PROCESOS FINANCIEROS

Control Interno de la

Institución

Normas Generales de Control Interno. Articulo 1 literal f,

numeral 2 de la LOP

Marco Conceptual(Guía)

NGCIG

Aplicación General

de Admón. Gral.

Administración de Personal

Presupuesto Público

Contabilidad Integrada

Gubernamental

Tesorería

Crédito Público

Filosofía del Control Interno

Docencia

Extensión

Investigación

En su carácter de única universidad estatal le corresponde con exclusividad dirigir, organizar y desarrollar la educación superior del estado y la educación estatal, así como la difusión de la cultura en todas sus manifestaciones. Promoverá por todos los medios a su alcance la investigación en todas las esferas del saber humano y cooperará al estudio y solución de los problemas nacionales.

Filosofía del Control Interno

AMBIENTE DE CONTROL INTERNO

Estructura del Control InternoResponsabilidad de la máxima autoridad

Gerenciales

Oportunidad

De legalidad

Funcionales

Prácticos

De detección

Preventivos

Específicos

Generales

Ambiente óptimo

Log

ro d

e ob

jeti

vos

CAJA CHICA•Pagos en efectivo•Equivalente al 10% del monto asignado de FF•Pagos no mayores de Q1,000.00•No proformas, No solicitudes de compras

FONDO FIJO•Pagos no mayores de Q 10,000.00•1 proforma para pagos no mayores de Q 5,000.00•2 proformas para pagos mayores de Q.5,000.00•No se publica en GUATECOMPRAS

ORDEN DE COMPRA•Compras menores a Q.90,000.00•Publicarse en Guatecompras

CONTRATO ABIERTO•Excepción de la Cotización y Licitación•Obligación de comprar Productos Farmacéuticos •Contratos vigentes

DOCUMENTO PENDIENTE•Pagos eventuales y de fin de año•Planilleros

SIC MODULO I

SIC MODULO II

COTIZACION

Compras de Q90.000.00 a Q900,000.00

Junta de Cotización

PlazosContrato

Publicaciones GUATECOMPRAS

SIC MODULO III

LICITACION

Compras mayores de

Q900,000.00

Junta de Licitación Plazos Contrato

Publicaciones GUATECOMPRA

S y Diario Oficial

OTROS PROCEDIMIENTOS

Contrataciones 029

Ayudas Económicas

Ayudas Becarias

Viáticos, Gastos de representación y Atención y Protocolo

Contrataciones por el renglón 181

Proveedor Único

Arrendamientos

Obras Artísticas y literarias

SIC MODULO VICompras por

Excepción

CriterioNGCI

G 1.10

Hallazgo 1 Falta de Manual de funciones y

procedimientos

Sanción Decano y Secretario

Adjunto Q.10,000.00

C/uno

NGCIG 2.4

Hallazgo 2 Deficiencia en el uso y control de

combustible

Sanción Tesorero Q 8,000.00

NGCIG 5.5

Hallazgo 3 Deficiente

documentación de respaldo en

registros contables

Sanción: DGF, CG, profesional

contable Q.3,000.00 cada

uno

NGCIG 5.7

Hallazgo 4 Falta de Conciliación

de saldos

Sanción DGF, CG, Q.5,000.00 cada

uno.

HALLAZGOS•CUMPLIMIENTO

DE LEYES Y REGULACIONES

APLICABLES

No.

Hallazgo Criterio Sanción

1 Deficiencia en el control y registro de bienes muebles, faltan actas de traslado de vehiculos

Reglamento para el Registro y Control de Bienes Muebles y otros activos fijos de la USAC

Q4,0000.00 CG, CI y Supervisor de AF

2 Fondo Rotativo no liquidado (liquidación Anual de FF)

Modulo I, numeral 2.1, Normas específicas de fondo fijo, Norma 5.

Q2,000.00 DGF, Tesorero

3 Documentación de respaldo incompleta (falta firmas en FF

Modulo I Compra Fondo Fijo, Norma 5 Q,8,000.00 tesorero secretario adjunto

4 Documentos liquidados extemporáneamente (facturas no liquidada en 15 días)

Modulo I, numeral 2.1 Normas Específicas de Fondo Fijo, Norma 12

Q.2,000.00 Jefe, Coordinador, administrador

5 Falta de elaboración de contratos en los renglones 031 y 035

Reglamento de Relaciones Laborales entre la USAC y su Personal, artículo 4

Q.2,000.00 Jefe y Director DIGA

6 Falta de información en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-

Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Período Fiscal dos mil trece, artículo 57

Q.3,000.00 Jefe SG, Jefe Infraestructura

7 Tarjetas de responsabilidad con deficiencias (falta firmas, nombres, codificación)

Reglamento Activos Fijos d Capítulo II De los Registros y Controles, Artículo 4.

Q.2,000.00 encargado y Tesorero

8 Libro de actas con folios en blanco Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4 literal k)

Q.5,000.00 Coordinador

9 Deficiencia en actas suscritas en el traslado de maquinaria y equipo

7.1 Reglamento activos fijos, articulo 19 traslado permanente de bienes muebles

Q.4,000.00 Coordinador

10 Incumplimiento a los plazos establecidos en la ley contrato de obra en escritura pública

LCE articulo 47 Q.144,535.16 Administrador Finan.

