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BORRADORNO OFICIAL

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRALInforme de Auditoría

a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresosdel 01 de enero al 31 de diciembre de 2007

Guatemala, mayo de 2008

Registro de Información Catastral Página

Resumen Gerencial 1014 - Antecedentes 1014 - Objetivos de Auditoría 1017 - Alcance de Auditoría 1018Dictamen 1020Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 1021Informe Relacionado con Control Interno 1037Informe Relacionado con Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables 1043Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 1049Funcionarios Responsables 1050

ÍNDICE

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007

REGISTRO DE INFORMACION CATASTRAL

1014

El Registro de Información Catastral fue creado a través del Decreto No. 41-2005 del Congreso de laRepública, el cual fue aprobado el 15 de junio de 2005, sancionado el 19 de julio, publicado el 20 de julio yentró en vigencia el 20 de agosto del mismo año. El Registro de Información Catastral de Guatemala, quepodrá abreviarse RIC, fue creado como institución del Estado, autónoma y de servicio, con personalidadjurídica, patrimonio y recursos propios. Actuará en coordinación con el Registro General de la Propiedad sinperjuicio de sus atribuciones específicas. Tendrá su domicilio en el departamento de Guatemala, su sedecentral en la ciudad de Guatemala, y establecerá los órganos técnicos y administrativos que considereobligadamente necesarios.

El Registro de Información Catastral es la autoridad competente en materia catastral, que tiene por objetoestablecer, mantener y actualizar el catastro nacional, según lo preceptuado en el Decreto No.41-2005 Leydel Registro de Información Catastral y su reglamento (aún no autorizado). Todas sus actuaciones y registrosson públicos. Los interesados tienen derecho a obtener en un tiempo prudencial, con las formalidades de leyy sin limitación alguna, informes, copias, reproducciones y certificaciones de las actuaciones a costa delinteresado. Los Lineamientos Generales del Gobierno para el período 2004-2008, las políticas sectoriales einstitucionales del Registro, desarrollan el mandato legal anterior, y han dado lugar a la elaboración de unplan operativo anual, como soporte del presupuesto solicitado y aprobado para el ejercicio 2007. De acuerdoa estas políticas, el Registro realiza sus operaciones a nivel de programas, subprogramas, actividades yproyectos, integrado por los programas de Actividades Centrales, Proyectos Centrales, Certeza Jurídica de laPropiedad, Tenencia y Uso de la Tierra y la Escuela de Formación y Capacitación.

El Registro de Información Catastral utiliza el SICOINDES para el registro de las operaciones presupuestariasy de tesorería, por lo que los reportes que genera este sistema, constituyen el principal insumo para laauditoría, que será utilizado como fuente de evidencia y para la aplicación de las pruebas sustantivas y decumplimiento. El artículo 241 de la Constitución Política de la República, establece que la Contraloría Generalde Cuentas debe auditar la ejecución presupuestaria de las entidades que conforman el sector público nofinanciero, para emitir opinión y presentar el informe correspondiente al Congreso de la República, a mástardar el 31 de mayo de cada año.

La política de la Contraloría General de Cuentas para este tipo de auditorías, considera extender el alcancede las evaluaciones hacia aspectos relacionados con la gestión y la calidad del gasto, vinculando la ejecuciónpresupuestaria con sus resultados a nivel de programas, subprogramas, actividades, proyectos y entidadpara determinar la incidencia de las acciones presupuestarias en el cumplimiento de las políticasinstitucionales, sectoriales y nacionales, por ello el presente documento se fundamenta en un proceso defamiliarización y conocimiento preliminar de la entidad para conocer y entender la actividad del Registro deInformación Catastral, su visión, misión, objetivos y metas en un contexto nacional.

Principales Funciones del Registro de Información Catastral

Establecer, mantener y actualizar el catastro nacional de acuerdo a lo preceptuado en la Ley del Registro deInformación Catastral y su Reglamento.

Definir políticas, estrategias y planes de trabajo en materia catastral.

Registrar y actualizar la información catastral como responsabilidad exclusiva del Estado, y extendercertificados catastrales y copias certificadas de los mapas, planos y de cualquier otro documento que estédisponible.

Definir políticas para percibir y administrar los ingresos provenientes de la prestación de servicios y venta de

RESUMEN GERENCIAL

ANTECEDENTES




1015

productos catastrales.

Proveer al Registro de la Propiedad la información que en los análisis realizados en el proceso catastral sedetermine que es susceptible de saneamiento, coordinando las actividades para tal efecto.

Coadyuvar en los estudios necesarios para la definición de los problemas nacionales relativos a la propiedady tenencia de la tierra y en las propuestas jurídicas de su solución.

Coordinar con el Registro de la Propiedad la información básica registro-catastro.

Coordinar con el Instituto Geográfico Nacional para la elaboración de la base cartográfica y la obtención deinformación de límites municipales y departamentales.

Proveer informes y estudios técnicos de las zonas en proceso catastral o catastradas a las institucionesresponsables de la resolución de conflictos agrarios, a aquellas encargadas de programas de adjudicación detierra y de regularización de la tenencia de la misma y a cualquiera otra institución estatal o privada que losolicite.

Apoyar a los órganos jurisdiccionales en los expertajes necesarios para la solución de conflictos en los queexista dificultad de ubicación espacial de fincas, siempre que se trate de zonas en proceso catastral, zonasdeclaradas catastradas o zonas que hubieran sido objeto de catastro focalizado.

