Descripcin

Este material proporciona a los participantes los conocimientos necesarios, en el desarrollo de la Constitucin Poltica de Colombia,y las leyes por las cuales se establecieron las normas para el ejercicio del Control Interno en las organizaciones del Estado; adems de contextualizar al estudiante en cuanto a la reglamentacin y aplicacin del Sistema de Control Interno en Colombia".

A los estudiantes...

Se pretende fomentar y lograr una formacin y una cultura tcnica y adecuada al verdadero control que requiere cualquier organizacin, apoyados en los aspectos originados en la Ley 87 de 19993, su decreto reglamentario 1826 de 1994, el decreto 489 de 1998 y el decreto 2145 de 199, reglamentarios del Sistema de Control Interno en Colombia, la Ley 190 de 1995 (Ley anticorrupcin), la Ley 200 de 1995, la Ley 100 de 1993 (Seguridad Social), el decreto 2150 de 1995 (simplificacin de trmites), Decreto 1122 de 1999 (supresin de trmites), Decreto 1537 de 2001 (Reglamentario de la Ley 87 de 1993), y dems normas aplicadas en todas las entidades.

Aplicando de esta forma los aspectos cientficos y tcnicos de la administracin: Organizacin, Planeacin, Ejecucin o Direccin y Control, que requiere cualquier empresa con visin hacia el futuro para lograr su desarrollo, crecimiento y xito.

1. DEFINICION. La Ley 87 de 1993, en su Artculo 1, establece como definicin del Control Interno lo siguiente: Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos.1.1 DEFINICIN TERICA

El control interno en las entidades abarca el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas por la entidad para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia de sus operaciones, estimular la observancia de las polticas establecidas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Existe control sobre un proceso o actividad cuando este se desarrolla dentro de parmetros determinados, sujetos a un margen de error preestablecido y cuenta con un control sistemtico, objetivo y oportuno para corregir posibles desviaciones del rumbo.

El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la Alta Direccin de una organizacin y que debe estar diseado para dar una seguridad razonable, en relacin al logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos bsicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuacin administrativa.

Una definicin extrada del documento conocido como Standars (Standars para la Practica Profesional de la Auditora Interna, 1997), dice:

El Control Interno se define como cualquier accin tomada por la Gerencia para aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han cumplido. La Gerencia establece el Control Interno a travs de la planeacin, organizacin, direccin y ejecucin de tareas y acciones que den seguridad razonable de que los objetivos y metas sern logrados.

Standars establece tambin, que los objetivos primarios del Control Interno deben lograr:

1. Confiabilidad e integridad de la informacin.

2. Cumplimiento de polticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.

3. Salvaguardia de los bienes.

4. Uso eficiente y econmico de los recursos.

5. Cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y programas.

Como se ve el Control Interno es un concepto universal que se aplica indistintamente en todas las empresas y en especial en pases con un alto desarrollo gerencial.

Si esta es la situacin del Control Interno comparado, en Colombia todos los Gerentes de organizaciones pblicas requieren de un mejor y proactivo aseguramiento del desarrollo del control y en especial, de la deteccin de problemas potenciales. El Control Interno implica la difusin de la responsabilidad a todos los individuos de una organizacin para la prevencin de riesgos y para evitar el azar en la actuacin administrativa. Esto requiere de una alta y clara comunicacin entre los miembros y el aseguramiento de una adecuada coordinacin y lo mas importante, la responsabilidad y el compromiso de todos.

Es de capital importancia destacar, que el Control Interno, no importa que tan bien haya sido diseado y operado, solamente puede dar una seguridad razonable a la Alta Direccin sobre el logro de sus objetivos. La probabilidad de logro y eficacia del Sistema, se ve afectada en muchas ocasiones, por limitaciones inherentes al Sistema de Control Interno.

Estas limitaciones pueden incluir fallas en decisiones tomadas con respecto a la poltica de la entidad, fallas en el diseo de costos vs beneficios, extralimitaciones de Gerencia, fracasos en el control por causa de las personas que se unen para burlar los controles o simplemente errores de los diferentes miembros de la organizacin.

La concepcin de que el Control Interno es un conjunto armnico es fundamental, ya que permite que todas las instancias de la organizacin se involucren y comprometan activamente en el ejercicio del control, al entender que cada uno, desde su mbito de accin, colabora para la obtencin de ptimos resultados coherentes con el objeto social y las funciones asignadas. Por esto, el control es un medio y no un fin en si mismo, ya que en una entidad se podr decir que hay un adecuado Sistema de Control Interno, en la medida, en que este le permita alcanzar sus metas y objetivos institucionales de manera eficaz y eficiente, reduciendo al mximo el riesgo de ocurrencia de hechos no deseados y promoviendo el buen funcionamiento de la misma.

2.0 OBJETIVOS Y ELEMENTOS

2.1 OBJETIVOS

Prevenir fraudes, localizar errores, y poder fijar su monto.

Comprobar la veracidad de los estados financieros

Estimular la eficiencia operacional.

Salvaguardar los activos u obtener un control efectivo sobre todos los aspectos de la entidad.

Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos.

Garantizar eficiencia, eficacia y economa en todas las operaciones facilitando que los funcionarios cumplan la misin institucional.

Velar que las actividades y recursos cumplan los objetivos de la entidad.

Garantizar evaluacin de la gestin Organizacin.

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin.

Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos.

Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificacin y evaluacin.

Velar porque se disponga de procesos de planeacin.

2.2 CARACTERSTICAS

El sistema forma parte del Sistema Contable- Financiero- de Planeacin- de Informacin y de sus operaciones (Manuales).

Es responsabilidad del Gerente o Representante Legal, su establecimiento, mantenimiento y perfeccionamiento de acuerdo con la naturaleza, la estructura y la misin Organizacional.

En cada unidad, rea o seccin, su encargado es responsable del sistema de Control Interno ante su jefe inmediato.

La Unidad de Control Interno se encargar de hacer la evaluacin independiente del sistema y propondr recomendaciones al Gerente para mejorarlo.

Todas las transacciones debern registrarse en forma exacta, veraz y oportuna para preparar en igual forma informes operativos, administrativos y financieros.

2.3 COMPONENTES

Objetivos definidos y concretos que puedan ser cuantificados y evaluados.

