curso de excel-nivel 1-capítulo1

Microsoft Excel 2003 Nivel 1

1 - Conociendo Excel 2003

Ingresando a Excel 2003Para iniciar una sesión de Excel 2003 Haga lo siguiente:

1. Pulse el botón Inicio y visualizará la lista de las actividades o tareas que puede realizar.

2. Sin pulsar ningún botón lleve el mouse hasta la opción Programas; allí se abrirá la lista de todos los programas o aplicaciones instaladas (figura 1.1).

3. Lleve el mouse sobre Microsoft Excel y pulse sobre el mismo.

Figura 1.1: Inicio de una sesión con Excel 2003

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La ventana de Excel 2003Cuando ingresa a Excel 2003 aparece una ventana, tal como lo muestra la figura 1.2, donde visualizará todos los elementos comunes a las ventanas del entorno Windows y de Office 2003

Figura 1.2: Ventana de Excel 2003

Nota:

Los archivos creados con Excel 2003 se denominan libros, porque poseen varias hojas para que el usuario ingrese información o cree varias planillas.Cada hoja de un libro de Excel está formada por 256 columnas (nombradas con letras A, B, ... Z, AA, AB, ...) y 65536 filas (identificadas mediante números); la intersección entre una fila y una columna se denomina celda y ésta se nombra con la letra de columna y el número de la fila (A1, C14, etcétera), tal como se ejemplifica en la figura 1.3.

Figura 1.3: Elementos de las hojas


Barra de

Barra de Menú

Controles de Ventana

Libro de Trabajo

Barra de estado

Hojas del libro de trabajo

Panel de tareas

Barra de herramientas

Barra de fórmulas

Columnas

Filas

Celdas

Cursors



Ingresando informaciónCuando inicie una sesión de Excel 2003, siempre tendrá disponible un archivo o libro para trabajar.Dentro de cada una de las celdas que conforman las hojas de un libro, podrá ingresar: textos, números, fechas, fórmulas y funciones. La información de cada celda se alineará, dentro de la misma, según el tipo de dato ingresado. Por ejemplo, los números y las fechas se alinearán a la derecha, mientras que el texto lo hará a la izquierda.

Nota:A esta altura debemos aclarar que si en una celda ingresamos letras y números, el dato de la misma será considerado como alfanumérico (texto general), por lo que se alineará a la izquierda y no será apto para efectuar cálculos.Cuando escriba datos en una celda podrá finalizar el ingreso con la tecla ENTER. Al pulsar esta tecla estaremos confirmando el dato ingresado. Inmediatamente Excel lo almacenará en la celda activa y desplazará el cursor hacia la celda que se encuentra debajo de aquella.También puede terminar el ingreso pulsando las teclas de movimiento de cursor, y el mismo se moverá en la dirección indicada por tecla pulsada.

1. Con el cursor ubicado en la celda A1 escriba un nombre, por ejemplo: Ivan.

2. Pulse la tecla ENTER y el cursor pasará a la celda de abajo (A2).

3. Escriba un número, por ejemplo: 7.

4. Pulse la tecla ENTER, nuevamente bajará el cursor.

5. Escriba una fecha, con el formato de día/mes/año, por ejemplo: 8/8/90.

6. Pulse la tecla ENTER y observará que automáticamente se agregó el cero a la izquierda del mes, el año 90 fue reemplazado por 1990 y la fecha se alineó a la derecha de la celda (igual que los números).

7. Ingrese ahora una fecha inválida (por ejemplo 45/33/50).

8. Pulse la tecla ENTER y comprobará que Excel almacenó el dato, pero éste quedó alineado sobre el lado izquierdo (figura 1.4).

Nota:Esto se debe a que la información ingresada no fue reconocida como una fecha válida. La misma pasa a ser entonces un dato alfanumérico (un texto cualquiera) porque, como ya dijimos, son considerados como valores (información numérica) sólo aquellos datos que contienen nada más que números.




