control interno código: -05 informe de auditoria...

ALCALDIA DE LOS PATIOS

CONTROL INTERNO Código: FCI02-05

INFORME DE AUDITORIA INTERNA Versión: 01

PROCEDIMIENTO Aprobación : 16/06/09

Correo: [email protected] Teléfono: 5806659

AUDITORIA INTERNA SECRETARIA GENERAL PROCESO: CONTRATACION

Objetivo de la auditoria: Verificar el cumplimiento y aplicación del manual y

normas de contratación vigentes, en el proceso contractual que adelanta la Secretaria General.

Alcance de la auditoria: Revisión período comprendido del 01 de enero al 31 de

diciembre de 2013. Fecha programada: Mayo 5 de 2014 Actividades desarrolladas:

1. Reunión de inicio con la Secretaria General, Dra. NELLY C. FUENTES 2. Solicitud de la información 3. Análisis y evaluación de la información 4. Conclusiones 5. Recomendaciones 6. Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento de la Dra. NELLY C. FUENTES, Secretaria General, el objetivo de la misma.

2. Se solicitó para la revisión los siguientes contratos:

Contrato de prestación de servicios profesionales No.004-2013

Contrato de suministro No.002-2013

Contrato de prestación de servicios No.006-2013

Contrato de prestación de servicios No. 079/2013 (Selección abreviada menor cuantía)






3. Análisis y evaluación de los contratos solicitados, teniendo en cuenta el manual y la normatividad vigente en materia de contratación:

Contrato de Prestación de Servicios No.004-2013 (Carpetas 2) Necesidad del servicio Análisis de conveniencia y oportunidad Aceptación de oferta Hoja de vida con sus anexos Certificado y registro presupuestal Concepto jurídico Pólizas y resolución de aprobación Acta de inicio Informes de actividades Informe de supervisión Pagos de seguridad social

Contrato de prestación de servicios No.006-2013 Necesidad del servicio Análisis de conveniencia y oportunidad Hoja de vida con sus anexos Certificado y registro presupuestal Concepto jurídico Pólizas y resolución de aprobación Acta de inicio Informes de actividades Informe de supervisión

Contrato de suministro No.002-2013 Análisis de conveniencia y oportunidad Propuesta con anexos RUT Cámara de comercio Experiencia Pago aportes parafiscales Acta conformación comité evaluador Evaluación jurídica, técnica y financiera Confirmación aceptación oferta Certificado y registro presupuestal Pólizas y resolución de aprobación Acta de inicio






Certificaciones de cumplimiento, relación de suministro

Contrato de Prestación de servicios No.079 de 2013 Análisis de conveniencia y oportunidad Aviso de convocatoria Hoja de vida con anexos RUT Cámara de comercio Acta conformación comité evaluador Evaluación jurídica, técnica y financiera Certificado y registro presupuestal Pólizas y resolución de aprobación Acta de inicio Recibido Factura Pagos parafiscales Informe de supervisión Acta de liquidación

4. Conclusiones:

Una vez analizada y revisadas las carpetas de contratos solicitados tenemos que:

El Contrato No. 004-2013 no tiene foliada la carpeta No.2, no posee acta de liquidación, se debe incluir en la minuta del contrato el nombre del funcionario que ejerce la supervisión del mismo.

El Contrato No.006-2013 no cuenta con acta de liquidación. El Contrato de suministro No.002-2013 no ha sido liquidado. El Contrato No.079 de 2013 no cuenta con estudio de precios y no

posee acta de liquidación. En general se cumple con el manual y normatividad legal vigente en

materia de contratación.

5. Recomendaciones:

Elaborar por parte de la Secretaria General el plan de mejoramiento que permita subsanar las deficiencias encontradas, al cual debe remitirse a la oficina de control interno en el término de quince (15) días hábiles, para hacer el respectivo seguimiento y verificar el cumplimiento de las acciones implementadas.






6. Firma Acta de Cierre

CARLOS ALBERTO OSORIO T. Jefe Oficina de Control Interno Auditor

NELLY CRISTELLA FUENTES D. Secretaria General






AUDITORIA INTERNA SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA PROCESO: CONTRATACION


normas de contratación vigentes, en el proceso contractual adelantado por la Secretaria de educación y cultura.



1. Reunión de inicio con la Auxiliar Administrativo, GLORIA MENDOZA, Delegada del Secretario de educación y cultura, quien se encuentra ejerciendo funciones propias del cargo fuera del Municipio.