Sistemas de informacin interna y externa adecuados, que fundamenten las decisiones y proyecten una buena imagen de la entidad.

Asignacin clara de Funciones, Atribuciones, Responsabilidades y Procedimientos de trabajo a cada unidad y persona.

Adecuada cobertura de bienes y personas.

Planificacin y coordinacin de actuaciones.

Control de Gestin.

Poltica de personal motivadora.

2.4 NORMAS ESPECIFICAS

Documentacin.

Registro de transacciones y eventos.

Ejecucin de transacciones y eventos.

Separacin de deberes.

Supervisin.

Acceso y responsabilidad de los recursos.

2.5 PRINCIPIOS2.5.1 PRINCIPIOS BSICOS

El control es importante para el proceso administrativo por cuanto:

Establece medidas de correccin.

Se aplica a todos los recursos de la empresa.

Determina y analiza rpidamente sobre las causas que originan desviaciones.

Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

Informa sobre el desempeo de ejecucin de los planes.

Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.

Se incrementala productividad en la empresa.

2.5.2 LOS PRINCIPIOS EN QUE SE BASA EL CONTROL INTERNO SON:

Equilibrio:Al delegar autoridad se han de establecer mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.

Los objetivos:El control debe estar en funcin de los objetivos.

Oportunidad:El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al error, de forma que se puedan tomar medidas correctivas sin anticipacin.

Las desviaciones:Deben ser analizadas detalladamente las causas y situaciones futuras de las desviaciones para evitarlas.

De excepcin:Se debe aplicar principalmente en actividades representativas a fin de reducir los costos y tiempo.

De la funcin controlada:La funcin controladora debe ser separada de la funcin controlada. Esto es, adecuada segregacin de funciones para evitar actos fraudulentos.

2.6 LEY 87 DE 1993-responsables del Control Interno. De acuerdo con lo dispuesto por la Ley 87 de 1993 y del Decreto 1826 de 1994 el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades pblicas es responsabilidad del Representante Legal o mximo directivo; sin embargo tambin son responsables quienes ejerzan funciones de direccin y de mando en los diferentes niveles de jerarqua y en general quienes reciban funciones por delegacin, lo sern por extensin y debern velar por el desarrollo, la aplicacin, el mantenimiento y la observancia del sistema de control interno.

La Ley 87 de 1993 estableci las normas para el ejercicio de un adecuado Sistema de Control Interno y de Gestin de los organismos del Estado, para que se aplique adecuada e integralmente. Igualmente permite requerir y propiciar una actitud positiva de todos los funcionarios y usuarios para que se comprometan con el cambio organizativo y de control de la gestin pblica. Finalmente, desarrollar mtodos que permitan dar cumplimiento al mandato constitucional y legal de la auto-evaluacin de eficiencia y calidad tanto del Sistema de Control Interno como de la propia organizacin de las entidades.

Se espera que con la aplicacin de estos conocimientos se fomente la formacin de una cultura de control y de evaluacin en desarrollo de las citadas normas, utilizando de esta forma los aspectos cientficos y tcnicos de la Administracin, organizacin, planeacin y control que requiere cualquier entidad que tenga una visin hacia el futuro de su desarrollo y xito.

LEY 87 DE 1993 (Texto)

APLICACION

1. ESTABLECIENDO ADECUADAS TCNICAS DE DIRECCIN

Reorganizacin hacia estructuras y organigramas flexibles.

Tcnicas de administracin modernas

2. ELABORAR O REDISEAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

De acuerdo con la naturaleza de la Entidad giles y simplificados, que indique las instrucciones y guas para hacer bien las cosas.O ELABORAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO QUE INTEGRA GRAN PARTE DEL MISMO SISTEMA.

3. ELABORAR O REVISAR Y ACTUALIZAR MANUALES DE FUNCIONES.

Estableciendo responsabilidad, autoridad, delegacin de funciones y ser obligatoria la rendicin de informes de labores, evaluados o calificados.

4. DISEAR Y ESTABLECER UN SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIN (S.I.I ) EN LA ENTIDAD

Utilizando la sistematizacin en todas las reas.

5. ORGANIZAR Y APLICAR ADECUADAS POLTICAS EN LA ADMINISTRACIN DE PERSONAL

Seleccin, induccin, capacitacin, promocin, remuneracin salarial, prestaciones sociales, mritos, instalaciones y condiciones de trabajo, reglamentos y disciplina.

6. ORGANIZAR Y APLICAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

Que permita medir, promover la calidad, eficiencia, eficacia evaluacin del desempeo y resultados de la propia administracin (Autocontrol).

7. APLICAR EN FORMA ADECUADA EN LA ENTIDAD LOS ASPECTOS DE LA LEY DE CONTROL INTERNO

Objetivos, caractersticas y elementos.

8. UTILIZAR EN LA GESTIN ADMINISTRATIVA LA PLANEACIN COMO ELEMENTO BSICO

Sealar la misin, visin, objetivos, metas, programas, planes de desarrollo, presupuestos, fortalezas- debilidades y amenazas- oportunidades.

9. CREAR O REORGANIZAR LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO

Aplicando las funciones de evaluacin y de Ley, como grupo interdisciplinario.

10. ESTABLECER EL COMIT COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

Con funciones de evolucin y apoyo al sistema y a la Unidad de Control Interno.

11. ESTABLECER MEDIDAS PREVENTIVAS O DE SEGURIDAD CONTRA RIESGOS POR PERDIDAS, ERRORES Y FRAUDES. FORMANDO PARTE DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

12. ORGANIZAR EL SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO DE LA ENTIDAD.

Contabilidad sistematizada y analizada.

13. ELABORAR PLANES DE TRABAJO O MANUALES DE AUDITORIA Que incluya Auditora Financiera, Operativa, de Sistemas, Control de Gestin y resultados como funcin de la unidad de Control Interno, con la utilizacin de papeles de trabajo, como elementos probatorios.

14. DISEAR MTODOS Y MECANISMOS DE CONTROL DE GESTIN DE LA ENTIDAD POR PARTE DE LA CIUDADANA ( USUARIOS ) Y SU PARTICIPACIN SEGN MANDATO DE LA CONSTITUCIN Y LAS LEYES.

