control interno - carlos arturo gallegos...

Direccin General de Operacin Regional y Contralora Social

Octubre 2008

CONTROL

INTERNO


INDICE

I. Importancia del Control Interno

II. Componentes y propuesta de normas de Control Interno

III.Beneficios y alcances de una estrategia de Control Interno

IV. Auto evaluacin mediante AMADEUS


I. Importancia del Control Interno (CI)


Control Interno Institucional

Proceso llevado a cabo por los Servidores Pblicos para:

Proporcionar seguridad razonable respecto al logro eficiente y efectivo de los objetivos y metas institucionales.

La obtencin de informacin confiable y oportuna.

El cumplimiento del marco jurdicocorrespondiente.


Objetivos del CI

1.Promover efectividad, eficiencia y economa en las operaciones, programas, proyectos y calidad de los servicios.

2.Medir eficacia en cumplimiento de objetivos institucionales y prevenir desviaciones.

3.Propiciar el cumplimiento del marco legal y normativo.


Importancia del CI

Con un adecuado control interno se obtiene:

Mejora en la transparencia y combate a la corrupcin.

Incremento de la efectividad y la eficiencia al aplicar los recursos pblicos.

Generacin de elementos para evaluar el proceso de planeacin, programacin, presupuestacin y ejecucin de programas en un ejercicio presupuestal.

Integracin del proceso de planificacin de proyectos y el proceso presupuestario.

Un enfoque centrado en controles preventivos, en detrimento de los detectivos o correctivos.


Implicaciones

CONTROL INTERNO

CALIDAD TOTAL

HACER BIEN LAS COSAS DESDE LA PRIMERA VEZ

RESULTADOS


Implicaciones (cont.)

Impactan en todos los aspectos de la institucin: personal, procesos y estructura.

Es un elemento que permea la institucin, no una caracterstica agregada a esta.

Incorpora los beneficios de una gestin adecuada.

Su xito o fracaso depende directamente de la atencin que reciba del personal.


Implicaciones (cont.)

Es ms efectivo cuando el personal y el entorno sincronizan esfuerzos.

Provee a la institucin de cierta comodidad, pero no le garantiza xito por si mismo.

Ayuda a la institucin a alcanzar su misin.


RELEVANCIA

Cuando los funcionarios de una institucin funcionan como un equipo de trabajo, son ellos quienes determinan que tan buena

ser la institucin para cumplir sus objetivos. Los controles internos son parte del trabajo diario, actividades que al final

del da ayudan a alcanzar el xito en nuestros objetivos


II. Componentes y propuesta de normas de Control Interno


AMBIENTE DE AMBIENTE DE CONTROLCONTROL

AMBIENTE DE

AMBIENTE DE

CONTROL

CONTROL

EVALUACIEVALUACINNDE RIESGOSDE RIESGOS

EVALUACI

EVALUACIN

N

DE

DE

RIESGOS

RIESGOS

ACTIVIDADESDE CONTROL

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

DE CONTROL

DE CONTROL

INFORMACI

INFORMACIN Y

N Y

COMUNICACI

COMUNICACI

NNINFO

RMACI

INFO

RMACINYY

COMUNICACI

COMUNICACINN

SUPERSUPERVISIVISINN

SUPER

SUPER

VISI

VISINN

Componentes


Normas Generales de Control Interno

Primera Norma: AMBIENTE DE CONTROL.

Segunda Norma: EVALUACIN DE RIESGOS.

Tercera Norma: ACTIVIDADES DE CONTROL.

Cuarta Norma: INFORMACIN Y COMUNICACIN.

Quinta Norma: SUPERVISIN.


AMBIENTE DE CONTROL

Es la atmosfera creada por el personal de la institucin.

Tiene una influencia decisiva en todas las decisiones y actividades de la institucin, sobretodo en la conciencia de control del personal.

Es la base de todos los otros componentes

SI EL PERSONAL NO CREA ESTE AMBIENTE, LOS CONTROLES

DIFICILMENTE SERN EFECTIVOS


Cmo crear un ambiente de control?

Orientando al personal cuando toma decisiones.

Educando sobre las reglas de conducta en las cuales opera la institucin.

