INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Julio/16 – Octubre de 2016

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, el Asesor con Funciones de Control Interno de la Comisión de Regulación de Energía y Gas (en adelante CREG), presenta a continuación informe pormenorizado del Estado del Control Interno, correspondiente al periodo comprendido entre julio y Octubre de 2016.

1. Control de Planeación y Gestión

1.1. Talento Humano

Acuerdos, compromisos y protocolos éticos.

El código de Ética, cuenta con seis principios y ocho valores éticos, los cuales están publicados en la página web de la entidad, y su divulgación se efectuó en las inducciones y reinducciones efectuadas a los funcionarios, así como en las carteleras digitales. El documento puede ser consultado en el link de transparencia y acceso a la información http://www.creg.gov.co/phocadownload/planes_politicas/codigoeticacreg.pdf

Desde el Área de Proyección Corporativa y Relaciones con el Entorno se realizaron las publicaciones en la INTRACREG y en las carteleras institucionales.

Desarrollo de Talento Humano

El manual de funciones y competencias laborales para los empleos públicos de la comisión fue adoptado mediante resolución No. 032 del 02 de marzo de 2015 y fue adicionado y modificado mediante resoluciones No. 051 del 13 de abril de 2016 y 133 del 6 de septiembre de 2016, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1785 de 2014.

Mediante resolución 142 del 14 de septiembre de 2016 se nombran representantes del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo – COPASST, una vez surtido el proceso de elección.

Igualmente se expidió Resolución No. 135 del 06 de septiembre de 2016, donde se reglamentó el uso de vehículos oficiales a cargo de la CREG.

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Una vez surtido el proceso de elección, se nombraron los representantes del Comité de Convivencia de la CREG para un periodo de dos años, mediante Resolución No. 155 del 10 de octubre de 2016.

Se adelantaron convocatorias para elección de los representantes de los empleados ante la comisión de personal de la CREG para el periodo comprendido entre el 01 de noviembre de 2016 al 31 de octubre de 2018, cuyas votaciones se efectuaron el 31 de octubre de 2016, y quedó conformado de acuerdo a la Resolución 164 del 01 de noviembre de 2016

Para el año 2016 se presentaron los programas de bienestar e incentivos así como el de capacitación con base en el diagnóstico de necesidades y la evaluación de los mismos realizada en el mes de diciembre de 2015 los cuales fueron aprobados por el Comité de Desarrollo Administrativo de la CREG.

Para desarrollar las actividades programadas para la vigencia 2016 se apropiaron los siguientes recursos:

PROGRAMA DE BIENESTAR E INCENTIVOS PROGRAMA DE CAPACITACIÓN$ 95.000.000.00 $ 263.000.000.00

No se pudo obtener la información relacionada con la ejecución de actividades, recursos y cantidad de beneficiarios de los planes de capacitación y de bienestar de la entidad. Se espera que para el próximo informe control interno cuente con la información necesaria a fin de poder cumplir con los roles establecidos en el Decreto 1537/01 y sus funciones.

Frente a las acciones adelantadas en cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 (Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo) se han realizado las siguientes actividades:

Actividad ParticipantesPSVE (morbilidad sentida) 62Estilos de vida Saludables 58Manipulación de alimentos 2Seguridad vial 5Bateria Riesgo psicosocial 66Higiene postural 30Acoso laboral y resolucion de conflictos 6Control de incendios 6Normas de seguridad estructuras colapsadas 3Administracion de una emergencia 2Primeros auxilios 1Encuentro experiencial brigada 3Brigadista por un dia 7Examen de laboratorio perfil lipidico y TSH 42Corazon saludable 25Espirometrias 42Optometria 47Audiometria 18Salud vascular 18Manejo del stress-salud mental-consumo de alcohol 7Control de placa y profilaxis 23Vacunacion 37Examenes medicos periodicos 64

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1.2. Direccionamiento Estratégico

Planes y Programas

Desde el rol estratégico la Alta Dirección imparte lineamientos que permite llevar a cabo la gestión de la entidad, atendiendo los temas misionales relacionados en la agenda regulatoria, los planes y programas de cada uno de los procesos de apoyo, los cuales son medidos a través de los planes operativos.

En el mes de julio/16 se adelantaron jornadas con la participación de los funcionarios de la entidad, a fin de construir el nuevo plan estratégico, cuyo documento final se estima tener en el último trimestre de 2016.