15. PROPICIAR Y FOMENTAR PERMANENTEMENTE LA CULTURA DE CONTROL HACIA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y LA CALIDAD TOTAL.

2.7 LA CALIDAD TOTAL EN EL ESTADO

Directamente la alta gerencia pblica liderar en forma participativa su gestin administrativa. Planeando permanentemente y sistemticamente sus acciones y sus procedimientos mediante: capacitacin o educacin Involucrando + identificando + comprometiendo y responsabilizando a todos los empleados. Diseando + mejorando + asegurando productos y/o servicios a los ciudadanos (internos y externos) que les suplan sus necesidades y expectativas para cumplir la misin institucional y lograr la supervivencia de la entidad, logrando beneficios satisfactorios, en lo econmico y social a todos los ciudadanos internos y externos (empleados + clientes + proveedores + familias + comunidad o sociedad en general)

2.8 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

En concordancia con lo dispuesto en los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica y la Ley No. 87 de 1993, se define como Control Interno para la Empresa, el sistema integrado por un esquema de organizacin, con su conjunto de planes, mtodos, principios, normas y procedimientos, as como los confiables mecanismos de verificacin o evaluacin, adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada gestin, de todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la utilizacin de la informacin y la proteccin de todos los bienes y recursos, para que la administracin se realice aplicando los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las polticas trazadas por el director y en atencin al cumplimiento de las metas u objetivos previstos en la Planeacin.

2.8.1 OBJETIVOS

2.8.1.1 GENERAL

Ayudar a la administracin y direccin de la Empresa al mejor y eficaz desempeo de sus labores.

2.8.1.2 ESPECFICOS

Garantizar procesos de planeacin y desarrollo organizacional de acuerdo con la naturaleza de la organizacin.

Proteccin de los recursos y activos en cuanto a su desaprovechamiento, prdida y uso indebido.

Cumplimiento de las metas trazadas por la administracin de la Empresa.

Garantizar una informacin confiable y veraz.

Evaluar la eficiencia, eficacia, economa de las operaciones para garantizar una correcta ejecucin de las funciones y actividades.

Cumplir con los reglamentos de la Empresa.

Prevenir errores, riesgos e irregularidades.

Idoneidad y eficiencia del recurso humano.

Crear conciencia de control.

Garantizar la evaluacin y seguimiento de la gestin.

2.9 CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA

Hace parte integrante de los sistemas contables, financieros, operacionales y administrativos de la Empresa. No es un sistema aislado.

Lo establece y mantiene la mxima autoridad de la Empresa, La Direccin la cual institucionaliza un Sistema de Control Interno adecuado a la naturaleza y objetivos de la Empresa.

Cada funcionario es responsable del control interno en la Empresa, de acuerdo a la estructura organizacional.

Es evaluado por laOFICINA DE CONTROL INTERNOde manera independiente.

Garantiza una informacin exacta, veraz y oportuna, como base para la presentacin de informes operativos, administrativos y financieros de la Empresa.

2.10 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA

Establecer los objetivos y metas generales y especficos.

Instituir polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de procesos.

Adoptar un sistema de organizacin adecuado para ejecutar planes.

Delimitacin de niveles de responsabilidad y autoridad.

Normas para la proteccin y utilizacin de recursos.

Direccin y administracin del personal.

Aplicacin de las recomendaciones de la evaluacin de control interno.

Establecer mecanismos que faciliten el control adecuado a la gestin de la Empresa.

Organizacin de mtodos confiables para evaluar la gestin.

Establecer programas de induccin, capacitacin y actualizacin a los funcionarios de la Empresa.

Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.

2.11 CAMPO DE ACCIN

Segn la Ley 87 del 93, en el artculo 5 define el campo de Aplicacin:

"La presente ley se aplicar en todos los organismos y entidades de las ramas del poder pblico en sus diferentes rganos y niveles as como en la organizacin electoral, en los organismos de control, en los establecimientos pblicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economa mixta en las cuales el Estado posea el 90% o ms de capital social, en el Banco de la Repblica y en los fondos de origen Presupuestal".

2.12 RESPONSABILIDAD DE LA APLICACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno para la Empresa ser responsabilidad del director en su condicin de Representante Legal y Directivos de la misma. No obstante, la aplicacin de los mtodos y procedimiento al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno, ser responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios ante sus jefes, dispuestos en las oficinas, reas o dependencias de conformidad con las funciones, competencias y recursos que les han sido sealados, llegando al denominado auto - control. Por lo tanto corresponder ejercer el sistema de Control Interno a todos desde el superior jerrquico inmediato de cada servidor, bajo la denominacin de Responsabilidad Administrativa de la Gestin. Concluyendo que si la Entidad fracasa es porque fracasa su lder principal o sea su director, por no contar con el apoyo de los jefes y empleados en general.

2.13 ELEMENTOS

2.13.1PLAN DE ORGANIZACIN.Para aplicar un verdadero Sistema de Control Interno se requiere contar con una estructura orgnica adecuada; estableciendo un organigrama flexible y limitando las funciones, autoridad y responsabilidad mediante manuales de funciones, que indiquen, adems, las comunicaciones e interdependencias.

2.13.2CONTABILIDAD.Es la base para la toma de decisiones. Sin ella no son posibles ni el control de los bienes o derechos, obligaciones y patrimonio de la Empresa ni la elaboracin de informes que permitan conocer su situacin financiera en un momento dado.

2.13.3 PRESUPUESTOS.Consisten en una planeacin anticipada de todas las fases de actividad de la Empresa, junto con la contrastacin posterior de los resultados obtenidos, a fin de determinar las causas de las variaciones.

2.13.4ESTADSTICAS.Proporcionan informacin tcnica, clara y resumida de las operaciones, facilitando todas las fases del proceso administrativo, entre ellas el control.

2.13.5EQUIPOS Y TECNOLOGA.Su correcta utilizacin y mantenimiento, garantiza seguridad en la ejecucin de las diversas operaciones, ahorrando tiempo y dinero y previniendo fraudes y errores.

