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CONTROL Y ADMINISTRACION DE BIENES, SECRETARIA DE LA ADMINISTRACION

NORMA: Acuerdo Ministerial 252 STATUS: Vigente PUBLICADO: Registro Oficial 839 FECHA: 11 de Diciembre de 1995

Dr. Carlos Larreátegui Nardi SECRETARIO GENERAL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA Considerando: Que es necesario actualizar los procedimientos para el control y administración de bienes, suministros, materiales y bienes menores de la Presidencia de la República, sujetos a control; y, En ejercicio de sus facultades. Acuerda: Expedir el siguiente INSTRUCTIVO INTERNO PARA EL CONTROL Y ADMINISTRACION DE BIENES, SUMINISTROS, MATERIALES Y BIENES MENORES SUJETOS A CONTROL. CAPITULO I DE LOS INVENTARIOS PARA CONSUMO INTERNO Art. 1.- Inspección y Recepción: Concluido el trámite de adquisición y previa inspección física de los suministros, materiales y bienes menores sujetos a control por parte del Guardalmacén; procederá a ingresarlos al almacén, y a su correspondiente registro, sustentando de ser el caso con el acta respectiva. Para el efecto se utilizará el formulario denominado "NOTA DE INGRESO A BODEGA" que será elaborado en original y dos copias por el empleado encargado del control de suministros y materiales en el almacén y su distribución será la siguiente: Original: Almacén - Archivo 1 copia: Contabilidad 1 copia: Archivo Cronológico y Numérico Almacén. Art. 2.- Registro: El Guardalmacén mantendrá un registro actualizado de todos los inventarios para Consumo Interno en unidades físicas. Periódicamente informará al Director Financiero respecto de los materiales que por obsolescencia o cualquier otro motivo sean inservibles. El almacén se organizará de manera que: 1. Los bienes se mantengan ordenados y sean fácilmente identificables; 2. Solo tengan acceso a ellas personal autorizado; y, 3. Los bienes estén protegidos contra robos, la inclemencia del medio ambiente y otros riesgos propios de su naturaleza. Art. 3.- Pedido y suministro: Los materiales y suministros que requieran las diferentes unidades administrativas que conforman la estructura orgánica de la Presidencia de la República, deben ser solicitados a la Dirección Administrativa, utilizando para el efecto el formulario: "Solicitud de Bienes" el mismo que llevará la



firma del Jefe de la Unidad Administrativa solicitante y/o su delegado con el registro de firma correspondiente. El formulario de solicitud de bienes se elaborará en original y una copia, y su distribución será la siguiente: Original: Almacén - Archivo 1 copia: Unidad Solicitante El formulario de solicitud de bienes será numerado por cada unidad administrativa solicitante. A base de la solicitud, el Guardalmacén verificará los saldos de existencias de bienes en las correspondientes tarjetas de control y el consumo efectuado en el período. Cuando lo creyere necesario, regulará el pedido y autorizará la entrega de los suministros y materiales en existencia. Para efectos de la entrega de materiales y suministros, se utilizará el formulario NOTA DE EGRESO DE BODEGA, que será prenumerado y elaborado por el Guardalmacén en original y dos copias, que se distribuirán de la siguiente manera: Original: Con el resumen mensual de Almacén 1 copia: Archivo - Almacén 1 copia: Unidad Solicitante Firmarán el formulario, el Guardalmacén, las personas que entreguen y reciban los bienes y, el empleado encargado del registro. Cuando se efectúe la adquisición de suministros y materiales para entrega inmediata, se procederá de la misma forma que para los suministros y materiales en stock. CAPITULO II DE LOS ACTIVOS FIJOS Art. 4.- Adquisiciones: Las adquisiciones de activos fijos se efectuarán de conformidad con las normas contenidas en los Arts. 3, 4, 5, 7 y 9 del Decreto Ejecutivo No. 2345 promulgado en el Registro Oficial No. 588 de 13 de diciembre de 1994, y a la Ley de Contratación Pública vigente, según se trate de la respectiva cuantía. Art. 5.- Inspección y recepción: Una vez concluido el trámite de adquisición de activos fijos, el Guardalmacén realizará la inspección y recepción de los bienes adquiridos. Cuando se trate de adquisiciones de bienes de uso especial intervendrá un perito experto en esa clase de bienes. El Guardalmacén se encargará de verificar que los bienes estén de conformidad a los términos contenidos en las especificaciones técnicas y demás obligaciones establecidas en el contrato.