Frente a la ejecución del presupuesto de gastos de funcionamiento e inversión, la siguiente fue la correspondiente al corte del mes de septiembre de 2016:

ConceptoApropiado

VigenteEjecutado

(Compromisos) % ejecuciónGastos Personal 13.664.100.000,00 9.696.231.914,00 71,0%Gastos Generales 2.546.325.780,00 1.977.221.484,47 77,6%Transferencias 1.496.384.000,00 684.976.643,00 45,8%Inversión 6.613.000.000,00 3.317.000.483,80 50,2%TOTAL PPTO GASTOS 24.319.809.780,00 15.675.430.525,27 64,5%

Gastos PersonalLa apropiación inicial de $13,792,100,000 tuvoadiciones por $32,300,000 y reducciones por$160,300,000 quedando una apropiación vigente de $13,664,100,000, pero adicionalmente hayapropiación bloqueada (previo concepto) por$452,496,000. El movimiento presupuestal acumulado a sep/16indica que se expidieron CDPS por$12,986,044,434.oo representando un 95,0% de laapropiación vigente, quedando por expedir CDPSpor la suma de $678,055,566 en los cuales está elmonto de apropiación bloqueada de $452,496,000.Los compromisos asumidos ascendieron a$9,696,231,914 alcanzando una ejecución del70,9% sobre la apropiación vigente, quedando unsaldo por ejecutar de $3,967868,086.Se registraron obligaciones y pagos por$9467,055,921.

Gastos GeneralesDe los $2,546,325,780 apropiados inicialmente sepresentaron movimientos de créditos y contracréditos por $147,575,962, quedando una apropiación vigentede los mismos $2,546,325,780.Se registraron CDPS por $2,286,991,81,16 querepresentaron el 89,8% de la apropiación vigente,quedando un monto de $259,333,969,84 para expedirCDPS.Los compromisos acumulados a sep/16 por$1,977,221,484,47 alcanzaron una ejecución del77,6% del presupuesto vigente, quedando pendienteel registro de compromisos por valor de$309,770,325,69 frente al monto de CDPS expedidos.Las obligaciones y pagos por $1,442,364,666,11alcanzaron el 72,9% de lo comprometido, quedandopendiente por recibir de lo contratado la suma de$534,856,818,36Se recomienda se efectúen los respectivos ajustes alplan de adquisiciones de la entidad en el SECOP, deacuerdo a las créditos y contracréditos efectuados.

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InversiónLa apropiación inicial y vigente de $6,613,000,000que financia los cinco proyectos de inversión queadelanta la Comisión, no fueron adicionados nireducidos, pero si tienen un bloqueo por valor de$416,478,098.Se han expedido CDPS por $4,347,070,841,76alcanzando un 65,7% de la apropiación vigente,quedando un saldo para expedir CDPS de$2,265,929,158,24 los cuales incluyen los$416,478,098 de la apropiación bloqueada.Los compromisos por $3,317,000,483,80alcanzaron una ejecución del 50,1% de laapropiación vigente, quedando un saldo porcomprometer de $1,030,070,357,96 frente a losCDPS expedidos.Las obligaciones y pagos registrados por$1,158,337,877,76 representaron el 34,9% de loscompromisos registrados, quedando pendiente porrecibir y pagar $2,158,662,606,04 de lo contratado.Se recomienda adelantar gestiones tendientes aalcanzar la meta de ejecución anual.

TransferenciasSe cuenta con una apropiación inicial y vigente de$1,496,384,000, que no presentó modif icacionesde adiciones o reducciones, pero hay blaqueadauna partida por $800,000,000 previo concepto delMHCP.Se expidieron CDPS por $684,976,643 querepresentaron el 57,8% de la apropiación vigente.Igualmente se adquirieron compromisos por$684,976,643, quedando un saldo por ejecutar de$811,407,357 de los cuales están bloqueados los$800,000,000 previo concepto MHCP.Se registraron obligaciones y pagos por$650,000,000 que representaron el 94,8% de loscompromisos, quedando pendiente de pagar lasuma de $34,976,643.oo que correponde a laCuota de auditaje Contranal.El rubro que está pendiente de ejecución es"Provisión para gastos institucionales y/osectoriales contingentes - Previo concepto DGPPNpor $800,000,000

Cada mes la entidad actualiza los proyectos de inversión en el SPI (Seguimiento a los Proyectos de Inversión) con el fin de notificar los avances en cada uno de estos. Adicionalmente, se encuentran matriculados los proyectos de inversión dentro del SUIFP (Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas).