2. Solicitud de la información 3. Análisis y evaluación de la información 4. Conclusiones 5. Recomendaciones 6. Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento de la funcionaria GLORIA MENDOZA, el objetivo de la misma.


Contrato de prestación de servicios No.087-2013

Contrato de compra No.025-2013


Orden de prestación de servicios No. 057/2013







Contrato de Prestación de Servicios No.087-2013 Necesidad del servicio Análisis de conveniencia y oportunidad Propuesta con anexos Acta comité evaluador Carta aceptación de oferta Evaluaciones técnica, financiera y jurídica Minuta de contrato Certificado y registro presupuestal Concepto jurídico Pólizas y resolución de aprobación Acta de inicio Constancia de publicación en el portal de contratación Certificaciones de cumplimiento Informe de supervisión Pagos parafiscales Anexos fotográficos Acta de liquidación Carpeta foliada

Contrato de compra No.025-2013 Análisis de conveniencia y oportunidad Aviso de convocatoria pública Ficha técnica Pre-pliego de condiciones Resolución apertura de proceso de selección Pliego de condiciones Propuesta con anexos Resolución conformación comité evaluador Evaluaciones técnica, financiera y jurídica Resolución de adjudicación Minuta de contrato Certificado y registro presupuestal Concepto jurídico Pólizas y resolución de aprobación Acta de inicio Constancia de publicación en el portal de contratación Certificaciones de cumplimiento






Factura Acta de recibo de almacén Actas de entrega Anexos fotográficos Acta de liquidación Carpeta foliada

Contrato de compra No.006-2013 Análisis de conveniencia y oportunidad Aviso de convocatoria Pliego de condiciones Acta de entrega de propuestas y cierre del proceso Propuesta con anexos Resolución conformación comité evaluador Evaluaciones técnica, financiera y jurídica Resolución de adjudicación Minuta de contrato Certificado y registro presupuestal Concepto jurídico Pólizas y resolución de aprobación Acta de inicio Constancia de publicación en el portal de contratación Acta de recibo de almacén Actas de entrega Anexos fotográficos Certificaciones de cumplimiento Pagos parafiscales Informe de supervisión Acta de liquidación Comprobante de egreso Carpeta foliada

Orden de Prestación de servicios No.057 de 2013 Análisis de conveniencia y oportunidad Invitación a presentar propuesta Hoja de vida con anexos Minuta orden de prestación de servicios Certificado de disponibilidad y registro presupuestal Concepto jurídico Acta de inicio Informe de actividades






Pagos parafiscales Informe de supervisión Acta de liquidación

4. Conclusiones:


En la Orden de prestación de servicios No.057 de 2013 la declaración de bienes y rentas se encuentra sin fecha y firma por parte del interesado.

La Secretaria de educación cumple con el manual y normatividad legal vigente en materia de contratación.

5. Recomendaciones:

Requerir al contratista de la orden de prestación de servicios No.057 de 2013 para la firma de la declaración de bienes y rentas presentada.



GERSON JESUS RUIZ PEREZ Secretario de Educación y Cultura






AUDITORIA INTERNA SECRETARIA OBRAS PÚBLICAS E

INFRAESTRUCTURA PROCESO: CONTRATACION


normas de contratación vigentes, en el proceso contractual adelantado por la Secretaria de Obras Públicas e Infraestructura



1. Reunión de inicio con la Ing. LUZ MILEIDY JAIMES RODRIGUEZ – Secretaria de Obras Públicas


1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité

Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento de la Ing. LUZ MILEIDY JAIMES, el objetivo de la misma.


Contrato de Obra No.034-2013










Contrato de Obra No.034-2013 (En ejecución) Estudio de conveniencia y oportunidad Presupuesto y cantidades de obra Aviso de convocatoria pública Resolución de apertura selección abreviada Pliego de condiciones Formato de inscripción Acta de audiencia de aclaración de pliegos Acta de entrega de propuestas y cierre del proceso Propuesta con anexos Resolución de conformación comité evaluador Evaluaciones técnica, jurídica y financiera Constancia de publicación portal de contratación Audiencia pública de adjudicación Resolución de adjudicación Minuta del contrato Certificado y registro disponibilidad presupuestal Concepto jurídico Acta de inicio Pólizas y resolución de aprobación Acta de suspensión 01 Acta de reinicio 01 Acta de recibo parcial 01 Actas de comité de obra 01 y 02 Análisis de precios unitarios Informes de supervisión Pagos parafiscales Acta de suspensión 02 Acta de reinicio 02 Minuta contrato adicional 01 Acta de suspensión 03 Acta de reinicio 03

