convocatoria asamblea general ordinaria de ......permito citar a asamblea general ordinaria de...

CONJUNTO RESIDENCIAL RETIRO DE SANTA MÓNICA P.H. NIT:830.122.407-9

www.cr-retirodesantamonica.com

1

Bogotá D. C., 10 de marzo de 2017 Señor (es) Propietario (s) Conjunto Residencial Retiro de Santa Mónica P.H. Ref.: CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS 2016

Estimado(s) señor (s): De conformidad con el artículo 63 del Reglamento de Propiedad Horizontal, y como Administrador y Representante Legal del Conjunto Residencial Retiro de Santa Mónica P.H., me permito citar a ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS, de primera convocatoria para el día MARTES 28 DE MARZO DE 2017 a las 7: 00 pm, en el salón social de la torre 5; con el siguiente orden del día: 1. Registro de asistencia, entrega control interactivo u verificación del Quórum 2. Elección del presidente, secretario de asamblea y comisión verificadora del acta 3. Lectura y aprobación del orden del día 4. Presentación informe de gestión administrativa 2016 5. Dictamen de Revisoría Fiscal 6. Presentación y aprobación de estados financieros 2016 7. Presentación y aprobación del presupuesto de ingresos y gastos vigencia 2017 8. Elección y nombramiento de integrantes del Consejo de Administración 9. Elección y nombramiento de integrantes del Comité de Convivencia 10. Elección y nombramiento del Revisor Fiscal 11. Proposiciones y varios Cordial saludo,

GILBERTO GOMEZ Administrador-Representante Legal Nota : Conforme con lo dispuesto en el artículo 68 del Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto Residencial Retiro de Santa Mónica, si fracasara la primera convocatoria por falta de quorum, se celebrará la asamblea una (1) hora despues en segunda convocatoria. Esta segunda convocatoria sesionará y decidirá válidamente con un numero plural de propietarios, que represente por lo menos el diez por ciento (10%) de coeficieficientes del total de la copropiedad. Los siguientes anexos seran enviados al correo registrado en la Administración, serán publicados en cr-retirodesantamonica.com o podrán solicitarlos impresos en la Administración:

Recomendaciones Generales y Propuesta metodológica para asamblea.

Informe Anual de Gestión de Administración 2016.

Estados Financieros Año 2016 con notas contables

Presupuesto de Ingresos y Gastos Vigencia 2017

Listado Deudores Morosos a la fecha de la convocatoria Art.65 Reglamento de Propiedad Horizontal.



2

RECOMENDACIONES GENERALES:

La asamblea inicia a las 7:00 pm y se estima una duración máxima hasta las 9:30 pm, teniendo en cuenta que la votación se realiza con controles interactivos individuales para agilizar el proceso.

Tenga en cuenta que la sanción por inasistencia a la asamblea equivale a un salario mínimo legal vigente ( 1 S.M.M.L.V.)( $ 737.717).

Para mayor comodidad de todos se solicita que solo asista un propietario o apoderado del inmueble, quien debe OBLIGATORIAMENTE TRAER UN DOCUMENTO QUE TENGA REGISTRADO EL NUMERO DE CÉDULA DE CIUDADANIA Y/O CEDULA DE EXTRANJERIA, para la entrega del control interactivo. El documento se devolverá al finalizar la reunión y directamente a quien asistió.

El registro de asistencia, verificación del quórum y la entrega del control interctivo será de 6:00 pm a 7:00 pm, para dar inicial a la Asamblea a la hora programada.

En el caso de no poder asistir, puede participar a través de un apoderado o representante; para ellos debe enviar TOTALMENTE diligenciado el formato de poder (ANEXO) y registrado antes del 24 de marzo, en las oficinas de administración

El poder ÚNICAMENTE PODRÁ SER OTORGADO A OTRO PROPIETARIO DEL CONJUNTO. El apoderado no podrá representar a más de tres (3) apartamentos, (es decir puede tener dos poderes y su apartamento), y en ningún caso podrá delegar el poder conferido.

Los miembros del Consejo de Administración no podrán representar a otros apartamentos.

Recuerde que se sesionará por la mayoría presente constituida por la mitad más uno de los coeficientes de Copropiedad, y las desiciones se tomarán con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes asistentes.

En caso de que la reunión exceda más de las 9:30 pm y si es conveniente, se suspenderá para continuar el viernes 31 de marzo de 2017, de 7:00 pm a 9:00 pm, para finalizar las deliberaciones y votaciones correspondientes.

Las proposiciones y varios, al igual que las postulaciones para consejo se deben presentar por escrito en la administración antes del 24 de marzo de 2017. Se determinará cuales temas pueden ser atendidos en Consejo y cuales se incluirán en este punto.

La información financiera está disponible en la administración, se invita a las reunión previa de asamblea, el miércoles 22 de marzo a las 6:30-7:30 pm para explicar detalladamente los estados financieros, presupuesto 2017 y aclarar cualquier inquietud relacionada.



3

METODOLOGÍA PARA LA ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS Con el fin de realizar una reunión ordenada y eficiente, a continuación se explica la metodología para el desarrollo de la reunión:

6:00 pm a 7:00 pm- SALÓN SOCIAL TORRE 1:

Debe acercarse a la mesa informar torre y apartamento, presentar un documento.

En caso de traer algún poder presentarlo para identificar la torre y apartamento

Firmar la planilla de registro de asistencia

Se entrega un (1) control interactivo por apartamento, por lo cual sólo debe asistir un propietario o apoderado por inmueble, NO OLVIDEN TRAER UN DOCUMENTO QUE TENGA REGISTRADO EL NUMERO DE CEDULA DE CIUDADANIA Y / O DE EXTRANJERÍA, es importante aclarar que si no se presenta el documento, no se entregará control y no podrá votar, por lo cual no quedará registrado como asistente a la reunión.

Para los propietarios que son apoderados, de igual forma solo se entrega un control que sirve para participar en las votaciones por los apartamento que representa y el propio.

Transcurridos 60 min, después de la citación, se retirará el listado de registro y firmas para verificar el quórum.

7:00 pm - SALON SOCIAL TORRE 5:

Se verifica el quórum para dar inicio a la reunión ( visualización en pantalla)

Como la votación se realiza con controles individuales, se garantiza que los asistentes votarán al tiempo, reduciendo la duración de la reunión. las respuestas son transmitidas a un receptor que recoge los datos y muestra los resultados en la pantalla, la visualización permite que todos puedan observar cómo van sumando los votos para el SI o para el NO.

Las intervenciones tendrán como límite de tiempo dos (2) minutos por tema; es importante recordar que en todo momento se debe conservar un comportamiento decoroso, respetando el uso de la palabra de los demás.

De acuerdo a la sentencia C-522/02 el voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje de coeficiente de propiedad del respectivo bien privado, solo para las desiciones de contenido económico, para las demás desiciones se tiene en cuenta el voto por mayoría simple de los asistentes de la asamblea.

Al someter una proposición a votación, el presidente de la asamblea indicará claramente el contenido y alcance del asunto sobre el cual se va a decidir; y anunciará el resultado con número de votos a favor y en contra, (esta información se proyecta en pantalla)

FIN DE LA ASAMBLEA- SALÓN SOCIAL TORRE 1:

Al finalizar se debe entregar el control a los encargados, quienes devolverán el documento de identidad; se aclara que el propietario que no devuelva el control tendrá una sanción de 100 USD, que corresponde al costo del equipo y será incluido en el valor de la administración.



4

FORMATO PODER REPRESENTACION ASAMBLEA ORDINARIA

Bogotá D.C, _____________________

Yo __________________identificado(a) como aparece al pie de mi firma, en mi

condicion de propietarios del Apto___ Torre___ mediante el presente documento

confiero PODER ESPECIAL , amplio y suficiente

a:____________________________ identificado(a) como aparece al pie de su

firma, para que en mi nombre asista a la Asamblea Ordinaria de Propietarios del

Conjunto Residencial “ Retiro de Santa Monica Propiedad Horizontal”, citada para el

dia martes 28 de marzo de 2017, a las 7:00 p.m

Sin otro particular,

PROPIETARIO

Firma

APODERADO

Firma

NOMBRE NOMBRE

C.C. No C.C. No

TORRE___ APTO____ TORRE___ APTO



5

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS

Informe de Gestión Año 2.016

MARZO 28 DE 2017



6

TABLA DE CONTENIDO

PAG

1. INFORME DE GESTION AÑO 2016

1.1. SEGURIDAD 9

1.2. CONVIENCIA 10

1.3. PROYECTO PLAZOLETA 11

1.4. INFRAESTRUCTURA

1.4.1. CUBIERTAS 11

1.4.2. TERRAZAS 12

1.4.3. EQUIPOS DE BOMBEO 13

1.4.4. SISTEMA DE EYECCION AGUAS NEGRAS Y LLUVIAS 14

1.4.5. FACHADAS 15

1.5. ADMINISTRATIVO

1.5.1. PÓLIZA DE BIENES COMUNES 16

1.5.2. MANEJO DE LOS RECURSOS 16

1.5.3. CONTRATACION VIGENTE 17

1.5.4. INFORMACION CONTABLE 17

1.5.5. INFORMACION DE CARTERA 18

1.5.6. INFORME JURIDICO 18

1.5.7. EJECUCION PRESUPUESTAL AÑO 2.016 20

1.5.8. GESTION ADMINISTRACION DE PARQUES 22

2. DICTAMEN REVISOR FISCAL 24

3. CERTIFICACION ESTADOS FINANCIEROS 26

4. INFORMACION FINANCIERA

4.1. SITUACION FINANCIERA 28

4.2. ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO 29

4.3. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 30

4.4. ESTADO DE CAMBIOS SITUACION FINANCIERA 31

4.5. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO 32

5. NOTA A LOS ESTADOS FINANCIEROS 33

6. PROYECTO DE PRESUPUESTO 2017 44



7

SEÑORES COPROPIETARIOS: La administración les presenta un cordial saludo. Manifestamos nuestro agradecimientos a los Copropietarios, Consejo de Administración y a los comités de convivencia, obras y seguridad por el apoyo recibido para la gestión realizada. De igual forma a todos los colaboradores, empresas y contratistas que durante el año 2.016, nos colaboraron en las diferentes actividades de mantenimiento y mejoramiento de las zonas comunes. A continuación se presenta el resultado de la gestión en cumplimiento de las normas legales y en particular a los articulos 39 y 51 de la ley 675 de 2.001. Certificamos que el presente informe contiene los resultados economicos, financieros, estadísticos de la copropiedad al cierre del año 2.016. Reiteramos nuestro compromiso de servicio a toda la comunidad. La gestion administrativa estuvo apoyada por:

CONSEJO DE ADMINISTRACION

TORRE APTO. NOMBRE CONDICIÓN

1003 CATALINA GONZÁLEZ Principal

301 ESTER CAMPEROS 1er suplente

802 LUIS CARLOS MOLINA 2do suplente

102 GUSTAVO LOZANO Principal

103 ALBERTO MUÑOZ 1er suplente

301 NICOLAS GUTIÉRREZ Principal

503 CESAR MONTENEGRO 1er suplente

903 RUBEN LEYVA 2do suplente

1203 OCTAVIO CRISTANCHO Principal

604 CATALINA GARCIA 1er suplente

1101 EDUARDO RONDEROS Principal

1202 BLANCA MADRIÑAN 1er suplente

902 DIANA INSIGNARES Principal

704 OFELIA VILLAMIZAR 1er suplente

2 503 CARLOS CAYCEDO Presidente

1

2

3

4

5

6



8

Y el apoyo de los miembros de los diferentes comités conformados por:

ASPECTOS LEGALES GENERALES La Copropiedad CONJUNTO RESIDENCIAL RETIRO DE SANTAMONICA P.H. con NIT- 830.122.407-9, se encuentra representada legalmente como consta en la certificación de personería jurídica expedida por la Alcaldia de Usaquén bajo el número 20175130099721 del 2 de mayo de 2016. La copropiedad es una personeria jurídica con régimen especial, no contribuyente del impuesto de renta y complementarios (art. 23 E.T.), no es responsable del impuesto sobre las ventas, ni del impuesto de industria y comercio; tiene la calidad de agente de retención en la fuente a titulo de renta y esta obligada a retener, declarar y pagar este tributo. REGLAMENTOS Y MANUAL DE CONVIVENCIA La copropiedad se encuentra bajo el regimen de propiedad horizontal actualizado a la Ley 675 de 2.001, bajo escrfitura pública No. 01964 del 18 de julio de 2.008, otorgada por la Notaria 40 de Bogotá. El Manual de Convivencia se encuentra en proceso de revisión y actualización y será socializado para su aprobación en Asamblea Extraordinaria.

COMITÉ DE SEGURIDAD COMITÉ DE CONVIVENCIA

TORRE APTO. NOMBRE TORRE APTO. NOMBRE

2 804 NORBERTO QUINTERO 1 202 CONSUELO DE RODRIGUEZ

2 503 CARLOS CAYCEDO 3 1104 INES ELVIRA PARDO

4 801 RAMIRO CASTILLO

5 1101 EDUARDO RONDEROS COMITÉ DE OBRAS Y PROYECTOS

TORRE APTO. NOMBRE

COMITÉ DE DECORACION Y EVENTOS 202 CONSUELO DE RODRIGUEZ

TORRE APTO. NOMBRE 902 FABIO MACIAS

1 202 CONSUELO DE RODRIGUEZ 2 1104 CARMEN ELVIRA RICUARTE

3 1104 INES ELVIRA PARDO 3 903 RUBEN LEYVA

2 302 ADRIANA BECERRA 4 904 GUSTAVO ROJAS

702 MARCELA PACHON 5 301 LUIS BURGOS

1104 INES ELVIRA PARDO

402 NOHORA DE GARCIA

701 SILVANA GARI

5 301 ALBA PIEDAD GUERRERO

6 302 ANA CRISTINA JARAMILLO

3

4

1



9

1. INFORME DE GESTION A continuación se presenta el informe de la gestión realizada durante el año 2016, en especial en el periodo de junio a diciembre que es la desarrolada por la actual administracion. En este resumen se presentan los aspectos más relevantes del trabajo de la administración, partiendo del análisis de las necesidades en seguridad, convivencia, proyectos, mantenimientos, reparaciones y control administrativo

1.1 SEGURIDAD La Vigilancia de la copropiedad esta a cargo de la Empresa SEVIN LTDA con contrato vigente; cuenta con todos los requisitos legales ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada.

Para atender requerimiento planteados en la Asamblea General Ordinaria del año 2.015, a continuación enumeramos las principales acciones realizadas en el año 2016, lo logros y los retos que se afrontarán en el 2017:

Acciones:

Revisión de Estudio de Seguridad formato empresa de Vigilancia en junio de 2016

Reuniones Comité de Seguridad = 6

Revisión y ajuste del contrato – Octubre 2016

Estudio de Seguridad formato nuevo contrato en enero de 2017,

Revision de documentación y antecedentes personal de vigilancia, aseo, empleadas

Validacion de visitas domiciliarias

Plan para afrontar ausentismo, rotación y capacitacion de los guardas

Instalación de control de acceso vehiculares porteria 2 y semisotano torre 1

Instalación control biométrico acceso parque

Renovación de equipos del sistema de monitoreo

Recuperación barreras perimetrales del conjunto

Adecuación de iluminación zonas perimetrales

Reclamaciones exitosas de luminarias Codensa

Reunión semanal de seguimiento con Jefe de Operaciones Sevin Ltda

Reunión trimestral frente de seguridad sector

Capacitaciones mensuales guardas

Logros :

Contrato con procesos, pólizas y garantías a las medida de la Copropiedad

Siniestros al interior del Conjunto = 0

Intentos de llamadas millonaria = 6, Empleadas Sorprendidas saliendo= 2, capacitaciones = 2. Asistencia primera sesion = 14, asistencia segunda = 36

Implementación de manos libres para 0 ruido en cambios de guarda = 13

Revisión y puesta en funcionamiento de detectores de armas = 8

Solicitud como parte del equipo de sombrillas = 10

Implementación de sistema de puntos de control de recorredor = 8 (Incluye parque la virgen)



10

Retos :

Implementación de sistema de control de acceso de contratistas, empleados, Domicilios, porteria 2

Instalación de sistemas de exclusas porteria 1 y 2

Modernización centro de monitoreo

Iluminación perimetral residencial pero segura

1.2 CONVIVENCIA La administración conciente de la importancia y de su responsabilidad en la mejor convivencia y el cumplimiento de las normas, desarrollo actividades encaminadas al buen relacionamiento y la solucion de conflictos. Acciones:

Asistencia querellas estación de Policia de Servita = 3

Atención de quejas por ruidos, mascotas, aseo = 231

Denuncias defensoria del Pueblo = 1

Reporte Casa de Justicia = 1

Comités de convivencia = 6

Acompañamiento reuniones para solución de conflictos entre vecinos = 3

Contratación Asesor para reforma del Reglamento y Manual de Convivencia

Logros :

Acuerdo de resolucion de conflictos = 3

Respuestas a quejas = 213 equivalente al 92%

Entrega de 2 de las 4 fases en el proceso de actualización del reglamentos y manual de convivencia enmarcada en el nuevo código de policia

Retos :

Lograr la mayor asistencia a las reuniones de concientización de los derechos y deberes, asi como de las herramientas para un debido proceso

Aprobación en Asamblea Extraordinaria de la propuesta de Reglamento para su aprobación

Implementación Nuevo Reglamento de Propiedad Horizontal y Manual de Convivencia



11

1.3 PROYECTO PLAZOLETA Actualmente se encuentra en desarrollo la fase III de la consultoria para la solución a las filtraciones de parqueaderos, adecuación de los caminos, jardines y demas elementos de la plazoleta, asi como el análisis preliminar de la actualización de las acometidas de redes de servicios públicos. Acciones:

Reuniones Comité de Obras = 6

Reuniones con el Consejo de Administración para llevar las sugerencias del Comité de Obras = 2

Construcción de términos de referencia para la contratación de la Consultoria

Análisis de oferentes y evaluación, asi como la coordinación de las visitas de recopilacion de información para la construccion de las propuestas

Entrevistas con el Representante Legal seleccionado

Selección y contratación de la firma M&FGROUP desde el mes de septiembre de 2016.

Definición del objeto del contrato como: Diagnóstico, diseño y estructuración de la obra de la plazoleta, de los muros perimetrales, las redes hidraúlicas, electricas y de comunicaciones de sotanos y semisotanos del Conjunto Residencial Santa Mónica.

Esta consultoria desarrollarán las siguientes fases: o Fase I : Diagnóstico o Fase II : Proyecto paisajístico – Anteproyecto arquitéctonico o Fase III : Cuadro de especificaciones técnicas, cantidades de obra

presupuesto y flujo de caja del anteproyecto arquitectónico Logros :

Ejecutadas fase I y II

En ejecución y finalizando la fase III Retos :

Aprobación en Asamblea Extraordinaria de las propuestas finales del anteproyecto, su presupuesto y flujo de caja.

Aprobación de la propuesta de financiación planteada.

1.4 INFRAESTRUCTURA Para esta Administración fue prioritario en los 7 meses de su gestión, el mantenimiento de las zonas comunes, asi como lo equipos que garantizan el correcto funcionamiento se encuentren en las mejores condiciones. Es por eso que se han dirigido esfuerzos en los siguientes aspectos vitales: 1.4.1 MANTENIMIENTO CUBIERTAS Acciones

Mantenimiento de la impermeabilización en 1.446 M2

Cambio de 103 M2 de impermeabilización



12

Logros

Erradicación de goteras

Aseo en las cubiertas

Retos

0 incidentes por filtraciones de las cubiertas

1.4.2 TERRAZAS Atendiendo el compromiso con los aportantes del fondo de mantenimiento de terrazas en beneficio de la copropiedad, se programó de comun acuerdo con la mayoria de los residentes, visitas para el diagnóstico e intervención de estas áreas. Acciones

Mantenimiento preventivo terrazas de 10 apartamentos

Recuperación de areas afectadas por daños de 3 apartamentos



13

Logros

Erradicación de goteras

Reparación areas afectadas

Aplicación de los recaudos del fondo en forma preventiva

1.4.3 EQUIPOS DE BOMBEO DE AGUA POTABLE En el año 2.016, los esfuerzos administrativos se encaminaron a garantizar el suministro constante del agua potable y al desalojo efectivo de las aguas lluvias y negras para eliminación de inundaciones en los sotanos y semisotanos. Acciones

Reparaciones Bombas de presión = 4

Cambio de Bombas = 3

Reparaciones tuberias = 9



14

Logros

Cero cortes de agua por emergencias al finalizar el año.

Presión aunque baja, constante

Mejor caudal

Retos

Cambio de tuberias galvanizadas de la red primaria

Mejoramiento de la calidad del agua, la presion y el caudal.

