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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES

CÓDIGO

FECHA VERSIÓN PÁGINAS

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A/CI-8 Informe Final

INFORME DE AUDITORÍA

MODALIDAD ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN

INSTITUTO MUNICIPAL DE CULTURA Y FOMENTO

AL TURISMO DE PEREIRA

VIGENCIA 2014

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA

PEREIRA, DICIEMBRE 17 DE 2015


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INSTITUTO MUNICIPAL DE CULTURA Y FOMENTO

AL TURISMO DE PEREIRA

Dr. José Nelson Estrada Henao Contralor Municipal

EQUIPO DIRECTIVO

Amanda Lucia Téllez Ruiz Luz Mery Sandoval Aldana

Esperanza Londoño Ocampo Mersy Jaqueline Rosero Reyes

EQUIPO AUDITOR

Francia Elena Osorio Rivera Coordinador de Auditoria

Oscar Montoya Buitrago

Técnico


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TABLA DE CONTENIDO

Página

1 CARTA DE CONCLUSIONES 4

2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA

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2.1 ALCANCE

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2.2 HALLAZGOS

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2.3 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

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A/CI-8 Informe Final Ciudad, Doctor ALVARO TRUJILLO MEJIA Director Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo de Pereira Centro Cultural Lucy Tejada, Carrera 10 entre Calles 16 y 17 Pereira Asunto: Carta de Conclusiones La Contraloría Municipal de Pereira, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoria Especial a la Contratación en el Instituto Municipal de Cultura de Pereira, vigencia 2014, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia y eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el proceso de contratación. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Territorial. La responsabilidad de la Contraloría Territorial consiste en producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Territorial, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Territorial.


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A/CI-8 Informe Final CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en el área contractual del Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo de Pereira para la vigencia 2014 cumple con los principios evaluados de acuerdo a los objetivos auditados, no obstante se presentan las siguientes situaciones:

Se continúa con la debilidad en el proceso de aplicación de descuentos en los Comprobantes de Egreso generados por la Dirección Financiera, de acuerdo a la normatividad vigente, no se aplicaron los descuentos en el momento del pago, algunos de los cuales se hizo de manera extemporánea, se realizan a bases gravables incorrectas, se hacen retenciones a contratos ya liquidados en forma extemporánea.

Por la interpretación de la norma en la escogencia de la modalidad a contratar, no se publicaron los procesos precontractuales, lo anterior se observó debido a que el 92% de la muestra de los contratos revisados en la presente auditoria, se adjudicaron mediante contratación directa, sin realizar convocatoria pública.

En la línea de seguimiento a plan de mejoramiento, conceptúa que la gestión en el proceso en el seguimiento al Plan de Mejoramiento aprobado con oficio radicado No. 3348 del 7 de octubre de 2014, cumple con un puntaje de 83,3, lo cual se registró en la matriz Evaluación de Gestión Fiscal GAT. AC 2 PT MATRIZ SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO, presentando falencias en el punto 3 que se refiere a los descuentos realizados a los contratos, observaciones que también se registran en el presente informe. Atentamente, JOSE NELSON ESTRADA HENAO Contralor Municipal de Pereira


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A/CI-8 Informe Final 1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1 ALCANCE

La Contraloría Municipal de Pereira en cumplimiento de su función constitucional y del Plan General de Auditorías de la presente vigencia aprobado mediante Resolución Nº 012 del 19 de enero de 2015 y a través del memorando de asignación N°026-2015, comisionó la realización de la “Auditoría modalidad especial a la contratación del Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo de Pereira para la vigencia 2014”.

