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control de herramientas

versión 1

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Contenido

LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO .............................................................1

INICIAR EL PROGRAMA ................................................................................................... 2 Selección de la Base de Datos ..................................................................................... 2

¿QUE HAY EN LA PANTALLA? ......................................................................................... 5 Menú Principal .............................................................................................................. 5 Barra de Menú .............................................................................................................. 7 Barra de Herramientas.................................................................................................. 9 Barra de Estado.......................................................................................................... 10 Barra de Desplazamiento ........................................................................................... 10 Salir del Programa ...................................................................................................... 11

CURSO EN VIDEOS........................................................................................................ 12 ¿Cómo correr el curso en videos?.............................................................................. 12 Operando el curso en videos...................................................................................... 13

LECCION 2 - CATALOGOS.............................................................................. 15

CATALOGO DE HERRAMIENTAS................................................................................... 16 Agregar ....................................................................................................................... 16 Controlar herramienta por número de serie................................................................ 18 Combos de selección ................................................................................................. 19 Asociar imágenes ....................................................................................................... 20 Fijar datos para captura continua ............................................................................... 23 Modificar ..................................................................................................................... 24 Eliminar....................................................................................................................... 24 Consulta...................................................................................................................... 26

II

ORDENAR .......................................................................................................................27 BUSCAR ..........................................................................................................................28 FILTRO ............................................................................................................................29

Generar filtro................................................................................................................29 Activar / Desactivar filtro ..............................................................................................30

IMPRESION .....................................................................................................................32 Nombre de la compañía y logotipo .............................................................................32 Opciones de impresión ...............................................................................................32

CATALOGO DE EMPLEADOS.........................................................................................35 CATALOGOS AUXILIARES..............................................................................................37

Paquetes de herramienta ............................................................................................37

LECCION 3 - CONTROL .................................................................................. 39

MOVIMIENTOS AL ALMACEN.........................................................................................40 Entrada inicial ..............................................................................................................40 Otros movimientos de entrada ....................................................................................42 Números de serie ........................................................................................................42 Localización rápida de una herramienta en el combo de selección ...........................43 Teclas de función F2, F3, F4 y F8 ...............................................................................44 Movimiento de salida...................................................................................................45 Consulta de documentos ............................................................................................47

RESGUARDO Y DEVOLUCIONES...................................................................................48 Generar un documento de resguardo.........................................................................48 Importar un paquete de herramienta...........................................................................50 Consultar el estado un documento de resguardo.......................................................51 Registrar la devolución de herramienta.......................................................................52 Herramienta perdida....................................................................................................54 Consultar el estado de un documento de devolución.................................................54 Vencimiento de la fecha límite de devolución .............................................................55

EXISTENCIAS Y VALUACION..........................................................................................58 Ubicación de herramientas en resguardo. ..................................................................58 Ubicación de herramientas por número de serie ........................................................59

EXISTENCIAS POR EMPLEADO .....................................................................................61 Herramientas en resguardo por empleado. ................................................................61

HISTORIAL ......................................................................................................................63 Historia por empleado.................................................................................................63 Historia por herramienta..............................................................................................64

LECCION 4 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS ......... 65

BASES DE DATOS ..........................................................................................................66 Alta de Bases de Datos ...............................................................................................66 Acceso a una base de datos ya existente ...................................................................69

SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS .......................................................................72 Alta de Usuarios ..........................................................................................................72 Grupos de Permisos....................................................................................................74 Alta de Administradores ..............................................................................................76

Lección 1 – ACERCA DEL ENTORNO III

Bitácora de Transacciones ......................................................................................... 77 UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS ..................................................................... 80

Compactar y Revisar la base de datos ....................................................................... 80 Depuración de Datos Históricos ................................................................................. 81 Respaldar y Restaurar la Base de Datos .................................................................... 82

LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO

Lección 1 Acerca del entorno

♦ Iniciar el programa Selección de la Base de Datos

♦ ¿Qué hay en la pantalla? Menú Principal Barra de Menú Barra de Herramientas Barra de Estado Barra de Desplazamiento Salir del Programa

♦ Curso en videos ¿Cómo correr el curso en videos? Operando el curso en videos

2 Lección 1 – Acerca del Entorno

INICIAR EL PROGRAMA Al instalar el programa se genera en el administrador de programas de Windows un grupo con los accesos directos a los diferentes componentes del programa Control de Herramientas. Cada uno de los accesos directos está representado por un ícono.

Para mayor información sobre la instalación del programa consulte el MANUAL DE INSTALACION.

Selección de la Base de Datos

Al iniciar el programa lo primero que aparece es una ventana pidiendo al usuario que seleccione una base de datos.

Para iniciar el programa programa programa programa Control de HerramientasControl de HerramientasControl de HerramientasControl de Herramientas, haga “click“ sobre este ícono.

Lección 1 – Acerca del Entorno 3

El programa incluye una base de datos de Ejemplos que recomendamos utilizar como práctica durante la capacitación. Una vez que el usuario decida iniciar la implementación, desde esta misma ventana podrá crear una o varias bases de datos nuevas con todos los registros en blanco. Sin embargo, para facilitar el aprendizaje del programa recomendamos utilizar la base de datos Ejemplos incluida con el programa y practicar los conocimientos adquiridos en cada lección.

Una vez seleccionada la base de datos, se entra a la pantalla principal del programa Control de Herramientas. Cuando el acceso a la base de datos está restringido, antes de entrar a la pantalla principal aparece otra ventana solicitando al usuario su clave de acceso a la base de datos.

1. Seleccione la base de datos Ejemplos durante la capacitación.

2. Presione aquí para continuar.

3. Presionando este botón podrá crear una base de datos nueva con registros en blanco para iniciar la implementación.


Si la base de datos está protegida el programa desplegará una pantalla mostrando todos los usuarios que fueron autorizados a ver la información de la base de datos, seleccione al usuario y teclee su clave de acceso. Para mayor información sobre la forma de restringir el acceso de los usuarios a las diferentes bases de datos, consulte la lección de seguridad en las bases de datos.


¿QUE HAY EN LA PANTALLA? Esta lección muestra los elementos de la pantalla del programa Control de Herramientas, como Menús, Barra de Herramientas y Barra de Estado. El objeto de esta lección es que el usuario conozca las partes básicas de la pantalla del programa y aprenda a navegar po s de los diferentes módulos y sus opciones.

Menú PrinEl Menú Princestá estructur

Catálogos

Control

Menú Principal

cipal ipal localizado en uado en 2 módulos b

Es el módulo doherramientas y ftendrán a resgu

Es el módulo doprograma Contrentradas y salidresguardos, etc

Barra de Estad

r los acceso

Barra de Menú

Barra de Herramientas

na barrásicos

nde elorma aardo d

nde seol de Has, con.

o

Ventana de Información

abezado olumna

Encde c

Encabezado de la Ventana de Información

a vertical del lado izquierdo de la pantalla :

usuario registra en el catálogo todas sus demás el catálogo de los empleados que

ichas herramientas.

llevan a cabo todas las operaciones del erramientas, como movimientos de sultas de existencias, valuación,

Barra de Desplazamiento


El acceso a cada uno de estos dos módulos se efectúa seleccionando con el apuntador del “mouse” el módulo correspondiente. Presione el botón izquierdo del “mouse” para hacer la selección. Al seleccionar un módulo el programa despliega las opciones disponibles dentro de cada módulo. Las opciones de cada módulo están representadas por un ícono.

Hasta el momento en que el usuario selecciona una opción de un módulo del Menú Principal el programa presenta la Ventana de Información con la información disponible y una barra con el encabezado de la Ventana de Información mostrando al usuario donde se encuentra ubicado. También aparece en ese momento la Barra de Herramientas para acceso rápido a los comandos propios de la opción seleccionada.

Seleccione un módulo en el Menú Principal para presentar sus diferentes opciones.


Barra de Menú Todos los comandos y opciones del programa se encuentran en la Barra de Menú. Los comandos y opciones disponibles varían de un módulo a otro. Al seleccionar una opción de la Barra de Menú, el programa abre una ventana con los comandos o herramientas correspondientes.


Los comandos pueden estar desactivados cuando su empleo no procede. Esto quiere decir que el comando no está disponible o no es compatible con las condiciones o selección prevaleciente. Por ejemplo, el comando Editar > Activar/Desactivar filtro aparece desactivado si el usuario aún no ha definido una condición de filtro.

