cuentas incobrables
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA FALCÓN ALONSO GAMERO
CÁTEDRA: CONTABILIDAD
Autores:Deymar ColinaInyele Romero
Johan Mora Rafael Vera
Sección N° 23
SANTA ANA DE CORO, JUNIO DE 2013
Cuentas por Cobrar
ÍNDICE DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.............................................................................................3
VALORACIÓN DE ACTIVOS PARA CUENTAS INCOBRABLES...................................4
PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES....................................................5
MÉTODOS PARA CALCULAR LA PROVISIÓN....................................................7
MÉTODO DE CANCELACIÓN CUANDO EXISTE PROVISIÓN PARA CUENTAS
INCOBRABLES.............................................................................................9
EJEMPLO DE PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES...............................10
EFECTOS POR COBRAR DESCONTADOS..........................................................11
REGISTROS CONTABLES RELACIONADOS CON LOS EFECTOS POR COBRAR
DESCONTADOS..........................................................................................12
EJEMPLO DE EFECTOS DESCONTADOS.......................................................13
CONCLUSIÓN...............................................................................................14
LISTA DE REFERENCIAS............................................................................15
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INTRODUCCIÓN
Las cuentas por cobrar, son los derechos a favor de las empresas,
compañías u organizaciones contra terceras personas, que pueden ser a
corto o a largo plazo. Las cuentas a cobrar, se clasifican en el Balance
General dentro del Activo Circulante, las que vencen en un año o en un ciclo
normal de operaciones (el que sea más largo) y fuera del circulante, aquel
cuyo vencimiento es superior a un año o a un ciclo normal de operaciones (el
que sea más largo). En sentido genérico, el término Cuentas a Cobrar
comprende todo lo que está por cobrar, cualquiera que sean las
transacciones que les haya dado origen, siempre que no estén evidenciados
por Pagarés, Letras y otros instrumentos similares.
Según Kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia defina
a las cuentas por cobrar como los créditos que se otorgan a los clientes y
otros deudores, por dinero, mercancías o servicios. Para la presentación de
estados financieros, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican ya
sea como circulantes (a corto plazo) o fijas (a largo plazo). Cuando se espera
cobrarlos en el término de un año o durante el ciclo normal de operaciones
en curso, el que sea más largo se clasifican como cuentas y documentos por
cobrar a corto plazo, los demás se clasifican como cuentas por cobrar a largo
plazo. Después, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican en
comerciales y en deudores diversos.
Las cuentas por cobrar comerciales son las que adeudan los clientes
por mercancías vendidas y servicios prestados como parte de las
operaciones normales del negocio. Al respecto, los tres problemas de
contabilidad más importantes relacionados con la letra de cambio son el
reconocimiento, valoración y disposición. De lo expuesto, el presente trabajo
abordará el tema de la valoración de activos, las cuentas incobrables, los
efectos por descontar y los ejemplos de cada uno.
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VALORACIÓN DE ACTIVOS PARA CUENTAS INCOBRABLES
La valoración de las cuentas por cobrar es un poco más compleja; las
que son a corto plazo se valoran y declaran a su valor neto de realización
que es la cantidad que se espera recibir en efectivo, que no es
necesariamente la cantidad a recibir legalmente. Para determinar el valor
neto de realización se necesita hacer una estimación, tanto de las cuentas
por cobrar incobrables, como de las devoluciones bonificaciones que se
concederán.
Clasificación de las cuentas por cobrar.
Cuentas por cobrar clientes.
Préstamos a empleados.
Anticipos a vendedores.
Cuentas por cobrar directores, accionistas.
Cuentas por cobrar afiliadas.
Anticipo a proveedores.
Reclamaciones por cobrar.
Depósitos en garantía.
Ingresos acumulados por cobrar.
Cuentas varias (que surgen en un determinado momento).
