curso relator unidad 1 toma de asistencia - 2015

Curso Relatores OTEC/Empresa Unidad I: Toma de Asistencia

(Actualizado el 09-12-2015)

Curso creado por :

Libro de Clases Electrónico (LCE)

http://www.acepta.com/sence

En esta Unidad aprenderá realizar la toma de asistencia electrónica. Incluye:

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Unidad I: Toma de AsistenciaActualizado 09-12-2015

• Ingreso

• Descargar de cursos

• Descargar Personal Autorizado

• Crear Hoja de Asistencia de

Contingencia

• Pasar Lista (en un equipo o más)

• Agregar Asistente

• Autorizar Asistente No reconocido

• Enrolar Asistente No Reconocido

• Ingresar Observaciones/Actividades

• Finalizar Toma de Asistencia

• Eliminar Curso

• Informar Asistencia


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngreso – Actualizado 09-12-2015

Esta acción la puede realizar a través del Menú de Inicio en su computador, escribiendo directamente el nombre del programa, o a través del Acceso directo ubicado en el Escritorio. A continuación se desplegará la siguiente ventana inicial:

Para todas las funciones de esta aplicación

ingrese el RUT o ID (en caso que no tenga

RUT) de quién realizará dicha acción, ya

sea un Administrativo OTEC/Empresa o el

Relator de la Institución. A continuación

presione el botón “Ingresar”


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngreso - Actualizado 09-12-2015

Por defecto el sistema le solicitará demostrar su identidad utilizando su huella, se mostrara que dedo tiene enrolado. Se desplegará la siguiente imagen:

Si se reconoce correctamente al Operador (usuario), se habilitan todos los botones de acción de la ventana, como se muestra en la Imagen a la Izquierda:


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngreso - Actualizado 09-12-2015

Si el equipo no se encuentra conectado a internet, solo se activan las opciones “Crear hoja de asistencia de contingencia”, “Pasar Lista” y “Fiscalizar”, como se aprecia en la siguiente imagen:


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngreso – Sin Lector Biométrico - Actualizado 09-12-2015

Si el Operador (Usuario) no tiene el Lector conectado al computador, se despliega la siguiente imagen:

NOTA: Solo será posible operar con clave si no hay conectado un lector. Sin lector no será posible validar la asistencia de los alumnos ni relator usando sus huellas, tampoco enrolar alumnos o autorizarlos como ministro de fe.


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngreso - Lector no reconoce Huella - Actualizado 09-12-2015

Si la huella del usuario no es reconocida, al cuarto intento de validación se solicitará ingresar mediante la clave de acceso única, como se muestra en la siguiente imagen:

Para continuar y autenticarse usando la clave de acceso, debe confirmar los mensajes que aparecerán en pantalla presionando “SI”:


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngreso con Clave- Actualizado 09-12-2015

Cuando acepte el mensaje presionando “SI”, volverá a la pantalla principal y se desplegará la opción de ingresar con clave :

Al costado derecho del RUT seleccione “Clave” y presione el botón “Ingresar”, se desplegará la siguiente ventana de verificación, indique su clave aquella que utiliza para ingresar al Libro de Clases Electrónico:

Nota: Si no recuerda la clave o no funciona, puede solicitarla llamando a la “Mesa de Ayuda LCE”.


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngreso con Clave - Actualizado 09-12-2015

Si la contraseña digitada o la huella es reconocida, se habilitan todos los botones de acción de la ventana, como se muestra a continuación:


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Unidad I: Toma de AsistenciaDescargar Cursos - Actualizado 09-12-2015

Previo a iniciar la toma de asistencia de un Curso, es necesario preparar la aplicación de toma de asistencia cargando en su equipo los datos del curso en cuestión. Para esto, el Operador, una vez autenticado debe presionar el botón:

Al abrir la ventana de descarga siga las instrucciones en pantalla utilizando los filtros de búsqueda, se mostrarán aquellos cursos que tenga asignados. De lo contrario asegúrese de pertenecer a la Institución como operador y de contar con los permisos necesarios, para utilizar el sistema de asistencia.