1.4.4 SISTEMAS DE EYECCION DE AGUAS NEGRAS Y LLUVIAS El temor permanente a las inundaciones con las lluvias fuertes y con el flujo de aguas negras hizo que las primera actividades de esta administracion estuvieran dirigidas a atender el funcionamiento de este sistema. Acciones

Reparaciones Bombas eyectoras = 3

Cambios de Bombas eyectoras = 1

Atencion de Emergencias por inundaciones = 2

Limpieza y desinfección de sifones = 312

Destapados por obstrucciones = 204

Limpieza y desinfección de cajas de inspección internas aguas lluvias y aguas negras = 55

Cambio de rejillas 153 de diferentes medidas que estaban quebradas y ausentes

Hallazgo de material de escombros = Ladrillos, cemento, hilaza de trapero



15

Retiro de material de encontrado = Aprox. 480 kilos

Logros

Cero inundaciones en sotanos y semisotanos.

Cero Filtraciones a los depósitos

Descontaminacion por represamiento de aguas

Retos

Recuperaciones sifones de shut de basuras obstruidos

Adecuación de pozetas de aseo en torres

1.4.5 FACHADAS A pesar del mantenimiento que efectúo la Empresa Creando Espacios a mediados del año 2.015, se estan presentado averiaciones y afectaciones en los apartamentos por el deterioro de la impermeabilización con los cambios fuertes de temperatura, las fuertes lluvias y el movimiento permanente de las torres. Ha sido necesario emprender medidas correctivas de emergencia e implementar un plan de mantenimiento casi que permanente.

Acciones

Limpieza de vidrios de las 6 torres

Solucion de emergencias por filtraciones = 8



16

Solucion de emergencias por desprendimientos = 2

Arreglo de daños en los apartamentos por filtraciones = 3

Visitas de inspección daños apartamentos = 23 Logros

Plan de trabajo que inicio en la torre 1

Inventarios torres 2 y 3

Intervenciones preventivas sobre posibles desprendimientos Retos

Cero daños en los apartamentos por filtraciones

Cero desprendimientos accidentales de tabletas

1.5 ADMINISTRATIVO

1.5.1 PÓLIZAS DE SEGUROS DE AREAS COMUNES

Se lograron indemnizaciones por 9 siniestros por mas de 28.3 millones de pesos y 4 asistencias por daños hidraúlicos menores sin afectar el valor de la prima anual ni los beneficios.

1.5.2 MANEJO DE LOS RECURSOS

La gestión administrativa estuvo supervisada por el Consejo de Administración y la Revisoria Fiscal.

Los recursos económicos se reciben de las cuotas de Administración en la cuenta de Ahorros del Banco Caja Social No. 26507016678. Se efectuan los traslados correspondientes a la cuenta corriente del Banco Caja Social No. 21500315526 para atender los pagos efectuados con cheques a los diferentes proveedores.

Los trámites bancarios se efectúan con la firma de por lo menos 2 miembros del consejo de administración de los 3 registrados en la entidad bancaria.

Aseguradora: CHUBB SEGUROS DE COLOMBIA S.A.

Corredor de Seguros PEREZ AMAYA & CIA LTDA

Fecha de inicio de cobertura 12 DE DICIEMBRE DE 2.016

Fecha de vencimiento 11 DE DICIEMBRE DE 2.017

Valor de Avaluo de la Copropiedad

Valores Asegurados 93.905.124.350

Modulo todo riesgo daños materiales 119.927.966.718

Amparo de Actos Malintencionados de terceros y terrorismo 93.905.124.350

Modulo de responsabilidad civil extacontractual 1.000.000.000

Responsabilildad de Directores y Adminstradores 500.000.000

Valor Total de la Prima 98.738.452

OBSERVACIONES: Es importante destacar que la póliza de la copropiedad tiene cobertura de asis -

tencia para rotura de vidrios, tuberias subterraneas de agua potable, rotura de tuberia en PVC y

corto circuito



17

Adicionalmente todos se giran para consignar en la cuenta al primer beneficiario y se requiere sello de la Administración. Al 31 de Diciembre de 2016 el saldo del Fondo de Imprevistos es de $ 208.296.376 periodicamente se efectuan los traslados a fondo de inversion OLD MUTUAL EFECTIVO con contrato numero 301000154199, constituido para el manejo de estos recursos.

1.5.3 CONTRATACION VIGENTE

1.5.4 INFORMACION CONTABLE

Elaboración y presentación de los estados financieros conformados por el balance general y el estado de resultados del Conjunto Residencial Retiro de Santa Mónica P-H., para los meses de enero a diciembre de 2016 con sus respectiva notas, ejecución presupuestal, y flujo de fondos; presentados al Consejo de Administración para su aval, impresión ( libros oficiales ) y firma ( del Revisor Fiscal, Contador y Administrador)

Elaboración de los estados financieros de la administración de los escenarios deportivos de enero a diciembre a 2016, presentación de proyecto de presupuesto y ejecución presupuestal, requisito exigido por la Defensoría del Espacio Público.

CONTRATOS ACUERDO PROVEEDOR

RECURSOS HUMANOS

Vigilancia y Seguridad Contrato Sevin LTDA

Aseo Contrato Casalimpia

Nómina Administración Contrato PTA SAS

ASESORIAS

Póliza de Copropiedad vigencia 2016-2017 Anual Chubb Colombia

Póliza de Copropiedad Parques Anual Fareg Seguros

Recuperacion de Cartera Por demanda MCJ Asesores

Consultoria Obra Plazoleta Contrato M&FGROUP

Consultoria Reforma al Reglamento Contrato Servilonjas S.A.

MANTENIMIENTO

Ascensores torres 1, 2 y 3 Mensual Estilo Ingeniería

Ascensores torre 4 Mensual Lucky Global E

Ascensores torres 5 y 6 Mensual Melco de Colombia

Bombas y equipos de presión Mensual Electrofluidos

Plantas electricas Mensual Comsidisel

Control de Acceso Vehicular Mensual TEISEG

Extintores Semestral Extintores de America SAS

Sistema CCTV Permanente Virtual Ware

Hosting y página web del conjunto Por demanda Sainet Ingeniería

Sistema de pagos PSE. Mensual Edinet

Equipos Gimnasio Mensual Omar Heredia

PROVEEDORES

Lavado de Vidrios Aseos Ideales

Elementos de Aseo Reyes del Aseo

Reparaciones Locativas Jorge Reapira

Fachadas William Gaviria

Flores y decoraciones eventos Diego Guarnizo

Trabajos de Ornamentación Raúl Villarraga



18

En el fondo de imprevistos, se deja su valor real a 31 de Diciembre de 2016 conforme a la ley, con un saldo de $ 207.086.252 dineros que se encuentran depositados en la Fiduciaria OLD MUTUAL.

El sistema de recaudo continua con el BANCO CAJA SOCIAL (BCSC) bajo el sistema código de barras y por internet a través del sistema PSE ( Pago de Servicios Electrónico) dando claridad total a la cartera. En la actualidad 49% de los residentes utilizan el medio de pago por Pse.

Presentación y pago mensual de la Retención en la Fuente.

Presentación anual de la información exógena (medios magnéticos)

Generación oportuna de los certificados de Retención en la Fuente a proveedores.

1.5.5 INFORMACIÓN DE CARTERA La cartera de Copropietarios presenta un saldo a Diciembre 31 por valor de $44.291.945 que al compararlo con el mismo del año inmediatamente anterior $69.910.849, presenta una reduccion de $25.618.904, originado en pagos pendientes del apartamento 203 T 6. El 84.4% de la cartera esta concentrada en los apartamentos 102 T3 y 203 T6. La administración efectúa el seguimiento y control permanente para que se mantener la calidad de la cartera mediante llamadas hasta 2 cuotas y comunicaciones a los que pasan 3 cuotas.. La firma de abogados MCJ ASESORES LTDA, gestiona juridicamente el cobro de los 2 apartamentos antes mencionados

1.5.6 INFORME JURÍDICO MCJ ASESORES (Inf. Presentado por la Dra. Amanda L.Hoicatá) Me permito rendir el informe general sobre la recuperación de cartera que tengo bajo mi gestión durante el año 2.016 se logró recuperar la suma de $32.387.588, así:

PROCESO TERMINADOS POR PAGO TOTAL DE LA OBLIGACION:

1. APTO 203-6 DE PROPIEDAD DE LA ANTONIO MIGUEL CAMACHO OSPINA Y CLARA INES MARTINEZ BORNACELLY. Proceso ejecutivo N. 2013-690, curso en el Juzgado 20 Civil Municipal de Pequeñas causas Descongestión de Bogotá, terminó porque el demandado consigno los conceptos adeudados al Juzgado por medio del Banco Agrario y así por medio de auto de fecha 19-abr-16 se decretó la terminación del proceso. Dicho pago cubrió las cuotas adeudadas desde abril de 2.012 hasta mayo de 2.015.

ANTECEDENTES.

Este es el segundo proceso que se le instaura a dichos propietarios por volver a entrar en mora, la primera demanda fue en el año 2011 y curso en el Juzgado 49 Civil Municipal de Bogotá. D.C, Ref. Proceso Ejecutivo N. 2011-0018, Dte. Conjunto Residencial Retiro de Santa Mónica.

En este proceso los demandados comparecieron al juzgado y el señor Miguel Antonio Camacho en

su calidad de abogado contestó demanda arguyendo inexistencia parcial de lo que se pretendía

cobrar por el conjunto, pago parcial de la obligación y enriquecimiento sin causa, simultáneamente

solicitó que el conjunto fuera condenado en costas invocando que ellos no debían pagar los

honorarios del abogado sino el conjunto que designó a la suscrita, empero gracias a nuestro



19

pronunciamiento en tiempo, al aporte de las pruebas del reglamento de propiedad horizontal, al

interrogatorio de parte que rindió el administrador del momento señor Diego Chaparro, el cual con

anterioridad estuvimos reunidos en mi oficina, explicarle la dinámica de la prueba, la forma de

responder cuando las preguntas eran asertivas que era posible que el Dr. Camacho le efectuara, etc.,

logramos que el juzgado acogió nuestras argumentaciones y emitió sentencia a favor del conjunto

incluyendo los honorarios de la abogada a cargo de los deudores.

Por todas estas razones siguió el proceso y además se procedió a llevar a cabo el embargo y secuestrar del apto el día 13- oct-15, después de dos avisos anteriores de fechas 23-sep-y 8-oct-15 y en los cuales los demandados no estuvieron para atender la diligencia.

