confidencial lclacsec.lima.icao.int/reuniones/2018/ce91/ne/... · 4.6.‐ elaborar borrador de los...

Web site: clacsec.lima.icao.int E-mail: [email protected]

TELEFONO: (51-1) 422-6905 (51-1) 422-9367

COMISSÃO LATINO-AMERICANA

DE AVIAÇÃO CIVIL

LATIN AMERICAN CIVIL AVIATION COMMISSION

COMISIÓN LATINOAMERICANA DE AVIACIÓN CIVIL

SECRETARÍA APARTADO 27032

LIMA, PERÚ

CLAC/CE91-NE/13 14/09/18

XCI COMITÉ EJECUTIVO DE LA CLAC

(Punta del Este, Uruguay, 26 y 27 de setiembre de 2018)

CCOONNFFIIDDEENNCCIIAALL

Cuestión 16 del Orden del Día: Presentación del Manual de Procedimientos Secretaría/CLAC

(Nota de estudio presentada por la Secretaría)

Antecedentes 1. Como se recordara en la reunión del GRUGES/5 que se realizo en Santiago de Chile, Chile el 6 de abril de 2018, se sugirio elaborar un Manual de Procedimientos que contenga las actividades de la Secretaría. El Secretario, en aquella orportunidad, informó que la secretaria disponía de procedimientos para sus actividades y que lo que se requería era compilarlos, por lo que ofrecio presentar un Manual que contenga los procedimientos señalados. 2. En la reunión del GRUGES/6 que se realizo en Bogotá, Colombia del 5 al 7 de junio de 2018, la Secretaria presentó a la reunión un borrador preliminar del Manual y se comprometío a compartir con los miembros del GRUGES la información del Manual, en su próxima reunión. 3. En la reunión del GRUGES/7 que se realizo en la Ciudad de Guatemala, Guatemala del 21 al 22 de junio de 2018, el Secretario presento e informo que el “Proyecto del Manual de Procedimientos” estaría publicado en la página Web de la CLAC, por un plazo de 30 días a partir del 20 de junio, para su revisón y comentarios por parte de los miembros del GRUGES.

CLAC/CE/91-NE/13 14/09/18 - 2 - Conclusión: 4. No habiendo recibido comentarios, se somete a consideración del Comité Ejectutivo, el Manual de Procedimientos Secretaría/CLAC que se adjunta, destacándo que es un “Documento Vivo y Dinámico” que puede ser sometido a ajustes y/o modificaciones en cualquier momento. Medidas propuestas al Comité Ejecutivo 5. Se invita al Comité Ejecutivo a examinar y acoger favorablemente el “Manual de Procedimientos Secretaría/CLAC” que se adjunta a la presente.

COMISIÓN LATINOAMERICANA DE AVIACIÓN CIVIL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA/CLAC

Aprobado por el XCI Comité Ejecutivo de la CLAC

(Punta del Este, Uruguay, 27 de Septiembre de 2018)

CLAC/CE91-NE/13 ADJUNTO

1

ÍNDICE

1. Introducción

5

2. Lista de Acrónimos

9

3. Procedimientos de la Secretaría General (SEG)

13

3.1.‐ Representación legal de la CLAC 16

SEG‐01/01 En Cancillería de Estado Sede 16

SEG‐01/02 En Reuniones, Conferencias, Paneles, etc. De Organismos y/o Estados Externos 17

SEG‐01/03 Ante Embajadas y Organismos acreditados en Estado Sede 18

SEG‐01/04 Representar ante autoridades Gubernamentales en Estado Sede 19

3.2.‐ Suscripción de Acuerdos y coordinación 20

SEG‐02/01 Suscribir acuerdos, convenios y/o documentos con autoridades peruanas 20

SEG‐02/02 Firma MOU 21

SEG‐02/03 Acuerdos de Gestión Administrativa CLAC/OACI 22

SEG‐02/04 Coordinar actividades conjuntas con OACI/IATA/ALTA/ACILAC y demás 23

3.3.‐ Reuniones de Familiarización 24

SEG‐03/01 Briefing a autoridad (s) recientemente nombradas 24

3.4.‐ Gestión Administrativa Interna 25

SEG‐04/01 Revisar y procesar correspondencia y documentación 25

SEG‐04/02 Reuniones de Staff 26

SEG‐04/03 Aprobar vacaciones y permisos al FCL 27

SEG‐04/04 Contratación de Funcionario CLAC 28

SEG‐04/05 Renovación de contrato FCL 29

3.5.‐ Elaboración e Implementación de Estudios y Directrices y Cooperación Horizontal 30

SEG‐05/01 Asistencia a los Estados (Especialistas y Sistemas) 30

SEG‐05/02 Directrices de Procedimiento 31

SEG‐05/03 Elaborar y Presentar Notas de Estudio 32

3.6.‐. Gestión de Recursos Humano, financiero y WEB 33

SEG‐06/01 Supervisión del Recurso humano y financiero 33

SEG‐06/02 Supervisión WEB 34

34

4. Procedimientos del Área de Administración (ADM)

35

4.1.‐ Preparar documentación sobre las tareas asignadas del Programa de Trabajo

ADM‐01 Celebración de Reuniones CLAC 38

ADM‐01/01 Preparación de Reuniones CLAC 38

ADM‐01/02 Realización de Reuniones CLAC 39

ADM‐01/03 Cierre de Trabajo de Reuniones CLAC 40

4.2.‐ Elaborar proyectos de notas de estudio sobre temas de su competencia

ADM‐02 Elaboración de Proyecto de Notas de estudio 41

4.3.‐ Coordinar el pago a proveedores

ÍNDICE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2

ADM‐03 Gestión del gasto 42

ADM‐03/01 Elaboración de reportes del gasto 43

4.5‐ Elaborar reportes sobre el cumplimiento del pago de las contribuciones de los Estados miembros al Presupuesto de la CLAC

ADM‐05 Solicitud de Pago de Cuotas de Contribución 44

4.6.‐ Elaborar borrador de los informes de las reuniones

ADM‐06 Elaboración Informes 45

4.7.‐ En ausencia del Secretario, supervisar el trabajo del personal

ADM‐07/01 Contratación Nuevo Personal 46

ADM‐07/02 Registro de Asistencias, Permisos y Vacaciones del Personal 47

5. Procedimientos del Área de Operaciones (OPE)

49

5.1.‐ Trámites en Cancillería para acreditación de Funcionarios Extranjeros y Facilidades 52

OPE‐01A/01 Tramitar acreditación de titular (Funcionario Extranjero, familia y dependientes) 52

OPE‐01A/02 Tramitar Renovación de Visa Oficial y Carnet de Identidad 53

OPE‐01A/03 Libre entrada o salida de bienes y/o menaje de casa y efectos personales 54

OPE‐01A/04 Liberación de bienes de consumo 55

OPE‐01A/05 Liberación de vehículos 56

OPE‐01A/06 Solicitud de Placas y Tarjeta de Propiedad 57

OPE‐01A/07 Solicitud de Licencia de Conducir 58

OPE‐01A/08 Registro de beneficiarios de IGV 59

OPE‐01A/09 Tramite devolución IGV ante la Cancillería y SUNAT 60

OPE‐01B: Otros Trámites 61

OPE‐01B/01 Atención protocolar a Autoridades que visitan la Secretaría 61

OPE‐01B/02 Solicitar tarifas corporativas a Hoteles 62

OPE‐01B/03 Trámites bancarios 63

OPE‐01B/04 Pago de servicios 64

OPE‐01B/05 Participación en las Asambleas Ordinarias 65

OPE‐01B/06 Participación en el Grupo Regional CLAC/OACI AVSEC/FAL 66

5.2.‐ Coordinar las actividades logísticas de la oficina 67

OPE‐02/01 Compra de útiles de oficina y aseo para la sede de la Secretaría 67

OPE‐02/02 Compra de equipos para labores de la Secretaría 68

OPE‐02/03 Mantenimiento del vehículo de la Secretaría de la CLAC 69

5.3.‐ Coordinar el mantenimiento de la oficina 70

OPE‐03/01 Buscar técnicos para mantenimiento de instalaciones y servicios 70

5.4.‐ Elaborar proyectos de notas de estudio sobre temas de su competencia 71

OPE‐04/01 Proyecto de nota de estudio 71

5.5.‐ Realizar el inventario y mantenerlo actualizado 72

OPE‐05/01 Generar inventario 72

5.6.‐ Coordinar la impresión de documentos 73

OPE‐06/01 Contratar elaboración de artículos publicitarios 73


3

5.7.‐ Otras actividades asignadas por el Secretario 74

OPE‐07/01 Realizar informe de Reunión a la cual se asistió por disposición del SEG 74

6. Procedimientos del Área de Tecnologías de información y Comunicaciones (TIC)

75

6.1.‐ Estadísticas de tráfico Aéreo 78

TIC‐01/01 Tratamiento de datos 78

TIC‐01/02 Control de Recepción 79

6.2.‐ Publicación y manteniendo de la Página web 80

TIC‐02/01 Publicar Información de Reuniones y Capacitación 80

TIC‐02/02 Publicar Notas de estudio e Informes 81

TIC‐02/03 Publicar Acuerdo, Becas 82

TIC‐02/04 Publicar Información de Estados miembros 83

TIC‐02/05 Publicar noticias, banner y publicidad 84

TIC‐02/06 Publicar Bases de datos, Mejores Prácticas, Encuestas, Decisiones, Estudios y Enlaces. 85

TIC‐02/07 Publicar Información sobre Normativa 86

TIC‐02/08 Publicar información IPAC 87

6.3.‐ Tabular y graficar los formatos de capacitación 88

TIC‐03/01 Tabular y graficar 88

6.4.‐ Soporte Técnico, mantenimiento y back up 89

TIC‐04/01 Dar Soporte técnico 89

TIC‐04/02 Mantenimiento preventivo de PC´s 90

TIC‐04/03 Back up de información 91

6.5.‐ Preparar presentaciones 92

TIC‐05/01 Presentaciones en Power Point 92

TIC‐05/02 Videos 93

6.6.‐ Planning

TIC‐06/01 Actualizar planning 94

6.7.‐ Creación de Bases de Datos 95

TIC‐07/01 Bases de datos 95

7. Procedimientos del Área de Capacitación (CAP)

97

7.1.‐ Preparar programa de capacitación y becas 100

CAP‐01/01 Programa de Becas 100

CAP‐01/02 Programa de Capacitación 101

CAP‐01/03 Evento de Capacitación (antes) 102

CAP‐01/04 Evento de Capacitación (durante) 103

CAP‐01/05 Evento de Capacitación (después) 104

CAP‐01/06 Renovación de MOU 105

7.2.‐ Biblioteca 106

CAP‐02/01 Registro y archivo de documentos 106

7.3.‐ Actualización de programa de capacitación y becas 107


4

CAP‐03/01 Seguimiento de becas 107

CAP‐03/02 Seguimiento eventos de capacitación 108

7.4.‐Lista de Chequeo 109

CAP‐04/01 Actualizar lista de chequeo 109

7.5.‐ Proyectos de cooperación horizontal 110

CAP‐05/01 Proyectos de Cooperación Horizontal 110

7.6.‐ Elaborar informes de gestión de becas 112

CAP‐06/01 Elaborar informes de Gestión de becas 112

7.7.‐ Gestionar tareas de entrenamiento 113

CAP‐07/01 Procesar becas y pasantías 113

CAP‐07/02 Encuesta de "Necesidades de instrucción" 114

8. Procedimientos de la Asistente del Secretario General (SEC)

115

8.1.‐ Manejo de Correspondencia 118

SEC‐01 Procesar entrada y salida de correspondencia 118

8.2.‐ Mantener la Agenda Actualizada 119

SEC‐02 Actualizar constantemente la Agenda de la Secretaría de la CLAC 119

8.3.‐ Preparar Requerimientos para las reuniones de la CLAC 120

SEC‐03 Establecer procedimientos para las reuniones de la CLAC 120

8.4.‐ Preparar Informes 121

SEC‐04 Preparar Informes 121

5

CAPITULO I

INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

7

INTRODUCCIÓN

EL Secretario de la Comisión Latinoamericana de Aviación Civil (CLAC), teniendo en

cuenta las funciones encomendadas por el Comité Ejecutivo y la necesidad de facilitar el

trabajo de la Secretaría a su cargo, ha considerado conveniente elaborar el presente

Manual en el que se detalla los diferentes procedimientos de índole administrativo de

cada uno de los funcionarios de la Secretaría.

