curso 2013 alfredo
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CURSO ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL
(25 – 28 de febrero de 2013)
¿QUÉ HEMOS VISTO?
El documento
El patrimonio documental
El archivo
¿QUÉ HEMOS VISTO?
Qué es un archivo de oficina
Cómo se forma
Cómo se organiza
LOS ARCHIVOS DE OFICINA Y SU RELACIÓN CON EL ARCHIVO
DE LA ADMINISTRACIÓN
(27 de febrero de 2013)
EL ARCHIVO DE LA ADMINISTRACIÓN
Creado por el Decreto 12/1993
Unidad administrativa del Gobierno de Aragón
Sedes: Pignatelli, Maristas, Huesca, Teruel
EL ARCHIVO DE LA ADMINISTRACIÓN
Archivo de la Administración
=Archivo central
EL ARCHIVO DE LA ADMINISTRACIÓN
ARCHIVOOFICINA
ARCHIVOOFICINA
ARCHIVOOFICINA
ARCHIVOCENTRAL
ARCHIVOOFICINA
ARCHIVOOFICINA
ARCHIVOOFICINA
ARCHIVOCENTRAL
ARCHIVOINTERM EDIO
ARCHIVOHISTÓRICO
ARCHIVO CENTRAL : Objetivos
Descongestionar los archivos de oficina (entropía)
Asegurar la disponibilidad de los documentos (control y acceso)
ARCHIVO CENTRAL : Funciones
• Reunir• Conservar • Tratar
Identificar
Valorar
Instalar
Describir• Difundir
• Asesorar y coordinar los archivos de oficina • Relacionarse con los otros centros del sistema
ARCHIVO CENTRAL : Reunir
Reunir es procurar la entrada de documentos en el archivo para su custodia, gestión y conservación
Vía ordinaria: la transferencia
Instrumentos: hoja de transferencia, registro de transferencias, registro de entrada de fondos
ARCHIVO CENTRAL : Reunir
TRANSFERENCIAS
Son el traspaso de fondos documentales de una etapa de archivo a otra, de acuerdo con la edad de los documentos
TRANSFERENCIAS: Plazos
Tradicionalmente: 5 años
Archivo de la Administración: 3 años
Práctica periódica Volumen anual generado
Espacio disponible
TRANSFERENCIAS: Normativa
Decreto 914/1969, de creación del Archivo General de la Administración Civil
Decreto 12/1993 (artículos 6 y 7)
Manual de Normas
Página del Archivo en Portal del Empleado
Normativa de carácter interno
TRANSFERENCIAS: Qué documentos
Expedientes cerrados
No se consultan habitualmente
Van perdiendo vigencia administrativa
SÍ
TRANSFERENCIAS: Qué documentos
Copias, duplicados y borradores de documentos o proyectos siempre que los originales existan y se encuentren localizados dentro del mismo departamento
Subvenciones o ayudas denegadas o no tramitadas pasados cinco años desde que haya recaído resolución firme. Las que hayan sido objeto de recurso no se eliminarán
Las notas interiores sueltas que no estén incluidas en un procedimiento administrativo como parte del trámite
NO
TRANSFERENCIAS: Qué documentos
Documentos que tengan como objeto el control horario: partes de firmas, vacaciones, permisos por razones particulares, etc.
Boletines Oficiales: B.O.A., B.O.E., incluidos los encuadernados. Monografías y publicaciones periódicas: revistas, boletines de
información, impresos, salvo los imprescindibles para la gestión administrativa o las que no puedan ser consultadas en otro centro, Previamente se deberá consultar a la Biblioteca de la Administración de la Comunidad Autónoma por si fuera de su interés.
NO
TRANSFERENCIAS: Qué documentos
Catálogos, publicaciones comerciales y propaganda en general.
Dossieres de documentación elaborados para informar
sobre un asunto concreto siempre que se trate de documentación no original y no contengan ningún informe, memoria o cualquier otro documento administrativo susceptible de producir efectos.
NO
TRANSFERENCIAS: Preparación
Ponerse en contacto con el Archivo No juntar tipos documentales Ordenación Revisión de los expedientes Buscar documentos Años completos “Limpiar” los expedientes No enviar duplicados, borradores, notas,
apoyo a la gestión
TRANSFERENCIAS: Adecuación física
Cajas normalizadas
Quitar clips, plásticos, gomas, post-it, grapas, fastener, etc.
