coordinacion de turismo - xalapa.gob.mx · correspondiente para uso de él en los eventos que hay...
TRANSCRIPT
H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE XALAPA- EQUEZ., VER.
2011-2013
MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA
COORDINACIÓN DE TURISMO
ÍNDICE Presentación 1 Estructura orgánica 2 Simbología 3 Descripción de Procedimientos 6 Coordinación de Turismo 7 Instauración del Consejo Municipal para la Competitividad
Turística
8 Actualización del directorio y fichas técnicas (base de datos de los
prestadores de servicio) 12 Requisición de material para eventos 16 Unidad de Mercadotecnia y Relaciones Públicas. 20 Actualización de la página web. 21 Unidad de Servicios y Programas Turísticos 24 Orientación y Asistencia Turística 25 Organización del Curso de Capacitación Turística. 28 Organización de material impreso para congresos y convenciones.
32 Unidad de Promoción Turística 35 Solicitud a los hoteleros de material informativo para turistas
36 Glosario de términos 39 Firmas de autorización 41 Directorio 42 Créditos 43
1
PRESENTACIÓN
El presente Manual de Procedimientos es un instrumento de información en el que se señalan, en forma ordenada, las operaciones que deben seguirse para la ejecución de las funciones asignadas a la Coordinación de Turismo. Cumpliendo con el Plan de Desarrollo Municipal 2011-2013 y con base en el Reglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Xalapa, la Dirección de Recursos Humanos, en acuerdo con la Coordinación de Turismo, se dio a la tarea de elaborar este Manual de Procedimientos en el que se presenta una descripción lógica, metódica y detallada de los procedimientos a desarrollar en el área. El objetivo de este documento es contar con una herramienta que contenga un orden y una estandarización para el cumplimiento de las actividades laborales, así como detectar las desviaciones y omisiones que se comentan al desarrollar las mismas. Las modificaciones que surjan por causa de los cambios en la estructura orgánica o en las leyes competentes se deben incorporar al presente manual, con el fin de mantener una permanente actualización de este documento. Este Manual de Procedimientos es de uso exclusivo del personal que labora en la Coordinación de Turismo. El titular del área es el responsable de verificar que lo señalado en este documento se aplique, con el objetivo de que las actividades laborales se realicen eficazmente.
2
ESTRUCTURA ORGÁNICA
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
Lic. María Patricia García Pérez
Lic. Dary Isabel López Andrade
Lic. Elizabeth Morales García
Abril de 2012 Enlace de la
Coordinación de Turismo
Coordinadora de Turismo
Presidenta Municipal
Unidad de Mercadotecnia Y
Relaciones Públicas
Unidad de Servicios y Programas
Turísticos
Unidad de Promoción Turística
Coordinación de Turismo
Presidencia Municipal
3
SIMBOLOGÍA
Terminal:
Indica el inicio y el término del procedimiento.
Operación:
Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa:
Indica la respuesta a una pregunta (si o no).
Documento:
Representa cualquier tipo de documento que se genere,
salga o entre durante el procedimiento.
Multidocumento:
Representa a los documentos que se generen, salgan o
entren durante el procedimiento.
Archivo permanente:
Indica que se guarda un documento de forma definitiva.
Archivo temporal:
Indica que el documento se guarda de manera provisional.
Sistema informático:
Indica el uso o procesamiento de la información, a través de
un sistema o programa informático.
4
SIMBOLOGÍA
Disquete o Diskette:
Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a
través de una unidad magnética.
Disco compacto:
Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a
través de un CD.
Pasa el tiempo:
Representa una interrupción en el proceso
Aclaración:
Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una
actividad del procedimiento
Conector de actividad:
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama
de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector fuera de página:
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente,
en la que continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o líneas de unión:
Conecta los símbolos señalando el orden que deben
realizarse las distintas operaciones.
5
SIMBOLOGÍA
Dirección de flujo de actividades simultáneas:
Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o
más actividades que se desarrollan en diferente dirección del
flujo.
Objeto:
Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la
descripción narrativa y que se quiera representar
gráficamente en el diagrama de flujo
Efectivo o cheque: Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.
