CORRESPONDENCIA

CONTENIDO•CREACIÓN DE LA PLANTILLA EN WORD•COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

CREACIÓN DE LA PLANTILLA EN WORD

Al tener abierto ya el software de Word, lo primero es la configuración de nuestra hoja de texto, para esto ingresamos a la pestaña “Diseño de página”.

Dentro de esta pestaña, hacemos clic en el botón pequeño que se encuentra en la parte inferior derecha de la sección “Configurar página”.

Este botón nos desplegará una ventana llamada “Configurar página”. Puede configurarse la hoja desde la pestaña “Diseño de página”, pero necesitamos una medida exacta de la hoja, para ello esta ventana nos provee de esta herramienta.

Ahora en la pestaña “Papel”, en la opción “Ancho:” introducimos 10,8 cm y en “Alto:” introducimos 27,9cm y presionamos “Aceptar”, y ya tenemos nuestra hoja configurada.

Y creamos nuestra plantilla, en este caso este sería mi modelo.

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Ya creada nuestra plantilla en Word, pasamos a crear nuestra lista de alumnos (BD) de cada grado en Microsoft Excel. Para esto creamos un nuevo documento en este y agregamos los siguientes campos:

-Nombre-Grado-Carrera

Procedemos a ingresar los alumnos y grado requeridos.

Ahora guardamos nuestro documento.

Ahora procedemos a trabajar con nuestra plantilla creada en Word; la abrimos.

En Word, nos ubicamos en la pestaña “Correspondencia”.

En esta pestaña, colocamos el cursor en la opción “Seleccionar destinatarios” y luego ingresamos en “Usar lista existente...”.

Nos desplegará la ventana “ Seleccionar archivos de origen de datos” en la que tendremos que buscar nuestro archivo creado en Excel con todos los datos del alumno, lo seleccionamos y luego presionamos “Abrir”, de esta manera nos vinculará los campos y los datos.

Procedemos a ubicar el puntero en nuestra hoja de plantilla en el primer dato “Nombre:”

Hecho esto, de nuevo en la pestaña “Correspondencia” ingresamos a “Insertar campo combinado”, y seleccionamos el correspondiente campo de Excel a la opción correspondiente de Word. En este caso sería “Nombre”.

Vemos con nos aparecerá lo siguiente, que nos muestra que ya está vinculada en el campo de Excel con el de Word.

Realizamos lo anterior con los siguientes campos restantes hasta finalizar la vinculación con todos los campos, y quedará de esta manera.

Ahora para mostrar la plantilla para cada uno de los alumnos, de nuevo en la pestaña “Correspondencia”, ingresamos a la opción “Finalizar y combinar” y seleccionamos “Editar documentos individuales”

Nos mostrará la siguiente ventana, en la cual tendremos que marcar la opción que deseemos.La opción “Todos” genera la plantilla para todos los datos. O podemos elegir un rango determinado con la opción “Desde: … Hasta:”

En este caso seleccionaremos un rango de 1 hasta 10. y presionamos “Aceptar”.

Nos abrirá otro documento con la cantidad de plantillas, con los datos del rango seleccionado. Y guardamos el archivo generado.