Coordinar con las oficinas de ordenamiento territorial y control inmobiliario de las municipalidades o lasoficinas que cumplan dichas funciones, para la aplicación de la Ley del Registro de Información Catastral.

Autorizar a técnicos y/o profesionales egresados de carreras afines a la Agrimensura, para la realización deoperaciones catastrales, de los cuales llevará un registro.

Constituyen el patrimonio del Registro de Información Catastral:

a) La asignación que se le fije en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la Nación.b) Todos los recursos de cualquier naturaleza que por cualquier título sean destinados al Registro deInformación Catastral.c) Las donaciones y subvenciones que reciba del Estado, de cualquier otra entidad pública o privada, nacionalo extranjera, y de personas individuales y jurídicas.d) El Fondo Catastral Privativo que se constituye con los ingresos que el RIC obtenga por la prestación desus servicios y la venta de productos catastrales.e) Los recursos financieros contemplados anteriormente, se podrán canalizar y administrar a través defideicomisos a constituirse en las condiciones óptimas de seguridad y liquidez, en las instituciones financierasautorizadas por la Superintendencia de Bancos.

El Estado asignará anualmente al RIC, durante el establecimiento y mantenimiento registro-catastral, elmonto justificado por el Consejo Directivo de conformidad con la programación anual de dicho proceso.

Presupuesto de Ingresos y Egresos Asignado para el Ejercicio 2007

Presupuesto de Ingresos: El presupuesto de ingresos aprobado mediante Resolución No. 037-001-2006 delConsejo Directivo, al Registro de Información Catastral para el presente ejercicio asciende a:Q.194,427,634.00, se realizaron modificaciones de más por valor de Q.32,737,305.00 (por reprogramaciónde saldo de caja, aprobado, según resolución No. 041-003-2007 del 23 de febrero 2007) para hacer un totalde Q227,164,939.00, y de menos por valor de Q.83,361,000.00 (aprobado según resolución 073-001-2007del 15 de noviembre 2007) quedando un presupuesto vigente de Q.143,803,939.00 del cual al 31 dediciembre 2007 se devengó la cantidad de Q.109,695,250.34; (que incluyen Q.2,401,683.96 quecorresponden a intereses generados por las cuentas bancarias que maneja el Registro y los cuales no se




1016

presupuestaron).

Presupuesto de Egresos: El Congreso de la República aprobó al Registro de Información Catastral unpresupuesto inicial de Q194,427,634.00, se realizaron modificaciones de más por valor de Q.32,737,305.00(por reprogramación de saldo de caja, aprobado, según resolución No. 041-003-2007 del 23 de febrero 2007)para hacer un total de Q227,164,939.00, y de menos por valor de Q.83,361,000.00 (aprobado segúnresolución 073-001-2007 del 15 de noviembre 2007) quedando un presupuesto vigente de Q.143,803,939.00del cual se ejecutó al 31 de diciembre 2007 Q.72,708,788.73, que representa un 51%.




1017

General

Emitir opinión sobre la razonabilidad del Balance General, Estado de Resultados, y Estado de Liquidacióndel Presupuesto de Ingresos y Egresos y evaluar los procesos sustantivos del Registro de InformaciónCatastral como un alcance adicional para medir el grado de cumplimiento de sus políticas, objetivos y metasen el ejercicio Fiscal 2007.

Específicos

Evaluar el proceso de recaudación de los ingresos, incluyendo la legalidad, eficiencia, oportunidad, así comosu registro.

Evaluar las políticas, procedimientos, necesidades, legalidad y oportunidad del proceso de las modificacionespresupuestarias.

Evaluar el proceso de ejecución presupuestaria de egresos, incluyendo la legalidad, eficiencia de lasoperaciones y la oportunidad y correcciones de la información presupuestaria y financiera que generan lossistemas de registro.

Evaluar si los montos presupuestados y ejecutados en los diferentes programas guardan relación con losobjetivos y metas físicas alcanzadas, de acuerdo a las políticas sectoriales e institucionales.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA




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Ingresos

La revisión de los ingresos comprendió la evaluación de los siguientes aspectos:

Oportuna y eficiente recaudación conforme la base legal que los autoriza.

Correcto y oportuno registro contable y presupuestario conforme a principios presupuestarios y contables ynormas de control interno.

Correcta clasificación y presentación en los estados presupuestarios y en el Estado de Resultados.

Correcta documentación de las transacciones conforme a su naturaleza.

Correcta programación para su uso conforme las normas legales que los regulan.

Egresos

La revisión de los egresos comprendió la evaluación de los siguientes aspectos:

Correcta programación conforme políticas sectoriales e institucionales (plan operativo).

Políticas relacionadas con proceso de modificaciones presupuestarias.

Políticas relacionadas con los mecanismos para ejecución de los gastos (administración, contrato,transferencias, etc.).

Políticas de contrataciones en general.

Cumplimiento oportuno de los procedimientos legales y administrativos relacionados.

Correcta documentación de las operaciones.

Correcta aplicación de los gastos a las partidas presupuestarias y su impacto en la contabilidad.

Contribución de los diferentes grupos de gasto a los objetivos de los programas.

Estados Financieros

La revisión de los Estados Financieros comprendió la evaluación de los siguientes aspectos:

La razonabilidad de las cifras presentadas en los Estados Financieros.