Dentro del ejercicio de control fiscal y siguiendo las políticas del programa de Gobierno del Contralor Municipal de Pereira para el período constitucional y legal 2012-2015, es una prioridad la vigilancia eficaz y eficiente de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Municipio incluyendo el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en los principios rectores del control fiscal. Así mismo llevar a la Contraloría Municipal a una articulación con la Ciudadanía Organizada como punto de partida y de llegada del ejercicio del Control Fiscal con el propósito de salvaguardar los recursos manejados por los administradores públicos. Resulta importante destacar que la contratación estatal será siempre una de las líneas prioritarias de auditoría que atenderán los organismos de control fiscal, por la cantidad de recursos invertidos en desarrollo de la misión del Municipio y la afectación directa a la comunidad Pereirana, por lo que se hizo una revisión de la contratación suscrita en la vigencia 2014. Los objetivos específicos se desarrollaron mediante dos (2) líneas de auditoría, la primera al proceso contractual, donde se consolidó un Universo de trescientos sesenta y nueve (369) contratos, rendidos de manera bimestral en lo corrido de la vigencia 2014 en el aplicativo SIA por un valor total de $5.159´067.426 y se aplicó un nivel del confianza del 95% y un margen de error del 5% arrojando un tamaño de la muestra de quince (15) contratos, éstos tuvieron un valor final incluidas las adiciones, por valor de $857.122.308, que representan una cobertura en cantidad de contratos del 4,0% y en recursos invertidos del 16,48% , como se detalla en la siguiente tabla:


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No. Contrato Objeto Valor Inicial Contratista

CPS 20140018

Prestar sus servicios profesionales capacitando y coordinando la sede y subsedes del Área de Artes Plásticas de la Escuela de Artes. $ 23.697.600

ASOCIACION CULTURAL Y ARTISTICA DE RISARALDA

CPS 20140037

Prestar servicios profesionales especializados para la concepción creativa. edición. desarrollo visual / gráfico. de piezas para las campañas de cultura ciudadana y capital social. para el fortalecimiento del sistema de cultura $ 57.950.000

CORPORACION AVC - CIUDAD VISUAL

CPS 20140044

Prestar sus servicios profesionales capacitando y coordinando la sede y subsedes del Área de Bandas Músico Marciales de la Escuela de Artes.

$ 32.680.800

ASOCIACION DE BANDAS MUSICO MARCIALES DE RISARALDA `ASOBANDAS RISARALDA`

CCS 20140120

Coordinar y ejecutar un proyecto curatorial para la Sala de Exposiciones Carlos Drews Castro del Instituto. Que incluya muestras visuales periódicas y de formación de públicos. $ 35.000.000

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA

CIN 20140001

Asesorar, coordinar y acompañar académica, metodológica y logísticamente la Tercera Convocatoria Pública de Estímulos 2014 y la Tercera Convocatoria de Apoyo a Programas Concertados 2015. $ 72.000.000

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA

CPS 20140084

Prestar sus servicios profesionales en la implementación del sistema de información para el sector turístico del municipio de Pereira. $ 39.620.083

ARENAS JIMÉNEZ JULIANA


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CCS 20140174

Prestación de servicios profesionales para realizar actividades de apoyo en el área de arquitectura necesarias para la ejecución de las obras de infraestructura física a ejecutar por la entidad y asesorar técnicamente el proyecto denominado “Obras Mínima de adecuación del Salado Consota” declarado como sitio de interés patrimonial de la ciudad en el marco del Paisaje Cultural Cafetero según propuesta presentada. $ 17.000.000

NAVAS GALVIS LEONARDO

CNV 20140040

Aunar esfuerzos humanos, técnicos y financieros para la realización de una (1) presentación del ballet folclórico de Argentina, el día 13 de agosto de 2014, en el marco de las Fiestas Aniversarias de la ciudad de Pereira, de acuerdo a las siguientes especificaciones: vinculación de la compañía con 52 personas entre artistas, coreógrafos y personal de logística, con una duración de una hora y media, presentando un repertorio de las expresiones musicales y dancísticas propias del folklore argentino, con vestidos tradicionales, con entrada libre al público. $ 30.000.000

CORPORACION AMATIERRA

CNV-20140060

Unir esfuerzos para la realización del “Festival Internacional de Convivencia Rock” 2014. los días: 14. 15 y 16 de noviembre de 2014. en el Parque Olaya Herrera con entrada libre.

