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APLICATECA
www.telefonica.es
CRM Empresas
Manual de Administrador / Gestor.
By Suricata
APLICATECA
www.telefonica.es
INDICE
INDICE ........................................................................................................................................... 2
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3
2. CONTRATACIÓN DE CRM EMPRESAS ................................................................................ 5
3. ACCESO AL ENTORNO DE ADMINISTRACIÓN DE CRM EMPRESAS ............................... 11
3.1. A TRAVÉS DE HTTP://WWW.MOVISTAR.ES Y EL ESCRITORIO ........................................................... 11 3.2. A TRAVÉS DE HTTP://WWW.MOVISTAR.ES/NEGOCIOS/APLICATECA .............................................. 11 3.3. A TRAVÉS DE HTTPS://WWW.CRMEMPRESAS.COM/ACCESO_CRM .............................................. 12
4. GESTIÓN DE PRODUCTOS ................................................................................................. 15
4.1. CREACIÓN DE GRUPOS DE PRODUCTO ............................................................................... 15 4.2. CREACIÓN DE PRODUCTOS ................................................................................................ 16 4.3. MODIFICACIÓN DE PRODUCTOS Y GRUPOS ......................................................................... 17 4.4. BAJA DE PRODUCTOS Y GRUPOS ......................................................................................... 18
5. PERSONALIZACIÓN DE CAMPOS ..................................................................................... 20
5.1. ACTIVAR UN CAMPO CHECK .............................................................................................. 21 5.2. ACTIVAR UN CAMPO FECHA ............................................................................................... 22 5.3. ACTIVAR UN CAMPO NUMÉRICO ........................................................................................ 24 5.4. ACTIVAR UN CAMPO LISTA.................................................................................................. 26 5.5. ACTIVAR UN CAMPO TEXTO ................................................................................................ 28 5.6. LÍNEA DE NEGOCIO............................................................................................................ 30 5.7. CASOS DE NEGOCIO ......................................................................................................... 31 5.8. ELIMINAR UN CAMPO ......................................................................................................... 31 5.9. ELIMINAR UN VALOR DE UNA LISTA ....................................................................................... 32
6. GESTIÓN DE USUARIOS Y GRUPOS................................................................................... 33
6.1. LOGOTIPO ......................................................................................................................... 34 6.2. USUARIOS .......................................................................................................................... 35 6.3. GRUPOS ............................................................................................................................ 37 6.4. AUDIENCIAS ....................................................................................................................... 38 6.5. CREAR AUDIENCIAS ........................................................................................................... 42 6.6. PERMISOS SOBRE ÁREAS FUNCIONALES ................................................................................ 44
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1. Introducción
La Solución CRM Empresas es una aplicación Web que permite gestionar la
información de sus clientes desde una Base de Datos Central. CRM Empresas
nos ayuda a gestionar cada interacción con los clientes, desde el contacto
inicial hasta los programas de atención al cliente, pasando por todas las
actividades propias del ciclo de venta. Usando CRM Empresas podrá reunir,
integrar, y compartir información valiosa sobre los clientes con cualquier
persona de su organización.
De este modo se podrá maximizar la eficacia sobre sus procesos comerciales,
mejorar las ventas, el servicio al cliente y en general realizar su trabajo más
eficientemente.
CRM Empresas proporciona un único entorno de usuario en el proceso
comercial que le permitirá:
• Acceder a una vista personalizada de la información del cliente.
• Acceder a una base de datos potente e integrada, que contiene
información de clientes, socios, y proveedores.
• Gestionar las oportunidades de venta, los contactos y las tareas.
El administrador deberá gestionar y parametrizar la herramienta para que el
usuario pueda sacar el máximo rendimiento a la misma.
Para utilizar correctamente todas las funcionalidades que CRM Empresas
ofrece es necesario que todas las personas que accedan, bien como usuarios
o bien como administradores / gestores, tengan equipos con las siguientes
características.