Correcta presentación de los rubros en los Estados Financieros.

Verificar que los montos por retenciones de rentas consignadas, estén presentados en el Balance Generalcomo un Pasivo y no que formen parte de los ingresos en el Estado de Resultados.

Correcta aplicación de las notas a los Estados Financieros.

Limitación: La falta de presentación a la Comisión de auditoría de la documentación original de sustento de laejecución presupuestaria de Q.27,342,381.80 con cargo al renglón presupuestario 552, a través de 22 CUR

ALCANCE DE AUDITORÍA




1019

emitidos por Regularizaciones de Gastos efectuados del programa 11 "Certeza Jurídica de la Propiedad,Tenencia y uso de la Tierra" administrado a través del Programa de las Naciones Unidas para el DesarrolloPNUD limitó la fiscalización a la ejecución del gasto por el monto indicado.

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SeñoresConsejo DirectivoRegistro de Información Catastral RICCiudad

Hemos auditado el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto deIngresos y Egresos adjuntos del Registro de Información Catastral al 31 de diciembre de 2007. Estosestados financieros son responsabilidad de la administración de la Entidad. Nuestra responsabilidad esexpresar una opinión sobre estos estados financieros, basados en nuestra auditoría.

Excepto por lo que se menciona en el párrafo siguiente, efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normasde Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental. Estas normas requieren que elexamen sea planificado y realizado para obtener certeza razonable que los estados financieros no contienenerrores importantes. Una auditoría incluye el examen sobre una base selectiva, de la evidencia que soportalas cantidades y revelaciones presentadas en los estados financieros. Incluye también la evaluación de losPrincipios de Contabilidad utilizados y de las estimaciones importantes hechas por la administración, asícomo una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Consideramos que nuestraAuditoría provee una base razonable para nuestra opinión.

En nuestra opinión, excepto por el efecto de lo mencionado en el párrafo precedente, los estados financierosarriba mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera delRegistro de Información Catastral RIC al 31 de diciembre de 2007, los resultados de sus operaciones, por elaño terminado en esa fecha, de conformidad con Principios Presupuestarios y de Contabilidad GeneralmenteAceptados.

Guatemala, 30 mayo de 2008

DICTAMEN

El programa 11 "Certeza Jurídica de la Propiedad, Tenencia y uso de la Tierra" administrado a travésdel Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD, presenta una ejecuciónpresupuestaria de Q27,342,381.80 con cargo al renglón presupuestario 552, a través de 22 CURemitidos por regularizaciones de gastos efectuados, documentación de soporte original no fuepresentada a la Comisión de Auditoría.

(Hallazgo de Cumplimiento No.1)

1

La falta de presentación de la documentación en forma oportuna, limitó la fiscalización a la ejecucióndel gasto por un monto de Q27,342,381.80, por parte de la Contraloría General de Cuentas.

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ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS

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Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)1037

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En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del Balance General, Estado de Resultados y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Registro de Información Catastral RIC, por el añoterminado al 31 de diciembre de 2007, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestrosprocedimientos de auditoría con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estadosfinancieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sinembargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos eneste informe para estar de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de AuditoríaGubernamental.

Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño y operacionesde la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad pararegistrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de la entidad enlos estados financieros, son los siguientes:

Guatemala, 30 de mayo 2008

INFORME RELACIONADO CON CONTROL INTERNO

Incumplimiento al Plan Operativo Anual POA

Manuales de funciones no autorizados

Incumplimiento al Plan Anual de Auditoría

1

2

3

(Hallazgo No.1)

(Hallazgo No.2)

(Hallazgo No.3)




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Incumplimiento al Plan Operativo Anual POA

En el Registro de Información Catastral RIC, se realizaron disminuciones al presupuesto aprobado por unmonto total de Q83,361,000.00, afectando los programas 01 "Actividades Centrales" con Q4,000,000.00; 02"Proyectos Centrales con Q49,800,000.00 y 11 "Certeza Jurídica de la propiedad, Tenencia y uso de la tierra"con Q29,561,000.00 de dichas disminuciones el Ministerio de Agricultura Ganadería y Alimentación sin contarcon la autorización del RIC, realizó la modificación del total del programa 01 (Acuerdo Gubernativo 121-2007de fecha 18/05/2007) y de Q20,000,000.00 del programa 11 (Acuerdo Gubernativo 26-2007 del 29/08/2007),la autorización expresa del Registro de Información Catastral, para la modificación del monto total deQ83,361,000.00 se efectuó mediante Resolución del Consejo Directivo del RIC No. 73-001-2007 del 15 denoviembre del 2007, después de la modificación indicada el presupuesto vigente al 31 de diciembre quedó en Q143,803,939.00 y lo devengado al mismo período fue de Q72,708788.73, lo que indica una ejecución del51%.

El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 4.23Control de la Ejecución Institucional, indica: "La máxima autoridad de cada ente público, debe emitir laspolíticas y procedimientos de control, que permitan a la institución alcanzar sus objetivos y metasestablecidas en el Plan Operativo Anual."

En el marco de las negociaciones de los Acuerdos de Paz firme y duradera, específicamente en el Acuerdosobre Aspectos Socioeconómicos y Situación Agraría, se consideró: "Que una paz firme y duradera debecimentarse sobre un desarrollo socioeconómico orientado al bien común que responda a las necesidades detoda la población, que ello es necesario para superar las situaciones de pobreza, extrema pobreza,desigualdad y marginación social y política que han obstaculizado y distorsionado el desarrollo social,económico, cultural y político del país, y han constituido fuente de conflicto e inestabilidad.