6
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
7
COORDINACIÓN DE TURISMO
8
PROCEDIMIENTO
Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:
CT/P01/12 Coordinación de Turismo Instauración del Consejo Municipal para la Competitividad Turística. Involucrar al gobierno estatal, asociación civil y sector empresarial en busca de estrategias que detonen la actividad turística en el municipio. Una vez cada 3 años.
NORMAS Con base en el Reglamento de Turismo Municipal de Xalapa, Capitulo 1, articulo 11, de la Gaceta oficial del fecha 19 de enero del 2011, el Ayuntamiento lleva a cabo la instalación del Consejo Municipal de Turismo, como órgano colegiado de consulta, asesoría y apoyo técnico, que tendrá por objeto propiciar la concurrencia activa, comprometida y responsable de los sectores público, privado y social con incidencia directa o indirecta en el sector Turismo del municipio. Conforme a lo establecido en el artículo 12 del capítulo II de la Gaceta oficial de fecha 19 de enero del 2011, faculta a esta Coordinación para convocar al Consejo Municipal de Turismo para efectos de acordar y proponer proyectos en materia turística que detonen la actividad en el municipio. Para la instauración del consejo municipal de turismo se concerta entre los miembros representativos del sector, las políticas, planes, programas y proyectos turísticos. Así como aquellos empresarios que a nivel municipal destaquen por el impulso al turismo
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
Lic. María Patricia García Pérez
Lic. Dary Isabel López Andrade
Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la
Coordinación de Turismo
Coordinadora de Turismo
Coordinadora de Turismo
9
DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:
CT/P01/12 Instauración del Consejo Municipal para la Competitividad Turística. Abril de 2012
Área Actividad Descripción Coordinación de Turismo
1 Elabora y firma el oficio original y copia dirigido al Secretario del Ayuntamiento para solicitar el patio central del Palacio Municipal.
2 Distribuye el oficio de la siguiente manera: Original para.- el titular de la Secretaría del Ayuntamiento Copia como.- acuse de recibo
3 Archiva el oficio de acuse en el expediente correspondiente de manera cronológica y permanente Pasa el tiempo
4 Recibe el oficio de la Secretaria del Ayuntamiento contestación de la solicitud.
5 Elabora y firma un oficio para cada uno de los 13 miembros para la instauración del nuevo Consejo especificando fecha y hora
6 Distribuye el oficio de la siguiente manera: Original para.- los miembros del consejo Copia como.- acuse de recibo
7 Archiva copia en expediente que le corresponde de manera permanente
8 Planea logística del evento
10
Área Actividad Descripción 9 Confirma la asistencia vía telefónica
Pasa el tiempo
10 Realiza evento de toma de protesta
11 Firma acta de instauración del Consejo
12 Archiva en el expediente correspondiente
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Dary Isabel López Andrade
Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Coordinadora de Turismo
Coordinadora de
Turismo
11
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia García Pérez Lic. Dary Isabel López Andrade Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de Turismo Coordinadora de Turismo Coordinadora de Turismo
FLUJOGRAMA
Nombre del procedimiento: Instauración del Consejo Municipal para la Competitividad Turística
C1 Oficio de solicitud O
Elabora y firma
C1
Inicio
/Secretario de Ayuntamiento/
C1
Oficio de solicitud O
/Secretario de Ayuntamiento /
Distribuye
Archivar
Oficio de Contestación
Recibe
C1 13T
C1 Oficio para la instauración del
Distribuye
Elabora y firma
/Miembros nuevo consejo/
C1
Archiva
Planea logística
Confirma asistencia
/Vía Telefónica/
Acta de instalación
Acta de instauración O
Fin
Archiva
Firma
Realiza evento
1/1
12
PROCEDIMIENTO Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:
CT/P02/12 Coordinación de Turismo Actualización del directorio y fichas técnicas (base de datos de los prestadores de servicio) Actualizar el directorio y las fichas técnicas de la Coordinación para dar información certera al turista. Anual
NORMAS Para una organización más precisa, esta Coordinación actualiza todos los datos necesarios de los prestadores de servicios, solicitándoles información para concretar las ofertas turísticas de la ciudad que estos mismos ofrezcan para tenerla a disposición de los turistas.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Dary Isabel López Andrade
Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Coordinadora de Turismo
Coordinadora de Turismo
13
DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:
CT/P02/12 Actualización del directorio y fichas técnicas Abril de 2012
Área Actividad Descripción Coordinación de Turismo
1 Elabora y firma los oficios en original y una copia, dirigidos a los titulares de los distintos hoteles que conforman el directorio
2 Distribuye el oficio en original y copia de la siguiente manera: Original.- Para el titular del hotel Copia.- La conserva como acuse de recibido para archivarlo en el expediente que le corresponde de manera cronológica permanente Pasa el tiempo
¿Se obtuvo respuesta de la empresa?
