptar un estatuto de contratación, de conformidad con los lineamientos que defina el Ministerio de Salud y Protección Social. Que mediante Acuerdo 0006 de Junio de 2014 se adoptó el nuevo Estatuto de Contratación de la Empresa Social del Estado Pasto Salud. Que el artículo 16 y 17 de la Resolución No 5185 de 4 de Diciembre de 2013, establece que el Gerente de las Empresas Sociales del Estado, dentro de los tres (03) meses siguientes a la adopción del estatuto de Contratación, deberá adecuar los manuales de contratación de la entidad a estatuto adoptado.

ARTICULO CUARTO: RÉGIMEN CONTRACTUAL DE LAS ESE: La Empresa Social del Estado PASTO SALUD ESE, se regirá en materia contractual y compras de conformidad con el acuerdo 006 de Junio 04 del 2014, expedido por la Junta Directiva de la entidad, teniendo en cuenta que por disposición del numeral 6 del Artículo 195 de la Ley 100 de 1993, establece que las Empresas Sociales del Estado se someterán al régimen contractual de Derecho Privado, pero podrán, discrecionalmente utilizar las cláusulas excepcionales, señaladas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Por lo tanto, se requiere que la Oficina Jurídica, actualice las directrices para el desarrollo de los procesos

contractuales que se requieran para la adquisición de bienes, servicios y obras de la ESE, en el marco de la

normatividad vigente, disposiciones que deberán dar cumplimiento a los lineamientos emitidos por la Agencia

Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, si se acoge y los principios que rigen la función

administrativa en la actividad contractual, y posteriormente, proceder a su divulgación.

Finalmente, el Manual de Contratación esta desactualizado, una vez se actualice, deberá ser observado y

acatado por todos los servidores públicos que presten sus servicios en las diferentes dependencias de Pasto

Salud, en el desarrollo de su actividad contractual, en cuanto a la identificación de las necesidades de la

entidad, la adquisición de los bienes, obras y servicios requeridos, las modalidades y procedimientos a través

de las cuales se pueden satisfacer dichos requerimientos, y las funciones de vigilancia y control que deben

desplegarse en la etapa de ejecución contractual y hasta su culminación.

LEGALIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN.

Durante el proceso de auditoria se hizo necesario incluir como producto adicional la verificación del proceso

de legalización de los contratos, de cual se encontró que la Oficina Jurídica, NO cuenta con un procedimiento

documentado para la legalización de los contratos, sin embargo, se realizó la revisión a las actividades de

legalización y registro, cuyos resultados se enuncian a continuación:

Se conoció que el proceso de legalización de los contratos inicia con la radicación del contrato original y sus

documentos anexos ante la secretaria de la Oficina Jurídica, con el fin de que se verifique los requisitos de

contratación los cuales deberán estar ajustados a la normatividad vigente. Una vez revisado y aprobado el

contrato se procede a ingresar los datos del contratista y las condiciones contractuales, con el fin de asignar

el respectivo número y posteriormente realizar la publicación tanto en la página oficial de la ESE, como en el

Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP.

Con el propósito de verificar los tiempos en el trámite de legalización, se solicitó a la Oficina Jurídica el

suministro de la información, para lo cual la auxiliar Cristina Rosero encargada del registro de la información,

facilitó un informe de los documentos radicados en la Oficina, en el cual detalla el número de radicación,

fecha de entrada, asunto, clase de documento, identificación y nombre del contratista, y la fecha del trámite

efectuado.






Teniendo en cuenta lo anterior, no fue posible obtener un dato exacto que indique el tiempo de respuesta en

el proceso de legalización de la contratación, lo cual impide hacer seguimiento a este procedimiento ya que

por la cantidad de documentación que ingresa a la Oficina, debido a que se realiza de manera manual.

Además, se advierte la existencia de un Manual de Contratación, suscrito el 2 de septiembre de 2014 y vigente para la anualidad auditada, que reglamenta la contratación en Pasto Salud ESE, determinando utilización de recursos, normas aplicables, principios de contratación, garantías, modalidades de selección, proceso contractual y sus etapas, requisititos habilitantes, proceso de selección y disposiciones generales. Posteriormente, se procedió a revisar una muestra aleatoria de los contratos y algunos comprobantes de pago de esa vigencia para un total de sesenta y ocho (68) contratos, incluyendo contratación realizada con personas naturales, así como también con personas jurídicas. PUBLICACION OPORTUNA Y COMPLETA DE LA TOTALIDAD DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS Y

CONTRATOS REALIZADOS EN LA PLATAFORMA SIA – OBSERVA Dentro de los principios que rigen la contratación pública, se halla el principio de publicidad, el cual se

encuentra consagrado en el artículo 209 de la Constitución Política y en el artículo 3, numeral 9 de la Ley

1437 de 2011, y ordena que “las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma

sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante las

comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que

permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código”.

Este principio debe ser aplicado en la contratación estatal, porque así lo ordena expresamente el artículo 23

de la Ley 80 de 1993, cuando establece: “(…) Igualmente, se aplicarán a las mismas las normas que regulan

la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales

del derecho y los particulares del derecho administrativo”.

Por ello el Gobierno Nacional a través del Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de

Comunicaciones, ha desarrollado y operado el SECOP (www.contratos.gov.co) desde abril de 2003, el cual

surgió como un mecanismo para centralizar la información sobre la contratación que adelantan las entidades

y que estaban publicando en sus propias páginas Web en aplicación de los lineamientos de la Directiva 02

de 2000 y el decreto 2170 de 2002.

Con miras a continuar la consolidación del Portal de Contratación, se expidió el decreto 2434 de 2006 que

hizo obligatoria la utilización del SECOP, estableciendo para esto unas fechas de ingreso progresivo de

acuerdo con la naturaleza de las entidades públicas del país.

Posteriormente, la ley 1150 de 2007, dispone la utilización del SECOP para la sustanciación de actuaciones,

expedición de actos administrativos, documentos, contratos y en general actos derivados de la actividad

precontractual y contractual, por medios electrónicos, además para el trámite, notificación y publicación de

tales actos. Esta ley ha venido siendo complementada por decretos reglamentarios por medio de los cuales

se han establecido o ajustado las reglas para llevar a cabo los procesos de contratación.

De conformidad a lo normado en el artículo 3 de la norma en cita, el SECOP cumple los siguientes objetivos:

a) Dispondrá de las funcionalidades tecnológicas para realizar procesos de contratación electrónicos bajo los

métodos de selección señalados en el artículo 2o de la ley 1150 de 2007

b) Servirá de punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales

y la ciudadanía;

c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá

los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos y;

d) Integrará el Registro Único Empresarial de las Cámaras de Comercio, el Diario Único de Contratación

Estatal y los demás sistemas que involucren la gestión contractual pública. Así mismo, se articulará con el

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1150_2007.html#2






Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado por la Ley 598 de 2000,

sin que este pierda su autonomía para el ejercicio del control fiscal a la contratación pública.