$ 131.000.000

FUNDACION REDES DE RESOCIALIZACION Y PREVENCION JUVENIL RPJS

CPS 20140222

Prestación de los servicios profesionales para la elaboración y actualización del Manual para el manejo, control, clasificación y registro de los bienes del Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo y acorde con las disposiciones Normativas. $ 11.528.000

GESTION. DESARROLLO Y SOCIEDAD S.A.S


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CPS 20140230

Prestar los servicios para la realización de un Diagnostico de prácticas culturales de la comunidad Indígena en el Corregimiento de Caimalito. $ 10.000.000

RESTREPO MESA MARIBEL

CNV 20140044

Aunar esfuerzos humanos, técnicos y financieros para la realización del evento denominado Eje Gospel 2014, en el marco de las Fiestas Aniversarias del municipio de Pereira, el día 18 agosto de 2014, con las siguientes especificaciones: realizar un concierto en el parque Guadalupe Zapata de mínimo tres horas, con cuatro exponentes de la música Gospel, entrada libre. Según Propuesta presentada. $ 40.000.000

CORPORACION AMATIERRA

CNV 20140048

Aunar esfuerzos humanos, técnicos y financieros para apoyar y fortalecer la realización del XI Festival Gastronómico Internacional, en el marco de las Fiestas de la Cosecha, el 29 de agosto de 2014, con las siguientes especificaciones: se realizará en la Plaza de Bolívar de la ciudad de Pereira, contará con la presencia de los grupos carnaval de barranquilla, Ensálsate y Nuevo Son, con ubicación de al menos 25 carpas restaurante, ubicación de mesas y sillas para el público, entrada libre. según propuesta presentada $ 33.000.000

FUNDACION MUSEO DE ARTE DE PEREIRA

CNV 20140047

Aunar esfuerzos humanos, técnicos, administrativos y financieros para la realización del festival “Hay Tusa, Hay Despecho, Hay Amor 2014”, del 15 al 25 de agosto, en el marco de las Fiestas Aniversarias de la ciudad de Pereira 151

años. con las siguientes especificaciones: Realización del premio nacional: “HAY TUSA, HAY DESPECHO, HAY AMOR” ubicar un muro de las lamentaciones durante tres días acompañado de la ubicación de una tarima los mismos días con presentaciones artísticas locales en Plaza Cívica Ciudad Victoria, realizar un $ 240.000.000

FUNDACION NACIONAL PARA ELDESARROLLO. EL ARTE Y LA CULTURA `FUNARTE`


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concierto con dos artistas de internacionales Marc Anthony y Maelo Ruiz en el Estadio Hernán Ramírez Villegas, realizar un concierto con artistas nacionales y regionales en el Parque Guadalupe Zapata, realizar tres verbenas populares en los sectores de Belmonte, Parque Industrial y Villa Santana el 23 de agosto, realizar dos conversatorios relacionados con la Tusa y el Despecho.. Según Propuesta.”

ODC 2014001

Compraventa de un vehículo tipo pick up doble cabina 4 x 4 Diesel modelo 2015, y el servicio de mantenimiento preventivo de los mismo por 50 mil km o dos años con SOAT por 12 meses y matricula de vehículo oficial. $ 83.645.825

AUTOMAYOR S.A.S

En mesa de trabajo realizada el día 16 de diciembre de 2015 que tuvo como fin analizar el derecho de contradicción, recibido en esta Contraloría con oficio del 14 de diciembre 2015, radicado con el No. No. 1169, respuesta al informe preliminar de la “Auditoria Especial a la Contratación en el Instituto Municipal de Cultura de Pereira, vigencia 2014.”, se concluyó lo siguiente:

1) Observación 2.2.1 desestimar la observación para los contratos 20140018 y 2014044, porque se aceptan los argumentos del derecho de contradicción por cuanto pertenecen al área de artes y la cultura, cumpliendo con los parámetros establecidos en la normatividad vigente.

La observación continua para los contratos 20140037, 20140084, 20140230 y 20140174, porque para hacer esta contratación se debe agotar la etapa precontractual, no se pueden obviar los pasos obligatorios por la Ley, al mirar las especialidades en la ciudad se puede observar que hay varias personas que pudieron realizar ese objeto y no únicamente esa persona que se contrató. Se debe invitar a las personas con las mismas capacidades para que compitan, se debe cumplir con los principios de la Función Pública y la Constitución.

2) Observación 2.2.2 En la revisión de los Comprobantes de Egreso


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A/CI-8 Informe Final Hay que resaltar que la calificación de la matriz de gestión es favorable y que como este proceso es tan importante, se concluye dejar el hallazgo como administrativo, otorgándole a la calificación una ponderación más alta en la Matriz de Gestión, por ser una conducta reiterativa.