Se tuvo que recurrir a practica del secuestro del inmueble porque el demandado Señor Antonio Miguel Camacho, se había comunicado en varias ocasiones telefónicamente con la suscrita y había manifestado su voluntad de pagar lo adeudado con los recursos provenientes de un préstamo del Banco Citi Bank, pero jamás cumplió con su oferta. Fuera de esto, el citado demandado en abril de 2.016, me llamo a mi celular de manera desobligante, irreverente y sin asomo de educación porque la suscrita no accedió a dejar quieto el proceso sin que existiera justa causa.

PROCESOS EJECUTIVOS EN CURSO:

APTO 102 INTERIOR 3 DE PROPIEDAD DE LA SOCIEDAD INVERSIONES VANEGAS LA ISABELLA S. EN C. Proceso Ejecutivo N°. 2015-968, cursa actualmente en el Juzgado 2 de Ejecución Civil Municipal de Bogotá. Existe sentencia a favor de conjunto de fecha 18 de julio de 2.016, liquidación de costas aprobada y se va proceder a efectuar la liquidación del crédito. En cuanto a los embargos de bienes de la sociedad demandada. Se está en el proceso de

llevarlos a cabo y no se explica minuciomamente dado que dentro de los Asambleistas se hayan

los propios demandados y por estrategica jurídica no puedo evidenciar en que consiste hasta

que no se culminen.

ANTECEDENTES. Este es el segundo proceso que se le instaura a dicha sociedad por volver a entrar en mora, porque el primero de ellos fue en el año 2010, con referencia proceso ejecutivo antiguo N. 2010-0333 y curso en el Juzgado 37 Civil Municipal de Bogotá, el cual terminó por pago total de la obligación el 30 de abril de 2.012 por parte de la empresa demandada.

APTO 203-6 DE PROPIEDAD DE LA ANTONIO MIGUEL CAMACHO OSPINA Y CLARA INES MARTINEZ BORNACELLY. Se tuvo que radicar de nuevo demanda por las cuotas adeudadas desde jul-15 a la fecha consecuentemente a que dichos deudores no volvieron a pagar después que se terminó el proceso del Juzgado el Juzgado 20 Civil Municipal de Pequeñas causas Descongestión de Bogotá. No se explica minuciomamente dado que dentro de los Asambleistas se hayan los propios demandados y por estrategica jurídica no puedo evidenciar en que consiste hasta que no se culminen las medidas que persigue el conjunto.



20

1.5.7 EJECUCION PRESUPUESTAL AÑO 2.016

$ millones

CONCEPTO

Ppto Ejec Var Ejec %

INGRESOS (1) 2.165,4 2.188,2 22,8 101,1%

OPERACIONALES 2.157,0 2.166,5 9,5 100,4%

CUOTAS DE ADMINISTRACION 2.213,1 2.213,1 - 100,0%

DESCUENTOS (94,1) (93,8) 0,3 99,7%

FONDO DE IMPREVISTOS 22,4 22,4 - 100,0%

MORA, MULTAS Y ALQUILERES 15,6 24,8 9,2 159,1%

NO OPERACIONALES 8,4 21,7 13,3 258,4%

FINANCIEROS 6,0 12,8 6,8 213,6%

RECUPERACIONES - 3,2 3,2 100,0%

DIVERSOS 2,4 5,7 3,3 239,2%

GASTOS 2.165,4 2.184,9 19,5 100,9%

OPERACIONALES 2.161,1 2.155,7 (5,4) 99,7%

GASTOS DE PERSONAL ADMON 179,1 175,3 (3,8) 97,9%

HONORARIOS 23,0 22,7 (0,3) 98,7%

CONSULTORIAS (2) 3,1 46,1 43,0 1477,9%

SEGUROS 100,8 96,3 (4,5) 95,5%

SERVICIOS 1.382,8 1.369,8 (13,0) 99,1%

ASEO 170,1 163,2 (6,9) 95,9%

VIGILANCIA 1.054,8 1.054,8 - 100,0%

SERVICIOS PUBLICOS (5) 157,9 151,8 (6,0) 96,2%

Acueducto y alcantarillado 17,8 16,3 (1,5) 91,5%

Energia Electrica 129,9 125,0 (4,9) 96,2%

Telefono 6,2 6,5 0,4 105,8%

Internet 1,9 1,9 (0,0) 97,9%

Transporte Fletes y Acarreo 1,9 2,0 0,1 105,3%

Gas 0,2 0,2 (0,0) 87,5%

GASTOS LEGALES 0,2 0,0 (0,1) 12,1%

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 323,1 310,7 (12,4) 96,2%

JARDINES 9,0 6,6 (2,4) 73,2%

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES (3) 152,4 136,7 (15,7) 89,7%

Areas Comunes 74,6 80,2 5,5 107,4%

Fachadas 10,0 7,6 (2,4) 75,7%

Cubiertas 22,8 24,8 2,0 108,7%

Cajas y Sifones - - - 100,0%

Limpieza Vidrios 40,0 18,7 (21,3) 46,7%

Otros 5,0 5,5 0,5 109,8%

MAQUINARIA Y EQUIPO (3) 137,8 143,8 6,0 104,3%

Ascensores 85,0 85,2 0,1 100,2%

Bombas e Inst. Hidraúlicas 30,8 34,1 3,3 110,7%

Plantas Eléctricas 9,2 9,3 0,1 101,4%

Gimnasio 9,6 9,9 0,3 103,2%

Extintores 1,5 2,9 1,4 193,6%

Citofonos y otros 1,7 2,4 0,7 139,7%

CAMARAS Y EQUIPO DE COMPUTO 23,8 23,6 (0,2) 99,0%

AÑO 2016 Frente al Ppto



21

1.5.7 EJECUCION PRESUPUESTAL AÑO 2.016 (Continuación)

$ millones

CONCEPTO

GASTOS

ADECUAC.E INST.ELEC 25,2 25,1 (0,1) 99,7%

DEPRECIACIONES 12,0 11,8 (0,2) 98,1%

DIVERSOS ADMINISTRATIVOS (4) 111,9 97,9 (14,0) 87,5%

Elementos de Aseo 11,4 9,1 (2,3) 80,1%

Elementos de Cafeteria 4,2 3,4 (0,8) 79,9%

Elementos de Papelería 4,2 4,4 0,2 104,0%

Arreglos Florales 10,8 12,1 1,2 111,5%

Renovacion Mobiliario 10,0 8,4 (1,6) 84,0%

Floreros Puntos Fijos 10,1 - (10,1) 0,0%

Celebraciones Especiales 24,7 24,3 (0,4) 98,4%

Bonificación Navidad Colaboradores 4,6 4,5 (0,1) 98,0%

Gastos de Asamblea 5,5 7,0 1,6 128,7%

Fondo de Imprevistos 22,4 22,4 (0,0) 100,0%

Gastos Imprevistos y Otros 4,1 2,3 (1,7) 57,2%

NO OPERACIONALES (5) 4,3 29,2 25,0 686,4%

RESULTADO - 3,3

(1) Ingresos adicionales por intereses de mora, alquiler de salones comunales y mayores rendi-

mientos en el fondo del imprevistos por incremento de las tasas de interés

(2) Consultoria para la renovación de la plazoleta (Accesos vehiculares, caminos, jardines, etc)

(3) Se efectúo un solo lavado de vidrios y estos recursos fueron aplicados al mantenimiento de

las áreas comunes y al mantenimiento de los equipos de bombeo principalmente

(4) Implementación de ahorros eficentes y acorde con las necesidades reales del conjunto

(5) Registro gastos ejercicios anteriores por servicio de energia ($8.6M) y acueducto ($4.8M)

Adicionalmente se registró el efecto de la liquidación del proceso del apto 203 por ($12.1M)

AÑO 2016 Frente al Ppto



22

1.5.8 GESTIÓN ADMINISTRACIÓN PARQUES

El pasado 29 de agosto de 2.016 llegó a su termino el contrato 109 de 2.009 con el Departamento Administrativo de la Defensoria del Espacio Publico, transcurridos 5 años de vigencia y 2 años adicionales de prórroga. El pasado 20 de febrero de 2.017 se dió inicio a un nuevo contrato con vigencia de 3 años luego de un largo proceso para la adjudicación de la administración de los 3 parques aledaños en donde primaron los antecedentes de buen manejo y las garantias ofrecidas en la propuesta presentada por el Conjunto Residencial Santa Mónica a traves de la Administración. Acciones

Atención a visitas y presentación de los informes de seguimiento trimestrales al DADEP

Revisión del esquema de funcionamiento de los campos deportivos

Recuperación del parque infantil del parque de la Virgen

Mantenimiento del mobiliario de los parques, asi como de las vias de transito peatonal

Fumigaciones para la eliminación de insectos y plagas, cebos para eliminar roedores.

Recuperación del campo de mini-fútbol, nivelación con tierra y césped

Se realizó mantenimiento a la malla protectora de la cancha de mini-futbol

Mejoramiento de Aseo, Mantenimiento de caminos, jardines, nivelación y poda de jardines, césped y árboles perimetrales con el Country Club.

Compra y plantación de plantas, para embellecimiento en general

Solicitud a CODENSA para el mantenimiento de luminarias de los parques

Publicación de las actividades del parque, torneos y programas sensibilización con mascotas, etc.

Continuación de las escuelas deportivas

Presentación de la ejecución presupuestal 2016, informes de gestion y demás requerimientos.



23

Logros

Los parques aledaños son un activo del Conjunto que por su estado y funcionamiento contribuyen al bienestar de la comunidad y al valor patrimonial de los copropietarios.

Reinversión en mejoramiento continuo de los ingresos percibidos

Adjudicación por el DADEP del Contrato de Administración hasta el febrero de 2.020 número 110-00129-359-0-2016

Retos

Lograr el apoyo ecónomico de la alcaldia local de Usaquén para el mantenimiento adecuado de los campos deportivos y zonas verdes

Implementación del Sistema de reportes en archivos planos creado por el DADEP para el reporte paralelo de información periódica

Establecer áreas adecuadas para la recreación de mascotas

Erradicación de viciosos y delicuentes de los parques

Agradecemos a los residentes y propietarios en especial al Consejo de Administración y al Comité de Proyectos e Infraestructura por su orientación y apoyo durante este año de gestión; también por brindarnos la oportunidad de trabajar mancomunadamente en los proyectos para mejorar la calidad de vida de quienes conformamos la comunidad Retiro de Santa Mónica.