Desde la Barra de Menú el usuario puede configurar el programa y quitar por ejemplo el Menú Principal para aumentar el área de visualización de la Pantalla de Información, presionando Ver > Barra de Menú Principal en la Barra de Menú. El Menú Principal desaparece. Repita el proceso para presentar nuevamente el Menú Principal.

Al quitar el Menú Principal el acceso a los diferentes módulos y sus opciones puede hacerse a través de la Barra de Menú presionando Menú Principal.


Los comandos contenidos en la Barra de Menú también pueden ser activados utilizando la combinación de teclas <Alt + letra subrayada>, Ej. <Alt + M> si se desea ejecutar el comando Menú principal que aparece en la Barra de Menú.

Barra de Herramientas La Barra de Herramientas contiene los comandos de uso más frecuente, mismos que están representados por un ícono. Use la Barra de Herramientas para un acceso rápido a dichos comandos sin pasar por la Barra de Menú. Nota. La Barra de Herramientas se activa hasta el momento en que el usuario selecciona una opción de los módulos del Menú Principal.

Cuando el usuario posiciona el apuntador del “mouse” sobre una herramienta, aparece una pequeña ventana comúnmente llamada “tooltip” con una breve descripción de la herramienta. El comando se activa hasta el momento en que se presiona el botón izquierdo del “mouse”. A lo largo de este manual se explican a detalle cada uno de los comandos disponibles en las diferentes opciones de los módulos del Menú Principal, sin embargo, a continuación presentamos los comandos más frecuentes que podemos encontrar en la Barra de Herramientas con la intención de que el usuario comience a familiarizarse con ellos.


Agregar Agrega un registro nuevo a la lista

Modificar Permite modificar los datos de un registro

Eliminar Permite eliminar un registro de la lista

Consultar Permite consultar la información del registro seleccionado

Imprimir Imprime la información mostrada en pantalla

Buscar Localiza él o los registros que contengan una palabra o frase determinada

Generar Filtro Permite establecer una condición de filtro para desplegar sólo los registros que reúnan ciertas condiciones

Activar/Desactivar filtro

Activa o desactiva la condición de filtro establecida por el usuario

Ver imagen Presenta la imagen asociada al registro seleccionado

Ver Número de series Permite ver el o los números de series de la herramienta seleccionada

Barra de Estado Se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla y muestra información acerca de la base de datos que se está accesando, así como el nombre del usuario. Presionando doble “click” con el apuntador del “mouse” sobre el nombre de la base de datos o usuario podrá cambiar de base de datos o usuario respectivamente. Para quitar esta barra y agrandar un poco el espacio de la ventana de información, presione Ver > Barra de Estado en la Barra de Menú.

Barra de Desplazamiento Use la barra de desplazamiento para desplazar hacia arriba y hacia abajo la pantalla de información.


Salir del Programa Para salir del programa presione Menú Principal > Salir en la Barra de Menú o presione simultáneamente las teclas Control+X.


CURSO EN VIDEOS El programa Control de Herramientas incluye un curso en videos complementario a este manual. Los videos muestran en pantalla paso a paso cada uno de los movimientos necesarios para llevar a cabo las diferentes funciones del programa. Al tiempo que el video se va reproduciendo, mediante leyendas explicativas se ilustran las acciones que se van ejecutando. Generalmente resulta más claro y didáctico explicar un proceso mostrando directamente como se hacen las cosas en el programa en vivo, por lo que este curso en videos constituye la forma más fácil y práctica de aprender a usar un programa.

¿Cómo correr el curso en videos? Existen dos formas de correr el curso en videos:

• Desde el programa • Desde el administrador de programas.

Para correr el curso en videos desde el programa Control de Herramientas, presione Ayuda > Curso en video desde la Barra de Menú.

Al correr el curso en videos desde el programa es posible pasar del programa al curso y del curso al programa para practicar cada lección. Para correr el curso en videos desde el administrador de programas, presione el ícono correspondiente en la carpeta donde se instaló el programa Control de Herramientas.


Operando el curso en videos Al entrar al curso en videos aparece en pantalla un menú con las diferentes lecciones. Se recomienda estudiar cada lección en orden y afianzar los conocimientos adquiridos practicando en el programa antes de pasar a la siguiente lección. Para ello recomendamos utilizar la base de datos de ejemplos incluida con el programa.

Seleccione Curso en video del programa Control de Herramientas desde el administrador de programas


Al correr un video, aparecen una secuencia de escenas con mensajes explicativos simulando la operación real del programa. Aparece también un control que permite al usuario detener el video, avanzar, etc., similar al control de una cámara de video.

1. Posicione el cursor del "mouse" sobre un tema y aparecerá del lado derecho la explicación del tema seleccionado

2. Presione alguno de los botones que aparecen del lado izquierdo para ver el video correspondiente

Detener y/o correr video

Cerrar y terminar el video

Regresar al inicio del video

Avance rápido

Barra de avance

LECCION 2 - CATALOGOS

Lección 2 Catálogos ♦ Catálogo de herramientas

Agregar Controlar herramienta por número de serie Combos de selección Asociar imágenes Fijar datos para captura continua Modificar Eliminar Consulta

♦ Ordenar

♦ Buscar

♦ Filtro Generar filtro Activar / Desactivar filtro

♦ Impresión Nombre de la compañía Opciones

♦ Catálogo de empleados

♦ Catálogos auxiliares Paquetes de herramienta

16 Lección 2 – Catálogos

CATALOGO DE HERRAMIENTAS

Agregar El primer paso para la implementación del programa Control de Herramientas consiste en formar el catálogo de las herramientas.

Al registrar una herramienta, el usuario captura los siguientes campos: [1] Clave de la herramienta * [2] Descripción * [3] Unidad * [4] Clasificación [5] Especificaciones [6] Imagen asociada a la herramienta Los campos marcados con (*) son indispensables para registrar una herramienta en el Catálogo.

2. Seleccione la opción Herramientas

1. Seleccione el módulo Catálogos

4. Presione aquí para agregar un a nueva herramienta

3. Aparece la lista de herramientas

Lección 2 – Catálogos 17

El campo [1] Clave de la herramienta. Permite registrar la clave, código o número con el que se identifica a la herramienta internamente en la empresa. Puede estar formado por números, letras o una combinación de ambos. El campo [2] Descripción. Permite registrar el nombre de la herramienta y alguna especificación que sirva para diferenciarla de otra similar. El campo [3] Unidad. Se utiliza para indicar la presentación de la herramienta, (ej. pieza, juego, etc.) El campo [4] Clasificación. Permite registrar agrupaciones o familias de herramientas. En algunas ocasiones resulta de utilidad el agrupar las herramientas en base a sus características o uso, lo que permite realizar consultas con mayor rapidez y la posibilidad de emitir reportes basados en estas agrupaciones. (Ej. Automotriz, Electrónica, etc.) El campo [5] Especificaciones es un campo memo en donde el usuario puede registrar una descripción larga de la herramienta o información adicional como por ejemplo sus dimensiones, material de fabricación, cuidados que se deben tener para su almacenamiento, especificaciones técnicas etc.. El recuadro [6] Imagen asociada permite asociar una imagen a la herramienta como información complementaria. Lo anterior permite tener acceso a una imagen que muestre como es físicamente la herramienta Una vez que se da de alta un producto, este se agrega al listado para formar el Catálogo de herramientas. Es conveniente recordar que para capturar este catálogo no es necesario utilizar todos los campos, ya que también puede ser formado utilizando los campos marcados con (*), los cuales son indispensables para registrar una herramienta en el catálogo.


Controlar herramienta por número de serie

Si la herramienta tiene número de serie y se desea llevar control sobre este número de serie, podrá marcar el recuadro correspondiente. Los números de serie se registran hasta el momento de generar el movimiento inicial, en donde se establecen las cantidades y costos iniciales de cada herramienta. Cada vez que se registre un movimiento de entrada de una herramienta nueva, el programa solicitará que se teclee el número de serie de la herramienta que ingresa al almacén. Cuando se hace entrega de la herramienta en resguardo, el usuario seleccionará de un combo el número de serie de la herramienta que entrega al personal. El usuario podrá consultar así la ubicación de cada uno de los números de serie de la herramienta.

2. Si desea consultar los números de serie, seleccione una herramienta ypresione este ícono

3.. El programa desplegara los números de serie junto con la ubicación y el empleado que en su caso tuviera la herramienta en resguardo

1. La abreviatura NS indica que la herramienta se controla por número de serie


Combos de selección El combo de selección o caja de opciones se utiliza para escoger alguna descripción o concepto previamente registrado en los Catálogos Auxiliares. La ventana del combo de selección se abre presionando una tecla o con el apuntador del “mouse”.