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El Operador puede seleccionar uno o un conjunto de Cursos del Listado desplegado, marcando el cuadro que se encuentra a la izquierda de cada Curso:

Si la lista de cursos crece de manera significativa, utilice los botones de la derecha para marcar “Todos” o “Ninguno”, según corresponda.

Para revisar la información de un curso en particular, seleccione uno de la lista y en el panel inferior podrá verificar la información de éste.


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Una vez seleccionados los Cursos a descargar, debe presionar el botón “Descargar”. Cuando finaliza la descarga de los Cursos seleccionados, se despliega el siguiente mensaje:

Es posible que en la descarga reciba un mensaje que se ha descargado un curso en Estado “Rechazado”, si tal es el caso, revise el estado de inscripción del curso, en la dirección Regional de SENCE, en la Empresa u OTIC respectiva.


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Unidad I: Toma de AsistenciaDescargar Personal Autorizado - Actualizado 09-12-2015

Para que todos los usuarios u operadores de su OTEC puedan utilizar el aplicativo de toma de asistencia será necesario realizar la descarga de todo el personal en cada computador o punto donde este instalado el aplicativo. Para ello seleccione el botón:

Siga las instrucciones de la ventana de descarga, tal como se ve en la imagen:

Digite el RUT del usuario al cual desee descargar sus permisos y luego presione “Descargar” para comenzar la descarga.


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Adicionalmente puede revisar cuantos operadores tienen permisos descargados o que usuarios están enrolados, para ello utilice el botón “Buscar”, todos los resultados de búsqueda o descarga se listarán en el Panel “Operadores ya descargados”

Unidad I: Toma de AsistenciaDescargar Personal Autorizado - Actualizado 09-12-2015

Considere los tiempos de descarga cuando marque la opción “Todos”, recibirá el siguiente mensaje de confirmación:

Nota: Si en LCE ha modificado los permisos para uno o varios usuario deberá volver a descargar los permisos en cada punto de toma de asistencia


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Unidad I: Toma de AsistenciaCrear hoja de Asistencia de ContingenciaActualizado 09-12-2015

Si no le fue posible descargar el curso o experimenta cualquier inconveniente que le impida hacer uso de un curso descargado (que no se pueda sortear con otra opción) utilice la opción “Hoja de asistencia de contingencia”, que le permitirá igualmente pasar lista en una hoja electrónica. En la ventana principal presione el botón:

Una vez la ventana para crear una hoja de contingencia, deberá llenar los campos correspondientes, si tiene dudas tanto para crear o utilizar esta hoja electrónica consulte la guía de ayuda en el icono “?”, al costado derecho de esta ventana:


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En esta ventana al digitar los datos necesarios como el Rut de la Institución que imparte el curso, “Nombre Libro”, o “Tipo de Programa” servirá más tarde para identificar la asistencia informada a LCE y posterior a ello asignarla al Libro que corresponda. (Los campos en blanco no son obligatorios)

Si desea volver a la pantalla inicial solo seleccione “Cancelar”, si desea continuar Ingrese los datos necesarios para luego presionar el botón ‘Crear’, recibirá el siguiente mensaje de confirmación:

Unidad I: Toma de AsistenciaCrear hoja de Asistencia de ContingenciaActualizado 09-12-2015


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Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista con Hoja de ContingenciaActualizado 09-12-2015

Una vez creada la hoja de contingencia volverá a la pantalla inicial, deberá seleccionar el módulo “Pasar Lista” para buscar la hoja creada según el nombre que le asignó, como se ve en la imagen:

Presione el botón “Buscar”, para visualizar los cursos disponibles. Los que provienen de la creación de una hoja de contingencia quedan marcados con una letra ( c ).

Revise la información del curso como por ejemplo la cantidad de Relatores o Alumnos incluidos en esta lista, seleccionándolo y luego dirigiendo el mouse sobre el scroll del panel inferior.


