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EL CONTROL INTERNO EN LAS EMPRESAS

PRIVADAS

Mg. Jeri Gloria Ramón RuffnerDocente Asociada

RESUMEN

El control interno de las empresas privadas se ha convertido últimamente en uno de los pilares en las organi-zaciones empresariales, pues nos permite observar con claridad la eficiencia y la eficacia de las operaciones,y la confiabililidad de los registros y el cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones aplicables.

El control interno se sustenta en la independecia entre las unidades operativas, en el reconocimientoefectivo de la necesidad de contar con un control interno y la fijación de responsabilidades. Sólo asipodrá tener éxito.

En consecuencia podríamos decir que el control interno es de vital importancia, ya que promueve laeficiencia y asegura la efectividad y, sobre todo, previene que se violen las normas y los principioscontables.

Palabras clave: Evaluación, Independencia, eficiencia y eficacia, información financiera, responsabili-dad, control, ética.

INTRODUCCIÓN

La preocupación que existe sobre las em-presas privadas es el manejo del control in-terno, últimamente se ha podido ver gran can-tidad de grandes y medianas empresas que dela noche a la mañana ya no lo eran. Algunasempresas quebradas, otras en reestructuracióny otras declaradas como insolventes. Frente aestos hechos las interrogantes que nos plan-teamos es si acaso los hechos mencionadosno son previsibles, si los estados financierosno son un parámetro de medición o es que elpatrimonio se puede observar y desaparecerde la noche a la mañana y las empresas pue-den decir hasta aquí llegamos; y además, dón-de quedan las auditorías externas con dictá-menes limpios o salvedades.

Cuando uno analiza esta problemática sepiensa en la importancia que tiene el controlinterno a efectos de que pueda permitir quela empresa subsista y desarrolle. Como ejem-

plo tenemos las quiebras del Banco de la Re-pública, Banco Nuevo Mundo, los grandesconsorcios de empresas papeleras, empresasconstructoras, etc.

Los que pagan por la deficiencia de con-trol no son los accionistas porque generalmen-te ellos ya recuperaron su capital, quienes lle-van la peor parte son los trabajadores y el Esta-do, porque las empresas al quebrar, tambiénse llevan los tributos del IGV y la renta.

Ahora vamos a definir lo que es El Con-trol Interno. Ése tiene como función primor-dial evaluar en forma independiente la eficien-cia, eficacia, economía y equidad de las opera-ciones contables financieras, administrativas,de gestión de otra naturaleza de la entidad.

Es un proceso que lleva a cabo la gerenciade una organización y que debe estar diseñadopara dar una seguridad razonable, en relacióncon el logro de los objetivos previamente es-tablecidos en los siguientes aspectos básicos:

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Objetivos del control interno

Los objetivos del Control Interno debenlograr:1. La obtención de la información financiera

oportuna, confiable y suficiente como he-rramienta útil para la gestión y el control.

2. Promover la obtención de la informacióntécnica y otro tipo de información no fi-nanciera para utilizarlas como elementoútil para la gestión y el control.

3. Procurar adecuadas medidas para la pro-tección, uso y conservación de los recur-sos financieros, materiales, técnicos y cual-quier otro recurso de propiedad de la en-tidad.

4. Promover la eficiencia organizacional dela entidad para el logro de sus objetivos ymisión.

5. Asegurar que todas las accionesinstitucionales en la entidad se desarrollenen el marco de las normas constituciona-les, legales y reglamentarias.

6. Idoneidad y eficiencia del recurso humano.7. Crear conciencia de control.

ElementosLos elementos del control interno son:

1. Plan de organización

Aún cuando no existe un solo conceptopara definir organización, se entiende que ellase refiere a una estructura formalizada me-diante la cual se identifican y grafican activi-dades y funciones, se determinan los cargos ylas correspondientes líneas de autoridad, res-ponsabilidad y coordinación. La organizaciónproporciona el armazón que define las acti-vidades que serán planeadas, ejecutadas, con-troladas y monitoreadas.

