INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011Julio 2018 – octubre 2018

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, y del Decreto 1499 de 2017, (Título 23. Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control interno) el Asesor con Funciones de Control Interno de la Comisión de Regulación de Energía y Gas (en adelante CREG), presenta a continuación informe pormenorizado del sistema de Control Interno de la Comisión, correspondiente al periodo comprendido entre julio de 2018 y octubre de 2018, conforme los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, que indica: “el informe de las Oficinas de Control Interno deberá migrar hacia la estructura del MECI en sus 5 componentes: Ambiente de Control, Evaluación del Riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación, y Actividades de Monitoreo. Así mismo, se enmarca en los postulados del MIPG y sus siete (7) dimensiones, de las cuales hace parte el control interno, las políticas definidas para cada dimensión, y las líneas de defensa de que trata este Modelo.

Séptima Dimensión – Control Interno

Fuente: Manual Operativo MIPG – versión publicada en Página web Función Pública 29-01-2018

1. AMBIENTE DE CONTROL

En el periodo señalado se evidenció la realización de las siguientes actividades:

Cultura Organizacional

Durante el segundo semestre de 2018 se desarrollaron actividades de formación con los funcionarios y sesiones de coaching con el equipo directivo orientadas a fomentar una cultura organizacional en donde prevalezcan: las conversaciones productivas, los hábitos ganar/ganar y la cohesión grupal, contando con una participación del 86% de la población convocada.

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Plan de Bienestar - Salario Emocional

Con el propósito de generar bienestar y mejorar calidad de vida de los funcionarios se establecieron políticas como el disfrute del día de la familia (Circular 06 de octubre de 2018), medio día de cumpleaños y semana de compensación para las fechas navideñas y de fin de año. A la fecha el 32% del total de la planta han disfrutado del día de la familia, el 45% ha disfrutado el medio día de cumpleaños.

Se realizaron actividades de integración como: caminata ecológica en el mes de agosto, torneo de bolos en el mes de sept/octubre, concurso de disfraces, entre otros.

En el mes de noviembre/18 inicia la campaña de voluntariado “A llenar la caja con amor” buscando desarrollar la camaradería y actividades que nutren el alma.

Seguridad y salud en el trabajo.

Se realizaron actividades para promover estilos de vida saludable y conciencia de autocuidado, como la semana de la salud en el mes de julio/18 contando con una participación del 95% de los funcionarios. En septiembre/18 se realizó la campaña de “Corazones saludables”. En el mes de octubre/18 se realizó capacitación en clasificación de residuos con el fin de generar conciencia sobre el impacto que tienen nuestras acciones en el medio ambiente.

La CREG participó en el simulacro distrital el 24 de octubre/18 y derivado de ella se establecieron acciones de mejora para crear una cultura de prevención.

Aprendizaje organizacional

Inducción/reinducción: Se realizó la jornada general los días 2 y 7 de noviembre contando con la participación de los líderes de proceso buscando mejorar las competencias de los funcionarios en su puesto de trabajo.

Entre el mes de octubre y noviembre se realizó el curso de “Análisis de Impacto Normativo”, que concluye con la entrega de los certificados de aprobación a 28 participantes el día 20 de noviembre, el cual tenía como objetivo poner en práctica la aplicación de las herramientas metodológicas de evaluación cualitativas y cuantitativas: costo beneficio, costo efectividad y multicriterio en el quehacer regulatorio.

Crecimiento profesional:

Entre el mes de octubre se realizaron 11 nombramientos en la planta de personal. Nueve nombramientos corresponden a la promoción de funcionarios que venía desempeñando funciones en la planta de personal en cargos de mayor grado, reconociendo así su dedicación, empeño y compromiso con la CREG.

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Código de Integridad:

Durante la vigencia, se ha venido desarrollando nuestra campaña del Código de Integridad, publicando en carteleras los valores de la semana.

Ejecución Presupuestal: Al corte del mes de septiembre de 2018 se obtuvo:

Conce ptoApropia do

V ige nteEje cuta d o

(Com prom isos) % e je cución S a ldo por Eje cuta rG as tos P ers onal 15.603.035.000,00 10.909.316.053,00 69,9% 4.693.718.947,00G as tos G enerales 2.669.914.000,00 2.299.458.760,67 86,1% 370.455.239,33Trans ferenc ias 3.505.506.000,00 1.748.544.000,00 49,9% 1.756.962.000,00Invers ión 7.449.000.000,00 4.903.823.837,37 65,8% 2.545.176.162,63TO TAL G AS TO S 29.227.455.000,00 19.861.142.651,04 68,0% 9.366.312.348,96