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El siguiente paso será ingresar el motivo por el cual se esta utilizando una hoja de contingencia:

Para abrir una hoja de contingencia, seleccione la hoja desde el panel y presione el botón “Abrir Libro”:



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Para incorporar a cada participante en la parte inferior de la ventana seleccione el botón “Agregar Asistente”, verá la siguiente imagen:

Una vez ingresado el motivo para la hoja de contingencia, se abrirá el módulo para “Pasar Lista” y como se ve en la imagen ésta no contiene participantes, por lo que deberá ingresar a cada uno de ellos;



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• Es necesario realizar este procedimiento con bastante anticipación al inicio del curso

• Puede Postergar el enrolamiento de los participantes para completarlo más tarde.

• La lista de alumnos debe coincidir con los datos informados a SENCE, Id Acción, orden de compra,

etc.

Al realizar la operación de agregar asistentes a una hoja de contingencia considere lo siguiente


1° Seleccione el tipo de rol Alumno o Relator y digite el RUT del asistente

2° Seleccione que dedo desea enrolar haciendo clic en las flechas que abrazan las manos y coloque la huella en el lector (4 veces)

3° Para confirmar presione “Crear” y en el mensaje de verificación “Aceptar”


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Al agregar asistentes a la nómina del curso estos se listarán en el panel izquierdo (A), consideré los siguientes puntos:

Si completo el enrolamiento o al agregar al alumno el sistema lo reconoció automáticamente, al seleccionarlo verá la siguiente imagen:

Si agregó al participante pero canceló su enrolamiento, el alumno quedará con la marca (no enrolado), puede completar su enrolamiento más tarde presionando el botón “Enrolar” desde el panel inferior de esta ventana.

Nota : Una vez completado el listado con todos los alumnos, se toma asistencia como de costumbre.



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Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista - Actualizado 09-12-2015

Una vez que se cuente con toda la información previa a tomar asistencia será posible iniciar el proceso de pasar lista, primero asegúrese de lo siguiente :

• Descargar los cursos

• Descargar el personal Autorizado

• Crear hoja de contingencia (Si no logró realizar la descarga)

• Preparar la hoja de contingencia

Si ha completado los puntos anteriores al abrir el aplicativo debe presionar el botón “Pasar Lista”:

Pasar Lista Electrónica, con un curso descargado o con una hoja de contingencia:

NOTA: El proceso de Pasar Lista correspondiente al Inicio y Término de la sesión es el mismo.


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A continuación se despliega la ventana que permite seleccionar el Curso para el cual se pasará lista, como se muestra en la siguiente ilustración:

Utilice los filtros de búsqueda como Rut Institución, Tipo de Programa, Id acción, código SAP, o Nombre del Curso.

Presione el botón “Buscar”, para listar los Cursos que cumplen con las condiciones definidas.

Para revisar la información de un curso selecciónelo de la lista y dirija el mouse sobre el scroll en el panel inferior de esta ventana.

Si esta seguro del curso seleccionado haga clic en “Abrir Libro” Para iniciar un “Nuevo Bloque” de asistencia.



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Para tomar la asistencia a un curso siga las instrucciones que ve en pantalla, tome en cuenta las notificaciones o mensajes de alerta que la aplicación levantará, tanto como para el inicio de la clase como para el desarrollo de esta:


Antes de comenzar revise que lahora-fecha de su computador sea la correcta.

1) Establezca la duración de la clase entre 00:10 ms y 10:00 hr

2) Informe si tomará asistencia en uno o varios computadores (seminarios)

3) Inicie la Clase. (El inicio de la clase se activa con la entrada de un relator)

4) Ingrese a los participantes, estos quedarán en la lista B) participantes dentro de la clase.


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Si necesita tomar asistencia en más de un equipo en paralelo (Seminarios), en la instrucción deberá

marcar la opción “Si”, en cada computador que este utilizando, considere los siguientes puntos:

Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista- MultiPc - Actualizado 09-12-2015

1) La letra que se activa (L) identifica el bloque y más tarde unificará las asistencias de todos los computadores en un solo registro

2) Asegúrese que la letra (L), la duración de la clase, la fecha y hora, sean la misma en cada computador.

3) Los relatores deben registrar su entrada y salida en cada computador. A diferencia de estos los alumnos marcan su entrada y salida solo en un computador.