El organigrama describe la estructura for-mal de la entidad. Involucra por lo tanto:

• Determinación de funciones y activida-des fundamentales para cumplir con losfines de la entidad.

• Integración de las funciones y actividadesen unidades orgánicas.

• La jerarquización de la autoridad de ma-nera que los grupos o individuos separa-dos por la división de funciones en el tra-bajo actúen coordinadamente yenmarcados en claras líneas de responsa-bilidad.

• Identificación de áreas clave y líneas de in-formación.

Un plan de organización adecuado se sus-tenta principalmente en lo siguiente:• Independencia entre unidades operativas,

sin que esto signifique ruptura de los ca-nales de comunicación.

• Efectividad y eficiencia de las operaciones.• Confiabilidad de los reportes financieros.• Cumplimiento de leyes, normas y regu-

laciones aplicables.

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• Reconocimiento de la necesidad de unaefectiva segregación de funciones (opera-ción, registro y custodia).

• Fijación de líneas de responsabilidad y de-legación de autoridad apropiadas.

Algunos factores a considerar para eva-luar el plan de organización institucional seresumen a continuación:• La estructura organizacional debe ser lo

más simple posible.• Las responsabilidades funcionales deben

segregarse con el fin de que una sola per-sona no controle todas las etapas relacio-nadas con una operación.

• Cada funcionario debe estar facultadopara tomar decisiones y cumplir efectiva-mente con sus atribuciones con lo cual seevitan atrasos o inercia en la entidad.

• La responsabilidad de cada persona debeestar definida en forma precisa para queno pueda ser evadida o excedida en su ejer-cicio. La delimitación de responsabilidadpermite evitar transferir las deficienciasincurridas a otras personas por inacción oacción inapropiada.

• Un funcionario que asigna funciones y de-lega autoridad a sus subordinados debeimplementar mecanismos adecuados decontrol, con el fin de determinar si las ta-reas asignadas vienen cumpliéndose satis-factoriamente.

• Los empleados a quienes se les ha delegadoautoridad están obligados a operar segúnlos términos del encargo, debiendo con-sultar a su superior en casos de excepción.

• Toda persona está obligada a informar asu superior por la manera en que cumpliócon sus tareas y por los resultados obteni-dos en relación con lo que debió lograrse.

• La entidad debe ser tan flexible como parapermitir una adecuada sincronización conlos cambios en su estructuraorganizacional, a consecuencia de cambios

en los planes, políticas y objetivos de lasoperaciones.

• Los organigramas o manuales de funcio-nes son muy útiles para la comprensión dela organización de una entidad, sus líneasde autoridad y asignación de funciones yresponsabilidades; evitándose la duplicidadde funciones o el conflicto al asignarlas.

2. Planeamiento de actividades

El planeamiento de actividades se orien-ta a determinar las necesidades de la entidaden cuanto a recursos financieros y humanos.

Al elaborar sus planes y proyectos la enti-dad debe considerar los aspectos siguientes:• Los fondos autorizados y las limitaciones

y restricciones.• La necesidad de llevar a cabo todos los

programas y proyectos y operaciones, deacuerdo a criterios de eficiencia y economía.

• La necesidad de cautelar que todos los re-cursos asignados sean utilizados en formacorrecta y para los fines para los que fue-ron autorizados.

3. Política

Se puede definir política como la decla-ración general que guía el pensamiento du-rante la toma de decisiones. La política es unalínea de conducta predeterminada que se apli-ca en una entidad para llevar a cabo todas lasactividades, incluyendo aquellas no previstas.La política puede clasificarse en:

•• Política generalSe establece para todas las entidades y paraun caso específico. Generalmente se ori-gina fuera de la entidad, como las leyes ylos reglamentos directivas de sistemas ad-ministrativos.

•• Política específicaEs establecida por las altas direcciones de cadaentidad y afectan a ésta en su totalidad.