De lo anterior se colige que desde la entrada en vigencia de la Ley 1150 de 2007, las entidades estatales,

descritas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, tienen la obligación de publicar en el SECOP, los procesos

contractuales que se adelanten bajo las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso

de Méritos y Contratación Directa.

Por su parte, el artículo 223º del Decreto Ley 19 de 2012 determina:

Artículo 223º. Eliminación del Diario Único de Contratación. A partir del primero de junio de 2012, los contratos

estatales sólo se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- que administra

la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente. En consecuencia, a partir de dicha

fecha los contratos estatales no requerirán de publicación en el Diario Único de Contratación y quedarán

derogados el parágrafo 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, los artículos 59, 60, 61 y 62 de la ley 190 de

1995 y el parágrafo 2 del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007”.

El Decreto 1510 de 2013, “Por el cual se reglamenta el Sistema de Compras y Contratación Pública”

estableció en su artículo 19:

Artículo 19: “Publicidad en el SECOP. “La entidad estatal está obligada a publicar en el SECOP los

documentos del proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación dentro de los tres (3) días

siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de

Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser

publicados en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria

o la invitación en los Procesos de contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en

el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar

aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 23 del presente decreto”.

Ahora bien, los documentos enunciados en el artículo 3 del Decreto 1510 de 2013 como documentos del

proceso obligatorios de publicación en el SECOP son a) Estudios y documentos previos; b) El aviso de

convocatoria; c) los pliegos de condiciones o la invitación; d) las adendas; e) la oferta (adjudicataria); f) el

informe de evaluación; g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el

proceso de contratación. Para las modalidades de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada,

Concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía estos son algunos de los documentos que son

objeto de publicación en el SECOP.

Al tenor del marco normativo enunciado, las entidades estatales deben realizar la publicación de todos los

contratos que celebren en el SECOP, en cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad de la

función administrativa de lo público.

El equipo Auditor procedió a verificar la publicación en la Plataforma SECOP de la Contraloría Municipal los contratos de la vigencia 2018 teniendo los siguientes resultados:

CONTRATO CONTRATISTA FECHA

DEL CONTRATO

FECHA DE REPORTE

SECOP

OPORTUNO

OBSERVACIONES

199 FRANKLIN COVEY COLOMBIA SAS

30-AGOSTO 3-SEPTIEMBRE

SI SOLO CONTRATO SE PUBLICO

158 FUNDACION QUIRO DESARROLLO HUMANO

01-AGOSTO 8-AGOSTO NO SOLO CONTRATO SE PUBLICO


26-ENERO 31-ENERO SI SOLO CONTRATO SE PUBLICO

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0598_2000.html#1






118 ANNAR DIAGNOSTICA IMPORT

03-ABRIL 04-ABRIL SI SOLO CONTRATO SE PUBLICO


21-JUNIO 25-JUNIO SI SOLO CONTRATO SE PUBLICO

39 JORGE ADRIAN GALLEGO REVELO

26-ENERO-2018

01-FEBRERO NO SOLO CONTRATO SE PUBLICO

54 SOMEB DE NARIÑO SALUD OCUPACIONAL SAS

26-ENERO-2018

12-FEBRERO NO

ADICION PUBLICADA EN TIEMPOS OPORTUNOS, SOLO SE PUBLICO CONTRATO Y MODIFICACION


08-AGOSTO-2018

13-AGOSTO SI SOLO CONTRATO SE PUBLICO

173 COMERCIALIZADORA FUERTES MEJIA


62 LA PREVISORA 26-ENERO 09-FEBRERO NO SOLO CONTRATO SE PUBLICO


26-ENERO 9-FEBRERO NO SOLO CONTRATO SE PUBLICO

8 JUAN ALBERTO CIFUENTES DULCE


63 LUMIRA SAS 26-ENERO 13-FEBRERO NO

INADECUADO DILIGENCIAMIENTO DE LA CUANTIA EN LA PLATAFORMA SOLO CONTRATO SE PUBLICO

139 FUNDACION JUAN LORENZO LUCERO

21-JUNIO 26-JUNIO

POR TIEMPO SI PERO SIN FIRMAS

DOCUMENTO PUBLICADO SIN FIRMAS!!!!! SOLO CONTRATO

38 CENTRO COLOMBO INTERNACIONAL


22 FOTORECARGAS 23-ENERO 1-FEBRERO NO SOLO CONTRATO SE PUBLICO

34 FUNDACION SOCIAL DE NARIÑO NUTRIENDO CORAZONES - FUSONNUC


27 GENHOSPI SAS 23-ENERO 22-FEBRERO NO SOLO CONTRATO SE PUBLICO



177 ESTEFANI CATHERINE ORTIZ RODRIGUEZ

15-AGOSTO 21-AGOSTO SI SOLO CONTRATO SE PUBLICO

127 NEW STETIC - JUAN DAVID JARAMILLO GOMEZ

02-MAYO 03-MAYO SI SOLO CONTRATO SE PUBLICO

18 CORPORACION DE TRANSPORTADORES NARIÑENSES

23-ENERO 24-ENERO SI SOLO CONTRATO SE PUBLICO






20 SISTEMAS PALACIOS 23-ENERO 1-FEBRERO NO SOLO CONTRATO SE PUBLICO



088-2017 DISQUIMICOS – VICTORIA MERCEDES GUERRERO DE JESUS

27-MARZO-2017

13-SEPTIEMBRE-2018

NO MAS DE AÑO Y MEDIO

SOLO CONTRATO SE PUBLICO

086-2017 ANNAR DIAGNOSTICA IMPORT SAS

24-MARZO-2017

07-SEPTIEMBRE-2017

NO CASI 6 MESES

SOLO CONTRATO SE PUBLICO

086-2017 ADICION

ANNAR DIAGNOSTICA IMPORT SAS

23-MAYO-2017

26-ABRIL-2018 NO CASI 1 AÑO

SOLO LA ADICION SE PUBLICO

084-2017 ESPECIALIDADES DIAGNOSTICAS IHR LTDA

22-MARZO-2017

05-MAYO-2017

NO SOLO CONTRATO SE PUBLICO Y SIN FIRMAS

084-2017 ADICION 1

ESPECIALIDADES DIAGNOSTICAS IHR LTDA

04-MAYO-2017

26-ABRIL-2018 NO CASI UN AÑO


084-2017 ADICION 2

ESPECIALIDADES DIAGNOSTICAS IHR LTDA

27-SEPTIEMBRE-2017

26-ABRIL-2018 NO MAS DE 6 MESES


070-2018 SOLYCONINFO 26-ENERO-2018

9-FEBRERO-2018

NO CONTRATO Y ADICION PUBLICADOS DE MANERA NO OPORTUNA

Como observaciones adicionales a las revisiones efectuadas tenemos que:

No se evidencia una política o lineamientos claros sobre cuando aplica la exigibilidad de pólizas a un contrato.

