conta laminas

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SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS

El inventario de mercaderías consiste en una nómina detallada de:

•los productos o artículos que están disponibles para la venta,•los que están en proceso de producción •y aquellos que van a ser empleados en la fabricación de otros productos.

Esta relación contiene el nombre de la mercadería, el número de unidades de existencia, el valor unitario y el valor total por cada tipo de producto (cantidad por valor unitario), a una fecha determinada.

Para el control contable de los inventarios existen dos métodos, conocidos con los nombres de:

1) sistema de inventarios periódicos

2) sistema de inventario permanente.

El uso de uno u otro depende, generalmente, del tipo de empresa y tipo de mercadería.

Sistema de Inventarios Periódicos

Este sistema, en su condición de periódico, carece de mecanismos permanentes que permitan disponer a diario de la información sobre las mercaderías en existencia y de sus respectivos costos.

Para obtener estos datos se hace (al término del período o en fechas intermedias) un conteo de las mercaderías en existencia (inventario físico) para conocer el número de unidades por artículo; las que, luego, se multiplicarán por sus respectivos costos unitarios para determinar el valor de costo de las existencias (valuación de inventario).

Bajo este sistema, el costo de las mercaderías disponibles para la venta durante el período se determina sumando el valor de las compras del ejercicio al valor del inventario existente al inicio del mismo.

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A su vez, el costo de las mercaderías vendidas durante el período se calcula restando el inventario final al costo de las mercaderías disponibles para la venta.

La ilustración siguiente resume lo aquí descrito:

Inventario Inicial $ 20.000 (1)Más: Compra del período $ 130.000 (2)Costo de las mercaderías disponibles para la venta $ 150.000Menos: Inventario Final 10.000 (1)Costo de la mercadería vendida $ 140.000

(1) Determinado por conteo físico y luego valorizado.(2) Según registros de las compras.

Frente a las ventajas que ofrece este sistema, particularmente por la sencillez en su aplicación, presenta algunas deficiencias informativas en cuanto a las mercaderías vendidas. En efecto, como lo vendido se obtiene por diferencia entre lo disponible para la venta menos la existencia al término del período, cualquier error en la toma del inventario físico o en su valuación, afecta la cantidad y costo de la mercadería vendida.

Además, en ocasiones no se identifica adecuadamente ni se separan aquellas salidas de mercaderías que, si bien disminuyen las existencias, no corresponden a ventas. Por ejemplo:

•eventuales mermas, •pérdidas, •o a un retiro de mercaderías por los dueños o socios.

Cuando esto sucede, las cantidades y costos resultantes de estas operaciones pasan a engrosar las cifras de cantidades y costos de la mercadería vendida, distorsionando los resultados operacionales e inducen a errores en múltiples decisiones relacionadas con los inventarios, ventas, costos o márgenes de beneficios.

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Sistema de Inventario Permanente

Esta modalidad de control, a diferencia del sistema de inventarios periódicos, utiliza registros detallados de contabilidad que continuamente reflejan la cantidad y costo de las mercaderías en existencia, a la vez que proporcionan información sobre las entradas y salidas de mercaderías del inventario.

Por cada tipo de artículo se lleva un registro que indica en todo momento el:

•inventario inicial,

•los aumentos,

•las disminuciones

•y las existencias finales en unidades y valores.

El empleo del sistema de inventario permanente, comparado con el sistema periódico, ofrece la ventaja de conocer adicionalmente y en todo momento:

a) Las existencias disponibles para la venta

b) Las cantidades y costos de la mercadería vendida

c) El margen operacional (resultado bruto) al comparar las cifras de ventas con los costos de las mismas.

MAYOR AUXILIAR DE MERCADERÍAS

Para el registro y control de las mercaderías en el Sistema de Inventario Permanente, se emplean tarjetas de control de existencia, denominadas también Mayores Auxiliares de la Cuenta Mercaderías.

Veamos los siguientes movimientos del artículo Alfa para ilustrar lo descrito en el punto anterior y observar el registroen un modelo de mayor auxiliar:

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1.) Inventario inicial 100 unidades a $ 20 c/u2.) Compra de 300 unidades a $ 20 c/u3.) Venta de 350 unidades4.) Compra de 200 unidades a $ 20 c/u5.) Venta de 150 unidades

Fecha DetallePrecio

CompraUnitario

Entrada Salida Saldo

Unidades


ValoresCosto

Unitario

PRODUCTO “ALFA”

1 Inv. Inicial 100 2.000 20

2 Compra 20 300 400 6.000 8.000 203 Venta 350 50 7.000 1.000 204 Compra 20 200 250 4.000 5.000 20

5 Venta 150 100 3.000 2.000 20

El diseño de esta tarjeta, como casi todos los formatos empleados en Contabilidad, no es único, existen diversos modelos. Aquí se ha preferido uno de los modelos más estandarizados.