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•• Política para unidadesSon aquellas establecidas en operatividad.Los niveles más bajos y su aplicación estálimitada a las unidades operativas dentrode una misma entidad.

Los siguientes criterios son aplicables a lapolítica de cada entidad:

•• Establecer la política por escrito y organi-zarla en forma sistemática en guías o ma-nuales, según los casos, para permitir efec-tuar las actividades autorizadas en formaefectiva, eficiente y económica, así comoproporcionar seguridad razonable de quelos recursos se encuentran debidamenteprotegidos.

•• Comunicar la política a todos los funcio-narios y empleados de la entidad cuyasobligaciones contribuyan al logro de susobjetivos.

•• Elabora la política en concordancia con lanormatividad correspondiente y ser cohe-rente con la política general dictada.

•• Revisar la política en forma periódica de-bido al cambio de circunstancias, cuandose considere necesario.

4. Procedimientos operativos

Son los métodos utilizados para efectuarlas actividades de acuerdo con las políticas es-tablecidas. También son series cronológicasde acciones requeridas, guías para la acciónque detallan la forma exacta en que debenrealizarse ciertas actividades. Existe relacióndirecta entre los procedimientos y las políti-cas. Una política aplicada por toda entidad esconceder a su personal vacaciones, los proce-dimientos establecidos por el Área de Perso-nal para poner en práctica esa política debenpermitir programar las vacaciones para evitarinterrupciones en el ritmo de trabajo y llevarregistros apropiados para asegurar que cadaempleado disfrute de sus vacaciones.

Los mismos criterios a considerar para elestablecimiento de la política de la entidadson aplicables a los procedimientos:• Para promover la eficiencia y economía

en las operaciones, los procedimientosaprobados deben ser simples y del menorcosto posible. Para las operaciones que noson mecánicas en su ejecución, los proce-dimientos deben permitir el uso del crite-rio en situaciones fuera de lo común.

• Para reducir la posibilidad de errores e irre-gularidades, los procedimientos deben es-tar coordinados de manera que el trabajorealizado por un empleado sea revisado porotro, en forma independiente de sus pro-pias obligaciones funcionales.

• Debe existir un programa adecuado derevisión periódica y mejora continua delos procedimientos aprobados.

5. Personal

La operatividad del sistema de controlinterno no depende exclusivamente del dise-ño apropiado del plan de organización, polí-ticas y procedimientos, sino también de laselección de funcionarios con habilidad y ex-periencia y de empleados capaces de poderejecutar sin dificultad los procedimientos es-tablecidos por la administración.

Los elementos a considerar en el controldel personal son:

•• Entrenamiento continuo

Cuanto mejores sean los programas de ca-pacitación, más apto será el personal. Estopermitirá la identificación clara de las fun-ciones y responsabilidades de cada emplea-do y reducirá la ineficiencia y el desperdicio.

•• Eficiencia

Después de la capacitación, la eficienciadependerá del juicio personal aplicado acada actividad. El interés de la adminis-tración por medir y alentar la eficiencia

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constituyen una forma de contribuir al lo-gro de los objetivos del control interno.

•• Integridad y ética

Constituye una de las columnas principa-les en que descansa la estructura del con-trol interno.

•• Retribución

Es un factor importante a considerar, dadoque el personal que es compensado ade-cuadamente está dispuesto a lograr losobjetivos de la entidad con entusiasmo y con-centrar su atención en prestar con más efi-ciencia sus funciones y responsabilidades.

6. Sistema contable e informaciónfinanciera

El sistema contable está constituido porlos métodos y registros establecidos por laentidad para identificar, reunir, analizar, cla-sificar, registrar e informar sobre las transac-ciones realizadas en un período determina-do. El sistema contable es un elemento im-portante del control financiero institucionalal proporcionar la información financiera ne-cesaria a fin de evaluar razonablemente lasoperaciones ejecutadas.