Este documento, permitirá que las diferentes actividades de la Secretaría se desarrollen

de manera ordenada y sus funcionarios dispongan de una Directriz apropiada sobre sus

tareas y procedimientos de Gestión.

Atentamente

Marco Ospina Y.

Secretario de la CLAC

INTRODUCCIÓN CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

8

9

CAPITULO 2

LISTA DE ACRÓNIMOS

LISTA DE ACRÓNIMOS CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

11

Lista de Acrónimos

Acrónimo Descripción

ACS Acuerdo Sede Secretaría

ADM Profesional Colaborador que tiene a su cargo la parte Administrativa económica y financiera de la Secretaría.

ASA Asamblea Ordinaria de la CLAC.

BD Base de datos

CAP Profesional Colaborador que tiene a su cargo la parte de Capacitación (Seminarios, cursos, becas) de la Secretaría.

CE Comité Ejecutivo.

CLAC Comisión Latinoamericana de Aviación Civil

DOC Documento

ES Estado Sede

ESM Estado miembro de la CLAC

EST‐PR Estatuto por ratificar

EST‐V Estatuto Vigente

FCL Cualquiera de los funcionarios de la Staff de la CLAC.

MOU Memorando de entendimiento

NE Nota de Estudio

OACI Organización de Aviación Civil Internacional

OPE Profesional Colaborador que tiene a su cargo la parte Logística de la Secretaría.

PRE Presidente de la CLAC

RCE Reporte de Cumplimiento de envió (Procedimiento de estadísticas)

REC Recomendación (Compendio de Decisiones de la CLAC)

RES Resolución (Compendio de Decisiones de la CLAC)

RLM Reporte Limpio (Procedimiento de estadísticas)

RPR Reporte Preliminar (Procedimiento de estadísticas)

SEC Profesional Colaborador Secretaria.

SEG Secretario General de la CLAC

TCB Technical Cooperation Bureau

TIC Profesional Colaborador que tiene a su cargo la parte de Tecnologías de Información, Comunicaciones y Estadísticas de la Secretaría.

13

CAPITULO 3

PROCEDIMIENTOS SEG

SEG-01 /01

SEG-01 /02

SEG-01 /03

SEG-01 /04

SEG-02 /01

SEG-02 /02

SEG-02 /03

SEG-02 /04

SEG-03 /01

SEG-04 /01

SEG-04 /02

SEG-04 /03

SEG-04 /04

SEG-04 /05

SEG-05 /01

SEG-05 /02

SEG-05 /03

SEG-06 /01

SEG-06 /02

MANUAL DE PROCESOS - Secretaría General (SEG)

3.1.- Representación legal de la CLAC

3.2.- Suscripción de Acuerdos y coordinación

3.4.- Gestión Administrativa Interna

3.5.- Elaboración e Implementación de Estudios y Directrices y Cooperación Horizo

En Cancillería de Estado Sede

En Reuniones, Conferencias, Paneles, etc. De Organismos y/o Estados Externos

Ante Embajadas y Organismos acreditados en Estado Sede

Representar ante autoridades Gubernamentales en Estado Sede

Suscribir acuerdos, convenios y/o documentos con autoridades peruanas

Firma MOU

Acuerdos de Gestión Administrativa CLAC/OACI

Coordinar actividades conjuntas con OACI/IATA/ALTA/ACILAC y demás

3.3.- Reuniones de Familiarización

Briefing a autoridad (s) recientemente nombradas

Revisar y procesar correspondencia y documentación

Reuniones de Staff

Aprobar vacaciones y permisos al FCL

Contratación de Funcionario CLAC

Renovación de contrato FCL

Asistencia a los Estados (Especialistas y Sistemas)

Directrices de Procedimiento

Elaborar y Presentar Notas de Estudio

Supervisión del Recurso humano y financiero

Supervisión Web

3.6.- Gestión de Recursos Humano, financiero y Web

PROCEDIMIENTORepresentación Legal de la CLAC

BASE LEGAL ACS

SEG Cancillería

CÓDIGO SEG-01/01

Área / Responsable SEG - Secretario Carta PRE CLACSUB PROCEDIMIENTOEn Cancillería de Estado Sede

FORMATOS

ACTIVIDADES EJECUTORES

1.- Presentar solicitud de Acreditación

2.- Cancillería emite Visa Oficial y carné

3.- Recepción y verificacióin de documentos

4.- Habilitado para representar a la CLAC jurídicamente

Presentar solicitud

Recepción de Documento

INICIO

FIN

Emitir Visa y carné

Representar a la CLAC juridicamente

PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

16

PROCEDIMIENTORepresentación Legal de la CLAC

BASE LEGAL EST-V

SEG PRE CE

CÓDIGO SEG-01/02

SEG - Secretario

6.‐ Participar activamente en dicha reunión, ya sea como expositor, panelista, ponente etc.

7.‐ Secretario presenta informe al Comité Ejecutivo sobre su participación en dicha reunión, a través de una Nota de

Estudio

ACTIVIDADES

4.‐ Prepara Presentación y/o discurso y/o Paneles

EJECUTORES

1.‐ Recibe invitación

2.‐ Prioriza y discernir según importancia del evento y agenda

3.‐ Coordina con Presidente // PRE Coordinar con el Secretario

5.‐ Asistir a la reunión o envento (Conferencia, panel, Seminario, etc.)

SUB PROCEDIMIENTOen Reuniones, Conferencias, Paneles, etc.de Organismos y/o Estados Externos

FORMATOSÁrea / Responsable

Recepcionar Invitación

Asistir

INICIO

FIN

Coordinar con

ParticiparActivamente

Presentar Informe al CE

Examinar laNota de Estudio

Priorizar y discernir

Coordinar con Presidente

Coordinación

Preparar Discuso,o presentación


17

PROCEDIMIENTORepresentación legal de

la CLACBASE LEGAL EST‐V

SEG SEC TIC

CÓDIGO SEG‐01/03

SUB PROCEDIMIENTO

Ante Embajadas y

Organismos acreditados

en Estado Sede

FORMATOSSEG ‐ Secretario Área / Responsable

EJECUTORES

1.‐ Recibir invitaciones, a través de SEC, a reuniones Protocolares // SEC entrega las invitacines a SEG

2.‐ Priorizar según agenda, y programa de reuniones

3.‐ Pariticpar en la reunión o envento protocolar

4.‐ Informa al CE si fuera el caso // TIC Actualiza el planning

ACTIVIDADES

Recibir

Priorizar según Agenda

INICIO

FIN

Asistir al Evento

Informar CE Actualizar Planning

Recepciona Invitación


18

PROCEDIMIENTORepresentación legal de

la CLACBASE LEGAL EST‐V

SEG SEC TIC

CÓDIGO SEG‐01/04

Área / Responsable SEG ‐ Secretario SUB PROCEDIMIENTO

Representar ante

autoridades

Gubernamentales en

Estado Sede

FORMATOS

EJECUTORES

1.‐ Recibir invitaciones y/o convocatorias, a través de SEC, a reuniones Protocolares // SEC entrega las

invitacines a SEG

ACTIVIDADES

2.‐ Priorizar según agenda, y programa de reuniones

3.‐ Participa en la reunión

4.‐ Informa al CE si fuera el caso // TIC Actualiza el planning

Recepcionar

Priorizar según Agenda

INICIO

FIN

Participa en reunión o evento

Recepciona Invitación

Informar CE Actualizar Planning

Incluir en Agenda


19

PROCEDIMIENTOSuscripción de Acuerdos y coordinación

BASE LEGAL EST-V

SEG Autoridades Peruanas CEEJECUTORES

6.‐ Informar al Comité Ejecutivo sobre la firma del Acuerdo, si fuera el caso

ACTIVIDADES

4.‐ Revisar y Gestionar firma

1.-Revisar o elaborar proyecto de acuerdo

2.- Negociar, modificar si fuera el caso

3.- Coordinar con Autoridad del Estado Sede la firma del acuerdo (Administrativo interno o de Gestión Externo)

CÓDIGO SEG-02/01

SEG ‐ Secretario

5.‐ Firmar Acuerdo con autoridad del Estado Sede

SUB PROCEDIMIENTOSuscribir acuerdos, convenios y/o documentos con autoridades peruanas


Revisar y gestionar

INICIO

FIN

Negociación

Firmar Acuerdo

ProcesarInformación

Negociar Acuerdo

Informar al Comité Ejecutivo

Recibir o elaborar

Negociar y Modificar


20


BASE LEGAL

SEGOrganismo/Estado

IndependienteCE PRE

8.‐Suscripción del Presidente de la CLAC y certificación del Secretario

ACTIVIDADES

1.‐Analizar probabilidad de suscripción de MOU para beneficios de la CLAC

2.‐Preparar carpeta de negociación

3.‐Coordinar con Organismos y/o Estado Independiente (Reunión para negociación),

realizar consultas con el Presidente, sobre beneficios del Proyecto

EJECUTORES

4.‐Informar al Comité Ejecutvio sobre beneficios de Proyecto MOU

5.‐Recibir proyecto para su aprobación

6.‐Coordinar fecha y lugar de suscripción e intercambio de notas

EST-V

SUB PROCEDIMIENTO Firma MOU FORMATOS Formato Matriz MOU

CÓDIGO SEG-02/02

Área / Responsable SEG ‐ Secretario

Coordinar Proyecto MOU


INICIO

FIN

Negociación

Recibir Proyecto

Coordinar

Coordinar ProyectoMOU

NO

SI

Aprueba

Ceritificar MOU

Analizar probabilidad

Preparar Negociación

Consultar con el Presidente

Suscribir MOU


21


BASE LEGAL EST-V

SEG OACI CE

ACTIVIDADES

1.‐Negociar con OACI/TCB Acuerdos

3.‐Revisar Texto y traducir

4.‐Fijar fecha y lugar para firma

2.‐Preparar texto para Gestión

5.‐ Fimar acuerdo

7.‐Ejecución del Proyecto

5.‐Informar al CE a través de una NE // CE revisa acuerda

6.‐Enviar cada dos años a OACI/TCB renovación de proyecto y presupuesto aprobado por Asamblea

de la CLAC

CÓDIGO SEG-02/03

SEG - Secretario

EJECUTORES

SUB PROCEDIMIENTOAcuerdos de Gestión Administrativa CLAC/OACI

FORMATOSÁrea Responsable

Revisón Texto y traducir


INICIO

FIN

Negociación

RevisarAcuerdo

Enviar Proyectode Renovación

Coordinar Acuerdo

Negociar con OACI/TCB

Preparar Texto para

Fijar Fecha y lugar

FirmarAcuerdo

RevisarProyecto

Ejecutar


22


BASE LEGAL EST-V

SEG Organismo CE

CÓDIGO SEG-02/04

SEG - Secretario

3.‐ Preparar:Agenda, expositores, panelistas, discursos, moderadores, etc

6.‐Convocar evento y determianr puntos focales

5.‐ Incluir en programa de reuniones o capacitación, según sea el caso

EJECUTORESACTIVIDADES

1.‐ Coordinar con Organismo reuniones conjuntas, coloquios, seminarios etc.

