CUENTAS POR COBRARCUENTAS POR COBRAR

Preparado por:

Fernando Bravo H.

2006

IntroducciónIntroducción El objetivo de la contabilización correcta de las cuentas

por cobrar es tener completa claridad del grado de dominio en la cobranza y la responsabilidad cuando se ha vendido las cuentas por cobrar para hacer liquidez.

También se pretende conocer el monto estimado del total de las cuentas que se van a cobrar, a través de la provisión de cuentas incobrables.

La cobranza de las cuentas por cobrar se puede realizar a través de:

1. Cobranza directa.2. Cobranza bancaria.3. Cobranza de garantías de préstamos bancarios.

En estos casos la propiedad de estas cuentas sigue siendo de la empresa.

IntroducciónIntroducción

A su vez, se pueden utilizar las cuentas por cobrar para obtener liquidez, a través del traslado de la propiedad de ellas a terceros:

4. Endoso en pago a proveedores.5. Descuento de letras en bancos.6. Venta a compañías de factoring.

Para los efectos de facilitar cualquier operación tanto de cobranza como de endoso de estas cuentas por cobrar, supondremos en toda la contabilización que la compañía le pidió a sus clientes la aceptación de documentos por cobrar (letras de cambio) que tienen mayor cobrabilidad y manejo en el mercado.

El asiento por la aceptación de los documentos por cobrar por parte de los clientes es:

----------------------------- 17/01/04 --------------------------------Dctos. por Cobrar 1.000

Ctas. por Cobrar 1.000---------------------------------- x ------------------------------------

1. Cobranza simple empresa: Cuando el cliente paga al vencimiento a la empresa el asiento es:

----------------------------- 15/03/04 --------------------------------Caja 1.000

Dctos. por Cobrar 1.000--------------------------------- x -------------------------------------

ContabilizaciónContabilización

2. Cobranza bancaria: uso de un banco para cobranza.

--------------------------------- 20/01/04 -------------------------------

Dctos. en Cobranza Banco de Chile 1.000

Dctos. por Cobrar 1.000

--------------------------------- 21/01/04 -------------------------------

Gastos Financieros 20

Banco Chile 20

---------------------------- ---- 16/03/04 -------------------------------

Banco Chile 1.000

Dctos. en cobranza Bco. Chile 1.000

--------------------------------- x ----------------------------------------

¿Qué pasa si el cliente no le cancela al banco en su vencimiento?

¿Que ocurre y que asientos registrarán esta realidad?

3. Cobranza de garantía de préstamos bancarios: uso de documentos para garantizar préstamos bancarios.

-------------------------------------- 21/01/04 ---------------------------------Dctos. en Garantía Bco. Chile 1.000

Dctos. por Cobrar 1.000-------------------------------------- 21/01/04 ----------------------------------Gasto de cobranza 20

Banco Chile 20---------------------------- --------- 23/01/04 ----------------------------------Gastos Financieros (Impto estampilla) 20Banco Chile 680

Préstamo bancario 700------------------------------------- 16/03/04 -----------------------------------Préstamo Bancario 700 Gasto financiero (Intereses) 50Banco Chile 250

Dctos. en garantía Bco. Chile 1.000 ------------------------------------ x --------------------------------------------

4. Endoso de pago: se utilizan los documentos por cobrar para cancelar deudas (pasivos) de la empresa. Se mantiene la responsabilidad de la empresa con respecto al pago.

------------------------------------- 20/01/04 ----------------------------------Cuentas por Pagar 1.000

Dctos. por Cobrar 1.000------------------------------------- 22/01/04 ---------------------------------- Dctos. Endosados 1.000

Responsabilidad Dctos. Endosados. 1.000------------------------------------ 20/03/04 ----------------------------------- Responsabilidad Dctos. Endosados 1.000

Dctos. Endosados. 1.000 ---------------------------------------- x ---------------------------------------

5. Descuento de letras: se trata de la venta de un documento de cliente solvente al banco, manteniendo la responsabilidad de la empresa en caso de no pago de nuestro cliente.

------------------------------------- 20/01/04 ----------------------------------Dctos. en Descuento 1.000

Dctos. por Cobrar 1.000------------------------------------- 24/01/04 ----------------------------------Banco Chile 960Gastos Financieros 40

Dctos. en Descuentos 1.000---------------------------- -------- 24/01/04 ----------------------------------Dctos. Descontados 1.000

Responsabilidad Dctos. Descontados 1.000------------------------------------ 20/03/04 ----------------------------------- Responsabilidad Dctos. Descontados 1.000

Dctos. Descontados 1.000 ---------------------------------------- x ---------------------------------------

6. Documentos en factoring: se trata de venta de documentos por cobrar (factura, letras por cobrar o cheque por cobrar) a empresas especializadas de financiamiento.

------------------------------------- 19/01/04 ----------------------------------Dctos. en Factor 1.000

Dctos. por Cobrar 1.000------------------------------------- 21/01/04 ----------------------------------Caja 800

Anticipo de Factor 800------------------------------------- 21/01/04 ---------------------------------- Dctos. Endosados 1.000

Responsabilidad Dctos. Endosados. 1.000 ---------------------------- ------- 16/03/04 ----------------------------------Gastos Financieros 50Anticipo de Factor 800C x C Factor 150

Dctos. en Factor 1.000 ------------------------------------- 17/03/04 --------------------------------- Responsabilidad Dctos. Endosados 1.000

Dctos. Endosados. 1.000

Provisión deudas incobrables

Debido a que no todas las cuentas por cobrar por ventas del año que quedan pendientes al cierre del periodo contable (31 de diciembre)se cancelarán en su vencimiento en el próximo año, se debe cargar en cada período una estimación de los montos que quedarán incobrables al vencimiento, en el próximo período. De este modo, se cargarán en el primer período el total de los gastos y costos correspondientes a ese periodo (Principio de Asociación), evitando una sobreestimación de las utilidades del período.

El asiento para establecer la provisión de deudas incobrables, en el año actual, es el siguiente:

31.12.19x0

Costo Deudas incobrables 100.000

Provisión Deudas Incobrables 100.000

Luego de haber informado el abogado encargado de la cobranza judicial que la cuenta no se pagará, se realiza el siguiente asiento con el objeto de cargarla contra la provisión y no volver a afectar los resultados del nuevo período.

31.12.19x1

Provisión Deudas Incobrables 80.000

Cuentas por Cobrar 80.000

Sistema de OperaciónSistema de Operación

Sistema de CálculoSistema de Cálculo

Los sistemas más utilizados son:

• Porcentaje de ventas al crédito o ventas totales:-La tasa cambia con la experiencia pasada y proyección futura.-Fácil de calcular y buena correlación entre deudas malas yventas.-No requiere análisis de cuentas y efectos por cobrar.

2) Porcentaje sobre las deudas pendientes de cobros:-Porcentaje sobre el total.-Fácil cálculo pero no requiere un continuo análisis de los saldospendientes por cobrar.

3) Análisis de antigüedad de saldos:

-Clasifica las cuentas en términos de antigüedad y las tasas de pérdidas anteriores son aplicadas a cada grupo, como sigue:

Saldo Tasa de Pérdida (%)

Provisión

No vencidas (70%) 70.000 0.5 350

Vencidas(30%)

0 – 30 días 19.000 1 190

31 – 60 días 5000 3 150

61 – 90 días 3000 10 300

91 – 120 días 2000 30 600

Sobre 120 días 1000 80 800

100.000 2.390

Este es un sistema más técnico que facilita el control por parte de la dirección. Además, ayuda en la Orientación de los esfuerzos de cobranza.