Al momento que el usuario comienza a teclear una descripción, se abre la ventana del combo y el cursor se va posicionando alfabéticamente en la lista conforme el usuario va tecleando. Finalmente el usuario puede utilizar las teclas de dirección “flechas” para terminar de posicionarse sin necesidad de teclear la descripción completa. Oprima <Enter> para aceptar la selección. También puede utilizar el apuntador del “mouse” para hacer la selección.

Si el concepto que se desea registrar no se encuentra en la ventana del combo, el usuario puede agregarlo en línea al Catálogo Auxiliar correspondiente, tecleando su descripción y enseguida presionando la tecla de función <F2>. Así el usuario puede agregar conceptos a los Catálogos Auxiliares sin necesidad de abandonar lo que se está haciendo. No obstante, el usuario puede agregar también conceptos a los Catálogos Auxiliares directamente desde el Menú Principal seleccionando Catálogos > Catálogos Auxiliares. En este caso la tecla <F2> se encuentra definida por omisión. En algunas ocasiones, otros programas instalados en la PC utilizan esta tecla para realizar otras funciones u operaciones lo cual puede ocasionar ciertos conflictos. Si se desea cambiar esta función a otra tecla, ejecute desde la Barra de Menú el comando Herramientas > Opciones > Teclas de Operación. Como recordatorio y dependiendo del tipo de campo que se esté editando, en la parte inferior de la pantalla el programa muestra las funciones que pueden ser activadas.

Presione aquí para abrir la ventana de selección o presione una tecla


Los combos de selección permiten la tecla <F2> para agregar un registro nuevo a los Catálogos Auxiliares. Los campos de tipo numérico permiten llamar a la calculadora presionando <F4> para hacer operaciones matemáticas y registrar el resultado.

Asociar imágenes El programa Control de Herramientas permite asociar imágenes, fotografías, tablas, planos etc., como información complementaria de la herramienta cuando se está formando el catálogo. Las imágenes deberán ser archivos del tipo .BMP, JPG, GIF, ETC..de 215 X 215 píxeles, Una cámara digital o un “Scanner” resultan muy útiles para obtener estas imágenes.

El programa muestra las teclas de función que pueden ser activadas en cada campo.


Para asignar una imagen esta debe copiarse primero al Catálogo Auxiliar de Imágenes. Utilice la opción “Agregar” para copiar imágenes de cualquier directorio de su computadora al Catálogo Auxiliar de Imágenes.

1. Presione aquí para asignar una imagen a la herramienta.

3. Presione aquí para agregar una nueva imagen al Catálogo Auxiliar de Imágenes

2. Seleccione una imagen del Catálogo Auxiliar de Imágenes para asignarla a la herramienta.


Una herramienta solo puede estar asociada a una imagen, sin embargo, el usuario puede cambiar esta imagen cuantas veces quiera. En el Catálogo podemos identificar las herramientas que tienen una imagen asociada y visualizar la imagen.

4. Oprima aquí para buscar la imagen que desee copiar o agregar al Catálogo de imágenes.

5. Teclee un nombre o descripción para identificar a la imagen.

8. Oprima aquí para ver la imagen

7. Seleccione la herramienta

6. Este ícono indica que la herramienta tiene una imagen asociada.


Fijar datos para captura continua Esta herramienta es de mucha utilidad cuando se quiere ingresar varios registros, es decir, cuando se requiere capturar información en forma continua, como registrar varios productos en el catálogo de herramientas, ya que permite que la información registrada en los diferentes campos de captura se mantenga sin variación al dar de alta nueva información. Para registrar una nueva herramienta en el catálogo solo es necesario llenar los campos que no fueron marcados como fijos, ya que en los demás (fijos) la información se mantiene sin variación con respecto al registro anterior. Si se está capturando información en forma continua, el campo que ha sido marcado como fijo aparece del mismo color del fondo de la ventana y contiene la misma información que en el registro anterior para que el usuario pueda pasar al siguiente campo. Si al agregar otro producto la información en este campo tiene que cambiar, es posible capturar información directamente en él. La información registrada se mantendrá sin variación al dar de alta otro producto hasta que se capture información nuevamente sobre este campo.

1. Oprima aquí para seleccionar los campos que desea mantener como fijos, o para desmarcar los que ya no se manejarán como fijos.

El campo Clave herramienta Clave herramienta Clave herramienta Clave herramienta no está seleccionado como fijo.

El campo Clasificación Clasificación Clasificación Clasificación esta seleccionado como fijo, el color es igual al del fondo de la ventana.

2. Seleccione los campos que desea mantener como fijos. La información contenida en ellos no cambiará al estar registrando herramientas en forma continua.


Modificar En algunas ocasiones puede ser necesario modificar la información registrada de una herramienta que ha sido dada de alta en el catálogo. La modificación puede realizarse utilizando el ícono correspondiente localizado en la Barra de Herramientas, o ejecutando el comando Editar > Modificar herramienta, que aparece en la Barra de Menú.

Eliminar Esta opción permite al usuario eliminar herramientas del catálogo. Sólo podrá ser posible si la herramienta no tiene ningún tipo de movimiento como entrada, salida o resguardos.

1. Utilice la barra de desplazamiento para desplazar el listado.

2. Seleccione en el catálogo, la herramienta que desea modificar.

3. Presione éste ícono en la barra de herramientas.


1. Seleccione la herramienta que desea eliminar.

2. Presione éste ícono para eliminar la herramienta del catálogo.


Consulta Por medio de esta opción podrá visualizar toda la información de una herramienta registrada en el catálogo, pero no le permite modificar dicha información. Mas adelante se tratan los aspectos relacionados con la implementación de la seguridad para el acceso a la base de datos del programa Control de Herramientas.

1. Seleccione la herramienta que desea consultar

2. Presione éste ícono en la barra de herramientas para realizar la consulta


ORDENAR Para facilitar la búsqueda y localización de un producto dentro del catálogo, la información contenida en éste puede ser ordenada en forma alfanumérica Para ordenar la información, coloque el apuntador del mouse en el encabezado de una columna y con el botón izquierdo acepte la selección. De esta manera el catálogo se ordena en forma ascendente ( A-Z). Al oprimir nuevamente el botón izquierdo del mouse, el listado cambiará a orden descendente (Z-A) y así sucesivamente.

1. Coloque el apuntador del “mouse” sobre el encabezado de una columna y presione el botón izquierdo para ordenar el listado por la columna seleccionada.

2. La flecha indica que los registros están ordenados en forma ascendente ( A-Z). Repita el paso 1 si desea cambiar a orden descendente (Z-A)


BUSCAR Esta opción le permite al usuario localizar una herramienta, un proveedro etc., tecleando una palabra, frase o parte de ella, sin importar la posición relativa en que se encuentre dicha frase.

También se puede buscar una herramienta en el catálogo utilizando en la Barra de Menú el comando Editar > Buscar herramienta.

1. Presione este ícono para buscar una herramienta

2. Seleccione el campo o columna en la que desea buscar

3. Teclee la frase, algunas de las letras o números que desee encontrar.

4. Oprima aquí para iniciar la búsqueda del producto.


FILTRO

Generar filtro Mediante la opción de filtro, el usuario puede limitar la lista de herramientas en el Catálogo, a aquellas que cumplan con ciertas condiciones, que pueden ser establecidas por la combinación de los siguientes conceptos.

campo <criterio> condición El campo se refiere a elegir una de las 4 columnas que se visualizan en la pantalla de Catálogos de Herramientas (Clave de herramienta, Descripción, Unidad y Clasificación). El criterio establece 6 posibilidades de selección:

sea igual a sea igual o mayor que sea igual o menor que esta entre comience por contenga

La condición la establece el usuario basándose en letras, descripciones o números que deben estar presentes en alguno de los campos o columnas que se han escogido para el establecimiento del filtro. Ejemplo: Descripción - Contenga – Osciloscopio El programa presentará todas las herramientas que contengan la palabra osciloscopio en su descripción.