Contrato de Obra No.017-2013 Estudio de conveniencia y oportunidad Presupuesto y cantidades de obra Aviso de convocatoria pública Resolución de apertura selección abreviada Pliego de condiciones






Formato de inscripción Acta de audiencia de aclaración de pliegos Acta de entrega de propuestas y cierre del proceso Propuesta con anexos Resolución de conformación comité evaluador Evaluaciones técnica, jurídica y financiera Constancia de publicación portal de contratación Audiencia pública de adjudicación Resolución de adjudicación Minuta del contrato Certificado y registro disponibilidad presupuestal Concepto jurídico Acta de inicio Pólizas y resolución de aprobación Informe de obra Informe de supervisión Pago parafiscales Acta de liquidación

Contrato de Obra No.013-2013 Estudio de conveniencia y oportunidad Presupuesto y cantidades de obra Aviso de convocatoria pública Resolución de apertura selección abreviada Pliego de condiciones Acta de entrega de propuestas y cierre del proceso Propuesta con anexos Resolución de conformación comité evaluador Evaluaciones técnica, jurídica y financiera Constancia de publicación portal de contratación Audiencia pública de adjudicación Resolución de adjudicación Minuta del contrato Certificado y registro disponibilidad presupuestal Concepto jurídico Acta de inicio Pólizas y resolución de aprobación Informes de supervisión Minuta contrato adicional 01 Acta de recibo por parte de la comunidad Evidencia fotográfica Pago parafiscales






Acta de liquidación

Contrato de Obra No.031-2013 (En ejecución) Estudio de conveniencia y oportunidad Presupuesto y cantidades de obra Aviso de convocatoria pública Resolución de apertura selección abreviada Pliego de condiciones Acta de entrega de propuestas y cierre del proceso Propuesta con anexos Resolución de conformación comité evaluador Evaluaciones técnica, jurídica y financiera Constancia de publicación portal de contratación Audiencia pública de adjudicación Resolución de adjudicación Minuta del contrato Certificado y registro disponibilidad presupuestal Concepto jurídico Acta de inicio Acta de suspensión 01 Acta de reinicio 01 Acta de comité de obra Análisis de precios unitarios Informes de supervisión Pago de parafiscales Acta de suspensión 02 Acta de reinicio 02 Minuta contrato adicional 01 Actas de recibo parcial 01 y 02 Actas de comité de obra 01, 02 y 03

4. Conclusiones:


En el contrato de obra No.034-2013 las Resoluciones de aprobación de pólizas se encuentra sin formato y la carpeta sin foliar.






En el contrato de obra No.017-2013 la resolución de aprobación de pólizas se encuentra sin formato, la evaluación jurídica no tiene fecha y la carpeta no está foliada.

En el contrato de obra No.013-2013 Se encuentra sin formato la resolución de conformación del comité evaluador y la de aprobación de pólizas, la evaluación jurídica sin fecha, el concepto jurídico sin fecha y la carpeta sin foliar.

En el contrato 031-2013 la resolución de aprobación de pólizas sin formato.

5. Recomendaciones:

Elaborar por parte de la Secretaria de Obras e Infraestructura el plan de mejoramiento que permita subsanar las deficiencias encontradas, al cual debe remitirse a la oficina de control interno en el término de quince (15) días hábiles, para hacer el respectivo seguimiento y verificar el cumplimiento de las acciones implementadas.



LUZ MILEIDY JAIMES RODRIGUEZ Secretaria de Obras Públicas e Infraestructura






AUDITORIA INTERNA SECRETARIA GENERAL

PROCESO: GOBIERNO EN LINEA Objetivo de la auditoria: Potenciar los cambios que se han presentado en la

forma de operar de la entidad, aprovechando los avances de la tecnología para garantizar una mejor comunicación e interacción con la ciudadanía, que permita además la prestación de más y mejores servicios por parte de la Administración Municipal.

Alcance de la auditoria: Revisión período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013.

Fecha programada: Mayo 19 de 2014 Actividades desarrolladas:

1. Reunión de inicio con la Secretaria General, Dra. NELLY C. FUENTES 2. Solicitud de la información 3. Análisis y evaluación de la información 4. Conclusiones 5. Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento de la Dra. NELLY C. FUENTES, Secretaria General, el objetivo de la misma, quien delegó a la funcionaria RUBIELA ARCE PEÑARANDA, quien es la persona responsable y encargada del manejo de la página web del Municipio.






2. Información en Línea: La página web del Municipio de los Patios (www.lospagios.gov.co ) pone a disposición de la comunidad a través de sus 24 correos electrónicos, chat, Facebook, twitter, link de quejas y reclamos, el acceso de manera directa para interactuar con la administración Municipal.