Atentamente

GILBERTO GOMEZ ADMINISTRADOR Y REPRESENTANTE LEGAL



24

2. DICTAMEN REVISOR FISCAL

Bogotá D.C. Marzo 8 de 2017

DICTAMEN DEL REVISOR FISCAL ESTADOS FINANCIEROS DEL CONJUNTO RESIDENCIAL RETIRO DE SANTA MONICA

He auditado el Balance General del CONJUNTO RESIDENCIAL RETIRO DE SANTA MONICA PH con NIT.830.122.407-9 a corte 31 de Diciembre de 2016, con los correspondientes estados financieros, los cuales se presentan comparativos con los del año 2015, estos últimos dictaminados por esta revisoría fiscal.

Los estados financieros auditados fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración, certificados por el representante legal y el contador publico de la copropiedad. Una de mis funciones consiste en examinarlos y expresar una opinión sobre ellos de acuerdo a la Ley 43 de 1990, reglamento de propiedad horizontal y demás normas sobre la materia.

Obtuve las informaciones necesarias para cumplir con mis funciones y efectué los exámenes de acuerdo con procedimientos de la técnica de interventoría de cuentas y las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Tales normas requieren que planifique y ejecute una adecuada revisión para verificar satisfactoriamente que los estados financieros sean fidedignos.

Mi labor como revisor fiscal comprende, entre otras cosas, el examen con base en pruebas selectivas de las evidencias que soportan la veracidad, los montos y las correspondientes revelaciones en los estados financieros; además, incluye el análisis de las normas contables utilizadas y de las estimaciones hechas por la administración de la empresa, así como la evaluación de los estados financieros en conjunto. Considero que las conclusiones de las pruebas que realicé proporcionan una base confiable para fundamentar el dictamen que expreso más adelante.

En mi concepto, la contabilidad se lleva de acuerdo con las normas legales y la técnica contable vigente bajo Nif, así mismo las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea de copropietarios y consejo de administración.

En mi opinión, los estados financieros mencionados, tomados fielmente de los libros y adjuntos a este dictamen presentan fidedignamente la situación financiera del CONJUNTO RESIDENCIA RETIRO DE SANTA MONICA a 31 de diciembre de 2016.

Además de lo anterior es mi responsabilidad expresar opinión como Revisora Fiscal a la Asamblea de copropietarios del CONJUNTO RESIDENCIAL RETIRO DE SANTA MONICA acerca de los siguientes aspectos:

1. Que los actos de los administradores se ajustan a la Ley 675 de 2001 que rige para la propiedad horizontal, al reglamento de propiedad horizontal, a las decisiones de la Asamblea de Copropietarios y el Consejo de Administración.

2. La correspondencia, los comprobantes y documentos soportes de las cuentas se llevan y conservan debidamente.

3. Los libros de Actas de Asamblea y Consejo de Administración, se encuentran actualizados, se llevan y conservan debidamente.



25

4. Existen medidas adecuadas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la copropiedad.

5. El libro oficial de registro y control de copropietarios se lleva en el software Daytona y se encuentra actualizado.

6. Existe concordancia entre las cifras contenidas en los estados financieros presentados y las que se reportan en el informe de Gestión preparado por la Administración en lo referente a cifras financieras.

7. De acuerdo al Decreto 1406 de 1999, manifiesto que la copropiedad no es responsable del pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social, teniendo en cuenta que no tiene personal vinculado directamente.

8. De acuerdo a la Ley 603 de 2000 de derechos de autor y propiedad intelectual, se evidencia que la copropiedad tiene formalizado el licenciamiento de software operativo y administrativo instalado en el computador de la oficina de administración.

Atentamente,



26

3. CERTIFICACION ESTADOS FINANCIEROS

SEÑORES ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

DEL CONJUNTO RESIDENCIAL RETIRO DE SANTA MONICA P.H

Las abajo firmantes en su calidad de Administrador y Contador Público Titulado del CONJUNTO RESIDENCIAL RETIRO DE SANTA MONICA P.H certificamos que hemos preparado los Estados Financieros Básicos: Estado de situación Financiera y Estado de Resultados s a Diciembre 31 de 2016.

Los procedimientos de valuación, valoración y presentación han sido aplicados uniformemente durante el año y reflejan razonablemente la situación financiera del CONJUNTO RESIDENCIAL RETIRO DE SANTA MONICA P.H al 31 de diciembre de 2016 así como los resultados de sus operaciones y además:

1. Las cifras incluidas fueron fielmente tomadas de los libros oficiales y auxiliares respectivos.

2. No hemos tenido conocimiento de irregularidades que involucren a los miembros de la Administración o a los empleados que puedan tener efecto de importancia relativa sobre los estados financieros enunciados.

3. La Copropiedad cumplió en todos los aspectos con los convenios contractuales, que pudieran tener un efecto importante sobre los estados financieros, a la fecha no se han recibido comunicaciones por incumplimiento con los requerimientos de las entidades reguladoras en relación con asuntos financieros.

4. Los saldos y transacciones conocidas por la Copropiedad durante el año gravable 2016 se encuentran debidamente registrados en los estados financieros, confirmamos la integridad de la información proporcionada puesto que todos los hechos económicos han sido reconocidos en ellos.

5. El conjunto presenta los estados financieros comparativos de acuerdo con las Normas de Internacionales de Información Financiera según la Ley 1314 de 2009, el Decreto 3022 de 2013.

6. Hemos registrado y revelado todos los activos y pasivos cuantificables, así como sus derechos y obligaciones registrados de acuerdo con cortes de documentos y con las acumulaciones y compensaciones contables de sus transacciones en el ejercicio, utilizando métodos de reconocido valor técnico.



27

7. Los hechos económicos se han registrado, clasificado, descrito y revelado dentro de los Estados Financieros básicos y sus respectivas notas, incluyendo sus gravámenes, restricciones a los activos, pasivos reales y contingencias conocidas, así como las garantías.

8. En cumplimiento con el artículo 1 de la Ley 603 de 2000, declaramos que el software utilizado para la presentación de los presentes estados financieros tiene la licencia correspondiente y cumple por tanto con las normas de derecho de autor y propiedad intelectual.

9. No hemos conocido de eventos posteriores a la fecha del balance general que requiera de ajuste o revelación en los estados financieros o en las notas relacionadas.

10. La Copropiedad no tuvo durante la vigencia del año 2016, personal contratado directamente, por lo tanto no tuvo la obligación de dar cumplimiento a la liquidación y pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, según lo establecido en el Decreto Reglamentario 1406 de 1999.

Dado en Bogotá, a los catorce (01) días del mes de marzo de 2017

GILBERTO GOMEZ CONTRERAS NOEL E. RUIZ TORRES

REPRESENTANTE LEGAL CONTADOR PUBLICO

T. P. 113895 – T de la JCC



28

4. INFORMACIÓN FINANCIERA 4.1 ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

NOTA 2016 2015 VARIACION %

ACTIVO

CORRIENTE

EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 3 76.925.713 85.337.780 -8.412.067 -10%

INVERSIONES 4 208.296.376 184.251.254 24.045.122 13%

CUENTAS POR COBRAR COPROPIETARIOS CORTO PLAZO5 31.448.917 32.068.324 -619.407 -2%

DEUDORES VARIOS 6 3.309.929 168.000 3.141.929 1870%

RECLAMACIONES A COMPAÑIAS DE SEGUROS 7 10.248.696 0 10.248.696 N/A

SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO 8 93.527.256 90.114.166 3.413.090 4%

TOTAL ACTIVO CORRIENTE 423.756.887 391.939.524 31.817.363 8%

17.573.639

FIJO

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 64.007.400 118.809.229 -54.801.829 -46%

DEPRECIACION ACUMULADA -11.645.712 -81.674.829 70.029.117 -86%

TOTAL ACTIVO FIJO 9 52.361.688 37.134.400 15.227.288 41%

CUENTAS POR COBRAR COPROPIETARIOS LARGO PLAZO 12.843.028 37.842.525 -24.999.497 -66%

TOTAL OTROS ACTIVOS 5 12.843.028 37.842.525 -24.999.497 -66%

TOTAL ACTIVO 488.961.603 466.916.449 22.045.154 5%

PASIVO

GASTOS CAUSADOS POR PAGAR 10 227.759.238 220.959.414 6.799.824 3%

RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR 5.949.921 813.711 5.136.210 631%

ACREEDORES VARIOS 11 2.307.690 0 2.307.690 N/A

TOTAL PASIVO CORRIENTE 236.016.849 221.773.125 14.243.724 6%

PROVISION PARA INVERSIONES 2.303.358 12.097.866 -9.794.508 -81%

TOTAL PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 12 2.303.358 12.097.866 -9.794.508 -81%

INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO 2.507.000 3.861.688 -1.354.688 -35%

DIFERIDOS 13 2.507.000 3.861.688 -1.354.688 -35%

OTROS PASIVOS 14 3.786.927 10.483.600 -6.696.673 -64%

OTROS PASIVOS 3.786.927 10.483.600 -6.696.673 -64%

TOTAL PASIVO 244.614.134 248.216.279 -3.602.145 -1%

PATRIMONIO (Ver estado de cambios en el patrimonio)

RESERVA - FONDO DE IMPREVISTOS 15 207.086.252 184.730.252 22.356.000 12%

SUPERAVIT POR DONACION DE ACTIVOS FIJOS 23.632.030 23.632.030 0 0%

EXCEDENTES EJERCICIOS ANTERIORES 10.337.887 10.137.652 200.235 2%

EXCEDENTES EJERCICIO ACTUAL 3.291.300 200.236 3.091.064 1544%

TOTAL PATRIMONIO 244.347.469 218.700.170 25.647.299 12%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 488.961.603 466.916.449 22.045.154 5%