2.13.6PERSONAL.Todas las actividades de la Empresa deben ser ejecutadas por personas que posean las calidades morales y profesionales exigidas para las labores asignadas; para lo cul se requiere del establecimiento de polticas de seleccin y capacitacin, vacaciones y rotacin de personal, fianzas o seguros de manejo para empleados que tengan valores o bienes bajo su responsabilidad, sistemas adecuados de remuneracin, incentivos y adecuadas condiciones de trabajo y de motivacin.

2.13.7RESPONSABILIDAD Y DISCIPLINA.El cumplimiento de las normas establecidas, por parte de todos los niveles de la organizacin, garantiza la ejecucin eficaz de los programas y proyectos definidos en la planeacin.

2.13.8INFORMACIN.La Empresa. debe contar con informacin ntegra, coordinada, real, concreta y oportuna, acerca de todas sus actividades y operaciones. Tal informacin debe constiturse en un Sistema de Informacin Integral.

2.13.9EVALUACIN.La Oficina de Control Interno debe realizar una evaluacin permanente del mismo Sistema de Control Interno a fin de garantizar su efectividad y mantenimiento.

2. 14 UNIDAD DE CONTROL INTERNO

Componente de control interno a nivel gerencial o directivo.

Asesora a la direccin de la institucin en la continuidad del proceso administrativo, la revaluacin de los planes e introduccin de correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos.

Mecanismos Normas de Aud. de general de aceptacin.

Verificacin Indicadores de desempeo

Informes de gestin

Evaluacin Cualquier otro mecanismo de control.

2.15 Objetivos de la Oficina de Control Interno

Cumplir con el mandato constitucional y legal de implementar mtodos y procedimientos de Control Interno.

Identificar los trmites de cada operacin.

Identificar las funciones del personal en cada actividad, trmite, proceso, operacin o transaccin.

Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duracin total del procedimiento.

Establecer controles para fomentar la descentralizacin y desconcentracin de funciones por medio de una adecuada segregacin y planeacin de las cargas de trabajo.

Formentar la modernizacin y simplificacin de los trmites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados.

Establecer tiempos estndar o promedio para cada paso dentro de un procedimiento, con el fin de detectar las dependencias que demoran los trmites sin justa causa.

Sentar la base documental para la elaboracin de los Manuales de Control Interno (Procedimientos y Funciones).

Estimular la innovacin, el constante perfeccionamiento y actualizacin de los procedimientos.2.16 INDICADORES DE GESTIN

Formulados los objetivos, se deben establecer mediciones cuantitativas y/o cualitativas que permitan determinar con el mayor grado de precisin los resultados de la planeacin.

Se trata de un instrumento que permite medir y evaluar la gestin. Puede definirse como las unidades de medida que permiten el seguimiento y evaluacin peridica de las variables clave de una organizacin, mediante su comparacin con sus correspondientes referentes internos y externos.

2.16.1 Caractersticas que deben reunir los indicadores

Relevancia: Informacin importante para la gestin y toma de decisiones.

Pertinencia: Referirse a aspectos esenciales de la empresa, de modo que reflejen integralmente el grado de cumplimiento de sus objetivos y se mantengan en el tiempo.

Objetividad: (no ambiguo en cuanto a clculo y construccin).

Inequvoco: (interpretacin nica -cosa muy difcil dado que no tienen una pureza cientfica y pueden dar lugar a interpretaciones muy diversas).

Sensibilidad: (que permita analizar variaciones pequeas).

Precisin: (el margen de error ha de ser aceptable).

Accesibilidad: (su obtencin no debe significar un gran esfuerzo, es decir coste aceptable, fcil de calcular y tambin de interpretar).

2.16.2 Clasificacin de los indicadores

2.16.2.1Segn su naturaleza:Seran todas las propiedades anteriormente mencionadas ms otras que se han ido incorporando como:

economa (inputs)

eficacia (consecucin objetivos)

eficiencia (relacin input/output)

efectividad (impacto que tiene la gestin en la su entorno)

equidad (accesibilidad, posibilidad de acceder a la utilizacin de los recursos)

excelencia (calidad)

entorno ( medio en el cual tiene impacto sostenibilidad (implica que el objetivo se mantenga en el tiempo con una calidad aceptable).

2.16.2.2Segn el objeto a medir:En cuanto sea indicadores de:

resultado (resultados obtenidos en relacin a los previstos -eficacia-)

de proceso (aspectos relacionados con actividades y su eficiencia)

de estructura (coste y utilizacin de recursos, de economa) e

stratgicos (aquellos factores externos que hacen que las actividades desarrolladas tengan una cierta incidencia en resultados).

2.16.2.3Segn el mbito de actuacin/adaptacin:

Internos (variables relacionadas con el funcionamiento interno de la empresa)

externos (se refieren a la relacin exterior de la empresa y la forma de medir eso)

2.17 Destinatarios y usuarios de los indicadores

Los destinatarios son aquellos que tienen inters en la informacin que facilitan los indicadores de gestin.

Desde el punto de vista interno, para que los indicadores sean de utilidad tienen que estar orientados a las tres partes de la pirmide de Robert Anthony. Se trata de una pirmide referente al control de gestin que tiene en el vrtice superior la planificacin estratgica, en la parte central el control de gestin y en la base el control de operaciones. Entonces, para que los indicadores tengan una cierta utilidad para la toma de decisiones, tienen que estar orientados al vrtice estratgico (si se trata de indicadores estratgicos), nivel intermedio (en el caso de indicadores de gestin) y nivel ejecutivo (indicadores operativos del da a da).

As la naturaleza de los indicadores utilizados depender del destinatario de los mismos. En resumen, distinguimos tres niveles de destinatarios de indicadores:

Estratgicos (objetivos y planificacin a largo plazo)

Intermedios (gestin, traduce objetivos a medio y corto plazo)

Ejecutivos (operativos, implementa objetivos)

2.18 Metodologa para la construccin de los indicadores

Sera interesante describir el proceso a seguir para la formulacin de indicadores de gestin. Este proceso distingue tres etapas diferenciadas.