Diariamente se actualiza la información y se publica la normatividad existente, presupuesto, decretos, actos administrativos, proyectos de acuerdo, acuerdos, los planes y programas, plan de acción, seguimientos, contratación, estructura organizacional; cumpliendo los requisitos de calidad, disponibilidad y accesibilidad.

3. El Comité de Gobierno en Línea se viene reuniendo periódicamente, tal y

como consta en las actas que reposan en la carpeta con sus evidencias.

4. Conclusiones:

Una vez revisada y analizada la calificación emitida por Gobierno en línea Nacional, tenemos como debilidad la seguridad de la información, haciéndose necesario tomar las medidas pertinentes para fortalecer dicho aspecto.

La Administración Municipal cuenta con los canales de consulta en línea que le permiten a los ciudadanos interactuar de manera ágil y oportuna con las diferentes dependencias de la administración Municipal.

La información en la página web se actualiza diariamente, lo cual

permite que la ciudadanía pueda consultar los eventos, programas y proyectos que se ejecutan.

5. Firma Acta de Cierre: Mayo 20 de 2014



http://www.lospagios.gov.co/






AUDITORIA INTERNA OFICINA DE ARCHIVO

PROCESO: SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Objetivo de la auditoria: Hacer seguimiento y evaluación que permita identificar el

buen uso y manejo de los documentos y el trámite de la correspondencia que maneja la oficina de archivo.



1. Reunión de inicio con el Sr. HERNANDO SUAREZ NOCUA 2. Solicitud de la información 3. Análisis y evaluación de la información 4. Conclusiones 5. Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento del Sr. HERNANDO SUAREZ NOCUA, Auxiliar administrativo adscrito a la Secretaria General, quien tiene a signado dentro de sus funciones el manejo del archivo y la correspondencia de la administración Municipal.

2. De conformidad con la Ley 594 de 2000 la gestión documental se considera

“el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad.






3. Durante la vigencia 2013 la oficina de archivo registro las siguientes cifras:

Total oficios enviados 12.622 Total oficios recibidos 9.246 Circulares enviadas 351 Citaciones inspección de policía 199

En la parte de quejas y reclamos:

Derechos de petición recibidos 638 Derechos de petición enviados 485 Tutelas recibidas 186 Quejas recibidas 29 Solicitudes virtuales 4 Tutelas enviadas 59 Quejas enviadas 34

La radicación de la correspondencia se maneja en una hoja Excel y su

digitación se realiza de manera manual.

Las copias de seguridad se realizan cada 15 0 20 días en USB, dependiendo del volumen de la información que se registre.

En el manejo del archivo histórico se cuenta con custodia y protección de

factores externos de la documentación correspondiente al 2008 hacia adelante.

Las tablas de retención documental se encuentran desactualizadas, se presentó una propuesta por parte de una particular al Sr. Alcalde Municipal, para la actualización de las tablas de retención documental, elaboración del proyecto de acuerdo para la creación de la unidad de correspondencia y la oficina de archivo.

El buzón de quejas y reclamos se encuentra funcionando en la sede del CAM, su apertura se hace mensual, pero los usuarios no hacen uso del mismo.

En la sede de la av. 10 con calle 29 no se encuentra en funcionamiento.






4. Conclusiones:

Apropiar los recursos necesarios dentro del Presupuesto de Rentas y Gastos del Municipio, para la actualización de las tablas de retención documental, la creación de la oficina de archivo y correspondencia, ya que actualmente se encuentran asignadas las funciones, pero la oficina no está creada como lo ordena la normatividad legal.

Poner en funcionamiento el buzón de quejas y reclamos ubicado en la sede de la av. 10 con calle 29.



HERNANDO SUAREZ NOCUA Auxiliar administrativo






AUDITORIA INTERNA SECRETARIA DE PLANEACION Y PROYECTOS

PROCESO: POLITICA DE ADMINSTRACION DEL RIESGO Objetivo de la auditoria: Hacer control y seguimiento a la política de

administración del riesgo de la administración Municipal.



1. Reunión de inicio con la Ing. ASTRID ALEJANDRA CAICEDO 2. Solicitud de la información 3. Análisis y evaluación de la información 4. Conclusiones 5. Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento de la Ing. ASTRID ALEJANDRA CAICEDO, Secretaria de Planeación y proyectos, el objetivo de la misma, quien delegó a la Dra. MARIALUZ VASQUEZ, Profesional Universitario, para suministrar la información pertinente.