Impulsando la integridad como valor institucional.

Por medio del estilo y filosofa directivos.

Determinando las competencias necesarias para desempear un puesto.

Impulsando la moral del equipo de trabajo.


Primera Norma: Ambiente de Control

Un ambiente de control apropiado, debe considerar los factores siguientes:

Compromiso: Actitud de los servidores pblicos que favorece la consecucin de la misin, visin, objetivos y metas institucionales.

Control Interno Institucional: conjunto de medios, mecanismos o procedimientos para conducir las actividades hacia el logro de los objetivos y metas institucionales.


Estructura organizacional: alineada a las disposiciones legales que establezcan las responsabilidades asignadas, evitando su dilucin y precisando la estructura base.

Manuales de Organizacin y Procedimientos:conforme a la estructura organizacional, las atribuciones y responsabilidades establecidas en las leyes y reglamentos que en cada caso sean aplicables.

Administracin de Recursos Humanos: perfiles apropiados de puestos, polticas y prcticas adecuadas de personal.

Integridad y Valores ticos: deben estar presentes en la ejecucin de las actividades de los servidores pblicos (legalidad, equidad, honradez, imparcialidad, justicia, transparencia).

Primera Norma: Ambiente de Control (cont.)


EVALUACIN DE RIESGOS

Los riesgos son eventos que amenazan el cumplimiento de los objetivos trazados.

Los riesgos se componen de factores (causas), impacto y probabilidad de ocurrencia, cuando se conjuntan la mayor incidencia de estos aspectos es muy posible que no se cumpla con el objetivo.

Los riesgos son internos y externos.


EVALUACIN DE RIESGOS

Criterio

PROBABILIDAD

ALTOBAJA

rea IIMnima

Relevancia

IMPACTOIMPACTOBAJO

ALTA

rea IVMayor

Relevancia

rea I Ninguna

Relevancia

rea IIIRelevancia Moderada


Qu hacer frente a los riesgos?

Cursos de accin:

1. Aceptar el riesgo (no se establece CI)

2. Prevenir, reducir, administrar el riesgo (se establece/modifica CI)

3. Evitar el riesgo (no se realiza la funcin)


Segunda Norma: Evaluacin de Riesgos

Los factores fundamentales de la administracin de riesgos, son los siguientes:

A travs de la administracin de riesgos identificar y analizar aquellos que puedan afectar el logro de los objetivos y metas institucionales.

Proceso permanente, para identificar factores de riesgo, tanto internos como externos.

Considerar todas las transacciones significativas e incidencias de irregularidades.

Elaborar y/o actualizar mapas de riesgo, considerando: cambios en el entorno econmico y legal, en condiciones internas y externas, e incorporando objetivos nuevos o modificados.

1. Identificacin del riesgo:


Estimacin de la importancia del riesgo.

Evaluacin de probabilidad que se materialice.

Anlisis de gestin, es decir, medidas que conviene adoptar.

Clasificacin atendiendo importancia, en alto, medio o bajo, para determinar cules son los que necesitan mayor atencin.

2. Evaluacin del riesgo: factores identificadosdeben analizarse en cuanto a su impacto y a la probabilidad de ocurrencia, para determinar su importancia, este proceso deber incluir:

Segunda Norma: Evaluacin de Riesgos (cont.)


Establecer y mantener mecanismos efectivos de control para mantener el riesgo en un nivel aceptable.

Establecer procedimientos para asegurar el correcto diseo e implantacin de dichas medidas.

Implementar proceso permanente de identificacin de cambio de condiciones.

3. Administracin de riesgos: realizada la evaluacin, se determina la forma de administracin.

Segunda Norma:Evaluacin de Riesgos (cont.)


ACTIVIDADES DE CONTROL

Son las herramientas (informticas o manuales) que ayudan a prevenir o reducir los riesgos detectados.

El costo del control no debe ser mayor al de la ocurrencia del riesgo.

Las actividades de control se deben disear al mismo tiempo que los procesos y sistemas son creados.

La distribucin de recursos entre las actividades de control debe basarse en la relevancia del riesgo (impacto y probabilidad).


