7/23/2019 conservacion planillas

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Por: Eduardo Mercado VillarnAbogado asociado del rea Laboral de Miranda & Amado

Ante un eventual proceso judicial laboral resulta comn que el juez exija al empleador la exhibicin dedocumentacin como la planilla de pagos, boletas de pago firmadas, liquidaciones de utilidades, debeneficios sociales, o de CTS, u otro documento similar a pesar de que pudiera tener ms de ! a"os deantig#edad$ % es ms comn que el abogado patrocinador se entere que dichos documentos sedestru%eron, se perdieron, se quemaron o simplemente no se logran encontrar&

Sin embargo, en muchos casos, dichos documentos son la nica forma de demostrar que un empleadorno mantiene deuda alguna con algn trabajador o ex trabajador$ % los jueces laborales los exigen porconsiderar que el empleador se encuentre en posicin inmejorable para demostrar que cumpli con susobligaciones&

'n ese sentido, resulta importante tener presente las obligaciones legales vigentes relacionadas con laconservacin de documentos tanto en el mbito laboral, tributario % previsional(

'n el mbito laboral el )ecreto Supremo *o& ++-./-T0 establece que los empleadores estn obligados aconservar las planillas, boletas de pago % constancias correspondientes hasta ! a"os despu1s de

efectuado el pago, a excepcin de las planillas de remuneraciones que debern ser remitidas a la 2ficinade *ormalizacin 3revisional 42*35&

'n concordancia con lo anterior, el art6culo ! del )ecreto 7e% 8!.//, 7e% de 0acionalizacin del SistemaTributario *acional % de la 'liminacin de 3rivilegios % Sobrecostos, establece que las empresas,cualquiera que sea su forma de constitucin % siempre que no formen parte del Sector 3blico *acional,estn obligadas a conservar los libros, correspondencia % otros documentos relacionados con el desarrollode su actividad empresarial, por un per6odo que no exceder de cinco 4!5 a"os contados a partir de laocurrencia del hecho o la emisin del documento o el cierre de las planillas de pago, segn sea el caso&3or tanto, pasado el plazo de cinco 4!5 a"os, las empresas pueden disponer de dichos documentos parasu reciclaje o destruccin&

'n el mbito tributario, el art6culo /9 del Cdigo Tributario establece que los deudores tributarios estnobligados a conservar los libros % registros, sean llevados en sistema manual o mecanizados, as6 como

los documentos % antecedentes de las operaciones o situaciones que constitu%an hechos generadores deobligaciones tributarias, mientras el tributo no est1 prescrito 4: a"os, ; a"os si no se declar, % + a"os sise retuvo % no se pag5, lo que inclu%e a documentos relacionados con la obligacin de aportar al Sistemade Seguridad Social en Salud 4'sSalud5, % la retencin % pago del aporte al Sistema *acional de3ensiones 42*35 % del & 0especto a los tributos, aportes % contribuciones, se debe tener presente el plazo de prescripcinaplicable a cada uno, a fin de determinar el tiempo por el que se debe conservar los documentosrelacionados con los mismos&

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4. 0esulta de vital importancia tener presente las recomendaciones acotadas, %a que con la entrada

en vigencia de la *ueva 7e% 3rocesal del Trabajo, resulta probable que el criterio existente que elempleador se encuentra en mejor capacidad de probar el cumplimiento de sus obligaciones tomema%or fuerza&