Una vez que han sido establecidos uno o varios filtros, el catálogo de herramientas presentará únicamente las herramientas que cumplen con estas características, lo cual facilita la búsqueda y consulta de herramientas. Al salir del programa, las condiciones de filtro desaparecerán. Si el usuario requiere conservar estos filtros para sesiones futuras de trabajo, deberá activar esta opción desde la Barra de Menú > Utilerías > Opciones > Usuario y marcar la opción guardar el último filtro utilizado. Así, cada vez que el usuario establezca un filtro, éste quedará grabado a manera que al volver a entrar al programa no será necesario volver a establecer el filtro. Los filtros quedan grabados únicamente en la computadora donde se generaron.

Activar / Desactivar filtro Cuando se encuentran establecidas una o más condiciones de filtro, el catálogo de herramientas presenta el listado de las herramientas que cumplen con estas condiciones. Todas las condiciones de filtro pueden ser desactivadas o activadas nuevamente utilizando el mismo botón de filtro.

1. Presione aquí para agregar un filtro

2. Oprima aquí para agregar una nueva condición de filtro

3. Defina las condiciones que deben cumplir los productos en el catálogo (campo, criterio y condición)


2. En la barra de estado de la ventana activa aparece el mensaje que indica que el filtro esta activo

1. Oprima aquí para activar o desactivar las condiciones de filtro establecidas

3. Si el filtro se encuentra activo se puede conocer también el total de herramientas que cumplen con estas condiciones de filtro


IMPRESION

Nombre de la compañía y logotipo En la Barra de Menú > Utilerías > Opciones > Empresa el usuario personaliza el programa Control de Herramientas registrando el nombre de su compañía, mismo que aparecerá como encabezado en todos los reportes impresos. El usuario también puede registrar algunos otros datos de la empresa como el R.F.C., domicilio, teléfonos y departamento. El logotipo de la empresa también puede ser incluido en los reportes. El logotipo debe ser un archivo del tipo JPG. ( 85 píxeles de altura por 710 píxeles de ancho, como máximo)

Opciones de impresión Una vez personalizado el programa Control de Herramientas el usuario podrá imprimir el catálogo de herramientas y muchos otros reportes. Al seleccionar la

1. Registre los datos de su empresa.

2. Indique un logotipo de su empresa para imprimirlo en los reportes


opción de imprimir, el programa permite la visualización previa del reporte en pantalla, o bien, el envío directo del reporte a la impresora. La impresión obedecerá a las condiciones de orden y filtro establecidas previamente en el Catálogo.

Al seleccionar la opción para la impresión, el programa permite visualizar el reporte en pantalla, o bien, mandarlo directamente a la impresora. Es importante recordar que la impresión obedecerá a las condiciones de filtro que se encuentren establecidas siempre y cuando la condición de filtro se encuentre activada.

1. Utilice este ícono para imprimir, o bien, desde la Barra de Menú seleccione Menú Principal > ImprimirMenú Principal > ImprimirMenú Principal > ImprimirMenú Principal > Imprimir

2. Seleccione la opción de impresora, o bien, seleccione la opción por pantalla

3. Teclee la clave ISO 9000 si desea que ésta sea incluida en el reporte

4. Presione aquí para configurar su impresora.


Una vez que el usuario asigne una clave al reporte para ISO 9000, ésta quedará grabada de modo que en la siguiente ocasión que se emita el reporte, ya no será necesario indicar nuevamente la clave. El programa Control de Herramientas genera dos tipos de Reportes:

• Reportes directos presentando la misma información que aparece en la Ventana de Información. Estos reportes se obtienen directamente desde cualquier opción del Menú Principal al presionar la opción de Impresión localizada en la Barra de Herramientas.

• Reportes especiales que difieren en su contenido con la presentación típica

mostrada en la Ventana de Información. En la Barra de Menú > Reportes podrá encontrar una lista de reportes especiales disponibles para cada opción del Menú Principal.


CATALOGO DE EMPLEADOS En este módulo se forma el catálogo de empleados autorizados para recibir en resguardo herramientas de la empresa.

Al registrar un Empleado, el usuario captura los siguientes campos: [1] Nombre (*) [2] Puesto. [3] Departamento. [4] Teléfono [5] Extensión [6] Correo Electrónico. El campo marcado con (*) es indispensable para registrar un empleado en el Catálogo. El campo [1] Empleado se utiliza para registrar el nombre de la persona que tendrá las herramientas en resguardo. El campo [2] Puesto. permite registrar la función del empleado u ocupación dentro de la empresa. Del campo [3] al campo [6] se registra información general referente al empleado, para su fácil localización.

1. Seleccione el módulo Catálogos en el Menú Principal

2. Seleccione la opción Catálogo de Empleados.

3. Presione aquí para dar de alta un empleado.


Una vez registrado un empleado se puede asignar su fotografía , esta tendrá que estar previamente en el catálogo de imágenes, que se encuentra en catálogos auxiliares, imágenes . Para mayor información, ver Asociar imágenes en esta lección. Mediante la opción de filtro, se puede limitar la lista de empleados en el catálogo, a aquellos que cumplan con ciertas condiciones establecidas por el usuario.

4. Registre los datos generales del empleado.

5. El programa permite incluso asignar una fotografía al registro del empleado.


CATALOGOS AUXILIARES Los Catálogos Auxiliares contienen información complementaria al catálogo de herramientas y al catálogo de empleados, como:

1. Catálogo de Unidades 2. Catálogo de Clasificaciones de Herramientas 3. Catálogo de Imágenes 4. Paquetes de herramienta

En este módulo el usuario puede agregar, modificar o eliminar conceptos de los diferentes catálogos auxiliares, como es el caso de imágenes o clasificación de herramientas.

Paquetes de herramienta El usuario puede formar y dejar definidos paquetes con herramienta diversa. Por ejemplo, un paquete de herramienta básico podría constar de una caja de herramienta, unas pinzas, un desarmador plano y uno de cruz, un juego de llaves españolas, etc.. Al generar un documento de resguardo, el usuario puede importar alguno de estos paquetes predefinidos y automáticamente se cargan en el documento de resguardo todas las herramientas contenidas en el paquete.


3. Presione aquí para registrar un paquete de herramienta nuevo

4. Asigne las herramientas que corresponden al paquete de herramientas

1. Seleccione catálogos auxiliares

2. Seleccione el tabulador Paquetes de Paquetes de Paquetes de Paquetes de HerramientaHerramientaHerramientaHerramienta

LECCION 3 - CONTROL

Lección 3 Control ♦ Movimientos al almacén

Entrada Inicial Otros movimientos de entrada Registro de los números de serie Localización rápida de una herramienta en el combo de selección Teclas de función F2, F3, F4 y F8 Movimientos de salida Consulta de documentos

♦ Resguardo y Devoluciones Generar un documento de resguardo Importar un paquete de herramienta Consultar el estado de un documento de resguardo Registrar la devolución de herramienta Herramienta perdida Consultar el estado de un documento de devolución Vencimiento de la fecha límite de devolución

♦ Existencias y valuación Ubicación de herramientas en resguardo Ubicación de herramientas por número de serie

♦ Existencias por empleado Herramientas en resguardo por empleado

♦ Historial Historia por empleado Historia por herramienta

40 Lección 3 – Control

MOVIMIENTOS AL ALMACEN Por movimientos de entrada o salida al almacén deben entenderse aquellos movimientos que modifican el activo o valor del almacén de herramientas. Como ejemplo, podemos mencionar la entrada al almacén de herramienta nueva o los movimientos de salida por baja de una herramienta determinada del almacén. La salida de una herramienta en forma temporal al entregarla en resguardo a un empleado no debe considerarse como un movimiento de salida del almacén. Al prestar o entregar en resguardo una herramienta a un empleado, ésta sigue siendo parte del activo del almacén de refacciones. En este caso la herramienta simplemente cambia su ubicación, pero el valor del almacén de herramientas no se modifica. El programa controla los movimientos de resguardos y devoluciones en un módulo especial de resguardos y devoluciones, y es importante tener presente que dichos movimientos no constituyen propiamente movimientos de entrada o salida del almacén. Los movimientos de entrada y salida al almacén de herramientas se controlan mediante documentos foliados. En dichos documentos quedan asentadas las herramientas que entraron o salieron del almacén. Cada vez que ingresen al almacén nuevas herramientas o se da de baja una herramienta del almacén, el usuario deberá generar un documento de entrada o salida. De esta forma, todos los movimientos al almacén quedan debidamente documentados. Cuando el usuario genera un documento de entrada o salida nuevo, el programa asigna un número de folio consecutivo al documento.