3) Observación 2.2.3 Revisión del formato de Presentación de Proyectos de Turismo. Esta observación continúa porque no se dio respuesta en el derecho de contradicción por parte del Instituto.

2.2 HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría se establecieron tres (3) hallazgos: 2.2.1. Revisión de la etapa precontractual CONDICION En la revisión de la etapa precontractual de los contratos que se presentan en el cuadro, se observó que se adjudicaron por medio de contratación directa sin realizar convocatoria pública:

Objeto Valor Inicial Contratista Observaciones

Contrato de Prestación de Servicios No. 20140037 Prestar servicios profesionales especializados para la concepción creativa, edición, desarrollo visual / gráfico, de piezas para las campañas de cultura ciudadana y capital social para el fortalecimiento del sistema de cultura

$ 57.950.000

CORPORACION AVC - CIUDAD VISUAL

Según el Estudio Previo la modalidad es Contratación Directa- Prestación de Servicios Profesionales Decreto 1510/2013 Título I Modalidades de selección, Capítulo I y subsiguientes Para el equipo auditor, es un contrato de prestación de servicios pero NO de apoyo a la gestión, por tanto se debió realizar convocatoria en el SECOP de acuerdo con: el numeral 2 literal b del artículo 2 del Decreto Ley 1150/2007 en concordancia con el parágrafo 2 del citado artículo y el artículo 59 del Decreto 1510/2013


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Contrato de Prestación de Servicios No. 20140084 Prestar sus servicios profesionales en la implementación del sistema de información para el sector turístico del municipio de Pereira.

$ 32.713.830

ARENAS JIMÉNEZ JULIANA

Según el Estudio Previo la modalidad es Contratación Directa – Prestación de Servicios Profesionales Para el equipo auditor, es un contrato de prestación de servicios pero NO de apoyo a la gestión, por tanto se debió realizar convocatoria en el SECOP de acuerdo con: el numeral 2 literal b del artículo 2 del Decreto Ley 1150/2007 en concordancia con el parágrafo 2 del citado artículo y el artículo 59 del Decreto 1510/2013

Contrato de Prestación de Servicios No. 20140230 Prestar los servicios para la realización de un Diagnostico de prácticas culturales de la comunidad Indígena en el Corregimiento de Caimalito.

$ 10.000.000

RESTREPO MESA MARIBEL

Según el Estudio Previo la modalidad es Contratación Directa, sustentado en el título I Modalidades de Selección, Capítulo I y siguientes Decreto 1510/2013, Prestación de Servicios Profesionales; pero para el equipo auditor es un contrato Mínima Cuantía. NO de apoyo a la gestión, por tanto se debió hacer convocatoria de acuerdo con el numeral 2 literal b del artículo 2 del Decreto 1150/2007, Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción, el artículo 84 y 85 del Decreto 1510/2013

Contrato de Prestación de Servicios No. 20140174 Prestación de servicios profesionales para realizar actividades de apoyo en el area de arquitectura necesarias para la ejecución de las obras de infraestructura física a ejecutar por la entidad y asesorar técnicamente el proyecto denominado “obras mínimas de adecuación del salado Consota” declarado como sitio de interés $ 17.000.000

NAVAS GALVIS LEONARDO

Según el Estudio Previo la modalidad es Contratación Directa – Prestación de Servicios Profesionales Para el equipo auditor, es mínima cuantía, de prestación de servicios pero NO de apoyo a la gestión, por tanto se debió hacer convocatoria de acuerdo con el numeral 2 literal b del artículo 2 del Decreto 1150/2007, Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción, el artículo 84 y 85 del Decreto 1510/2013


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patrimonial de la ciudad en el marco del paisaje cultural cafetero según propuesta presentada