No se evidencia el cumplimiento del numeral 11 del artículo 17.2 “Tramite interno de la fase de planeación” por cuanto se exige que la totalidad de estudios previos debe llevar la firma de aprobación del Gerente.

Todos los contratos deberían tener acta de inicio, y en los contratos en la cláusula de termino de ejecución y fecha de inicio del contrato se debería evitar el uso de términos “el plazo de ejecución será a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución” o “el plazo de ejecución del presente contrato será a partir de la suscripción del contrato…”. Adicional a lo anterior se pudo constatar que todas las notificaciones emanadas de la Oficina Asesora Jurídica dirigida a los supervisores de cada contrato requieren ese documento (Acta de Inicio) de manera explícita.

Adicional a lo anterior se observaron las siguientes oportunidades de mejora en la revisión de las carpetas:

CONTRATO

CONTRATISTA FECHA DEL CONTRATO

OBSERVACION CONTRATO


30-AGOSTO

APROBACION POLIZAS EL 7 DE SEPTIEMBRE PORQUE NO APLICA ACTA DE INICIO?? EP SIN FIRMAS DE GERENCIA (MC 17.2 PUNTO 11) SIN FIRMA DE SUBGERENCIA FINANCIERA Y CIAL


01-AGOSTO

EP SIN FIRMAS DE GERENCIA (MC 17.2 PUNTO 11) NOTIFICAN AL INTERVENTOR ANTES DE FIRMAR EL CONTRATO??? PORQUE NO SE HACE ACTA DE INICIO?







26-ENERO

OBJETO SIMILAR AL CONTRATO 158, FRACCIONAMIENTO DE CONTRATO??? ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA EN PUNTO 2.1 (CONTRATO 158 ESTABA FIRMADO POR SECRETARIA GENERAL), SIN FIRMA DE GERENCIA. PORQUE EL ACTA DE INICIO SE FIRMA EL 2 DE MARZO SI EL 30 DE ENERO YA ESTABAN LAS APROBACIONES DE POLIZA??


03-ABRIL

ESTUDIOS PREVISON SIN FIRMA EN CERTIFICACION DE INCLUSION DEL PLAN DE ADQUISICIONES. NI DE LA ALMACENISTA GENERAL. SIN FIRMA DE GERENCIA LOS EP. OJO, LOS FORMATOS QUE SE ESTAN UTILIZANDO DIFIEREN LEVEMENTE EL UNO DEL OTRO, ES NORMAL QUE HAYA DIFERENCIA ENTE EL PRESUPUESTO ESTIMADO Y EL EJECUTADO, PERO SE CONTRATA POR 729 MIL. SI EL CONTRATO ES DEL 3 DE ABRIL, PORQUE SE HACE LA DESIGNACION DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO EL 13 DE MARZO????


21-JUNIO

ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE GERENTE CLAUSULA SEXTA DICE QUE DEBE ANEXAR LA RELACION DE PAGOAS DEL PERSONAL QUE PRSTO LOS SERVICIOS EN CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, PERO ANEXAN ES UN CERTIFICADO DEL REVISOR DE ESA FUNDACION?? OJO PORQUE NO SE PIDIO POLIZAS Y A LOS DEMAS CONTRATOS DE ESTA FUNDACION SI?? DURACION DE 4 DIAS???


26-ENERO-2018

ESTUDIOS PREVIOS OK RESOLUCION DE APROBACION DE POLIZAS LAS FIRMA JURIDICA???? SIN FIRMA DE INCLUSION EN PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES!!! (ES NECESARIO LAS OPS????) ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE TH - INEXISTENCIA DE PERSONAL

54 SOMEB DE NARIÑO SALUD OCUPACIONAL SAS

26-ENERO-2018

PORQUE NO APLICA POLIZA???? ESTA DOCUMENTADO!!! SI ESTA FIRMADO EN LO DE LA INCLUSION DEL PLAN DE ADQUISICIONES!!!! ESTUDIOS PREVIOS SI ESTAN FIRMADOS POR GERENCIA TIENE MODIFICACION EL 28-MARZO-2018


08-AGOSTO-2018

QUIEN CERTIFICA LA INCLUSION EN EL PLAN DE ADQUISICIONES- ALMACEN O SECRETARIA GENERAL??? REVISAR ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE GERENCIA NOTIFICAN A LA SUPERVISORA EL 27 DE JULIO, PERO EL CONTRATO SE FIRMA EL 8 DE AGOSTO??? INICIARIA EL 15 DE AGOSTO POR POLIZAS


15-AGOSTO ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE GERENTE.

62 LA PREVISORA 26-ENERO ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE GERENTE. NO TIENE FIRMA DE INCLUSION EN EL PLAN DE ADQUISICIONES


26-ENERO

ESTUDIO PREVIO SIN FIRMAS DE GERENIA MATRIZ DE RIESGOS SIN FIRMA DE PLANEACION!!! ESTE CONTRATO INICIA DESDE SU SUSCRIPCION!!! (PORQUE NO DESDE SU LEGALIZACION COMO OTROS CONTRATOS, O DESDE EL ACTA DE INICIO???, CUANDO APLICA CADA FORMA DE INICIO!!!) PORQUE NO APLICA LA CERTIFICACION DE INCLUSION EN EL PLAN DE ADQUISICIONES, NI DE EXISTENCIAS EN ALMACEN!!! PORQUE EL DOCUMENTO ANEXADO ES DEL 3 SUPLENTE (FOLIO 13), PERO SI FIRMA EL GERENTE







10-ENERO

EL CONTRATO DEFINE UN SUPERVISOR, PERO NOTIFICAN A OTRO COMO SUPERVISOR!!!! Y NOTIFICAN A PLANEACION EL 30 DE ENERO, YA CUANDO EL CONTRATO LLEVA 20 DIAS DE EJECUCION!!! ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMAS DE GERENCIA PORQUE NO PIDIERON POLIZAS??? HAY CRITERIO PARA ESO!!! ES MAS, EN LA CLAUSULA DECIMA OCTAVA PARA SU LEGALIZACION PIDEN POLIZA Y APROBACION DE POLIZA!!!!

63 LUMIRA SAS 26-ENERO

ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE CERTIFICCION DE INCLUSION EN EL PLAN DE ADQUISICIONES, SIN FIRMA DE EXISTENCIAS EN ALMACEN, NI FIRMA DE GERENCIA. MATRIZ DE RIESGOS SIN FIRMA DE PLANEACION NO SE SUSCRIBIO EL ACTA DE INICIO, SE ASUME QUE DEBIA SER CON FECHA 20 DE FEBRERO


21-JUNIO

ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE GERENCIA NO IDENTIFICACION DE RIESGOS ASOCIADOS A ESTUDIOS PREVIOS. EN QUE PARTE DEL PLAN DE ADQUISICIONES ESTA???