4) Para obtener mas ayuda haga clic en el icono “?”


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Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista – Iniciar Clase- Actualizado 09-12-2015

El “Inicio de la Clase” aparecerá como: “NO INICIADO” y el botón “Iniciar Bloque” estará desactivado, este último se activará con el ingreso a clases del relator:

NOTA: Mientras no presione “Iniciar Clase” no se

contabiliza el tiempo del bloque de capacitación aunque

haya marcado entradas. Esta acción fija la hora de inicio

de la clase, momento en el cual empiezan a correr los

minutos de gracia.

Si aun no ha iniciado la clase,

aparece en pantalla un mensaje

que le recordara iniciarlo.


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Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista – Iniciar Clase- Actualizado 09-12-2015

Cuando presione ”Iniciar Clase” se fijará la hora de inicio de la capacitación, y se habilitará un

cronómetro con la cuenta regresiva del tiempo del bloque (Tiempo restante clase), acorde a la duración

que haya informado.

Como se mencionó

anteriormente, el ingreso del

relator habilitará el botón “Iniciar

Clase”. Mientras no se de el

inicio, los tiempos no se

contabilizarán independiente si ha

marcado entrada o salidas de los

asistentes.


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Si se verifica correctamente la huella de los Asistentes, los nombres desaparecen del listado de la izquierda (A) y se desplegarán en el listado de la derecha (B), mostrando la huella verificada en la sección Validación. Los participantes marcados con un (*) aun no entran a clases.

Si la huella no es reconocida, seleccione al

participante de la lista y utilice la autorización

especial digitando el numero de serie de

carnet y luego presione el botón “Autorizar”,

en el panel inferior de esta ventana:

Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista – Ingresar a los ParticipantesActualizado 09-12-2015


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Cuando el Relator ingresa y su verificación es correcta, automáticamente se habilita la opción “Iniciar Clase”, recibirá un mensaje en pantalla para dar el inicio en ese momento o postergarlo para iniciar más tarde:

Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista – Ingresar a los ParticipantesActualizado 09-12-2015

Del mismo modo si el relator marca su ingreso pero no ha declarado la duración del bloque, se notificará lo siguiente:


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Cuando termine el bloque de capacitación, los participantes deben colocar su huella en el lector para

salir de clase. El nombre de cada asistente desaparecerá de la columna “B” quedando en la columna

“A”.

IMPORTANTE: Cuando el Relator marca

su salida (ingresando su huella digital)

automáticamente se da por finalizado el

curso, aunque la duración del bloque

informado no haya expirado y falten

alumnos por marcar salida.

Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista – Salida de los ParticipantesActualizado 09-12-2015


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Si el Asistente al momento de colocar su dedo en el Lector no se encuentra enrolado, o presenta

problemas con su huella, la ventana de asistencia indica que la huella no es reconocida, como se

muestra en la siguiente ilustración:

Existen 2 alternativas:

• Enrolar: En un curso descargado cuando en la lista un

asistente aparece como (sin enrolar) o (no enrolado). Es decir,

no tiene registros de huellas previamente descargados o

creados.

• Autorizar: Corresponde a una Autorización especial para

realizar el ingreso del asistente actuando como ministro de fe,

con el número de serie de la cédula de identidad del

participante.

Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista – Autenticación y EnrolamientoActualizado 09-12-2015


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Esta acción registrará por única vez los datos personales del asistente y sus muestras de huellas,

llamados patrones, que se utilizarán para la verificación de identidad desde ese momento en adelante.

Para comenzar seleccione al asistente y presione el botón “Enrolar”:

1° Para tener habilitada la opción de “Enrolar” es necesario que el operador se autentique mediante huella.

2° Al presionar el botón “Enrolar” se validará la identidad de quien opera el aplicativo, quien se hará responsable del correcto enrolamiento:



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Posterior a la verificación del operador , se despliega la ventana que permite enrolar al Alumno:

Una vez que se ingresan los datos personales del

participante (validar contra la cédula de identidad del

alumno o relator), y nuevamente presionar el botón

“Enrolar” que dará paso al registro de huellas:

Seleccione que dedo desea registrar con las flechas que abrazan las manos.