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PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES
Cuenta real de valuación activo (Activo circulante) Algunas de las
cuentas por cobrar – cliente se convierten en incobrables, por esta razón
suele establecer una previsión que disminuye en el acto circulante las
Cuentas por Cobrar a fin de dejarlas en la cantidad que se estima que en
definitiva va a ser cobrada. Esta previsión es una cuenta de valoración de
carácter acreedor y en el balance se presenta disminuyendo las Cuentas por
Cobrar. Generalmente al finalizar el ejercicio contable se estima un monto
de la previsión para Cuentas Dudosas, es decir, debe calcularse cuanto de
las Cuentas por Cobrar abiertas a la fecha de cierre, o sea, el saldo de
Cuentas a Cobrar, cuya gestión de cobro se haga durante el ejercicio.
Según Kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia defina
a las cuentas incobrables: “...es una pérdida que requiere, mediante los
asientos adecuados, registrar una disminución en las cuentas por cobrar del
activo y la correspondiente disminución en las utilidades y en el capital
social”. El primer problema para contabilizar las cuentas incobrables es el de
establecer el momento en que se registra la pérdida. Se usan dos
procedimientos generales:
Método de cancelación directa: No se hace ningún asiento sino hasta
establecer que una cuenta específica es definitivamente incobrable. Se
registra entonces la pérdida con abono a cuentas por cobrar y cargo a
cuentas incobrables.
Perdida cuentas incobrables XXX
Cuentas por cobrar XXX
Cuando una cuenta por cobrar se considera incobrable, se registra un
cargo a una cuenta de gasto del período y en muchos casos no se toma en
cuenta en qué fecha se efectuó la venta; esto puede traer como
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consecuencia que en un ejercicio las utilidades sean mayores o la pérdida
sea menor, ya que no se ha tenido precaución de efectuar una provisión para
posibles pérdidas por cuentas incobrables y el otro ejercicio, sea perjudicado
por un gasto que no le corresponde, lo que provocará una disminución en su
utilidad o aumentará su pérdida. Este tipo de cancelaciones directa la utiliza
las empresas cuyas ventas a crédito son muy pequeñas y cualquier pérdida
por este concepto no tiene mucha incidencia sobre su utilidad.
Método de provisión: Se hace una estimación de las cuentas
incobrable esperadas correspondientes a las ventas a crédito o al total de las
cuentas por cobrar. Esta estimación se registra como provisión, o reserva
para cuentas incobrables y como reducción global en las cuentas por cobrar
(por medio de un aumento en la provisión o reserva para cuentas
incobrables) en el ejercicio en que se registra la venta. La Provisión de
Cuentas Incobrables es un estimado donde se reflejan las cuentas por cobrar
que son de dudoso cobro. Su saldo debe ser siempre acreedor,
presentándose en el balance, como una deducción de las Cuentas por cobrar
clientes.
Nota: Si la provisión de cuentas incobrables en algún momento tiene saldo
deudor, esa cuenta tendrá ese saldo momentáneamente, ya que
habrá que hacer un ajuste, porque si no aparecería en el balance
sumando en vez de restando.
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MÉTODOS PARA CALCULAR LA PROVISIÓN
Existen varios métodos para estimar las cantidades no recuperables o
de cobro dudoso, entre ellos tenemos:
- Un % sobre las ventas a créditos o ventas netas.
- Un % sobre las cuentas por cobrar.
- Clasificación de las cuentas por antigüedad de saldas.
El asiento contable es el siguiente:
Pérdidas cuentas incobrables XXX
Provisión cuentas dudosas XXX
- Un % sobre las ventas a créditos.
Consiste en aplicar un porcentaje (%) sobre el total de las ventas a
créditos o ventas netas obteniendo este % sobre la base de las pérdidas
reales de período anterior con relación a las ventas a créditos o ventas netas
del mismo período. Él % calcula de la siguiente manera:
Pérdidas netas /ventas a crédito del ejercicio anterior
1. Un % sobre las cuentas por cobrar.
Por este método se calcula la provisión aplicando un porcentaje
sobre el saldo de las cuentas por cobrar al cierre del período contable. Este
método puede aplicarse de dos maneras:
- Un % arbitrario fijo. - Un % sobre la base de las pérdidas reales en cuentas por cobrar del
ejercicio anterior.