Fuente: Estudios Previos de los expedientes contratos IMCFT

CAUSA Se observa que para escoger la modalidad de selección, se realiza una interpretación parcial de la norma, debido a que, si bien es cierto que el Decreto 1510/2013, da la posibilidad de contratar directamente, se debe observar el principio de especialidad, primero referente a la persona la cual debe poseer unos conocimientos únicos, sin los cuales no podría contratar, segundo referente al contrato, se refiere a la contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes, es decir cuando no existan varias personas que ofrezcan este tipo de servicio. Que para el caso que nos ocupa, si existen diferentes personas naturales o jurídicas que bien hubiesen podido ofertar los servicios requeridos por el Instituto Municipal de Cultura. Lo anterior, para garantizar el principio de publicidad, del cual se ocupa el numeral 9° del artículo 3 de la ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 19 del decreto 1510 de 2013. CRITERIO Se debió realizar convocatoria en el SECOP de acuerdo con el numeral 2 literal b del artículo 2 del Decreto 1150/2007, Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción, el artículo 84 y 85 del Decreto 1510/2013 Para los contratos 20140018 y 2014044, se acepta los argumentos del derecho de contradicción por cuanto pertenecen al área de artes y la cultura, cumpliendo con los parámetros establecidos en la normatividad vigente. El hallazgo continua para los contratos 20140037, 20140084, 20140230 y 20140174, porque para hacer esta contratación se debe agotar la etapa precontractual, no se pueden obviar los pasos obligatorios por la Ley, al mirar las especialidades en la ciudad se puede observar que hay varias personas que pudieron realizar ese objeto y no únicamente esa persona que se contrató. Se debe invitar a las personas con las mismas capacidades para que compitan, se debe cumplir con los principios de la Función Pública y la Constitución.


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A/CI-8 Informe Final En su derecho de contradicción la entidad argumenta “Es de anotar que la norma transcrita, corresponde al artículo 73 del Decreto 1510 de 2013, vigente parta la época en que se elaboraron los estudios previos de los contratos que objeta la comisión auditora Si se analiza detenidamente el contenido de los artículos citados, se puede establecer fácilmente que la facultad otorgada por la ley para suscribir contratos por la modalidad de contratación directa, se da en dos (2) sentidos: A) Para la prestación de Servicios Profesionales y B) De apoyo a la Gestión y aplica según el artículo 24 de la ley 80 de 1993, para personas naturales y jurídicas. En este orden de ideas, no se encuentra en el marco legal de la contratación pública la diferenciación donde se disponga que los contratos de prestación de servicios profesionales son por la modalidad de contratación directa y los contratos a suscribir para apoyo a la gestión deben publicarse en la página Colombia Compra Eficiente. Al menos ni el Instituto encuentra ese fundamento legal, ni los respetados señores auditores señalan la norma presuntamente violada por suscribirse contratos de apoyo a la gestión por la modalidad de contratación directa.”, es decir que pueden contratar bajo la Contratación Directa, que ellos hicieron todos los contratos por este artículo, pero al analizar la norma observan los integrantes de esta mesa de trabajo que se hace una presunta interpretación amañada de la norma. Po su parte el decreto 1510 de 2013 en su artículo 81 señala: Las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. (Negrilla fuera de texto)


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A/CI-8 Informe Final La entidad estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos. En Radicación 1693 de 2005 Consejo de Estado – Sala de Consulta y Servicio Civil, sobre el contrato de prestación de servicios señaló: La jurisprudencia ha precisado así sus características: "a. La prestación de servicios versa sobre una obligación de hacer para la ejecución de labores en razón de la experiencia, capacitación y formación profesional de una persona en determinada materia, con la cual se acuerdan las respectivas labores profesionales. El objeto contractual lo conforma la realización temporal de actividades inherentes al funcionamiento de la entidad respectiva, es decir, relacionadas con el objeto y finalidad para la cual fue creada y organizada. (....) (Negrilla fuera de texto) b. La autonomía e independencia del contratista desde el punto de vista técnico y científico, constituye el elemento esencial de este contrato. (....) Es evidente que por regla general la función pública se presta por parte del personal perteneciente a la entidad oficial correspondiente y sólo, excepcionalmente, en los casos previstos, cuando las actividades de la administración no puedan realizarse con personal de planta o requieran de conocimientos especializados, aquellas podrán ser ejercidas a través de la modalidad del contrato de prestación de servicios. c. La vigencia del contrato es temporal y, por lo tanto, su duración debe ser por tiempo limitado y el indispensable para ejecutar el objeto contractual convenido. En el caso de que las actividades con ellos atendidas demanden una permanencia mayor e indefinida, excediendo su carácter excepcional y temporal para convertirse en ordinario y permanente, será necesario que la respectiva entidad adopte las medidas y provisiones pertinentes a fin de que se dé cabal cumplimiento a lo previsto en el artículo 122 de la Carta Política, según el cual se requiere que el empleo público quede contemplado en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente." El contrato de prestación de servicios tiene por finalidad realizar actividades relacionadas con la administración de la entidad o el cumplimiento de sus funciones; su carácter es temporal; el contratista goza de autonomía e