2 A En caso de no obtener respuesta de la empresa Llama telefónicamente a los hoteleros para recordarle la invitación a formar parte del directorio.
Continúa con la actividad número 3
3 En caso de obtener respuesta de la empresa Actualiza la base de datos de los servidores turísticos
14
Área Actividad Descripción Coordinación de Turismo
4 Respalda la información en el sistema
5 Imprime la información en el formato correspondiente para entregarla a las personas interesadas. FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Dary Isabel López Andrade
Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Coordinadora de Turismo
Coordinadora de Turismo
15
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia García Pérez Lic. Dary Isabel López Andrade Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de Turismo Coordinadora de Turismo Coordinadora de Turismo
FLUJOGRAMA
Nombre del procedimiento: Actualización del directorio turístico y fichas técnicas.
3
C1 Oficio O
Elabora y firma
C1
Inicio
/Titulares de hoteles/
Oficio O /Titular del hotel/
Distribuye
¿Se obtuvo respuesta?
/Archivo/
Llama hotel
No
Si
3
Respalda
Actualiza
Fin
Imprime
1/1
16
PROCEDIMIENTO Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:
CT/P03/12 Coordinación de Turismo Requisición de material para eventos Gestionar la requisición de material para eventos con la dependencia correspondiente para uso de él en los eventos que hay en el transcurso del año Variable
NORMAS Conforme a lo establecido en el capítulo 1 artículo 8 fracción IV, la Coordinación de Turismo tendrá la facultad de solicitar al Ayuntamiento los elementos necesarios como sillas, mesas y demás objetos que se utilicen en los eventos a fin de promover el turismo.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Dary Isabel López Andrade
Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Coordinadora de Turismo
Coordinadora de
Turismo
17
DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Clave: Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:
CT/P03/12 Requisición de material para eventos Abril de 2012
Área Actividad Descripción Coordinación de Turismo
1
Elabora y firma oficio y formato de requisición en original y dos copias, con atención a la unidad de Servicios Generales, solicitando material para eventos.
2
Distribuye el oficio y requisición de la siguiente manera: Original.- para el titular de la Dirección de Recursos Materiales
1a copia.- para el encargado de la Unidad de Servicios Generales 2a copia.- como acuse de recibido para archivar en el expediente correspondiente
3
3A
Confirma vía telefónica la autorización del requerimiento ¿Se autorizó el requerimiento del material? En caso de que no se autorice el requerimiento del material: Solicita vía telefónica la autorización al Director de Recursos Materiales Continúa con la actividad número 4
18
Área Actividad Descripción Coordinación de Turismo
4
En caso de que se autorice el requerimiento del material: Solicita a la Unidad de Servicios Generales apoyo para su traslado y colocación. Pasa el tiempo
5 Devuelve el material utilizado en el evento a la Unidad de Servicios Generales. FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Dary Isabel López Andrade
Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Coordinadora de Turismo
Coordinadora de Turismo
19
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia García Pérez Lic. Dary Isabel López Andrade Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de Turismo Coordinadora de Turismo Coordinadora de Turismo
FLUJOGRAMA
Nombre del procedimiento: Requisición de material para eventos.
/Unidad de Servicios Generales, traslado y colocación/
No
Devuelve material
Fin
Solicita apoyo
¿Se autorizo elrequerimiento del material?