2. Un % arbitrario
Consiste en determinar por experiencias anteriores y en forma
arbitraria un % dado, el cual deberá aplicarse a las cuentas a cobrar a la
fecha de cierre y se obtendrá así el monto que debe tener la provisión para el
ejercicio siguiente.
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3. Un % de lo realmente perdido:
Consiste en establecer una relación entre el saldo de cuentas por
cobrar al cierre del ejercicio anterior y el monto de cuentas realmente
pérdidas durante el ejercicio actual.
Cuentas por Cobrar 100% (saldo cierre ejercicio anterior)
Monto realmente perdido X (correspondiente a esas cuentas)
4. Por antigüedad de saldo.
Esto es un análisis de las cuentas por cobrar para estimar que parte
de ella no es recuperable. El procedimiento de clasificar las cuentas por
antigüedad de saldo, consiste en agrupar los saldos de las cuentas
individuales de los clientes por grupos de vencimientos y evaluar cada uno
de ellos, mientras más antigua sea la cuenta, menos probabilidad hay de
cobrarlas. Por eso se aplica el porcentaje de perdidas basado en las
experiencias sobre los totales de cada grupo de vencimiento, para hacer el
cálculo estimado del importe total en dinero que se perdería por cuentas
incobrables. Este porcentaje será menor para las cuentas con menores días
de vencimiento y mayor a medida que las cuentas se van haciendo más
antigua.
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MÉTODO DE CANCELACIÓN CUANDO EXISTE PROVISIÓN PARA CUENTAS
INCOBRABLES
La provisión para cuentas dudosas se utiliza para cancelar cuentas por
cobrar originadas por ventas del ejercicio anterior. Para proceder a la
cancelación se pueden dar tres casos:
Cuando el saldo de la provisión es suficiente: Esto significa que el
monto que se está perdiendo ya se había estimado de cobro dudoso. El
asiento será:
Provisión cuentas incobrables XXX
Cuentas por cobrar XXX
Cuando el saldo de la provisión es insuficiente: Esto significa que lo que
se está perdiendo es superior a lo que se había estimado sobre cobro
dudoso. El asiento será:
Provisión cuentas incobrables XXX
Cuentas por cobrar XXX
La diferencia, producto de la subestimación en la provisión será
corregida durante el ejercicio cuando se realice el ajuste a la provisión.
Método de cancelación cuando la provisión existente no corresponde a
la cuenta perdida: Cuando se están perdiendo o cerrando por incobrable
facturas de años anteriores, a las cuales no se le había realizado una
provisión, lo cual fue un error en la decisión tomada en esa oportunidad. El
asiento será:
Provisión cuentas incobrables XXX
Cuentas por cobrar XXX
Al igual que en el caso anterior, la diferencia producto de la
subestimación en la provisión será corregida durante el ejercicio
cuando se realice el ajuste a la provisión.
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EJEMPLO DE PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES
La Empresa ABC tenía para la fecha de cierre 30/9/2002, cuentas por
cobrar de Bs. 300 mil, de acuerdo a su antigüedad y % de pérdida se
clasifican en: a
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EFECTOS POR COBRAR DESCONTADOS
Los efectos por cobrar son una cuenta real de activo circulante. Esta
cuenta la utilizamos para registrar lo que nos deben nuestros clientes. Estos
activos están representados por letras de cambio, giros y pagarés, entre
otros, los cuales generalmente provienen de ventas a servicios a crédito
hechos por la empresa a terceras personas, son documentos de mucho valor
jurídicos, por cuanto se pueden hacer exigibles a la fecha de vencimiento o
proceder a su cobro por vía judicial en una forma rápida, en otras palabras se
originan de las ventas o de los servicios a crédito prestados por la empresa,
los mismos se encuentran respaldados por documentos mercantiles de
carácter negociable. Para que sean registrados en esta cuenta deben haber
sido aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda y
comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista.