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A/CI-8 Informe Final independencia para la ejecución de las prestaciones y puede celebrarse tanto con personas jurídicas como naturales, en este último caso, siempre y cuando las actividades contratadas no pueden cumplirse con personal de planta o cuando las labores requeridas exigen conocimientos especializados de los que no disponen los servidores de la entidad. EFECTO Incumplimiento de disposiciones generales y/o control inadecuado de actividades, que no garantiza los principios de publicidad, transparencia y selección objetiva. Se tipifica un hallazgo de tipo Disciplinario. 2.2.2. Liquidación de Descuentos, Retenciones, etc. CONDICION En la revisión de los Comprobantes de Egreso generados por la Dirección Financiera del Instituto, relacionados con los contratos objeto de auditoría, se pudieron establecer las siguientes inconsistencias e incumplimiento al punto 3 del plan de mejoramiento suscrito en la vigencia anterior y que de paso es reiterativo el proceso denotando falta de atención o debilidades fuertes en el tema de manejo tributario lo cual ha de obligar a la administración revisar el tema con mayor profundidad, exactamente a los descuentos realizados después de aprobado dicho plan y donde la entidad ignoro y paso por alto los compromisos establecidos en dicho plan y donde la dirección tiene comprometido con su firma el cabal cumplimiento del mismo plan de mejoramiento y donde la oficina o el área de control interno no advierte a tiempo que dicha situación se sigue presentando reiterativamente: CONTRATO / OBJETO / CONTRATISTA OBSERVACIONES

CPS 20140084 Prestar sus servicios profesionales en la implementación del sistema de información para el sector turístico del municipio de Pereira. Contratista: Juliana Arenas Jiménez

En el pago del acta parcial Nº 05 por valor de $3.649.480 y correspondiente al comprobante de pago 0922 del 07-11-14 se presenta una diferencia en cuanto a los valores descontados y lo pagado, los descuentos se realizaron al valor de $3.630.000 y no a $3.649.480 que era el correspondiente al acta Nº 5 del 06-11-14, presentando una diferencia de $19.480 en el pago. Incumplimiento al punto 3 del Plan de Mejoramiento


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CPS 20140222 Prestación de los servicios profesionales para la elaboración y actualización del manual para el Manejo, Control, Clasificación y Registro de los bienes del Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo y acorde con las disposiciones normativas. Contratista: Gestión, Desarrollo y Sociedad S.A.S.

En el CE Nº 1226 del 31-12-14, no se realizó el descuento correcto de la estampilla Pro-Cultura por el 1,5%, debido a que se hizo por el 1% presentando una diferencia de $49.690. No obstante presenta una Nota Contable. Incumplimiento al punto 3 del Plan de Mejoramiento

CPS 20140230 Prestar los servicios para la realización de un diagnóstico de prácticas culturales de la comunidad indígena en el corregimiento de Caimalito. Contratista: Maribel Restrepo Mesa.

En Comprobante de Pago Nº 1090 del 17-12-2014 se descontó la Estampilla Pro-Cultura por el 1% ($100.000) debiendo ser el 1,5% ($150.000), según Acuerdo Nº 23 del 04 de septiembre de 2014. art.3, el contrato se firmó el 19 de noviembre de 2014, existiendo una diferencia de $50.000, posteriormente mediante CP 2014001121 / 10-12-14 se efectúa descuento. Incumplimiento punto 3 del Plan de Mejoramiento

CPS 20140120 Coordinar y ejecutar un proyecto curatorial para la sala de exposiciones Carlos Drews Castro del Instituto. Que incluya muestras visuales periódicas y de formación de públicos. Universidad Tecnológica de Pereira.