Categoras de actividades de control

CATEGORIAS: Directivas

(normativas) Preventivas

(autorizaciones) Detectivas

(auditorias) Correctivas

(entrenamiento)

MS COMUNES: Archivo y

documentacin Autorizaciones Verificaciones Supervisiones Determinacin de

responsabilidad Informes Respaldos informticos


Tercera Norma: Actividades de Control

Asegurar el logro de los objetivos y metas institucionales.

Que informacin sea confiable, oportuna y suficiente.

Inducir el cumplimiento de la normativa

Las actividades de control interno deben:


1. Revisin de alto nivel al desempeo actual: identificar los resultados obtenidos y compararlos con los establecidos.

2. Administracin del recurso humano: establecer controles internos en materia de seleccin de personal.

3. Control de calidad de los servicios y trmites: partir de necesidades sociedad y evaluacin objetiva grado de satisfaccin.

4. Documentacin de las transacciones y del control interno: mantener actualizados y divulgar internamente, las polticas y procedimientos de control.

5. Controles sobre el proceso de informacin:desde generacin de documentos fuente, reportes o informes.



6.Resguardo de bienes: espacios y medios necesarios para asegurar los bienes.

7. Establecimiento y revisin de medidas e indicadores de desempeo: integracin de indicadores de desempeo institucional.

8. Segregacin de funciones y responsabilidades: separacin de responsabilidades para desarrollo de operaciones.

9. Ejecucin adecuada de transacciones o eventos: operaciones y actividades autorizadas y ejecutadas por competente.

10.Acceso controlado y restringido a los bienes y registros: limitado al personal autorizado.



Control de la informacin computarizada (BCS) Diseo y actualizacin de procesos de la

informacin.

En centros de procesamiento, adquisicin y mantenimiento de programas.

En adquisicin, implementacin y mantenimiento de software.

Acceso y seguridad para proteccin de datosy preservar valor de la informacin.

Desde la etapa de definicin de requerimientos de los usuarios, diseo, construccin, prueba, aprobacin, hasta su puesta en uso.



INFORMACIN Y COMUNICACIN

Mtodos y registros para identificar, capturar e intercambiar informacin til y relevante.

La informacin debe ser oportuna, adecuada y suficientemente detallada para el tomador de decisiones.

Los canales de comunicacin deben permitir: conocer asuntos sensibles, dar a conocer los objetivos y metas de la institucin, as como el rol que juegan en ella sus funcionarios, comunicarse con ellos y permitir su participacin activa.


Cuarta Norma: Informacin y Comunicacin

Informacin que se genere debe servir para la toma de decisiones y el logro de objetivos, metas y programas.

Cumplir obligaciones en materia de informacin, en trminos de las disposiciones legales aplicables.

La informacin deber obtenerse, clasificarse y comunicarse oportunamente.

Disponer de canales de comunicacin relacionados con la preparacin de la informacin relevante.


SUPERVISIN

Es la revisin sobre las actividades diarias de la institucin que permite determinar que controles son efectivos para asegurar que los procesos funcionen como se planearon.

Hay diferentes niveles de supervisin:- Operativo - De revisin

- Intermedio - Directivo


Niveles de supervisin

Operativo: Realiza su trabajo con la mayor calidad posible, corrige bajo su propia revisin, detecta problemas en los controles existentes y mantiene al tanto a sus entornos inmediatos.

De revisin: Se enfoca en monitorear, asegurndose que los controles funcionen, que los departamentos cumplan sus metas, que el entorno de control sea el apropiado, que existan los canales de comunicacin adecuados y que los riesgos sean identificados y controlados.


Niveles de supervisin

Intermedio: Supervisa el desempeo de los controles en diversos departamentos y en general dentro de la institucin, as como el trabajo del nivel de revisin. Bsicamente su trabajo es el mismo pero a un nivel ms amplio.

Directivos: Se enfoca en reas completas de la institucin, principalmente en lograr que se cumplan los objetivos de esta, as como al seguimiento de riesgos y oportunidades en los entornos internos y externos.


Quinta Norma: Supervisin

Contribuir mejoramiento del control interno para mantener y elevar su eficacia y eficiencia.

Responsabilidad de los titulares de la dependencias y entidades.