Entrada inicial Una vez creado el catálogo de herramientas es necesario generar un movimiento de entrada inicial al almacén para establecer las cantidades y costos unitarios iniciales de cada una de las herramientas.

Lección 3 – Control 41

2. Seleccione la opción Movimientos al almacén

1. Seleccione el modulo ControlControlControlControl.

3. Seleccione el tabulador Entradas Entradas Entradas Entradas

4. Oprima aquí para agregar un documento de entrada

5. En el combo correspondiente al tipo de movimiento seleccione “Entrada Inicial”.


Para establecer las existencias y costo unitario de las diferentes herramientas capturadas en el catálogo, el usuario deberá seleccionar una a una las herramientas e indicar cantidad y costo para cada una de ellas..

Al presionar “Aceptar” se genera el primer documento de entrada inicial. El documento contiene las cantidades y costos correspondientes al inicio del almacén. En cualquier momento usted podrá consultar el o los documentos de entrada inicial para conocer las cantidades y costos con los que inició el almacén.

Otros movimientos de entrada Aparte del movimiento de entrada inicial, el programa permite seleccionar otros tipos de movimientos de entrada de herramientas al almacén, como entrada por compra, traspaso de otro almacén, ajuste, etc. Cada vez que genere un documento de entrada como consecuencia del ingreso de nuevas herramientas al almacén, podrá seleccionar el tipo de movimiento. Esto le ayudará a etiquetar el documento y facilitar su consulta.

Números de serie

Si usted especificó al formar el catálogo de herramientas que deseaba controlar el número de serie de algunas herramientas, al momento de especificar la cantidad de entrada el programa solicitará que se capturen los números de serie de dichas herramientas. Si usted ingresa por ejemplo 3 herramientas controladas

6. Seleccione del combo una a una las herramientas e indique la cantidad y el costo inicial para cada una de ellas.


por número de serie, el programa solicitará que especifique los números de serie de esas 3 herramientas que está ingresando. Para especificar que una herramienta se controla por número de serie, vaya al catálogo de herramientas, seleccione una herramienta y presione el botón “Modificar” en la Barra de Herramientas. Marque el recuadro donde dice “Control por número de serie”

Localización rápida de una herramienta en el combo de selección Cuando se está elaborando un documento, ya sea entrada, salida o resguardo, resulta muy práctico contar con una utilería que permita ubicar rápidamente una herramienta dentro del combo de selección. Para seleccionar una herramienta, posicione el cursor en el combo donde dice Cve. Herramienta. Al empezar a teclear la clave de la herramienta, inmediatamente se abre una ventana desplegando los números de parte y las descripciones de todas las herramientas contenidas en el catálogo. El cursor se va posicionando alfabéticamente sobre la lista conforme el usuario va tecleando. Finalmente, utilizando las flechas de navegación o apuntando con el cursor del “mouse”, el usuario puede buscar y hacer la selección final sin necesidad de concluir la escritura completa del número de parte.

Conforme se va tecleando un número de parte, el cursor se va posicionando alfabéticamente sobre la lista


Teclas de función F2, F3, F4 y F8 Mediante las teclas de función <F2>, <F3>, <F4> y <F8>, el usuario puede agregar una herramienta en línea, buscar por descripción, borrar una partida y hasta utilizar una calculadora con solo oprimir una tecla.

Buscar por descripción

Agregar en línea (una herramienta, proveedor, unidades, etc.)

Abrir calculadora

Borrar una partida

Dependiendo del campo que se está editando, en la parte inferior de la pantalla se marcan las funciones de edición que se pueden utilizar. Por ejemplo, cuando el usuario está editando un campo numérico, se marca en la parte inferior de la pantalla la función <F4> indicando que al oprimir esta tecla de función se puede activar una calculadora electrónica con las funciones básicas. o en el caso de estar posicionado en el campo correspondiente al número de parte, se marcan las funciones <F2> y <F3>, indicando que al presionar la tecla de función correspondiente se podrá dar de alta en línea una herramienta que no exista en el catálogo, o bien, iniciar la búsqueda de una herramienta por descripción. Como recordatorio y dependiendo del tipo de campo que se esté editando, en la parte inferior de la pantalla el programa muestra las funciones que pueden ser activadas


En algunas ocasiones, otros programas instalados en la computadora utilizan las mismas teclas de función para realizar otras funciones, ocasionando ciertos conflictos. En Herramientas > Opciones > Teclas de Operación usted podrá definir otra tecla para llamar a la función correspondiente y evitar así este tipo de conflictos.

Movimiento de salida Este movimiento se refiere a la salida física de la herramienta del almacén de herramientas, ya sea esta salida por daño físico, pérdida, ajuste por inventario físico o traspaso a otro almacén. Recuerde que la salida de una herramienta en resguardo, no es propiamente un movimiento de salida. Al entregar una herramienta en resguardo a un empleado, ésta no deja de formar parte del activo del almacén de herramientas, simplemente cambia su ubicación.

En la parte inferior de la ventana aparecen las teclas de función que pueden ser activadas.

Al momento de seleccionar una herramienta … …presione la tecla de función F3 para buscar una herramienta por descripción. … presione la tecla de función F2 para agregar una herramienta al catálogo en línea.

Utilice la tecla de función F8 para eliminar una herramienta del documento.


1. Seleccione el módulo ControlControlControlControl.

3. Seleccione el tabulador Salidas. Salidas. Salidas. Salidas.

2. Seleccione la opción de MovimientosMovimientosMovimientosMovimientos

5. Seleccione el tipo de movimiento de salida

6. Seleccione la herramienta e indique la cantidad a salir

4. Presione aquí para registrar una salida


Consulta de documentos El usuario podrá consultar en cualquier momento los documentos de entrada o salida. Al consultar un documento de entrada o salida, el programa abre una ventana mostrando la lista de refacciones y cantidades de cada una de ellas que entraron o salieron del almacén.

1. Seleccione un documento de entrada o salida

2. Presione aquí para consultar el documento

3. El programa abre una ventana mostrando las herramientas que entraron o salieron del almacén.


RESGUARDO Y DEVOLUCIONES El resguardo consiste en la entrega de una o varias herramientas a un empleado o trabajador para el desempeño de su trabajo, ya sea por tiempo definido o por un período indeterminado. La herramienta que se entrega en resguardo a un empleado no deja de formar parte del activo del almacén de herramientas.

Generar un documento de resguardo Cada vez que el almacenista entregue herramienta a un empleado o trabajador, deberá generar un documento de resguardo para dejar asentado en el programa las herramientas que se le entregaron. El programa llevará el control sobre las herramientas que cada persona tenga en su poder, y conforme vayan devolviendo las herramientas, el programa se encargará de mantener actualizado ese control. El programa Control de Herramientas permite consultar al instante la ubicación de una herramienta, así como consultar la lista de herramientas que una persona conserva en su poder. Al generar un documento de resguardo, el programa asigna un número de folio consecutivo al documento. Todos los documentos de resguardo o devolución quedan también disponibles para consulta.

2. Seleccione la opción Resguardo y DevolucionesResguardo y DevolucionesResguardo y DevolucionesResguardo y Devoluciones

1. Seleccione el modulo ContrContrContrControlololol. 4. Presione aquí para

generar un resguardo nuevo

3. Seleccione el tabulador Resguardo


Cuando la herramienta que se entrega a un empleado es por tiempo determinado, en el resguardo se debe anotar la fecha para la devolución de la misma Además, cuando el usuario ha establecido que una herramienta se controlará por número de serie, al momento de generar el resguardo será necesario indicar el número de serie que se está entregando.

5. Seleccione un empleado.

6.Indique la fecha para la devolución de la herramienta

8. En caso que la herramienta tenga número de serie, el programa pedirá que marque el número de serie que está entregando en resguardo.

7. Seleccione del catálogo la herramienta que se entrega en resguardo e indique la cantidad de cada herramienta.


Importar un paquete de herramienta Como se explicó anteriormente, el usuario puede formar y dejar definidos paquetes con herramienta diversa. Por ejemplo, un paquete de herramienta básico podría constar de una caja de herramienta, unas pinzas, un desarmador plano y uno de cruz, un juego de llaves españolas, etc.. Al generar un documento de resguardo, el usuario puede importar alguno de estos paquetes predefinidos y automáticamente se cargan en el documento de resguardo todas las herramientas contenidas en el paquete. En el módulo Catálogos Auxiliares > Paquete de Herramientas, el usuario puede formar los paquetes de herramientas.