Una primera etapa consistira en la determinacin de las variables y los factores clave de la organizacin, lo cual obviamente es informacin de carcter estratgico del ms alto nivel. Una segunda etapa hara referencia a la mapificacin de actividades (identificacin, mapificacin de actividades). Quizs en las ltimas tendencias en materia de control, la palabra clave es hablar de la actividad porque es hablar de lo que es la cadena de valor, lo que nosotros generamos en las organizaciones pblicas. Y por ltimo, una tercera etapa sera la construccin de indicadores de gestin asociadas a esas actividades. Por lo tanto, la palabra clave sera actividad.

Se trata de plantearse el qu hacemos, es decir la descripcin de actividades; qu actividades son las importantes, es decir seleccionar las que generan valor para la organizacin; quines sern los destinatarios (hablar de cul va a ser la periodicidad en la consecucin de esos indicadores) y por ltimo y lo ms importante, vincular estos indicadores a los referentes.

En definitiva, el primer paso es identificar las actividades a medir, es decir, conocer sus atributos de calidad (qu espera el ciudadano) y conocer sus objetivos (qu esperan los gestores). El segundo paso ser conocer las necesidades de informacin para acto seguido seleccionar los indicadores pertinentes teniendo en cuenta su idoneidad, utilidad, facilidad, su adecuacin a los objetivos, el ciclo de los procesos y los referentes.

Una vez seleccionados los indicadores se proceder a la formalizacin del sistema de indicadores destinados tanto a cuadros de mando como a informacin de gestin y rendimiento de cuentas.

En definitiva, el proceso a seguir sera:

Factores claves

Procedimientos o Actividades

Indicadores de gestin

As pues se plantea qu procedimientos actividades son los importantes, a quin van dirigidos y qu se desea medir. Los indicadores deben tener en cuenta la importancia relativa, la sencillez y la economa.

En este sentido, se recogen en los diferentes procedimientos o manuales o plantillas de trabajo para la construccin de indicadores, con la nica idea de plantear un procedimiento, obviamente, que permita dejar evidencia escrita de cmo se va avanzando en la construccin de estos indicadores. Hablar de indicadores es plantear siempre cuestiones concretas, el indicador referente ha de ser siempre concreto, es decir, concentrarse en lo importante.

Al respecto tambin es importante intentar reflejar que, a pesar de ser un proceso complejo, la dificultad est en intentar sintetizar y presentar cosas sencillas, fciles de conseguir, un poco ir paso a paso, y es hablar de economa.

Tradicionalmente, el control de gestin presentaba un gran batera de informacin puramente de actividad o cifras a veces inconexas de esas actividades concretas o indicadores puramente econmico. Pero a veces no se planteaba si lo importante era seleccionar muchos menos indicadores pero que fueran importantes y relevantes, para la toma de decisiones. Que no fuera informacin archivada en un cajn, sino que realmente fuera informacin til para la gestin. Y eso es aplicar el principio de economa en la construccin de esos referentes que permitan llegar a los objetivos sealados. Se debera intentar concretar ms el carcter general que no pretende solucionar todos los problemas, sino simplemente, intentar cambiar la cultura referente a lo que es el uso de indicadores.

3.0 ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y CAMBIOS QUE SE REQUIEREN EN EL CONTROL DE LAS ENTIDADES PUBLICAS

Las entidades pblicas deben ser sencillas y flexibles.

Debe haber mayor responsabilidad de todos los funcionarios para obtener resultados ptimos en las entidades.

Se debe lograr que en las organizaciones se experimente el cambio para desarrollar las funciones gilmente, mas rpido y mejor, con criterios de modernizacin.

Dirigir estratgicamente todos los niveles en la entidad publica o privada.

Comprender ntegramente el objetivo de la entidad, por parte de sus directivas y de todos los funcionarios.

Las acciones deben ser giles, afirmativas y sin tramitologas innecesarias en toda la gestin publica o privada.

Se debe utilizar la planeacin en toda accin como un proceso bsico de la administracin, en complemento con: la organizacin, la informacin y el control.

Los controles deben estar justificados en la relacin con su costo- beneficio (ahorros > 0 igual que al costo de los controles).

La direccin de las entidades publicas deben revisar su forma de pensar y desarrollar polticas de informacin para que sea analizada.

Recursos humanos de las entidades publicas .

La mayora de los funcionarios debern desear y tener presente el xito de la entidad a la cual prestan sus servicios.

Si las metas, los medios o los objetivos para lograr el cambio no quedan claros, los funcionarios se opondrn a ellos.

La capacidad para diagnosticar el control puede ser perfeccionada si los funcionarios pueden analizarlo y planearlo.

El cambio no planeado puede convertirse en un elemento destructivo para la organizacin.

En las entidades donde el cambio no ha sido anticipado, los funcionarios desarrollan destrezas para deshacerlo, sabotearlo o suprimirlo.

Cualquier cambio que ocurra en alguno de los sistemas y subsistemas de una entidad publica o privada afectara su sistema entero.

Todo esfuerzo para cambiar implica cambio en las actitudes de los funcionarios.

El cambio que exige menos costos para la entidad, involucra los niveles directivos de la misma.

El cambio bsico se logra creando aquellas condiciones dentro de las cuales los funcionarios afectados por el, puedan lograrlo en forma significativa y sistemtica.

EVALUARLOS PERIODICAMENTEA. CUESTIONARIOSB. FLUJOGRAMASC. DESCRIPTIVAMENTE

PROBARLOS PARA CERCIORARNOS SI OPERAN TAL COMO FUERON DISEADOSPRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

4.0 SISTEMAS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Para la evaluacin del Sistema de Control Interno, de cualquier empresa o Entidad, tanto del sector pblico como privado, en un pas como Colombia, a fin de evaluar su situacin actual y de acuerdo con sus resultados proceder a tomar los reconocimientos, alternativas y producir las recomendaciones que lleven al mejoramiento continuo del Sistema, que se est aplicando en la fecha de la evaluacin en la empresa, utilizando herramientas como la teora de la calidad total, que indiscutiblemente beneficiarn en general a los funcionarios, su jefes de reas as como de toda la Entidad y sus usuarios externos, en el futuro inmediato.