38 CENTRO COLOMBO INTERNACIONAL

26-ENERO

ESTUDIOS PREVISOS SIN FIRMA DE GERENCIA, SIN FIRMA DE INCLUSION EN PLAN DE ADQUISICIONES, SIN FIRMA EN INEXISTENCIA O INSUFICIENCIA DE PERSONAL (TH) , MATRIZ DE RIESGOS SIN FIRMA DE QUIEN LO ELABORA NI DE QUIEN REVISA. NO ESTA CLARO EL INICIO DEL CONTRATO, SEGUN CONTRATO ES EL 26 DE ENERO, SEGUN ACTA DE INICIO ES EL 28 DE FEBRERO!!!!

22 FOTORECARGAS 23-ENERO

ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE GERENCIA, SIN FIRMA DE INCLUSION EN EL PLAN DE ADQUISICIONES MATRIZ DE RIESGOS SIN FIRMA DE PLANEACION EL CONTRATO DICE QUE LA FECHA DE INICIO ES EL 23 DE ENERO, PERO LA APROBACION DE POLIZAS SE DA EL 30 DE ENERO, DEBERIA SER A PARTIR DE ESTA FECHA

34

FUNDACION SOCIAL DE NARIÑO NUTRIENDO CORAZONES - FUSONNUC

25-ENERO

ESTE CONTRATO REQUERIA FIRMA DE INEXISTENCIA O INSUFICIENCIA DE PERSONAL DE TH EN LOS ESTUDIOS PREVIOS. LA APROBACION DE POLIZAS ES DEL 16 DE FEBRERO, DESDE AHÍ SE PODRIA EJECUTAR EL CONTRATO, AUNQUE EL CONTRATO DICE DESDE SU SUSCRIPCION OJO - LA CERTIFICACION DEL PAGO DE FEBRERO DA UNA CIFRA, PERO LA COTIZACION A SEGURIDAD SOCIAL NO SE HIZO POR EL 40% SINO POR EL MINIMO, IGUAL EL RESTO DE MESES!!!

27 GENHOSPI SAS 23-ENERO

ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE GERENCIA ESTUDIOS PREVIOS SIN MATRIZ DE RIESGOS DEL CONTRATO PORQUE LA POLIZA NO TIENE FECHA DE EXPEDICION, NI VALOR DE LA PRIMA NETA????


15-AGOSTO

PAZ Y SALVO NO EXISTENTE EN LA ALCALDIA!!!!! OJO DICE QUE REQUISITO PARA SU EJECUCION SON LAS POLIZAS, PERO ESTAS NO SE REQUIEREN EN ESTE CONTRATO, INCOHERENCIA

177 ESTEFANI CATHERINE ORTIZ RODRIGUEZ

15-AGOSTO

ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE GERENCIA RIESGOS DE CONTRATACION SIN FIRMA LOS ESTUDIOS PREVIOS DICE QUE NO QUE NO NECESITA POLIZA, PERO EL CONTRATO PARA SU LEGALIZACION LA PIDE Y PIDE LA APROBACION?? SIN DESIGNACION DE SUPERVISOR NI NOTIFICACION

127 NEW STETIC - JUAN DAVID JARAMILLO GOMEZ

02-MAYO

ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE GERENTE 26 DE ABRIL SE EMITE EL OFICIO DESIGNANDO LA SUPERVISION, PERO EL CONTRATO ES DEL 2 DE MAYO

18 CORPORACION DE TRANSPORTADORES NARIÑENSES

23-ENERO ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE GERENTE EL 23 DE ENERO SE APRUEBA UNA POLIZA QUE FUE EXPEDIDA EL 24 DE ENERO






20 SISTEMAS PALACIOS 23-ENERO

ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE GERENTE EL CONTRATO DICE QUE INICIA EL 23 DE ENERO, PERO LA LEGALIZACION DE LAS POLIZAS ES EL 26, OJO


15-AGOSTO ESTUDIOS PREVIOS SIN FIRMA DE GERENTE

070

SOLYCONINFO SYSTEM

26-ENERO

EL PLAZO INICIAL DEL CONTRATO ES DESDE LA SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO HASTA EL 28 DE FEBRERO DE 2018. EL ACTA DE INICIO SE SUSCRIBIÓ EL 1 DE MARZO DE 2018. EXISTE UNA MODIFICACIÓN EN EL TIEMPO DE DURACIÓN DEL CONTRATO EN EL CUAL LE ADICIONAN 40 DIAS (EL 23 DE FEBRERO DE 2018), PERO DADO QUE EL PLAZO INICIAL DEL CONTRATO ERA MÁXIMO 36 DIAS ES IMPOSIBLE ADICIONAR 40 DIAS A ESTE CONTRATO. (HALLAZGO) LA CARPETA NO TIENE ESTUDIOS PREVIOS, NI MATRIZ DE RIESGO, NI ACTAS DE APROBACION DE POLIZAS (CARPETA INCOMPLETA)

PUBLICACION OPORTUNA Y COMPLETA DE LA TOTALIDAD DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTRATOS REALIZADOS EN LA PLATAFORMA SIA – OBSERVA

El equipo Auditor procedió a verificar la publicación en la Plataforma SIA – OBSERVA de la Contraloría Municipal los contratos de la vigencia 2018 teniendo los siguientes resultados:

CONTRATO

CONTRATISTA

FECHA DEL

CONTRATO

FECHA REPORT

E SIA OBSERV

A

FECHA LIMITE

OPORTUNO

ACTA DE INICIO

OBSERVACIONES


30-AGOSTO

26-SEPTIEMBRE

30-SEPTIEMBRE

SI 07-SEPTIEMBRE

ESA NO ES LA FECHA DEL ACTA DE INICIO, SINO DE LA APROBACION DE POLIZAS

158

FUNDACION QUIRO DESARROLLO HUMANO

01-AGOSTO

03-SEPTIEMBRE

06-SEPTIEMBRE

SI 03-AGOSTO

EN LA PLATAFORMA SE DILIGENCIO COMO FECHA DE INICIO EL 01-AGO-2018 , PERO DEBERIA SER 03-AGO-18 QUE FUE LA APROBACION DE POLIZAS

65


26-ENERO

14-marzo 6-abril SI 02-MARZO EL PLAZO DE DURACION NO ES 89 DIAS SINO 120.


03-ABRIL 27-ABRIL 7-MAYO SI 05-ABRIL

EL ACTA DE INICIO ES DEL 5 DE ABRIL PERO SE REGISTRO COMO SI FUERA DEL 18 Y ESO AFECTA LA DURACION DEL CONTRATO. EL VALOR REGISTRADO DEL CDP NO CORRESPONDE AL REAL.