Requisito Descripción
Sistema Operativo Windows 2000, Millenium, XP, Vista, 7
Navegador Microsoft Internet Explorer 5.5, 6.0, 7.0 y 8.0
(compatibilidad con 7.0)
Opciones del Navegador Establecer como Sitio de Confianza
www.crmempresas.com
También establecerla como ruta para
omitir el Bloqueo de elementos
emergentes
Permitir ejecución de Scripts
Permitir inclusión de ActiveX
Nota: Usar la ayuda del navegador para realizar
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estas acciones
Otros MSXML 3.0 SP1 o SP2
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2. Contratación de CRM Empresas
Se comercializan dos productos: CRM Empresas y CRM Empresas Plus. Ambos
poseen las mismas funcionalidades con la única diferencia que en Empresas
Plus se pueden realizar personalizaciones a medida del cliente: crear reglas de
negocio, modificar las listas de valores, integrarlo con otros productos (siempre
y cuando se identifique la viabilidad de esas integraciones), etc., contratando
jornadas de un especialista técnico.
El contrato no va asociado al número de usuarios y funciones disponibles, sino
que se calcula por el número de Registros Principales y de Registros de
Marketing que se contraten.
Los Registros Principales son: Compañías, Individuos, Casos (Todos), Notas
Generales y Registro de Productos.
Los Registros de Marketing son: e-mailing, cartas, (No cuentan etiquetas). Si se
contratan bonos de envíos de sms, el precio del bono ya lleva incluido el coste
del registro, por lo tanto no suman en el recuento de registros de marketing.
Con la llegada de nuevas funcionalidades a la aplicación, aparecerán nuevos
elementos en uno o en los dos tipos de registros.
El contrato inicial mínimo es de 500 Registros Principales. A este mínimo se
añadirán paquetes de 500 registros según las necesidades de cada cliente.
Los Registros de Marketing, que son opcionales, se contratan en paquetes de
2.500 unidades. Todos los Registros de Marketing con más de tres años de
antigüedad serán gratuitos.
Una organización puede tener tantos “usuarios activos” como desee, con la
única limitación que debe tener al menos 400 Registros Principales contratados
por cada usuario. Un “usuario activo” es cualquier empleado dado de alta en
la aplicación y que tiene usuario y contraseña activa. Un “usuario inactivo”
serán aquellos antiguos empleados que en su día usaron la aplicación y ahora
la información que crearon está disponible para el resto de la organización.
En el área de administración de la aplicación existen unos contadores que
reflejan el número de registros de cada tipo. Cuando un Registro de Marketing
tenga más de 3 años, el contador no lo contabilizará.
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La contratación de CRM Empresas implica un servicio de puesta en marcha
obligatoria de una jornada remota. Este servicio de puesta en marcha
obligatorio sirve, entre otras cosas, para evaluar si la organización necesita más
jornadas para terminar de configurar la aplicación y formar a los usuarios.
Otras facilidades contratables son:
Repositorio Documental contratable en bloques de 1GB.
Bonos de Comunicaciones para SMS.
El Repositorio Documental consiste en una pestaña que existe en el registro de
compañías, individuos, en todos los tipos de casos (ventas, soporte…), y en
registro de productos. Se pueden subir documentos con un tamaño máximo
de 20Mb y urls, siempre y cuando el usuario tenga derechos para añadir, y
exista espacio contratado suficiente. Asimismo, el usuario puede tener o no
derechos para eliminar un documento ya existente. Cuando añadimos un
documento a esta área, el documento queda almacenado y vinculado a ese
registro de la aplicación.
Los documentos sólo son accesibles a través del registro de CRM Empresas, de
forma que mantienen la seguridad que se haya establecido en la aplicación
para ese registro. No hay urls ni shortcuts que puedan dar acceso a un
documento desde fuera del sistema.
Los Bonos de Comunicaciones se contratan por paquetes de 500 ó 1.000
comunicados. Cada mensaje SMS consume un comunicado,
independientemente del destino (nacional o internacional).
Para contratar CRM Empresas, acceda a Aplicateca por medio de la URL:
http://www.movistar.es/negocios/aplicateca
Después, clique en “Acceso a Aplicateca >>” e identifíquese como el usuario
ADMINISTRADOR de su Solución ADSL Escritorio como mostramos:
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Una vez identificado, pulsando sobre el botón “Entrar” puede acceder al
entorno del usuario administrador del Escritorio. Desde el Escritorio, puede
acceder a la tienda de Aplicateca pulsando sobre cualquiera de los dos
accesos a la misma:
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En Aplicateca, aparece por defecto la página de inicio de la misma. A
continuación se debe buscar la aplicación.