2. En reunión del equipo MECI realizada el pasado 7 de mayo del año en curso, quedo plasmado dentro de los compromisos revisar el mapa de riesgos con el que cuenta la administración Municipal, y hacerlo llegar a las diferentes oficinas y dependencias para su actualización.






3. El mapa de riesgo existente se está aplicando en los diferentes procesos, quedando pendiente su actualización, teniendo en cuenta la guía para la administración del riesgo emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP - a finales del año 2011.

4. Conclusiones:

A través del representante del equipo MECI hacer llegar por parte de la Secretaria de Planeación y Proyectos el mapa de riesgos para su correspondiente actualización.



ASTRID ALEJANDRA CAICEDO Secretaria de Planeación y Proyectos






AUDITORIA INTERNA SECRETARIA DE CONTROL URBANO Y VIVIENDA

PROCESO: MECI Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION Objetivo de la auditoria: Hacer control y seguimiento a la política de seguridad de

la información y socialización boletines MECI de la Secretaria de Control Urbano y Vivienda


mayo de 2014 Fecha programada: Junio 3 de 2014 Actividades desarrolladas:

1. Reunión de inicio con el Ing. JOSEPH RAUL YECID CAPACHO 2. Solicitud de la información 3. Análisis y evaluación de la información 4. Conclusiones 5. Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento del Ing. JOSEPH RAUL YECID CAPACHO, Secretario de Control Urbano y Vivienda, el objetivo de la misma.

2. Se solicita la información correspondiente a:

Actas socialización boletines MECI Derechos de petición Copias de seguridad






3. La Secretaria de Control Urbano y Vivienda viene dando cumplimiento a las reuniones de socialización de los boletines MECI, tal y como consta en las actas soportes de las reuniones.

La relación de los Derechos de petición se lleva en hoja Excel, una vez ingresa la solicitud o requerimiento a la oficina, se relaciona en el sistema, se pasa al Jefe de la oficina quien direcciona al funcionario competente para su respuesta y se hace la entrega, se firma el recibido en el libro radicador y se lleva control de la fecha de vencimiento del mismo. Las copias de seguridad se realizan una vez al mes, por parte de los funcionarios que tienen a su cargo equipo de cómputo. Se viene dando aplicación al formato acta de inspección ocular FDT01-03.

4. Conclusiones:

Se socializan los boletines y se realiza la hora MECI. Se lleva un control de los derechos de petición recibidos y se está

pendiente de las fechas de vencimiento de los mismos. Se realizan copias de seguridad periódicamente en cada uno de los

equipos de la Secretaria.

5. Firma Acta de Cierre: Junio 4 de 2014


JOSEPH RAUL YECID CAPACHO Secretaria de Control Urbano y Vivienda






AUDITORIA INTERNA SECRETARIA DE GOBIERNO


la información y socialización boletines MECI de la Secretaria de Gobierno.



1 Reunión de inicio con el Dr. MIGUEL FRANCISCO NIÑO 2 Solicitud de la información 3 Análisis y evaluación de la información 4 Conclusiones 5 Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento del Dr. MIGUEL FRANCISCO NIÑO, Secretario de Gobierno, el objetivo de la misma.








3. La Secretaria de Gobierno viene dando cumplimiento a las reuniones de socialización de los boletines MECI, tal y como consta en las seis (6) actas de las reuniones realizadas.

La relación de los Derechos de petición se lleva en hoja Excel, una vez ingresa la solicitud o requerimiento a la oficina, se relaciona en el sistema y se pasa a la Jurídica contratada como apoyo de la oficina en estos temas. Las copias de seguridad se realizan cada dos meses en CD, por parte de los funcionarios que tienen a su cargo equipo de cómputo.

4. Conclusiones:

Se socializan los boletines y se realiza la hora MECI. Se lleva un control de los derechos de petición recibidos y se está

pendiente de las fechas de vencimiento de los mismos. Se realizan copias de seguridad periódicamente en cada uno de los

equipos de la Secretaria.



MIGUEL FRANCISCO NIÑO M. Secretario de Gobierno






AUDITORIA INTERNA SECRETARIA DE LA MUJER


la información y socialización boletines MECI de la Secretaria de la Mujer.



1. Reunión de inicio con la Dra. ELIANA MARCELA PORRAS LIENDO. 2. Solicitud de la información 3. Análisis y evaluación de la información 4. Conclusiones 5. Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento de la Dra. ELIANA MARCELA PORRAS LIENDO, Secretaria de la Mujer, el objetivo de la misma, quien delegó a la Sra. LAIDY ZULAY HERNANDEZ – Apoyo de la oficina, para atender de la visita.








