conociendo x-port 2015
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X-PORT Herramienta para Gestión y Operación de Comercio ExteriorTRANSCRIPT
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SOFTWARE PARA LA GESTION Y
OPERACIN DE ADUANAS Y COMERCIO
EXTERIOR
INTRODUCCION A X-PORT
2015
2015
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X-PORT es una herramienta que permite la Administracin y Operacin del
Comercio Exterior, tanto para importaciones como exportaciones.
La administracin la realiza a travs del mdulo Control de Embarques, el cual
captura y almacena los datos bsicos de un embarque y a el se asocian los
documentos propios de una operacin de importacin o exportacin, tales como
Pedidos, Facturas, Registros, Declaraciones o Documentos de Exportacin.
La operacin inicia desde un Pedido, a partir del cual se generan los procesos de
Importacin o Exportacin, generando la factura (Confirmacin de Compra o
Venta) correspondiente, luego a travs de procesos, generamos los documentos
requeridos, de manera automtica, con todos los parmetros y normas actuales.
Lo anterior, tiene los siguientes beneficios:
Almacena Datos de Clientes, Productos, Paramtricas y Arancel
Evita redigitacin al generar el nuevo o siguiente documento de manera
automtica.
Evita errores de captura de datos, estos estn almacenados.
El tiempo de Generacin y Elaboracin de los documentos es mnimo.
Precisin en los datos texto, clculos y liquidacin de documentos.
Introduccin
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RE
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PEDIDOS
FACTURAS
DECLARACIONES
DE IMPORTACION
REGISTROS DE
IMPORTACION
DECLARACION
DE VALOR
Datos Bsicos
Municipios
Compaas
Terceros
Arancel
Producto
Parmetro Trabajo
Configuracin
Usuarios
Auditora
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Componentes
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Este men de opciones, permite establecer los parmetros bsicos de trabajo y la configuracin funcional de cada aplicacin. Se debe realizar antes de instalar la aplicacin para produccin. Ellos son:
Actividad Econmica
Acuerdos
Aduanas
rea o divisin de Solicitante
Ciudades
Clases de Solicitud
Cdigo Interno de Comercio Exterior
Conceptos de Prestacin
Condicin Extranjero
Condiciones de Entrega
Departamentos
Depsitos
Destino CIA
Va
Documentos Partidas
Embalajes
Entidades Visto Bueno
Estado de la Mercanca
Formas de Pago
Gastos
Indicativos por lnea de pedido
Intermediarios
Lugar de Entrega de la mercanca
Medio por el cual viene la Mercanca
Modalidades
Naturaleza de transacciones
Niveles Comerciales
Oficinas MINCOMEX
Pases
Plan Vallejo
Puertos
Rgimen
Regionales
Sectores Econmicos
Tipos de Contrato
Tipos de Declaracin
Tipos de Embarque
Tipos de envo
Tipos de Importacin
Tipos de moneda
Tipos de Reembolsos
Tipos de Registros
Tipos de sociedades
Tipos o grupos de terceros
Transportador
Unidad Comercial
Unidades DIAN
Vas
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Datos Bsicos
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La ventana o forma de Datos Bsicos se observa as:
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Datos Bsicos
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En este men se Capturan y Almacenan los Municipios de Colombia, y se les agrupa por Departamento.
La forma Municipios, en la aplicacin se observa as:
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Municipios
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X-PORT le ofrece la posibilidad de registrar la informacin de todas las personas naturales o jurdicas que tienen relacin con la compaa (S.I.A., Importador, Exportador, Consignatario, Representante, Empleados, Proveedores, Contratantes, Contratistas, etc.)
La forma Terceros, se observa as:
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Terceros
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X-PORT ofrece la posibilidad de definir las compaas a las cuales se les va a manejar la informacin comercio exterior. Aplica para grupos empresariales que manejan un solo departamento de comercio exterior, pero requieren manejar datos, documentos e informacin por cada compaa. O cuando se requiera manejar por marcas de productos. O cuando son clientes especiales de una S.I.A.