Tras localizarla, se añade al carrito como muestran las siguientes imágenes:
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Luego se rellena el formulario con lo que se desea contratar:
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3. Acceso al entorno de administración de CRM
EMPRESAS
El Administrador o Gestor puede acceder de tres formas a CRM Empresas:
3.1. A través de http://www.movistar.es y el Escritorio
El acceso por medio de la URL http://www.movistar.es es sencillo: se
selecciona la solapa “Autónomos” o “Empresas” y, después en la sección “mi
movistar >”, se pulsa sobre “Escritorio”:
Una vez seleccionado el Escritorio, el sistema solicitará el login y password
antes de continuar. Basta identificarse con ambos datos para tener acceso al
Escritorio y, desde el, a Aplicateca.
3.2. A través de http://www.movistar.es/negocios/aplicateca
Accediendo por medio de la URL http://www.movistar.es/negocios/aplicateca
se accede directamente a la solapa “PROFESIONALES Y EMPRESAS” y, dentro
de ésta a la de “Aplicaciones y Servicios”, donde se encuentra el acceso a la Aplicateca dependiendo del ítem del menú “Otras Aplicaciones”. Donde
debe incluirse el login y password de usuario de Escritorio.
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En la pantalla de inicio de Escritorio aparece el acceso a la Aplicateca en la
parte inferior derecha. Pulsando sobre dicho icono se tiene acceso a la
Aplicateca:
Una vez en Aplicateca, la vista que le aparece al usuario depende de su perfil
y de las aplicaciones a las que tiene acceso.
3.3. A través de https://www.crmempresas.com/acceso_crm
Este acceso está permitido para usuarios no autenticados en el Soluciones
ADSL Escritorio.
El login y la password son establecidas por el Administrador dentro de la
herramienta administrativa de CRM Empresas. El administrador se encarga de
proporcionar las cuentas a sus usuarios.
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Puede acceder al entorno de administración el Administrador de Aplicateca y
los Gestores de CRM Empresas desde el interface de Usuario, según se muestra
en la imagen.
La primera pantalla que se muestra al administrador / gestor de la aplicación
CRM Empresas es la siguiente:
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El administrador dispondrá desde esta pantalla de tres opciones para
parametrizar su modulo de ventas:
Gestión de productos
Personalización de campos
Gestión de usuarios
Estas tareas son comunes al gestor y al Administrador.
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4. Gestión de productos
Desde esta pantalla el Administrador o Gestor creará los Productos y Grupos
NOTA: Los productos se estructurarán por grupos pudiendo estos contener
productos o nuevos subgrupos.
4.1. Creación de Grupos de Producto
Antes de poder dar de alta un producto, es necesario crear un Grupo del cual
pueda colgar.
En un Grupo pueden existir n productos y n Subgrupos.
Para proceder a la creación de un Grupo se ha de acceder a la parte de
“Productos” y crear el Grupo, según se muestra en la siguiente imagen.
Antes de pulsar el botón de Añadir, debemos seleccionar el nodo dentro del
cual vamos a crear el grupo.
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Nota: Si el Grupo a crear es de primer nivel o el primero que creamos,
debemos seleccionar el nodo “Producto para Registro”
El Gestor deberá cumplimentar la siguiente información:
El primer campo ID de Grupo, nunca lo cumplimentará el Gestor, ya que
es un valor alfanumérico que la Aplicación va otorgando
automáticamente a los registros que se crean.
Nombre del Grupo, donde el Gestor establecerá el nombre del Grupo
de Productos que quiera crear.
Grupo Padre, es un campo que muestra si dicho grupo depende a su
vez de otro grupo ya creado en la aplicación.
NOTA: Su cumplimentación no es obligatoria.
Grupo Activado, el hecho de marcar este campo hace que
posteriormente dicho grupo se muestre en la parte de Productos de
CRM Empresas. Esta opción nos sirve para mostrar a nuestros usuarios si
tenemos disponibilidad o no de un producto sin tener que darlo de alta
o de baja en función de dicha disponibilidad.