Que el desarrollo socioeconómico requiere de justicia social, como uno de los cimientos de la unidad ysolidaridad nacional, y de crecimiento económico con sostenibilidad, como condición para responder a lasdemandas sociales de la población, que en el área rural es necesaria una estrategia integral que facilite elacceso de los campesinos a la tierra y otros recursos productivos, que brinde seguridad jurídica y quefavorezca la resolución de conflictos". Los instrumentos identificados en el acuerdo hacen referencia a lanecesidad de:"a) Promover una reforma legal que establezca un marco jurídico seguro, simple y accesible a toda lapoblación con relación a la tenencia de la tierra."

"El Gobierno se compromete a promover cambios legislativos que permitan el establecimiento de un sistemade registro y catastro descentralizado, multiusuario, eficiente, financieramente sostenible y de actualizaciónfácil y obligatoria. Asimismo, el Gobierno se compromete a iniciar, a más tardar en enero de 1997, el procesode levantamiento de información catastral y saneamiento de la información registro-catastral, empezando porzonas prioritarias particularmente para la aplicación del numeral 34 sobre acceso a tierras y otros recursosproductivos". En este contexto es el Registro de Información Catastral RIC quien dará cumplimiento al áreacorrespondiente.

El Plan Operativo Anual del Registro de Información Catastral dentro de las principales estrategiasinstitucionales para el 2007 indica: "La construcción de la institucionalidad del registro de informacióncatastral ha requerido la implementación de una serie de estrategias e instrumentos específicos de tipo

Condición

Criterio

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1




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administrativo, legal y técnico en el ámbito de la administración pública."

Incumplimiento a las políticas y procedimientos en la ejecución de las operaciones con base a los objetivos ymetas incluidos en los lineamientos Generales de Gobierno 2004-2008, Política Agraria 2004-2008 y PlanOperativo Anual.

Retraso en los planes de desarrollo y en el proceso de establecimiento catastral de todo el territorio nacional.

El Consejo Directivo, debe velar por el cumplimiento de las metas y objetivos plasmados en los LineamientosGenerales de Gobierno, las políticas respectivas y el Plan Operativo Anual, no modificando ni permitiendoque se modifiquen los programas específicos que representan para la institución el cumplimiento de sumisión y así brindar una mayor cobertura al proceso catastral.

En oficio No. DEN-RIC-085-2008 del 18 de abril de 2008, el Director Ejecutivo Nacional, manifiesta: "Enrelación a este Hallazgo es importante indicar que para el Ejercicio Fiscal 2007, se contó con el mismopresupuesto aprobado para el Ejercicio Fiscal 2006, situación que afectó la Planificación de Actividades delRIC, dado que en dicho Presupuesto se contaba con la asignación de recursos financieros que por su origenno serían percibidos durante dicho ejercicio fiscal, citando como ejemplos claros el Préstamo BIRF 4415-GUAdministración de Tierras en Petén, que contó con una asignación de Q.40.0 millones de los cuales no sepercibió ningún recurso, utilizándose solamente una parte de esa disponibilidad presupuestaria paraliquidación del Proyecto; mismo caso es el del identificado como Proyecto Equipamiento RIC e IGNfinanciado a través de un Crédito Mixto de Suiza, el cual contó con una asignación de Q.49.8 millones que noserían ejecutados en el año 2007. Esta problemática ocasionó la realización de las disminucionespresupuestarias efectuadas durante el año 2007, lo que a su vez se reflejó directamente en los resultadosalcanzados por el RIC en función del POA propuesto para dicho Ejercicio Fiscal."

Se confirma el hallazgo, ya que los comentarios de la administración no son suficientes para desestimar elincumplimiento al Plan Operativo Anual.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para los 14 miembros del ConsejoDirectivo, por la cantidad de Q5,000.00, para cada uno.

Causa

Efecto

Recomendación

Comentarios de la administración

Comentarios de auditoría

Acción Correctiva




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Manuales de funciones no autorizados

El Registro de Información Catastral, cuenta con los manuales de Normas y Procedimientos Generales;Presupuestarios; Contables; de Tesorería; Fondos Rotativos; Inventarios; Almacén; Administrativo y deCompras pero no han sido autorizados.

El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.10indica: "La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales defunciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, sudivulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones yactividades asignadas a cada puesto de trabajo."

Las gestiones que las autoridades han realizado ante el Consejo Directivo, para que autoricen los manualesde funciones, no se han atendido.

Falta de lineamientos, atribuciones y funciones, lo cual no permiten delimitar responsabilidades.

El Consejo Directivo debe autorizar los manuales para su implementación y divulgación a la brevedad.

En oficio No. DEN-RIC-085-2008 del 18 de abril de 2008, el Director Ejecutivo Nacional, manifiesta: "Alrespecto de este hallazgo, tal como se indicó en Oficio Ref:GAF-019-2008 donde se traslada para suconocimiento el Oficio No.SG/20-2008 en la cual la Secretaría General del RIC transcribe la informacióndetallada en el Acta del Consejo Directivo Número Sesenta guión dos mil siete, donde le da cumplimiento a loestablecido en el Artículo 16 Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional en su literal E "Presentarpropuestas de Manuales de operaciones y Reglamentos Internos al Consejo Directivo del RIC, del para suAprobación", por lo que solicitamos este hallazgo sea desestimado."