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Compaas
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X-PORT le ofrece la posibilidad de registrar la informacin de todas las posiciones arancelarias existentes y ajustarlas a sus requerimientos. Se encuentran separadas por Partidas y Subpartidas. Se encuentran abriendo el rbol de la partida.
La forma Arancel, se observa as:
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Arancel de Aduanas
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Teniendo en cuenta las necesidades y requerimientos, sobre la descripcin mnima en los productos, es necesario agregar a cada posicin, cules conceptos aplican para cada una de ellas.
Estos conceptos se agregan previamente en el Mdulo de Datos Bsicos / Conceptos Descripcin Mnima. Se observa as la forma:
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Arancel de Aduanas
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X-PORT permite registrar la informacin de todos los productos importados y exportados. Cada producto permite capturar la informacin suficiente para la elaboracin de los documentos. Un producto se identificar con un cdigo nico, p.e. en el caso de los importadores el cdigo puede ser la Referencia del Producto indicada en la factura del proveedor, en el caso de los Exportadores, la referencia o si no existiere un nombre que lo diferencie de los otros. Cada producto pertenecer a una sola posicin arancelaria. La forma Productos, se observa as:
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Productos
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Teniendo en cuenta los requerimientos de Descripcin Mnima de los Producto, el usuario al clasificar el producto, o asignarle la partida arancelaria al producto, la aplicacin le relaciona los conceptos requeridos para este producto, el usuario digita los datos frente a ellos, luego al grabar la aplicacin arma la descripcin teniendo en cuenta estos valores. Es opcional.
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Productos
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El Producto le permite definir los parmetros con los cuales puede trabajar un usuario determinado en este caso el objetivo principal es elegir con que compaa y en que ao se va a trabajar.
La forma, se observa as:
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Parmetros de Trabajo del Usuario
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Al crear una compaa, el sistema asume una configuracin por defecto, la cual usted podr definir de acuerdo a sus necesidades.
La forma, se observa as:
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Configuracin
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Esta opcin permite seleccionar dos mdulos importantes, Uno, donde se definen los Grupos de Usuarios, es decir el perfil del usuario, y el nivel de transacciones permitidas. Dos permite crear el Usuario o Cuenta, la cual asociaremos a los grupos creados para administrar sus permisos. Las formas, se observan as:
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Usuarios
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EL PRODUCTO brinda la posibilidad de realizar auditoras de control sobre las operaciones realizadas en la base de datos
En cada operacin genera un cuadro de Resultado de la Bsqueda en el cual se encuentra una columna denominada Descripcin de la operacin o Transaccin
La forma, se observa as:
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Auditora
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El mdulo permite almacenar y asociar las referencias o productos, para los cuales se genera un Pedido u Orden de Compra, al proveedor en el exterior.
La forma, se observa as:
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Pedidos Ordenes de Compra
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El mdulo permite almacenar y asociar las referencias o productos, para los cuales el proveedor Genera una Factura de Venta para Exportacin.
La forma, se observa as:
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Facturas de Compra Internacionales
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Documento elaborado para aquellas mercancas que requieren permiso de importacin. Captura los datos requeridos de Importador, SIA, Proveedor, Productos, Posiciones, Vistos Buenos. Imprime en formatos tradicionales y/o Genera archivos planos para convertir y trasmitir a VUCE.
La forma, se observa as:
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Registros de Importacin
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El reporte por pantalla se observa as:
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Registros de Importacin
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El archivo generado para enviar a VUCE, se observa as:
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Registros de Importacin
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El archivo generado para enviar a VUCE, con formato XML para la plataforma BPM, se observa as:
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Registros de Importacin
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Captura datos del Importador, Proveedor, Datos de Trasporte, Origen, Productos, Posiciones, PRORRATEA valores segn el INCOTERM DEFINIDO, liquida documentos, Imprime documentos Fsicos y/o genera archivos Planos para SIGLOXXI.