4.2. Creación de productos
Los productos que aquí se crean se utilizarán en el interface de usuario para
determinar qué productos o servicios tienen contratados nuestros clientes. De
esta forma se podrá determinar los servicios asociados, gestionar las
renovaciones de mantenimiento, garantías,…
Para proceder a la creación de un Producto debemos situarnos dentro del
Grupo donde queremos ubicarlo. Dentro de este nodo veremos que se
incluyen otros dos con los nombres de “Grupos” y “Productos”.
Seleccionaremos el de “Productos” y pulsaremos el botón de Añadir
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Al igual que en la creación del grupo de productos, el Gestor deberá
cumplimentar la siguiente información.
Código de Producto, es una combinación de letras y/o números que el
Gestor asigna al Producto y directamente relacionado con el campo
que le sigue. Es como su abreviatura.
Descripción, es el nombre del producto en cuestión
Nombre Comercial del Producto
Grupo Padre es un campo que muestra si dicho Producto depende de
otro grupo ya creado en la Aplicación.
NOTA: Su cumplimentación no es obligatoria.
Activo, el hecho de marcar este campo hace que posteriormente
dicho grupo se muestre en la parte de Productos de CRM Empresas.
Se deberá pulsar el icono guardar para proceder a guardar el alta.
4.3. Modificación de productos y grupos
Para la modificación de grupos o productos, el Administrador seleccionará el
ítem que quiera modificar.
A la derecha aparecerán los mismos campos que se han rellenado en el
proceso de alta.
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Una vez que modifica la Descripción del Producto procede a guardar la
acción pulsando el icono .
4.4. Baja de productos y grupos
El Administrador se posicionará con el ratón en el grupo o el producto que
quiera dar de baja y pulsar borrar .
En ese momento el grupo o producto aparecerá tachado y habrá que salvar
los cambios pulsando guardar , para que la baja sea realizada.
IMPORTANTE: En cualquier caso, es recomendable que en vez de eliminar los
registros, los marque como inactivos, con lo cual no perderá la información. A
no ser que la empresa no comercialice más ese producto en concreto.
El sistema no le permitirá eliminar productos si se ha creado algún registro de
venta de ese producto, por lo que sólo se podrá desactivar.
El sistema ofrece las dos alternativas:
• Eliminar el producto: Si el usuario trata de eliminar un Producto que está
siendo utilizado en la Aplicación, la aplicación le advertirá con un aviso
de error que no se puede eliminar dicho producto, y no ejecutará la
instrucción. Si por el contrario el Producto creado no está siendo
utilizado en la Aplicación si se ejecutará la instrucción de eliminar.
• Desactivarlo: La Aplicación por otra parte ofrece la posibilidad de
desactivarlo, de manera que deja de aparecer en la estructura de
carpetas y el usuario no lo visualiza, pero se mantiene en el histórico.
Para desactivar un producto simplemente desmarque la casilla de
activo.
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Una vez que el Producto aparece tachado, el Administrador procederá a
guardar los cambios pulsando el icono .
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5. Personalización de campos La “Personalización de campos” permite la configuración de 25 campos
opcionales, para cada una de las partes donde se ofrece esta funcionalidad:
Compañías, Individuos, Registro de Productos, Oportunidades de Venta,
Incidencias de Soporte, Prestaciones de Servicio, y Casos de Negocio I y II.
Estos 2 últimos además permiten la personalización de su denominación para
que la empresa los identifique con los nombres que más se adecúen a su
negocio (tareas, expedientes, proyectos, obras, inspecciones, informes,
juicios,…)
Los 25 campos divididos en 5 campos de tipo Check, Fecha, Numérico, Lista y
Texto
Con estos 25 campos adicionales la Organización podrá obtener información
de sus clientes de una manera más detallada.
Para poder acceder a esta parte de la Herramienta de Administración, el
Gestor pulsará la opción “Personalización de Campos” dentro de la Página
Principal de dicha Herramienta.
A continuación veremos cómo activar y utilizar cada uno de estos tipos de
campo.