En el CP 427 del 25-06-14 no se descontó la Estampilla Pro-Cultura por $350,000, según el parágrafo 3 del artículo 2 del acuerdo Nº 69 de 2008 no está exento, posteriormente presenta CE 2015000083 del 26-02-2015 efectuando la retención sin descontar.

CIN 20140001 Asesorar, coordinar y acompañar académica, metodológica y logísticamente la tercera convocatoria pública de estímulos 2014 y la tercera convocatoria de apoyo a programas concertados 2015. Contratista: Universidad Tecnológica de Pereira.

En el CP 560 del 31-07-14 se descontó la Estampilla Pro-Cultura por $720,000, estando exento según el parágrafo 3 del artículo 2 del acuerdo Nº 69 de 2008, posteriormente presenta CE 2015000083 del 26-02-2015 donde se observa la devolución del descuento.

CNV 20140060 Unir esfuerzos para la realización del “festival internacional de convivencia rock” 2014. Los días: 14. 15 y 16 de noviembre de 2014. En el parque Olaya herrera con entrada libre. Fundación Redes de Resocialización y Prevención Juvenil RPJS

En Comprobante de Pago Nº 928 del 07-11-2014 se descontó la Estampilla Pro-Cultura por el 1% ($1.310.000) debiendo ser el 1,5% ($1.965.000), según Acuerdo Nº 23 del 04 de septiembre de 2014. art.3, el contrato se firmó el 31 de octubre de 2014, existiendo una diferencia de $655.000


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Incumplimiento punto 3 del Plan de Mejoramiento

Fuente: Expediente contratos IMCFT - Cifras pesos $

CAUSA Falta de cuidado en procedimiento que pueden ser atribuibles a deficiencias en la comunicación entre dependencias y funcionarios, desconocimiento de requisitos, debilidades en el aplicativo y ausencia de autocontrol que no permiten advertir oportunamente el problema, lo que redunda en la falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo. Derecho de Contradicción Oficio radicado con el No. 1169 de diciembre 14 de 2015: “Con relación a las observaciones relacionadas en este punto 2.2.2, se solicita al equipo auditor tener en cuenta las siguientes consideraciones: Que una vez revisadas las observaciones encontradas por el equipo auditor se observa que:

Num. Contrato

Contratista Observación Aclaración

CPS 20140084

Juliana Arenas Jiménez

En el Pago del acta Parcial No. 5 por valor de $3.649.480 y correspondiente al comprobante de pago No. 0922 del 7 de noviembre se presenta una diferencia en cuanto a los valores descontados y lo pagado los descuentos se realizaron al valor de $3.630.000 y no a $3.649.480 que era el correspondiente al acta No. 5 del 6 de noviembre

Se observa que los descuentos fueron efectuados sobre el valor del acta que es de $3.649.480, la diferencia obedece es a la causación del gasto mas no de los impuestos, por lo que no es un incumplimiento al Plan de Mejoramiento, ya que el punto 3 hace referencia es a la aplicación correcta de los impuestos, así mismo como se puede observar en el auxiliar adjunto a la presente


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de 2014, presentando una diferencia de $19.480 en el pago. Incumplimiento al punto 3 del Plan de Mejoramiento

respuesta, y como proceso de autocontrol al realizar una revisión total de la contratista se observa los descuentos y pagos fueron realizados correctamente.