Modelo de Operación por Procesos

La entidad trabaja bajo la estructura de procesos y procedimientos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de mantener la mejora continua en el sistema y así satisfacer a los usuarios en sus requerimientos.

Se realizaron actualizaciones de documentos del sistema de gestión permitiendo la constante mejora de los procesos de la Entidad, así:

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Manual de procedimiento contable Procedimiento de regulación de carácter general Lineamiento de elaboración de documentos Procedimiento de acciones correctivas y de mejora Formato de evaluación y seguimiento Formato informe final de auditoria interna Formato plan de auditoria Formato arqueo de caja Caracterización de control interno Caracterización proyección corporativa Procedimiento de bienes y servicios Caracterización proceso de regulación Caracterización procesos judiciales Caracterización solución de conflictos y arbitramento Caracterización de atención de peticiones Procedimiento de atención de consultas Procedimiento de quejas y reclamos Procedimiento de control de documentos y registros Formato recibo a satisfacción Formato documentos CREG

Se recibieron capacitaciones referentes a actualización de la nueva versión de la norma ISO, seguridad de la información, planes de mejora, riesgos y acompañamiento en seguridad y salud en el trabajo. De igual manera se llevó a cabo la auditoria interna donde quedan dos no conformidades menores, las cuales ya cuentan con plan de acción y avances de los mismos.

Se han realizado reuniones con los líderes de proceso donde se han revisado los objetivos e indicadores, con el objetivo que se mida la gestión y guarde coherencia con lo que busca cada proceso.

Se está trabajando en el plan de transición de la actualización de la nueva versión de la norma, donde se tiene en cuenta las actividades y desarrollo durante el año 2017.

Se tiene programada para el día 28 de noviembre de 2016 auditoria de seguimiento de la renovación de la certificación por parte del Ente Certificador ICONTEC.

Frente al tema de cumplimiento de la norma relacionada con Transparencia y Acceso a la Información Pública, la entidad ha realizado mejoras al link de acceso a la información, con el propósito de facilitar las consultas que puedan realizar los ciudadanos de la información de la CREG, construcción que se ha dado conforme a la Matriz de Cumplimiento Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015 y Resolución MinTIC 3564 de 2015 de la Procuraduría General de la Nación. Control Interno ha efectuado acompañamiento y seguimiento frente al tema, al cual se le ha dado principal importancia desde la alta dirección.

Según información reportada en la página web de la entidad, en lo corrido del año y con corte al mes de septiembre de 2016, la CREG recibió y atendió 2.496 peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), clasificadas así:

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Detalle 1er. Trim 2016 2do. Trim 2016 3er. Trim 2016 TOTAL % Part.Consulta 178 228 325 731 22,3%Int gral y particular 71 1074 220 1365 62,8%Quejas y reclamos 72 97 72 241 9,3%Sol. Información 38 57 39 134 5,2%Entrega documentos 3 4 7 14 0,4%Conc. Legal 1 1 9 11 0,1%TOTAL 363 1461 672 2496 100,0%% Participación 14,5% 58,5% 26,9% 100%

Conforme a lo señalado en la Resolución 3564/15 del Min TIC, los informes trimestrales de PQR que se publiquen tendrán los días de respuesta para cada uno de los requerimientos hechos a la entidad. El siguiente cuadro indica la cantidad de requerimientos efectuados que no fueron respondidos dentro de los términos establecidos.

Detalle 1er. Trim 2016 2do. Trim 2016 3er. Trim 2016 TOTALConsulta 0 1 1 2Int gral y particular 0 1 0 1Quejas y reclamos 1 2 0 3Sol. Información 0 0 1 1Entrega documentos 1 0 1 2Conc. Legal 0 1 0 1TOTAL 2 5 3 10

INFORMACION CON RESPUESTA EXTEMPORANEA

El Plan anticorrupción y de atención al ciudadano fue actualizado y ajustado el 25 de julio/16 y el 09 de septiembre/16 conforme los parámetros establecidos por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y el DAFP en la cartilla de “Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano versión 2” .