Se debe realizar por los responsables de las operaciones y procesos correspondientes.

Deficiencias identificadas, deben ser resueltas con prontitud.

Cerciorarse que la supervisin se lleva a cabo durante el curso de todas las actividades.


III.Beneficios yalcances de una estrategia de Control Interno


Antecedentes APF

27/09/2006: se emiten las Normas Generales de Control Interno (NGCI) para la APF:

1. Basadas en la versin intermedia del modelo COSO.2. Apoyo para el logro de objetivos y metas institucionales.

3. Delimita responsabilidades de titulares de dependencias y entidades en materia de control interno.

4. Establece medios para atender observacionesderivadas de la aplicacin del control interno.

5. Incorpora modelo de administracin de riesgos.6. Fomenta cumplimiento del marco normativo aplicable.


Actualmente solo tres estados tienen NGCI:

Baja California Sur (31/05/2007)

Estado de Mxico (14/12/2007)

Veracruz (20/03/2008)

En el marco del Acuerdo de Coordinacin, la DGORCS desarroll un modelo de NGCI que retoma las experiencias estatales con el propsito de:

1. Contribuir al logro de los objetivos y metas institucionales.

2. Impulsar gradualmente la cultura del autocontrol y autoevaluacion.

Antecedentes APE


NGCI - APF

1. Establecen actores responsables de la determinacin, instrumentacin, mantenimiento, evaluacin y mejora continua del Control Interno.

2. Obliga a los titulares de las dependencias y entidades a pronunciarse respecto del estado que guarda el Control Interno Institucional.

3. Los OICs revisan y evalan est informe y emiten su opinin y recomendaciones.

4. La SFP vigila la aplicacin del Control Interno en la APF.


NGCI: Beneficios de su aplicacin

1. Instituciones gubernamentales que cumplan con su propsito y expectativas de la sociedad.

2. Aprovechamiento eficiente, eficaz y econmico de los recursos pblicos.

3. Ms y mejores servicios para la ciudadana.

4. Abatir la corrupcin y fomentar una adecuada rendicin de cuentas.

5. Incrementar la confianza de la sociedad en el gobierno


NGCI: Objetivo y responsabilidad

Favorecer la implantacin de mecanismos de CI que permitan el cumplimiento de sus metas y objetivos, y prevenir los riesgos que puedan afectar su logro.

Fortalecer el cumplimiento de las leyes y disposiciones normativas.

Generar una adecuada rendicin de cuentas y transparentar el ejercicio de la funcin pblica.

El modelo de NGCI, tiene por objeto:


NGCI: Implementacin

Los rganos de Control efectan evaluaciones semestrales del funcionamiento del CI, donde se buscan:

Las observaciones, deficiencias o debilidades identificadas, as como las recomendaciones y los avances o desfasamientos en la implementacin de acciones de mejora para su fortalecimiento.

Los Titulares orientan la misin institucional al logro de los objetivos, a travs del diseo y establecimiento de criterios de CI.

La Contralora coordina la implementacin y vigila el estado general del CI.


NGCI: Aplicacin del CI

Las dependencias clasifican sus mecanismos de control en: preventivos, detectivos y correctivos.

Implementacin de controles preventivos para evitar que se produzca un resultado no deseado.

Disminucin de controles detectivos y correctivos.

La supervisin, evaluacin y cumplimiento se efecta por la Contralora a travs de las unidades administrativas competentes y de los rganos de Control en las dependencias.

La implementacin efectiva descansa sobre los titulares de las dependencias.


1. Disposicin de mecanismos para conocer el avance en el logro de los objetivos y metas.

2. La Informacin generada y con la que se toman decisiones es confiable, oportuna, suficiente y transparente.

3. Se tiene certeza del cumplimiento de leyes, reglamentos y dems disposiciones normativas.

4. Los recursos se ejecutan y utilizan de manera adecuada y bajo medidas de seguridad suficientes.

5. Los procesos sustantivos para prevenir o corregir desviaciones u omisiones en el logro de metas y objetivos son los necesarios y han sido revisados para administrar sus riesgos.

