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Base de Datos

y programa de Microsoft Access

Tablas

Formularios

Consultas

Informes

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una serie de datos relacionados que forman una estructura lógica, es decir una estructura reconocible desde un programa informático.Además los datos forman una estructura física y funcional que es lo que se conoce como base de datos.

Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

BASE DE DATOS. DEFINICIÓN Y PLANIFICACIÓN

¿Planificación y gestión de las bases de datos?

A la hora de planificar una base de datos podemos decidir si queremos que sea una base da datos simple o una base de datos relacional; dependiendo del servicio a que se dedique, para una oficina con socios y datos personales, sería simple (de una sola tabla), o para una biblioteca con usuarios registrados, libros y préstamos, sería relacional (con más de una tabla).

BASE DE DATOS. DEFINICIÓN Y PLANIFICACIÓN

BASE DE DATOS. PROGRAMA

Ventana inicial del programa de Microsoft Access

Barra de herramientas con los botones para facilitar las acciones que podemos realizar.

Barra de menú con acceso a todos las opciones del programa.

Barra de título con el nombre del programa y del archivo una vez guardado.

Panel de tareas con muchas opciones

La mejor Ayuda de Microsoft Access la encontramos en el mismo programa

Lo primero que hay que hacer es crear un archivo para la base de datos. Dicho archivo contiene todo lo que se cree para la base de datos, Tablas con registros de datos, Formularios, Consultas, Informes, etc…

BASE DE DATOS. PROGRAMA

1 Access no es una base de datos es un sistema gestor de bases de datos.

2 Access es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales.

3 Las bases de datos de Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados.

BASE DE DATOS. PROGRAMA

Ventana inicial del programa de Microsoft Access

TABLAS

Planifica bien las Tablas. Son los cimientos de toda B. de D. Deben estar bien estructuradas.

BASE DE DATOS. TABLAS

Una base de datos simple, como una lista de Socios, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las Tablas.

BASE DE DATOS. TABLAS

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de columnas y filas, llamadas aquí CAMPOS y REGISTROS.

Siempre se debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base de datos.

(Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría

tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.)

BASE DE DATOS. TABLAS

1. Microsoft Access, Archivo, Nuevo, Base de datos en blanco, Guardar en … como … nombre.mbd

2. Crear una tabla en vista Diseño, Entrar

BASE DE DATOS. TABLAS

Esta es la ventana principal de la base de datos, desde donde se empiezan a crear las Tablas, las Consultas, los Informes, los Formularios y demás objetos.

En vista Diseño, empezamos a formalizar los CAMPOS

BASE DE DATOS. TABLAS

Abrir la tabla por primera vez tiene la misma ventana que en Diseño, ya que necesita primero introducir los CAMPOS y luego guardar la tabla.Cuando guardamos la tabla, ya tiene dos opciones para abrirla, Diseño para modificar los campos y ABRIR para introducirle o modificarle los REGISTROS.

Y así hemos introducidos los nombres de CAMPOS, y los Tipos de datos de cada campo que veremos en el encabezado de la Tabla

BASE DE DATOS. TABLAS

Texto: Este tipo de dato se usa cuando el campo va a contener caracteres de una extensión más o menos fijas (apellidos, nombre, direcciones, poblaciones, cualquier tipo de descripción …) y también se utilizan cuando se mezclan letras y números tal que en NIF, CIF, … Su longitud predeterminada es de 50 caracteres. Almacena cualquier carácterpudiendo ser de hasta 255 caracteres o con la longitud establecida en la propiedad Tamaño del Campo..

Al cerrar la Tabla, requiere primero guardar la Tabla y con una segunda ventana de aviso nos pide también poner un Campo de clave, que será autonumérico.

BASE DE DATOS. TABLAS

Vemos la segunda ventana de aviso que nos pide también poner un Campo de clave, que será autonumérico.

BASE DE DATOS. TABLAS

Abierta la Tabla, comienza a introducirle los REGISTROS

BASE DE DATOS. TABLAS

Modificar la Tabla, en columnas (CAMPOS) si la tabla ya está guardada, seleccionada la Tabla hacemos clic en Diseño.

Y si es para introducir o modificar REGISTROS hacemos clic en Abrir

BASE DE DATOS. TABLAS

BASE DE DATOS

Fin de la primera parte

Pasar a a la segunda

Sin Internet, ir a la segunda parte en la misma carpeta