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1.3. Administración de Riesgo

En agosto/16 y septiembre/16 se lideró desde Planeación la revisión del mapa de riesgos con cada uno de los líderes de procesos, buscando la actualización y ajuste de los mismos a fin de consolidar un mapa y una política de administración coherente con los objetivos de los procesos. Se estima que para el último trimestre de 2016 se cuente con la política y mapa actualizados.

Respecto a los riesgos de corrupción, Control Interno efectuó monitoreo y presentó los informes con corte al 30 de abril/16 y 30 de agosto/16, informes publicados en la página web de la entidad en el link http://www.creg.gov.co/index.php/es/creg/nuestra-labor/planes-politicas/seguimientos/category/496-seguimientos-mapa-de-riesgos-corrupcion. en donde se han establecido observaciones y recomendaciones que en términos generales van encaminadas a efectuar monitoreo y seguimiento permanente por parte de los líderes de los procesos, de modo tal que permita determinar la necesidad de modificar, actualizar o mantener en las mismas condiciones los factores de riesgo, así como su identificación, análisis y valoración.

2. Evaluación y Seguimiento

2.1. Autoevaluación Institucional

La medición de los planes operativos se realiza de manera trimestral, lo que permite verificar el cumplimiento de metas de cada uno de los procesos de la entidad en cumplimiento de su misión. Sin embargo, se evidenció que al corte de sep/16 no todos los procesos contaron con un plan operativo, por cuanto no se tuvo el correspondiente al proceso solución de conflictos y arbitramento.

La medición del Plan de Acción con corte al tercer trimestre de 2016, arrojó los siguientes resultados:

POLITCAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVOProgramadas

1Q/2015Ejecutadas 1Q/2015

Programadas 2Q/2015

Ejecutadas 2Q/2015

Programadas 3Q/2015

Ejecutadas 3Q/2015

Totales Programadas

Totales Ejecutadas

Cumplimiento

Politica 1 Gestión misional y de gobierno

Cumplimiento de la agenda regulatoria indicativa 2016 25 23 21 19 24 21 70 63 90%

Pólitica 2 Transparencia, participación y servicio al ciudadanoPlan de mantenimiento y fortalecimiento del SGC 7 7 7 7 9 9 23 23 100%Plan de Control Interno - MECI (Auditorias de gestiónpor procesos)

40 38 80 75 120 108 120 108 90%

Estrategía de rendición de cuentas 3 3 12 6 15 12 30 21 70%Estrategía de atención al ciudadano 8 6 5 5 5 4 18 15 83%Estrategía anticorrupción 4 3 5 5 5 4 14 12 86%

Pólitica 3 Gestión HumanaMantener equipo humano competente (Plan anual devacantes, planes de bienestar y de incentivos, plan decapacitación, Completitud información en SIGEP

11 10 7 7 10 10 28 27 96%

Politica 4 Eficiencia administrativaDisponer de información cionfiable y oportuna(Mantenimiento plataforma y actualización plataformade tecnología y comunicaciones

18 18 14 14 13 13 45 45 100%

Politica 5 Gestión financieraFormulación de proyectos de inversión, seguimientoaproyectos SPI. Ejecución presupuestal. ejecuciónplan de adquisiciones: plan anual de cuentas

6 6 4 4 4 4 14 14 100%

Total 122 114 155 142 205 185 362 32893% 92% 90% 91%

De las 362 metas programadas acumuladas al tercer trimestre de 2016, se cumplieron 328, alcanzando una ejecución agregada del 91%, superando la meta establecida del 90%.

Sin embargo, temas como la estrategia de rendición de cuentas, anticorrupción y de atención al ciudadano, cuyo cumplimiento están por debajo del 90%, deben ser atendidos de modo prioritario,

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máxime si se tiene en cuenta que el plan anticorrupción y de atención al ciudadano de la Comisión para el 2016, fue ajustado y se incorporaron los componentes de Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la información y el de Iniciativas Adicionales, conforme lo estableció la “Estrategia para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano” V 2.

Respecto a la evaluación del MECI 2015, el resultado arrojado presenta una disminución del -19.6% en el indicador de madurez comparado con el resultado obtenido en la evaluación MECI 2014, pasando de un 98.85% (avanzado) en 2014, al 79.30% (satisfactorio) en 2015. Se recomienda atender la herramienta de interpretación de Resultados de Evaluación del MECI 2015, los cuales indican los puntos a mejorar a nivel general por cada uno de los factores evaluados y al nivel de madurez del sistema.