10. Al terminar, el programa genera un documento de resguardo foliado que podemos consultar e imprimir tantas veces como sea necesario.

11. Seleccione un documento y presione aquí para consultarlo y/o imprimirlo.


Consultar el estado un documento de resguardo Una vez generado el documento de resguardo a un empleado podemos consultarlo para saber su estado, esto es, el saldo de las herramientas en préstamo en el documento. Al consultar el documento, aparecen las herramientas entregadas en resguardo, la cantidad entregada y en su caso, la cantidad devuelta. El saldo será la diferencia entre la cantidad entregada y la cantidad devuelta. La impresión del documento de resguardo resulta útil para que firme de recibido la persona que recibe la herramienta. El documento podrá archivarse para cualquier aclaración.

Presione aquí para importar un paquete de herramientas.

Seleccione el paquete a importar. Al aceptar, la pantalla presentará todas las herramientas que forman dicho paquete


Registrar la devolución de herramienta. Cuando el empleado ha terminado su trabajo, podrá devolver la herramienta al almacén. La devolución podrá ser parcial o total. La devolución es parcial, cuando no devuelve toda la herramienta registrada en el documento de resguardo y total, cuando devuelve toda la herramienta registrada en el documento de resguardo. Al devolver una herramienta, él almacenista puede dejar asentado el estado físico de la herramienta que se devuelve.

1. Seleccione un documento

2. Presione aquí para consultar el documento de resguardo

4. El programa nos muestra el estado del documento de resguardo; cantidad del resguardo, cantidad devuelta y el saldo.

3. Presione este botón para imprimir el documento de resguardo


3. Presione aquí para registrar un documento de devolución

2. Seleccione el tabulador Devoluciones

1. Seleccione la opción Resguardo y DevolucionesResguardo y DevolucionesResguardo y DevolucionesResguardo y Devoluciones

4. Seleccione el empleado. El programa presentará la lista de herramienta que tiene en resguardo el empleado

5. Simplemente marque las herramientas que devuelve el empleado.

6. Indique el estado físico de la herramienta al momento de la devolución.


Herramienta perdida Si el empleado que recibe una herramienta determinada llegara a perderla, deberá reportarlo al almacén. El almacenista deberá generar un documento de devolución en el que se marca el estado de la devolución como “herramienta perdida”. Nota importante. Al generar el documento de devolución indicando el estado de la devolución como “herramienta perdida”, automáticamente se genera además del documento de devolución, el movimiento de salida correspondiente para dar de baja la herramienta del almacén. En el historial del empleado quedará asentado el documento de devolución indicando que el empleado reportó la herramienta como perdida. Si no se generara este documento de devolución, nunca se daría de baja la herramienta de los registros del almacén y en todos los estados de cuenta del empleado nunca dejaría de aparecer la herramienta como pendiente por devolver.

Consultar el estado de un documento de devolución Al generar un documento de devolución, el programa asigna un número de folio consecutivo al documento. Esta opción permite consultar e imprimir un documento de devolución. La impresión de este documento resulta útil para entregar una copia a la persona que devuelve la herramienta, documento que le servirá como comprobante de haber devuelto la herramienta.


Vencimiento de la fecha límite de devolución Como se explicó anteriormente, al momento de generar un documento de resguardo el usuario puede establecer una fecha límite para la devolución de la herramienta. Al entrar al módulo de resguardos, el programa presenta la lista de todos los documentos de resguardo indicando la fecha límite para la entrega y el estado de la devolución de cada documento, ya sea sin devolver, entrega parcial o entrega total.

2. El documento muestra el estado físico de la herramienta al momento de la devolución

1. Seleccione un documento y presione aquí para consultar el documento.


Cuando las fechas límites de entrega están vencidas, éstas aparecen en color rojo para llamar la atención. Utilice las funciones de filtro y orden para visualizar los documentos de resguardo vencidos. Opcionalmente, desde la pantalla de consulta de un documento de resguardo, el almacenista podrá enviar un correo electrónico a las personas registradas en el catálogo de empleados, solicitándoles por ejemplo la devolución de la herramienta.

2. Seleccione un documento.

3. Presione aquí para consultar el documento.

1.- El listado muestra la fecha límite para la devolución de la herramienta de cada documento de resguardo.


5. Presione aquí para enviar un mensaje al empleado.

4. Se abre una ventana mostrando las herramientas otorgadas en resguardo mediante el documento seleccionado.


EXISTENCIAS Y VALUACION Este módulo permite consultar existencias de cada herramienta y valor del almacén. El programa indica las existencias en el almacén y las existencias en resguardo.

Recuerde que usted puede ordenar el listado por cualquiera de las columnas haciendo “click” con el apuntador del “mouse” sobre el encabezado de la columna. Así por ejemplo, usted puede ordenar el listado por la columna correspondiente a los importes para consultar la herramienta de mayor valor en su almacén, o bien, puede utilizar la herramienta de filtro para desplegar en pantalla los registros que cumplan con cierta condición.

Ubicación de herramientas en resguardo. El programa permite consultar la lista de personas que tienen determinada herramienta en resguardo, así como la fecha límite para su devolución y el número de documento de resguardo correspondiente.

3. En la parte inferior se presenta el valor total del almacén de herramientas

1. Seleccione la opción Existencias y ValuaciónExistencias y ValuaciónExistencias y ValuaciónExistencias y Valuación en el módulo de ControlControlControlControl

2. El programa muestra existencias en almacén, existencias en resguardo, existencias totales, costo e importes de cada herramienta.


Ubicación de herramientas por número de serie Como se explicó anteriormente, al dar de alta una herramienta en el catálogo, el usuario puede marcar aquellas herramientas a las cuales desee controlar por número de serie.

3. Presione aquí para consultar quien o quienes tiene la herramienta en resguardo

4. La ventana muestra los empleados que tienen en resguardo la herramienta seleccionada

2. Seleccione la herramienta a consultar

1. Seleccione la opción Existencias y ValuaciónExistencias y ValuaciónExistencias y ValuaciónExistencias y Valuación en el módulo de ControlControlControlControl


Las herramientas que se controlan por número de serie se marcan en la lista de herramientas con las iniciales NS. Presione NS para consultar el detalle de las personas que tienen en resguardo una herramienta, indicando el número de serie que cada una de las personas tiene en su poder.

2. Presione aquí para ver los números de serie y consultar donde están o quien tiene en su poder cada uno de los números de serie de la herramienta seleccionada.

3. El programa desplegará todos los números de serie de la herramienta seleccionada, mostrando la ubicación de cada número de serie.

1. Seleccione una herramienta que se controle por número de serie


EXISTENCIAS POR EMPLEADO

Herramientas en resguardo por empleado. En este módulo el usuario podrá consultar las herramientas que tienen en resguardo cada uno de los empleados.

Utilice el filtro para presentar en pantalla la información correspondiente a un empleado en particular.

1. Seleccione la opción Existencias por EmpleadoExistencias por EmpleadoExistencias por EmpleadoExistencias por Empleado en el módulo de ControlControlControlControl

2. En la esquina inferior derecha de la pantalla aparece el valor total de las herramientas en resguardo

2. El programa muestra la lista de empleados y las herramientas que cada empleado tiene en resguardo


Si alguna de las herramientas que tiene en resguardo un empleado presenta la abreviatura NS, esto significa que la herramienta tiene número de serie. Presione el botón NS que aparece en la Barra de Herramientas para consultar el número de serie.

5. Al aplicar el filtro, ahora el programa muestra el importe total de las herramientas que tiene en resguardo el empleado en particular

4. Presione aquí para aplicar un filtro y ver por ejemplo las herramientas que tiene en resguardo un empleado en particular.


HISTORIAL Todos los movimientos de resguardo y devolución quedan registrados en un historial, ya sea por empleado o por herramienta

Historia por empleado. La historia por empleado nos presenta una reseña detallada de todos los movimientos de resguardos y devoluciones correspondientes a una persona. Nos presenta también el estado físico de la herramienta al momento de su devolución.

2. Seleccione a un empleado para consultar su historial de movimientos de herramienta

1. Seleccione la opción Historial Historial Historial Historial en el módulo de ControlControlControlControl

3. El programa muestra en forma cronológica todos los movimientos de resguardo y devolución realizados por el empleado seleccionado.


Historia por herramienta Todos los movimientos de resguardo o devolución se van acumulando en un historial por herramienta. El historial por herramienta muestra la lista de personas que han tenido en resguardo una herramienta determinada, la fecha del resguardo y la fecha de devolución, así como el estado físico de la herramienta al día de su devolución. El número del documento del resguardo o devolución también queda accesible para consulta del documento.