138


21-JUNIO 25-JUNIO 6-JULIO SI 21-JUNIO







26-ENERO-2018

31-ENERO

6-FEBRERO

SI 26-ENERO

NO SE PUBLICO EL ACTA DE INICIO QUE SI SE REQUERIA EN EL CONTRATO

54

SOMEB DE NARIÑO SALUD OCUPACIONAL SAS

26-ENERO-2018

12-FEBRERO

6-FEBRERO

NO 26-ENERO

LA INFORMACION SE REGISTRO OPORTUNAMENTE PERO LOS ANEXOS SE CARGARON EN FECHA NO OPORTUNA.

164


08-AGOSTO-2018

03-SEPTIEMBRE

06-SEPTIEMBRE

SI 15-AGOSTO

SE EVIDENCIA INCONSISTENCIA PORQUE CARGARON UN DOCUMENTO DE CERTIFICADO DE NO EXISTENCIA DE PERSONAL PERO EL ANEXO ES UN CDP

173

COMERCIALIZADORA FUERTES MEJIA

15-AGOSTO

10-SEPTIEMBRE

06-SEPTIEMBRE

NO

EN EL SIA-OBSRVA SE PONE COMO FECHA DE INICIO EL 16 DE AGOSTO, SI LA POLIZA SE APROBO EL 15 Y LA DESIGNACION DEL SUPERVISOR SE NOTIFICO EL 17

62 LA PREVISORA 26-ENERO

14-FEBRERO

06-MARZO SI 4-FEBRERO

EL VALOR DEL CDP REGISTRADO ES LIGERAMENTE DIFERENTE AL VALOR ORIGINAL, DEBERIA SER EXACTO


26-ENERO

23-FEBRERO

INCONSITENTE

6-FEBRERO

PORQUE SE PUBLICO EN ENERO SI SE LEGALIZO EL 6 DE FEBRERO, DEBIA PUBLICARSE EN EL PAQUETE DE CONTRATOS DE FEBRERO. VALOR CDP MAL REGISTRADO SI ERA DE ENERO ES INOPORTUNO, SI ES DE FEBRERO ESTA OK


10-ENERO

16-FEBRERO

6-FEBRERO

NO 10-ENERO SE UTILIZO LA FECHA DE SUSCRIPCION

63 LUMIRA SAS 26-ENERO

28-FEBRERO

6-MARZO NO 20-FEBRERO

LA FECHA DEL INICIO AL MENOS DEBERIA SER EL 20 DE FEBRERO QUE SE APROBARON LAS POLIZAS, NO EL 1 DE FEBRERO, MAL DILIGENCIADO EL VALOR DEL CDP, NO ESTAN REGISTRADAS LAS ADICIONES (SON 2!!!)


21-JUNIO 04-JULIO 6-julio SI 21-julio VALOR CDP MAL DILIGENCIADO RP NO PUBLICADO

38

CENTRO COLOMBO INTERNACIONAL

26-ENERO

15-FEBRERO

6-MARZO NO

28-FEBRERO DEBIO SER

CONTRATO SUSCRITO EL 26-ENERO Y ESTA FECHA SE PUSO COMO INICIO EN LA PLATAFORMA, PERO SEGÚN CONTRATO SE REQUIERE ACTA DE INICIO Y ESTA ESTA SUSCRITA EL DIA 28 DE FEBRERO DE 2018 FALTAN PUBLICAR DOCUMENTOS EN LA PLATAFORMA RP-ESTUDIOS PREVIOS- ACTA INICIO






22 FOTORECARGAS

23-ENERO

8-MARZO 6-FEBRERO

NO 23-ENERO O 30 DE ENERO

SE TOMA EL ULTIMO DOCUMENTO CARGADO, LA APROBACION DE LA POLIZA, IGUAL EL RESTO DE DOCUMENTOS SE CARGARON EL 12 DE FEBRERO, EXTEMPORANEOS

34

FUNDACION SOCIAL DE NARIÑO NUTRIENDO CORAZONES - FUSONNUC

25-ENERO

15-FEBRERO

6-FEBRERO

NO 25-ENERO O 16-FEBRERO

FALTA PUBLICAR ESTUDIOS PREVIOS, REGISTRO PRESUPUESTAL, APROBACION POLIZA

27 GENHOSPI SAS 23-ENERO

08-MARZO

6-FEBRERO

NO 25-ENERO MAL DILIGENCIAMIENTO DEL CDP


15-AGOSTO

27-AGOSGTRO

6-SEPTIEMBRE

SI 23-AGOSTO

EL PLAZO DE EJECUCION ES 15 DIAS, NO 8 COMO SE REGISTRO EN LA PLATAFORMA

177

ESTEFANI CATHERINE ORTIZ RODRIGUEZ

15-AGOSTO

29-AGOSTO

6-SEPTIEMBRE

SI 16-AGOSTO

127

NEW STETIC - JUAN DAVID JARAMILLO GOMEZ

02-MAYO 28-MAYO 7-JUNIO SI 03-MAYO OK

18

CORPORACION DE TRANSPORTADORES NARIÑENSES

23-ENERO

16-FEBRERO

6-FEBRERO

NO 23-ENERO SE TOMA COMO REFERENCIA EL ULTIMO DOCUMENTO CARGADO

20 SISTEMAS PALACIOS

23-ENERO

22-FEBRERO

6-FEBRERO

NO

23-ENERO (DEBIA SER MINIMO EL 26)

VALOR CDP MAL DILIGENCIADO SE TOMA LA FECHA DEL ULTIMO DOCUMENTO CARGADO

172

COMERCIALIZADORA FUERTES MEJIA

15-AGOSTO

10-SEPTIEMBRE

6-SEPTIEMBRE

NO 15-AGOSTO (POLIZAS)

SE PUSO COMO FECHA DE INICIO EL 16 AUNQUE DEBIO SER EL 15 SE TOMA LA ULTIMA FECHA PARA DETERMINAR LA OPORTUNIDAD

LIQUIDACION DE CONTRATOS VIGENCIA 2017

El equipo auditor procedió a revisar las carpetas contractuales solicitadas dentro de la muestra de la auditoria con el fin de constatar la liquidación de los contratos 2017, teniendo los siguientes resultados:

CONTRATO FECHA DE TERMINACION

LIQUIDADO SI/NO

OBSERVACIONES

004-2017 31 de diciembre de 2017 SI 25-enero-2018

Este contrato tuvo adición hasta el 31 de marzo de 2018 pero se liquidó anticipadamente para

nuevo contrato por ley de garantías

274-2017 1 de abril de 2018 SI 30-marzo-2017

148-2017 31 de diciembre de 2017 SI con inconsistencia 15-enero-2018

La Solicitud de modificación del contrato (solicitado el 14 de septiembre de 2017) se debió suscribir por los 2 supervisores del contrato, por cuanto ambos asumen la

responsabilidad de la ejecución del contrato. La certificación del pago del mes de diciembre

solo la suscribió uno de los 2 supervisores (Hallazgo)






El acta de liquidación del contrato del 15-enero-2018 debió suscribirse por los 2 supervisores del

contrato

008-2017 31 de diciembre de 2017 SI 23-febrero-2018

084-2017 31 de diciembre de 2017 NO

017-2017 30 de abril de 2017 NO El contrato según contrato inicia el 1 de enero, las pólizas se aprueban el 2 de enero y al

supervisor lo notifican el 12 de enero (inoportunidad en fechas).