Gas to s Pe r s o n alS e c onto en el 2018 con una apropiac ión inic ial de$15,603,035,000 y unos m oviem ientos c réditos yc ontrac réditos por $116,430,000, quedando lam is m a apropiac ión dis ponible. S in em bargo hay$562,271,000 bloqueados previo concepto delDG P P N del rubro "O tros G as tos de P ersonal" .E l m ovim iento presupues tal ac um ulado as eptiem bre/18 indic a que se ex pidieron CDP S por$14,872,051,600 alc anz ando el 95,3% de loapropiado, quedando un s aldo disponible paraexpedir c dps de $730,983,400.S e efec tuaron com prom isos por $10,909,316,053que representaron el 73,4% de los cdps ex pedidos ,quedando un s aldo por ejecutar de $3,962,735,547.S e regis traron obliga cione s y pa gos por$10,649,629,428 que repres entaron el 97,6% de los c om prom is os adquiridos , quedando un saldo porobligar y pagar de $259,686,625

Gas to s Ge n e r ale sS e c uenta con una apropiac ión inic ial de$2,669,914,000 y se pres entaronm ovim ientos c réditos y c ontrac réditos por$120,433,000, quedando el m is m o valorcom o apropiac ión disponible.A l corte de s eptiem bre/18 s e expidieronCDP S por $2,589,635,104,42 alc anz andoel 97% de lo apropiado, quedando un s aldo para ex pedir c dps de $80,278,895,58S e regis traron com prom isos por$2,299,458,760,67 que repres entaron el88,8% de los cdps ex pedidos , quedandoun saldo por c om prom eter de$290,176,343,75S e pres entaron ob liga cio ne s y pa gos por $1,886,415,365,55 alc anz ando el 82% delos com prom is os adquiridos , quedando unsaldo por obligar y pagar de$413,043,395,12.

In ve r s ió nP ara los proyec tos de invers ión se c uenta c on$7,449,000,000 de apropiac ión dis ponible. S e ex pidieron CDP S por $5,967,528,301,61que repres entaron el 80,1% de la apropiac ión,quedando un s aldo para ex pedir cdps de$1,481,471,698,39.S e adquirieron com prom isos por$4,903,823,837,37 representando el 82,2% delos cdps ex pedidos , quedando un saldo porc om prom eter de $1,063,704,464,24.S e regis traron obliga cione s por$1,697,450,205,01 que repres entaron el34,6% de los com prom is os quedando uns aldo por obligar de $3,206,373,632,36.S e efec tuaron pa gos por $1,627,716,205,01que repres entaron el 95,9% de losc om prom isos adquiridos , quedando un s aldopor pagar de $69,734,000.E l detallado por c ada uno de los proyec tos deinvers ión se puede vis ualizar en el s iguientec uadro:

Tr an s fe r e n ciasDe los $3,505,506,000 deapropiac ión vigente, final vigente de2018, hay bloqueados$1,709,860,000 del rubro"P RO V IS IO N P A RA G A S TO SINS TITUCIONA LE S Y /OS E CTO RIA LE S CO NTING E NTE S -P RE V IO CO NCE P TO DG P P N" S e ex pidieron CDP S por$1,748,544,0000 que repres entaronel 49,9% de lo apropiado, quedandoun saldo dis ponible para ex pedirCDP S de $1,756,962,000. Los com pro m isos, ob liga cione s ypa gos asc endieron a$1,748,544,000 alcanz ando el 100%de los cdps ex pedidos , no quedandos aldo por obligar ni pagar.

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Denuncias: De acuerdo al seguimiento que efectúa control interno de los diferentes medios que tiene establecido la Comisión para el tema de recepción de denuncias, al corte del mes de septiembre no se presentaron como tal denuncia de funcionarios por temas de corrupción y/o faltas al código de integridad.

2. EVALUACIÓN DEL RIESGO

La política de Administración de Riesgos de la Comisión, data del año 2014 y en la actualidad se encuentra en proceso de actualización, de modo tal que incluyan todos los riesgos de la CREG. Se presentó propuesta de la nueva política por parte de Planeación Estratégica al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, celebrado el 03 de julio/2018 (Acta 02), pero fue devuelta con algunas observaciones y recomendaciones por parte de dicho Comité.