3. La Secretaria de la Mujer viene dando cumplimiento a las reuniones de socialización de los boletines MECI, tal y como consta en las cinco (5) actas de las reuniones realizadas.

Durante el 2014 la oficina no ha recibido derechos de petición.

Las copias de seguridad se realizan cuatrimestralmente, en memoria USB.

4. Conclusiones:

Se socializan los boletines y se realiza la hora MECI.

La oficina viene dando cumplimiento a la seguridad de la información.



ELIANA MARCELA PORRAS LIENDO Secretaria de la Mujer






AUDITORIA INTERNA OFICINA FAMILIAS EN ACCION PROCESO: MECI Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION

Objetivo de la auditoria: Hacer control y seguimiento a la política de seguridad de

la información y socialización boletines MECI de la Oficina Familias en acción.



1. Reunión de inicio con el Dr. ARTURO ARDILA BARRERA 2. Solicitud de la información 3. Análisis y evaluación de la información 4. Conclusiones 5. Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento del Dr. ARTURO ARDILA BARRERA, Jefe Oficina familias en acción, el objetivo de la misma.








3. La Oficina de familias en acción viene dando cumplimiento a las reuniones de socialización de los boletines MECI, tal y como consta en las cinco (5) actas de las reuniones realizadas.

Durante el 2014 no se han recibido derechos de petición. En lo relacionado con la seguridad de la información, cada dos meses hacen las verificaciones en CD, y los formatos quedan escaneados en el programa.

4. Conclusiones:


La oficina cumple con lo estipulado para la seguridad de la información que se maneja en el sistema.



ARTURO ARDILA BARRERA Jefe Oficina Familias en acción






AUDITORIA INTERNA INSPECCION SUPERIOR DE POLICIA PROCESO: MECI Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION


la información y socialización boletines MECI de la Inspección superior de policía.



1. Reunión de inicio con la Dra. ALIX ESTHER TARSITANO LIDUEÑES 2. Solicitud de la información 3. Análisis y evaluación de la información 4. Conclusiones 5. Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento de la Dra. ALIX ESTHER TARSITANO LIDUEÑES, Inspectora Superior de Policía, el objetivo de la misma.








3. La Inspección Superior de Policía viene dando cumplimiento a las reuniones de socialización de los boletines MECI, tal y como consta en las cinco (5) actas de las reuniones realizadas.

El control de los Derechos de petición se lleva en hoja Excel, una vez ingresa la solicitud o requerimiento a la oficina, se relaciona en el sistema y se pasa a quien corresponde para su respuesta. Las copias de seguridad se realizan mensualmente en memoria USB, por parte de los funcionarios que tienen a su cargo equipo de cómputo.

4. Conclusiones:


Se lleva un control de los derechos de petición recibidos y se está

pendiente de las fechas de vencimiento de los mismos.

Se realizan copias de seguridad periódicamente en cada uno de los equipos de la Secretaria.



ALIX ESTHER TARSITANO L. Inspectora Superior de Policía






AUDITORIA INTERNA COMISARIA DE FAMILIA PROCESO: MECI Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION


la información y socialización boletines MECI de la Comisaria de Familia.



1. Reunión de inicio con la Dra. MARIA SMITH CARVAJAL LOPEZ 2. Solicitud de la información 3. Análisis y evaluación de la información 4. Conclusiones 5. Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento de la Dra. MARIA SMITH CARVAJAL, Comisaria de Familia, el objetivo de la misma.








3. La Comisaria de Familia viene dando cumplimiento a las reuniones de

socialización de los boletines MECI, tal y como consta en las cinco (5) actas de las reuniones realizadas.

El control de los Derechos de petición se lleva en hoja Excel, una vez ingresa la solicitud o requerimiento a la oficina, se relaciona en el sistema y se pasa a quien corresponde para su respuesta.

Las copias de seguridad se realizan mensualmente en memoria USB, por parte de los funcionarios que tienen a su cargo equipo de cómputo.

4. Conclusiones:


Se lleva un control de los derechos de petición recibidos y se está pendiente de las fechas de vencimiento de los mismos.

Se realizan copias de seguridad periódicamente en cada uno de los

equipos de la Oficina.



MARIA SMITH CARVAJAL L. Comisaria de Familia






AUDITORIA INTERNA OFICINA DEL SISBEN PROCESO: MECI Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION


la información y socialización boletines MECI de la Oficina del SISBEN.