Solicita autorización
/Director de Recursos Materiales /
4
4
C2 Oficio y formato de requisición
Elabora y firma
C2
Inicio
/Unidad de Servicios Materiales/
C1 Oficio y formato de requisición
/Dirección de Recursos Materiales /
Distribuye
Confirma autorización
/Encargado de la Unidad de Servicios
/Archivo /
/Vía telefónica /
Si
1/1
20
UNIDAD DE MERCADOTECNIA Y
RELACIONES PÚBLICAS
21
PROCEDIMIENTO
Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:
CT/UMRP/P01/12 Mercadotecnia y Relaciones Públicas Actualización de la página web Mostrar la información turística a través de los medios electrónicos (pagina web y redes sociales Diaria
NORMAS
La información por actualizarse se recibe por correo electrónico de parte de quién solicita su inclusión
La actualización de la página se hace en un periodo no mayor a 2 días Solo se recibe información de prestadores de servicios turísticos y eventos
culturales
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Luis Eduardo
Ros Velarde Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Jefe de la Unidad de Mercadotecnia y
Relaciones Públicas
Coordinadora de
Turismo
22
DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Clave: Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:
CT/UMRP/P01/12 Actualización de la página web de la Coordinación. Abril de 2012
Área Actividad Descripción Unidad de
Mercadotecnia Y Relaciones
Públicas
1
Recibe el correo con la información para actualizar la página
2
Clasifica según se trate de un evento cultural, de un restaurante, restaurante-bar, centro comercial, ecoturismo, hoteles, guías de turistas o agencias de viaje
3 Revisa que la información recibida esté completa ¿La información recibida está completa?
3A
En caso de que la información recibida no esté completa: Reenvía la información recibida para que su corrección.
Pasa el tiempo Continua con la actividad numero 1
4
En caso de que la información recibida sí esté completa: Ingresa la información a la página web
5
Envía un correo electrónico para el emisor, confirmando que ya se ingresó la información electrónica y especificando la ubicación de la página web. FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Luis Eduardo Ros
Velarde Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Jefe de la Unidad de Mercadotecnia y
Relaciones Públicas
Coordinadora de Turismo
23
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia García Pérez Lic. Luis Eduardo Ros Velarde Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de Turismo
Jefe de la Unidad de Mercadotecnia y Relaciones
Públicas Coordinadora de Turismo
FLUJOGRAMA
Nombre del procedimiento: Actualización de la página web de la Coordinación
/Correo electrónico/ Recibe
información
Inicio
Clasifica información
Revisa información
/Pagina web/
1
Ingresa información
¿La información está completa?
Reenvía de información
Fin
No
Si
Envía confirmación
/Correo electrónico/
1
1/1
24
UNIDAD DE SERVICIOS Y PROGRAMAS TURÍSTICOS
25
PROCEDIMIENTO
Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:
CT/USPT/P01/12 Servicios y Programas Turísticos Orientación y asistencia turística Orientar de manera personalizada a los turistas, mostrándoles la gama de atractivos que posee la capital, así como las actividades culturales. Diaria
NORMAS De acuerdo a lo establecido en el capítulo IV articulo 31, publicado en la Gaceta Oficial, el Ayuntamiento a través de la Coordinación de Turismo pone en servicio un módulo de información y orientación al turista. Como una mejor atención a los paseantes, la información debe ser en forma personalizada, de manera directa complementada con folletos y un mapa de la ciudad para orientarlos durante su estadía en la ciudad. El personal de la Coordinación de Turismo debe estar capacitado para dar una buena atención a los paseantes o turistas, proporcionándoles mediante folletos, trípticos, mapas e información, toda la gama de atractivos turísticos de la Capital.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Josué Vázquez
González Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Jefa de la Unidad de Servicios y
Programas Turísticos
Coordinadora de Turismo
26
DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Clave: Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:
CT/USPT/PO1/12 Orientación y asistencia turística Abril de 2012
Área Actividad Descripción Unidad de Servicios y Programas Turísticos
1 Recibe al turista
2 Proporciona información turística
3 Da una breve descripción de los sitios de interés
4 Otorga material impreso sobre los sitios de interés
5
Entrega al turista la hoja de registro para que la llene con sus datos
6 Recibe la hoja de registro debidamente llenada
7 Archiva registro en el expediente que le corresponde de manera permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Josué Vázquez
González Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Jefe de la Unidad de Servicios y Programas Turísticos
Coordinadora de Turismo
27
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia García Pérez Lic. Josué Vázquez González Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de Turismo
Jefe de la Unidad de Servicios y Programas Turísticos
Coordinadora de Turismo
FLUJOGRAMA
Nombre del procedimiento: Orientación y asistencia turística
/Sitios de interés/
Recibe al turista
Inicio
Proporciona información
Describe
/Material impreso/
Hoja de registro
Hoja de registro
Fin
Recibe
Entrega
Otorga
1/1
28
PROCEDIMIENTO
Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:
CT/USPT/P02/12 Unidad de Servicios y Programas Turísticos Organización del curso de capacitación turística Capacitar al primer contacto (operador del volante) que tiene el turista. Anual
NORMAS En la Gaceta Oficial de fecha 19 de enero del 2011, en su capítulo I en el art. 8o fracción VIII, faculta a esta Coordinación para promover la capacitación turística así como la realización de investigaciones y estudio sobre el turismo.