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5.1. Activar un campo Check
Accediendo a la herramienta, lo primero que veremos es una lista de objetos
que podemos personalizar.
Una vez que determinamos cual es el objeto al que queremos agregar un
nuevo campo, lo seleccionaremos. En ese momento nos aparecerá una tabla
con los 25 campos.
En el caso que nos ocupa, si queremos dar de alta un campo de tipo Check,
veremos que existen 5, pero sólo podremos acceder a la configuración del
primero de ellos (resaltado en negrita).
Según vamos utilizando campos se irán activando el resto.
Para acceder a la configuración hacemos click sobre el campo resaltado en
negrita
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Para este tipo de campo, la única operación que debemos realizar es cambiar
la etiqueta, con esto ya lo veríamos en el interface de usuario.
5.2. Activar un campo Fecha
Accediendo a la herramienta, lo primero que veremos es una lista de objetos
que podemos personalizar.
Una vez que determinamos cual es el objeto al que queremos agregar un
nuevo campo, lo seleccionaremos. En ese momento nos aparecerá una tabla
con los 25 campos.
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En el caso que nos ocupa, si queremos dar de alta un campo de tipo Fecha,
veremos que existen 5, pero sólo podremos acceder a la configuración del
primero de ellos (resaltado en negrita).
Según vamos utilizando campos se irán activando el resto.
Para acceder a la configuración hacemos click sobre el campo resaltado en
negrita
Para este tipo de campo, la única operación que debemos realizar es cambiar
la etiqueta, con esto ya lo veríamos en el interface de usuario.
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5.3. Activar un campo Numérico
Accediendo a la herramienta, lo primero que veremos es una lista de objetos
que podemos personalizar.
Una vez que determinamos cual es el objeto al que queremos agregar un
nuevo campo, lo seleccionaremos. En ese momento nos aparecerá una tabla
con los 25 campos.
En el caso que nos ocupa, si queremos dar de alta un campo de tipo
Numérico, veremos que existen 5, pero solo podremos acceder a la
configuración del primero de ellos (resaltado en negrita).
Según vamos utilizando campos se irán activando el resto.
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Para acceder a la configuración hacemos click sobre el campo resaltado en
negrita
Para este tipo de campo, la única operación que debemos realizar es cambiar
la etiqueta, con esto ya lo veríamos en el interface de usuario.
Hay que tener en cuenta que los campos numéricos deben ser un número
entero con un máximo de 3 decimales de forma que el total de dígitos no sea
mayor de 15
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5.4. Activar un campo Lista
Accediendo a la herramienta, lo primero que veremos es una lista de objetos
que podemos personalizar.
Una vez que determinamos cual es el objeto al que queremos agregar un
nuevo campo, lo seleccionaremos. En ese momento nos aparecerá una tabla
con los 25 campos.
En el caso que nos ocupa, si queremos dar de alta un campo de tipo Lista,
veremos que existen 5, pero sólo podremos acceder a la configuración del
primero de ellos (resaltado en negrita).
Según vamos utilizando campos se irán activando el resto.
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Para acceder a la configuración hacemos click sobre el campo resaltado en
negrita
Para este tipo de campo existen varias acciones que podemos realizar:
- Cambiar etiqueta del campo
- Agregar posibles valores al campo lista
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- Eliminar valores del campo lista
- Cambiar orden de representación de los valores
Así lo veríamos en el interface de usuario
5.5. Activar un campo Texto
Accediendo a la herramienta, lo primero que veremos es una lista de objetos
que podemos personalizar.
Una vez que determinamos cual es el objeto al que queremos agregar un
nuevo campo, lo seleccionaremos. En ese momento nos aparecerá una tabla
con los 25 campos.
En el caso que nos ocupa, si queremos dar de alta un campo de tipo Texto,
veremos que existen 5, pero solo podremos acceder a la configuración del
primero de ellos (resaltado en negrita).
Según vamos utilizando campos se irán activando el resto.
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Para acceder a la configuración hacemos click sobre el campo resaltado en
negrita
Para este tipo de campo, la única operación que debemos realizar es cambiar
la etiqueta, y establecer la longitud de la cadena (del campo). Con un
máximo de 200 caracteres.