2.‐ Coordinar con una o mas partes reuniones conjuntas (OACI/IATA/ALTA/ACI, etc)

3.‐ Informar al Comité Ejecutivo

4.‐ Recibe Programa de reuninoes, para su autorización

7.‐Disponer preparación logíctica, documentación , horarios, programa, etc

SUB PROCEDIMIENTO

Coordinar actividades conjuntas con OACI/IATA/ALTA/ACI-LAC y demás


Coordinar Reuniones


INICIO

FIN

FeedBack

Recibir Programa

Incluir

Coordinar Reuniones

NO

SI

Aprueba

Preparar

Convocar

Disponer preparación Logíctica


23

PROCEDIMIENTOReuniones de Familiarización

BASE LEGAL

SEG SEC TIC FCL OACI

7.‐ Disponer apoyo de transporte, hoteles y evento social

6.‐ Coordinar con la OACI, para briefing conjunto y solicitar su programa

ACTIVIDADES

8.‐ Realizar briefing con apoyo de ADM

NOTA: Si la autoridad , no puede asistir a la Invitación, en la oficinas de la Secretaria de la CLAC (Lima - Perú); el SEG lo visita en su país

3.‐ Disponer modificación de WEB y Base de Datos

4.‐Determinar fechas y elaborar programa de visitas

5.‐Coordinar con los FCL para la Visita

EST-V

ProgramaÁrea / Responsable

CÓDIGO SEG-03/01

SEG - Secretario SUB PROCEDIMIENTOBriefing a autoridad (s) recientemente nombradas

FORMATOS

1.‐ Recibir Comunicación Oficial de Autoridad de un Estado Miembro recientemente

nombrada de alguno de los Estados miembros de la CLAC

2.‐ Disponer circular información a ESM

EJECUTORES

Recibir

INICIO

Disponer Circular la información

CoordinarCLAC

Coordinar con FCL

Coordinar OACI

Disponer Apoyo

Circular Información

Disponer Modificación Web

Determinar fechas y elaborar programas

Modificar Web

Preparar visita

Realizar Brieffing

Preparar transporte

FIN

PROCEDIMIENTOGestión Administrativa Interna

BASE LEGALEST-VREC A17-18

SEG SEC FCL

ACTIVIDADES

2.‐ Delegar tareas a FCL, si fuera el caso

3.‐ Preparar respuesta directa si no requiere delegación

4.‐ Revisar tareas asignadas.

6‐ Realizar el seguimiento correspondiente, ( solictar informe en cada reunion de los FCL)

7.‐Monitorear respuestas si se trata de asuntos de cumplimiento

SUB PROCEDIMIENTORevisar y procesar Correspondencia y

documentaciónFORMATOS

EJECUTORES

1.‐ Recibir correspondecia, Solicitudes, trabajos etc.Que llega a la email de SEC // SEC entrega a SEG

CÓDIGO SEG-04/01

Área / Responsable SEG - Secretario Acta de Reunión

Recibir en badeja

INICIO

FIN

Distribuir las tareasDelegar

realizar Seguimiento

Procesar Tareas

Recepcionar y entregar al SEG

Preparar Respuestas

Revisar tareas

Monitorear tareas


25


BASE LEGAL EST-V

SEG FCL ADM

f.‐ Distribución de apoyo para eventos à ADM/OPE/CAP/SEC/TIC

SEGSUB PROCEDIMIENTO Reuniones de Staff FORMATOS

EJECUTORES

6.‐ Recibir informes verbales y escritos

Área / Responsable SEG - Secretario

CÓDIGO SEG-04/02

3.‐ Desarrollar las tareas asignadas

4.‐Preparar acta de reuniones

5.‐ Monitorear avance de reuniones

ACTIVIDADES

1.‐Convocar a reunión quincenal o mensualmente

2.‐ Asignar a los FCL las tareas deacuerdo a su gestión

a.‐ Asuntos administrativos / CE / Asamblea à ADMb.‐ Asuntos logísticos / FAL/AVSEC à OPEc.‐ Asuntos capacitación y bibleoteca à CAPd.‐ Asuntos secretariales à SECe.‐ Asuntos técnicos à TIC

INICIO

FIN

Desarrollar Tareas

Convocar a reunión

Asignar Tareas

Preparar Acta

Monitorear Avances

Recibir Informes


26


BASE LEGAL EST-V

SEG ADM FCL

CÓDIGO SEG-04/03


4.‐ Aprobar vacaciones o permisos

EJECUTORES

Formato de LicenciasSUB PROCEDIMIENTOAprobar vacaciones y permisos al FCL

FORMATOS

ACTIVIDADES

1.‐ Recibir solicitud de Licencias, permisos, o vacaciones

2.‐Firmar formato y disponer control

2.‐ Coordinar con ADM // ADM coordinar son SEG

3.‐ Comprobar disponibilidad según programa de reuniones y capacitación

Recepcionar

Coordinar con ADM

INICIO

FIN

Firmar formatodisponer control

Aprobarvacaciones

Coordinar con SEG

Comprobar disponibilidad

Presentar formato


27


BASE LEGAL EST-V

SEG ADM TCB/OACI

CÓDIGO SEG-04/04


9.‐ Eliegir al Funcionario y notificar a ADM

EJECUTORES

ADM-04/01SUB PROCEDIMIENTOContratación de Funcionario CLAC

FORMATOS

10.‐ Notificar y enviar documentación a TCB/AOCI

ACTIVIDADES

2.‐Disponer Publicar convocatoria de vacante // ADM Gestionar la publicación

3.‐ Gestionar el Proceso administrativo ADM‐04/01

4.‐Preparar entrevista con postulante (s) preseleccionado

5.‐ determinar fecha y hora de entrevista en coordinación con ADM

1.‐ Declarar vacante puesto de funcionario para la CLAC. (OPE/ADM/TIC/CAP/SEC/LIM)

6.‐ Entrevistar personalmente a cada postulante

7.‐ Disponer a ADM pruebas, escritas de competencias psicológicas

8.‐ Revisar resultados de las pruebas y volver a entrevistar si el caso amerita

Declarar vacante

INICIO

FIN

Gestionar proceso

Disponer Publicación

Entrevistar Postulante

Disponer pruebas a ADM

Preperar Entrevista

Determinarfecha y hora

Determinarfecha y hora

Preperar pruebas

Revisar resultados

Elegir funcionario

Recibir notificación

Notificar TCBRecibir

notificación


28


BASE LEGAL

SEG ADM TCB/OACI FCL

5.‐ OACI emite contrato

ACTIVIDADES

1.‐ Analizar desempeño laboral del FCL

2.‐ Revisar cuadro de asistencias, licencia certificadas, formato de evaluación de desempeño

3.‐ Resolver sobre renovación si no se renueva ADM gestiona su recesión

4.‐ Notificar a TCB / OACI con terminos de contrato y sus implicancias

6.‐ FCL suscribe y envia contrato a TCB/OACI

EST-V

Formato de evaluación de desempeño

EJECUTORES

SUB PROCEDIMIENTORenovación de contrato FCL

RESPONSABLEÁrea / Responsable SEG - Secretario

Código SEG-04/05

Analizar FCL

INICIO

FIN

Gestiona Recesión

Emite Contrato

Revisar asistencias

Notificar TCA/OACI

RenovarNO

SI

Suscripción Contrato


29

PROCEDIMIENTO

Elaboración e Implementación de Estudios y Directrices y Cooperación Horizontal

BASE LEGAL

SEG TIC SEC ESS ESO

2.‐ ESM solicta proceso de cooperación horizontal // SEG recibe solicitud

3.‐ SEG analizará la solicitud teniendo en cuenta las características del requerimiento

4.‐ Definirá la disponibilidad de especialistas y/o sistemas que cubran lo solicitado

Formato Matriz MOU

CÓDIGO SEG-05/01


EJECUTORES

EST-V

SUB PROCEDIMIENTOAsistencia a los Estados (Especialistas y Sistemas)

FORMATOS

1.‐ Disponer Implementará las bases de datos

ACTIVIDADES

7.'El especialista involucrado elaborará un informe de su misión, el mismo que se canalizará al Estado

solicitante, a través de la Secretaría de la CLAC;

5.‐ Notificará sobre las posibilidades existentes al solicitante // Solictante Informará a la Secretaría

para que inicie el proceso, notificando al Estado oferente.

6.‐Secretaría realizará las gestiones necesarias Estado solicitante y oferente se pongan en contacto

y acuerden los términos de la cooperación horizontal

Solicitar a la SEG

Analizar información

INICIO

FIN

DefinirDisponibilidad

Notificaral solicitante

Gestiones Coordinación

Recibir Información

DisponerImplementación Implementar BD

Recibir Solicitud

Recibir Informe

Coordinación

RecibirComunicación

RecibirComunicación

Realizar InformeRecibir Informe

Canalizar Informe


30

PROCEDIMIENTO

Elaboración e Implementación de Estudios y Directrices y Cooperación Horizontal

BASE LEGAL

SEG CE ASA TIC

NOTA: Este es un documento vivo y la Asamblea puede autorizar al comité ejecutivo la Secretaría con apoyo del GRUGES, modifique los procedimientos antes de la Asamblea


CÓDIGO SEG-05/02 EST-V

Formato Matriz MOU

1.- Preparar modificaciones potenciales al manual

EJECUTORES

5.- La Asamblea valída las modificaciones

6.- Disponer publicar en la WEB de manera confidencial

SUB PROCEDIMIENTODirectrices de Procedimiento

FORMATOS

2.-Revisar con apoyo del GRUGES

7.- Disponer publicación Información en la página Web

ACTIVIDADES

1.- Presentar al Comité Ejecutivo, a través de una Nota de Estudio

2.- Comité Ejecutivo examina la propuesta de modificación

3.- Si no apueba, se vuelve a preparar modificaciones con apoyo del GRUGES

4.- Si se aprueba, se presentarn a la Asamblea para modificar resolución

Presentar al Comité Ejecutivo

INICIO

FIN

ExaminarModificaciones

NO

SI

Aprobar

Presentar a la Asamblea

Preparar modificaciones

Examinarmodificaciones

Validar Modificaciones

Disponersu Publicación

Gestionar Proceso TIC-xx

Revisar con apoyo del GRUGES


31

PROCEDIMIENTO

Elaboración e

Implementación de

Estudios y Directrices y

Cooperación Horizontal

BASE LEGAL EST-V

SEG FCL

CÓDIGO SEG-05/03


5.- Disponer publicación de NE en la WEB

EJECUTORESACTIVIDADES

1.- Disponer a FCL preparar borradores de Nota de Estudio, según la Macrotarea

2.- FCL, prepara borrador de Nota de Estudio según su procedimiento

3.- Revisar borrador Nota de estudio

4.- Modificar Nota de Estudio en coordinación con FCL y aprobar

Formato Matriz NESUB PROCEDIMIENTOElaborar y Presentar notas de Estudio en reuniones

FORMATOS

Disponer Preparar NE

Gestionar Proceso

INICIO

Revisar NE

Modificar NE

DisponerPublicación NE

Gestionar Proceso TIC

FIN

Gestionar Proceso


32

PROCEDIMIENTO Gestión de Recursos BASE LEGAL EST-V

SEG ADM

CÓDIGO SEG-06/01



1.‐ Disponer procedimientos de supervisión de Recurso Humano (Asistencia, vacaciones, permisos,

etc) y financiero (Coordinar con OACI/ Registro ingresos y gastos/Estados de cuenta

trimestrales/Balance anual auditado )

2.‐ Presentar procedimientos de Supervisión

3.‐ Revisar procedimientos de supervisión

4.‐ Modificar los procedimientos y notificar

5.‐ Supervisar la aplicación

ReporteSUB PROCEDIMIENTOSupervisión del Recurso (humano y financiero)

FORMATOS

Disponer procedimientos

Presentar Procedimientos

INICIO

FIN

NO

SIAprobar

modificar

Revisar

GestionarProceso

Supervisar Aplicación


33

PROCEDIMIENTO Gestión de Recursos BASE LEGAL EST-V

SEG SEC TIC

CÓDIGO SEG-06/02


5.- Realizar seguimiento

EJECUTORES

2.- Desarrollar proceso SEC-xx

6.- Informar al Comité Ejecutivo sobre todas las actividades de la CLAC

ACTIVIDADES

1.- Disponer circular Información sobre actividades de la CLAC

3.- Disponer publicación Información en la página Web

4.- Desarrollar proceso TIC-xx

SUB PROCEDIMIENTO Supervisión WEB FORMATOS

Disponer Circular

Gestionar Proceso SEC-xx

INICIO

Disponer Publicación

Realizar seguimiento

Informar Comité Ejecutivo

FIN

Gestionar Proceso TIC-xx


34

35

CAPITULO 4

PROCEDIMIENTOS ADM

ADM-01 Celebración de Reuniones CLACADM-01 /01 Preparación de Reuniones CLACADM-01 /02 Realización de Reuniones CLACADM-01 /03 Cierre de Trabajo de Reuniones CLAC

ADM-02 Elaboración de Proyecto de Notas de estudioADM-02 /01 Elaboración de Notas de estudio

ADM-03 Pago proveedoresADM-03 /01 Gestión del gasto

ADM-04 Reportes de gastosADM-04 /01 Elaboración de reporte de gastos

ADM-05 Registro de cuotas de contribuciónADM-05 /01 Solicitud de Pago de Cuotas de Contribución