El Guardalmacén se constituye personal y pecuniariamente responsable por sus acciones u omisiones. Si en la recepción se encontraren novedades, notificará de inmediato al Director Financiero, para que se tomen las medidas correctivas pertinentes. Art. 6.- Registro: Concluida la inspección por parte del Guardalmacén de la Entidad, procederá al ingreso de los bienes al almacén. Los activos fijos serán administrados y controlados a través de la Sección Control de Bienes, que es parte integrante de la unidad de almacén. Art. 7.- Pedido y suministro: Las diferentes unidades administrativas, deberán solicitar los activos fijos, que requieran en forma permanente para el cumplimiento de sus actividades sobre la base de los requerimientos contemplados en el plan anual de adquisiciones debidamente autorizado por el Director Administrativo, a través del Formulario "Solicitud de Bienes". Las solicitudes de activos fijos (equipos) que los requieran para uso temporal, y que existan en la bodega del almacén, se las requerirá directamente al Guardalmacén, especificando con claridad el tipo de bienes solicitados, su justificación para la utilización, el lugar en el que van a ser utilizados, el tiempo y la persona que asumirá la responsabilidad de cuidado y conservación. Art. 8.- Custodia y cuidado: El cuidado y conservación de los bienes corresponde en forma directa a los funcionarios y/o empleados a quienes se les haya entregado para el uso, quienes legalizarán con su firma el "Acta - Entrega Recepción Activos Fijos". La administración y custodia de los activos fijos adjudicados a cada unidad administrativa, estará a cargo del Guardalmacén quien, establecerá sistemas de custodia, mantenimiento, identificación y distribución de bienes. En el Despacho Presidencial, Secretaría General de la Administración Pública y demás unidades de nivel superior, el cuidado y conservación de los bienes estará a cargo de las personas designadas para el efecto por las respectivas autoridades. El Guardalmacén y el empleado encargado de Control de Bienes serán los responsables de la custodia, almacenamiento y distribución de los bienes institucionales que se encuentren en bodegas. Art. 9.- Mantenimiento y reparación: La Dirección Administrativa a través de la Jefatura de Mantenimiento y los jefes de las diferentes unidades administrativas, velarán por el mantenimiento y buen estado de los activos fijos. El cuidado y mantenimiento de los bienes muebles de la Institución será preventivo y correctivo; el primero se lo efectuará en forma periódica y programada antes de que se produzca el daño, y el segundo cuando este suceda. Cuando el usuario de los bienes asignados a su cuidado notare que éstos, por sus condiciones de existencia tuvieran dificultad de funcionamiento o se hallaren en mal estado, ya sea por obsolescencia o deterioro, y requieran de reparaciones



menores o mayores, solicitarán la autorización de la Dirección Administrativa, previa a la reparación o mantenimiento de los bienes según sea el caso. Para el efecto utilizará el formulario "REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO" que será elaborado en original y tres copias, cuya distribución será la siguiente: Original: Dirección Administrativa 1 copia: Jefatura de Mantenimiento 1 copia: Contabilidad 1 copia: Unidad Administrativa solicitante La Dirección Administrativa autorizará la reparación de dichos bienes, para lo cual, en el formulario se especificará el código, marca y la descripción del bien, indicación del daño, las partes que serán objeto de sustitución, el nombre de la persona o empresa que retira el bien, las fechas tanto de retiro como de reingreso. Cuando se reintegre el bien reparado, las partes y piezas sustituidas, serán entregadas al Guardalmacén, quien en conjunto con el usuario directo, firmará el recibí conforme. Aquéllos bienes que se encuentren en mal estado, y cuya reparación no fuera factible realizarla, o que no se justifique en función de su costo - beneficio, se los segregará del sistema, hasta tanto no se proceda a su baja, remate o donación según sea el caso. Se exceptúan de este procedimiento los vehículos al servicio de la Presidencia de la República, que se regirán por procedimientos establecidos en el correspondiente Reglamento Interno en vigencia. Art. 10.- Movimiento Interno: Los bienes serán trasladados de una unidad administrativa a otra, previo el conocimiento de los administradores de los bienes y autorización del Director Administrativo. Los bienes podrán ser trasladados de una unidad administrativa a otras en forma temporal hasta por 60 días, previo el conocimiento del usuario directo, el mismo que tendrá que hacer cumplir esta norma, un traspaso temporal podrá ser renovado en dos oportunidades adicionales, transcurridos los 120 días se legalizará el traspaso definitivo. Para efectos del traspaso de bienes se utilizada el formulario "NOTA DE MOVIMIENTO DE BIENES" que será legalizado por el Director Financiero, Guardalmacén y/o empleado encargado de Control de Bienes. El ejemplar de la "Nota de Movimiento de Bienes", se distribuirá de la siguiente manera: Origina: Archivo - Almacén, Sección Control de Bienes 1 copia: Unidad que entrega los bienes 1 copia: Unidad que recibe los bienes Quien autorice el movimiento interno de un activo fijo, sin observar estos procedimientos será personal y pecuniariamente responsable del mismo.