La presentación de reportes internos en todaentidad es necesaria para brindar a los funciona-rios responsables una información confiable yactual sobre lo que está ocurriendo en realidaden cuanto al avance y progreso en el logro delos objetivos y metas establecidas. Tal informa-ción constituye la base fundamental del con-trol gerencial en cualquier entidad.

Para presentar información a los nivelesde decisión de la entidad deben considerarse,entre otros, los criterios siguientes:• Los reportes deben elaborarse en forma

simple y estar relacionados con la natura-leza del asunto, no debe incluirse infor-mación irrelevante para conocimiento de

los funcionarios que lo soliciten comosoporte para la toma de decisiones.

• La información financiera debe elaborar-se de acuerdo con las atribuciones y res-ponsabilidades de los funcionarios.

• Los funcionarios y empleados deben so-lamente reportar sobre asuntos de su ex-clusividad, competencia y funcional.

• Debe comprenderse el costo/beneficio re-sultante de la recopilación de datos y laelaboración de reportes con valor signifi-cativo.Cuando sea posible, los reportes de avan-ce y desempeño deben mostrar compara-ciones referidas a:

− Normas establecidas sobre costos, canti-dad y logros obtenidos.

− Partidas presupuestarias autorizadas y eje-cutadas.

− Información sobre el desempeño en elperiodo anterior.

7. Sistema de control interno

El sistema de control interno es el con-junto de todos los elementos en donde loprincipal son las personas, los sistemas deinformación, la supervisión y los procedi-mientos.

El sistema de control interno es de vitalimportancia, ya que promueve la eficiencia,asegura la efectividad, previene que se violenlas normas y los principios contables de ge-neral aceptación. Los directivos de las orga-nizaciones deben crear un ambiente de con-trol, un conjunto de procedimientos de con-trol directo y las limitaciones del control in-terno.

La NIA 400 en el numeral 8 nos indicaque el sistema del control interno significaque todas las políticas y procedimientos (con-troles internos) adoptados por la gerencia de

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una entidad para el logro de los objetivos dela gerencia deben asegurar, hasta donde seafactible, la ordenada y eficiente conducciónde su negocio, incluyendo la adherencia a laspolíticas de la gerencia, la salvaguarda de ac-tivos, la prevención y determinación de frau-des y errores, la exactitud e integridad de losregistros contables y la oportuna preparaciónde información financiera confiable. El sis-tema de control interno se extiende más alláde aquellos aspectos que se relacionan di-rectamente con las funciones del sistema con-table.

En esta misma NIA, en el numeral 7, sis-tema contable significa la serie de tareas y re-gistros de una entidad por medio de las cua-les las transacciones son procesadas con elpropósito de mantener registros financieros.Dicho sistema identifica, compila, analiza,calcula, clasifica, registra, sumariza y reportatransacciones y otros eventos.

ORGANIZACIONAL NIVELES DE AUDITORÍA Y

RESPONSABILIDAD

8. Procedimientos del control interno

El procedimiento del control interno enla NIA 400, en el numeral 8 letra b), definecomo procedimiento de control «a aquellaspolíticas y procedimientos adicionales alambiente de control que la gerencia ha esta-blecido para lograr los objetivos específicosde la entidad». Los procedimientos específi-cos de control incluyen:

• Reporte, revisión y aprobación de conci-liaciones.

• Revisión de la exactitud aritmética de losregistros.

• Control de las aplicaciones y el ambientedel sistema de informacióncomputarizado, por ejemplo, para estable-cer controles sobre:- Cambio a los programas de cómputo.- Acceso a los archivos de dato.- Mantener y revisar las cuentas de con-

trol y balance de comprobación.

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• Prácticas de autocontrol.• Definición de metas y objetivos claros.• Hacer que el personal sepa por qué hace

las cosas.

Algunos procedimientos de control in-terno en una empresa son:• Arqueos periódicos de caja para verificar

que las transacciones hechas sean las co-rrectas.