Letra de cambio o giro: Son documentos negociables que se utilizan
para liquidar cuentas o prestamos, y por la cual una persona denominada
girador o librador le ordena o manda a pagar a otra denominada girado o
librado un monto determinado a una fecha conocida. Las partes que
intervienen en la letra de cambio:
Librado Librador Avalista Monto a pagar
Lugar y fecha de emisión Fecha de vencimiento Beneficiario Aceptación
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REGISTROS CONTABLES RELACIONADOS CON LOS EFECTOS POR COBRAR
DESCONTADOS
1. Cuando se descuentan en la institución financiera:
Fecha Descripción Debe Haber
xxx Bancos xxx
Intereses gastos xxx
Efectos por cobrar descontados xxx
Para contabilizar el descuento de efectos
en el banco y el pasivo por posible
devolución
2. Cuando vencido el documento el cliente cancela ante al banco:
Fecha Descripción Debe Haber
xxx Efectos por cobrar descontados xxx
Efectos por cobrar xxx
Asiento para registrar cobro de giro
descontado por el banco.
3. Cuando vencido el documento el cliente no cancela:
xxx Efectos por cobrar devueltos xxx
Bancos xxx
Para contabilizar documentos
descontados por el banco y no
cancelados por los clientes, más
intereses y comisiones.
Efectos por cobrar devueltos xxx
Bancos xxx
Para cancelar el giro del cliente
xxxx.
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EJEMPLO DE EFECTOS DESCONTADOS
El día 10 de noviembre de 1998 el Consorcio Crespo – Galindo y
Asociados, C.A. remite al Banco Provincial en gestión de cobro efectos
comerciales, por un nominal de Bs. 250.000. El Banco Provincial abona en la
Cta. Corriente el líquido, después de deducir su comisión por Bs. 10.000. El
día 15-11-98 el banco cobra la letra y avisa al cliente. Los asientos a formular
serían los siguientes:
Fecha Descripción Debe Haber
10-11-98 Banco Provincial 240.000,00
Comisión Bancaria 10.000,00
15-11-98 Efectos Descontados 250.000,00
Efectos por cobrar 250.000,00
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CONCLUSIÓN
El control interno del efectivo, es hoy en día una herramienta
indispensable para salvaguardar los activos, más aún cuando el efectivo es
el activo de mayor movilidad y está más expuesto a actos dolosos e
irregulares. Todos los buenos sistemas de control interno tienen
características comunes. Estas se pueden resumir en una lista de
verificación para el control interno que se puede utilizar para evaluar
cualquier procedimiento, es la lista que algunas veces se conocen como
principios, reglas, conceptos, características o elementos.
Al respecto, los controles contables incluyen los métodos y
procedimientos para autorizar las transacciones, salvaguardar los activos y
asegurar la precisión de los registros financieros. Los buenos controles
contables ayudan a maximizar la eficiencia ayudan a minimizar el
desperdicio, los errores y el fraude.
Es importante señalar que, la función de recibir efectivo debe estar
separada de desembolsar efectivo. Además, los individuos que manejan
efectivo o cheque s no deben tener acceso a los registros contables.
Asimismo, todas las entradas de efectivo se deben depositar intactas cada
día. Es decir nada del dinero ni ninguno de los cheques recibido cada día
debe usarse directamente para ningún otro propósito.
En conclusión, las normas de control interno del efectivo permiten
manejar adecuadamente el dinero y deben realizarse los procedimientos
acorde con los establecidos por los principios de contabilidad, por tanto,
todos los desembolsos mayores se deben hacer por medio de cheques
foliados. Se deben investigar los cheques faltantes y las cuentas bancarias
deben conciliarse cada mes, a fin de manejar de forma adecuada los
ingresos y egresos de la organización.
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LISTA DE REFERENCIAS
Fernández, C. Valuaciones y Clasificación de los Estados Básicos.
Contabilidad Moderna II. Cuarta Edición. Editorial Discolar. Cuba. 1962.
Página 370.
Himmelblau, David. Investigación para usos Financieros. Editorial Unión
Hispano Americano. México. 1940, páginas 170 – 171
Kieso, D. E. Weygandt J.J. (2009). Contabilidad Intermedia traducción de
Hugo Iván Escoffié Martínez. Colección General. ISBN 968-18-5308-3. 2a.
ed. IV Reimpresión. México: Limusa.
Redondo, A. (2008). Curso Práctico de Contabilidad General y Superior.
Centro Contable Venezolano. Tercera edición. Venezuela.
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