Factores 2014 Nivel 2015 Nivel VariaciónEntorno de Control 4,88 avanzado 3,66 Intermedio -1,22Información y Comunicación 4,89 avanzado 4,47 Satisfactorio -0,42Direccionamiento Estratégico 5 avanzado 3,87 Satisfactorio -1,13Administración de Riesgos 5 avanzado 4,54 Satisfactorio -0,46Seguimiento 5 avanzado 4,32 Satisfactorio -0,68Indicador de Madurez 98,85% avanzado 79,30% Satisfactorio -19,6%

COMISION DE REGULACION DE ENERGÍA Y GAS - CREGCONTROL INTERNO

COMPARATIVO EVALUACIÓN MECI - 2014-2015

La Oficina de Control Interno consolidó y presentó informes a los diferentes órganos de control entre los cuales tenemos: avances del plan de mejoramiento CGR, suscripción planes de mejoramiento, informe de austeridad en el gasto, Informes de ejecución presupuestal, Certificación de Procesos Judiciales, Atención de Peticiones Quejas y Reclamos, Seguimiento a la Estrategia de Corrupción, Monitoreo de Riesgos, evaluación del sistema de Control Interno, pormenorizado de control interno, entre otros.

2.2. Auditoria Interna

De acuerdo con el programa de auditorías, se desarrollaron las correspondientes a los procesos de Planeación Estratégica, Calidad, Proyección Corporativa y Relaciones con el Entorno, Gestión Documental, Informática y Atención de peticiones y consultas. El siguiente fue el número de hallazgos evidenciados y las acciones correspondientes:

Auditoría Proceso Cantidad de Hallazgos

Observaciones

Calidad 10 Al corte de septiembre/16 se evidenció que tres (3) hallazgos tienen cumplimiento del 100%, un (1) hallazgo al 75%, dos (2) hallazgos al 66%, uno (1) hallazgo al 50% y tres (3) al 0%. Se aclara que el cumplimiento de mestas está dentro de las fechas de cumplimiento establecidas.

Planeación 3 Un (1) hallazgo tiene cumplimiento del 100% y dos (2) hallazgos del 0%. Es de anotar que se repite hallazgo de la vigencia 2015 consistente en que no se cuenta con la elaboración y publicación del plan operativo proceso solución de conflictos.

Atención de Peticiones y Consultas

N/A Se encuentra en desarrollo el proceso auditor.

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Proyección Corporativa y Relaciones con el Entorno

N/A Se efectuó auditoría y se presentó informe final, pero se está trabajando con los responsables en la formulación del plan de mejoramiento.

Gestión Documental No entregado

Informe entregado el 30 de julio/16, con plazo para el 22 de agosto/16 de entregar el plan de mejoramiento, el cual aún no ha sido remitido a control interno.

Informática N/A Se encuentra en desarrollo el proceso auditor.

2.3. Planes de Mejoramiento

Los planes de mejoramiento suscritos y vigentes con la CGR producto de sus auditorías, están conformados de la siguiente manera:

Auditoría regular estados financieros 2014 con un total de siete (7) hallazgos, cuyo informe fue presentado por la CGR en diciembre de 2015; Auditoría regular estados financieros 2015 con un total de diez (10) hallazgos, informe presentado por la CGR en junio/16; Actuación Especial CGR 2016 con dos (2) hallazgos, informe presentado por la CGR en julio/16.

El seguimiento a los planes de mejoramiento CGR efectuado con corte al 30 de septiembre/16, arrojó el siguiente resultado de avance:

SEGUIMIENTO PLAN MEJORAMIENTO CGR AL 30 SEP /2016

Auditoría No. HallazgosAvance

100% 75% 50% 25% 0%2014 7 4 1 2 0 02015 10 5 0 0 0 5Especial 2 0 0 1 0 1TOTAL 19 9 1 3 0 6% Avance   47% 5% 16% 0% 32%

De la auditoría de la CGR a estados financieros con corte 2014, se presentaron siete (7) hallazgos, de los cuales cuatro (4) se han cumplido al 100% y los restantes tres (3) presentan cumplimiento entre el 50% y 75%, pero tienen plazo hasta el 31 de diciembre de 2016 para su ejecución.

Respecto a la auditoría CGR a estados financieros con corte 2015, se presentaron diez (10) hallazgos, de los cuales cinco (5) tienen cumplimiento del 100% y los restantes cinco del 0%, pero sus fechas de cumplimiento vencen en la vigencia 2017.