Se confirma el hallazgo, debido a que el comentario de la administración no lo desvanece, al confirmar quelos manuales fueron entregados al Consejo Directivo para su aprobación y ellos no consideraron laimportancia de los mismos y por ende no los han aprobado.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para los 14 miembros titulares delConsejo Directivo, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva





BORRADORNO OFICIAL

Incumplimiento al Plan Anual de Auditoría

La Unidad de Auditoría Interna no cumplió con la programación de las auditorías a realizar establecidas en elPlan Anual de Auditoría, toda vez que durante el ejercicio 2007, únicamente se practicaron dos auditorías.

El Acuerdo No. A-57-2006 del Subcontralor de Probidad, Encargado del Despacho, Normas de Auditoría delSector Gubernamental, norma 2.1 Plan Anual de Auditoría Gubernamental, indica: "La Contraloría Generalde Cuentas y las Unidades de Auditoría Interna del sector Gubernamental definirán, dentro de susactividades generales para cada ejercicio fiscal, un Plan Anual de Auditoría Gubernamental. El Plan Anual deAuditoría del sector Gubernamental, es el documento que define el número de auditorías a realizar dentro deluniverso de unidades del sector público, durante el período de un año, y será elaborado de acuerdo con laspolíticas y disposiciones establecidas dentro del Sistema de Auditoría Gubernamental de la ContraloríaGeneral de Cuentas."

El Consejo Directivo no ha velado porque la unidad de Auditoría Interna UDAI, se fortalezca, técnica yoperacionalmente.

No existe una adecuada evaluación, análisis y seguimiento de las operaciones que se registran en lasdiferentes unidades ejecutoras del Registro de Información Catastral.

El Consejo Directivo del Registro de Información Catastral, debe fortalecer la Unidad de Auditoría Interna,para que se dé cumplimiento a lo establecido en el Plan Anual de Auditoría, a efecto de llevar un mejorcontrol interno en las unidades ejecutoras de la Institución.

En oficio No. DEN-RIC-085-2008 del 18 de abril de 2008, el Director Ejecutivo Nacional, manifiesta: "Caberesaltar que mi toma de posesión en dicha institución fue a partir del 16 de julio del presente año, cabeindicar que la modificación al plan se realizó debido a que con el personal a cargo no se puede cumplir todoslos objetivos debido a que carecían de algunos aspectos para su ejecución, en donde se comenzó ha atrabajar durante este tiempo en el fortalecimiento de la Unidad a través de reuniones con el personal a cargo,en capacitaciones internas con los auditores para la implementación de las Normas de AuditoríaGubernamental (externa e interna) y que ha sido una labor exhaustiva para el entendimiento de las mismas,otro aspecto relevante es que se trabajo en el Manual de Auditoría Interna debido a que es una herramientaindispensable para el desarrollo de las actividades de la Unidad, se hace mención que el personal deauditoría interna recibió capacitaciones de los meses de septiembre a diciembre sobre el desempeño de lasfunciones de auditoría interna, así mismo en el mes de diciembre se recibió la capacitación de ControlInterno basado en la metodología del enfoque COSO II, que fortalece la rectoría del control internoadministrativo y operativo. No esta de más mencionar que el personal de auditoría interna tuvo atraso en susactividades en la cual no se pudo ejercer presión por falta de apoyo y comunicación por parte de la máximaautoridad, dejándose plasmado en copia adjunta del oficio con numero O-RIC-AI-003-2008 trasladado confecha 27 de marzo de los corrientes, donde se deja plasmado que desde el mes de noviembre de 2007 hetratado a través de varios medios de comunicación, tanto de forma verbal y por correo, de hablar. Tambiénse hace mención que se tuvieron problemas de salud en el mes de julio- agosto un asistente de auditoría yen el mes de diciembre por parte del Auditor Interno."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación






BORRADORNO OFICIAL

Se confirma el hallazgo, pues los comentarios de la administración no son suficientes para desvanecerlo, yaque el Consejo Directivo no veló por el fortalecimiento de la UDAI durante el ejercicio 2007.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para los 14 miembros titulares delConsejo Directivo, por la cantidad de Q5,000.00, para cada uno.


Acción Correctiva




BORRADORNO OFICIAL


Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonableacerca de si el Balance General, Estado de Resultados y el Estado de Liquidación y Ejecución delPresupuesto de Ingresos y Egresos adjuntos del Registro de Información Catastral al 31 de diciembre de2007, están libres de errores importantes, hermos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulacionesaplicables.

El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad del Registro deInformación Catastral RIC. Como parte de obtener certeza razonable acerca de si los estados financieros nocontienen errores importantes, efectuamos pruebas de cumplimiento por parte del Registro de InformaciónCatastral RIC. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinión sobre el cumplimientogeneral con tales regulaciones. En consecuencia no expresamos tal opinión.

Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos o violaciones a los términosde leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsionesresultantes, es importante en relación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas decumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento.

Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento al formarnos una opinión respecto a silos estados financieros del Registro de Información Catastral RIC por el año terminado al 31 de diciembre de2007 se presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con los términos de lasleyes y regulaciones aplicables.