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5.6. Línea de Negocio
Tanto las Oportunidades de Venta, las Prestaciones de Servicio, incidencias de
Soporte como los Casos personalizados, han de tener posibles valores rellenos
para poder utilizarlos.
Las Líneas de Negocio identifican sobre qué producto va la Venta, Servicio o
Soporte sin llegar al detalle de que producto es. Este campo es utilizado a nivel
de segmentación e informes analíticos.
Para dar de alta sus posibles valores seguiremos los mismos pasos de
configuración de los campos de tipo Lista, con la salvedad que no es posible
cambiar la etiqueta.
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Código de Producto, es una combinación de letras y/o números que el
Gestor asigna a la Línea de Negocio en cuestión, estando directamente
relacionado con el campo que le sigue. Es como su abreviatura.
Descripción, es el nombre que recibe la Línea de Negocio que se está
creando.
5.7. Casos de Negocio
Los Casos de Negocio surgen para solucionar las necesidades de algunas
empresas que aparte de manejar los conceptos de Ventas, Servicio y Soporte,
requieren de otros conceptos para catalogar sus actividades laborales (tareas,
expedientes, proyectos, obras, inspecciones, informes, juicios,…)
La peculiaridad de estos Casos de Negocio son que:
- Se permite establecer la Etiqueta que se necesite
- Se pueden cambiar valores a los campos Tipo y Código de Resolución
- Sigue disponiendo de los 25 campos configurables
5.8. Eliminar un campo
El administrador puede ocultar de nuevo los campos creados, pero no así los
valores que se hayan introducido en ellos dentro de los objetos.
Por ejemplo, el Administrador configura un campo de tipo Texto en el objeto
Individuo, llamado “Email Privado”, y más adelante los usuarios lo utilizan y
crean 10 individuos con este campo relleno.
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Si el administrador decide ocultarlo, los usuarios dejarán de ver este campo en
la ficha de los individuos, pero el contenido de dicho campo no ha sido
eliminado.
Si el Administrador vuelve a utilizar ese campo y ahora lo llama “Nombre de la
Secretaria”, para los 10 registros anteriores contendrá el email Privado.
El Administrador puede ocultar los campos volviendo a establecer la etiqueta
previa (tipo de dato + nº de campo):
Check X
Date X
Número X
Lista X
Texto X
5.9. Eliminar un valor de una Lista
A la hora de eliminar valores de campos de tipo Lista, debemos tener en
cuenta si los valores a eliminar han sido utilizados, ya que si se eliminan, en los
registros ya utilizados aparecerán los campos en blanco.
Lo recomendable es realizar una búsqueda previa de los registros que utilizan
el valor a eliminar, realizar un cambio por otro valor y proceder a la eliminación
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6. Gestión de Usuarios y Grupos
CRM Empresas dispone de una herramienta de seguridad y control para que el
Administrador o Gestor otorgue a los usuarios los permisos necesarios de
acceso a las diferentes funcionalidades de la Aplicación y las acciones que
pueden o no realizar.
Los permisos para realizar las acciones se establecen por acción, por usuario y
mediante Audiencias (Grupos de registros u objetos).
En los siguientes puntos explicaremos las utilidades de esta parte de la
herramienta.
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6.1. Logotipo
Se permite la incorporación en el Banner tanto del interfaces de Administrador
como de usuario de un logotipo, el cual se representará en la parte derecha
del banner.
Así se vería en el los diferentes banner:
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6.2. Usuarios
La herramienta permite la creación de tantos usuarios como se necesiten, con
la única limitación de que sólo podrán estar activos (con permiso para
acceder a CRM Empresas) el número entero que resulta de dividir la cantidad
de Registros Principales contratados por 400.
Es decir que si una empresa contrata un total de bonos que suman 5.000
registros principales, podría llegar a tener un máximo de 12 Usuarios Activos
(5.000 / 400 = 12)
Se entiende que en la historia de una compañía habrá usuarios históricos, que
en su día utilizaron la Aplicación, pero que ahora ya no pertenecen a la
compañía y por lo tanto tienen desactivado su acceso. Ahora bien, el trabajo
realizado por estos usuarios mientras estuvieron activos, tiene un valor muy
importante para la compañía, y por lo tanto mantener esa información es
obligado. Estos usuarios no cuentan a la hora de la exigencia mínima de 400
Registros Principales por Usuario Activo.