Por último, frente a la auditoría de actuación especial 2016, la CGR determinó dos (2) hallazgos, cuyo cumplimiento es el 0% y cuyo plazo vence el 28 oct/2016.

Es de resaltar que dentro de los resultados dados por la CGR en sus diferentes auditorías regulares, han dado concepto “favorables” y “feneciendo” las cuentas. Los siguientes fueron las calificaciones finales de la gestión y resultados ponderados:

Vigencia 2012 2013 2014 20159

Calificación 93.05 93.96 93.08 84.44

Respecto a los planes de mejoramiento producto de auditorías adelantadas por control interno en la vigencia 2015, el siguiente fue el avance al 30 de septiembre de 2016:

PLANES MEJORAMIENTO AUDITORIAS INTERNAS 2015

Auditoría Proceso Cantidad de Hallazgos

Observaciones

Planeación Estratégica 6 Se realizó plan de mejoramiento y al cierre de la vigencia 2015 quedó pendiente por cerrar un (1) hallazgo, el cual en los seguimientos trimestrales de la vigencia 2016 no se ha dado cumplimiento.

Proyección Corporativa y Relaciones con el Entorno

8 Se realizó plan de mejoramiento y al cierre de la vigencia 2015 se cumplieron en su totalidad.

Gestión Financiera 6 No se suscribió plan de mejoramiento por parte de los responsables.

Atención de Peticiones y Consultas

3 Al corte de septiembre/16 se cumplieron las acciones de mejora, aunque hay que indicar que las mismas estaban inicialmente planificadas para el cierre de dic/2015, es decir, fueron extemporáneas.

Gestión Humana 5 Se levantó plan de mejoramiento con cumplimiento de metas en el 2016. No se ha podido tener avance al corte de septiembre/16, pero al corte de junio/16 se obtuvo que se cumplió una (1) meta al 100%, dos (2) metas al 50% y dos (2) metas al 0%.

Gestión Documental 3 Se realizó plan de mejoramiento y al cierre de la vigencia 2015 se cumplieron en su totalidad.

Respecto a los planes de mejoramiento individuales, no se obtuvo información requerida para hacer el respectivo seguimiento.

3. Información y Comunicación

La entidad cuenta con los canales de información y comunicación que permiten a la ciudadanía en general interactuar con la entidad a través de comunicación escrita, virtual, presencial y telefónica, las cuales son procesadas a través del sistema electrónico de gestión documental.

Actividades de divulgación Se actualizó de manera continua la página web de la entidad en las secciones de comunicaciones, servicio al ciudadano y transparencia y acceso a la información. A continuación se relaciona las principales actividades: Actualización sección comunicaciones en la web:

Presentación: Propuesta de remuneración de distribución de energía eléctrica (Abril de 2016). Presentación: Taller código de medida (Mayo de 2016)

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Presentación: Evolución del sector energético en Colombia (Junio 2016) Presentación: Incentivo Expansión en GEE taller Presentación: Seminario cogeneracion Ley 1715 novedades 2016 Transmisión por servicio de streaming de talleres sobre nuevas propuestas metodológicas:

https://www.youtube.com/watch?v=N43PU_38SKU https://www.youtube.com/watch?v=4oc2TRhT4Qo

Transmisión por servicio de streaming de la audiencia pública de Rendición de Cuentas a Vocales de Control, realizada en Valledupar el 15 de julio de 2016: https://www.youtube.com/watch?v=mpeJEAw1YsM

Boletines de prensa, boletín digital y publicaciones:

Con corte al 30 de septiembre/16, Proyección Corporativa elaboró 45 boletines de prensa los cuales fueron publicados en la página web de la entidad, en su mayoría dando desarrollo a actividades públicas de la entidad, anuncios de convocatorias a talleres y eventos, así como conclusiones de intervenciones en las que participaron el Director Ejecutivo o los expertos comisionados. El material informativo más relevante también se replicó a la base de datos de periodistas con que cuenta el proceso de Proyección Corporativa.

Así mismo, se concretó una alianza con el MinTIC con el fin de implementar los servicios que presta el Centro de Relevo de ese ministerio para que personal de la CREG pueda atender a población con discapacidad auditiva. En el marco de este convenio se realizó un video informativo dando a conocer este servicio a través de la página web de la entidad.