Ventajas para los titulares de las NGCI


Ventajas para los titulares de las NGCI

CERTEZA

CONFIANZA

SEGURIDAD

TRANSPARENCIA


RESPONSABILIDAD DE LAS INSTITUCIONES

EvaluaciEvaluacin del control n del control interno a nivel global interno a nivel global de la institucide la institucin + n + principal proceso principal proceso

sustantivosustantivo

AUTOEVALUACIAUTOEVALUACIN N Y Y

AUTOCONTROLAUTOCONTROL

DiagnDiagnstico de la stico de la cultura de control cultura de control interno a nivel interno a nivel

instituciinstitucin, (Visin, (Visin n global de la Instituciglobal de la Institucin)n)

De la experiencia en la APF se deduce que la implementacin de la cultura de autocontrol y autoevaluacin en las Instituciones debe ser gradual:

PRIMERA ETAPA (2006)

InformaciInformacin que n que

verificarverificar el OICel OIC

SEGUNDAETAPA (2007)

ETAPAS ETAPAS SUBSESUBSE--CUENTESCUENTES

EvaluaciEvaluacin a n a nivel de nivel de

procedimientos, procedimientos, operaciones o operaciones o transaccionestransacciones

Estrategia de implementacin APF


Anlisis de los informes de CI: revela una sobrevaloracin inicial del cumplimiento, evidente en la recurrencia de observaciones derivadas de auditoras, subejercicios, incumplimiento de metas, retraso en programas de inversin, etc.

La sobrevaloracin debe considerarse como un proceso de aprendizaje en virtud de que la implementacin del modelo representa un cambio cultural.

Experiencia APF


Retos de la aplicacin de las NGCI

1. Adecuada y oportuna difusin.

2. Cabal entendimiento e implementacin.

3. Concientizar a los titulares de las dependencias sobre su responsabilidad en el CI y los beneficios de la aplicacin del mismo.

4. Propiciar un cambio de actitud y la adopcin del CI.

5. Generar estrategias eficaces para la evaluacin y retroalimentacin del CI.

6. Mejora continua del sistema de control.


1.Reto estratgico: que alta direccin asuma el modelo como marco de una gestin exitosa.

2.Lograr que el tema sea parte del lenguaje organizacional (capacitacin y sensibilizacin).

3. Involucrar a un nmero importante de actores e instituciones a que se interesen y comprometan con el modelo.

4.Evitar que se identifique el modelo como una accin ms que implementa la Contralora como parte de sus mecanismos de control correctivo.

Retos en la implementacin de NGCI


Riesgos en la implementacin

Apata de los titulares en la observancia e implementacin del CI.

Falta de objetividad en los informes sobre el estado del CI.

Inadecuada asesora y evaluacin por parte de los rganos de control.

Generacin de excesivos controles en detrimento del costo-efectividad en los procesos operativos.

COMPROMISOOBJETIVIDAD


Evitar el sobre control

CONTROL INTERNO

EFICIENCIA


Se sugiere impulsar la adopcin de un modelo de Control Interno, por ejemplo el de NGCI APE, como instrumento para fortalecer el enfoque preventivo.

Poner en practica la herramienta AMADEUS instrumento para familiarizarse con el tema, mediante la autoevaluacin.

Recomendaciones


IV. madeus


Qu es una prueba de Control Interno?

Es como si colocramos los procedimientos bajo un microscopio.

Asegura que los controles son usados para lo que fueron diseados.

Probar los controles nos permite tener confianza en un sistema de control basado en datos fiables, adems de conocer las debilidades del mismo.


Evaluacin del Control Interno

La evaluacin se enfoca en conocer el desempeo de los procedimientos de control rutinarios, para asegurarse de que los procesos de la institucin estn operando de acuerdo al sistema de control interno determinado.

La auto-evaluacin es un medio deseable para realizar la supervisin del sistema de control de una manera crtica.

AMADEUS: Software para el proceso de autoevaluacin


Anlisis de resultados de la evaluacin

Determinar causas especificas de resultados.

Identificar tendencias focalizadas o muy difundidas.

Evaluar impactos actuales y potenciales.


Caractersticas de AMADEUS

Sistema multiusos Flexibilidad Facilidad Con gran alcance

Integra todas las variables del proceso de autoevaluacin para automatizarlo y evitar que la aplicacin manual sea una limitante.