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Para proceder a la creación de los usuarios, debemos pulsar el botón de
“Añadir” indicado en la imagen anterior y rellenar el siguiente formulario.
Login: cadena de 10 caracteres que se utilizara en el proceso de Login
del usuario
Contraseña: No se permite una contraseña en blanco, este campo se
tiene que rellenar
Nombre: Nombre completo del usuario
Email: esta dirección aparecerá en los comunicados realizados por los
usuarios
Grupo: división a la que pertenece el usuario. Facilita la localización de
usuarios en el Gestor de Casos o a la hora de crear Contactos Internos.
Los grupos se pueden crear en el siguiente punto
Activo: Permite o no al usuario acceder a la herramienta
Gestor: Permite a un usuario realizar funciones de Administrador, da
acceso a este interfaces de Administración
Para modificar el usuario basta con hacer click sobre el usuario en cuestión y
realizar los cambios necesarios. El único cambio no permitido es el del campo
Login.
No se permite la eliminación de usuarios, ya que perderíamos la historia de sus
acciones sobre la Base de Datos. Si podemos Desactivarlo para denegar el
acceso a ese usuario a la aplicación.
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6.3. Grupos
Como hemos comentado en el punto anterior, los Grupos se utilizan para
dividir la lista global de usuarios y facilita la localización de usuarios en el Gestor
de Casos o a la hora de crear Contactos Internos
Existe la posibilidad de crear Subgrupos. Para crearlo basta con dar al botón
de “Añadir” y rellenar la etiqueta del grupo en formulario mostrado.
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6.4. Audiencias
Hay ciertos objetos que pueden estar sometidos a una seguridad por
Audiencias los cuales son: Compañía, Individuo, Oportunidad de Venta,
Prestación de Servicio, Incidente de Soporte, Caso de Negocio 1 y Caso de
Negocio 2.
Antes de explicar cómo funcionan las audiencias tenemos que conocer que
es un Objeto y Registro
Un objeto es el conjunto de tipo de registros con unas propiedades y acciones
comunes, por ejemplo, Compañías u Oportunidades de Venta….
Y Registro es cada uno de los objetos que hemos dado de alta en la
aplicación, por ejemplo Repsol o BBVA en el caso de Compañías, o la
Oportunidad de Venta con ID 20123 o la del ID 201124….
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Objeto
RegistroRegistro
Compañía
BBVRepsol
Por defecto el sistema permite que todos los usuarios vean todos los registros
de la Base de Datos. Si queremos definir políticas de Seguridad para limitar la
visibilidad de Registros que tienen los usuarios debemos utilizar Audiencias.
Sobre cada Audiencia podemos determinar qué permisos tiene cada usuario.
Y en cada Registro podemos establecer la Audiencia a la que pertenece y
que por lo tanto limita a cada Usuario a poder hacer sobre ese Registro
aquello que se definió en Audiencias.
De esta forma y dependiendo de diferentes modelos de Seguridad debemos
determinar cuántas audiencias hay que crear para dar una seguridad por
Zona Geográfica, de Negocio, de Niveles o Piramidal.
Cada objeto puede tener n Audiencias.
Por defecto el Sistema ha asignado la audiencia “Publico” a todos los objetos.
Los Permisos que podemos asociar a una Audiencia son:
Insertar: Permite la creación de registros con esa Audiencia. Si el usuario
no tiene este permiso en ninguna Audiencia asociada al Objeto, el
usuario no podrá crear Registros de ese Objeto.
Modificar: Permite al usuario realizar modificaciones sobre los registros
asociados a esta Audiencia.
Modificar Audiencia: Determina que el usuario puede cambiar la
Audiencia al Registro. Solo podrá asignar a otra Audiencia en la que
esté asociado.
Eliminar: Permite al usuario eliminar registros asociados a esta Audiencia.
Para entender un poco mejor cómo funcionan las Audiencias explicaremos un
caso práctico:
“Una empresa de 5 empleados que realizan labores comerciales. Todos son
comerciales y tienen dividido el radio de actuación por zonas geográficas.