-0,19

GILBERTO GOMEZ CONTRERAS NOEL RUIZ TORRES YOLANDA NEME LOZANO

REPRESENTANTE LEGAL CONTADOR PUBLICO REVISOR FISCAL

T.P.93.365-T de la JCC TP. No.15.548-T de la JCC

Ver opinión adjunta

A DICIEMBRE 31 DE 2016 Y 2015

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA



29

4.2 ESTADO COMPARATIVO DE EXCEDENTES

NOTA 2016 2015 VARIACION %

INGRESOS

CUOTAS DE ADMINISTRACION 2.213.100.000 2.069.136.000 143.964.000 7%

MENOS : DESCUENTOS CONCEDIDOS -93.791.172 -85.822.316 -7.968.856 9%

INTERESES DE MORA 9.835.295 12.093.493 -2.258.198 -19%

MULTAS INASISTENCIA ASAMBLEA 2.067.000 644.350 1.422.650 221%

PARQUEADERO VISITANTES 2.080.000 3.400.000 -1.320.000 -39%

ALQUILER SALONES COMUNALES 10.830.000 9.060.000 1.770.000 20%

FONDO DE IMPREVISTOS 22.356.000 20.040.000 2.316.000 12%

TOTAL INGRESOS OPERACIONALES 2.166.477.123 2.028.551.527 137.925.596 7%

INTERESES FINANCIEROS 12.813.822 6.262.752 6.551.070 105%

INGRESOS POR ACTIVIDADES DE INTEGRACION 2.050.000 0 2.050.000 N/A

VENTA RECICLAJE 1.200.000 1.000.000 200.000 20%

ALQUILER JUEGOS 356.000 0 356.000 N/A

RECUPERACIONES 3.154.948 43.544.485 -40.389.537 -93%

OTROS INGRESOS 2.134.223 36.671.750 -34.537.527 -94%

TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES 21.708.993 87.478.987 -65.769.994 -75%

TOTAL INGRESOS 16 2.188.186.116 2.116.030.514 72.155.602 3%

GASTOS OPERACIONALES

DOTACION PERSONAL 2.396.950 2.381.070 15.880 1%

HONORARIOS 68.794.500 27.446.350 41.348.150 151%

SEGUROS 96.311.361 113.082.360 -16.770.999 -15%

SERVICIOS 1.542.728.621 1.453.242.174 89.486.447 6%

GASTOS LEGALES 18.512 0 18.512 N/A

MANTENIMIENTOS 310.669.140 365.400.476 -54.731.336 -15%

ADECUACION E INSTALACIONES 25.116.048 24.574.850 541.198 2%

DEPRECIACIONES 11.769.712 11.083.068 686.644 6%

DIVERSOS 75.517.145 94.069.139 -18.551.994 -20%

TOTAL GASTOS OPERACIONALES 17 2.133.321.989 2.091.279.487 42.042.502 2%

GASTOS NO OPERACIONALES

GASTOS BANCARIOS 3.656.501 4.510.791 -854.290 -19%

GASTOS EXTRAORDINARIOS 25.560.326 0 25.560.326 N/A

TOTAL GASTOS NO OPERACIONALES 18 29.216.827 4.510.791 24.706.036 548%

TOTAL GASTOS 2.162.538.816 2.095.790.278 66.748.538 3%

EXCEDENTE (DEFICIT) DEL EJERCICIO 25.647.300 20.240.236 5.407.064 27%

FONDO DE IMPREVISTOS 22.356.000 20.040.000 2.316.000 12%

EXCEDENTE NETO DEL EJERCICIO 19 3.291.300 200.236 3.091.064 1544%

GILBERTO GOMEZ CONTRERAS NOEL RUIZ TORRES YOLANDA NEME LOZANO

REPRESENTANTE LEGAL CONTADOR PUBLICO REVISOR FISCAL

T.P.93.365-T de la JCC TP. No.15.548-T de la JCC


DE ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DE 2016 Y 2015

ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO



30

4.3 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

DICIEMBRE 31 2016-2015

SALDOS AUMENTOS DISMINUCION SALDOS

DICIEMBRE 31-2015 DICIEMBRE 31-2016

RESERVA - FONDO DE IMPREVISTOS 184.730.252 22.356.000 0 207.086.252

SUPERAVIT POR DONACION DE ACTIVOS FIJOS 23.632.030 0 0 23.632.030

EXCEDENTES EJERCICIOS ANTERIORES 10.137.652 200.236 0 10.337.888

EXCEDENTES EJERCICIO ACTUAL 200.236 3.291.300 200.236 3.291.300

SUMA 218.700.170 25.847.536 200.236 244.347.470

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

A 31 DE DICIEMBRE DE 2016 y 2015



31

4.4 ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA

FUENTES 2016 2015

EXCEDENTES DEL EJERCICIO 3.291.300 200.236

MAS (MENOS) PARTIDAS QUE NO AFECTA EL CAPITAL DE TRABAJO

DISMINUCION DEPRECIACION -70.029.117 11.083.068

CONSTITUCION PROVISION MANTENIMIENTOS 2.303.358 12.097.866

INCREMENTO FONDO DE IMPREVISTOS 22.356.000 20.040.000

SUB-TOTAL -42.078.459 43.421.170

OTRAS FUENTES

AUMENTO - DISMINUCION CARTERA LARGO PLAZO 24.999.497 -14.224.760

SUB-TOTAL 24.999.497 -14.224.760

TOTAL RECURSOS PROVISTOS POR LAS OPERACIONES -17.078.962 29.196.410

RECURSOS APLICADOS A

DISMINUCION PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO -54.801.829 26.000.000

DISMINUCION PASIVOS DIFERIDOS 1.354.688 -593.388

EJECUCION PROVISIONES MANTENIMIENTOS 12.097.866 48.721.200

EJECUCION PROVISION INVERSIONES 6.696.674 329.586.203

TOTAL RECURSOS APLICADOS -34.652.601 403.714.015

AUMENTO (DISMINUCION) CAPITAL DE TRABAJO 17.573.639 -374.517.605

17.573.639

EXPLICACION AUMENTO (DISMINUCION) CAPITAL DE TRABAJO. 0

AUMENTO (DISMINUCION) DISPONIBLE -8.412.067 -343.761.718

AUMENTO (DISMINUCION) DEUDORES CORTO PLAZO -619.407 -2.587.800

AUMENTO (DISMINUCION) INVERSIONES 24.045.122 19.523.370

AUMENTO (DISMINUCION) SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO 3.413.090 -13.169.132

AUMENTO (DISMINUCION) RECLAMACIONES 10.248.696 0

AUMENTO (DISMINUCION) DEUDORES VARIOS 3.141.929 -26.236.569

SUMA 31.817.363 -366.231.849

AUMENTO DISMINUCION PASIVO CORRIENTE 14.243.724 8.285.756

AUMENTO (DISMINUCION) DEL CAPITAL DE TRABAJO 17.573.639 -374.517.605

0

0

GILBERTO GOMEZ CONTRERAS

ADMINISTRADOR CONTADOR PUBLICO

T.P.93.365-T de la JCC

YOLANDA NEME LOZANO

REVISOR FISCAL

TP. No.15.548-T de la JCC


ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA

A 31 DE DICIEMBRE DE 2016 Y 2015

NOEL RUIZ TORRES



32

4.5 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

2016 2015

Conciliación entre los excedentes del ejercicio y

el efectivo neto

Provisto (usado) por actividades de operación:

Excedentes del ejercicio 3.291.300 200.236

Constitución Provisión para Mantenimientos 2.303.358 12.097.866

Fondo de imprevistos 22.356.000 20.040.000

Ejecución provisión mantenimientos (12.097.866) (48.721.200)

Ejecución provisión Inversiones (6.696.674) (329.586.203)

Depreciación (70.029.117) 11.083.068

(60.872.999) (334.886.233)

Cambios netos en activos y pasivos:

Inversiones (24.045.122) (19.523.370)

Cuentas por cobrar copropietarios 619.407 2.587.800

Otros deudores (3.141.929) 26.236.569

Reclamaciones (10.248.696) 0

Propiedad planta y equipo 54.801.829 (26.000.000)

Cuentas por cobrar copropietarios a largo plazo 24.999.497 (14.224.760)

Seguro pagado por anticipado (3.413.090) 13.169.132

Gastos causados por pagar 6.799.824 8.759.220

Retención en la fuente 5.136.210 (473.463)

Reintegros por pagar 2.307.690 0

Pasivos Diferidos (1.354.689) 593.388

Efectivo neto provisto (usado) por actividades de operación (8.412.067) (343.761.717)

Aumento neto en efectivo y equivalentes de efectivo (8.412.067) (343.761.717)

Efectivo al comienzo del año 85.337.780 429.099.497

Efectivo al final del año 76.925.713 85.337.780

A 31 DE DICIEMBRE DE 2016 y 2015

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO



33

5. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

A 31 DE DICIEMBRE DE 2.016 Y 2.015

NOTA 1 - ENTIDAD REPORTANTE Y OBJETO SOCIAL

El Conjunto Residencial Retiro de Santa Mónica P.H. es un proyecto inmobiliario sometido al régimen de propiedad horizontal establecido en la Ley 675 de 2.001, desarrollado en seis (6) etapas mediante las

siguientes escrituras públicas:

Escritura Publica No. 4941 de junio 22 de 1994 de la Notaria 21 del círculo de Bogota constitutiva del

Reglamento de Propiedad Horizontal de la copropiedad conformada por la Etapa I del proyecto.

Escritura Publica No. 9010 del 8 de noviembre de 1994 de la Notaria 21 del circulo de Bogota

adicionando la Etapa II del proyecto.

Escritura Publica No. 3925 del 24 de julio de 1995 de la Notaria 21 del circulo de Bogota adicionando la

Etapa III del proyecto.

Escritura Publica No. 2494 del 21 de Abril de 1997 de la Notaria 21 del circulo de Bogota adicionando la

Etapa IV del proyecto.

Escritura Pública No. 527 del 13 de febrero de 2002 de la notaría 21 del circulo de Bogotá adicionando

la Etapa V del proyecto.

Escritura Pública No. 1788 del 23 de mayo de 2003 de la Notaría 21 del círculo de Bogotá adicionando

la Etapa VI del proyecto.

En el año 2008 se efectuó la modificación al reglamento de propiedad horizontal de la Copropiedad, aprobada en Asamblea Ordinaria del 28 de marzo de 2008, mediante Escritura pública No. 1964 de julio 18 de 2010 de

la Notaría 60 del Círculo de Bogotá.

La copropiedad se encuentra registrada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN mediante

NIT 830.122.407-9 con última revisión y actualización en el año 2.013 siendo sus responsabilidades Retención

en la Fuente a titulo de renta y presentación de Información Exogena.

Por mandato legal la persona jurídica originada es de naturaleza civil sin ánimo de lucro; en consecuencia,

tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y comercio.

NOTA 2.- PRINCIPALES POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES

a) Base de preparación de los Estados financieros

Las políticas de contabilidad y la preparación de los estados financieros de la propiedad horizontal se

elaboraron de acuerdo con lo establecido en la Ley 1314 de 2009 y el Decreto 3022 de 2013 de NIIF

La administración de la propiedad horizontal elabora y presenta sus estados financieros al 31 de diciembre de

cada año y el estado de resultados por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre,

fecha de cierre del ejercicio. Dentro del año se elaboran los estados financieros con una frecuencia mensual con un propósito informativo, y se presentan ante el consejo de administración de forma trimestral.



