Mdulo 3 Herramientas de Cmputo

Conociendo Excel

Historia de las Hojas de Clculo Anteriormente utilizbamos software o programas que nos permitan crear de una manera fcil planillas o cuadros estadsticos, estos programas fueron evolucionando hasta llegar a lo que hoy conocemos como Excel, estos programas fueron: Fortran, Multical, Lotus 123, Quatro tambin conocido como Qpro y as sucesivamente hasta que aparecieron los paquetes de Office. Office es un paquete donde se tienen diferentes aplicaciones como Word, Excel, Power Point y Access. Una de las primeras versiones fue Office 4.2 luego aparecieron el Office 95, Office 97, Office 2000, Office Xp y hay otros en el mercado como el Star Office, cada uno de ellos tiene diferentes aplicaciones, su manejo de imgenes y sonidos son diferentes. Microsoft Excel es una Hoja de clculo electrnica que nos permite construir planillas, cuadros estadsticos, registros de asistencias, de notas, etc. Para abrir este programa tenemos que realizar los siguientes pasos:

1. Clic en el botn Inicio 2. Seleccionar la opcin Todos los Programas 3. Clic en Microsoft Excel

Esto nos mostrar la ventana de Bienvenida de Microsoft Excel. El entorno de Microsoft Excel

1

Reconocimiento de la hoja Electrnica

Consta de 65536 Filas. Las columnas estn en forma de letras de A hasta IV (ya que cuando llega a la letra Z,

Excel inicia el conteo de las columnas con AA, AB, AC, ADetc., hasta llegar a la IV). Contiene celdas separadas. Puedes trabajar y grabar varias hojas de clculo en un mismo archivo. Una vez que hayas ingresado, debers reconocer las herramientas con las cuales podr

realizar tus hojas. Barra de Men En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas que podemos llevar a cabo:

Men Archivo: en este men encontrars comandos que te van permitir la manipulacin

de los archivos que vas a utilizar. El comando Nuevo te permitir la creacin de un nuevo documento que, si quieres, puedes crear a partir de una serie de plantillas o documentos ya existentes. Cuando quieras recuperar un documento que ha sido guardado con anterioridad, debes utilizar el comando Abrir, donde despliega un cuadro de dilogo, en el cual debes seleccionar el archivo que deseas abrir. El comando Guardar te permitir grabar los cambios a los documentos que ests modificando. Configurar Pgina te ser til para especificar las caractersticas de las Pginas del documento (tamao, orientacin, etc.). Vista Preliminar te dar una visualizacin previa de cmo el documento va a salir impreso e Imprimir enviar el documento a la impresora, dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dilogo.

Men Edicin: Funciones de manipulacin directa de los elementos integrantes del

documento, son las que encontraremos en este men. Los dos primeros comandos permiten deshacer o rehacer acciones que se han realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar y Pegar son muy tiles, permiten con suma facilidad el traslado de elementos de una regin del documento a otra. Borrar, como podrs suponer, elimina el texto que se ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza una seleccin de todo el documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de que desees aplicar un formato o cambiar el tipo de letra a todo el documento. Los comandos Buscar y Reemplazar permiten la localizacin de una cadena de texto especfica y si deseas ubicarla para reemplazarla por alguna otra, Ir a te indica a Excel que debes desplazarte de acuerdo con el criterio del elemento que has escogido para realizar el desplazamiento.

Men Ver: Aqu definimos el aspecto de Excel para el rea de trabajo y las Barras de

Herramientas. En este men existen las opciones de vista, las cuales permiten definir como se ve el documento en el rea de trabajo de Excel. Adicionalmente podemos definir cuales Barras de Herramientas, queremos utilizar en Excel. En la opcin Barra de Herramientas existe un submen, en el cual aparecen las Barras de Herramientas activas, las cuales aparecen con una marca de verificacin. En caso de querer activar alguna otra, slo es necesario hacer clic y activar la marca de verificacin. Podemos, adems, visualizar los encabezados o pies de pgina previamente definidos. Tambin existe un comando de pantalla completa, el cual permite ver el documento sin Barras de Herramientas, sin reglas ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo del texto. Finalmente podemos ajustar el Zoom es el acercamiento visual del documento, de

2

acuerdo a porcentajes de acercamiento o de acuerdo a las pginas que se desee mostrar.