Llenar las cajas con moderación
No dejarlas excesivamente vacías
TRANSFERENCIAS: Archivo central
Realizar una primera comprobación Instalar la transferencia en el depósito Registrar la transferencia Dar signaturas a las cajas Comprobar e informatizar el contenido de
la transferencia Firmar y sellar la hoja de relación Enviar uno de los ejemplares de la hoja de
relación a la oficina productora
GESTIÓN DOCUMENTAL Y CUADROS DE CLASIFICACIÓN
(27 de febrero de 2013)
GESTIÓN DOCUMENTAL: Concepto
Se basa en las herramientas de gestión de expedientes, de gestión de archivos y de administración electrónica
El fin es implantar un sistema de gestión de los documentos administrativos a lo largo del ciclo vital
GESTIÓN DOCUMENTAL: Tratar
El tratamiento es el conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases del control intelectual y físico de los fondos
Las fases son: identificación, valoración, instalación y descripción
GESTIÓN DOCUMENTAL: Identificar
La identificación investiga y sistematiza quién produce, por qué produce y cómo produce un tipo documental
Instrumentos: estudios de identificación, repertorios legales, organigramas, cuadros de clasificación
GESTIÓN DOCUMENTAL: Identificar
Nombre Objeto Órgano Productor Legislación Trámite Expediente Fechas Extremas Ordenación Documentos recapitulativos / Series paralelas / Series relacionadas Observaciones Crecimiento anual (m.l.) Soporte: Papel, Bases de datos, Documentos electrónicos
GESTIÓN DOCUMENTAL: Cuadros de clasificación
El cuadro refleja la organización de los fondos del Archivo y presenta datos esenciales (secciones, series, notaciones)
Debe recoger todas las series (pasadas y presentes)
Hay funcionales, orgánicos y mixtos
GESTIÓN DOCUMENTAL: Cuadros de clasificación
Los cuadros funcionales organizan la información por funciones y actividades
Los cuadros orgánicos se basan en las unidades administrativas
Los cuadros mixtos combinan los dos sistemas anteriores
GESTIÓN DOCUMENTAL: Valorar
La valoración analiza y determina los valores primarios y secundarios del tipo documental
La valoración fija los plazos de transferencia, así como los tipos y plazos de acceso y de conservación / eliminación
GESTIÓN DOCUMENTAL: Instalar
La instalación se basa en la signatura o codificación que permite localizar la unidad de instalación en un depósito
Instrumentos: registro topográfico, registro gráfico de depósitos
GESTIÓN DOCUMENTAL: Describir
La descripción sirve para elaborar los instrumentos de consulta para el uso de los fondos documentales
Instrumentos: guías, inventarios, catálogos, índices
GESTIÓN DOCUMENTAL: Difundir
La difusión promueve el uso de los documentos y publicita su papel social
El uso: oficinas, ciudadanos, cargos públicos, investigadores, AAPP
La publicidad: exposiciones, conferencias, jornadas (9 junio), visitas
ELIMINACIÓN, ACCESO Y CONSERVACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
(27 de febrero de 2013)
VALORACIÓN: ¿Qué es?
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
Valor Primario: el que tiene para la administración de origen (administrativo, jurídico, contable y fiscal)
Valor Secundario: el que posee para la investigación (informativo e histórico)
VALORACIÓN: ¿Cómo se hace?
COMISIONES DE VALORACIÓN
DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Plazos de permanencia en los archivos Transferencias Propuestas de eliminación y conservación Accesibilidad
VALORACIÓN: ¿Cómo se hace?
COMISIONES DE VALORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Estudio de las series por el Archivo
Sesión de la CVDA
Aprobación mediante Orden del consejero
Publicación en BOA
VALORACIÓN: ¿Cómo se hace?
COMISIÓN DE VALORACIÓN
DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Educación, Cultura y Deporte 1996 Dirección General de Tributos 2006 Intervención 2008 Dirección General de Patrimonio 2008 Dirección General de Transportes 2009 Instituto Aragonés de Servicios Sociales 2010 Servicios Provinciales Dpto. Agricultura y Alimentación 2010 Dirección General de Trabajo 2011 Dirección General de Turismo 2012 Dirección General de Función Pública 2012 Dirección General de Servicios Jurídicos 2012
VALORACIÓN: Objetivos
ACCESO
Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español Ley 30/1992, de RJAP y PAC (art. 35 y 37) Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos
de carácter personal Real Decreto 1720/2007, Reglamento de desarrollo de
la Ley de Protección de datos
VALORACIÓN: Objetivos
EXPURGO
Eliminación de documentación previamente valorada en Comisión
Cumplimiento de plazos establecidos Selección: Muestreos Registro / Expediente de expurgo / Acta de expurgo Eliminación física: garantías
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
Rellenar impreso por triplicado Firma del responsable de la Unidad
Administrativa
Sello de la Unidad Administrativa
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN
Y ESO ES TODO …
POR HOY.
MAÑANA MÁS