Una operación de control sobre la exactitud en los registros consiste en multiplicar el saldo de unidades por el costo unitario para obtener el valor del saldo o costo de las existencias.

De aquí se deduce que cuando hay diferentes precios unitarios de compra y se trabaja con costos promedios, el costo unitario se obtiene dividiendo el saldo de valores sobre el saldo de unidades.

Una columna significativamente importante de esta tarjeta de control es la correspondiente a la salida de valores, pues de la suma de los valores registrados en ella se obtiene el costo de las mercaderías vendidas de un período determinado (exceptuando salidas por conceptos diferentes a las ventas); siendo la fuente de información para preparar el asiento de centralización por el costo de la mercadería vendida.

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DOCUMENTO

DE

COMPRA

LIBRO

DE

COMPRASLIBRO

DIARIO

LIBRO

MAYOR

CTA. MERC.

INVENTARIO

Y BALANCE DE CTA.

MERCADERÍADOCUMENTO

DE

VENTA

LIBRO

DE

VENTAS

MAYOR AUXILIAR DE MERCADERIA

Facturas,Notas de Crédito,Notas de Débito,Guía de Despacho, etc.

Totales

Totales

(1) Registro detallado e individualizado de cada producto de los doc de compras y ventas

(2) Registro de totales de documentos de compras y ventas

(2)

(2)

Asientos de centralización de compras y ventas del período y del costo de ventas

Traspaso del Diario a la Cuenta Mercaderías y a otras del Mayor

Detalle de movimiento y de existencia de Mayor Auxiliar a la cuenta principal

(1)

Siguiendo este supuesto, si se compra a $ 20 la unidad y se repite este valor en las demás compras, el costo unitario de las existencias viene a ser el mismo de las compras; por consiguiente, al vender, el costo unitario de la venta será también de $ 20, independientemente del precio de venta que se fije.

En la práctica y realidad de los negocios, aun cuando haya estabilidad económica, los precios de las mercaderías son fluctuantes; lo que plantea el problema de cómo valorizar las existencias y cómo determinar el costo de las mercaderías vendidas cuando existen diferentes precios de compras.

Las causas de las fluctuaciones de precios de las mercaderías son de variada naturaleza. Sin profundizar en este tema, más relacionado con estudios de economía y mercados, podemos mencionar algunas de estas causas, como las siguientes:

1) Cambios en los niveles de precio ocurridos por razones de oferta o demanda.

2) Fluctuaciones de precios por los volúmenes de compras (Descuentos por Volumen: a mayor cantidad de compra, menor precio unitario).3) Variaciones de precio por razones financieras y de plazos de pago (Descuentos por Pronto Pago: las compras al contado tienen mas bajo precio que compras a plazo).4) Modificaciones en los niveles de precio debido a razones inflacionarias. (Tendencia generalizada y sostenida al aumento en los precios).

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Para resolver los efectos del problema técnico que plantea la fluctuación de los precios de compra en la valorización de las mercaderías en existencia y en la determinación del costo de las ventas, estudiaremos a continuación tres métodos de valorización, conocidos por las siglas FIFO o PEPS, LIFO o UEPS y PMP; todos los cuales responden adecuadamente al principio contable del Costo como Base de Valuación.

A estas herramientas de contabilidad, en ocasiones, se les denominan métodos de valorización de existencia, lo que sugiere su utilidad para valorizar sólo el stock de mercaderías, restándole importancia a la valorización y costeo de aquellas que han sido vendidas.

Método FIFO

La sigla FIFO corresponde a la expresión inglesa first in firstout que en español equivale a primeras en entrar, primeras en salir. Este significado ha dado lugar a la abreviatura PEPS con la que también se conoce este método de valorización de mercaderías.

El método FIFO o PEPS considera, para efectos de costo, que los precios unitarios de las primeras unidades recibidas son los que primero se utilizan, por tanto, el costo de salida o costo de venta corresponde a los precios más antiguos; mientras que las unidades que quedan en existencia se valorizan a los últimos precios de compra.

Compras2 julio 800 unidades a $105 julio 900 unidades a $12

15 julio 500 unidades a $1320 julio 400 unidades a $14

Ventas10 julio 300 unidades en $ 6.00030 julio 1.500 unidades en $ 30.000

Fecha DetallePrecio

CompraUnitario


Unidades


ValoresCosto

Unitario

PRODUCTO “XYZ”

2.7

5.7 Compra 12 900 1.700 10.800 18.80010.7 Venta 300 1.400 3.000 15.800

15.7 Compra 13 500 1.900 6.500 22.300 (1)

20.7

Compra 10 800 800 8.000 8.000 10

Compra 14 400 2.300 5.600 27.900

Venta 1.500 800 17.100 10.80030.7

Método FIFO

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Método LIFO

La abreviatura LIFO con que se identifica a este método corresponde a la expresión inglesa last in - first out. La traducción o expresión en español viene a ser últimas en entrar, primeras en salir y cuya abreviatura es UEPS.

