contratacion cultura … mas que norma, proceso o sistema

CONTRATACION CONTRATACION

CULTURA … MAS QUE NORMA, PROCESO O CULTURA … MAS QUE NORMA, PROCESO O SISTEMA.SISTEMA.

Contenido

1. Gestión Contractual … Una Cultura.

2. Principios.

3. Componentes y Soportes del modelo

4. Política de Contratación.

5. Modelo Operativo y Sistema de Información.

2 Octubre 2015

3Octubre 2015

GESTION CONTRACTUAL EN CAFAM …. UNA CULTURA

Mostrar los componentes, de un proceso de Gestión Contractual estructurado desde lo privado hacia los frentes de negocios de CAFAM: ámbito privado, estatal y sus tres etapas: Pre Contractual, Contractual, Ejecución y Cierre, asumidos como parte de la CULTURA ORGANIZACIONAL, como su elemento esencial.

La ventaja competitiva de CAFAM está en su gente. Los procesos, la tecnología y lo normativo se construyen o se adquieren en el mercado. La gestión contractual se construye desde el talento de sus trabajadores, por eso la GESTION CONTRACTUAL es una CULTURA.

La gestión de cambio, no se hace desde una norma, no se implementa con un software, quienes innovan y enfrentan los cambios son las personas.

CLAVES: Creatividad, Innovación, gestión del cambio y personalización del modelo y la cultura.

PRINCIPIOS: FUNDAMENTO DE LA CULTURA DE PRINCIPIOS: FUNDAMENTO DE LA CULTURA DE G.C.G.C.

• PERTINENCIAPERTINENCIA TRANSPARENCIATRANSPARENCIA

• ECONOMIAECONOMIA ORDEN Y ORDEN Y RESPONSABILIDADRESPONSABILIDAD

4 CAFAM – Jefatura Contratación Jurídica Octubre 2015

PERTINENCIAPERTINENCIA

• «Aquello que viene a propósito, encaminado a un fin»Aquello que viene a propósito, encaminado a un fin»• Etapa: Pre Contractual: • Responsables: • Unidades Estratégicas Servicio UES• Unidades Centralizadoras de Compras UCC• Unidad de Apoyo, Riesgos.• Definición y Objetivo:• Toda contratación debe ajustarse a la misión, objeto social y visión de CAFAM.


TRANSPARENCIATRANSPARENCIA

• «Valor aplicado a la conducta humana, permitir que se entienda con claridad un Valor aplicado a la conducta humana, permitir que se entienda con claridad un mensaje, que sea evidente en la conducta, el proceso y su administración»mensaje, que sea evidente en la conducta, el proceso y su administración»

• Etapa: Pre Contractual – Contractual – Ejecución y Cierre• Responsables: • Todo trabajador de CAFAM implicado en un proceso de G.C.• Definición:• Reglas objetivas, claras, equitativas, completas en todo proceso de selección singular o plural.

• Régimen Legal Inhabilidades – Incompatibilidades –Conflictos de Interés y Régimen de Corrupción Privada (Ley 1474 de 2011)

• Objetivo: Lograr beneficio Financiero, Oportunidad, de Garantías y Calidad del bien o servicio y claridad en todo proceso de G.C.

6 CAFAM –Jefatura Contratación Jurídica Octubre 2015

ECONOMIAECONOMIA

• «Como manejar mejor y eficientemente: Recursos, procesos y funciones encaminados a un fin»

• Etapa: Pre Contractual – Contractual – Ejecución y Cierre• Responsables: • Todo trabajador de CAFAM implicado en un proceso de G.C.• Definición:• Reglas objetivas, estudios, diseños, términos, análisis de riesgos, especificaciones del bien o servicio.

• Objetivo: Trámites adelantados con economía de: Tiempo, medios e información, impedir retardos o dilación en cualquier etapa de la G.C., No pretermitir ningún paso o etapa de la G.C. soportes financieros para su pago y advertir toda circunstancia previsible que pueda dilatar o demorar el trámite de la G.C.-


ORDEN Y RESPONSABILIDADORDEN Y RESPONSABILIDAD

• «ORDEN: Colocar medios, personas, herramientas y procesos ajustados a un mismo criterio»• «RESPONSABILIDAD: Valor en la conciencia de los trabajadores que les permite reflexionar, administrar, orientar y valorar un proceso a su cargo.»

• Etapa: Pre Contractual – Contractual – Ejecución y Cierre• Responsables: • Todo trabajador de CAFAM implicado en un proceso de G.C.• Definición:• Ajuste para el cumplimiento de los fines de la Gestión Contractual.• Objetivo: Vigilar correcta ejecución de todo instrumento, proteger los Derechos de CAFAM, contratista y terceros, Responsabilidad Laboral de los trabajadores con roles en la G.C., ajuste flujo de pagos al instrumento, ajuste a los presupuestos operativo e inversiones, cumplimiento poderes aprobación, trámite y firma de contratos, determinación de responsabilidades individuales en la G.C.