ADM-06 Elaboración InformesADM-06 /01 Informes

ADM-07 Gestión del Personal CLACADM-07 /01 Contratación Nuevo PersonalADM-07 /02 Registro de Asistencias, Permisos y Vacaciones del Personal

ADM-08 Actividades extraADM-08 /01 Contratación Nuevo PersonalADM-08 /02 Registro de Asistencias, Permisos y Vacaciones del PersonalADM-08 /03 Envío de Autorización de Misiones y Reclamos de viajeADM-08 /04 Apertura de Cuenta Corriente

MANUAL DE PROCESOS - ASISTENTE ADMINISTRATIVO

7. En ausencia del Secretario, supervisar el trabajo del personal

8. Otras actividades asignadas por el Secretario

1. Preparar documentación sobre las tareas asignadas del Programa de Trabajo

4. Elaborar los reportes de ingresos y gastos

5. Elaborar reportes sobre el cumplimiento del pago de las contribuciones de los Estados miembros al Presupuesto de la CLAC

2. Elaborar proyectos de notas de estudio sobre temas de su competencia

3. Coordinar el pago a proveedores

6. Elaborar borrador de los informes de las reuniones

PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

37

PROCESO Preparación de Reuniones CÓDIGO BASE LEGAL

SUB PROCESO Preparación de Reuniones ÁREA / RESPONSABLE FORMATOS

ADM SEG ESO / PFM TIC

10. Armar una maleta con los suministros y equipos necesarios para la realización de la

Reunión: computadora, carpetas, útiles de oficina, back up de documentación, papel

membretado para acuerdos y/o cartas, gafetes, rótulos con nombres de los Estados y

Organismos, etc según CheckList de la Reunión correspondiente (Formato ADM‐01/01/F‐G‐

H‐I)

11. Participar de la reunión de coordinación y realizar la revisión de instalaciones

pertinente, incluyendo la revisión de equipos

4. Elaborar el borrador de convocatoria (Formato ADM‐01/01/C) con la

información recibida del Estado sede oferente y los Puntos Focales y presentarla al

Secretario para su aprobacíon

5. Circular la convocatoria entre los Estados miembros y Organismos conexos, incluyendo:

Orden del día provisional de la Reunión, Formulario de Registro, Programa Tentativo de

trabajo e Información General. Disponer a TIC su publicación en la web

3. Solicitar a los Puntos Focales de las Macrotareas la agenda y notas de estudio de los

puntos que desean incluir en la agenda de la Reunión (Formato ADM‐01/01/B), con 45 días

de anticipación. Agregar los temas que presentará la Secretaría

7. Coordinar con el punto de contacto en el Estado sede la realización de una reunión de

coordinación previa al evento. Enviar el proyecto de lista de participantes (Formato ADM‐

01/01/D) y los itinearios de viaje de SEG y ADM

8. Armar carpetas de la Reunión todos los formatos correspondientes (Notas de estudio,

lista de participantes, información general, etc), así como un Planning y otros documentos

pertinentes, en 3 juegos

1. Revisar el Programa de Reuniones aprobado en el Informe de la Asamblea para el bienio

2. Enviar comunicación al Estado sede oferente de la Reunión con los requerimientos para

su realización (Formato ADM‐01/01/A) detallando: Nombre de la persona a cargo de la

Reunión / Información general del evento / Necesidades de equipos, local, materiales y

personal / Servicios de traslado, cafetería e interpretación simúltanea (de ser el caso), entre

otros con 60 días de anticipación

6. Elaborar los proyectos de Notas de estudio y/o informativas / Lista de

participantes / Lista de Notas de estudio / Programa de actividades y tabular Notas

recibidas por EM. Disponer a TIC su publicación en la web, así como la actualización

de los mismos, una vez aprobados por SEG

9. Elaborar el proyecto de discurso y vocativo (Formato ADM‐01/01/E), así como el

proyecto de Informe

PROCEDIMIENTOS ACTORES

ADM‐01/01

ADM/

Asistente

Administrativa

EST‐PR

REC. A17‐18

Reglamento Interno de Reuniones

ADM‐01/01/A / ADM‐01/01/B / ADM‐

01/01/C / ADM‐01/01/D / ADM‐01/01/E /

ADM‐01/01/F / ADM‐01/01/G / ADM‐

01/01/H / ADM‐01/01/I

1. Revisar el Programa de

INICIO

FIN

2. Enviar comunicación:

Enviar información

3. Solicitaragenda y NE a

Enviar agenda y Notas de estudio

4. Elaborar borrador de

Revisar y dar Vo Bo para circular

5. Circular convocatoria y

Publicar convocatoria en

6. Elaborar y tabular NE y

otros

Revisar y dar Vo Bo para publicar

NE

7. Coordinar reunión con el

8. Armar carpetas de la Reunión

9. Elaborardiscurso y

10. Armar maleta con

11. Participar reunión de coord.


38

SUB PROCESO Realización de Reuniones CÓDIGO BASE LEGAL

ÁREA ADM RESPONSABLE FORMATOS

ADM SEG EMC TIC

9. Verificar y solicitar copia de la grabación para elaborar el informe

correspondiente

8. Solicitar revisión y firma del Secretario para entregar cartas de agradecimiento

10. Coordinar el transporte para el retorno de los funcionarios participantes y

personal Secretaría CLAC

7. Solicitar lista de personal de apoyo y elaborar las cartas de agradecimiento

1. Verificar los equipos en la sala de reuniones: micrófonos, grabación, proyectos,

computador, así como las instalaciones: mesa principal, sala Secretaría, lugar para

servicio de cafetería, etc, según Check List correspondiente (Formato ADM‐

01/01/F‐G‐H‐I)

2. Tomar notas y asistir al Secretario durante las sesiones de trabajo

3. Recopilar información presentada durante la Reunión: discursos presentaciones,

videos, brochures, revistas, etc

4. Actualizar la lista de notas de estudio y solicitar a TI la publicación de nuevas

notas y/o enmiendas

5. Actualizar lista de participantes y circular para la enmienda de datos

correspondiente

6. Coordinar la foto grupal, así como las pausas de café y otras reuniones paralelas


ADM‐01/02

EST‐PR

REC. A17‐18


Asistente AdministrativADM‐01/01/F / ADM‐01/01/G / ADM‐

01/01/H / ADM‐01/01/I

1. Verificar equiupos e

INICIO

FIN

2. Tomar notas y dar asistencia a

3. Recopilar información

Presentaciones, discursos,

4. Actualizar Notas de estudio

5. Actualizar lista de participantes

Publicar actualizaciones

6. Coodinar foto grupal y coffee

7. Elaborar cartas de

9. Solicitar copia de grabación de

10. Coordinar transporte de

8. Elaborar cartas de


39

SUB PROCESOCierre de Trabajo

ReunionesCÓDIGO BASE LEGAL


ADM SEG TIC SSCPROCEDIMIENTOS ACTORES

ADM‐01/03

EST‐PR

REC. A17‐18


Asistente Administrativ ADM‐01/03/A

8. Hacer seguimiento de los acuerdos alcanzados y tareas resultantes de la

Reunión, según los tiempos establecidos

3. Encargar a TIC la publicación del informe en la web

1. Elaborar informe de la Reunión con sus respectivos adjuntos

2. Presentar el proyecto de Informe a SEG y esperar su Vo Bo para publicar

4. Elaborar el formato de conclusiones de la Reunión (Formato ADM‐01/03/A)

5. Entregar lista de participantes a TI para actualizar la base de datos

6. Enviar comunicaciones pertinentes según las tareas enconmendadas durante la

Reunión, registradas en el Informe

7. Solicitar a SEG la distribución de tareas a cargo del resto del Staff CLAC para las

acciones pertinentes

1. Elaborar informe de

INICIO

2. Presentar informe a SEG y

4. Elaborarformato de

Aprueba publicación del

5. Entregar lista de participantes a

6. Enviar comunicaciones

7. Solicitar distribución de

8. Hacer seguimiento de

3. Encargar a TIC publicar informe

Publicar informe en la página web

Actualizar base de datos con

FIN

Distribuye tareas a Staff CLAC por

Realizan las acciones que les


40

SUB PROCESOElaboración Notas de

estudioCÓDIGO BASE LEGAL


ADM SEG TIC SSCPROCEDIMIENTOS ACTORES

ADM‐02/01

EST‐PR

REC. A17‐18


Asistente Administrativ ADM‐02/01/A

8. Entregar carpeta a SEG para su posterior presentación durante la Reunión

6. Entregar copia de la Nota de estudio a SEC para su archivo

7. Consignar la Nota de estudio a presentar en el borrador de Informe de la Reunión,

elaborando un resumen de la misma

1. Recopilar información para la elaboración de las Notas de estudio y/o informativa

2. Elaborar las Notas de estudio según formato (Formato ADM‐02/01/A)

incluyendo: Cuestión del Orden del día correspondiente / Resumen / Antecedentes /

Análisis / Conclusiones / Medidas propuestas, adjuntando tablas, gráficos y demás

información complementaria

3. Entregar proyecto de Nota de estudio y/o informativa a SEG para la revisión

correspondiente

4. Entregar Nota de estudio y/o informativa a TIC para su publicación en la página

web

5. Incluir la Nota de estudio en la carpeta de la Reunión (tres juegos)

1. Recopilar información para

INICIO

2. Elaborar las NE/NI según

3. Entregarproyecto a SEG

Aprueba publicación de

4. Entregar NE/NI a TIC para

5. Incluir NE/NI en las carpetas

6. Entregar copia de NE/NI a SEC

7. Elaborarresumen de NE

Publicar NE/NI en la página web

FIN

Archivar en el file correspondiente

8. Entregar carpeta a SEG

Analiza NE/NI para presentación


41

SUB PROCESO Gestión del gasto CÓDIGO BASE LEGAL


ADM SEG TCBPROCEDIMIENTOS

ADM‐03/01

EST‐PR

REC. A17‐18


Asistente Administrativ ‐

ACTORES

1. Enviar requerimientos a TCB/OACI sobre los gastos del mes

2. Recibir autorización de TCB/OACI y transferencia de SAM/OACI

3. Procesar los pagos de servicios y gestionarlas compras del mes

4. Registrar los gastos realizados en el cuadro mensual (Formato ADM‐003/B)

5. Enviar el reporte mensual de gastos a TCB/OACI (Formato ADM‐003/C) y el

requerimiento del siguiente mes, los 12 primeros días de cada mes

1. Enviar requerimiento de

INICIO

2. Recibir Autorización de

3. Procesarpagos / Pagar

4. Registrar gastos

5. Enviar reporte mensual a

Envía autorización de

FIN


42

SUB PROCESOElaboración de reporte de

gastosCÓDIGO BASE LEGAL


ADM SEG TCB

2. Informar a TCB/OACI en caso se encontrarán diferencias y realizar las enmiendas

pertinentes al registro

3. Esperar el reporte anual de TCB/OACI (Formato ADM‐003/E) para cotejar con el

registro interno

4. Informar al Comité Ejecutivo sobre el registro de gastos a la fecha de la Reunión

mediante una Nota de estudio

1. Esperar el reporte trimestral de TCB/OACI (Formato ADM‐003/D) para cotejar con

el registro interno

ADM‐03/01

EST‐PR

REC. A17‐18


Asistente Administrativa ‐


INICIO

1. Analizar reporte trimestral

2. Elaborarresumen de

FIN

3. Analizar reporte anual de

Envía reporte trimestral de

4. Elaborar NE para el Comité

Presentar NE al Comité Ejecutivo

CLAC


43

SUB PROCESOSolicitar pago de cuotas de

contribuciónCÓDIGO BASE LEGAL


ACTORESADM

5. Informar al Comité Ejecutivo sobre el estado de pago de las contribuciones

4. Enviar recordatorio de solicitud de pago (cada dos meses), sólo a los Estados

deudores

1. Esperar el informe de la Asamblea registrando el valor de las cuotas de

contribución de los Estados miembros CLAC para el próximo período

2. Elaborar cartas de solicitud de pago de las cuotas de contribución, indicando

valor y, de ser el caso, monto de cuotas atrasadas

3. Enviar copia de los comprobantes de pago emitidos por TCB/OACI

PROCEDIMIENTOS

ADM‐03/01

EST‐PR

REC. A17‐18


Asistente Administrativa Carta Modelo

INICIO

1. Verificar valor de las cuotas de

2. Enviarrequerimiento de

FIN

3. Enviar comprobante de

4. Enviar recordatorio de

5. Informar al Comité Ejecutivosobre los pagos


44

SUB PROCESO Elaborar infromes CÓDIGO BASE LEGAL


ADM SEG TIC SSC

9. Hacer seguimiento de las tareas encomendadas

ADM‐04/01

EST‐PR

REC. A17‐18


Asistente Administrativ Formato ADM‐04/01/A


1. Tomar nota de los debates y conclusiones emitidas durante cada Reunión, así como revisar las

grabaciones de las sesiones de trabajo y apuntes de SEG

2. Recopilar información presentada durante la Reunión (presentaciones, videos, brochure,

cuadros, estudios, discursos, etc)