019-2017 28 de febrero de 2017 INADECUADA 27-febrero-2017

El día 27 de febrero se suscribe un acta de liquidación, la fecha es anterior a la fecha de

terminación del contrato e incluso anterior a la presentación de constancias de pago de

seguridad social por parte del Contratista. Este contrato NO se debía liquidar por cuanto

tiene una adición en tiempo (hasta el 31 de marzo) y valor, y de esta adición no hay acta de

liquidación La solicitud de adición del contrato 019-2017 debían hacerla lo 5 supervisores del contrato,

solo la hicieron 4 de ellos.

279-2017 30 de diciembre de 2017 NO La designación del supervisor se hace el 9 de enero de 2018, al igual que su notificación, pero el contrato inicio su ejecución el 29 de diciembre

y termino el día siguiente.

164-2017 31 de diciembre de 2017 SI 20-abril-2018

076-2017 31 de agosto de 2017 SI 2-mayo-2017



047-2017 31 de julio de 2017 30-noviembre-2017



227-2017 30 de noviembre de 2017 NO

207-2017 30 de noviembre de 2017 NO


140-2017 31 de diciembre de 2017 SI 23-marzo-2018

115-2017 31 de septiembre de 2017 NO 20-marzo-2018

La prórroga del contrato no tiene la firma del contratista

127-2017 30 de diciembre de 2017 SI 30-enero-2018

054-2017 31 de julio de 2017 NO OPORTUNA 23-marzo-2018

El plazo máximo para la liquidación era el 30 de noviembre de 2017.


040-2017 31 de marzo de 2018 SI 25-enero-2018

010-2017 22 de enero de 2018 NO

006-2017 8 de febrero de 2018 NO La adición en tiempo es de 27 días a partir del 10 de enero de 2018

002-2017 22 de enero de 2018 NO

001-2017 22 de enero de 2018 SI 23-abril-2018

176-2017 31 de diciembre de 2017 SI 20-abril-2018


275-2017 22 de enero de 2018 NO

217-2017 2 de abril de 2018 Contrato suscrito el 30 de octubre de 2017, cuya duración es desde el Acta de inicio más 120 días de duración del contrato (hasta el 2 de abril), el 22 de marzo piden prorroga de 45 días (adición el 28 de marzo de 2018), el 16 de mayo se pide

prorroga por 30 días (adición el 18 de mayo) ósea hasta el 18 de junio de 2018. (se

adicionaron en total 75 días y solo se podían adicionar 60 días )






AVANCE DE LA POLITICA DE DEFENSA JURIDICA El equipo Auditor procedió a revisar el formato del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de Autodiagnóstico de Gestión Política de Defensa Jurídica, en el cual encontró el siguiente resultado: Esta Política tiene una calificación total del 49.7 (sobre 100), de los cuales se puede ver una calificación por cada componente de acuerdo a la siguiente gráfica:

ESTADO DE LA ACTUALIZACION DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE GESION JURIDICA BAJO LA

NORMA ISO 9001-2015 El equipo auditor no evidencia avance en la documentación del Proceso Gestión Jurídica bajo la norma ISO 9001:2015, lo cual es un compromiso institucional incluido dentro del Plan Operativo Anual. La documentación existente corresponde al mapa de riesgos versión 5. Adicional a lo anterior no se observa que los formatos asociados al desarrollo de los procedimientos de Contratación se encuentren codificados, tal es el caso que el formato “Estudios previos de conveniencia y oportunidad” este en versión 3, o que la matriz de riesgos que va asociada al formato anterior no este codificada, la lista de chequeo se hace en un formato de comunicaciones oficiales versión 2, las actas de inicio y de liquidación no están codificadas y por ende estandarizadas, el certificado de supervisión e interventoría es un formato versión 2 pero del proceso Gestión del Talento Humano.

ESTADO DE ACTUALIZACION DEL NORMOGRAMA INSTITUCIONAL La información suministrada por el proceso auditado respecto al normograma institucional no se encuentra actualizada, el equipo auditor procedió a verificar en la página web institucional la información relacionada con el normograma y evidencia que la última actualización fue en mes de Julio de 2012. Se recalca que el normograma es un instrumento que contiene las normas de carácter constitucional y legal que rigen lo macroprocesos, procesos y subprocesos de la entidad, este documento debe ser dinámico y actualizado de manera permanente.






ESTADO DE LAS DEMANDAS EXISTENTES CONTRA PASTO SALUD ESE Y SU RESPECTIVA PROVISIÓN CONTABLE

CREACIÓN, INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN (Artículo 2.2.4.3.1.2.1 del Decreto 1069 del 2015) La entidad tiene conformado el Comité de Conciliación de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.4.3.1.2.1, y siguientes del se creó mediante Resolución 1251 del 02 de noviembre de 2007, no obstante, con posterioridad a la expedición de dicho acto se efectuaron varias modificaciones al mismo, las cuales fueron derogadas por la Resolución 120 del 28 de marzo de 2017. Artículo 2.2.4.3.1.2.3. Integración. El Comité de Conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes: El Gerente o representante legal o su delegado, el Jefe de la Oficina Jurídica, el Subgerente de Salud e Investigación, Subgerente Financiero y Comercial, El Secretario General, son invitados permanentes con voz pero sin voto: el apoderado o asesor que represente los intereses de la entidad y los directores operativos de red., el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité. La periodicidad de las reuniones del Comité (Artículo 2.2.4.3.1.2.4 del Decreto 1069 de 2015), el Comité de Conciliación se reúne al menos dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan. El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple. Pese a que no existe una periodicidad con la que el Comité de Conciliación, éste se reúne cada vez que las circunstancias lo ameriten. Funciones del Comité Prevención Del Daño Antijurídico La entidad sí formuló políticas de prevención del daño antijurídico. Las políticas se definen así:

lo de la actividad contractual.