Con este método, las salidas de mercaderías se valorizan a los últimos precios de compra y las existencias en inventariose valorizan a los primeros precios; precediéndose de manera inversa al funcionamiento del método FIFO.




Fecha DetallePrecio

CompraUnitario


Unidades


ValoresCosto

Unitario

PRODUCTO “XYZ”

2.7

5.7 Compra 12 900 1.700 10.800 18.80010.7 Venta 300 1.400 3.600 15.200

15.7 Compra 13 500 1.900 6.500 21.700 (1)

20.7

Compra 10 800 800 8.000 8.000 10

Compra 14 400 2.300 5.600 27.300

Venta 1.500 800 19.300 8.00030.7

Método LIFO

Método PMP

Esta abreviatura se refiere al precio medio ponderado que constituye el tercer método de nuestro estudio. Con este método se valorizan las salidas y las existencias a un mismo precio unitario, el precio promedio.

El PMP se obtiene al dividir el costo total de las existenciaspor el número total de unidades en existencia (saldo de valores sobre el saldo de unidades).

El precio promedio se modifica cuando hay nuevas compras a precios unitarios diferentes a los del promedio que tienen las unidades en existencia, debiéndose calcular un nuevo PMP de la manera antes indicada.

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Fecha DetallePrecio

CompraUnitario


Unidades


ValoresCosto

Unitario

PRODUCTO “XYZ”

2.7

5.7 Compra 12 900 1.700 10.800 18.80010.7 Venta 300 1.400 3.318 15.482

15.7 Compra 13 500 1.900 6.500 21.982

20.7

Compra 10 800 800 8.000 8.000 10

Compra 14 400 2.300 5.600 27.582

Venta 1.500 800 17.988 9.59430.7

Método PMP

11,059

11,059

11,569

11,992

11,992

Tratamiento de las Devoluciones de Compras

Las devoluciones de compras constituyen salidas de mercaderías las que se registran en las tarjetas de control de existencia al valor que señale la nota de crédito del proveedor, valor que puede o no coincidir con el precio al que había sido inicialmente ingresada.

Las salidas por devoluciones de compras se anotan en las columnas de salida para unidades y para valores de la tarjeta; o bien, se pueden también anotar con signos negativos o entre paréntesis en las columnas de entradas, con el fin de reflejar en estas columnas las entradas netas de mercaderías.

Tratamiento de las Devoluciones de Ventas

Las devoluciones de ventas, en tanto, son reingresos de mercaderías, las que deben registrarse al valor de salida que tuvieron al efectuarse la venta, o si no es posible identificar la devolución con la venta, se pueden valorizar con el último valor de costo unitario que figure en la tarjeta de control.

Los reingresos de mercaderías que ocasionan las devoluciones de ventas, se anotan en las columnas de entradas para unidades y valores; o también se pueden anotar con signos negativos o entre paréntesis en las columnas de salidas, porque en definitiva constituyen menores salidas de mercaderías.

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Estos criterios para valorizar y anotar en la tarjeta las devoluciones de compras y de ventas son igualmente válidos para los tres métodos de valorización comentados. (PEPS, PMP y UEPS) y no ofrecen ningún tipo de diferenciaciones.

Efectos Comparativos de los Métodos FIFO, LIFO Y PMP

Para la adopción de uno u otro de estos métodos de valorización de las mercaderías es preciso tener cierta claridad acerca de los efectos que cada uno produce, particularmente en cuanto a:

•El costo de la mercadería vendida,

•El margen operacional, por ser el resultado de los ingresos por ventas menos el costo de las mercaderías vendidas, y

•El costo de la mercadería que permanece en existencia.

Considerando estas tres variables y el valor de $ 36.000 indicado anteriormente para la venta de las 1.800 unidades, en el siguiente cuadro comparativo con los datos de los métodos descritos, obtenemos la siguiente información:


1.800 $ 36.000

FIFO PMPLIFO

Ventas (1.800 unidades)- Costo de Ventas

Margen operacional

Costo de la mercadería en existencia

36.000(20.100)

15.900

10.800

36.000(22.900)

13.100

8.000

36.000(21.306)

14.694

9.594

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Los tres métodos estudiados anteriormente dan cumplimiento al principio contable del Costo como Base de Valuación, por consiguiente, desde el punto de vista de la técnica contable no habría restriccionespara el empleo de uno u otro, dependiendo tan sólo del tipo de negocio y características de la mercadería, la elección del más conveniente a los propósitos de información, considerando, eso sí:

•los efectos distintos que producen en el costo de ventas,•en el margen operacional•y en el costo de las existencias.

La decisión por tanto debería incluir, entre otros elementos, las tres variables aquí estudiadas.

conta laminas

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