3. Elaborar el Informe pertinente (Formato ADM‐04/01/A) incluyendo: membrete de la Comisión,

nombre de la Reunión, lugar y fecha de la misma, Secretaría y participantes, ceremonia de

apertura, sesiones a puerta abierta (de ser el caso), sesiones a puerta cerrada y ceremonia de

clausura

4. Entregar al SEG para la revisión correspondiente

5. Elaborar el cuadro resumen con las conclusiones alcanzadas durante la Reunión (Formato ADM‐

002/004A)

6. Solicitar a TIC que publique, una vez aprobado por el Secretario, el Informe en la página web

7. Entregar una copia a SEC para su archivo en la carpeta correspondiente

8. Elaborar y circular las comunicaciones resultantes de las conclusiones del Informe de la Reunión

1. Tomar nota de los debates y

INICIO

2. Recopilar información de la

3. Elaborarinforme según

4. Entregar a SEG para

5. Elaborar cuadro-resumen

6. Solicitar TIC publicación en la

7. Entregar copia SEC para archivo

8. Elaborarcomunicaciones

9. Hacer seguimiento

FIN

Aprueba Informe final para publicar

Publicar Informe en la página web

Archivar en el file correspondiente


45

SUB PROCESOContratación de

PersonalCÓDIGO BASE LEGAL


ADM SEG TICPROCEDIMIENTOS

1. Publicar la convocatoria de anuncio de nueva vacante en el periódico o

plataformas de contratación de personal indicando las responsabilidades y

requisitos del puesto a cubrir (Formato)

2. Recepcionar los CV y revisar que los postulantes cumplan con los

requisitos estipulados y armar una lista pre liiminar

3. Contactar a los candidatos para una entrevista inicial

ACTORES

ADM‐04/01

EST‐PR

REC. A17‐18


Asistente Administrativa Formato ADM‐04/01/A

9. Enviar la renovación y/o anulaciónd del contrato cada 3 meses a

TCB/OACI

4. Elaborar una lista corta con los candidatos que cumplan con el perfil

deseado

5. Citar a los candidatos para las pruebas de oficina correspondientes

(Formato)

6. Programar la entrevista final con los candidatos mejor calificados

7. Proceder a la contratación enviando copia del CV y documento a

TCB/OACI, especificando la duración del mismo, sueldo a recibir y

beneficiario

8. Realizar la suscripción del contrato y afiliación al seguro Cigna

INICIO

FIN

Realiza entrevista

TCB/OACI envía contrato para

firmar

1. Publicar convocatoriaen periódico y web

2. Recepcionar y revisar CVs

3. Contactarcandidatos de lista

preliminar

4. Elaborar lista corta para pruebas

5. Citar a los candidatos para tomar las pruebas

6. Programar entrevista

7. Solicitar la contratación del nuevo personal

8. Suscribir contrato y afiliación

seguro

9. Enviar renovación y/o

anulación


46

SUB PROCESO

Registro de Asistencias,

Permisos y Vacaciones del

Personal

CÓDIGO BASE LEGAL


ACTORESADM

4. Descontar las vacaciones tomadas del rol de vacaciones, así como las

inasistencias por enfermedad u otro motivo consignando la justificación

pertinente, en caso corresponda

5. Volver a circular el rol de vacaciones pendientes actualizado al Personal

CLAC, cada 3 meses

ADM‐07/02 Contrato Trabajo

Asistente AdministrativaFormato

Licencia

PROCEDIMIENTOS

1. Circular el rol de vacaciones de todo el Personal CLAC al inicio de cada año

(Formato)

2. Registrar las vacaciones anuales en el Planning

3. Solicitar el llenado de la hoja de vacaciones correspondiente (Formato)

INICIO

FIN

5. Circular el cronograma cada 3

meses

4. Descontar días de vacaciones y

licencias

3. Solicitar alpenrsonal el formulario

2. Registrar vacaciones en el

Planning

1. Circular el cronograma de

vacaciones


47


48

49

CAPITULO 5

PROCEDIMIENTOS OPE

OPE-01a/01 Tramitar acreditacion de titular (Funcionario Extranjero, familia y dependientes)OPE-01a/02 Tramitar Renovacion de Visa Oficial y Carnét de IdentidadOPE-01a/03 Libre entrada o salida de bienes y/o menaje de casa y efectos personalesOPE-01a/04OPE-01a/05 Liberacion de vehiculosOPE-01a/06 Solicitud de Placas y Tarjeta de PropiedadOPE-01a/07 Solicitud de Licencia de ConducirOPE-01a/08 Registro de beneficiarios de IGVOPE-01a/09 Tramite devolución IGV ante la Cancillería y SUNAT

OPE-01b/01 Atención protocolar a Autoridades que visitan la SecretaríaOPE-01b/02 Solicitar tarifas corporativas a HotelesOPE-01b/03 Trámites bancariosOPE-01b/04OPE-01b/05 Participación en las Asambleas OrdinariasOPE-01b/06 Participación en el Grupo Regional CLAC/OACI AVSEC/FAL

OPE-02/01 Compra de útiles de oficina y aseo para las instalaciones de la Secretaría OPE-02/02 Compra de equipo(s) y/o artefacto(s) nuevo(s) OPE-02/03 Mantenimiento del vehiculo de la Secretaría de la CLAC

3. Coordinar el mantenimiento de la oficina

OPE-03/01 Buscar técnicos para mantenimiento de instalaciones y servicios

4. Elaborar proyectos de notas de estudio sobre temas de su competencia

OPE-04/01 Proyecto de nota de estudio

5. Realizar el inventario y mantenerlo actualizado

OPE-05/01 Generar inventario

6. Coordinar la impresión de documentos

OPE-06/01 Contratar elaboración de artículos publicitarios

7. Otras actividades asignadas por el Secretario

OPE-07/01 Realizar informe de Reunion a la cual se asistio por disposicion del SEG

2.-Coordinar las actividades logísticas de la oficina

MANUAL DE PROCESOS - ASISTENTE DE OPERACIONES

1.a.- Trámites en Cancillería para acreditación de Funcionarios Extranjeros y Facilidades

Liberación de bienes de consumo

1.b.- Otros Trámites

Pago de servicios

PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

51

Procedimiento

Trámites en Cancillería para

acreditación de Funcionarios

Extranjeros y Facilidades

CÓDIGO BASE LEGAL

Subprocedimiento

Tramitar acreditacion de titular

(Funcionario Extranjero, familia y

dependientes)

Área / Responsable FORMATOS

OPE SEG CANCILLERÍAFUNCIONARIO

INT.

8. Entrega pasaporte(s) con visa y carnét a Funcionario y copias al archivo

1. Solicita copia de pasaporte a funcionario extranjero y familia (si fuera el caso)

fuera del Perú

6. Prepara Solicitud de acreditación a Cancillería adjuntando documentos pertinentes,

SEG firma

2. Prepara solicitud a Cancillería adjuntando copia(s) de pasaporte(s), SEG Firma

documentación

4. Comunica a funcionario extranjero número de cable (Indicando se presente al consulado

peruano en el país de residencia para que habiliten ingreso)

3. Ingresa documento(s) a Cancillería, Cancillería emite cable (7 días calendario).

7. Ingresa documento(s) a Cancillería que emitir Visa oficial y Carne de identidad (10 días

calendario)

8. Recoge pasaporte(s) con visa y carnét (s) de identidad en Cancillería

5.‐ Recibe y apoya a funcionario extranjero y familia para fomalidades aeroportuarias


OPE‐01/01

OPE / Asistente Operaciones

ACS

Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de

Privilegios e Inmunidades: Formato 1 y/o

Formato 2 y/o Formato 3

1. Solicitar copia de pasaporte

INICIO

FIN

2. Preparar solicitud para Autorizar y Firmar

3. Ingresadocumentos a

CancilleríaEmitir cable

4. Comunica número de cable

Revisar, dar Vo Bo y firmar

5. Preparar documentos para

Emitir Visa y Carné

6. KIngresar documentos a

7. Recoger documentos en

8. Entregar documentos a

Funcionario

Ingresa a Perú

5. Recibe y apoya a funcionario


52

ProcedimientoTrámites en Cancillería para acreditación de Funcionarios Extranjeros y Facilidades

CÓDIGO BASE LEGAL

SubprocedimientoTramitar Renovacion de Visa Oficial y Carnét de Identidad Área / Responsable FORMATOS

OPE SEG CANCILLERÍA FUNCIONARIO

5. Entrega documentos a Funcionario

2. Solicita pasaporte(s) y Carne(s) a funcionario(s) y familia

2. Prepara solicitud y formulaarios ()... de renovación de Visas y Carnéts, SEG revisar firmar

3. Ingresa documentos a Cancillería quien emite Visas oficial y carnéts de identidad (7 días calendario),

4. Recoge documentos en Cancillería

1. Mantener registro de expedición y vencimiento de Visas de funcionarios y familia (si fuera el caso)


OPE-01/02 ACS

Asistente OperacionesMinisterio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 3

1. Solicitar documentos a

INICIO

FIN

2. Preparar solicitud para Cancillería

Revisary Firmar

3. Ingresar documentos a

Cancillería

Emitir Visa Oficial y Carné

4. Recoger documentos de

5. Entregar documentos a Funcionario

Entregar documentos

1. Mantener un registro de

expedición y vencimiento


53

ProcedimientoTramites en Cancilleria para acreditacion de funcionarios extranjeros y facilidades

CÓDIGO BASE LEGAL

SubprocedimientoLibre entrada o salida de bienes y/o menaje de casa y efectos personales


OPE SEG CANCILLERÍA SUNAD

3. Ingresar documento(s) a Cancillería (7 días calendario), Cancillería emite Resolución

4. Continuar con el tramite en SUNAD, la entidad emite Resolución

5. Recoger Resolución y/o documentación

6. Entregar a Funcionario o ADM, para iniciar o continuar tramite de ingreso o

despacho de bienes

OPE-01/03

1. Recibir documentos de SEC, ADM o funcionario extranjero.

2. Preparar solicitud a Cancillería adjuntando documentación pertinente, SEG Firma

documentación

ACS

Asistente Operaciones Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 4 y/o Formato 5 y/o Formato 6


1. Recibir documentación

INICIO

FIN


Autorizar y Firmar


CancilleríaEmitir Resolución

4. Tramitar en SUNAD

5. Recoger Resolucion y/o

6. Entregar a Funcionario

Resolver y emitir resolución


54


CÓDIGO BASE LEGAL

SubprocedimientoLiberación de bienes de consumo



6. Entregar a Funcionario o ADM, para iniciar o continuar tramite de ingreso de

bienes



documentación




OPE-01/03 ACS

Asistente OperacionesFormatos Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 7a



INICIO

FIN

2. Preparar solicitud para

CancilleríaAutorizar y Firmar








55


CÓDIGO BASE LEGAL

Subprocedimiento Liberacion de vehiculos Área / Responsable FORMATOS


6. Entregar a Funcionario o ADM, para continuar tramite de ingreso del vehiculo



documentación




OPE-01/03 ACS

Asistente OperacionesFormatos Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 7b



INICIO

FIN


Autorizar y Firmar








56


CÓDIGO BASE LEGAL

SubprocedimientoSolicitud de Placas y Tarjeta de Propiedad Área / Responsable FORMATOS