Luego el asistente deberá colocar el mismo dedo en el Lector, 4 veces



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Al finalizar el proceso de enrolamiento aparecen los siguientes mensajes de confirmación:

El alumno recién enrolado deberá marcar la entrada/salida a la clase, colocando su dedo registrado en el lector una vez más:

Al salir de la toma de asistencia recibirá la siguiente confirmación:



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Unidad I: Toma de AsistenciaIngresar Observaciones – ActividadesActualizado 09-12-2015

Utilice los botones de “Observaciones del relator” o “Actividades” para registrar información de la clase si fuera necesario:

Para registrar la información es necesario que un relator este presente:

Al presionar el botón “Observaciones del relator” deberá digitar la información y luego presionar “Aceptar”:


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngresar Observaciones – ActividadesActualizado 09-12-2015

Mediante el botón “Actividades” registre la información de los módulos de la capacitación, en esta opción verá la siguiente ventana:

Siga las instrucciones en pantalla, cada relator podrá registrar la actividad según el modulo que le corresponda, ésta será registrada por hora, relator, actividad, horas practicas y teóricas.

1) Seleccione “Nueva Actividad”

2) Escoja de la lista de relatores al que

corresponda.

3) Informe las horas teóricas o practicas

4) Detalle la actividad a realizar.

En el panel inferior podrá revisar aquellas actividades ingresadas, y modificarlas si fuera necesario.


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Para grabar y finalizar la toma de asistencia, se debe presionar el botón ‘X’ en la esquina superior derecha:

La asistencia se empieza a grabar automáticamente una vez que ha presionado “Iniciar Clase”. Cada 2 minutos de inactividad, Si cierra la ventana confirma que el bloque se ha grabado.

Antes de salir, asegúrese de iniciar el bloque, de todos modos recibirá la siguiente notificación:

Unidad I: Toma de AsistenciaFinalizar y Grabar AsistenciaActualizado 09-12-2015

Luego de presionar “X” para salir, finalmente se grabará la asistencia con el siguiente mensaje de confirmación:


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Por ejemplo si ya tiene un bloque iniciado y por error selecciona “Nuevo Bloque” al abrir el curso comenzará una nueva asistencia:

Si abre el libro se dará cuenta que en la lista no habrán registros de entrada (Lista B), si aún así marca la entrada del relator o declara la duración del bloque, al guardar la información y salir, el sistema preguntará nuevamente que acción realizar, para salir sin grabar solo seleccione “CANCELAR” y retome el bloque iniciado anteriormente (Jue 17:07)

Crear nuevo bloque cuando ya existe uno en curso:

Unidad I: Toma de AsistenciaExcepciones al Pasar ListaActualizado 09-12-2015


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Si en el Listado de cursos desplegados en la ventana “Pasar Lista” se encuentra un Curso que ha

finalizado, el Operador puede borrarlo seleccionándolo y presionando el botón “Eliminar:

Solo se elimina el curso y no las asistencias, confirme la eliminación con el siguiente mensaje:

Unidad I: Toma de AsistenciaEliminar un curso - Actualizado 09-12-2015


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Desde el menú inicial seleccione el botón “Informar Asistencias” para reportar; Asistencias tomadas

durante la capacitación, enrolamientos que haya realizado, fiscalizaciones registradas en su computador:

En la ventana de informar se listarán todos los registros disponibles para reportar al sistema LCE, para llevar a cabo la operación presione el botón “Informar”, recibirá el siguiente mensaje de confirmación:

Unidad I: Toma de AsistenciaInformar Asistencias - Actualizado 09-12-2015


Consulte el material de apoyo en la sección

de esta unidad. Encontrará:

Unidad I: Toma de AsistenciaInformación complementaria

Manuales en formato pdf para descarga con instrucciones detalladas de lo aprendido en la unidad.

Videos para descarga de lo aprendido en la unidad.

Presentaciones para descarga con material de apoyo a lo aprendido en la unidad.

Responde preguntas frecuentes que complementan o detallan como llevar a la práctica lo aprendido en la unidad.

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