Nota: Artículo reformado por Numeral 117. de Decreto Ejecutivo No. 1665, publicado en Registro Oficial 341 de 25 de Mayo del 2004. Art. 11.- Transferencia del usuario: En caso de traslado administrativo o renuncia del usuario directo de los bienes, se responsabilizará al empleado delegado por el jefe de la unidad para que se encargue de su recepción y cuidado en forma transitoria, hasta tanto se determine la necesidad de utilización y/o retiro de estos bienes. En caso de producirse la separación, renuncia, destitución, comisión de servicios o traslado administrativo del usuario, el Jefe de Personal tiene la obligación de comunicar por escrito a la Dirección Financiera y Guardalmacén para que a través de la Sección Control de Bienes se efectúe la correspondiente constatación física debiendo dejar constancia de esta diligencia en la respectiva acta de entrega - recepción, a ser elaborada en original y dos copias, debidamente legalizadas por el funcionario saliente y el subrogante, el Director Financiero, Guardalmacén y/o funcionario encargado de Control de Bienes. Si el usuario de los bienes no efectuare dicha entrega, en un plazo máximo de quince días, contados a partir de su separación de la Entidad, expresamente acepta que no se le liquiden sus haberes y se suspenderá temporalmente el pago. Art. 12.- Constatación física: El empleado de la Sección Control de Bienes, conjuntamente con un delegado de la Dirección Financiera, que será independiente de la custodia de los activos fijos y de los registros contables, realizarán la constatación física de los activos fijos y, bienes menores sujetos a control por lo menos una vez al año en forma normal o cuando sea requerido por el Director Financiero o autoridad competente; y por excepción, cuando cambie el custodio. Se realizará periódicamente, o sobre la base de rotación, verificaciones, constataciones físicas de los activos fijos en todas las unidades administrativas. Mientras se realice la constatación física no se autorizará traspasos, bajas o cualquier otra operación referente a activos fijos que pudieren distorsionar la confiabilidad de la información. No serán tomados en consideración los bienes muebles que se encuentren clavados, empotrados, atornillados o pegados al inmueble, serán considerados como parte del inmueble respectivo. Nota: Artículo reformado por Numeral 117. de Decreto Ejecutivo No. 1665, publicado en Registro Oficial 341 de 25 de Mayo del 2004. Art. 13.- Bajas: El Director Financiero dispondrá que por lo menos una vez al año, el empleado encargado del Control de Bienes efectúe una inspección física en todas las unidades administrativas de la Presidencia de la República, con el fin de determinar los bienes muebles obsoletos, dañados o fuera de uso, para según los casos, proceder de conformidad con las disposiciones contenidas en el Reglamento General de Bienes del Sector Público.



Art. 14.- Bienes perdidos: En caso de pérdida de bienes, cualquiera que sea su naturaleza, en una unidad administrativa, el usuario de los mismos, deberá comunicar el hecho en un plazo de dos días hábiles al Director Administrativo, detallando el código y características del bien, costo, unidad a la que pertenece, nombre de la persona que tenía a su cargo, fecha y hora estimados de la ocurrencia del hecho, para que este haga la denuncia respectiva a la máxima autoridad de la Presidencia de la República, informando sobre la pérdida de dicho bien. El Secretario General de la Administración Pública, dispondrá al Director de Asesoría Jurídica formule de inmediato, la denuncia penal respectiva, tendiente a comprobar la infracción e identificar a los responsables. En todo lo que se relacione a la pérdida, hurto o robo de bienes, cualquiera sea su naturaleza, se sujetara a lo establecido en la Sección IV: "De las bajas por hurto o robo" del Reglamento de Bienes del Sector Público.

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