OPE SEG CANCILLERÍA

5. Entregar a Funcionario o ADM



documentación

3. Ingresar documento(s) a Cancillería (7 días calendario), asigna Placas y Tarjeta de

Propiedad para el vehiculo

4. Recoger Placas y Tarjeta de Propiedad de Cancilleria


OPE-01/03 ACS

Asistente OperacionesFormatos Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 8


INICIO

FIN


Autorizar y Firmar


Cancillería

Asignar Placas y Tarjeta de

4. Recoger Placasy Tarjeta de



57


CÓDIGO BASE LEGAL

SubprocedimientoSolicitud de Licencia de Conducir


OPE SEG CANCILLERÍA MTC

6. Entregar a Funcionario o ADM



documentación


4. Continuar con el tramite en MTC, la entidad emite la Licencia

5. Recoger Licencia

OPE-01/03 ACS




INICIO

FIN


Autorizar y Firmar



4. Tramitar en MTC

5. Recoger Licencia de


Emitir Licencia


58


CÓDIGO BASE LEGAL

SubprocedimientoRegistro de beneficiarios de IGV


OPE SEG CANCILLERÍA

1. Informar a Cancilleria todo cambio o adquisición de un nuevo servicio (Telefonia,

Energía electrica, Agua, Seguridad y Vigilancia) para ser considerado al momento

de solicitar la devolucion del IGV


documentación

3. Ingresar documento(s) a Cancillería (7 días calendario), Cancillería registra

OPE-01/03 ACS



1. Informar a Cancillería

INICIO

FIN

2. Preparar solicitud para Cancillería Autorizar y Firmar


Cancillería

Registra la informacion

proporcionada


59


CÓDIGO BASE LEGAL

SubprocedimientoTramite devolución IGV ante la Cancillería y SUNAT


OPE SEG CANCILLERÍA SUNAT

5. Preparar solicitud y adjunto documentos certificados para SUNAT, SEG firma

8. Deposita cheque en cuenta corriente

9. Entrega comprobante de deposito a ADM

6. Ingresa documentación en SUNAT, SUNAT emite Resolución y cheque (20 días

útiles)

7. Recoger cheque de SUNAT. SEG endosar cheque

1. Valida anualmente documentos en SUNAT (Facturas y/o boletas)

3. Ingresa documentación a Cancillería (15 días útiles)

2. Prepara solicitud y llenar formularios para presentar a Cancillería, SEG firma los

documentos

4. Recoger documentación de Cancillería


OPE-01/05 ACS

Asistente OperacionesFormatos Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 11 y/o Formato 12

1. PresentaDocumentos a

INICIO

FIN

2. Prepara solicitud para Cancillería Autorizar y Firmar

3. Ingresadocumentos a

CancilleríaValidar y certificar

7. Recoger cheque de SUNAT

Revisar y firmar5. Preparar solicitud y

documentos para SUNAT

Emitir Resolucion y Cheque

6. Ingresadocumentos a SUNAT

4. Recoger documentos de

Deposita Cuentacorriente

Validar (fedatear)

EndosarCheque

Entrega comprobante


60

SUB PROCESO Otros Trámites CÓDIGO BASE LEGAL

ÁREA

Atención protocolar a

Autoridades que visitan la

Secretaría

RESPONSABLE FORMATOS

OPE SEG

3. Transportar delegación del hotel a las oficinas de la Secretaría

4. Realizar actividades asignadas en el Programa de visita

5. Transportar delegación del hotel al Aeropuerto

1. Coordinar y confeccionar Programa de Visita con SEC y aprobación del SEG

2. Recibir delegación en el Aeropuerto y transportar al hotel

ACTORESPROCEDIMIENTOS

OPE‐01/07Contrato de Trabajo

Directriz de Procedimiento

Asistente Operaciones Formato Programa tentativo

1. Coordinar y confeccionar Programa

con SEC

INICIO

FIN

2. Recibir Delegación y transportar al hotel

5. Transportar delegacion al Aeropuerto

3. Transportar Delegación

4. Realizar actividades asisgnadas en el

Programa

Aprobar y autorizar


61


ÁREASolicitar tarifas corporativas

a HotelesRESPONSABLE FORMATOS

OPE ADM

3. Entregar información a ADM

2. Coordinar con funcionario del hotel responsable de la cuenta

1. Visitar hotel(es) en Lima y solicitar(les) asignar tarifa corporativa

OPE‐01/09Contrato de Trabajo


Asistente Operaciones


1. Visitar hotel y solicitarr tarifa

INICIO

FIN

2. Coordinar con funcionario

responsable de la

3. Entregar informacion a

ADM

4. Recibir información


62


ÁREA Trámites bancarios RESPONSABLE FORMATOS

OPE ADM BANCO

2. Ingresar documentos en ventanilla del Banco

3. Recibir cargos o recoger chequeras

4. Entregar documentos (cargos y chequeras) a Asistente administrativa

OPE‐01/10

ACTORES

Contrato de Trabajo


Asistente Operaciones ‐‐‐

PROCEDIMIENTOS

1. Recibir, solicitud de Transferencias o chequeras elaborada por ADM 1. Recibir

documentos para el Banco

INICIO

FIN

2. Ingresar documentos en el

Banco

3. Recibir cargos o recoger chequeras

4. Entregar documentos a

ADM

Tramitar solicitud(es)

Solicitar al Banco

Recibir


63


ÁREA Pago de servicios RESPONSABLE FORMATOS

OPE ADM

2.Pagar los servicios donde corresponda (Banco, Compañía prestadora, etc.)

3. Entregar documentos pagados a ADM

OPE‐01/11

ACTORES

Contrato de Trabajo



PROCEDIMIENTOS

1. Recibir de ADM, recibos y dinero para el pago de servicios 1. Recibir

documentos y dinero

INICIO

FIN

2. Pagar servicios

4. Entregar documentos a ADM

Entregar recibos y dinero

Recibir


64


Metodos y

procedimientos para

reuniones y eventos

de la CLAC

ÁREAParticipación en las

Asambleas OrdinariasRESPONSABLE FORMATOS ‐‐‐

ACTORESOPE

11


PROCEDIMIENTOS

5. Visitar las instalaciones donde se llevará a cabo el evento y verificar que cuente

con las instalaciones adecuadas para el desarrollo del mismo (micrófonos, energía

eléctrica, conexión a internet, grabación, equipo multimedia, etc.)

6. Coordinar con el catering cumplimiento de horarios de las pausas para el café

7. Coordinar publicación de documentos en la web que se generan durante el evento.

8. Recabar material audiovisual del evento (presentaciones, grabación de las

reuniones, fotos, videos, etc.)

4. Revisar la documentación para el evento y verificar este publicada en la página

web de la CLAC

1. Asistir a las Asambleas Ordinarias de la CLAC

2. Participar en Reunión de Coordinación con personal de la autoridad local para

coordinar el desarrollo durante el evento, de las tareas de orden logístico o de apoyo

acorde a la lista de chequeo

3. Establecer contacto con funcionario de la autoridad local encargado de la parte

logística del evento y personal del lugar donde se desarrolla la reunión

1. Asistir a la Asamblea

INICIO

FIN

2. Participar en Reunión de Coordinación

3. Establecer contacto con funcionario local

4. Revisar documentacion para el evento y verificar este publicada en la web

5. Visitar salas para el evento y verificar

instalaciones

6. Coordinar con catering cumplimiento de horarios

7. Coordinar publicación de documentos en la web

8. Recabar material audiovisual del evento


65


Metodos y

procedimientos para

reuniones y eventos de la

CLAC

ÁREA

Participación en el Grupo

Regional CLAC/OACI

AVSEC/FAL

RESPONSABLE FORMATOS ‐‐‐

OPE SEG AVSEC OACIPROCEDIMIENTOS

OPE‐01/13


ACTORES

5. Colaborar en redacción del informe de la Reunión

6. Preparar nota de estudio con informe del Grupo Regional para presentar al Comité

Ejecutivo de la CLAC

1. Participar de las labores de la Secretaría del Grupo Regional CLAC/OACI AVSEC/FAL

2. Coordinar con Oficiales AVSEC de las Oficinas Regionales de la OACI de Lima y

México

3. Preparar notas de estudio para ser presentadas en la Reunión del Grupo Regional

4. Participar en reuniónes del Grupo Regional CLAC/OACI AVSEC/FAL

1. Participar en labores de Secretaría del Grupo Regional

INICIO

FIN

2. Coordinar con Oficiales AVSEC de

OACI

Autorizar

3. Preparar notas de estudio para Reunion del Grupo Regional

Coordinar

4. Participar en Reuniones del Grupo

Revisar, corregir y aprobar

5. Colaborar en redacción del informe

de la Reunión

6. Preparar NE con informe del Grupo Regional para CE

Revisar y aprobar

Revisar y aprobar


66

ProcedimientoCoordinar las actividades logísticas de la oficina

CÓDIGO BASE LEGAL

SubprocedimientoCompra de equipo(s) y/o artefacto(s) nuevo(s)


OPE SEG ADM

7. Instalar equipo

8. Entregar factura a ADM

1. Requerir compra de equipo nuevo, por solicitud de personal de la secretaría,

necesidad o renovación

2. Consultar a Asistente administrativa existencia de recursos economicos

3. Realizar cotizaciones

4. Solicitar aprobación SEG

5. Solicitar dinero a ADM

6. Comprar de equipo

PROCEDIMIENTOS

OPE-02/02Contrato de Trabajo


Asistente Operaciones ---

ACTORES

1. Requerir compra de equipo nuevo

INICIO

FIN

2. Consultar con ADM recursos

3. Realizar cotizaciones

Responder

4. Solicitaraprobacion de SEG

Entregar5. Solicitar dinero a

ADM

6. Comprar equipo

Revisar y aprobar

Aprobar y

7. Instalar equipo

8. Entregar facturas


67


CÓDIGO BASE LEGALContrato de Trabajo


SubprocedimientoCompra de útiles de oficina y aseo para las instalaciones de la Secretaría

Área / Responsable FORMATOS ---

OPE ADM

3. Solicitar dinero a ADM para la adquisición, autoriza y entrega dinero.

4. Realizar compra

5. Entregar boletas o facturas a ADM

PROCEDIMIENTOS

OPE-02/01


ACTORES

1. Establecer necesidades de útiles de oficina y de aseo (mensualmente)

2. Cotizar valor de útiles

INICIO

FIN

2. Cotizar útiles

4. Realizar la compra

Recibir5. Entregar utiles,

boletas y/o facturas

Autorizar y entregar

1. Establecer necesidad de útiles

3. Informar y solicitar dinero


68


CÓDIGO BASE LEGAL

SubprocedimientoMantenimiento del vehiculo de la Secretaría de la CLAC


ACTORESOPE ADM

1. Verificar niveles y estado del vehículo, considerar cumplimiento de calendario

previsto para su mantenimiento

2. Informar estado y solicitar recursos a ADM

3. Realizar mantenimiento o reparacion y/ o cargar combustible

4. Entregar boletas y/o facturas a ADM

PROCEDIMIENTOS

OPE-02/03 Contrato de Trabajo


Asistente Operaciones ---

1. Verificar niveles y estado del vehiculo

INICIO

FIN

2. Informar y solicitar recursos a ADM

3. Realizar mantenimiento y/o cargar combustible

Recibir4. Entregar boletas y/o

facturas

Autorizar y entregar


69

ProcedimientoCoordinar el mantenimiento de la oficina

CÓDIGO BASE LEGAL

SubprocedimientoBuscar técnicos para mantenimiento de instalaciones y servicios


OPE SEG ADM

6. Instalar y/o reparar

7. Verificar reparacion y solicitar pago honorarios a ADM

1. Determinar requerimiento de instalación, mantenimiento o reparación de

instalaciones o servicios

2. Ubicar empresa o técnico especialista

3. Evaluar el requerimiento, por mas de uno de los especialistas

4. Contratar empresa o técnico

5. Adquirir insumos y/o repuestos

PROCEDIMIENTOS

OPE-03/01 Directriz de Procedimiento

Asistente Operaciones Lista Técnicos

ACTORES

1. Determinar requerimiento,

comunicar a ADM

INICIO

FIN

2. Ubicar la empresa o técnico

especialista

3. Ealuar requerimiento

Responder

4. Contratar empresa o técnico

Pagar a empresa o técnico

5. Adquirir insumos y/o repuestos

6. Instalar y/oreparar

Aprobar y

7. Verificar reparación


70

ProcedimientoElaborar proyectos de notas de estudio sobre temas de su competencia