1. Seleccione la opción HisHisHisHistorial torial torial torial en el módulo de ControlControlControlControl

2. seleccione historia por herramienta

3. Seleccione una herramienta para consultar los empleados que han tenido esa herramienta

LECCION 4 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS

Lección 4 Administración de bases de datos y usuarios. ♦ Bases de datos

Alta de Bases de Datos Acceso a una Base de Datos ya existente

♦ Seguridad en las Bases de Datos Alta de Usuarios Grupos de Permisos Alta de Administradores Bitácora de Transacciones

♦ Utilerías Compactar y Revisar Depuración de datos históricos Respaldar y Restaurar

66 Lección 4 – Administración de bases de datos y usuarios

BASES DE DATOS Al instalar el programa automáticamente se crea una base de datos llamada Ejemplos con información precargada. Esta base de datos resulta de mucha utilidad para la capacitación de usuarios que aún no conocen el manejo del programa. Para iniciar la implementación, deberá crear una base de datos nueva con todos sus registros en blanco. El programa permite crear varias bases de datos para el manejo de diferentes almacenes de herramientas totalmente independientes.

Cada vez que entre al programa, aparece una ventana solicitando al usuario que seleccione la base de datos que desea accesar. Seleccione una base de datos y presione Aceptar.

Alta de Bases de Datos La creación de una base de datos puede realizarse desde la pantalla de inicio del programa utilizando el comando Agregar o ejecutando un programa independiente denominado Administrador de Bases y Usuarios que se accesa desde la misma carpeta de donde se accesa al programa Control de Herramientas.

Lección 4 – Administración de Bases de Datos y Usuarios 67

Por omisión, la base de datos que maneja el programa es del tipo Access 2000. Desde el Administrador de Bases y Usuarios se podrán crear bases de datos del tipo SQL Server. La manera más simple de crear una base de datos nueva es desde la ventana de inicio al programa Control de Herramientas en donde el programa pide que se seleccione la base de datos de trabajo.

1. Presione aquí para agregar una Base de Datos nueva.

El Administrador de Administrador de Administrador de Administrador de Bases y UsuariosBases y UsuariosBases y UsuariosBases y Usuarios se accesa desde la carpeta MP software.


La primera vez que accese a la nueva base de datos el programa le solicitará definir los datos de la compañía.

2. Marque esta opción y presione continuar.

3. Teclee el nombre de la nueva base de datos.

4 Se puede agregar una descripción breve de la base de datos para explicar su contenido.

5. Oprima aquí para finalizar el proceso de creación de una nueva base de datos.


La nueva base será del tipo Access 2000 y estará localizada en el subdirectorio Archivos de programas -> Mpsoft -> BasesMDB. La extensión de las bases de datos que maneja el programa Control de Herramientas son: h01 y .h02 .

El proceso para la creación de bases de datos desde el Administrador de Bases y Usuario es muy parecido al proceso anteriormente descrito, con la diferencia de que desde el Administrador de Bases y Usuario es posible crear también bases de datos SQL Server o utilizar ODBC para accesar a SQL Server. La creación de bases de datos SQL Server está contemplada para usuarios con conocimientos en este tipo de servidores, por lo que profundizar en el tema está fuera de los alcances de este manual. Usuarios que no manejen un servidor SQL, deberán simplemente seleccionar el tipo de base de datos Access 2000.

Acceso a una base de datos ya existente Al momento de crear una base de datos nueva, automáticamente se crea el acceso a dicha base de datos. Cuando entramos al programa y seleccionamos la base de datos con la que deseamos trabajar, en realidad estamos seleccionando el acceso a la base de datos. En ocasiones, la base de datos que deseamos accesar se encuentra localizada en alguna otra computadora conectada a la red, por lo que será necesario crear primero el acceso a esa base de datos para poder trabajar con ella. Así, un usuario podrá accesar desde una computadora la base de datos creada en otra computadora. Más adelante en esta lección veremos todo lo relativo a la seguridad para restringir el acceso a las bases de datos. El acceso a bases de datos ubicadas en otras computadoras de la red, se refiere a bases de datos creadas con las utilerías proporcionadas por el programa Control de Herramientas y no será a cualquier base de datos. La extensión de las bases de datos que maneja el programa Control de Herramientas es .h01, por lo que sólo se podrá hacer el acceso a una base de datos con esta extensión. Al igual que en la creación de una base de datos, la creación de accesos puede llevarse a cabo desde la pantalla de inicio del programa donde el usuario selecciona la base de datos de trabajo o ejecutando el Administrador de Bases y Usuarios.


Si desea conectarse a una base de datos SQL Server, deberá crear el acceso utilizando el programa Administración de Bases y Usuarios.

2. Ahora marque esta opción para crear el acceso a una base de datos existente.

3. Oprima aquí para localizar la ubicación de la base de datos que se desea accesar. Recuerde que el acceso será sólo a bases de datos que contengan la extensión .h01, previamente creadas con el pPrograma Control de Herramientas .

1. Presione Agregar.Agregar.Agregar.Agregar.


Una vez creada la conexión, ésta queda grabada y podrá entrar en lo sucesivo a la base de datos, simplemente seleccionándola en la ventana de selección de bases de datos. En cualquier momento podrá también eliminar o renombrar el acceso a una base de datos. Es importante mencionar que al eliminar el acceso, no se borra la base de datos, simplemente se borra el acceso a ella. En cualquier momento usted podrá volver a crear un nuevo acceso a la base de datos.

Seleccione OpcioOpcioOpcioOpciones nes nes nes para agregar, renombrar, eliminar o consultar un acceso.


SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS El programa Control de Herramientas cuenta con un sistema muy completo de seguridad para las bases de datos, permitiendo restringir el acceso a una base de datos y definir diferentes niveles de acceso para cada usuario. Sólo los usuarios con permiso para entrar a una base de datos podrán hacerlo y sólo podrán ejecutar aquellas funciones del programa para las cuales hayan sido autorizados. Los usuarios se dan de alta en el Administrador de Bases y Usuarios y al momento de darlos de alta, se establecen los permisos para las funciones que podrán ejecutar. El programa Administrador de Bases y Usuarios a su vez, también podrá protegerse registrando a las personas que tendrán acceso a él. Así, ninguna persona ajena podrá entrar a este programa y modificar los permisos otorgados a los usuarios del programa Control de Herramientas. Las personas que tienen acceso al Administrador de Bases y Usuarios se denominan Administradores.

Alta de Usuarios Mientras no se registren usuarios para una base de datos, cualquier persona podrá entrar al programa Control de Herramientas y accesar la base de datos. Una vez

El Administrador de Administrador de Administrador de Administrador de Bases y UsuariosBases y UsuariosBases y UsuariosBases y Usuarios se accesa desde la carpeta MPsoftware


que se hayan registrado uno o más usuarios, sólo éstos tendrán acceso a la base de datos previa identificación con una clave confidencial de acceso o contraseña. Al ejecutar el Administrador de Bases y Usuarios aparece una ventana solicitando que se seleccione una base de datos. Los usuarios que se den de alta, serán los usuarios que tendrán acceso a dicha base de datos.

Al dar de alta un usuario, se indica el nombre del usuario y se registra una clave de acceso o contraseña. El programa incluye una utilería que permite al usuario recordar su contraseña si llegara a olvidarla, dejando escrita una pregunta cuya respuesta sólo él conozca. Al responder correctamente la pregunta, la utilería indicará al usuario cual es su contraseña de acceso a la base de datos.

1. Presione aquí

2. Seleccione la opción Administradores Administradores Administradores Administradores y Usuariosy Usuariosy Usuariosy Usuarios

3. Seleccione la opción Usuarios Usuarios Usuarios Usuarios

4. También se puede utilizar este ícono de la Barra de Herramientas para accesar el menú de Usuarios

5. Presione aquí para cambiar a otra base de datos y registrar los usuarios de la base de datos correspondiente.


Para cada módulo del Menú Principal, el programa presenta sus diferentes opciones y una tabla para que el administrador marque las funciones que el usuario podrá ejecutar en cada módulo. En el combo Grupo de Permisos, seleccione Personalizados si desea restringir el acceso en forma personalizada, o bien, seleccione Acceso Total para marcar todo y permitir que el usuario realice todas las funciones.