1. Reunión de inicio con la Dra. SANDRA YADIRA MARQUEZ 2. Solicitud de la información 3. Análisis y evaluación de la información 4. Conclusiones 5. Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento de la Dra. SANDRA YADIRA MARQUEZ, Jefe de la Oficina, el objetivo de la misma.








3. La Oficina del SISBEN viene dando cumplimiento a las reuniones de

socialización de los boletines MECI, tal y como consta en las cinco (5) actas de las reuniones realizadas durante el 2014.

La relación de los Derechos de petición se lleva en hoja Excel, una vez ingresa la solicitud o requerimiento a la oficina, se relaciona en el sistema, se pasa al Jefe de la oficina para su respuesta y se lleva control de la fecha de vencimiento del mismo.

Las copias de seguridad de la base de datos se hace diariamente y cada ocho (8) días se saca copia en memoria USB.

4. Conclusiones:


Se lleva un control de los derechos de petición recibidos y se está pendiente de las fechas de vencimiento de los mismos.

Se maneja correctamente la seguridad de la información de la base

de datos.



SANDRA YADIRA MARQUEZ G. Jefe Oficina del SISBEN






AUDITORIA INTERNA OFICINA DE ALMACEN

PROCESO: CONTRATACION Objetivo de la auditoria: Verificar el cumplimiento y aplicación del manual y

normas de contratación vigentes, en el proceso contractual que adelanta la Secretaria General.


diciembre de 2013. Fecha programada: Julio 21 de 2014 Actividades desarrolladas:

1. Reunión de inicio con la Técnico de Almacén – MARIBEL RONCANCIO LIZARAZO.


1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento de la Dra. MARIBEL RONCANCIO L, Técnico de Almacén, el objetivo de la misma.


Contrato de suministro No.004-2013


Contrato de compra No. 001-2013

Contrato de compra No. 017-2013






3. Análisis y evaluación de los contratos solicitados, teniendo en cuenta el

manual y la normatividad vigente en materia de contratación:

Contrato de Prestación de Suministro No.004-2013 Contratista: Andrea Paola Puerto Carrillo Objeto: Suministro de elementos y/o implementos de aseo Valor: $15.636.400.00 Plazo: 15 días Certificado y registro presupuestal Minuta del contrato Estudio de precios Cotizaciones Acta de recibo Factura

Contrato de Compra No.029-2013 Contratista: Alvaro Becerra Flórez Objeto: Adquisición de elementos para el fortalecimiento de las unidades productivas. Valor: $16.500.000.00 Plazo: 8 días Certificado y registro presupuestal Minuta del contrato Estudio de precios (sin formato) Cotizaciones Actas de entrega a la comunidad Evidencia fotográfica Factura

Contrato de Compra No.001-2013 Contratista: Proveeduría del Norte SA Objeto: Compra dotación equipo de oficina, cómputo y sonido como ayuda educativa a la institución sede llanitos. Valor: $15.900.000.00 Certificado y registro presupuestal Minuta del contrato Estudio de precios Cotizaciones






Acta de recibo Acta de entrega Evidencia fotográfica Factura

Contrato de Compra No.017-2013 Contratista: William Gaona Malpica Objeto: Compra de insumos y adecuaciones del terreno para el proyecto granja integral y fortalecimiento del vivero Valor: $12.000.000 Plazo: 8 días Certificado y registro presupuestal Minuta del contrato Acta comité de contratación ajuste del precio vr. $11.748.500 Modificaciones al registro presupuestal Contrato modificatorio No.01 (ajuste de precio) Cotizaciones Acta de entrega (sin formato) Evidencia fotográfica Factura

4. Conclusiones: Una vez analizada y revisadas las carpetas de contratos solicitados tenemos que:

El Contrato de compra No.029-2013 se encuentra sin formato el estudio de precios, el cual se implementó a partir del 2014, según lo manifestado por la Almacenista.

En el con trato de compra No.017-2013 el acta de entrega se encuentra sin formato-

En general se cumple con el manual y normatividad legal vigente en materia de contratación.






5. Firma Acta de Cierre: Julio 22 de 2014


MARIBEL RONCANCIO LIZARAZO Técnico Almacén






AUDITORIA INTERNA SECRETARIA GENERAL

PROCESO: RECURSO HUMANO Objetivo de la auditoria: Verificar el cumplimiento y aplicación de los elementos

que le permiten a la entidad crear conciencia de control y un adecuado desarrollo del talento humano, influyendo de manera profunda en su planificación, gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, a cargo de la Secretaría General quien cumple funciones de Jefe de Talento Humano.