CÓDIGO BASE LEGAL

Subprocedimiento Proyecto de nota de estudio Área / Responsable FORMATOS

ADM SEG SEC

OPE-04/01EST-PRREC. A17-18

Asistente Operaciones Formato NE

4. Entregar Nota de estudio y/o informativa a SEC

PROCEDIMIENTOS

1. Recopilar información para la elaboración de las Notas de estudio y/o informativa

2. Elaborar las Notas de estudio según formato (Formato ADM‐02/01/A) incluyendo:

Cuestión del Orden del día correspondiente / Resumen / Antecedentes / Análisis /

Conclusiones / Medidas propuestas, adjuntando tablas, gráficos y demás

información complementaria

3. Entregar proyecto de Nota de estudio y/o informativa a SEG para la revisión

correspondiente

ACTORES

1. Recopilar información para

INICIO

2. Elaborar la(s) NE/NI según formato

3. Entregar proyecto a SEG para revisión Aprobar

4. Entregar NE/NI a SEC

Recibir y coordinar publicacion en web

FIN


71

ProcedimientoRealizar el inventario y mantenerlo actualizado

CÓDIGO BASE LEGAL

Subprocedimiento Generar inventario Área / Responsable FORMATOS

OPE SEG ADM

1. Confeccionar listado (formato) de los bienes muebles de la Secretaría

2. Incluir compra de bienes (Muebles, artefactos, equipos, etc)

3. Retirar del listado los bienes dados de baja por deterioro , cambio de equipo u obs

4. Revisar y verificar inventario (anualmente) en base al formato, informar a ADM

5. Informar a ADM

PROCEDIMIENTOS



Asistente Operaciones Formato para Inventario

ACTORES

1. Confeccionar y/o actualizar inventario

INICIO

FIN

2. Incluir compra de bienes

3. Retirar bienes dados de baja

Aprobar y verificar

4. Revisar y verificar inventario

5. Informar a ADM Conocer y aprobar


72

ProcedimientoCoordinar la impresión de documentos

CÓDIGO BASE LEGAL

SubprocedimientoContratar elaboración de artículos publicitarios


OPE SEG ADM

4. Contratar y coordinar trabajo con empresa elegida

5. Solicitar pago a ADM

6. Recoger producto

Contratar elaboración y/o impresión de documentos o material solicitado por

personal de la secretaría (Tarjetas personales, carpetas, certificados, revistas,

videos, etc.)

1. Ubicar quien(es) realice(n) lo propuesto

2. Cotizar costo del producto o publicación

3. Presentar cotización(es) a SEG

PROCEDIMIENTOS




ACTORES

1. Ubicar quienes realicen lo propuesto

INICIO

FIN

2. Cotizar costo del producto

3. Presentar cotizaciones

Pagar a empresa

4. Contratar y coordinar con empresa

5. Solicitar pago a ADM

6. Recoger producto

Aprobar y autorizar


73

ProcedimientoOtras actividades asignadas por el Secretario

CÓDIGO BASE LEGAL

SubprocedimientoRealizar informe de Reunión a la cual se asistió por disposición del SEG


OPE SEG SEC

5. Elaborar el cuadro resumen con las conclusiones alcanzadas durante la Reunión

1. Tomar nota de los debates y conclusiones emitidas durante la Reunión a la cual se asiste, así

como revisar las grabaciones de las sesiones de trabajo y apuntes de SEG

2. Recopilar información presentada durante la Reunión (presentaciones, videos, brochure,

cuadros, estudios, discursos, etc)

3. Elaborar el Informe pertinente incluyendo: membrete de la Comisión, nombre de la Reunión,

lugar y fecha de la misma, Secretaría y participantes, ceremonia de apertura y ceremonia de

clausura

4. Entregar al SEG para la revisión correspondiente

PROCEDIMIENTOS

OPE-07/01EST-PRREC. A17-18

Asistente Operaciones Formato para Informe

ACTORES

1. Tomar nota de los debates y conclusiones

INICIO

2. Recopilar información

3. Elaborar informe según formato

4. Entregar a SEG para revisión

5. Elaborar cuadro-resumen de

6. Entregar informe y conclusiones a SEC

FIN

Aprobar Informe

Recibir y coordinar publicación


74

75

CAPITULO 6

PROCEDIMIENTOS TIC

TIC-01 /01 Tratamiento de datos TIC-01 /02 Control de Recepción

TIC-02 /01 Publicar Notas de estudio e Informes TIC-02 /02 Publicar Información de Reuniones y CapacitaciónTIC-02 /03 Publicar Acuerdo, BecasTIC-02 /04 Publicar Información de Estados miembrosTIC-02 /05 Mantenimiento de la Página webTIC-02 /06 Publicar noticias, banner y publicidad

TIC-02 /07

TIC-02 /08 Publicar Información InstitucionalTIC-02 /09 Publicar información IPAC

TIC-03 Tabular y graficar

TIC-04 /01 Dar Soporte técnico TIC-04 /02 Mantenimiento preventivo de PC´sTIC-04 /03 Back up de información

TIC-05 Presentaciones en Power Point

TIC-06 /01 Actualizar planning

TIC-07 /01 Bases de datos

5. Preparar Presentaciones

6. Planning

7. Creación de Bases de Datos

Publicar Bases de datos, Mejores Prácticas, Encuestas, Decisiones, Estudios y Enlaces.

MANUAL DE PROCESOS - ASISTENTE SISTEMAS (TIC)

1. Estadísticas de tráfico Aéreo

2. Publicación y manteniendo de la Página web

3. Tabular y graficar los formatos de capacitación

4. Soporte Técnico, mantenimiento y back up

PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

77

PROCEDIMIENTOEstadísticas de tráfico

aéreoBASE LEGAL

EST‐PR (Art.5 Literal C)

Res A17‐9

TIC SEC ESM

8. Ingresar reporte limpio en BD

9. Publicar en la página web la BD (actualizada)

6.‐ Generar reporte limpio

10. Absolver consultas. // ESM consultar sobre BD de Estadísticas

PRE‐1


1.‐ Elaborar carta para ESM // SEC enviar carta a ESM // ESM Recibir solicitud

2.‐ Recibir respuesta de ESM

SUB PROCEDIMIENTO Tratamiento de datos FORMATOS

4.‐ Procesar y obtener reporte preliminar

5.‐ Analizar reporte preliminar y eliminar errores de fuente

TIC‐01/02CÓDIGO

Área/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática

3.‐ Recopilar y verificar formato (archivo Excel o DBase) y consistencia de datos (ciudad origen,

ciudad destino, línea aérea, pasajeros salidos y llegados, carga de salida y entrada y que estén

totalizados mensualmente)

Elaborar carta

INICIO

FIN

Enviar carta

Validar?

SI

NO

Recibir respuesta

Recopilar yverificar

Recibir solicitud

Procesar Y obtener RP

Analizar y eliminarerrorres

Generar

Ingresar reporte Limpio

Publicación BDen la Web

AbsolverPreguntas

Enviar Información

Consultar Estadísticas


78

PROCEDIMIENTOEstadísticas de tráfico

aéreoBASE LEGAL

TIC SEC ESM SEG

EST‐PR (Art.5 Literal C)

Res. 17‐9

SUB PROCEDIMIENTO Control de recepción FORMATOS PRE‐2Área/Responsables

CÓDIGO TIC‐01/02

TIC ‐ Asistente de Informática


6.‐ Publica NE en la Página WEB para el Comité Ejecutivo

5.‐ Elaborar NE con el Reporte de Cumplimiento // Revisar y validad para presentar al CE

4.‐ Preparar carta adjuntando el Reporte de Cumplimiento del Envío de Datos para enviar a los ESM // SEC

circular carta

1.‐ Analizar base de datos

2.‐ Identificar ESM que no han enviado información estadística total o parcialmente

3.‐ Elaborar Reporte de Control de Cumplimiento de Envio de Datos.

Analizar BD

INICIO

FIN

Identificar ESM

Elaborar RCE

Preparar carta Circular carta Recibir carta

Elaborar NE con el RCE

Revisar y validar

Presentar al CEPublicar NE


79

PROCEDIMIENTOPublicación y mantenimiento

de la Página WEBBASE LEGAL

EST‐PR (Art.5)

REC 17‐18

TIC FCL


1.‐ Recibir información sobre reuniones (convocatorias y adjuntos) e información sobre enventos de capacitación

2.‐ Procesar documentación, crear un archivo html, el cual sirva para almacenar la información sobre las reuniones y

eventos. Asimismo corroborar que tenga la documentación un formato único y estandarizado (un mismo tipo y

número de letra, correcta numeración de los párrafos, el espaciado sea el correcto, márgenes etc.)

3.‐ Publicar en la página Web de la CLAC la documentación depurada. Y enviar al FCL para su archivo

CÓDIGO TIC‐02/01

SUB PROCEDIMIENTOPublicar Información de

reuniones y capacitaciónFORMATOSÁrea/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática

Recibirdocumentación

Publicar en laWeb y enviar

INICIO

FIN

Procesardocumentos

Archivar Docs depurados


80

PROCEDIMIENTO

Publicación y

mantenimiento de la

Página WEB

BASE LEGALEST‐PR (Art.5)

REC 17‐18

TIC FCL

1.‐ Recepcionar documentación, por parte del Staff de la CLAC, pueden ser NE e informes.

3.‐ Publicar en la página Web de la CLAC la documentación depurada. Y enviar al FCL para su archivo

2.‐ Procesar documentación, es decir corroborar que tenga la documentación un formato único y

estandarizado (un mismo tipo y número de letra, correcta numeración de los párrafos, el espaciado sea el

correcto, márgenes etc.)

FORMATOSSUB PROCEDIMIENTO Publicar NE e Informes

CÓDIGO TIC‐02/02



Recibir documentación


INICIO

FIN

Procesardocumentos



81

PROCEDIMIENTO

Publicación y

mantenimiento de la

Página WEB


REC 17‐18

TIC FCL


1.‐ Recepcionar documentación, por parte del Staff de la CLAC, pueden ser Acuerdos y/o Becas (incluidas las

pasantías)

2.‐ Procesar Acuerdos (escanearlos, darle un formato único) y Becas (documento donde se expone las becas

que gestiona la CLAC para sus ESM)

3.‐ Publicar en la página Web de la CLAC los Acuerdos y becas y enviar al FCL para su archivo

CÓDIGO TIC‐02/03

TIC ‐ Asistente de InformáticaSUB PROCEDIMIENTOPublicar Acuerdos y

BecasFORMATOSÁrea/Responsables



INICIO

FIN

ProcesarAcuerdos, becas



82

PROCEDIMIENTO

Publicación y

mantenimiento de la

Página WEB


REC 17‐18

TIC SEC

2.‐ Procesar documentación, dicha información viene como comunicación Oficial de un ESM (cambio de

autoridad), o en su defecto viene por dispocision del SEG, a través de SEC


1.‐ Recibir documentación, por parte del SEC

3.‐ Publicar en la página Web, y enviar a SEC // SEC recibir y archivar

CÓDIGO TIC‐02/04

SUB PROCEDIMIENTOPublicar Información de

ESMFORMATOÁrea/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática



INICIO

FIN

ProcesarAcuerdos, becas



83

PROCEDIMIENTO

Publicación y

mantenimiento de la

Página WEB


REC 17‐18

TIC SEG

1.‐ Recibir solicitud de publicidad o noticia

2.‐ Preparar Banner para publicitar y las noticias del mes

3.‐ Presentar banner y noticias al SEC

4.‐SEC, modificar hasta validad banner y noticias

5.‐ Publicar en la WEB.

CÓDIGO TIC‐02/05


SUB PROCEDIMIENTOPublicar noticias y

publicidadFORMATOSÁrea/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática


Presentar al SEC

INICIO

FIN

Preparar banner y noticias

Modificar y validar

Publicar en WEB

Coordinación


84

PROCEDIMIENTOPublicación y mantenimiento de la

Página WEBBASE LEGAL

EST‐PR (Art.5)

REC 17‐18

TIC SEG


CÓDIGO TIC‐02/06

FORMATOS ---

4.‐SEC, modificar hasta validar los documentos, dichas modificaciones pueden ser en varias

oportunidades para optimizar la documentación

SUB PROCEDIMIENTO

Publicar BD's, mejores prácticas,

encuestas, decisiones, estudios y

enlaces.