Grupos de Permisos Cuando un grupo de usuarios tendrá acceso a las mismas funciones del programa, resulta conveniente crear Grupos de Acceso predeterminados. Así, cuando se determinan los accesos de un usuario, simplemente se podrá seleccionar del combo Grupo de Permisos alguna de las configuraciones pregrabadas, evitando

6. Presione aquí para dar de alta un nuevo usuario

11. Presione aquí si desea consultar los permisos del usuario seleccionado

7. Teclee el nombre del nuevo usuario

8. Teclee la contraseña y la confirmación

9. Seleccione el grupo de acceso

10. Marque los permisos o accesos a los que tendrá derecho el usuario


el trabajo de volver a marcar con cada usuario cada una de las opciones a las que tendrá acceso.

1. Seleccione la opción Administradores y Administradores y Administradores y Administradores y UsuariosUsuariosUsuariosUsuarios

3. Presione aquí para dar de alta un nuevo Grupo de Permisos.

4. Presione aquí para consultar los permisos asignados al Grupo seleccionado.

2. También se puede utilizar este ícono de la barra de Herramientas para accesar el comando Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de PermisosPermisosPermisosPermisos


Alta de Administradores Todo el esquema de seguridad mencionado anteriormente no se encontraría completo si no se define primero la seguridad para el acceso al programa Administrador de Bases Datos y Usuarios. Es decir, es necesario primero registrar a las personas encargadas y autorizadas para estructurar el esquema de seguridad para las bases de datos, quienes serán también los únicos autorizados para realizar cambios a dicha estructura e incluso, como se verá más adelante en ésta misma lección, los únicos autorizados para ejecutar algunas utilerías ligadas directamente con el mantenimiento y la conservación de las Bases de Datos. Las personas que tienen acceso al Administrador de Bases y Usuarios se denominan Administradores.

5. Teclee el nombre que desea utilizar para el nuevo grupo de permisos.

6. El usuario puede agregar una breve descripción con relación al grupo de permisos que desea crear

7. Marque los permisos o accesos que serán asignados al nuevo grupo de permisos


Una vez que se ha dado de alta a uno o más Administradores, el acceso al programa de Administrador de Bases y Usuarios queda restringido única y exclusivamente para los administradores registrados en cada una de las bases de datos, por lo que solo ellos podrán realizar alguna modificación en lo que a usuarios y utilerías para las mismas se refiere. Los Administradores quedan registrados en la Base de Datos, por lo que aún cuando el programa Control de Herramientas fuera desinstalado y vuelto a instalar, el acceso al programa de Administración queda restringido para los administradores de cada una de las bases de datos creadas con anterioridad. Mientras no se establezca un administrador, cualquier persona podrá entrar al Administrador de Bases y Usuarios.

Bitácora de Transacciones La Bitácora de Transacciones permite grabar en un archivo todas y cada uno de las operaciones que se realizan en el programa Control de Herramientas con relación a una base de datos. Esta opción permitirá consultar el día, la hora, la transacción y el nombre del usuario que realizó la transacción proceso.

1. Oprima aquí para registrar a los Administradores de la Base de Datos y Usuarios

2. Oprima aquí para dar de alta a un nuevo administrador

3. Teclee el nombre y la contraseña del nuevo Administrador

4. Presione aquí para cambiar a otra base de datos.


Para que se guarden todas las transacciones, el administrador deberá marcar en la sección Parámetros de la Base de Datos la opción “Guardar Transacciones por Usuario”. ¡Nota importante! Al marcar esta opción, el sistema trabajará un poco más lento de lo normal.

1. En la opción Archivos de la Barra de Menú seleccione definir parámetros de Base definir parámetros de Base definir parámetros de Base definir parámetros de Base de Datosde Datosde Datosde Datos para marcar la opción..

2. Marque ésta opción si desea que se guarden las transacciones que ejecuten los usuarios del pPrograma Control de Herramientas . 3. Seleccione si quiere que el

programa les emita avisos para respaldar, de acuerdo al periodo establecido.


El proceso anterior es por base de datos, así que si desea que se guarden las transacciones de todas sus bases de datos, deberá repetir el proceso para cada base de datos.

1. Presione aquí para consultar la Bitácora de Transacciones

2. Además de mostrar la fecha, hora y nombre del usuario, la bitácora de transacciones muestra el módulo y el proceso ejecutado por el usuario.



UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS

Compactar y Revisar la base de datos Esta utilería se utiliza para compactar la Base de Datos, eliminando los registros que ya no se utilizan, lo que permite reducir el tamaño de la misma. Además, esta utilería efectúa una verificación de la integridad de la información. Este proceso puede tardar varios minutos dependiendo del tamaño de la Base de Datos. El administrador puede compactar la Base de Datos en el momento que lo desee utilizando el ícono correspondiente en la Barra de Herramientas.

1. Oprima aquí para compactar la Base de datos

2. En la ventana se presenta la ubicación de la base de datos a compactar

3. Oprima aquí para iniciar la compactación



Depuración de Datos Históricos En algunas ocasiones el programa puede volverse un poco lento sobre todo al desplegar información en la pantalla, como consecuencia del crecimiento excesivo de la base de datos. Es por ello que ocasionalmente resulta conveniente eliminar información histórica que ya no se esté utilizando. La utilería para la Depuración Histórica se utiliza precisamente para eliminar de la computadora aquella información histórica relacionada con los Movimientos al Almacén, Resguardos y Transacciones realizadas por los usuarios. Con esto también se consigue eliminar información que puede ocupar espacio en el Disco Duro de la computadora.

Si no quisiera deshacerse de esa información histórica en forma definitiva, usted podría sacar un respaldo de la base de datos antes de hacer la depuración.

1. Oprima aquí para accesar a la utilería de Depuración HistóricaDepuración HistóricaDepuración HistóricaDepuración Histórica

2. Seleccione la fechas hasta cuando se llevará a cabo la depuración de la información



Respaldar y Restaurar la Base de Datos El programa Control de Herramientas cuenta con una utilería para el respaldo de la información contenida en una base de datos. El usuario podrá respaldar su información en el momento que lo desee accesando el Administrador de Bases y Usuarios, o bien, podrá configurar el sistema para que cada determinado número de días recuerde al usuario que no ha respaldado su información al entrar al programa y accesar la base de datos.

El programa preguntará si desea respaldar en ese momento. La frecuencia con que deba aparecer este mensaje al iniciar una sesión en el programa Control de Herramientas, se establece desde el Administrador de Bases y Usuarios. El usuario podrá optar también por desmarcar esta opción para que no aparezca este mensaje. Como se mencionó anteriormente, desde el Administrador de Bases y Usuarios también se podrán llevar a cabo los respaldos.

1. En la opción Archivos de la Barra de Menú seleccione Parámetros de Base Parámetros de Base Parámetros de Base Parámetros de Base de Datosde Datosde Datosde Datos para indicar la frecuencia en días del recordatorio de respaldo.

2. Marque esta opción para que el programa sugiera respaldar la información

3. Especifique la frecuencia en días con la que el programa le recordará respaldar la base de datos


Una recomendación importante es la conveniencia de utilizar diferentes nombres o números para identificar los respaldos, con la finalidad de facilitar su recuperación (restauración) cuando se considere necesario.

1. Oprima aquí para efectuar un respaldo de la Base de Datos

3.Seleccione el nombre del respaldo de la base de datos

2. Presione aquí para continuar el respaldo de la base de datos.

4.Seleccione la ubicación donde desea guardar el respaldo, o utilice la ubicación que el programa da por omisión


Los respaldos son generados utilizando el programa de compactación llamado WINZIP, por lo que los archivos generados tendrán la extensión zip ( *.zip). Para restaurar la información guardada en un respaldo es necesario utilizar también el Administrador de Bases y Usuarios. Recuerde que una vez establecida la seguridad en Administrador de Bases y Usuarios, solamente el administrador del programa podrá llevar a cabo la restauración de la información. Si aún no ha sido establecida la seguridad en este programa, cualquier persona podrá ejecutar el Administrador de Bases y Usuarios y por consiguiente llevar a cabo la restauración de las Bases de Datos.

1. Oprima aquí para restaurar la información de un respaldo

2. Elija la ubicación (directorio) donde se encuentra localizado el respaldo


3. Seleccione el respaldo que desea restaurar

4. Elija la ubicación (directorio) donde se llevará a cabo la restauración y presione finalizar

control de herramientas - industrias mariscal control de... · a lo largo de este manual se...

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