• Control de asistencia de los trabajadores.• Al adquirir responsabilidad con terceros,

éstas se hagan solamente por personas au-torizadas, teniendo también un funda-mento lógico.

• Delimitar funciones y responsabilidadesen todos los estamentos de la entidad.

• Hacer un conteo físico de los activos queen realidad existen en la empresa y cote-jarlos con los que están registrados en loslibros de contabilidad.

• Analizar si las personas que realizan trabajosdentro y fuera de la compañía los realizanadecuadamente y de una manera eficaz.

• Tener una numeración de los compro-bantes de contabilidad en forma conse-cutiva y de fácil manejo para las perso-nas encargadas de obtener informaciónde estos.

• Controlar el acceso de personas no auto-rizadas a los diferentes departamentos dela empresa.

• Verificar que se están cumpliendo contodas las normas tributarias, fiscales yciviles.

• Analizar si los rendimientos financieros einversiones hechas están dando los resul-tados esperados.

9. Limitaciones inherentes del controlinterno

Los sistemas del control interno y conta-ble no pueden proporcionar a la gerencia evi-dencias concluyentes de que los objetivos son

- Aprobación y control de documentos.- Comparación de datos internos con in-

formación de fuentes externas.- Comparación de los recursos de los re-

sultados de los arqueos de efectivo yvalores y la toma de inventario con losregistros contables.

- Limitar el acceso físico directivo de losactivos y registros.

- Comparación y análisis de los estadosfinancieros con los montos presupues-tados.

Los procedimientos para mantener unbuen control interno son:

• Delimitación de responsabilidades.• Delimitación de autorizaciones generales

y específicas.• Segregación de funciones de carácter in-

compatible.• Prácticas sanas en el desarrollo del

ejercicio.• División del procesamiento de cada tran-

sacción.• Selección de funcionarios idóneos, hábi-

les, capaces y de moralidad.• Rotación de deberes.• Pólizas.• Instrucciones por escrito.• Cuentas de control.• Evaluación de sistemas computarizados.• Documentos prenumerados.• Evitar uso de efectivo.• Uso mínimo de cuentas bancarias.• Depósito inmediato e intacto de fondos.• Orden y aseo.• Identificación de puntos clave de control

en cada actividad, proceso o ciclo.• Gráficas de control.• Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.• Actualización de medidas de seguridad.• Registro adecuado de toda la información.• Conservación de documentos.• Uso de indicadores.

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alcanzados debido a sus limitaciones inheren-tes. Tales limitaciones incluyen:• Requerimiento anual de la gerencia de que

el costo de implantación de un controlinterno no exceda los beneficios que seesperan de él.

• Muchos de los controles internos tiendenmás a ser dirigidos a transacciones rutina-rias que a transacciones no rutinarias.

• El potencial de ocurrencia de error humanodebido a negligencia, distracción, errores dejuicio y no entendimiento de instrucciones.

• La posibilidad de eludir el control inter-no a través de la colusión de un miembrode la gerencia o de un empleado con ter-ceros fuera o dentro de la empresa.

• La posibilidad de que una persona respon-sable de ejercer un control interno puedaabusar de esa responsabilidad, por ejem-plo: un miembro de la gerencia eludien-do un control interno.

• La posibilidad que los procedimientospuedan ser inapropiados debido a cam-bios en las condiciones ya que el cumpli-miento con los procedimientos puedendeteriorarse.

CONCLUSIONES

Considerando la importancia del controlInterno en el manejo empresarial y el cono-cimiento de las personas para conseguir laoptimización en los resultados del manejo delas operaciones es necesario:• Definir el rol que juega el Control Inter-

no en las empresas.• La capacitación del personal para que no

vulneren las normas de Control Interno.• Mantener siempre una adecuada delimi-

tación de funciones a través de un organi-grama funcional y que guarde coherenciacon el Manual de Funciones.

• Que el flujograma de los documentos vayaen relación al proyecto de desarrollo em-

presarial y el cumplimiento de las metas yobjetivos.

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