Estás se encuentran contenidas en acto administrativo plasmado en la Resolución 620 del 29 de diciembre de 2017, la cual fue aprobada y adoptada por el Comité de conciliación. Existe un plan de acción para implementar la política de prevención del daño antijurídico, mediante una de las herramientas más importantes que ha desarrollado la entidad para la garantizar la oportunidad y la seguridad en la atención del paciente, es la adopción de mecanismos y tipos de control que permiten implementar la política de prevención del daño, las cuales se detallan en el siguiente cuadro:

Política De Defensa De Los Intereses De La Entidad Al interior del comité de conciliación se han identificado las causas de mayor litigiosidad en la entidad y ellas están consignadas en su mayor parte, en el Manual de Políticas de Prevención del daño.






Por ejemplo, se identificó que un significativo porcentaje de las demandas laborales que cursan en contra de la entidad, se producen porque la empresa contrató servicios personales a través de contratos de prestación de servicios que en el fondo entrañaron una verdadera relación de trabajo; o porque vinculó personal a través de terceros contratistas, generándose solidaridad en el pago de las acreencias salariales y prestacionales insatisfechas por las sociedades empleadoras. Adicionalmente, otra de las medidas que adoptó para minimizar el impacto de los conflictos laborales generados por las causales anotadas, fue la implementación y puesta en marcha de la planta de empleos temporales de la entidad, a través de la cual se posesionó a 408 funcionarios el pasado 1º de noviembre, garantizando condiciones dignas e igualitarias para las personas que venían prestando sus servicios para Pasto Salud E.S.E. También se identificó al interior del Comité de Conciliación que en tratándose de daños antijurídicos derivados de la prestación del servicio de salud, las causas recurrentes fueron las siguientes: Omisión del deber de seguridad y cuidado del paciente. Tardanza en la remisión de pacientes a centros de salud de mayor nivel de complejidad cuando el cuadro clínico lo amerite. Falencias en la atención a madres gestantes, alumbramiento y posparto. Error en el manejo y diligenciamiento de la historia clínica. Obligatoriedad del consentimiento informado. La ESE, NO cuenta con un sistema o herramienta tecnológica que permita procesar la información relativa a los procesos judiciales, arbitrales y de conciliación que se adelantan en contra de la empresa. Sin embargo, pese a no existir una herramienta tecnológica de este tipo, es de anotar que la información si se encuentra compilada en una base de datos que mes a mes se remite a la entidad y cuyo seguimiento se realiza por el Grupo de Abogados Asesores Externos. En dicho informe se precisan los siguientes datos: Tipo de proceso Tipo de acción judicial Cuantía inicial de la demanda Resumen del hecho generador Fecha de admisión de la demanda Demandante Estado actual del proceso Sentido del fallo ejecutoriado de primera instancia Sentido del fallo ejecutoriado de segunda instancia Como se observa, los datos que de que consta el informe, permiten a la entidad mantenerse al tanto sobre lo que ocurre al interior de cada proceso judicial donde figura como parte activa o pasiva. En lo que respecta a los procesos arbitrales, la entidad no afronta litigios de este tipo hasta la fecha. Finalmente, sobre las solicitudes de conciliación extrajudicial administrativa, la información que se señala en el informe es la siguiente: Identificación del trámite conciliatorio Medio de control a precaver Nombre del convocante Fecha de admisión de la solicitud de conciliación. Estado actual de la solicitud Culminación del trámite conciliatorio. Al interior del Comité de Conciliación de la entidad se estudia la procedencia o no de las acciones de repetición. En los años 2016 y 2017, se instauraron 11 acciones de repetición contra exfuncionarios de la Entidad Caso contrario, de conformidad con el concepto emitido por el Grupo Asesor Externo el 31 de mayo de 2018, y discutido al interior del Comité de Conciliación en el mes de junio del año en curso, se estudió un total de 38 asuntos en los cuales por unanimidad se resolvió NO iniciar acciones de repetición, teniendo en cuenta que si bien se profirieron un gran número de sentencias en contra de los intereses de la entidad por declaratoria de contrato realidad, no se advirtió que los funcionarios involucrados en la suscripción de las distintas OPS obraran con dolo o culpa, y que por el contrario, esa decisión obedeció a la imperiosa necesidad de garantizar la prestación ininterrumpida y eficaz de los servicios de salud a cargo de la E.S.E. En ese orden,






no era viable ocultar bajo el velo de una violación manifiesta e inexcusable de las normas de derecho, la compleja situación financiera que atravesó la entidad para consolidar una planta de personal que supliera de manera cabal las necesidades que demanda la prestación de servicios de salud. Se soporta lo anterior con cada una de las carpetas de las acciones de repetición enlistadas y con el concepto de 31 de mayo de los cursantes antes mencionado. ¿Existe alguna metodología o algunos parámetros definidos por la entidad (o la entidad territorial a la que pertenece) para realizar el cálculo de probabilidad de condena en contra de cada uno de los procesos que cursan en contra de la misma; en cada una de sus etapas procesales, estableciendo un valor probabilístico estimado de las obligaciones contingentes asociados a cada proceso? ¿Se clasifica en nivel alto, medio o bajo de probabilidad de condena? El 25 de septiembre de 2017, se adoptó la Resolución 398 por medio de la cual se modificó el Manual de Políticas Contables de la E.S.E Pasto Salud bajo el nuevo marco normativo de la Contaduría General de la Nación adoptado a través dela Resolución 464 de 2015. En ese acto se estableció el acápite de provisiones y contingencias, las cuales se obtendrán a partir del siguiente análisis:






Relación de Conciliaciones Extrajudiciales 2018

Análisis Financiero Los valores que fueron solicitados para el pago de sentencias, laudos arbitrales, amigables composiciones, transacciones o conciliaciones en los anteproyectos del presupuesto para las vigencias 2016 y 2017 Año 2016: $439.546.330. Año 2017: $1.055.230.484. El tiempo promedio que demora la entidad en cancelar sentencias, laudos arbitrales, amigables composiciones, transacciones o conciliaciones, los pagos se realizan entre los 30 y los 90 días siguientes a la radicación de la cuenta de cobro con sus soportes. Según informes de ejecución presupuestal, en 2016 se pagó por concepto de sentencias y conciliaciones, la suma de $219.256.968; y para 2017, $966.970.598.

CONCLUSIÓN

Se evidencia presuntamente un incumplimiento de la normatividad relacionada con la contratación en la

Oficina Jurídica y es necesario fortalecer aspectos como: revisión de todos los documentos soportes o de

requisito, como de la afiliación, pago de aportes a seguridad social y actas de liquidación, la cual debe

realizarse conforme a la realidad de los pagos y servicios efectuados por el contratista, como el paz y salvo

municipal, las pólizas de cumplimiento, entre otros, esto debido a que se evidencia que presuntamente hay

varios documentos falsos, luego de la revisión realizada, los cuales se verificaron en la página web de la

Alcaldía, aseguradoras entre otras. Así mismo se evidencia la falta de organización del archivo y de los

documentos que hacen parte de cada proceso, debido a que no se encuentran debidamente archivados

como establece la norma.

