Consultoría en Gestión de Proyectos

Introducción

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Índice

• Puntos a Desarrollar

• Gestión de Proyectos

• Condiciones de éxito de un Proyecto

• Causas de fracaso de los Proyectos

• Aspectos metodológicos

• Oficina de Proyectos (PMO)

• Propuesta de servicios

Gestión de Proyectos

¿ Qué entendemos por Gestión de Proyectos ?

La Gestión de Proyectos es la disciplina que provee conceptos, métodos, técnicas y herramientas concretas para asegurar una correcta planificación, seguimiento y control de las actividades que permiten alcanzar exitosamente los objetivos de un proyecto.

¿Porque los Proyectos deben ser gestionados?

Porque los proyectos se ven afectados por muchos factores internos y externos, como ser, cambios en las necesidades del negocio y de la empresa, diferencias culturales, decisiones políticas, lucha de intereses, relación con proveedores, falta de visibilidad, dificultades en la comunicación, etc. que deben ser atendidos para lograr el éxito del mismo.

Gestión de Proyectos (cont.)

¿Qué es lo que se busca detrás de la gestión de Proyectos?

Ayudar a que los proyectos terminen con el alcance definido, dentro del tiempo

establecido y con el presupuesto acordado.

Comunicar a los directivos y los colaboradores afectados el estado de los proyectos.

Dar seguimiento a los proyectos y poder hacer proyecciones sobre su finalización.

Dar un soporte a la interacción de todo el equipo del proyecto a través del rol del

Project Manager.

Reducir los riesgos o disminuir el impacto de los mismos en los proyectos.

Implementar con un enfoque homogéneo cualquier proyecto en la organización.

Permite aprender de las lecciones pasadas. Se crea un “know how” en la

Organización que permite usar esa experiencia para la planificación y realización de

proyectos futuros.

Condiciones de Èxito de un Proyecto

Desafío Actual

Alcance

CostosTiempos

Calidad

Riesgos

Recursos

Satisfacción del Cliente

Alcance

Un proyecto Exitoso es el que contribuye al éxito de la organización

Principales Causas de Fracaso de los Proyectos

Pobre definición del alcance del proyecto.

Definición poco realista de los objetivos a lograr.

Poco compromiso de la alta dirección, falta de recursos.

Resistencia a la planificación (“no hay tiempo para eso”).

Fallas en la comunicación.

Ausencia de gestión de riesgos.

Aspectos Metodológicos

Ciclo de Vida del Proyecto (Fases)

Acuerda y aprueba el proyecto o inicio de una

fase.

Se acuerda y aprueba el proyecto o inicio de una fase.

Se define el Plan y se refina el alcance y los objetivos. Se selecciona la mejor alternativa entre distintos cursos de acción para lograr los objetivos planteados.

Se coordinan los distintos recursos necesarios para llevar a cabo el plan.

Se asegura el cumplimiento del plan mediante la supervisión y el control del avance para luego tomar las acciones correctivas correspondientes.

Se formaliza la aceptacióndel proyecto o de una fase.

Configuración preliminar (necesidad que atiende, alcance preliminar, plazo tentativo, afectación de recursos estimada y presupuesto tentativo)

Confección: • EDT (Entregables y

paquetes de trabajo)• Organigrama de

Proyecto• Cronograma base• Presupuesto base• Plan de comunicaciones

• Ejecución de tareas• Generación de entregables• Confección Informes de

avance• Acciones de comunicación• Ajustes y actualización de

documentos y planes

• Registro de Conformidad• Lecciones aprendidas• Presentación de cierre

OB

JETI

VO

AC

TIV

IDA

DES

Aspectos Metodológicos (cont.)

Metodología Tipo*

(*) Ejemplo a modo de referencia. La metodología se define en función de las necesidades particulares de la Organización.

Aspectos Metodológicos (cont.)

Informes de Avance*

(*) Ejemplo a modo de referencia. Se diseñan en función de las necesidades particulares de la Organización.

Tableros de Control*

Aspectos Metodológicos (cont.)

(*) Ejemplo a modo de referencia. Se diseñan en función de las necesidades particulares de la Organización.

Oficina de Proyectos (PMO)

¿ Qué Entendemos por Oficina de Proyectos?

Área diseñada dentro de una organización para integrar la gestión de Proyectos. Sus esfuerzos están orientados a facilitar el uso compartido de profesionales, recursos, metodologías y técnicas de modo de incrementar la efectividad y productividad de los Proyectos.

Existen las PMO estratégicas (reportando al Directorio ) y las PMO departamentales (Por ej. IT).

Principales funciones:

Desarrollan e implementan una metodología estándar.

Monitorean y controlan los proyectos. Desarrollan un tablero de control.

Reportan el estado de avance los Proyectos al Directorio y/o Gerencias.

Gestionan la documentan de los Proyectos.

Desarrollan y proveen PMs.

Oficina de Proyectos (PMO)

Nivel de Madurez en Argentina1:

Entre el 70-80 % de las PMO tienen menos de 5 años de antigüedad.

El 65% cuenta con menos de 5 RRHH.

El 40% de los recursos con los que cuenta una PMO son propios.

El 50% dependen de un Área de IT y no manejan presupuesto propio.

La metodología de las PMO en más de un 80% parten de los estándarespropuestos por el PMI.

El 75% de las PMO reporta el estado de los proyectos al Directorio o CEO.

El 75% de las PMO dispone de un tablero de control de proyectos.

El 55 % de las PMO gestiona Programas/Portfolio.

El 55% de las PMO se encarga de desarrollar y capacitar a los PMs.

75 % de las empresas no tiene carrera para los PMs…

1- Fuente: material del PMI TourBA2012 – Encuesta a 50 empresas con PMO.

Oficina de Proyectos (PMO)

Algunas Empresas con PMO…

Propuesta de Servicios - DC

Servicios de Gestión de Proyectos:

Diseño y ejecución de Capacitaciones “in company”.

Diseño e implementación de metodologías de gestión de proyectos.

Formación, seguimiento y coaching a colaboradores.

Asesoramiento en la elección de una herramienta de gestión.

Diseño, implementación y posicionamiento de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO).

Servicio de gestión de Proyectos (Ejecución del rol de PM).

Outsourcing de Gerentes de Proyectos (PM).

Propuesta de Servicios (cont.)

Diagnóstico*Diseño de solución

InducciónImplementación

(Proyecto piloto)

Implementación global

Post Implementación

• Relevamiento Situación actual:•Tipología y

magnitud de proyectos.•Metodología

actual.•Soporte tec.

existente•Detección

puntos de mejora.

Modelo AS IS

• Adaptación de la metodología base para satisfacer las necesidades de la Organización.

• Análisis soporte tecnológico requerido.

Modelo To Be (Metodología

adaptada)

• Capacitación sobre la metodología a implementar.

Inducción Metodología

• Selección de Proyecto representativo para prueba piloto

• Ejecución de prueba piloto

• Ajustes en función de los resultados

Informe

Modelo To Be ajustado

• Incorporación de toda la cartera de proyectos que se encuentren en su fase de inicio a la metodología.

• Soporte consultivo .

• Servicio de PMspara gestión de proyectos.

Propuesta de Enfoque - Mini Cuotas Ribeiro

Se sugiere realizar un análisis de la tipología de proyectos y de los factores culturales de modo de definir una metodología de gestión de proyectos a medida.

(*) Contempla diagnóstico preliminar macro sin cargo que mida el nivel de madurez actual de la gestión de proyectos.

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