Men Insertar: El men insertar permite la insercin en el documento de mltiples y

variados elementos como: Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Clculo, Grficos, Imgenes, etc. A travs de este men tambin podemos definir comentarios, hipervnculos, etc.

Men Formato: Mediante este men tenemos acceso a los comandos que nos van a

permitir afinar el formato de los elementos componentes del documento, como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc. Podemos, adems, dejar que Excel le proporcione un formato automtico al documento o escoger un estilo entre una galera de estilos de documentos.

Men Herramientas: Aqu encontrars herramientas adicionales de Ortografa y

Gramtica, Correccin Automtica, Comparticin de Libros, etc. Puedes encontrar tambin herramientas de proteccin de documentos, Generadores de Macros, Personalizacin del Entorno y Asistentes para Bsquedas y otras actividades, adems de las opciones de configuracin y de personalizacin del Excel.

Men Datos: Permite la manipulacin de los datos ingresados a la hoja de clculo.

Organiza la informacin de las filas o listas seleccionadas por orden alfabtico, numrico o por fechas. Permite filtrar o seleccionar slo los elementos que desea mostrar de una lista. Puede tambin mostrar un formulario de datos en un cuadro de dilogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y buscar los registros de una lista o una base de datos. Adems, permite validar, es decir, define qu datos son vlidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un tipo particular como nmeros enteros, nmeros decimales o texto y establece lmites para las entradas vlidas.

Barra Estndar La barra de Herramientas Estndar permite llevar a cabo alguno de los comandos que existen en la barra de men, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haz clic en el men Ver, luego ubica la opcin Barra de herramientas y haz clic sobre la opcin Estndar. Est compuesta por los siguientes botones:

A continuacin se describe el nombre del icono y su funcionalidad en orden de izquierda a derecha:

Nuevo: Este botn permite la creacin de un nuevo documento de Excel. Haz clic sobre l y de inmediato crears un nuevo documento en blanco.

Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haz clic sobre

este botn y ubica la posicin del documento que quieres recuperar.

Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicacin que t especifiques. Si el documento ya haba sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.

3

Imprimir: Enva el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas en la opcin Imprimir del men Archivo.

Vista Preliminar: Muestra el documento tal como saldr impreso. Haz clic para activar la

Vista Preliminar, para terminarla presione el Botn Cerrar.

Ortografa y Gramtica: Revisa los errores ortogrficos y gramaticales del documento activo.

Cortar: Permite realizar la accin de cortado en un elemento seleccionado. Es la misma

funcin del comando Cortar del men Edicin.

Copiar: Permite realizar la accin de copiado en un elemento seleccionado. Es la misma funcin del comando Copiar del men Edicin.

Pegar: Permite realizar la accin de Pegado en un elemento seleccionado. Es la misma

funcin del comando Pegar del men Edicin.

Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionado y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a ms de un elemento, haz doble clic y luego haz clic en todos los elementos a los que desees dar formato.

Deshacer: Invierte el ltimo comando o elimina la ltima entrada que hayas escrito. Para

invertir varias acciones al mismo tiempo, haz clic en la flecha ubicada al lado y a continuacin, haz clic en las acciones que deseas deshacer.

Rehacer: Invierte la accin del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al

mismo tiempo, haz clic en la flecha ubicada al lado y a continuacin haz clic en las acciones que deseas rehacer.

Insertar hipervnculo: Inserta o modifica el hipervnculo que se especifique.

Autosuma: Agrega nmeros automticamente con la funcin SUMA. Excel sugiere el

rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastra el rango que deseas y, a continuacin, presiona la tecla ENTRAR.

Pegar funcin: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores

para argumentos.

Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el nmero menor o la fecha ms antigua, mediante la utilizacin de la columna que contenga el punto de insercin. Si anteriormente estableciste otras opciones de ordenacin, stas permanecern vigentes.

Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la ltima

letra del alfabeto, el nmero mayor o la fecha ms reciente, utilizando la columna que contenga el punto de insercin. Si anteriormente estableciste otras opciones de ordenacin, stas permanecern vigentes.

Asistente para grficos: Inicia el Asistente para Grficos que te indicar los pasos

necesarios para crear un grfico incrustado en una hoja de clculo o modificar un grfico existente.

Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos deben contener

referencias geogrficas, como abreviaturas de pases o estados. Para configurar la

4

ubicacin y el tamao del mapa en la hoja de clculo, arrastra el puntero en forma de cruz.

Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.

Zoom: Escribe una variacin entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la

presentacin del documento activo.

Ayudante de Office: El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para apoyarte en la realizacin de tus tareas.

Barra de herramientas de formato Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los elementos integrantes del documento. Est compuesta por los siguientes botones:

Fuente: Cambia la fuente del texto y de los nmeros seleccionados. En el cuadro Fuente, selecciona un nombre de fuente

Tamao de fuente: Cambia el tamao del texto y de los nmeros seleccionados. En el

cuadro Tamao de fuente, escribe un tamao. Los tamaos del cuadro Tamao de fuente dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.

Negrita: Escribe el texto y los nmeros seleccionados en formato negrita. Si la seleccin

ya est en negrita, haz clic para quitar este formato.

Cursiva: Escribe el texto y los nmeros seleccionados en formato cursiva. Si la seleccin ya est en cursiva, haz clic para quitar este formato.

Subrayado: Subraya el texto y los nmeros seleccionados. Si la seleccin ya est

subrayada, haz clic para quitar este formato.

Alinear a la izquierda: Alinea el texto, nmeros u objetos entre lneas seleccionados a la izquierda con el borde derecho discontinuo.

Centrar: Centra el texto, nmeros u objetos entre lneas seleccionados.

Alinear a la derecha: Alinea el texto, nmeros u objetos entre lneas seleccionados a la

derecha con el borde izquierdo discontinuo.

Combinar y centrar: Combina dos o ms celdas contiguas seleccionadas para crear una nica celda. La celda resultante contiene slo los datos situados en la parte superior izquierda de la seleccin, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original seleccionado.

Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdas seleccionadas.

Dependiendo del pas seleccionado en el cuadro de dilogo Configuracin regional de Windows, puede aparecer el botn Estilo de moneda internacional en lugar del botn Estilo de moneda.

5

Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utiliza el comando Estilo del men Formato.

Aumentar decimales: Aumenta el nmero de dgitos que se muestran tras la coma

decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir decimales: Disminuye el nmero de dgitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir Sangra: Disminuye la sangra izquierda

Aumentar Sangra: Aumenta la sangra izquierda

Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, prrafos,

celdas, imgenes u otros objetos seleccionados.

Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imgenes.

Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que hayas hecho

clic. Barra de frmulas Barra situada en la parte superior de la ventana que muestra el valor constante o frmula utilizada en la celda activa. Para escribir o modificar valores o frmulas, selecciona una celda o un grfico, escribe los datos y, a continuacin, presiona ENTRAR. Tambin puedes hacer doble clic en una celda para modificar directamente los datos en ella.

Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, el elemento de grfico o el objeto

de dibujo. Escribe el nombre en el cuadro Nombre y, a continuacin, presiona ENTRAR para asignar rpidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre se asign previamente y seleccionarla, haz clic en su nombre en el cuadro Nombre.

Modificar Frmula: Ayuda a crear una frmula con funciones de hoja de clculo.

Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la

ubicacin que especifiques. Si el documento ya haba sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.

Sintaxis La sintaxis de una frmula es la estructura o el orden de los elementos de una frmula. Las frmulas en Excel siguen una sintaxis especfica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos que son nmeros) y los operadores del clculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de clculo. Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una frmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puedes controlar el orden en que se ejecutar el clculo cambiando la sintaxis de la frmula. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11

6

porque Microsoft Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuacin, suma 5.

=5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.

=(5+2)*3 Orden de Ejecucin Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin) Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin, escribe entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Operador y orden de evaluacin

: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia Negacin (como en 1) % Porcentaje ^ Exponente * y / Multiplicacin y divisin + y Suma y resta & Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) = < > = Comparacin

Referencias de celda Una frmula puede hacer referencia a una celda. Si deseas que una celda contenga el mismo valor que otra, introduce un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente, ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar tambin la celda que contiene la frmula. La siguiente frmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volver a calcular la frmula.

=B15*5 Las frmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rtulos que representan a las celdas o rangos.

7