Optimiza los recursos y tiempo de autoevaluacin. Permite administrar proyectos, cuestionarios y usuarios. Resultados inmediatos en reportes, estadsticos y

grficos. Compila opiniones y recomendaciones de los usuarios


Implementacin

Control remoto.

Redes informticas.

Ambas.


Gestin de resultados

Exportacin de los resultados a Excel para manejarlos a conveniencia.

Descarga de reportes a Word listos para ser impresos.


Requerimientos del servidor

Windows XP Profesional 256 de RAM o superior Desde 1 Ghz Resolucin del monitor 1024 x 768

(Preferentemente)


Instalacin

http://amadeus.cybermono.org/


Iniciando Amadeus


Crear Proyectos

Mostrar Proyectos

Administrar Cuestionarios

Crear Usuarios

Mostrar Usuarios

Ver Resultados

Menu Principal


Presenta estructura de las NGCI-APE

Utiliza criterios positivos.

Clasificado en componentes, factores y preguntas.

Preguntas sencillas por factor.

Escalas de valoracin: Excelente (5) a deficiente (1), si la respuesta es positiva la valoracin es a partir de 3 puntos.

Caractersticas lgicas


Acumula y resume las respuestas dadas a los cuestionarios por:

Componente ( ? ), Factor ( ? ), Preguntas (1 al N), Promedios por factor. Promedio ms alto, ms bajo y medio. Calificaciones individuales sobre o bajo la

media.

Calificacin


1 - 1Deficiente, no cumple requerimientos mnimos y dificultades para introducir mejoras.

2Regular, bajo el nivel de aceptacin, susceptible de mejora.

2 - 3Aceptable, cumple con requerimientos mnimos

4Muy buena, aplicacin eficiente de los procesos

3 - 5Excelente, un modelo de operacin

Escalas de calificacin


Resumir el proceso de auto evaluacin Parte dinmica del TAECI. Oportunidad de participar a todos. Promover comentarios. Solicitar sugerencias para mejoras. Compilar datos en lnea para el Informe.

Informe de resultados


Resultados por factor para discusin

Solicitar opiniones por factores y componentes a base de resultados acumulados.

Compilar los comentarios, opiniones y recomendaciones en Amadeus.

Anlisis de informe


1. NATURALEZA Y ALCANCE DEL TALLER

2. EL CI EN LA INSTITUCIN (MODS. 1 y 2)

3. RESULTADOS DE LA EVALUACION

A. CALIFICACIN DEL CONTROL INTERNOa. Comentarios sobre los resultados.b. Conclusiones de la evaluacin.

B. AMBIENTE DE TRABAJOa. Comentarios sobre calificacin.b. Opiniones.c. Recomendaciones.

Estructura del informe de Auto Evaluacin


Estructura del informe de Auto Evaluacin (cont.)

C. EVALUACIN DE RIESGOS

D. ACTIVIDADES DE CONTROL

E. INFORMACION Y COMUNICACIN

F. SUPERVISION


Metodologa para elaboracin de cuestionarios


Estructura de cuestionarios

Construccin de cuestionarios en AMADEUS


Metodologa general

Definir los objetivos y alcances, as como especificar algunos aspectos:a. Qu informacin se desea obtener?b. La forma como se indaga o se pregunta?c. Quin ser el informante?d. Cules sern las condiciones de la evaluacin?

Las respuestas a estas preguntas definen el contexto de aplicacin y orientan la estructuracin y diseo de los instrumentos de aplicacin.


Cuestionarios estructurados

Son homogneos, esta estandarizacin de los cuestionarios permite evitar la produccin de sesgos.

Escalas de respuesta: Nominales: Se asignan identificadores con la nica

finalidad de distinguir entre las diferentes respuestas Ordinales: Se asignan identificadores con la intencin de

establecer una relacin de orden y una direccin entre las diferentes respuestas

Cardinales: Se establece cuando las respuestas corresponden a valores numricos, sirven para en estimar el valor promedio o total de una variable en la poblacin


Con informacin de:

AMADEUS fue desarrollado por:

New York State Internal Control Association

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