Con relación a las observaciones encontradas por el equipo auditor en los CPS 20140022, CPS 20140230, CPS 20140120 CIN 2014001 y CNV 20140060, observaciones todas relacionadas con la Estampilla ProCultura, que se considere que Mediante Acuerdo No. 23 del 2014, efectúa modificaciones a la estampilla ProCultura dentro de las más importantes se encuentra el cambio de tarifa que paso del 1% al 1.5% y la forma de descontarlo que ya no es en cada acta de pago, si no en el primer pago el descuento sobre el monto del contrato total. Este cambio se aplicaría a los contratos firmado a partir del 1 de octubre de 2015, por lo que se presentó una situación compleja al momento de la causación de las cuentas ya que unas eran con la tarifa del 1% y otros con el 1.5%, pero ya que en el sistema no se puede tener dos tarifas configuradas para el mismo concepto de retención, se dejó la tarifa del 1% toda vez que era más la proporción de contratos que les aplicaba esta tarifa. Esta situación conllevo a que se presentaran los ajustes y las diferencias detectadas por el equipo auditor, por lo que se solicita, sea considerada como una situación particular y se nos dé la oportunidad de continuar en el proceso de mejora continua y de suscribir un Plan de Mejoramiento con nuevos compromisos. Toda vez que se puede observar que con relación a los hallazgos detectados en el plan de mejoramiento suscrito en el punto 3, se puede observar que si existió compromiso y mejora ya que no se dieron observaciones sino con relación a esta estampilla Pro- Cultura que presento este caso particular; es un compromiso permanente por parte de la profesional universitaria el de cada vez más evitar esta clase de ajustes y cumplir la normatividad en su totalidad. Por lo que se solicita considerar dicha situación con carácter administrativo y suscribir un nuevo Plan de Mejoramiento.”


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A/CI-8 Informe Final CRITERIO Ley 87 de 1993, Aartículo 2°, literales d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

En el mismo sentido el Sistema de Gestión de Calidad, es una herramienta que le permite a cualquier organización planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de la misión, a través de la prestación de servicios con altos estándares de calidad. De igual manera en lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos. Hay que resaltar que la calificación de la matriz de gestión es favorable y que como este proceso es tan importante, se concluye dejar el hallazgo como administrativo, teniendo en cuenta que para la calificación del seguimiento al cumplimiento del presente plan de mejoramiento se deberá otorgar a la calificación de este punto, una ponderación más alta, en la Matriz de Gestión, por ser una conducta reiterativa.

EFECTO Situación que conlleva a expedientes imperfectos, incumplimiento de disposiciones generales y/o control inadecuado de recursos o actividades, se tipifica un hallazgo de tipo administrativo, con el objeto que se adelanten acciones correctivas al respecto, otorgándole un alto puntaje en la ponderación de la calificación correspondiente a la Matriz de Gestión, que busquen solucionar las deficiencias detectadas por el organismo de control. 2.2.3 Presentación de Proyectos CONDICION En la revisión del formato de Presentación de Proyectos de Turismo correspondiente al Convenio No. 20140048 suscrito con la FUNDACION MUSEO DE ARTE DE PEREIRA, cuyo representante legal es la señora Servia Cortés Diaz con Cédula de Ciudadanía No. 24.913.297, se encontró que el número de cédula digitada, no corresponde al nombre de la persona que se encuentra firmando y que se registra al pie. Presunta incidencia Administrativa.


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A/CI-8 Informe Final CAUSA Falta de puntos de control de los diferentes procesos. CRITERIO Ley 87 de 1993, Aartículo 2°, literales d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

En el mismo sentido el Sistema de Gestión de Calidad, es una herramienta que le permite a cualquier organización planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de la misión, a través de la prestación de servicios con altos estándares de calidad. De igual manera en lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.

EFECTO Situación que conlleva a expedientes imperfectos, incumplimiento de disposiciones generales y/o control inadecuado de recursos o actividades, se tipifica un hallazgo de tipo administrativo, con el objeto que se adelanten acciones correctivas al respecto, que busquen solucionar las deficiencias detectadas por el organismo de control. 2.3 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO En el seguimiento al Plan de Mejoramiento aprobado con oficio radicado No. 3348 del 7 de octubre de 2014, se pudo establecer el incumplimiento del punto 3 que se refiere a los descuentos realizados a los contratos, observación que se registra en el presente informe en el numeral 2.2.2 en la revisión de los Comprobantes de Egreso generados después de aprobado dicho plan. Con el agravante de ser reiterativas las fallas, falencias y la no corrección en el tiempo de dichos procesos y donde no se evidencio acción alguna por parte del área financiera de la entidad y mucho menos acciones de seguimiento por parte de control interno y la dirección de la entidad no se apersono del seguimiento y cumplimiento de los compromisos firmados en el respectivo plan de mejoramiento. Acciones reiterativas que colocan en riesgo fiscal a la entidad por posibles multas pecuniarias por parte de las autoridades competentes.

contralorÍa municipal de pereira informe de … · responsabilidad de la contraloría territorial...

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