contrato 01-003-2012

REPUBLICA DE COLOMBIADEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA

MUNICIPIO DE CARTAGOCONCEJO MUNICIPALNIT 900.215.967-5

"CARTAGONUESTRO COMPROMISO

En cumplimiento de 10 establecidos en los numerales 7 y 12 del artIculo 25 de la Ley 80de 1993 y el articulo 3° del decreto 2474 de 2008, el Presidente del Honorable ConcejoMunicipal de Cartago Valle procede a estructurar los estudios previos para lacontratacion de servicios profesionales en los siguientes terminos:

1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE SE SATISFACE CON LACONTRATACION:

EI Concejo Municipal de Cartago Valle es una corporacion administrativa de eleccionpopular compuesta por el numero de miembros que determina la Constitucion y la Ley136 de 1994, para el perlodo reglado en las mismas y cuyo funcionamiento tiene comoeje rector la participacion con la comunidad y el control politico.

En virtud de las funciones que son propias de la Concejo Municipal, se requiere apoyary acompanar los diferentes procesos que adelanta la entidad para su normalfuncionamiento, siendo indispensable para la entidad garantizar la creacion de archivosde conformidad con 10 contemplado en el literal f) del artIculo 8° de la Ley 594 de 2000y las normas que la reglamentan, modifican, adicionan y/o complementan.

La necesidad de la implementacion de la Ley de Archivo, no solo se ampara en laobligatoriedad contenida en el articulo 10 de ibidem, sino tambien en los principioscontenidos en el articulo 209 de la Norma Superior, los cuales se encuentranconcatenados con los sefialados en el articulo 5 de la Ley 136 de 1994. EI ConcejoMunicipal como corporacion administrativa, genera documentos de importanciatrascendental para la administracion local y en especial para el conocimiento de lacomunidad, tal como son los Acuerdos municipales, actas de sesiones, Resoluciones,Contratos, certificaciones y demas documentos que deben ser preservados para laposteridad, bajo normas tecnicas especiales.

En este entendido y revisada la planta de personal de la entidad, se ha podidoestablecer que no se cuenta con personal de planta que atienda funciones 0desarrollen actividades iguales 0 relacionadas con el asunto objeto de contratacion.

De esta manera y por no contar el Honorable Concejo Municipal con el personal yperfiles requeridos para atender la necesidad se hace indispensable proceder a lacontratacion de profesional idoneo que preste sus servicios a la entidad en eldiagnostico , intervencion y elaboracion de tablas de retencion documental, de losarchivos de la Corporacion, organizados de tal manera que se cumpla con su finalidadque se concreta en la disposicion de la documentacion de manera ordenada, en talforma que la informacion institucional sea recuperable para el uso de la administracional servicio del ciudadano y como fuente de historia.

2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR Y OBLIGACIONES QUEADQUIRIRiA EL CONTRATISTA:

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de los documentos y la normatividad archivistica. De acuerdo con la propuesta anexaque hace parte integral del Contrato.

3. ACTIVIDADES ESPECiFICAS A DESARROLLAR POR PARTE DELCONTRATIST A.

Para la ejecuci6n del objeto del contrato que se suscriba, el contratista deberadesarrollar las siguientes actividades especificas:

• Organizar los expedientes que reposan en el archivo del concejo Municipal deCartago desde el ario 2010 hasta la terminaci6n del contrato.

• Establecer la Tabla de Retenci6n Documental T.R.D, como 10 indica la Ley 594de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.

• Digitalizar los Acuerdos y las Resoluciones generados por el Concejo Municipalde Cartago desde el ario 2010 hasta la terminaci6n del contrato.

• Proveer una herramienta tecnol6gica (Software), que permita el almacenamientoy administraci6n de los documentos digitalizados.

• Entregar e instalar un archivo rodante de 3 m6dulos, puertas laterales, elaboradoen lamina Cold Rolled de Calibre 18, y sus respectivos accesorios, bandeja deconsulta y soporte para carpetas colgantes.