Es necesario para el reajuste de los mapas de riesgos, como paso previo se cuente con la Política

de Administración de Riesgos de la CREG actualizada y aprobada por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, de modo tal que se tenga línea clara frente al tema. Lo anterior, atendiendo la nueva Guía para la Administración de los Riesgos de Gestión, Corrupción y Seguridad Digital y el Diseño de Controles en Entidades Públicas del DAFP versión de agosto de 2018

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

La entidad trabaja bajo la estructura de procesos y procedimientos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de mantener la mejora continua en el sistema y así satisfacer a los usuarios en sus requerimientos. En Octubre/18 se llevó a cabo la auditoría interna al sistema de gestión de calidad la cual dejó como resultado algunos aspectos por mejorar, de los cuales se ha trabajado con los líderes de proceso estableciendo los respectivos planes de acción para el fortalecimiento de la gestión de la entidad. El día 11 de diciembre/18 se tiene programado realizar la auditoría externa por parte de ICONTEC para el seguimiento de la revocación de la certificación de la norma ISO 9001:2015, donde se verificará la conformidad del sistema.

De otra parte, en noviembre/18 se realizará auditoría al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo cuyo propósito básico era verificar el cumplimiento de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Comisión.

La Contraloría General de la República, en la actualidad viene desarrollando dos auditorías, una de cumplimiento con el objetivo de evaluar el cumplimiento e impacto de la regulación de los servicios públicos según la agenda regulatoria, y otra de desempeño al tema de Gas Licuado de Petróleo. Se está a la espera de los resultados de las mismas, a fin de suscribir los respectivos planes de mejoramiento.

4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN

En el transcurso de los meses de julio/18 a octubre, se realizaron los siguientes talleres:

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Así mismo, las siguientes fueron las campañas que se han desarrollado:

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Im a g e n de ca m pa ña Ca m pa ña P e riod icida d

Tiem pos de res pues ta de los proc es os de P Q RS Durante el año

Código de Integridad Durante el año

S eguridad de la Inform ac ión Durante el año

Cam pañas de bienes tar (S em ana de la s alud/Cam inata/Torneo P ing P ong / bolos )Durante el año

Capac itac ión de em ergenc ias / s im ulac ro Durante el año

Convoc atorias auditorías de c alidad Terc er t rim es tre

P olít ic a de s eguridad y s alud en el t rabajo P rim er trim es tre

A utoc ontro l Durante el año

Im plem entac ión M odelo Integrado de G es t ión Durante el año

M atriz de c om unic ac iones últim o trim es tre

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La Audiencia pública de rendición de cuentas se llevó a cabo en la ciudad de Santa Marta, el 31 de ago/18. https://youtu.be/hWhM6wklV0Q

http://www.creg.gov.co/index.php/es/ciudadano/rendicion-cuentas/category/1208-rendicion-de-cuentas-2018.

La transmisión se realizó en vivo por el canal Telecaribe y se transmitió en el portal web de la CREG y en la cuenta de Youtube de Telecaribe (https://youtu.be/4E1XFXGYO8w ), este último con 211 reproducciones al corte de 05/09/2018

Se contó con la participación de 179 asistentes y se hizo entrega a los participantes de un cuaderno de notas y un folleto explicativo sobre el impuesto de alumbrado público.

Control interno presentó informe de acompañamiento al tema de la audiencia de rendición de cuentas, el cual puede consultarse en el link

5. MONITOREO O SUPERVISION CONTÍNUA

Se cuenta con los indicadores por procesos, los cuales son objeto de seguimiento de acuerdo a su periodicidad. Se encuentran publicados en el link http://www.creg.gov.co/index.php/es/creg/nuestra-labor/gestion-calidad/category/1206-indicadores-2018

Igualmente se hace seguimiento a las políticas sectoriales y sus respectivos indicadores de NO Sinergia. En el seguimiento con corte a septiembre se determina que no se está cumpliendo con dos de las cinco políticas, por lo que se recomienda a los líderes de procesos responsables de dichas políticas, adelantar las acciones pertinentes tendientes a dar cumplimiento a las metas establecidas.

Respecto a los planes de mejoramiento desarrollados, producto de las auditorías internas realizadas por Control Interno, la siguiente gráfica detalla el estado de cumplimiento de acciones de mejora por los diferentes procesos, así:

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Proye

cción

Cor

pora

tiva

FINANCIE

RA

BIENES Y

SERV

Solució

n Con

flictos

Proce

sos J

udici

ales

Viático

s0

2

4

6

8

10 9

32

8

32

SEGUIMIENTO PLANES MEJORAMIENTO AL 30 SEP/18

# HALLAZGOS Cumplidos al 100%

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

Dentro de los pendientes que se visualizan, producto de la revisión de los diferentes componentes del MECI, se destacan los siguientes:

Actualizar política de administración de riesgos y los mapas de riesgos de la Comisión. Designación de Líderes de Líneas de defensa. Implementación MIPG. Reglamentar tema de salario emocional en cuanto a horarios flexibles y teletrabajo. Reforzar el tema de Gestión Documental, dándole más énfasis a la administración de los

documentos y no a la simple custodia de los mismos.

RAUL ALBERTO JURADO VELANDIAAsesor Control Interno

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