- Se convoca a los operadores del volante, a cursos de capacitación para ofrecer servicios turísticos, mediante oficio, mismo que debe incluir los siguientes datos:
Nombre de la dependencia invitada Nombre y cargo del titular de la dependencia Nombre del curso de capacitación Lugar, fecha y hora del curso Nombre, cargo y firma del titular de la Coordinación de Turismo.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Josué Vázquez
González Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Jefe de la Unidad de Servicios y Programas Turísticos
Coordinadora de Turismo
29
DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Clave: Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:
CT/USPT/P02/12 Organización del curso de capacitación turística Abril de 2012
Área Actividad Descripción Unidad de Servicios y Programas Turísticos
1
Elabora un oficio en original y copia, dirigido al titular de la Dependencia, en el cual se convoca al gremio de los operadores del volante, para un curso práctico de capacitación turística.
2 Recaba firma del titular de la Coordinación de Turismo.
3
Distribuye el oficio en original y copia de la siguiente manera: Original para.- el titular de la dependencia Copia para.- archivo
4
Concerta, vía telefónica, una cita con el titular de la dependencia para dar seguimiento al curso práctico de capacitación.
5
Gestiona con el titular de la dependencia interesada, para organizar la logística del curso práctico y dar seguimiento a los trámites. ¿El titular hace correcciones con respecto a fecha y horarios?
30
Área Actividad Descripción Unidad de Programas y Servicios Turísticos
5A
En caso de que el titular de la dependencia si haga correcciones: Realizan las modificaciones pertinentes Continua con la actividad número 6
6 En caso de que el titular de la dependencia no haga correcciones: Imparte el curso de capacitación. Pasa el tiempo
7 Concluye y clausura el curso de capacitación
8 Elabora el reporte de actividades del curso.
9 Archiva el reporte en el expediente que le corresponde de manera permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Josué Vázquez
González Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Jefe de la Unidad de Servicios y
Programas Turísticos
Coordinadora de Turismo
31
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia García Pérez Lic. Josué Vázquez González Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de Turismo
Jefe de la Unidad de Servicios y Programas Turísticos
Coordinadora de Turismo
FLUJOGRAMA
Nombre del procedimiento: Organización del Curso de Capacitación Turística
Reporte de actividades
Fin
1C Oficio de convocatoria O
Elabora
1C
Inicio
Oficio de convocatoria O
/Titular de la dependencia/
Recaba firma
/Archivo/
1C Oficio de convocatoria O
Distribuye
1
1
/Vía telefónica/
Imparte curso
¿Hay correcciones?
Realizan modificaciones
No
Si
Logística del curso
Concertar cita
Concluye y clausura
Elabora
ReporteArchiva
/Curso de capacitación/
1/1
32
PROCEDIMIENTO
Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:
CT/USPT/PO3/12 Unidad de Servicios y Programas Turísticos Organización de material impreso para Congresos y Convenciones Otorgar material impreso a los diversos comités organizadores de Congresos y Convenciones en la ciudad, a fin de ofertar la capacidad de los servicios del municipio, así como promocionar las bondades turísticas de éste. Variable
NORMAS La Coordinación de Turismo está facultada para proporcionar material informativo.