Fecha programada: Julio 28 de 2014 Actividades desarrolladas:

1. Reunión de inicio con la Secretaria General, Dra. NELLY C. FUENTES 2. Solicitud de la información 3. Análisis y evaluación de la información 4. Conclusiones 5. Recomendaciones 6. Firma de acta de cierre

1. Dando cumplimiento al Cronograma de auditorías aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno, se realizó la presentación respectiva y se puso en conocimiento de la Dra. NELLY C. FUENTES, Secretaria General, el objetivo de la misma.


Hoja de vida 3 funcionarios del nivel Directivo Evaluación de desempeño funcionarios inscritos en carrera

administrativa. Programa de capacitación y bienestar social Manual de funciones Código de ética






3. Análisis de la información solicitada:

Hojas de vida funcionarios del nivel Directivo: MIGUEL FRANCISCO NIÑO – Secretario de Gobierno

Formato único hoja de vida Anexos hoja de vida Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado fiscal Certificado judicial Certificado médico salud ocupacional Declaración de bienes y rentas 2013 Declaración juramentada alimentos Decreto de nombramiento Acta de posesión Afiliación ARL Afiliación pensiones y cesantías Afiliación a salud

MANUEL F. OMAÑA RAMIREZ – Secretario de Desarrollo Económico

Formato único hoja de vida Anexos hoja de vida RUT Copia libreta militar Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado fiscal Certificado judicial Certificado médico salud ocupacional Declaración de bienes y rentas 2011 Declaración juramentada alimentos Decreto de nombramiento Acta de posesión Afiliación ARL Afiliación pensiones y cesantías Afiliación a salud

NELLY C. FUENTES DURAN – Secretaria General

Formato único hoja de vida Anexos hoja de vida Certificado de antecedentes disciplinarios






Certificado fiscal Certificado judicial Certificado médico salud ocupacional Declaración de bienes y rentas 2014 Decreto de nombramiento Acta de posesión Afiliación ARL Afiliación pensiones y cesantías Afiliación a salud

Evaluación de desempeño funcionarios inscritos en carrera administrativa

NOMBRE CARGO PUNT. CALIF.

Pedro Antonio Maldonado Técnico administrat. 95 Sobresaliente

Ciro Alfonso Durán Técnico administrat. 96 Sobresaliente

Rubiela Arce Peñaranda Técnico administrat. 97 Sobresaliente

Ana Margarita Herrera Operaria 95 Sobresaliente

Jairo Márquez Márquez Técnico admnistrat. 98 Sobresaliente

Luz Carmenza Rodríguez Profesional Univ. 97 Sobresaliente

Luz Marina Bohórquez Profesional Univ. 97 Sobresaliente

Diana Mileidy Cortés Aux. administrativo 95 Sobresaliente

Gloria Inés Arias Aux. administrativo 95 Sobresaliente

Jackeline Gamboa G. Profesional Univ. 96 Sobresaliente

Yolanda Verdugo Meza Técnico administat. 98 Sobresaliente

Patricia Torres Operaria 92 Sobresaliente

Rosalbina Zúñiga M. Técnico administrat. 98 Sobresaliente

Hernando Suárez Nocua Aux. administrativo 94 Sobresaliente

Se cuenta con manual de funciones, código de ética, programa de capacitación y bienestar social para los funcionarios de la administración municipal.

4. Conclusiones:

Una vez analizada la información suministrada tenemos que:

La carpeta del funcionario MANUEL F. OMAÑA, no posee las

declaraciones de bienes y rentas de los años 2012 y 2013. Anualmente debe actualizarse por parte de cada funcionario dicha declaración, la cual debe reposar en la carpeta de la hoja de vida correspondiente.






Las evaluaciones de desempeño de los funcionarios: Rubiela Arce, Ana Margarita Herrera, Jairo Márquez y Patricia Torres, no cuentan con las firmas completas.

Falta la evaluación de desempeño de los siguientes funcionarios: María Elena Sánchez Griselda Rincón Nubia Esperanza Peña Jorge Gabriel Maldonado María Smith Carvajal Johan Jesús Lizcano Iván Lozano Barragán Nohora Yamile Coronel

5. Recomendaciones:

Elaborar por parte de la Secretaria General el plan de mejoramiento

que permita subsanar las deficiencias encontradas, al cual debe remitirse a la oficina de control interno en el término de quince (15) días hábiles, para hacer el respectivo seguimiento y verificar el cumplimiento de las acciones implementadas.

6. Firma Acta de Cierre: Julio 29 de 2014



control interno código: -05 informe de auditoria...

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