La forma, se observa as:
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Declaraciones de Importacin
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Las carpetas que complementan el mdulo de captura de los datos de las declaraciones son las que se presentan a continuacin. En el Primero se capturan y agrupan las posiciones arancelarias y sus productos. En la segunda, se observa la liquidacin por declaracin.
Las formas, se observan as:
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Declaraciones de Importacin
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La Declaracin de Importacin por pantalla, es observa as:
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Declaraciones de Importacin
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El archivo generado para trasmitir a SIGLO XXI, se observa as:
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Declaraciones de Importacin
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Documento utilizado para declaraciones mayores a determinado monto. Se crea y liquida utilizando los datos de la declaracin de Importacin, tales como Importador, Productos, valores, etc.
Observamos en la primera forma, la identificacin, datos propios del documento, en la segunda forma los productos asociados a esta declaracin.
Las formas, se observan as:
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Declaraciones Andinas de Valor
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La continuacin de la captura de datos en estos documentos, se realiza en los formularios anexos, en ellos se capturan las condiciones de la transaccin y la determinacin del valor de la mercanci.
Las formas, se observan as:
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Declaraciones Andinas de Valor
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La impresin de la Declaracin de Valor, se observa as:
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Declaraciones Andinas de Valor
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FACTURAS
REGISTRO DE
IMPORTACION
Proceso Generar
Registros desde
Facturas
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Operacin: Cmo generar un Registro de
Importacin ?
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En el mdulo Pedidos u Ordenes de Compra, se capturan los productos a importar. Una vez confirmados, se genera la
Factura a Importar.
A partir de la Factura de Compra, la cual se debe encontrar identificada por Nmero y Fecha, y relacionados los productos a
importar, debidamente con sus valores y cantidades, usted
puede generar Registros o Declaraciones de Importacin.
Recuerde verificar los datos de los productos, deben estar clasificados y con los datos completos.
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Operacin : Cmo Iniciar el cargue ?
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Ingrese al Men PROCESOS / Importaciones / Generar Registros
Digite el DO y los datos bsicos del Registro
Seleccione la o las Facturas a partir de las cuales generar el registro.
Recuerde que todos los productos deben estar clasificados.
La aplicacin agrupar los productos por : Posicin Arancelaria, Unidad Comercial, Precio Unitario.
Al final del proceso indicar en una ventana que el Proceso fue Terminado Exitosamente, si no es as, verifique los datos de los
productos e intente nuevamente, haciendo clic en el botn Aceptar. GE
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Operacin: Cmo generar Registros de
Importacin ?
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Si gener el Registro de Importacin a partir de una Factura, la aplicacin debi AGRUPAR los productos y ORDENAR
ascendentemente las posiciones.
La aplicacin dependiendo de la distribucin seleccionada, utilizar Hojas Principales y Adicionales u Hojas Principales y
Descriptivas.
Siempre generar hojas descriptivas, el usuario define si las imprime o no.
El usuario debe verificar y ajustar si aplica, los Encabezamientos de la posicin arancelaria y la Descripcin de la mercanca.
El proceso automtico, tiene las siguientes ventajas: * Optimiza el espacio de impresin,* Evita la redigitacin de los datos (menos
errores), * Optimiza el tiempo de elaboracin, * En caso de
modificacin de los datos de los productos o factura, permite
generarse nuevamente, con las nuevas condiciones.
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Operacin: Como modificar los Registros
de Importacin ?
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FACTURAS
DECLARACION
DE
IMPORTACION
Proceso Generar
Declaraciones
desde Facturas
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Operacin: Cmo generar una Declaracin
de Importacin ?
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Ingrese al Men PROCESOS / Importaciones / Generar Declaraciones de Importacin desde Fact.
Digite el DO, tipo de negociacin, tasas de cambio, datos totales a prorratear, facturas a partir de la s cuales genera el documento y
los datos propios de las subpartidas.
Recuerde que todos los productos deben estar clasificados y con todos sus datos..