Figura 1.4: La alineación está determinada por el tipo de dato

Nota:Mientras ingresa información en una celda, en la barra de fórmulas aparecen dos iconos: una cruz roja y un tilde verde (figura 1.5) cuyas funciones detallamos a continuación:La cruz roja equivale a la tecla ESC y sirve para cancelar el ingreso de la información; si estaba escribiendo en una celda vacía, al hacer un clic sobre este icono, la celda continuará vacía.El tilde verde equivale a la tecla ENTER y sirve para confirmar el ingreso en la celda.

Figura 1.5: Iconos de la barra de funciones

Editar los datos de una celdaSi tiene que modificar la información de una celda, no necesita volver a escribir todo el contenido; puede hacer lo que se conoce como editar el contenido de la celda, esto es corregir sólo aquellos caracteres que consideramos incorrectos.

1. Pulse doble clic sobre alguna de las celdas escritas (por ejemplo la que contiene la fecha 08/08/90).

Aparecerá dentro de la celda una línea vertical titilante (el cursor de edición) y en la barra de fórmulas se mostrará el contenido de la celda y los iconos de confirmación o rechazo (la cruz y el tilde que ya vimos). Todo esto nos indica que estamos en modo edición de datos.

2. Pulse sobre el último número (el 0 de 90) y arrastremos hacia la derecha para seleccionarlo. El mismo se mostrará con fondo negro.

3. Ahora escribamos 8 y este número quedará colocado en lugar del cero. El resto de la fecha permanecerá sin cambios; sólo modificamos el último número.


Iconos de la barra de funciones



Selección de rangosUtilizaremos en el resto de este libro las palabras rango o bloque para referirnos a un grupo de celdas.

1. Posicione el puntero del mouse sobre la primera celda de la planilla: A1.

2. Pulse y, sin soltar arrastre hacia abajo o hacia los lados. Observe (figura 1.6) que mientras arrastra, las celdas toman el color celeste de fondo y la primera celda continúa con el fondo blanco, pero forma parte de la selección.

Figura 1.6: Rango seleccionado

Cuidado:Verifique, antes de comenzar a seleccionar, que el puntero del mouse tenga el formato de cruz blanca, porque si tiene formato de flecha lo que hará es mover la celda en lugar de seleccionarla.Hemos seleccionado un rango con el mouse.En el próximo capítulo haremos algunos cálculos sencillos sobre bloques de celdas, como por ejemplo sumar todas las celdas de importes para obtener un total. En ese caso, para hacer referencia a todas las celdas de ese rango o bloque deberá indicar la primera y la última celda que lo componen. Por ejemplo, para referirnos al rango de la figura 1.6 escribiremos A1:A3, y para hacerlo con el de la derecha escribiremos A1:B4 usando siempre los dos puntos (:) para separar los nombres de las celdas.




Nota: Además de seleccionar un rango simple, como el indicado anteriormente, usted podrá seleccionar "múltiples rangos", es decir grupos de celdas no adyacentes. Por ejemplo, si desea seleccionar los rangos A1:A5 y C1:D6, deberá proceder de la siguiente forma:

1. Seleccione el primer rango: A1:A5, de la forma ya indicada.

2. Mantenga pulsada la tecla CONTROL.

3. Posicione el puntero del mouse en la primera celda del segundo rango a marcar, por ejemplo: C1.

4. Arrastre el mouse hasta la última celda a seleccionar, en este caso D6.

5. Suelte el mouse y luego la tecla; podrá visualizar los rangos seleccionados, tal como lo muestra la figura 1.7.

Figura 1.7: Selección de múltiples rangos

Selección de filas y columnasEl procedimiento para seleccionar filas o columnas es similar al de seleccionar celdas; la diferencia está en que debe hacer un clic en el área gris que contiene al rótulo de la fila o de la columna. La figura 1.8 muestra cómo seleccionar la columna B y la figura 1.9 cómo seleccionar la fila 4.




Nota:Si necesita seleccionar varias columnas, por ejemplo desde la B hasta la F, deberá colocar el mouse sobre el rótulo de la primera columna y pulsar y arrastrar hasta la última que desea seleccionar. De similar forma deberá proceder si desea seleccionar varias filas.