Link: https://youtu.be/F7fxTCOzmgA

Audiencias realizadas en 2016, con corte al tercer trimestre:

Audiencia Pública para presentar la propuesta para complementar la metodología de remuneración de distribución de gas por redes de tubería:

Ciudad Fecha

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Bogotá 6 de septiembre de 2016

Cali 9 de septiembre de 2016

Audiencia Pública para presentar la propuesta para modificar el costo unitario de energía eléctrica:

Ciudad Fecha

Medellín (Transmisión en directo por Telemedellín y la página web de la Comisión) 23 sep/16

Bogotá, Santa Marta, Bucaramanga, Villavicencio, Pereira y Pasto

(Audiencia realizada de manera simultánea en varias ciudades a través de Telecharlas)

27 sep/16

Cali (Transmisión en directo a través de Telepacífico y la página Web de la Comisión) 30 sep/16

Relación de talleres realizados 2016, con corte al tercer trimestre:

Tema Fecha

Taller para presentar la resolución CREG 239 de 2015 ( participación de las plantas no

despachadas centralmente en el cargo por confiabilidad)14 de enero

Parámetros de GLP 10 de febrero

Parámetros de GLP 12 de febrero

Taller Subasta de reloj 23 de febrero

Taller Subasta de reloj 2 de marzo

Taller práctico sobre las tarifas diferenciales para incentivar de ahorro de energía 10 de marzo

Taller participación de demanda y autogeneración en el MEM 10 de marzo

Taller lineamientos metodología transporte de gas 18 de marzo

Metodología de distribución de energía 5 de abril

Taller subasta de reloj GLP (Taller realizado en doble jornada con diferentes asistentes) 6 de abril

Presentación código de medida de GLP 13 de mayo

Taller parámetros de conducta y participación de GLP 20 de junio

Taller de socialización de la propuesta de subastas de compra de energía media 22 de junio

Taller resolución mercado mayorista de gas (Taller realizado en tres jornadas con diferentes

asistentes)9 de agosto

Capacitación a través de teleconferencia derechos de los usuarios 22 de agosto

Panel del Mercado de Energía Eléctrica: “En la evolución del esquema regulatorio en

Colombia”

5, 6 y 7 de octubre (cuarto

trimestre)

Divulgación de cartillas y folletos en 2016, con corte al tercer trimestre:

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Guía del usuario para la revisión periódica de las instalaciones internas de gas (material

distribuido en ferias de Servicio al Ciudadano realizadas en el transcurso del año. Guía publicada

en:

http://www.creg.gov.co/phocadownload/publicaciones/2015/cartilla%20revisiones

%20periodicas.pdf )

Folleto - Cómo se determina el valor de la factura del servicio de energía eléctrica. (material

distribuido en ferias de Servicio al Ciudadano realizadas en el transcurso del año.

Folleto - Cómo se determina el valor de la factura del servicio de gas por redes de tubería.

Folleto - Cómo se determina el valor de la factura del servicio de GLP en cilindros.

Cartilla explicativa del esquema de tarifas diferenciales.

Cartilla explicativa de la propuesta para modificar el costo unitario de energía eléctrica.

Cartilla explicativa de la propuesta para complementar la metodología de remuneración de

distribución de gas por redes de tubería.

Ferias del servicio al ciudadano

En lo corrido de 2016 la CREG participó en la Ferias Nacionales de Servicio al Ciudadano organizadas por Planeación Nacional realizadas en Quibdó (Chocó), Villa del Rosario (Norte de Santander), Florencia (Caquetá), Puerto Asís (Putumayo) y Santander de Quilichao (Cauca). En ellas entregó material didáctico y dio charlas informativas a los usuarios con respecto a los servicios públicos de energía eléctrica, gas natural, GLP y combustibles líquidos.

Actividades de comunicación interna

En cuanto a las actividades de comunicación interna, se dio continuidad a las estrategias planeadas desde el primer trimestre con los procesos de IT, Recursos Humanos Y Control Interno, así:

Estrategia IT: Difusión de Seguridad de la Información

Estrategia de difusión pausas activas como parte de las actividades promovidas por Gestión Humana.

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Estrategia auto control.

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES CONTROL INTERNO

Llevar un estricto control de los funcionarios que acceden a los programas de bienestar y capacitación, específicamente la participación en los programas de acondicionamiento físico y los cursos de inglés, conforme lo estableció el acto administrativo de las condiciones de uso y responsabilidades de los funcionarios.