34

b) Propiedad planta y equipo

Las propiedades, planta y equipo se registran al costo de adquisición y se incrementan con los desembolsos

necesarios para colocar los bienes en condiciones de utilización; se deprecian por el método de línea recta, estimando la vida útil de los respectivos activos así:

Maquinaria y Equipo 10

años 10% anual

Equipo de oficina 10

años 10% anual

Equipo de cómputo 5

años 20% anual

Cabe anotar que dentro de la copropiedad se manejan los activos fijos propios de la administración, que son los inherentes a la operación, tales como equipo de computación y mobiliario, así como también se registran

los activos recibidos como donación. Adicionalmente se controlan los activos de las zonas comunes en cuentas de orden para reflejar su cuantía económica.

c) Bases de reconocimiento de ingresos y gastos

Los ingresos y los gastos se registran por el sistema de causación. Los ingresos de la propiedad horizontal

representan los dineros que se perciben como expensas comunes ordinarias y

extraordinarias, multas, intereses, fondo de imprevistos, canceladas por cada uno de los propietarios de

unidades privadas que la conforman, además de los rendimientos financieros y de otros ingresos no operacionales como alquileres de salones comunales y reciclaje.

Los gastos agrupan los cargos operativos en que incurre la copropiedad, cuyos beneficios no se extienden

mas allá del periodo contable y los conceptos que disminuyen el valor de los activos tales como depreciaciones, amortizaciones y provisiones.

d) Impuestos

En cumplimiento del Articulo 33 de la Ley 675 de 2.001, la propiedad horizontal tendrá la calidad de no

contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y comercio.

La obligación tributaria de la propiedad horizontal se expresa como agente retenedor en el impuesto de renta y complementarios.

e) Fondo de Imprevistos

Naturaleza: El articulo 35 de la Ley 675 de 2001 establece: “(...) La persona jurídica constituirá un fondo para

atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1%) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos

que la asamblea general considere pertinentes. La asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto

disponible alcance el cincuenta (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año. El administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general y de conformidad con lo

establecido en el reglamento de propiedad horizontal.



35

NOTA. 3- DISPONIBLE.

Corresponde a los recursos económicos que dispone la copropiedad, depositados en caja y bancos a 31 de

diciembre del año 2016, tal y como se muestra a continuación:

AÑO 2016 AÑO 2015

CAJA

Caja menor 0 967.000

CUENTA CORRIENTE

BCSC 71.346.238 3.339.586

CUENTAS DE AHORRO

BCSC Cuotas de administración 5.372.427 80.824.146

BCSC Inversiones 207.048 207.048

$ 76.925.713 $ 85.337.780

La caja menor corresponde a un valor fijo en el año, el cual se utiliza para cubrir gastos en que debe incurrir la administración para dar solución a necesidades inmediatas. Al cierre del año 2016 se realizó la cancelación

del fondo fijo de caja menor con el fin de registrar todos los gastos y realizar una nueva apertura en el año

2017

En el año 2011, el Consejo de administración incrementó el fondo fijo de caja menor de un S.M.M.L.V., a 1,5

S.M.M.L.V. El cual quedó en $967.000

Los saldos en las cuentas bancarias allí reflejados son los dineros que conforman el pago de las cuotas de

administración y obligaciones actuales pendientes de desembolsar. Mensualmente se concilian los saldos de los bancos con la contabilidad. Las partidas conciliatorias de la cuenta corriente corresponde a cheques girados

y no cobrados de los proveedores y contratistas

La Cuenta de ahorros de BCSC 26507394804, se utilizó para recaudar los recursos provinientes de las cuotas de compensación y administración de las terrazas.

NOTA. 4- INVERSIONES

Las inversiones que en la actualidad maneja la copropiedad se realizan con el fondo fiduciario de Skandia y

se describen a continuación:

AÑO 2016 AÑO 2015

FIDUCIA

15419 Fondo de Imprevistos 208.296.376 184.251.254

$ 208.296.376 $ 184.251.254

La Fiducia 15419 destinada exclusivamente para el manejo del fondo de imprevistos, presentó incrementos

con las apropiaciones y con los rendimientos financieros del año.



36

NOTA 5. CUENTAS POR COBRAR COPROPIETARIOS

Esta cuenta está conformada por las deudas a cargo de los propietarios y residentes por cuotas de administración, intereses de mora en pago de cuotas, cuota extraordinaria, sanciones de asamblea y

parqueadero de visitantes cuya discriminación se muestra a continuación:

CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO AÑO 2016 AÑO 2015

Cuotas de administración 25.738.917 15.988.840

Intereses de Mora 5.360.200 13.628.675

Parqueadero de visitantes 40.000

Honorarios y gastos procesos juridicos de cobro * 150.000

Otros conceptos 159.800 2.450.809

CUENTAS POR COBRAR COPROPIETARIOS CORTO PLAZO 31.448.917 32.068.324

CUENTAS POR COBRAR A LARGO PLAZO AÑO 2016 AÑO 2015

Cuotas Administración 12.843.028 37.842.525

CUENTAS POR COBRAR COPROPIETARIOS LARGO PLAZO 12.843.028 37.842.525

TOTAL CUENTAS POR COBRAR COPROPIETARIOS 44.291.945 69.910.849

Edades de cartera a 31 de diciembre: Saldo Saldo

o- 30 dias 8.956.524 7.443.629

30- 60 dias 4.422.058 4.045.593

61-90 dias 2.557.079 3.322.129

91-180 dias 5.448.374 6.724.059

181-360 dias 10.064.882 10.700.914

más de 360 dìas 12.843.028 37.842.525

44.291.945 70.078.849

NOTA 6- DEUDORES VARIOS

Al cierre del mes de diciembre quedaron por abonar en la cuenta del banco caja social estos dineros que

corresponden al recaudo PSE del último día del mes, estos recursos fueron abonados en el mes de enero de 2017

AÑO 2016 AÑO 2015

Banco Caja Social 3.309.929 0

Santa Mónica Administración Parques 0 168.000

Otros deudores 0 0

DEUDORES VARIOS 3.309.929 168.000



37

NOTA 7- RECLAMACIONES A COMPAÑIAS DE SEGURO

Durante al año 2016 la administración realizó varias reclamaciones a la compañía de seguros por daños en

tuberías, y equipos los cuales fueron cancelados. Al cierre del año quedó pendiente el reintegro del daño de los espejos de cristal de la torre 3 y daño en los variadores de los equipos de presión, dichos dineros fueron

reembolsados en el mes de enero de 2017

AÑO 2016 AÑO 2015

Liberty Seguros 10.248.696 0

10.248.696 0

NOTA 8.- SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO

Se contabilizan como gastos diferidos, los recursos sobre los cuales se espera obtener beneficios económicos

en otros períodos hasta que el correspondiente beneficio económico esté total o parcialmente consumido. Este rubro lo representa la póliza de seguros contratada con Chubb por el término de un año con fecha de

vencimiento en Diciembre de 2.016.

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO AÑO 2016 AÑO 2015

Seguros - Póliza para bienes comunes 93.527.256 90.114.166

93.527.256 90.114.166

NOTA 9- ACTIVOS FIJOS

El registro de propiedad, planta y equipo se lleva a cabo sobre la base del costo histórico incrementado con las adiciones, mejoras y reparaciones; son bienes dispuestos para la operación y usufructo de la

administración. (Clasificación emitida por la Orientación Profesional Ejercicio Profesional de la Contaduría

Pública en Entidades de Propiedad Horizontal de fecha 28 de febrero de 2008 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública). La Propiedad planta y equipo se detalla de la siguiente manera:

COSTO VALOR

DEPRECIABLES HISTORICO DEPRECIACION NETO

MAQUINARIA Y EQUIPO 64.007.400 0 64.007.400

EQUIPO DE OFICINA 0 44.763.744 -44.763.744

EQUIPO DE COMPUTO 0 74.045.485 -74.045.485

TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 64.007.400 118.809.229 -118.809.229

En el año 2016 se realizaron los ajustes y reclasificaciones de acuerdo con las Normas internacionales de

información financiera determinando la existencia de activos fijos y su depreciación.



38

NOTA 10.- CUENTAS POR PAGAR

Registra el valor adeudado por la copropiedad por los bienes y servicios recibidos que al cierre del ejercicio

quedaron pendientes por pagar, tal como se detalla a continuación.

CONCEPTO AÑO 2016 AÑO 2015

Honorarios Revisoría Fiscal 957.500 905.000

Honorarios Administrador 0 4.753.000

Honorarios Contador 852.175 905.000

Honorarios Estudio Tecnico 11.505.000 0

Servicios de mantenimiento del conjunto 3.405.000 6.792.492

Servicios Publicos 11.645.084 0

Seguros - Póliza bienes comunes 98.738.452 98.874.351

Servicio Vigilancia 0 77.341.039

Servicio de aseo 0 21.066.368

Otras cuentas por pagar 100.656.027 10.322.164

227.759.238 220.959.414

Las cuentas por pagar corresponden a facturas del mes de diciembre y a la póliza de areas comunes renovada en diciembre

NOTA 11.- ACREEDORES VARIOS

Este valor corresponde a compras realizadas en el mes de diciembre y reembolsados en el mes de enero de

2.017.

DETALLE

Reembolso Asistencia Aseguradora 780.000

Reembolso Compras Dotacion y Pintura 1.428.000

Gastos Caja menor 99.690

2.307.690

NOTA 12.- PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES

Este fondo corresponde a los descuentos otorgados sobre el valor facturado del servicio de Vigilancia de

la empresa Sevin. Los cuales están destinados a cubrir necesidades puntuales de la copropiedad, de

acuerdo con las directrices del Consejo de administración.

Las provisiones son las siguientes:

CONCEPTO AÑO 2016 AÑO 2015

Fondo recursos entregados por Empresa de Vigilancia 2.303.358 12.097.866

2.303.358 12.097.866



39

NOTA 13.- PASIVOS DIFERIDOS

Corresponde a los pagos efectuados por los residentes por concepto de cuotas de administración de

vigencias futuras.

AÑO 2015 AÑO 2014

Anticipo Cuotas de Administración

2.507.000

3.861.688

NOTA 14.- OTROS PASIVOS

Registra los pagos recaudados por concepto de cuota de administración terrazas que son utilizados para el mantenimiento de estas.