Se advierte incumplimiento en las actividades del procedimiento para adelantar la contratación conforme lo

establece el Manual de Contratación, se evidencia que firman contratos presuntamente sin el lleno de

requisitos.

Se evidencia que existe un Manual de Contratación, totalmente desactualizado, este debe estarse revisando

periódicamente y determinar la viabilidad de estar actualizando, debido a que las normas en este sentido

están sufriendo varias reformas.

No se suministró la matriz de riesgos de su proceso, a pesar de haberse solicitado, revisamos en la página web de la entidad y no encontramos información al respecto, lo que presumimos que no se ha levantado los riesgos de este proceso.






El normograma suministrado y el publicado en la página web institucional se encuentran visiblemente desactualizados. No se observó avance de la actualización del Proceso Gestión jurídica con base en la norma ISO 9001 – 2015. El avance de la Política de Gestión Jurídica dentro del Modelo Integrado de Planeación y Gestión se encuentra en cifras que requieren su intervención o desarrollo de acciones de mejoramiento. Se constató que los hallazgos detectados en la auditora ACIO 11-2017 se siguen presentando en la presenta auditoria. Se evidencia en el contrato 061 de 2018, con Turismo Andino SAS, Agencia de Viajes, cuyo objeto es el

suministro de tiquetes, que resulta muy oneroso la compra de tiquetes a través de este contrato, debido a

que se está cancelando el 24.1% de más del valor del tiquete, porque el contratista debe cubrir el costo del

valor de estampillas del 5.5%, retención en la fuente 10%, industria y comercio 0.6%, para un total de 16.1%,

más el costo de administración que es aproximadamente de un 8%, se recomienda, que a el funcionario a

quien se le autoriza su desplazamiento, adquiera la compra del tiquete aéreo, bien sea a través de internet

o compra directa en una agencia de viajes y se le reconozca mediante avance en la resolución en la cual

se autoriza su desplazamiento, el valor del tiquete previa presentación de la factura o del tiquete y legaliza

con los soportes respectivos.

Se evidencia en el procedimiento de defensa jurídica, que existe control efectivo, de cada uno de los casos

que se adelantan en contra de la entidad, que el comité se reúne con mucha periodicidad, para estudiar cada

caso en particular y en las situaciones en las cuales la entidad ha sido demandada y pierde algún proceso,

son situaciones que se producen porque la empresa contrató servicios personales a través de contratos de

prestación de servicios que en el fondo entrañaron una verdadera relación de trabajo; o porque vinculó

personal a través de terceros contratistas, generándose solidaridad en el pago de las acreencias salariales y

prestacionales insatisfechas por las sociedades empleadoras.

De acuerdo a la revisión, que se realizó a las invitaciones públicas y los procesos de selección efectuados

en la vigencia 2017 y primer semestre de 2018, a la Oficina Jurídica, se encontró algunos hallazgos los

cuales se relacionan a continuación.

HALLAZGOS

Hallazgo 1 En el proceso, no está aplicando los criterios de Organización de los Archivos de Gestión, según la normatividad relacionada en cuanto a la organización de los archivos, ya que se evidencia cajas apiladas en el suelo, contraviniendo los Acuerdos 038 y 042 de 2000, 05 de 2013, 02 de 2014 y el Articulo 6 del acuerdo 060 de 2001. Hallazgo 2 No se nos suministró el mapa de riesgos del Proceso Gestión Jurídica, a pesar de haberse solicitado por oficio, este nunca fue entregado al equipo auditor, se revisó en la página web http://www.pastosaludese.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=80&Itemid=216, presumimos que no se haya levantado riesgos de este proceso, con el fin de verificar si se materializo o no el riesgo y que tipo de acción se determinó, contraviniendo la normatividad, la Ley 1474 de 2011 y los decretos 4637 de 2011, 943 de 2014 y 1499 de 2017. Hallazgo 3 En el contrato 001-2017, se evidencia el Paz y Salvo Presuntamente Adulterado, lo anterior constituye un hallazgo administrativo.

http://www.pastosaludese.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=80&Itemid=216






Hallazgo 4 En el contrato 002-2017, conforme los documentos anexos al contrato, se omite anexar los documentos relacionados como antecedentes fiscales y disciplinarios, en forma previa a la suscripción del contrato, incumpliendo la obligación establecida en el parágrafo 1 de la Ley 190 de 1995. Igualmente se evidencio que el paz y salvo municipal No. 201604065 esta presuntamente adulterado, también se evidencio contrato mal elaborado, termino de ejecución 1/01/2016 A 31/12/2016 y se firma El 1/12/2017. Lo anterior constituye un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y penal. Hallazgo 5 En el Contrato 006/17, en la elaboración de estudios previos, se Omite la Matriz De Riesgos, No Presenta Resolución De Aprobación De Póliza De Garantía, tampoco se evidencia o reposa acta de Inicio, la cual se requiere según oficio Of 511-14699 30/12/2016, contraviniendo el articulo trigésimo tercero del manual de contratación. Hallazgo 6 (Hallazgo 7 en informe preliminar) En el contratos 056 de 2017, se evidencia que No aporta Certificados De Seguridad Social, Contrato 115/17, aportes Seguridad Social, presenta extemporáneos, certifica Revisor Fiscal, del mes de Enero Lo anterior evidencia incumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, articulo 26 Ley 1393 de 2010, Articulo 18 de la Ley 1122 de 2007. Lo anterior constituye un Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria Hallazgo 7 (Hallazgo 8 en informe preliminar) En los contratos, 001,002, 008, 010, 017,047, 056, 084, 088, No se evidencia o reposa acta de Inicio, la cual se solicita, según oficio Of. 511-14621 28/12/2016, 511-14621 28/12/2016, 511-001 01/01/2017, 511-191 12/01/2017, 511-3298 del 16/03/17, contraviniendo el articulo trigésimo tercero del manual de contratación, lo anterior constituye un Hallazgo administrativo. Hallazgo 8 (Hallazgo 9 en informe preliminar) En los contratos, 010, 017, 019, 056, 086, 084, 088, 205, 227, 270, 275, No se evidencia o reposa acta final y/ o la liquidación del contrato, o certificación de recibido a satisfacción, la cual se solicita, según oficio 511-191 12/01/2017, Of 511-3275 Del 16/03/17, 511-3298 del 16/03/17. En el contrato 207, no se evidencia acta final o certificación de recibido a satisfacción por parte del supervisor, se evidencia en egreso 2017001347 Del 18/12/17 Saldo A Favor Por $414.576, contraviniendo el articulo trigésimo tercero del manual de contratación, lo anterior constituye un Hallazgo administrativo. En el contrato 207, no se evidencia acta final o certificación de recibido a satisfacción por parte del supervisor, se evidencia en egreso 2017001347 De

datos generales de la auditoria - pasto salud ese...6.0 gestion de control gco-ifa 220 el presente...

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