Ajustar el Plan de Adquisiciones de la entidad, de acuerdo a las modificaciones presupuestales realizadas de las apropiaciones iniciales (adiciones – reducciones), y publicarlo en el SECOP.

Seguir en el proceso de implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, conforme lo establecido en el Decreto 1443/14, desarrollando las actividades pendientes como: aprobar por Comité de calidad la caracterización del proceso, procedimientos, formatos, indicadores; articulación con el sistema de calidad de la entidad, definición y aplicación de indicadores, y el respectivo seguimiento (auditoría) al sistema, de modo tal que garantice las medidas de seguridad y salud en el trabajo, independiente de la modalidad de vinculación a la entidad.

Se debe establecer un plan de fortalecimiento en cuanto a la actualización de la nueva norma ISO 9001:2015 y así mismo realizar la integración de los sistemas de gestión adoptados por la entidad.

Seguir con la actualización del mapa de riesgos institucional, para lo cual es fundamental la participación activa de todos los dueños de los procesos para efectuar una revisión general al mapa de riesgos y a la política de administración de los mismos, que contemple la revisión, análisis, valoración, e identificación de nuevos riesgos, controles, acciones, impacto e indicadores.

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Se adelantaron jornadas con la participación de los funcionarios de la entidad para la construcción del plan estratégico institucional. Se recomienda acelerar la construcción del documento final, a fin de contar con el mismo antes del cierre de la presente vigencia y que sirva como insumo para la construcción de planes operativos de la vigencia 2017.

Presentar con oportunidad y calidad la información requerida por Control Interno, a fin de poder cumplir con su rol de evaluación y seguimiento y presentar los informes que tiene a su cargo (ejecuciones planes de bienestar y capacitación, seguimientos planes de mejoramiento, informes de austeridad, etc)

Producto de la revisión de información reportada y en razón a las diferencias en algunas cifras, es pertinente se ajusten los mecanismos de control y autocontrol tanto por los servidores que suministran la información así como los responsables de los procesos, buscando que los datos que se van a presentar en informes y publicar en la página web, sean coherentes y ajustados a lo real, para lo cual se debe continuar con el fortalecimiento del Componente de Administración de Riesgos como una herramienta importante para mejorar el autocontrol.

Frente al resultado obtenido en la evaluación del MECI 2015 (79.3% Satisfactorio), se recomienda adelantar acciones pertinentes conforme lo señala la herramienta de interpretación de Resultados de Evaluación del MECI 2015, los cuales indican los puntos a mejorar a nivel general por cada uno de los factores evaluados y al nivel de madurez del sistema, de acuerdo con solicitud realizada por Control Interno.

Respecto a los informes de PQRSD, se recomienda efectuar análisis de los datos presentados, señalando cuales fueron las variaciones más representativas y el porqué de las mismas, como fue el caso de los requerimientos de interés general y particular, que en el segundo trimestre presentaron un incremento bastante considerable pero no se presentó información sobre el mismo. La idea es informar de manera completa a los ciudadanos sobre las gestiones adelantadas por la entidad. Adicionalmente, es importante se publiquen los informes de manera oportuna, Ley 1712/14. Igualmente, hay que adelantar acciones urgentes tendientes a garantizar la respuesta a los requerimientos efectuados dentro de los términos establecidos en la norma.

Producto de las reuniones sostenidas con el DAFP y después de haber definido que efectivamente la Comisión cuenta con una OPA (Otro Procedimiento Administrativo) y un trámite a inscribir en el SUIT (Ley 962/05), se recomienda seguir adelantando las gestiones ante el DAFP a fin de finiquitar dicho proceso (solicitud de usuarios y claves, definición de responsables, capacitaciones, registro de datos) a fin de empezar a implementar a partir del 2017. Igualmente, tener en cuenta que se requerirá la actualización del plan anticorrupción y de atención del ciudadano 2017.

Seguir con el fortalecimiento del sistema de control interno con el fin de evitar la materialización de los riesgos, robusteciendo los controles asociados a la protección y buen uso de los recursos públicos y fortaleciendo la oficina de control interno con la asignación de funcionarios que cuenten con los perfiles y competencias requeridos para el ejercicio de la auditoría interna, conforme lo establece el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno.

RAUL ALBERTO JURADO VELANDIAAsesor Control InternoCREG

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