Guatemala, 30 de mayo 2008

INFORME RELACIONADO CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

Falta de presentación de documentación solicitada

Falta de presentación de copia de contratos a la Contraloría General de Cuentas

Contratación de personal bajo el renglón presupuestario 029, con atribuciones de personal permanenteincumpliendo con normas legales

1

2

3

(Hallazgo No.1)

(Hallazgo No.2)

(Hallazgo No.3)




BORRADORNO OFICIAL

Falta de presentación de documentación solicitada

El programa 11 "Certeza Jurídica de la Propiedad, Tenencia y uso de la Tierra" administrado a través delPrograma de las Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD, presenta una ejecución presupuestaria deQ27,342,381.80 con cargo al renglón presupuestario 552, a través de 22 CUR emitidos por regularizacionesde gastos efectuados, documentación de soporte original no fue presentada a la Comisión de Auditoría.

El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículo 7, Acceso y disposición de información, indica: "Para el fiel cumplimiento de su función, la ContraloríaGeneral de Cuentas, a través de sus auditores, tendrá acceso directo a cualquier fuente de información delas entidades, organismos, instituciones, municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiereel artículo 2 de la presente Ley."

Al no establecerse en los convenios celebrados con PNUD, que la documentación de respaldo por los fondostrasladados debe quedar en custodia permanente del Registro, como entidad responsable y sujeta afiscalización.

La falta de presentación de la documentación en forma oportuna, limitó la fiscalización a la ejecución delgasto por un monto de Q27,342,381.80, por parte de la Contraloría General de Cuentas.

El Director Ejecutivo Nacional del Registro de Información Catastral, debe velar porque en los convenioscelebrados con el PNUD se estipule, que los documentos originales de respaldo por los egresos yliquidaciones de los mismos, sean archivados en el RIC, con el fin de que estén disponibles, al momento desu fiscalización y las fotocopias de dicha documentación constituya los archivos del PNUD.

En oficio No. DEN-RIC-085-2008 del 18 de abril de 2008, el Director Ejecutivo Nacional, manifiesta: "Estehallazgo se enfoca específicamente a los traslados de recursos financieros que el Registro de InformaciónCatastral de Guatemala RIC, como Institución Autónoma realiza al Programa de las Naciones Unidas para elDesarrollo PNUD , para su administración en la ejecución de Proyectos de establecimiento catastral. Dichasituación fue comentada y discutida en reunión de fecha 03 de abril recién pasado, tal como consta en ActaNo. 006-2008 del Libro No. L2 9154 de la Subdirección de Auditoría Gubernamental de Actas (copia adjunta),en la cual en su punto Tercero, se indica que se procedió a presentar 22 CUR originales emitidos porregularización de gasto, con la documentación que se utiliza para el registro de los mismos. Adicionalmenteen el punto Séptimo se presenta los comentarios de esta Administración, indicándose a través de ellos elprocedimiento utilizado para el traslado de recursos hacia el PNUD y la documentación que es utilizada comorespaldo para la emisión de los CUR correspondientes; así mismo, se presentó copia del Oficio No. GAF-SFP-041-2008 en el cual se solicitó al PNUD la presentación de dicha documentación en original,obteniéndose como respuesta por parte del PNUD el Oficio No. RIC-0217, en el que se indica que no esposible que el PNUD presente la información requerida en original, sino solamente copias certificadas. Esimportante indicar que los Convenios desarrollados bajo la administración financiera del PNUD sonejecutados bajo las normas y procedimientos de dicho Organismo Internacional, al amparo del Decreto 17-2000 "Acuerdo Básico entre el Gobierno de la República de Guatemala y el Programa de las Naciones

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1




BORRADORNO OFICIAL

Unidas para el Desarrollo". No obstante lo anterior, se considera prudente sugerir el realizar el requerimientode información directamente por parte de la Contraloría General de Cuentas hacia el PNUD."

Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo, debido a que la documentación que es utilizada por el RIC como respaldo para laemisión de los CUR no cumple con lo que establecen las normas 2.6 y 5.5 de las Normas Generales deControl Interno, aprobadas en Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, indica: la norma 2.6:"Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con ladocumentación necesaria y suficiente que la respalde", así también la norma 5.5 indica en el último párrafo:"Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, debe permitir aplicar pruebas decumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría y en general el seguimiento y evaluación interna de lacalidad de los registros contables", adicionalmente a lo indicado es importante mencionar que la calidad de lainformación financiera es responsabilidad de la administración.


Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Director Ejecutivo Nacional,Gerente Administrativo Financiero, Coordinador Financiero y Jefe Financiero del Programa, por la cantidadde Q20,000.00, para cada uno.




BORRADORNO OFICIAL

Falta de presentación de copia de contratos a la Contraloría General de Cuentas

En el programa 01 "Actividades Centrales" 02 "Proyectos Centrales" y 11 "Certeza Jurídica de la Propiedad,Tenencia y uso de la tierra", se emitieron contratos Administrativos de Servicios, con cargo al renglón 029"Otras remuneraciones de personal temporal", por un monto sin IVA de Q27,455,439.60 de los cualesQ382,136.98 no se presentaron las copias al órgano fiscalizador.

El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 75, indica:"De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentrodel plazo de treinta días (30) contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a laContraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización."

Los responsables del resguardo de los contratos no enviaron las copias de los contratos emitidos en el últimotrimestre del año 2007.

La Contraloría General de Cuentas, no dispone de información oportuna para la programación, control yfiscalización correspondiente.

