control interno cartera

CONTABILIDAD II INSTRUCTOR: Hernando Volverás Quintero

NORMAS SOBRE DEUDORES

Los deudores representan derechos a reclamar en efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a crédito.Las cuentas por cobrar a clientes, empleados, vinculados económicos, propietarios, directores, las relativas a impuestos, las originadas en transacciones efectuadas fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes, se deben registrar por separado.Al menos al cierre del periodo debe evaluarse técnicamente la recuperabilidad y reconocer las contingencias de pérdida de su valor.Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico, normas especiales pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúen a su valor presente.

Entre las cuentas deudoras que generalmente se utilizan encontramos1305 Clientes1310 Cuentas Corrientes Comerciales1320 Cuentas por Cobrar a Vinculados1325 Cuentas por Cobrar a Socios y Accionistas1330 Anticipo y Avances1345 Ingresos por Cobrar1355 Anticipo de Impuestos y Contribuciones1365 Cuentas por Cobrar a Trabajadores1399 Provisiones clientes

CLIENTESEn las transacciones originadas por una venta, pueden presentarse las dos siguientes situaciones:

Cancelación en el momento de la transacción o pago en efectivoCancelación posterior o pago futuro por parte comprador.

El compromiso de ingreso futuro o ventas a crédito crean una obligación por parte del deudor a favor de la empresa. Esta obligación puede ser respaldada por una factura, lo que origina un derecho de cobrar.

CONTROL INTERNO

El control interno de cartera, cuentas por cobrar y documentos por cobrar es similar. Debe tenerse en cuenta al menos los siguientes aspectos:

Asignar personas diferentes para la revisión de los pedidos a crédito y la facturación de los mismos.

Aprobar los créditos por parte de la persona autorizada, teniendo en cuenta las políticas de crédito establecidas, las características éticas y económicas del candidato al crédito, etc.

Comprobar que si los despachos que van a efectuarse tienen aprobado el respectivo crédito.

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Verificar en la facturación, cantidad precio, descuentos otorgados en relación con el crédito autorizado.

Constituir una unidad de cobranzas separada del proceso de concesión de créditos.Informar a los clientes periódicamente y por escrito, sobre los saldos autorizados de la cartera.

CUENTAS INCOBRABLES

Normalmente los negocios que otorgan crédito esperan que el deudor cumpla oportunamente los compromisos de pago. Para ello el departamento de crédito ha realizado un exhaustivo estudio sobre la capacidad de pago, uso del crédito en el mercado, solvencia económica y moral. Esto con el fin de eliminar posibilidades de pérdidas de cartera.

A pesar de todo lo anterior algunas de las cuentas son irrecuperables, por factores tales como muerte del deudor, insolvencia, quiebra o declaración expresa de no pago. El riesgo de pérdida es asumida en parte por la empresa y parte se traslada como una deducción a los costos y gastos en el estado de resultado, con el fin de disminuir el efecto tributario sobre la renta.

METODOS PARA CONTABILIZAR LAS CUENTAS INCOBRABLES

Las ventas a crédito normalmente producen cuentas que por una u otra razón no pueden recuperarse. El fisco reconoce esta pérdida al permitir el aumento de los gastos operacionales en el estado de resultado, por el valor de las cuentas que a consideración del estatuto no sean recuperables. La cartera pérdida se clasifica en el estado de resultado como un gasto administración o de venta si la pérdida está correlacionada con la incapacidad de cobro administrativo o con la colocación de créditos fáciles por parte del departamento de ventas:

Existen dos métodos para contabilizar las cuentas incobrables: Anulación directa Provisión para deudas malas

Anulación Directa: El procedimiento consiste en acreditar la cuenta por cobrar por el valor de la cuenta incobrable y debitar la cuenta de gastos deudas malas por idéntica cantidad.Aunque este método es más sencillo y de fácil manejo , no ofrece información para la toma de decisiones por cuanto al invertir la cuenta por cobrar clientes, se elimina la porción de la cuenta por cobrar que se pierde, sin que quede rastro contable para determinar el monto de las cuentas malas en un periodo determinado.

Provisión para deudas malas: Consiste en estimar la porción de cartera que se perderá en un periodo dado, mediante un análisis de vencimiento en el momento de cierre de libros, teniendo en cuenta las regulaciones de reconocimiento por pérdidas de cuentas por parte del estado.

El diagnostico supone que las cuentas por cobrar más antiguas presentan mayor riesgos de pérdida y por ello la dirección asigna un mayor porcentaje de probabilidad de pérdida.



Posteriormente con base en el calculo anterior procede a realizar el asiento de ajuste utilizando la contra cuenta del activo, denomina provisión para deudas malas.Aunque en este método el cálculo y aplicación del asiento de ajuste es mas complejo, tiene la ventaja de eliminar el inconveniente que presenta el método de anulación directa ya que existe una cuenta que expresamente informa sobre el crecimiento de las deudas perdidas entre dos periodos consecutivos.

Cobro de cuentas incobrables

Algunas cuentas que se han cancelado por considerarse como incobrables pueden ser pagadas posteriormente por el deudor, de manera total o parcial. Como las cuentas incobrables se han descargado de cartera, no aparece en la información del Balance General puesto que su valor se ha dado de baja como cuenta mala. Para reincorporar el pago debe hacerse el siguiente asiento:

Caja General $30.000Ingresos por recuperación de deudas malas $30.000

Normas Legales

Las siguientes son algunas de las normas legales para las cuentas por cobrar.Presentar la cartera en el Balance General por su valor de recuperación, o sea que no se incluya los intereses o cualquier otro concepto.

Deducir de las respectivas cuentas: Provisiones por deudas malas, devoluciones, descuentos condicionales

Llevar por separado cuentas y documentos por cobrar de: Clientes Empleados Vinculados económicos Socios y accionistas

Revelar las restricciones existentes que limiten la disponibilidad

Las cuentas por cobrar a largo plazo deben mostrarse por separado de los activos corrientes, indicando en nota a los estados financieros los valores recuperables.

BIBLIOGRAFIAwww.buenastareas.com


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