4.1 Metodologa Aplicable a las Evaluaciones

Esta Metodologa se basar tcnicamente mediante la utilizacin de planillas, con sus principios, reglas, normas, procedimientos, sistemas, manuales, cuestionarios y calificaciones, con las cuales se puede evaluar la empresa en su conjunto, sus unidades, sus actividades, en una fecha o perodo determinado, segn diseo que se describe en el presente documento, para lo cual se utilizar los siguientes herramientas:

El Muestreo Estadstico como tcnica de control

Mtodo de Cuestionario o Preguntas

Mtodo Narrativo o de Prosa

Mtodo Grafico

4.1.1 El Muestreo Estadstico Como Tcnica De ControlEn el proceso de la evaluacin del sistema de Control Interno, as como en aplicaciones de las distintas auditorias, interventoras y monitorias, etc. el evaluador o el auditor debe revisar altos volmenes de documentos, por esto se hace necesario y es de obligatorio cumplimiento la utilizacin del mtodo selectivo, usando tcnica y cientficamente las estadsticas, segn el caso, para lo cual se deber preparar previamente los programas y pruebas respectivas, mediante el sistema propiciado por la ciencia Estadstica, logrando que los resultados de la evaluacin sea confiable y oportuna con unas que conclusiones lgicas y reales, dentro de la determinadas operaciones de control, con criterio analtico y profesional.

Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad el evaluador o auditor tiene el recurso del muestreo estadstico, para lo cual debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

La muestra seleccionada o grupo de elementos o documentos debe ser representativa frente al total del conjunto.

El tamao de la muestra vara de manera proporcional e inversa respecto a la calidad del Sistema de Control Interno y sus elementos.

El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo, detallado y profundo para poder hacer que las conclusiones sean adecuadas y confiables.

Siempre habr un riesgo latente y ms cuando la muestra no sea representativa y por lo tanto depender del buen criterio profesional del evaluador.

4.1.2 Mtodo de Cuestionario o Preguntas para Evaluar el Sistema de Control InternoConsiste en la evaluacin con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas reas bajo examen.

Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendr una evidencia que deber constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarn a determinar si los controles operan tal como fueron diseados. La aplicacin de cuestionarios ayuda a determinar las reas criticas de una manera uniforme.

4.1.3 Mtodo Narrativo o de Prosa para Evaluar el Sistema de Control InternoConsiste en la descripcin hecha por los funcionarios, como producto de entrevistas, encuestas, tanto escritas como verbales, detallada los procedimientos ms importantes y las caractersticas del sistema de control interno y sus elementos, para las distintas reas de la Entidad, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.

4.1.4 Mtodo Grafico para Evaluar el Sistema de Control InternoConsiste en revelar o describir la estructura orgnica de las reas y de los procedimientos utilizando grficas, smbolos convencionales, flujogramas etc. Con sus explicaciones que den una idea completa y correcta de los procedimientos de la empresa, con las siguientes ventajas:

Identifica la ausencia de controles financieros, operativos y de gestin.

Permite una visin panormica de las operaciones o de la Entidad.

Identifica desviaciones de procedimientos y de las normas.

Identifica procedimientos que sobran o que faltan o partes dentro de los mismos y sus normas.

Facilita el entendimiento de las recomendaciones del evaluador y su aplicabilidad sobre asuntos contables o financieros, operativos, normativos y tcnicos.

4.2 EXPLICACIN DE LAS COLUMNAS QUE CONFORMAN LA PLANILLA DE EVALUACINAl culminar cada tema o rea, se obtiene un subtotal el cual se traslada al Resumen de la Planilla, lo que permitir observar los resultados de la evaluacin en forma integral, generalizada o globalizada.

4.3 METODOLOGA

Recomendaciones bsicas e importantes al aplicar la Metodologa de esta Evaluacin

1. Todas las preguntas requieren ser comprobadas, mediante observacin o verificacin fsica y/o documental y luego se asignar la calificacin, individual en forma real, objetiva, independiente y con criterio profesional.

2. En los casos en que las preguntas se subdividan en dos o ms partes y se requiera calificar, se proceder a dar la nota por cada una y se promediar, recomendando para el futuro ampliar el nmero de preguntas.

3. La metodologa para calificar es la siguiente: El Funcionario Administrativo califica y posterior o inmediatamente el Evaluador hace lo mismo y se promediar, teniendo en cuenta que cuando el resultado no es entero se aproxima al siguiente, esto si el decimal es - ms de cinco (5) sube y si es menos de cinco (5) baja -. Ejemplo: 3.7 = 4 y 3.2 = 3.

4. La tarea de evaluacin se realizar mediante la distribucin previa, acompaando las instrucciones, las planillas a cada uno de los funcionarios evaluados, teniendo en cuenta el rea de especialidad que tienen a su cargo, ya sean directivas, para los cuales es obligatorio, para los asesores, operativos, auxiliares u otros sern seleccionados selectivamente mediante pruebas estadsticas

5. Si la calificacin es menor de 4, se proceder de inmediato y automticamente a elaborar un memorando que identifique el problema con sus respectivas observaciones y recomendaciones, para corregir errores graves y buscar soluciones del citado problema.

6. Preguntas de Conocimiento General CG. Las preguntas de conocimiento general son aplicables y calificables con carcter obligatorio y las deben evaluar todos los funcionarios del Nivel Directivo de la empresa, su carcter ser asignado por el evaluador y se le informar al evaluado para su acuerdo, pero podr originar una recomendacin.

7. Preguntas de Conocimiento Especializado CE. Las preguntas de conocimiento especializado o especfico se aplicarn solamente a las reas o dependencias correspondientes y podrn originar No Asignar calificacin, por que No Aplica una respuesta especifica a dicha pregunta, en razn de que no se tiene conocimiento por ser un tema no relacionado con su rea y por lo tanto No se debe calificar, no afecta los acumulados ni los promedios, en la primera evaluacin. Seguramente origina una recomendacin que ser posteriormente evaluada en el siguiente ciclo correspondiente.

8. NA/NR: NO APLICA / NO RESPONDE: Adicional a lo explicado anteriormente, Significa que en el momento de la evaluacin, la norma, el procedimiento, el elemento o el aspecto evaluado no s esta aplicando, por absoluto desconocimiento, originando una recomendacin, para que en el futuro se "aplique". Por lo tanto no hay nota y por ende no modifican los promedios, ni afectan la evaluacin total.