El Director Ejecutivo, debe girar instrucciones al Encargado de Recursos Humanos, al Gerente Administrativoo al Gerente Jurídico para que envíen las copias de los contratos.

En oficio No. DEN-RIC-085-2008 del 18 de abril de 2008, el Director Ejecutivo Nacional, manifiesta: "Alrespecto del hallazgo de cumplimiento No. 3, que cita, se le agradecería se sirviera precisar cuáles son esoscontratos no remitidos o en su caso, el monto de lo pagado que cubren los contratos que si fueronentregados y el monto de lo pagado de los contratos que cubren los contratos que no fueron entregados,puesto que, la generalidad de la información no permite con propiedad saber a qué contratos se refiere, noobstante, debemos expresarle nuestra mejor buena voluntad e interés en remitirle los contratos que nosprecise o inclusive estamos en la mejor disposición de presentarle nuevamente todos los contratos suscritos,pues nuestra intención es cumplir con las obligaciones que la Ley nos impone y con sus recomendaciones alrespecto, pero para ello, nos es indispensable saber cuáles son los contratos que en su caso no seremitieron o el monto a que ascienden los mismos."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo, debido a que los comentarios vertidos por la administración no son suficientes, todavez que la copia de los contratos del último trimestre 2007 no se remitieron al órgano fiscalizador.


Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 57-92, del Congreso de la República, Ley deContrataciones del Estado, artículo 82, para el Director Ejecutivo Nacional, ex Director Ejecutiva Nacional a.i., y Encargado de Recursos Humanos actual, por la cantidad de Q7,642.74, para cada uno.





BORRADORNO OFICIAL

Contratación de personal bajo el renglón presupuestario 029, con atribuciones de personalpermanente incumpliendo con normas legales

Como resultado de la auditoría realizada al grupo 0, Servicios personales, se determinó que personalcontratado bajo el renglón 029 "Otras remuneraciones de personal Temporal" realiza actividades específicasque deben ser ejercidas por personal contratado bajo el renglón 011, "Personal Permanente",desnaturalizándose de esta forma la figura del renglón presupuestario 029m que de conformidad con elManual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, donde se establece quepara este renglón se incluyen honorarios por servicios técnicos y profesionales los cuales son prestados porpersonal sin relación de dependencia y sin exceder un ejercicio fiscal. En este caso, al realizar contratacionesviolando estos renglones presupuestarios, se incurre en simulación de contratos laborales (entiéndasecontrataciones 022) personal por contrato que generan responsabilidad para la entidad nominadora. Existeresponsabilidad administrativa, cuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídicoadministrativo y las normas que regulan la conducta del funcionario público, asimismo cuando se incurriereen negligencia, imprudencia o impericia o bien incumpliendo leyes, reglamentos, contratos y demásdisposiciones legales a la institución estatal ante la cual están obligados a prestar sus servicios.

El Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, en el Subgrupo 02"Personal Temporal", Renglón 029 establece: "Otras remuneraciones de personal temporal". En este renglónse incluyen honorarios por servicios técnicos y profesionales prestados por personal sin relación dedependencia, asignados al servicio de una unidad ejecutora del Estado, y podrán ser dotados de los enseresy/o equipos para la realización de sus actividades, en períodos que no excedan un ejercicio fiscal.

El Acuerdo Gubernativo 622-2006, que contiene el plan anual de salarios y otras asignaciones monetarias,en su artículo 17 establece: "Las personas contratadas en el renglón presupuestario 029 "OtrasRemuneraciones de Personal Temporal", de conformidad con lo preceptuado en los Artículos 4 del DecretoNúmero 11-73, "Ley de Salarios de la Administración Pública", ambos del Congreso de la República notienen la calidad de "Funcionarios o Empleados Públicos" en virtud que no ocupan un puesto de trabajo nidevengan una remuneración en concepto de salario, por lo tanto no tienen derecho a prestaciones decarácter laboral y el Estado se reserva el derecho de rescindir el contrato de acuerdo a lo pactado en elmismo, sin que ello implique responsabilidad de su parte.

Para efectos de mantener un ordenamiento en la aplicación y administración del renglón presupuestario 029,las autoridades nominadoras deben de enviar copias de los contratos aprobados a la Oficina Nacional deServicio Civil."

Desnaturalización del renglón presupuestario 029, para contratar personal que ejerce funciones públicas.

La simulación de contrato laboral, provoca un riesgo para la administración debido a que el personalcontratado bajo el renglón presupuestario 029 no tiene las mismas responsabilidades que los empleados yfuncionarios públicos.

Así mismo la posibilidad de que el contratista pueda solicitar el pago de prestaciones laborales.

Condición

Criterio

Causa

Efecto





BORRADORNO OFICIAL

Que el ente nominador, no contrate a personal temporal para prestar servicios que deben ser desempeñadospor empleados regulares, contratados bajo renglones presupuestarios correspondientes.