No. Hallazgo Criterio Sanción

11 Incumplimiento a cláusulas en contrato de servicios personales (falta firmas en de Vo. Bo. En informes)

Contratos suscritos Q.3,000.00 Decano, Tesorero y Auxiliar de Tesorería

12 Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento bases de cotización (autorización de las bases sin dictámenes previos)

LCE articulo 42, articulo 21 del reglamento de LCE

Q.14,162.93 miembros de JD

13 Tarjetas de responsabilidad con deficiencias Reglamento de Activos Fijos Articulo 4

Q.4,000.00 Tesorero, Auxiliar de Tesorería

14 Activos fijos no codificados con número de inventario

Reglamento de Activos Fijos, Articulo 6

Q.4,000.00 Tesorero y Auxiliar de Tesorería

15 Libro de inventarios no actualizado Reglamento de Activos Fijos Articulo 4

Q.4,000.00 Tesorero y Auxiliar de Tesorería

16 Activos en mal estado sin gestión de baja de inventarios

Reglamento de Activos Fijos Articulo 20 y 25

Q.2,000.00 Tesorera, Auxiliar de T, Jefa y Aux. Lab.

17 Incumplimiento a los plazos establecidos en la ley contrato número 01-2013 (suscripción del contrato y publicación)

LCE 47 y 8 del Reglamento de la LCE

Q.7,896.43 Secretario de la USAC

18 Activos fijos no codificados con número de inventario

Reglamento de Activos Fijos, Articulo 6

Q.4,000.00 Tesorero y Auxiliar de Tesorería

19 Activos en mal estado sin gestión de baja de inventarios(Vehículos)

Reglamento de Activos Fijos Articulo 20 y 25

Q.2,000.00 Tesorera, Auxiliar de Tesoreria

20 Incumplimiento de bases de licitación (Estados financieros de un año, se pidió de los últimos años)

numeral 6 de las bases Q.2,000.00 a 5 personas en orden de jerarquia

No. Hallazgo Criterio Sanción

21 Atraso en los registros de los libros autorizados (libro de inventario)

Reglamento de Activos Artículo 4 Q.4,000.00 Tesorero y Auxiliar de Tesorería

22 Deficiencia del control en retiro de bienes muebles (equipo prestado fuera del campus universitario)

Reglamento de Activos Artículo 14 Q.4,000.00 Asistente Administrativo

23 Deficiencia en los procedimientos de liquidación de cuenta Deudores

Modulo I, Compras Directas Norma General 2

Q.3,000.00 Tesorero, secretario adj. Y DGF

24 Falta de control de devolución de Vehículos (en poder de una persona que dejo de laborar en la USAC

Reglamento de Activos, Articulo 11 Q.2,000.00 Profesor, Secretario Adjunto

25 Falta de registro de bienes muebles en tarjetas de responsabilidad

Reglamento de Activos Artículo 4 Q.4,000.00 Tesorero y Auxiliar de Tesorería

26 Falta de libro de actas para uso en transacciones de inventario de bienes muebles

Reglamento de Activos Artículo 4Modulo I Registro y Control de Bienes Muebles Norma 1

Q.2,000.00 Tesorero

27 Utilización de vehículos sin autorización El Acuerdo Gubernativo de fecha 10 de marzo de 1955, del General CarlosCastillo Armas, en su artículo 1 Reglamento de Activos articulo 14

Q.2,000.00 Profesor que utilizó el vehículo.

28 Bienes muebles no codificados con número de inventa

Reglamento de Activos articulo 4, 6 Modulo I Registro y Control de Bienes Muebles Normas 2 y 3

Q.4,000.00 Secretario Adjunto Tesorero

29 Activos en mal estado sin gestión de baja de inventarios

Reglamento de Activos Fijos Articulo 20 y 27 Modulo I Registro y Control de Bienes Muebles Normas 2 y 3

Q.4,000.00 Secretario Adjunto Tesorero

30 Falta de registro de bienes muebles (trasladados del BCIE)

Reglamento de Activos Artículo 19 Q.4,000.00 Coordinador

No. Hallazgo Criterio Sanción

31 Incumplimiento a los plazos establecidos en la ley (Suscripción y publicación de contratos)

LCE articulo 47La Resolución No. 11-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, artículo 11,

Q.56,644.64 Secretario General de la USAC

32 Falta de tarjeta de responsabilidad de semovientes

Modulo I, Registro y Control deBienes Muebles y Otros Activos Numeral 4, Procedimiento de Registro, Control, Custodia y Responsabilidad de Bienes Animales Norma 8

Q.4,000.00 Decano, Director de Fincas, Tesorero, encargado de Finca

33 Falta de libro de inventarios de semovientes

Procedimiento de Registro, Control, Custodia y Responsabilidad de Bienes Animales Norma 8

34 Falta de elaboración de contratos (personal por planilla 031 y 035)

Reglamento de Relaciones Laborales entre la USAC y su Personal, artículos 4 , 19 (nombramiento) descripción del renglón del gasto 031

Q.4,000.00 Decano y Director de Fincas

35 Incumplimiento a la legislación vigente (el Depto. de Contabilidad no presento EF del 2013 ante Finanzas Públicas

Decreto Número 13-2013, reformas a la LOP 42 Bis

Q34,816.00 y Q54,016.00 CG y DGF

36 Contratos aprobados enviados extemporáneamente a la Contraloría General de Cuentas

LCE articulo 75 Q.24,011.40 Directora de Asuntos Jurídicos

37 Contratos aprobados enviados extemporáneamente a la Contraloría General de Cuentas

LCE articulo 75 Q.80,250.11 Tesorero y profesional de la Dirección Administrativa

Gracias por su

atención