9. Como las preguntas han sido preparadas y estudiadas previamente por la unidad evaluadora, Interna o Externa y s existiera cualquier duda, inquietud o desconocimiento por parte del funcionario evaluado estas debern ser aclaradas por el evaluador asignado, por lo tanto se ruega no calificar segn el caso si no existe claridad total del objetivo de la misma. Lo anterior, presupone tambin total conocimiento por parte del funcionario evaluador correspondiente, quien llevar una estadstica del grado de dificulta de cada una de las preguntas y as podr recomendar su eliminacin, sustitucin, ampliacin o cualquier otro cambio.

10. Se harn planillas individuales por funcionario para llegar a una Planilla Integral o de toda la empresa.

11. Una vez terminada la evaluacin, las calificaciones y porcentajes, se procedern a interpretar los resultados, que sern la base para el Informe correspondiente, incluyendo las recomendaciones con los siguientes criterios:

12. Interpretacin Resumida de la Evaluacin

De acuerdo con los porcentajes parciales y totales y sus promedios ponderados obtenido en la Planilla como resultado de la evaluacin de los temas o reas, se clasifica dentro de los siguientes rangos:

Menor que 52%Ausencia de controles y psima gestin.

Entre 52% y 63%Niveles de control y gestin deficientes.

Entre 64% y 74%Niveles de control y gestin regulares.

Entre 75% y 84%Existen niveles de control razonables y buena gestin.

Entre 85% y 93%Niveles destacables de control y muy buena gestin.

Mayor de 93%Desempeo excelente y calidad asegurada.

Nota:Estos rangos se establecieron, teniendo en cuenta tendencias de carcter estadstico, que le hace ser serio, fuerte y exigente su opinin o concepto, sin embargo podr ser modificada.

13. Se elaborar el Informe Resumen de la evaluacin. Desarrollado el ejercicio tanto individual, como colectivo, se llegar a la Planilla Final y el informe correspondiente, en forma resumida y ejecutiva, con su listado de problemas, soluciones, recomendaciones y conclusiones

14. Tcnicas adicionales de evaluacin aplicables a las Tareas de Control:

Como tcnicas de evaluacin, necesarias a utilizar en esta evaluacin, se definen como las acciones que sean necesarias para comprobar Los hechos que se originen de las preguntas, cuestionarios o interrogantes, que se hacen correctamente y que pueden ser oculares, verbales, por escrito, por revisin del contenido de los documentos y por examen fsico.

Siguiendo esta clasificacin las tcnicas de evaluacin se agrupan especficamente de la siguiente manera:

4.4 Tcnicas de Verificacin Ocular

Comparacin:La comparacin establece la relacin que hay entre dos o ms conceptos. Normalmente se comparan los gastos efectuados por rubros, de un ao a otro, para determinar si han aumentado o disminuido significativamente y merecen una mayor revisin. Una gran parte de la evaluacin se fundamenta en la comparacin de resultados o realidades con criterios aceptables facilitando, de esta forma, la evaluacin y la formulacin de conclusiones y recomendaciones.

Observacin:Es considerada La ms usual de las tcnicas de evaluacin y su aplicacin es de utilidad en todas las fases del examen. Por medio de ella, el evaluador se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, principalmente los relacionados con la forma de ejecucin de las operaciones, dndose cuenta personalmente, de manera abierta o discreta, cmo el personal realiza ciertas operaciones.

Revisin Selectiva:Es el examen ocular rpido para separar mentalmente asuntos que no son tpicos o normales. Constituye una tcnica frecuentemente aplicada a reas que por su volumen u otras circunstancias no estn comprendidas en la revisin o constatacin ms detenida o profunda. Cualquier dato, inclusive datos no financieros, tales como documentos, contratos, actas de sesiones oficiales, etc., puede ser sujeto a la seleccin subjetiva.

Rastreo:Es seguir una operacin de un punto a otro dentro de su procesamiento. El ejemplo tpico de esta tcnica es seguir el registro diario hasta su pase a la cuenta mayor general con el fin de comprobar su correccin o viceversa.

4.5 Tcnicas de Verificacin Verbal

Indagacin:Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho. El empleo cuidadoso de esta tcnica puede determinar la obtencin de informacin valiosa que sirve ms como apoyo que como evidencia directa en el juicio definitivo del evaluador. Cualquier pregunta dirigida hacia el personal de la empresa o hacia terceros que puedan tener conocimiento sobre sus operaciones, constituye una aplicacin de esta tcnica.

4.5.1 Tcnicas de Verificacin Escrita

Anlisis:Con ms frecuencia el Evaluador aplica la tcnica de anlisis a varias de las cuentas o los datos de la Entidad sujeta a su examen. Los fines del anlisis de una cuenta son, determinar la composicin o contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta durante el ao y clasificarlas de manera adecuada y ordenada. Al revisar y evaluar el sistema de control interno es necesario dividir un proceso en sus elementos componentes o pasos especficos para poder identificar los puntos de control. Frecuentemente este tipo de anlisis se efecta mediante diagramas de flujo de dicho proceso que facilitan su anlisis.

Conciliacin:Es poner de acuerdo o hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados o independientes. Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma base, la tcnica de la conciliacin puede ser aplicable.

Confirmacin:Consiste en obtener constatacin de una fuente independiente a la Entidad bajo examen y sus registros. La confirmacin normalmente consiste en cerciorares de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, normas, procedimientos, reglamentos, teoras etc., mediante la confirmacin escrita de una persona o institucin independiente de la Entidad examinada y que se encuentre en condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operacin consultada; por lo tanto, puede informar de una manera vlida sobre ella.

4.5.2 La confirmacin puede ser positiva o negativa y directa o indirecta.

Confirmacin positiva: Cuando en la solicitud se pide al confirmante que conteste al Evaluador si est o no conforme con los datos que ste desea confirmar. Puede ser:

Directa:Cuando en la solicitud de confirmacin se suministran los datos pertinentes a fin de que sean verificados.

Indirecta:Cuando no se suministra dato alguno al confirmante y se solicita proporcionar al Evaluador los datos de sus propias fuentes.

Confirmacin negativa:Cuando en la solicitud se pide al confirmante contestar al evaluador nicamente en el caso de no estar de acuerdo con ciertos datos que se envan.