AÑO 2016 AÑO 2015

Cuota administración Terrazas 3.786.927 10.483.600

3.786.927 10.483.600

NOTA 15.- RESERVA FONDO DE IMPREVISTOS

Corresponde al fondo de imprevistos que tiene el conjunto a diciembre 31 de 2016, estos dineros se encuentran

respaldados en un fondo fiduciario en Skandia a disposiciòn de la asamblea general.

NOTA 16.- INGRESOS

Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en

cumplimiento de su objeto social, mediante el pago de cuotas de administración y demás ingresos por

concepto de rendimientos financieros, intereses por mora, sanciones por inasistencia, parqueaderos, fondo de imprevistos, descuentos por pronto pago, entre otros.

Los ingresos por actividades de integración corresponden a los dineros recibidos como aporte para la el dia de los niños y el Kermesse.

NOTA 17.- GASTOS OPERACIONALES

Corresponde a las erogaciones realizadas por la Copropiedad para atender los gastos inherentes a su

funcionamiento debidamente soportados y verificados.

Gastos por Honorarios

Corresponde a los gastos cancelados a los profesionales que asesoran al conjunto en Revisoría Fiscal,

Contador, Asesoría jurídica, asesoría en recursos humanos y asesoría tecnica en los estudios de trabajos en la plazoleta del conjunto.

Gastos por Seguros de Áreas comunes

Conforman este rubro la amortización mensual del valor cancelado por la renovación de las pólizas del seguro de las áreas comunes.



40

Gastos por Servicios Generales

Conforman este rubro los servicios prestados a la copropiedad como la vigilancia, el aseo, administración, la

carga laboral correspondiente a los empleados contratados para la operación del conjunto, las asesorías y los servicios públicos.

AÑO 2016 AÑO 2015

HONORARIOS 68.794.500 27.446.350

Revisoría Fiscal 11.332.500 10.740.000

Contador 11.350.000 10.740.000

Asesoría Juridica 800.000 2.966.350

Asesoría en recursos humanos 7.612.000 0

Asesoría Técnica 37.700.000 3.000.000

SEGUROS 96.311.361 113.082.360

SERVICIOS 1.542.728.621 1.453.242.174

Vigilancia 1.054.750.584 985.748.208

Aseo 163.229.112 159.000.000

Administración de Personal 14.683.773 9.281.392

Servicio al Cliente 27.348.991 27.585.516

Administrador 69.926.875 58.000.000

Asistente Administrativo 22.156.730 23.798.193

Toderos 23.589.093 32.108.246

Jardinero 15.221.400 14.234.268

Acueducto 16.281.555 15.616.230

Energía *** 124.953.972 118.063.619

Teléfono 6.507.503 5.916.922

Internet y Tv 1.902.643 1.868.800

Gas 180.980 198.780

Transportes, Fletes y acarreos 1.995.410 1.822.000

Gastos Por Mantenimientos Generales

Corresponde al cumplimiento de contratos para el mantenimiento mensual de los equipos y la maquinaria con el fin de corregir o prevenir daños que se puedan presentar y cuyo costo pueda ser mayor. Es de obligatorio

cumplimiento que la administración vele por el mantenimiento de los bienes comunes y en su cumplimiento se hagan erogaciones para mantener los bienes en perfecto estado y adecuarlos a las necesidades del

Conjunto.



41

AÑO 2016 AÑO 2015

MANTENIMIENTOS 310.669.140 365.400.476

Mantenimiento Ascensores 82.704.330 75.853.764

Repuestos Ascensores 2.448.509 4.251.707

Mantenimiento Motobombas 6.148.000 5.568.000

Repuestos Motobombas 27.931.711 24.525.280

Mantenimiento Planta Eléctrica 5.914.427 5.552.282

Repuestos Plantas Eléctricas 3.408.080 3.216.800

Mantenimiento Zonas Comunes 80.191.199 64.249.346

Impermeabilización Fachada (obra civil) 7.572.400 101.800.369

Impermeabilización Cubiertas 24.782.500 21.666.346

Limpieza de Vidrios 18.660.000 17.650.000

Recarga y compra de Extintores 2.927.176 1.512.000

Mantenimiento Citófonos y Señal Tv 2.053.000 1.792.752

Mantenimiento Equipo de Gimnasio 9.904.200 5.096.800

Recurso tecnológico 11.054.584 8.693.990

Mantenimiento Circuito cerrado cámaras 5.498.300 1.848.000

Software Daytona Intercloud 1.519.224 1.512.640

Mantenimiento Guadañadora 327.900 0

Correo Electrónico y Página Web 4.825.000 232.000

Mantenimiento Equipo de Computo 710.000 805.000

Barrera automática 0 7.910.000

Mantenimiento Jardines y parques 6.591.900 8.533.400

Reparación Puertas 1.540.000 810.000

Lavado Tanque de Agua 2.768.800 1.300.000

Fumigaciones 1.187.900 1.020.000

AÑO 2016 AÑO 2015

Adecuaciones e instalaciones

25.116.048 24.574.850

Instalaciones y Suministros Eléctricos 21.139.408 20.443.550

Arreglos Ornamentales 3.976.640 4.131.300

Gastos Depreciación Activos fijos

Corresponde al registro obligatorio en libros, con el fin de calcular el desgaste de los activos adquiridos.

En el 2015, se efectuó la depreciación con base en las tasas de depreciación por el método de línea recta, y a diciembre ya se habían depreciado en su totalidad algunos de los activos adquiridos por la Copropiedad.



42

Gastos de Operación

Para el funcionamiento de la administración se hacen erogaciones como papelería, implementos de aseo, atención a empleados, provisiones para celebraciones, Arreglos florales en las recepciones y otros gastos

imprevistos.

Diversos AÑO 2016 AÑO 2015

75.517.145 94.069.139

Elementos de aseo 9.128.595 11.282.462

Elementos de Cafetería 3.374.327 4.139.810

Útiles, Fotocopias y Papelería 4.414.526 4.159.556

Combustibles 57.693 115.300

Arreglos Florales 12.070.000 10.614.334

Gastos Asamblea 7.019.747 5.347.077

Elementos de Decoración 4.371.520 4.999.800

Fiesta Madres y Niños 7.464.756 6.300.000

Fiesta navidad 2.824.170 3.090.003

Bonificaciones 4.500.000 4.500.000

Gastos legales 0 199.840

Compra Tapetes 8.398.300 0

Adquisiciòn decoraciòn Navideña 9.630.822 0

Reintegros por Aseguradora 0 32.460.750

Aportes canchas de tennis 0 3.000.000

Gastos por actividades de integraciòn 1.405.400 0

Imprevistos ** 857.289 3.860.207

** El gasto de imprevistos, corresponde principalmente al pago del deducible por daños a los propietarios y

otras compras y arreglos menores no contempladas en el presupuesto

NOTA 18. – GASTOS NO OPERACIONALES

Gastos No Operacionales

Corresponden a los gastos por comisiones, notas bancarias y chequeras. En este rubro se incluye a partir del

año 2011, el servicio de administración del pago electrónico pse.

AÑO 2016 AÑO 2015

NO OPERACIONALES 29.216.827 4.510.791

Gastos Bancarios 1.472.957 2.471.720

Administración Pago Electrónico PSE 2.183.544 2.039.071

Gastos Extraordinarios **** 25.560.326 0

** En esta cuenta se encuentran registrados los ajustes de la cuenta de cartera del apto 6-203 por valor de $12,143,460 de acuerdo con la sentencia del Juzgado en la liquidación del crédito. Adicionalmente se

registro la partida de $13,416,866 por concepto de servicios públicos al cierre del año 2015.



43

NOTA 19. – RESULTADOS DEL EJERCICIO

El resultado neto del 2016 presenta un excedente de $3,291,300, el cual se da básicamente por una mayor ejecución en los otros ingresos, y el ahorro en rubros de gastos como el seguro de areas comunes.

GILBERTO GOMEZ CONTRERAS NOEL RUIZ TORRES

ADMINISTRADOR CONTADOR

T.P.93.365-T de la JCC



44

6. PROYECTO DE PRESUPUESTO AÑO 2.017

$ millones

CONCEPTO

Ejec Ppto Var Var %

INGRESOS 2.188,2 2.326,6 138,4 6,3%

OPERACIONALES 2.166,5 2.304,5 138,0 6,4%

CUOTAS DE ADMINISTRACION 2.213,1 2.368,0 154,9 7,0%

DESCUENTOS (93,8) (100,4) (6,6) 7,0%

FONDO DE IMPREVISTOS 22,4 23,9 1,5 6,9%

MORA, MULTAS Y ALQUILERES 24,8 12,9 (11,9) -48,0%

NO OPERACIONALES 21,7 22,1 0,4 1,9%

FINANCIEROS 12,8 13,5 0,7 5,1%

RECUPERACIONES 3,2 - (3,2) -100,0%

DIVERSOS 5,7 8,7 2,9 50,7%

GASTOS 2.184,9 2.326,6 141,7 6,5%

OPERACIONALES 2.155,7 2.322,7 167,0 7,7%

GASTOS DE PERSONAL ADMON 175,3 187,7 12,4 7,0%

HONORARIOS 22,7 24,2 1,5 6,6%

CONSULTORIAS 46,1 8,1 (38,0) -82,5%

SEGUROS 96,3 98,7 2,4 2,5%

SERVICIOS 1.369,8 1.464,7 94,9 6,9%

ASEO 163,2 174,7 11,4 7,0%

VIGILANCIA 1.054,8 1.128,6 73,8 7,0%

SERVICIOS PUBLICOS 151,8 161,4 9,6 6,3%

Acueducto y alcantarillado 16,3 17,9 1,6 10,0%

Energia Electrica 125,0 132,1 7,2 5,8%

Telefono 6,5 6,9 0,4 5,8%

Internet 1,9 2,1 0,2 10,0%

Transporte Fletes y Acarreo 2,0 2,2 0,2 10,0%

Gas 0,2 0,2 0,0 10,0%

GASTOS LEGALES 0,0 0,0 0,0 5,8%

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 310,7 404,3 188,7 30,2%

JARDINES 6,6 7,0 0,4 5,8%

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 136,7 179,2 42,5 31,1%

Areas Comunes (1) 80,2 116,0 35,8 44,7%

Fachadas (2) 7,6 17,1 9,5 125,2%

Cubiertas (3) 24,8 10,2 (14,6) -58,8%

Cajas y Sifones (4) - 10,1 10,1 100,0%

Vidrios (5) 18,7 20,0 1,3 7,2%

Otros 5,5 5,8 0,3 5,8%

MAQUI

convocatoria asamblea general ordinaria de ......permito citar a asamblea general ordinaria de...

Documents