Por norma general han determinado que todos han de ver los registros de sus
Clientes (Compañías + Individuos), pero que las Oportunidades de Venta solo
serán vistas por la persona que las ha creado o su jefe.
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Tomas: Es el Director General y tiene que poder acceder a todos los registros
de la Base de Datos
Jerónimo: Se encarga de la zona Sur.
Maria: Se encarga de la zona Norte y al ser tan extensa tiene a su cargo 2
comerciales
Carlos: Se encarga de parte de la zona Norte, la zona Norte A
Francisco: Se encarga de parte de la zona Norte, la zona Norte B”
Los permisos se resumirían en el siguiente gráfico:
Y cómo tendríamos que configurar las Audiencias podríamos verlo en la
siguiente tabla:
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Audiencia Permisos
OBJETO Grupo Audiencia Descripción Usuario Insertar Modificar Modificar Audiencia Eliminar
Compañía Publico Lo pueden ver todos los usuarios
Francisco
Carlos
Tomas
Maria
Jerónimo
Oportunidad de Venta
Publico Lo pueden ver todos los usuarios
Francisco
Carlos
Tomas
Maria
Jerónimo
Comercial Zona Sur
Jerónimo
Tomas
Comercial Zona Norte A Carlos
Maria
Tomas
Comercial Zona Norte B Francisco
Maria
Tomas
Comercial Zona Norte
Maria
Tomas
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6.5. Crear Audiencias
Para crear una Audiencia, debemos seleccionar uno de los objetos mostrados
en la siguiente imagen y pulsar el botón de “Añadir”
En el formulario que nos aparece, rellenar los campos que definen la
Audiencia:
Una vez guardada podremos asociar Usuarios a la misma
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Una vez asignados los usuarios, podemos asociar los diferentes permisos que
tendrá cada uno de ellos en la Audiencia
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6.6. Permisos sobre áreas funcionales
En este punto determinaremos quién puede o no realizar ciertas acciones
sobre la aplicación. Y estas acciones afectarán a todos aquellos registros sobre
los que el usuario tenga visibilidad.
Lo que haremos será activar o no botones del Interface de usuario o menús de
opciones. Lo dividiremos en las siguientes aéreas:
Registro de Productos
Gestor de Asuntos
Gestor de Información
Comunicación
Acciones Masivas
Importación
Documentación
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5.6.1. Registro de Productos
Podemos determinar qué persona puede Insertar, Modificar o Eliminar registros
de Productos. Esta acción solo se podrá realizar sobre los Registros de
Compañía o Individuo a los que el usuario tenga acceso.
5.6.2. Gestor de Asuntos
Determinaremos qué usuarios podrán realizar filtros en el Gestor de Asuntos por
el campo “Asignado a”
Detalle del Gestor de Asuntos
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5.6.3. Gestor de Información
Determinaremos qué usuarios pueden generar informes y sobre qué objetos.
La información mostrada en los informes será aquella sobre la que el usuario
tenga permisos (Audiencia)
5.6.4. Comunicación
Determinamos qué usuarios pueden utilizar la herramienta para comunicarse
con sus clientes y los diferentes medios de envío: email, Carta o SMT
5.6.5. Acciones Masivas
Estas acciones masivas se encuentran dentro del área de Gestión de
Información y posibilitan realizar operaciones masivas sobre un listado de
Clientes (Compañías o Individuos). Estas son:
Impresión Etiqueta
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Mailing Masivo
e-Mailing Masivo
SMT
Oportunidades de Venta
Incidencia de Soporte
Prestación de Servicio
Contactos Externos
Contactos Internos
Impresión
Caso de Negocio 1
Caso de Negocio 2
5.6.6. Importación
Permite a los usuarios gestionarse la importación de Contactos o Productos
desde el interfaces de Usuario
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5.6.7. Documentación
Indicamos qué usuarios podrán archivar o eliminar documentación. Esta
inserción o eliminación sólo se podrá realizar sobre los registros de Cliente
(Compañía o Individuo) sobre los que el usuario tenga acceso (Audiencias)