4.5.3 Tcnicas de Verificacin Documental

Comprobacin: Se basa en el examen para verificar la evidencia que apoya a una transaccin u operacin, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc., En materia contable, los documentos de respaldo (facturas de compra, contratos, rdenes de compra, informes de recepcin, etc.) sirven para el registro original de una operacin, constituyendo por lo tanto prueba de la misma cuando son autnticos.

Computacin: Est tcnica se refiere a calcular, contar o totalizar datos numricos con el objeto de asegurar que las operaciones matemticas previamente efectuadas sean correctas. Esta tcnica prueba solamente la exactitud aritmtica de un clculo, por lo tanto se requerir de otras pruebas para determinar la validez de las cifras incluidas en una determinada operacin.

4.5.4 Tcnicas de Verificacin Fsica

Inspeccin: Es el examen fsico y ocular de activos, obras, documentos, valores son el objeto de demostrar su existencia y autenticidad. La aplicacin de esta tcnica es sumamente til en lo relacionado con la computacin de dinero en efectivo, documentos que evidencian valores, activo fijo y similares.

4.6 RECOMENDACIONES PARA ELABORAR PREGUNTAS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PROCEDIMIENTOS,NORMAS Y OTROS

Cmo hace que una pregunta sea ptima para las tareas de Evaluacin del Sistema de Control Interno?

QUE SEA BREVE:Con palabras precisas para evaluar el objetivo.QUE SEA CLARA:Se debe preguntar solo una cosa transparente y definida.QUE SEA PRECISA:Se debe hacer la preguntas sencillas y precisas.DE TODA FORMA AL HACERLAS HAY QUE PENSAR MUY BIEN PARA NO CAER EN ERRORES Y APOYADO POR INCENTIVOS PARA: Relacionar

Comparar

Organizar

Evaluar

Sacar conclusiones

Sacar aplicaciones

4.7 Tipos de preguntas que se pueden hacer en las Evaluaciones y Ejemplos

PARA VARIOS USOS:Qu pasa si se modifica el procedimiento?

ADOPTAR:Hay otros iguales a este procedimiento?Qu ideas sugieren?Qu puede mejorar?

MODIFICAR:Qu pasa si se modifica?Qu otros cambios se pueden hacer?

AUMENTAR:Qu se puede agregar?Qu se puede exceder?

REDUCIR:Qu se puede reducir?Qu se puede quitar?

SUBSISTIR:Qu otra cosa habra?Qu otro proceso habra?Qu otro plan habra?Qu otro enfoque habra?

REORDENAR:Cul sera otro esquema?Cul sera otra secuencia?Sera mejor antes?Sera mejor despus?Sera mejor ms tarde?

INVERTIR:Qu pasara si fuera al revs?Qu pasara si lo volteramos?Qu pasara si se devolviera el proceso?

COMBINAR:Es posible unir estos dos procedimientos?Es posible hacer una mezcla?Se pueden cambiar las unidades?

4.8 Ejemplo de otras clases de Preguntas

MEMORIA: Dnde est reglamentado el Sistema de Control Interno?

ORGANIZACIN:Cmo se hace un documento?

CREADORAS:De que modo podemos mejorar el control?

RAZONAMIENTO FORTUITO:Por que no se puede eliminar ese trmite?

DE EVALUACIN:Es cierto su concepto?

DE INFERENCIA:Le gustara participar en el mejoramiento del procedimiento?

DE INFORMACIN:Qu hace que los informes sean aplicables?

DE COMPARACIN:Qu es ms importante, el Control externo o la Auditoria interna?

DE ANLISIS:Qu hace complicados los controles?

DE INTERPRETACIN:Qu quiere decir manual?

Adems se utilizarn las preguntas de carcter general, que apoya la gestin empresarial tales como:

Qu? - Cmo? - Cuando? - Donde? - Por Qu? - Se justifica? etc.

4.9 Las frmulas clave para el diseo de las preguntas como mtodo de evaluacin son:Basados en los procedimientos, al preguntar si cada paso se cumple y por qu?- s o no, adems de justificar su lgica y aplicabilidad. Estudiar los puntos de control o las medidas preventivas y determinar en igual forma s se cumple o no y por qu? Como resultado de una pregunta podrn resultar ms preguntas que se adicionarn a los cuestionarios. Utilizando ejercicios de "Lluvias de ideas", que las puedan originar y o mejorarlas. Consultar libros, textos, bibliografa y dems experiencias relacionados con el tema . Mantener actualizado un banco de preguntas y/o cuestionarios de evaluacin.4.10 MEMORANDO DE RECOMENDACIN PARA MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNOCOMO RESULTADO DE LA EVALUACIN REALIZADA POR LA EMPRESA

PARA:AREA:DE:FECHA:

REF. Recomendaciones que se estn sealando en su rea, despus de efectuada la evaluacin correspondiente y de hacer las comprobaciones y acuerdos del caso:1, .........

FIRMADO : GERENTE

4.11 Conocimientos bsicos y tcnicos para el Evaluado y el Evaluador del Sistema de Control Interno y sus ElementosAntes de estudiar e identificar la planilla de evaluacin del sistema de Control Interno y sus elementos, se sealan los aspectos bsicos y tcnicos que se requieren para disear, implementar, aplicar y evaluar un adecuado Sistema de Control Interno en cualquier organizacin, ya sea pblica, privada o mixta, ARTICULO que se recomienda leer y entender para su respectiva aplicacin en la planilla que de utiliza como ejemplo de evaluacin.

4.12 INFORMES

Matriz de hallazgos

Estructuracin de informes

Vocabulario

Oraciones

Prrafos

Orden

Revisiones

Referenciacin a papeles de trabajo

Informes detallados

Informes gerenciales

Discusin

4.12.1 Estructuracin de informes

Vocabulario

Oraciones

Prrafos

Orden

Revisiones

4.12.2 Pasos en la elaboracin de informes

1. Referenciacin de Hallazgos de auditora a los P/T

2. Recopilacin de hallazgos por su importancia y/o afinidad

3. Elaboracin del informe al Auditado

4. Presentacin del informe al auditado

5. Anlisis de cambios y sugerencias

6. Fijacin de compromisos

7. Emisin del informe definitivo

8. Actualizacin de archivos