La información se entrega en paquetes promocionales que contienen diversos contenidos acerca de hoteles, restaurantes, sitios de interés, servicios turísticos, espacios naturales, actividades artísticas culturales, entre otras, basados en el aforo que se espera recibir en cada evento.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
Lic. María Patricia García Pérez
Lic. Josué Vázquez González
Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Jefe de la Unidad de Servicios y Programas Turísticos
Coordinadora de Turismo
33
DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Clave: Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:
CT/USPT/PO3/12 Organización del material impreso para Congresos y Convenciones Abril de 2012
Área Actividad Descripción Unidad de Servicios y Programas Turísticos
1
Recibe, sella y firma el oficio de requerimiento de la Dependencia solicitante.
2 Turna el oficio al Coordinador para su autorización
3 Recibe autorización del Coordinador
4 Prepara los paquetes de material de información turística
5
Contacta vía telefónica a la dependencia solicitante para que vengan por el material
Pasa el tiempo
6 Entrega el material informativo a la Dependencia con acuse de recibido
7 Archiva acuse de recibo en el expediente que le corresponde de manera permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Josué Vázquez
González Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Jefe de la Unidad de Servicios y Programas Turísticos
Coordinadora de Turismo
34
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia García Pérez Lic. Josué Vázquez González Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de Turismo
Jefe de la Unidad de Servicios y Programas Turísticos
Coordinadora de Turismo
Oficio de requerimiento
Oficio de requerimiento
Acuse de recibo
Acuse de recibo
Recibe, sella y firma
Inicio
Turna al coordinador
Recibe autorización
Prepara
/Para autorización/
/Paquete de Información/
Entrega
Contacta a la dependencia
/Vía telefónica/
/Material informativo/
Fin
Archiva
FLUJOGRAMA
Nombre del procedimiento: Organización del material impreso para congresos y convenciones
1/1
35
UNIDAD DE PROMOCIÓN TURISTICA
36
PROCEDIMIENTO
Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:
CT/UPT/P01/12 Unidad de Promoción Turística Solicitud a los hoteleros de material informativo. Requisición de material informativo en especie para uso de la oficina para dar información a los turistas Trimestral
NORMAS
En el capitulo XXIV del reglamento para la Coordinación de Turismo de la Gaceta Oficial del 19 de enero del 2011, en su artículo 95 fracción VI, en la que manifiesta que le corresponde a esta Coordinación de Turismo promover, difundir, coordinar o realizar la elaboración y distribución de propaganda y publicidad en materia de turismo
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Patricia García
Pérez Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Jefa de la Unidad de Promoción Turística
Coordinadora de Turismo
37
DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Clave: Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:
CT/UPT/P01/12 Solicitud de material informativo a los hoteleros Abril de 2012
Área Actividad Descripción Unidad de Promoción Turística
1
Elabora un oficioen original y una copia, dirigido a cada uno de los gerentes de los hoteles a los que se les solicita material informativo.
2 Recaba la firma del titular
3
Distribuye el oficio en original y una copia de la siguiente manera: Oficio original para cada hotel Copia. Conserva como acuse de recibo para archivarlo en el expediente correspondiente de manera permanente. Pasa el tiempo
4 Recibe el material informativo de cada hotel
5 Acomoda el material en los entrepaños del módulo de información para su distribución a los turistas interesados FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia
García Pérez Lic. Patricia García
Pérez Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de
Turismo
Jefa de la Unidad de Promoción Turística
Coordinadora de Turismo
38
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. María Patricia García Pérez Lic. Patricia García Pérez Lic. Dary Isabel López Andrade
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación de Turismo
Jefa de la Unidad de Promoción Turística
Coordinadora de Turismo
FLUJOGRAMA
Nombre del procedimiento: Solicitud de material informático a los hoteles para los turistas
C1Oficio de solicitud O
Elabora
C1
Inicio
Oficio de solicitud O
Recaba firma
/Archivo/
C1 Oficio de solicitud O
Distribuye /Hoteles/
Fin
Acomoda y distribuye
Recibe material
1/1
39
GLOSARIO DE TÉRMINOS Análogas.- Semejante a otra cosa, parecido. Congresos y convenciones.- Reunión de personas que se proponen estudiar un tema social, cultural o científico determinado o exponer asuntos relacionados con él. Directorio.- Lista de nombres y direcciones de personas que guardan cierta relación entre sí, generalmente profesional Entrepaños.- Tabla horizontal de una estantería o de un armario que sirve para poner cosas sobre ella Folletos.- Impreso de corta extensión que sirve para informar sobre algo o para hacer publicidad de un producto Gaceta. Publicación periódica en la que se dan noticias comerciales, administrativas, literarias o de otra índole. Hotel.- Establecimiento público en el que se hospeda a los huéspedes que pagan por su alojamiento y por la comida y otros servicios. Instauración.- Establecimiento o fundación de una cosa que no existía, especialmente de costumbres, de leyes o de formas de gobierno Logística.- Organización y conjunto de los medios necesarios para llevar a cabo un fin determinado Mercadotecnia.- Conjunto de técnicas comerciales para hacer más rentable un producto. Operador del volante.- conductor de transporte público.