La aplicacin agrupar los productos por : Posicin Arancelaria, Unidad Comercial, Precio Unitario.
Al final del proceso indicar en una ventana que el Proceso fue Terminado Exitosamente, si no es as, verifique los datos de los
productos e intente nuevamente, haciendo clic en el botn Aceptar.
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Operacin: Cmo generar Declaraciones
de Importacin ?
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Si gener la Declaracin a partir de una o varias Facturas, la aplicacin debi AGRUPAR los productos por posicin y unidad, y
ORDENAR ascendentemente las posiciones.
La nueva declaracin generada, tendr todas las posiciones de los productos, sus valores y descripciones listas.
El usuario debe verificar y ajustar la descripcin de la mercanca, es decir agregar seriales si se requiere.
Es necesario hacer clic en el botn PRORRATEAR y luego GRABAR para actualizar los valores de las declaraciones.
Usted puede ver la impresin de cada documento por pantalla, puede imprimir en los formularios de SIDUNEA o puede generar los archivos
EDI para SIGLO XXI o SYGA.
El proceso automtico, tiene las siguientes ventajas: * Optimiza el espacio de impresin,* Evita la redigitacin de los datos (menos
errores), * Optimiza el tiempo de elaboracin, * En caso de
modificacin de los datos de los productos o factura, permite generarse
nuevamente, con las nuevas condiciones.
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Operacin: Cmo modificar las
Declaraciones de Importacin ?
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DO DECLARACION
DE IMPORTACION
DECLARACION
DE VALOR
Proceso Generar
Declaraciones de
Valor desde un DO
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Operacin: Cmo generar una Declaracin
Andina de Valor ?
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Ingrese al Men PROCESOS / Importaciones / Declaraciones de Valor / Generar Dec. Valor desde un DO.
Seleccione el DO (Declaracin de importacin) a partir de la cual generar la declaracin de valor. Es obligatorio que la D.I. Se
haya generado desde una o varias facturas.
Capture los datos adicionales, solicitados en los campos.
Al terminar haga clic en el botn ACEPTAR.
El proceso realiza la explosin de los productos, separando estos por Nmero de Declaracin y Factura. Igualmente liquidando los
valores de la Determinacin del Valor.
Si al intentar seleccionar el DO, no aparece en la ventana de bsqueda, posiblemente a alguno de los productos se le elimin o
modific el nmero de la factura correspondiente. GE
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Operacin: Como genera una Declaracin
Andina de Valor?
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Si gener las Declaraciones de Valor a partir de una D.I. observar que estn creadas todas, con asociadas debidamente al DO, Num de
Declaracin y Factura.
Al ingresar a una DV, podr observar que todos los datos estn asociados, con sus productos debidamente relacionados y ordenados.
Los valores de los productos, segn la negociacin, deben estar distribuidos y ajustados.
Los valores de la Determinacin del Valor, deben estar listos para su impresin.
En caso de modificacin de alguna de ellas, es necesario hacer clic en el botn PRORRATEAR y luego en GRABAR.
SI por algn motivo se modific la declaracin de importacin de origen, es necesario Borrar Todas las declaraciones de valor utilizando el proceso
correspondiente y volver a generarlas.
El proceso automtico, tiene las siguientes ventajas: * Optimiza el espacio de impresin,* Evita la redigitacin de los datos (menos errores), * Optimiza
el tiempo de elaboracin, * En caso de modificacin de los datos de los
productos o factura, permite generarse nuevamente, con las nuevas
condiciones.
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Operacin: Cmo modificar las
Declaraciones Andinas de Valor ?
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IMP
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TA
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N Declaraciones de Importacin
Posiciones y Productos
Liquidacin de Derechos Aduaneros
Carta de solicitud de Anticipos al Imp.
Relacin de Declaraciones de Importacin por ao DIAN
Relacin de Declaraciones de Importacin por mes U.A.P. - DIAN
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Reportes: Declaraciones de Importacin
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Es todo!
Ahora apliquemos lo
aprendido.
Gracias !!!
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