En oficio No. DEN-RIC-085-2008 del 18 de abril de 2008, el Director Ejecutivo Nacional, manifiesta: "Alrespecto del hallazgo de cumplimiento No. 2, que cita, me permito manifestarle, en primer lugar, que se harevisado los Acuerdos Nos. A-77-06, A-100-2006 y A-17-2007, emitidos por el Señor Contralor General deCuentas, los cuales cita como fundamento del hallazgo, mismos que están derogados y no surtieron ningúnefecto jurídico, no obstante, es oportuno expresarle que en el RIC, solamente existe y está establecidaorganizacionalmente la Dirección Ejecutiva Nacional y las Gerencias, quienes son los únicos órganos que através de las personas que ocupan dichos puestos, ejercen por el RIC funciones de Dirección y los mismosocupan puestos de trabajo en sujeción al renglón presupuestario 022 ¨Personal por contrato¨, es decir, quedichos funcionarios si tienen la calidad de Servidores Públicos y por lo tanto aptos legalmente para el manejode fondos públicos, autorizar pagos, ejercer funciones de dirección, decisión y ejecución.

Aparte de dichos funcionarios, ningún otro servidor del RIC, menos vinculado al renglón presupuestario 029¨Otras remuneraciones del personal temporal¨, ejerce funciones de manejo de fondos públicos, autorizarpagos, ejercer funciones de dirección, decisión y ejecución, se tiene absolutamente claro que a dichaspersonas no les corresponden tales potestades. Sobre la base anterior, lo único que hacen los que prestanservicios vinculados al 029 es COORDINAR actividades, pero no se les encarga, ni se les permite el manejode fondos públicos, menos la autorización de pagos, tampoco la ejecución de actividades que impliquenlabores de dirección y decisión, estas actividades, funciones o atribuciones son atribuidas y las ejercen, comose indicó anteriormente, únicamente los que ocupan puestos en el RIC con sujeción al renglón 022 y sonServidores Públicos. En el caso del Auditor Interno que cita, no ejerce ninguna de aquellas actividadespropias de los Servidores Públicos, puesto que, el Auditor Interno analiza, evalúa y recomienda, es decir,recomienda, pero no ejerce labores de Dirección, no decide, ni ejecuta, tampoco autoriza pagos, ni manejafondos públicos, solo analiza, evalúa y recomienda, por lo que, su función es afín a un servicio profesional ycomo tal es afín al renglón presupuestario 029.

Por las razones anteriores, se considera que no es consistente, ni procedente el hallazgo planteado de suparte, solicitándole que con las justificaciones anteriores el mismo se desestime."

Recomendación


Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo, en virtud de que se evidencia el incumplimiento y las pruebas que presentan nodesvanecen el mismo.


Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el ex Director EjecutivoNacional a.i., Director Ejecutivo Nacional actual, por la cantidad de Q4,000.00, para cada uno.




BORRADORNO OFICIAL

Según el informe de seguimiento a recomendaciones de auditoría realizado al Registro de InformaciónCatastral de Guatemala RIC, las recomendaciones planteadas en los hallazgos de control interno fueronatendidas inmediatamente y la del hallazgo de cumplimiento a Leyes y Regulaciones quedó en proceso peroya fue realizada.

SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES




BORRADORNO OFICIAL

LUIS ALBERTO CASTAÑEDA AMAYA

PEDRO JULIO TEJEDA PATZAN

JOSE MANUEL ALVAREZ GIRON

PEDRO HUMBERTO ALVIZURIS REZZIO

FERNANDO AMILCAR BOITONVELASQUEZ

JAIRO HOMERO CASTAÑEDA GARCIA

CINTYA JOHANNA CASTILLO ZETINA

MIRNA ALICIA CHAVEZ SAUCEDOCOBAR

ADA MIRNA CORADO RAMIREZ

MARIO EDDY DIAZ VISQUERA

HAROLD GEOVANI ESTRADA CASTRO

SANDRA SUSETH FUENTES MIRANDA

ALEJANDRA DEL ROSARIO HURTARTEAGUILAR CHACON

ROBERTO ARMANDO MORALES

CARLOS JUAN JOSE PEREIRA LOPEZ

MISAEL U/N SAMAYOA ASENCIO

ROSA DELIA SOSA CASASOLASANCHEZ

MARVIN JOEL VASQUEZ MORALES

ERICK IVAN LOPEZ GARCIA

PEDRO HUMBERTO ALVIZURIS REZZIO

DIRECTOR EJECUTIVO

DIRECTOR EJECUTIVO

DIRECTOR EJECUTIVO

ENCARGADO DE RECURSOSHUMANOS

GERENTE TECNICO DELPROCESO CATASTRAL

JEFE SECCION FINANCIERA DEPROYECTOS

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

ENCARGADO DE RECURSOSHUMANOS

GERENTE ADMINISTRATIVO DEZONA

GERENTE DE PROGRAMACION YCOOPERACION INTERNACIONAL

COORDINADOR FINANCIERO

JEFE SECCION DEPRESUPUESTO YPROGRAMACION

ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEZONA

GERENTE JURIDICO



SECRETARIA GENERAL


ENCARGADO ADMINISTRATIVO

ENCARGADO ADMINISTRATIVO

09/01/2007

15/02/2007

22/06/2007

09/01/2007

09/01/2007

01/07/2007

09/01/2007

15/08/2007

09/01/2007

09/01/2007

01/01/2007

09/01/2007

09/01/2007

09/01/2007

15/02/2007

15/06/2007

09/01/2007

09/01/2007

09/01/2007

01/11/2007

14/02/2007

22/06/2007

31/12/2007

15/08/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/12/2007

31/10/2007

31/12/2007

PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

Nombre Cargo Del Al

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No.

contralorÍa general de cuentas registro … · los lineamientos generales del gobierno para el...

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