40
GLOSARIO DE TÉRMINOS Pagina web.- información electrónica adaptada para la World Wide Web y que puede ser accedida mediante un navegador para mostrarse en un monitor de computadora o dispositivo móvil Paseantes.- Personas que pasean por un lugar Procedimiento.- Método o trámite necesario para ejecutar una cosa. Propaganda.- Conjunto de medios o materiales que se utilizan para dar a conocer al público un producto, una opinión o a una persona, con un fin determinado Requisición.- Acción de la autoridad que exige de una persona o de una entidad la prestación de una actividad o el goce de un bien (vehículo, fábrica, edificio, etc.) Turismo.- Actividad recreativa que consiste en viajar a un país u otra zona que no es la propia por diversión o placer Turistas.- Personas que visitan o recorren un país o lugar para conocerlo por placer
41
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Autorizó
___________________________________________ Lic. Dary Isabel López Andrade
Coordinadora de Turismo
Elaboró
LAE Maribel Durán Figueroa Jefa de la Unidad de Cursos de
Capacitación y Desarrollo Administrativo
Revisó
Lic. Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos
42
DIRECTORIO
Nombre: Lic. Dary Isabel López Andrade
Puesto: Coordinadora de Turismo
Teléfono: 8-20-37-14
Correo electrónico:
Nombre: Lic. Luis Eduardo Ros Velarde
Puesto: Jefe de la Unidad de Mercadotecnia y Relaciones Publicas
Teléfono: 8-20-37-14
Correo electrónico:
Nombre: Lic. Josué Vásquez González
Puesto: Jefe de la Unidad de Servicios y Programas Turísticos
Teléfono: 8-20-37-14
Correo electrónico:
Nombre: Lic. María Patricia García Pérez
Puesto: Jefe de la Unidad de Promoción Turística
Teléfono: 8-20-37-14
Correo electrónico:
43
APROBACIÓN Lic. Elizabeth Morales García
Presidenta Municipal de Xalapa
Rosa Luna Hernández Síndica
Jaime Cisneros González
Regidor Primero
Aníbal Pacheco López Regidor Segundo
Miguel Ángel Cabrera Gordillo
Regidor Tercero
Xavier Enrique Chávez Rosales Regidor Cuarto
Corintia Cruz Oregón
Regidora Quinta
Alberta Hernández Vilchis Regidora Sexta
Francisco Morales Sarmiento
Regidor Séptimo
Omar Guillermo Miranda Romero Regidor Octavo
José Alfredo Corona Lizárraga
Regidor Noveno
Mayra Teresita Cortés Rodríguez Regidora Décima
María Teresa Bernal Velázquez Regidora Décima Primera
Moisés Vázquez Cuevas
Regidor Décimo Segundo
Bolívar Mundo Arias Olguín Regidor Décimo Tercero
44
CREDITOS
Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal
Lic. Dary Isabel López Andrade Coordinadora de Turismo
Lic. Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos
LAE Maribel Durán Figueroa Jefa de la Unidad de Cursos de Capacitación y
Desarrollo Administrativo
Lic. María Patricia García Pérez Enlace
Colaboradores
LAE Alma Jenny Jiménez Abad LAE Haydee Ramírez Hernández LAE Javier de la Cruz Cruz LP Karla Edith Velasco Vázquez TSC Luis Enrique Aguirre Ochoa LAE Susana Ortiz Vidal LAE Violeta Gracia López González