COMPONENTES DEL MODELO GESTION CONTRACTUALCOMPONENTES DEL MODELO GESTION CONTRACTUAL

• 1.PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL: Abarcando las etapas de Negociación (Precontractual), Contractual, Seguimiento, Ejecución y Cierre.

• 2.PÓLITICA DE CONTRATACIÓN AJUSTADA AL MODELO G.C. (Política, procesos y manuales de buenas practicas de contratación, definidos desde la óptica privada)

• 3.HERRAMIENTA TECNOLÓGICA: Elemento que facilita y permite desarrollar con efectividad la Gestión Contractual.

9 0ctubre 2015

SOPORTES

10 Octubre 2015

POLITICA DE CONTRATACIONPOLITICA DE CONTRATACION

• TITULO I: • ASPECTOS GENERALES: Objetivos, Alcance, Glosario - PRINCIPIOSPRINCIPIOS

• TITULO II• DE LA GESTION CONTRACTUAL: Etapas Precontractual, Contractual y de

Ejecución y Cierre

• TITULO III: • ASPECTOS VARIOS: Prohibiciones, Inhabilidades e Incompatibilidades,

Asesoría y Responsabilidades en la G.C.

11 Octubre 2015

MODELO OPERATIVOMODELO OPERATIVO

• ETAPAS G.C.ETAPAS G.C.

- Pre Contractual• - Contractual• - Ejecución y Cierre

• HERRAMIENTA TECNOLOGICAHERRAMIENTA TECNOLOGICA

12 CAFAM – Jefatura Contratación Jurídica Octubre de 2015

MODELO PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL

13 Octubre 2015

Precontractual Contractual Ejecución y Cierre

Verificación requisitos para

contratación

Hu

man

o

Egresos Ingresos

Convenios

Conceptos favorables **

Elaboración, revisión,

validación y/o conceptualización

1Novedades al instrumento

Registro Ejecución objeto

contractual

Evaluación

Responsable de la iniciativa en la UES/UCC

** Unidades de apoyo que emiten conceptos

Representante legal

Abogado designado

Poderes de aprobación

Responsable del seguimiento: UES/UCC

*Unidades de apoyo.**Administrador del Modelo.

Posible Instrumento

Registros de información

Pólizas 1

Instrumento

Oficinista Dpto. Contratación

Pro

ceso

Téc

nic

o



SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE CONTRATOS

ETAPA PRECONTRACTUAL

Controles•El sistema garantizará secuencia y cumplimiento de pasos obligatorios.•Registro de quien, cuando y anexos de las actividades de esta etapa.•Verificación conceptos emitidos por las unidades de apoyo. (Riesgos, Presupuesto, etc.).

Para comprar: Elaboración términos de referencia. Evaluación de propuestas. Selección de proveedor.Concepto de unidades de apoyo Aprobación de la compra

Para vender: Evaluación condiciones de invitación.Autorización a ofertar.Elaboración de la propuesta.Formalización de la propuestaConcepto de unidades de apoyo

Entrada: necesidad de comprar, vender o suscribir convenios

Salida: El principal punto de control al final de esta etapa es la revisión del Formulario único de contratación (FUC) por parte de : responsables y Aprobadores

14 Octubre 2015

ETAPA CONTRACTUAL

Controles•Validación del Formulario Único de Contratación y sus anexos.•Registro de observaciones y cambios al borrador del instrumento.•El sistema garantizará la secuencia y cumplimiento de pasos obligatorios.•Registro de quien, cuando y anexos de las actividades de esta etapa.•Verificación de vistos buenos.

Recepción y radicación de solicitudes de contrato Elaboración / revisión de contratos. Firmas del instrumento. Perfeccionamiento y Gestión documental de contratos.

Entrada: Formulario Único de Contratación

Salida: Información para la realización y/o validación del Instrumento

15 Octubre 2015

ETAPA EJECUCIÓN Y CIERRE CONTRACTUAL

Controles•Seguimiento por parte del Responsable del Seguimiento del instrumento al cumplimiento obligaciones contractuales.•Alarmas de vigencias y seguimientos.•Ejecución presupuestal.•Aprobación para liquidación y cierre del instrumento.

Cumplimiento de obligaciones financieras Cumplimiento de obligaciones generales y especiales del instrumento Seguimiento a vigencias del Instrumento y de pólizas Novedades al instrumento (otro sí o instrumento adicional). Actas del instrumento. Liquidación y cierre del instrumento. Evaluaciones en ejecución y posteriores por parte de Unidades de

Apoyo.

Entrada: Instrumento perfeccionado

Salida: control continuo y permanente por los Responsables del Seguimiento y del Departamento de Riesgos con base en las alarmas que genere el sistema

16 Octubre 2015

contratacion cultura … mas que norma, proceso o sistema

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