Figura 1.8: Selección de una columna

Figura 1.9: Selección de fila

Sugerencia:Si necesita seleccionar toda la hoja del libro, no necesitará arrastrar el mouse sobre todas las filas o columnas, sino que podrá hacer un clic en el botón que aparece en el ángulo superior izquierdo de la hoja, tal como muestra la figura 1.10.




Figura 1.10: Selección de toda la hoja

Nota:De la misma forma en que trabaja con los rangos, podrá seleccionar filas y columnas no adyacentes, es decir, utilizando la tecla CONTROL entre los bloques de filas y columnas seleccionados. La figura 1.11 muestra cómo quedan seleccionadas las columnas A y C y las filas 3 a la 5 de la columna B.

Borrando el contenidoLa información ingresada en las celdas puede ser eliminada de una forma fácil y ágil. Para ello es preciso seleccionar el bloque de celdas cuyo contenido se desea borrar y luego pulsar la tecla SUPRIMIR.

Figura 1.11: Selección de múltiples filas y columnas

Cuidado:Esta forma de borrar elimina solamente el contenido de las celdas, no el formato que tiene aplicado. Es por esta razón que las líneas y colores, que más adelante




aprenderá a colocar, o los formatos de los números, permanecerán. Por ejemplo, si borra el contenido de la columna A y escribe un número donde antes existía una fecha, automáticamente Excel lo mostrará como una fecha (si escribe el número 1 aparecerá 1/01/00, correspondiente al 1º de enero de 1900).

Nota:Para borrar el contenido y los formatos (de números, de apariencia, etc.) que posean las celdas, deberá proceder de la siguiente forma:

1. Seleccione el bloque de celdas cuyo contenido desea eliminar.

2. En el menú Edición, elija la opción Borrar y podrá observar las distintas opciones de borrado, tal como las muestra la figura 1.12.

Observe que podrá elegir si borra el formato y conserva la información de la celda o viceversa.

Figura 1.12: Opciones para borrar en Excel 2003

3. Haga un clic en la opción Todo que eliminará el contenido más los formatos contenidos en las celdas seleccionadas.

El comando deshacerSi comete un error (por ejemplo, borrar celdas accidentalmente) Excel 2003 le permite deshacer las acciones que ejecutó incorrectamente. Para ello cuenta con un comando, llamado Deshacer, que deshace las acciones ejecutadas,




recuperando la información que se perdió accidentalmente. Este comando deshace desde la última acción efectuada hacia atrás, con un límite de dieciséis operaciones.Para utilizar este comando, Excel 2003 (y también las restantes aplicaciones del paquete Office 2003), disponen de un icono apto para deshacer las acciones una por una o de a varias seleccionándolas en una lista. Veamos:

1. Haga un clic sobre la parte más grande del icono; podrá deshacer de a una las acciones ejecutadas. Por cada clic deshace una operación.

Para deshacer varias operaciones juntas:

1. Haga un clic en el botón de control que acompaña al icono y se desplegará la lista de las acciones ejecutadas (comenzando siempre desde la última).

2. Arrastre el mouse sobre la lista de acciones y podrá ver las acciones que está seleccionando, tal como puede observarse en la figura 1.13.

Figura 1.13: Lista de acciones ejecutadas

3. Haga un clic sobre la última acción que desea deshacer y todas las acciones seleccionadas quedarán eliminadas.

Nota:Si deshizo más operaciones de las deseadas, puede utilizar el icono de rehacer, que se encuentra a la derecha del icono que utilizó para desandar las acciones.

Guardar el libroCuando finalice la planilla o libro que está creando es recomendable que lo guarde, ya sea en el disco rígido de su computadora o en un disquete. De esta forma podrá volver a utilizarlo para modificarlo o crear uno nuevo a partir de la información escrita en el mismo.

Nota:Si bien en este capítulo no ha creado ninguna planilla, sino que ha reconocido el terreno donde se moverá, igualmente guarde el archivo y de esta forma podrá practicar este procedimiento.

1. En el menú Archivo, elija la opción Guardar o haga un clic en el icono correspondiente. Como el archivo es nuevo y no tiene nombre, aparecerá el




cuadro de Guardar como, tal como muestra la figura 1.14 de la página siguiente.