3.1 Metodologia: MODULOS

La metodologia a utilizar es la te6rico-practica, en la cual los facilitadores proporcionanlos conceptos, tecnicas y herramientas basicas, y los participantes aplican a dichosconocimientos a traves de los diferentes talleres.

4. FUNDAMENTOS JURiDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DESELECCION:

Para la celebraci6n del contrato que se requiere, segun el objeto del mismo, se puedeIlevar a cabo de manera directa de conformidad con 10 establecido en el Literal "h",numeral 4°, articulo 2° de la Ley 1150 de 2007, por tratarse de prestaci6n de serviciosprofesionales.

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Para estimar el valor del contrato requerido se tuvo en cuenta la complejidad de losservicios a contratar, el nivel de preparaci6n profesional que requiere y la ampliaexperiencia de quien 10 vaya a ejecutar. Ademas de la consulta de precios del mercadoa nivel de contratos de la misma 0 similar naturaleza.

De acuerdo con los requisitos de idoneidad y experiencia, que presentan unascaracteristicas, se estima que el valor total del contrato sera del orden de losCUARENTA MILLONES DE PESOS MDA.CTE ($ 40.000.000,00).

6.1 FORMA DE PAGO:

Se estima como forma de pago del presente contrato, habida cuenta de las actividadesa desempenar y de los elementos por adquirir la siguiente:

1) EI cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato a titulo de pago anticipado,10que equivale veinte millones de pesos ($20.000.000,00)

2) EI cincuenta por ciento (50%) del contrato sera cancelado una vez ejecutado ensu totalidad el objeto de la contrataci6n y la expedici6n de las respectivascertificaciones de cumplimiento expedidas por el supervisor.

En todo caso los pagos relacionados con el contrato estan sujetos a la disponibilidaddel Plan Anual Mensualizado de Caja - PAC del Municipio de Cartago.

7. TIPIFICACION, ESTIMACION Y ASIGNACION DE LOS RIESGOSPRESENTES EN EL CONTRATO A CELEBRAR.

7.1 Tipificaci6n. En la ejecuci6n del contrato que se requiere celebrar, sepuede presentar el hecho de que el contratista incumpla total 0 parcialmente lasobligaciones contractuales y legales adquiridas, sea porque se abstengainjustificadamente de hacerlo (incumplimiento total), 0 porque su cumplimiento se detardio, imperfecto 0 defectuoso y por fuera del marco de obligaciones yresponsabilidades que asume el contratista.

Lo anterior conlleva a la necesidad de que el Honorable Concejo Municipal solicite alcontratista la expedici6n de una p6liza (mica, expedida por una compania de seguroslegalmente constituida en el pais, en la que se ampare al Honorable Concejo Municipalde Cartago del incumplimiento en que eventualmente pueda incurrir el contratista desus obligaciones legales y contractuales, y de la calidad del servicio requerido.

A continuaci6n se hace una valoraci6n de los riesgos en terminos porcentualesrespecto del valor del contrato, y de acuerdo con la tipificaci6n que se ha establecido:



A.2. Calidad del servicio: Por el diez por ciento (10%) del valor total del contrato y conuna vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses mas.A.3. Buen Manejo y correcta inversi6n del anticipo: Por el cien por ciento (100%) delvalor del anticipo que reciba el contratista, con una vigen cia igual a la del contrato.

Para efectos de la ejecuci6n del contrato que se suscriba, el contratista es la personaque debera soportar de manera total la ocurrencia de cualquiera de las circunstanciastipificadas anteriormente, y por tanto debe asumir su costo, responsabilidad queentrega a la compania aseguradora a traves de la p6liza que se expida.

EI contrato que se suscriba debera ejecutarse en un plazo de dos (2) meses, contadosa partir de la firma del contrato.

EI presente documento se suscribe a los veintisiete (27) dias del mes de marzo de dosmil doce (2012).

ROBERTO MORENO POSADAPresidente

GERARDO TORO DUQUESecretario

Elaboro:AGAAprobo:GTD

contrato 01-003-2012

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