Figura 1.14: Cuadro guardar un archivo nuevo

2. En el recuadro Nombre de archivo, que actualmente contiene "Libro1" (el nombre que por omisión le asigna Excel 2003), escriba el nombre que tendrá el documento.

3. En el recuadro Guardar en, podrá elegir la unidad de disco donde desea almacenarlo. Por omisión, Excel 2003 asume que será en la carpeta Mis documentos, que está en el disco rígido.

4. Haga un clic en el botón Guardar.

Nota:Guardar almacena los cambios efectuados en el mismo archivo. Si por alguna razón necesitara guardar la planilla en otro archivo para tener una copia o una versión diferente del original, deberá utilizar la opción Guardar como, del

menú Archivo.

Sugerencia:Si tiene que realizar un trabajo largo o importante, es recomendable que vaya guardando el archivo a medida que trabaja sobre la planilla; de esta forma, estará protegido ante cualquier falla del equipo que pudiera provocar la pérdida de datos.

Nota:

Para guardar rápidamente, utilice el icono de guardar.




Cerrando un archivoExcel 2003, así como muchas de las aplicaciones del entorno de Windows 95, permiten trabajar con varios archivos a la vez. Esto significa que puede mantener abiertos varios libros o planillas a la vez, pero si no desea mantenerlos abiertos podrá cerrarlos utilizando la opción Cerrar, del menú Archivo. También puede utilizar el botón de cerrar que está a la derecha de la ventana, debajo del que cierra el programa (figura 1.15).

Figura 1.15: Botón que cierra el archivo actual

Nota:Si intenta cerrar la ventana del libro actual aparecerá un cuadro preguntándole si desea guardarlo (esto siempre y cuando hayamos modificado la planilla leida). Pulsando el botón Sí, Excel 2003 procederá a almacenar el documento en el disco (figura 1.16).

Figura 1.16: Confirmación para guardar el archivo

Abriendo un libroTodos los archivos o libros creados con Excel 2003 pueden abrirse utilizando el menú (o el icono de la barra de herramientas) o el panel de tareas.

Técnica 1: Abrir un archivo desde el menú o el icono.

1. En el menú Archivo, elija la opción Abrir o haga un clic en el icono correspondiente. Visualizará el cuadro de la figura 1.17.

2. En el recuadro Buscar en, elija la carpeta donde está almacenado el documento. Luego verá la lista de los archivos de Excel guardados en la misma.

3. Haga un clic sobre el nombre del archivo que desea abrir.

4. Haga un clic en el botón Abrir. El archivo aparecerá dentro de la ventana de Excel 2003.




Nota:En la ventana de abrir un archivo también puede hacer doble clic sobre el nombre del libro a abrir y éste aparecerá en la ventana de Excel 2003.

Figura 1.18: Panel de tareas para abrir un libro de Excel




Figura 1.17: Cuadro para abrir un libro

Sugerencia:Excel 2003 muestra, en la parte inferior del menú Archivo, la lista de los últimos archivos abiertos. Si usted desea abrir un archivo que usó recientemente, puede hacer un clic en el menú Archivo y luego en el nombre del archivo a abrir.

Técnica 3: Abrir un archivo desde el panel de tareas.

1. En el menú Ver, elija la opción Panel de tareas, si no lo está visualizando. El panel de tareas, presentará la lista de las opciones para abrir un libro existente, o crear uno nuevo, tal como lo muestra la figura 1.18.

2. Haga un clic en el nombre del archivo que desea abrir. El archivo aparecerá en la ventana de Excel.

Saliendo de Excel 2003Una vez finalizado el trabajo con Excel 2003 deberá salir de la aplicación. Para ello cuenta con dos alternativas: una es utilizar la opción Salir, del menú Archivo, y la otra utilizar el botón de cerrar la ventana que se encuentra a la derecha de la barra de título.




Nota:Si está trabajando con un libro que todavía no guardó, al ejecutar el procedimiento para salir del programa, Excel 2003 le preguntará (figura 1.16) si desea guardar el archivo que estuvo creando. Esto le permitirá guardar la información y luego salir de la aplicación.



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