1.‐ Recibir solicitud para publicación

2.‐ Preparar: 1.Base de datos (especialistas), 2. Mejores prácticas, 3. decisiones, 4. estudios y

enlaces., en el caso de 1 y 2 corroborar que este validado por la Autoridad, y en los otros por el SEC

3.‐ Presentar los documentos en preliminares al SEG



Presentar al SEC

INICIO

FIN

Preparar docs

Modificar y validar

Coordinación

Publicar en WEB


85



EST‐PR (Art.5)

REC 17‐18

TIC SEG


CÓDIGO TIC‐02/06

FORMATOS ---

4.‐SEC, modificar hasta validar la normatividad CLAC

SUB PROCEDIMIENTO

Publicar Información sobre

"Normativa" (Estatuto, Reglamento

Interno, Directrices, términos de

referencia, Gestión Administrativa)


1.‐ Recibir información sobre normatividad de la CLAC

2.‐ Preparar información sobre normativa CLAC; originada en Asambleas, Comités ejecutivos, etc.

3.‐ Presentar cambios de normatividad de CLAC



Presentar al SEC

INICIO

FIN

Preparar

Modificar y validar

Coordinación

Publicar en WEB


86



EST‐PR (Art.5)

REC 17‐18

TIC SEC


CÓDIGO TIC‐02/06

FORMATOS ---

4.‐SEC, modificar hasta validar la información del IPAC

SUB PROCEDIMIENTO Publicar Información IPAC


1.‐ Recibir información sobre IPAC

2.‐ Preparar información en borrador

3.‐ Presentar cambios de borrador



Presentar al SEC

INICIO

FIN

Preparar borrador

Modificar y validar

Coordinación

Publicar en WEB


87

PROCEDIMIENTOTabular y graficar los

formatos de evaluaciónBASE LEGAL

Directriz de Métodos y

procedimientos de trabajo para

Seminarios Conferencias, Talleres

de la CLA

TIC SEG CAP

5.‐ Enviar la evaluación al CAP, con los datos tabulados, y los cuadro estadísticos, sobre el grado de

satisfacción, tanto del Seminario como de los expositores.

CÓDIGO TIC‐03

FORMATOS Formato Evaluación

4.‐ Si no es mayor informar al SEG, sobre el interes de los participantes en el Seminario

SUB PROCEDIMIENTO Tabular y graficar


1.‐ Recibir, de parte del CAP, las encuestas, en físico, referentes a evaluación, tanto del Seminario como

de los expositor(es),

2.‐ Comparar si el número de encuestas (#E) es mayor al número de participantes (#P). Aquí se corrobora

que el número de encuestas debe ser mayor al 80% de los participantes

3.‐ Si es mayor tabular la información. Con la plantilla correspondiente


2.‐Comparar (#E)>(0.8)#P

SI

1.‐Recibir hojas

Tabular la Información

INICIO

DerivarAnálisis

NO

Enviar la Evaluación a CAP

FIN

Enmendarformato


88

PROCEDIMIENTOSoporte Técnico, mantenimiento y BackUp


REC 17‐18

TIC ADM OPE

4.‐ Verificar el buen funcionamiento de lo instalado, junto con la persona que solicito el requerimiento, o en

su defecto explicarle el uso de lo instalado.

SUB PROCEDIMIENTO Dar Soporte técnico


1.‐ Recibir, Solicitud de software o hardware por parte del Staff de la CLAC

2.‐ Buscar en el stock. Existe en el stock lo solicitado? Si no se tiene, enviar requerimiento a ADM, y este a su

vez dispone al OPE la adquisición del mismo

3.‐ Instalar lo solicitado en la PC correspondiente. Si se tratara de Software, verificar la licencia, y si fuera

hardware corroborar la compatibilidad con la PC.

Área/Responsables

CÓDIGO TIC-04-01

TIC ‐ Asistente de Informática FORMATOS ---

2.‐Se tiene

SI

1.‐Recibir solicitud

3.‐ Instalar Softwareo Hardware

INICIO

Solicitar Adquisición

NO

4.‐ Verificar el funcionamiento

FIN

Comprar lo solicitado


89



REC 17‐18

TIC

5.‐ Limpiar con el antivirus, (previamente corroborar el estado del backUp)

6.‐Optimizar el PC, si no tiene virus. Es decir desisntalar software que no se utiliza, guardar en DDE archivos

pesados,

---

4.‐ Pasar el antivurus de manera completa

SUB PROCEDIMIENTOMantenimiento preventivo de PC´s


1.‐Recepcionar solicitud ante posible amenaza a una PC.

2.‐Desfragmentar el Disco duro de la PC

3.‐ Comprobar actulaizaciones del antivirus (Windows defender / Windows Security Essential); según sea el

sistema Operativo de la PC

CÓDIGO TIC-04-02

Área/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática FORMATOS

Infectada?SI

1.‐Recepcionar Solicitud

2.‐ Desfragmentar Disco Duro

INICIO

4.‐Examinar estado de la PC

FIN

6.‐ Limpiar con antivirus

7.‐Optimizarrecursos del PC

NO

3.‐ ComprobarAntivirus actualizado


90



REC 17‐18

TIC FCL

5.‐ TIC verifica que el tamaño de los archivos que se copiaron sean el mismo que consta el disco duro externo

6.‐Guardar el disco duro externo en el lugar idóneo.

CÓDIGO TIC-04/03

FORMATOS ---

4.‐TIC realiza el Back Up de cada una de las PC.

SUB PROCEDIMIENTO BackUp de Información


1.‐La última semana de cada mes, TIC consulta vía e‐mail y personalmente a cada miembro del staff de la CLAC,

la disponibilidad para realizar el back up de su PC.

2.‐Cada funcionario confirma disponibilidad especificando hora y tiempo.

3.‐ Elabora un horario para realizar el back up de todas las máquinas


5.‐ Validar?SI

1.‐Consultar disponibilidad

3.‐ ElaborarHorario

INICIO

4.‐ Realizar Back Up

FIN

6.‐ Guardar DDE en lugar seguro

2.‐ Indicar Hora

7.‐ Revisar PC de ataques XXX

NO


91

PROCEDIMIENTOPreparar Presentaciones

y videoBASE LEGAL

EST‐PR (Art.5)

REC 17‐18

TIC SEG

4.‐ Grabar Presentación validada por SEG en un USB, y como medida cautelar enviarla vía email

SUB PROCEDIMIENTOPresentaciones en

Power Point


1.‐ Recepcionar solicitud de requerimiento para preparar una presentación, ya sea para el PRE o para el SEG

2.‐ Recopilar información sobre la presentación: Sede, fechas, datos estadísticos, fotos, estudios; cuadro de

becas otorgadas, etc.

3.‐ Preparar presentación, es decir darle un formato estandarizado para todas las diapositivas, al igual que a

las animaciones, incluido logo de la CLAC, al pie de cada diapositiva, entre otras.

Área/Responsables

CÓDIGO TIC‐05‐01


1.‐Recepcionar solicitud

3.‐ PrepararPresentación

INICIO

FIN

2.‐ Recopilar Información

Revisar Presentación

4.‐ Grabar en USB

Modificar?SI

NO


92

PROCEDIMIENTOPreparar Presentaciones

y videoBASE LEGAL

EST‐PR (Art.5)

REC A17‐18

TIC SEG

4.‐ Grabar Video (validado por SEG)en un USB, y como medida cautelar enviarlo a la nube

SUB PROCEDIMIENTO Video


1.‐ Recepcionar solicitud de requerimiento para preparar un Video generalmente como un acto

conmemorativo

2.‐ Recopilar información sobre la Video: Sede, fechas, datos estadísticos, fotos, estudios; etc.

3.‐ Preparar Video.

Área/Responsables

CÓDIGO TIC-05-02



3.‐ PrepararVideo

INICIO

FIN

2.‐ Recopilar Información

Revisar Video

4.‐ Grabar en USB

Modificar?SI

NO


93

PROCEDIMIENTO Planning BASE LEGALEST‐PR (Art.5)

REC 17‐18

ASAC SEG TIC

5.‐ Revisar Planning, e indicar modificaciones si fuera el caso

6.‐ Enviar mediante email el planing a los funcionarios de la CLAC


1.‐ Aprobar, la Asamblea Ordinaria, el programa de trabajo de la CLAC

2.‐ Disponer al TIC, preparación del Planning

3.‐ Recolectar información sobre fechas de reuniones del consejo de la OACI, cumpleaños del PCL, feriados

mundiales y nacionales, asambleas de ALTA, IATA, ACILAC etc.

4.‐ Construir el planning con todas las fechas, feriados, asambleas, etc

CÓDIGO TIC-06-01

TIC ‐ Asistente de Informática Formato PlanningSUB PROCEDIMIENTO Actualizar Planning FORMATOSÁrea/Responsables


3.‐ Recolectarinformación

INICIO

FIN

2.‐ Disponer creación planning

4.‐ ConstruirPlanning

5.‐ Revisar planning

Modificar?SI

NO EnviarPlanning FCL


94

PROCEDIMIENTO Creación de Base de Datos BASE LEGALRES A19-9 EST-PR (Art.5)REC 17-18

TIC SEG SEC

7.‐Implementación Constante

6.‐SEG Realiza el seguimiento de manera constante

8.‐ Publicación en la WEB (Restringido)

4.‐ Creación de las Bases de Datos

5.‐Presentar a SEG las bases de datos creadas // SEG validar Bases de Datos

1.‐ Preparar carta a los ESM, sobre la generación de Bases de datos // SEG Valida envio de Carta

// SEC circula la carta a los ESM

2.‐ SEG recibe de SEC infomación enviada y revisa

CÓDIGO TIC-07-01

TIC - Asistente de Informatica

EJECUTORES

3. Disponer creación de Base de datos: bases de datos sobre Recursos Humanos (Información de Especialistas,

Instructores, Auditores), Recursos materiales (Centros de capacitación) Recursos tecnológicos (Sistemas

tecnológicos)

Formato BDSUB PROCEDIMIENTO Bases de Datos FORMATOSÁrea/Responsable

ACTIVIDADES

CrearBase de datos

INICIO

RealizarSeguimiento

FIN

ImplementaciónConstante

PresentarBase de datos

Coordinación

Prepara Carta Validar Carta Circular Carta

Recibir respuestasde ESM y revisar

Disponer Creación BD's

ValidarBase de datos

Publicación WEB(Restringido)


95


96

97

CAPITULO 7

PROCEDIMIENTOS CAP

CAP‐01 /01 Programa de Becas

CAP‐01 /02 Programa de Capacitación

CAP‐01 /03 Evento de Capacitación (antes)

CAP‐01 /04 Evento de Capacitación (durante)

CAP‐01 /05 Evento de Capacitación (despues)

CAP‐01 /06 Renovación MOU

CAP‐02 /01 Registro y archivo de documentos

CAP‐03 /01 Seguimiento de becas

CAP‐03 /02 Seguimiento eventos de capacitación

CAP‐04 /01 Actualizar lista de chequeo

CAP‐05 /01 Proyectos de Cooperación Horizontal

CAP‐06 /01 Elaborar informes de Gestión de becas

CAP‐07 /01 Procesar becas y pasantías

CAP‐07 /02 Encuesta de "Necesidades de instrucción"

CAP-08 Celebración de Reuniones CLAC

CAP-08 /01 Preparación de Reuniones CLAC

CAP-08 /02 Realización de Reuniones CLAC

CAP-08 /03 Cierre de Trabajo de Reuniones CLAC

CAP-09 Elaboración de Proyecto de Notas de estudio

CAP-09 /01 Elaboración de Notas de estudio

8. Asistir al Secretario de la CLAC en la organización de eventos de capacitación y cooperación

9. Apoyar gestión administrativa y de Secretaría

MANUAL DE PROCESOS ‐ ASISTENTE CAPACITACIÓN Y BIBLIOTECA

6. Elaborar informes de gestión de becas

7. Gestionar tareas de entrenamiento

1. Preparar programa de capacitación y becas

2. Biblioteca

4. Lista de chequeo

3. Actualización de programa de capacitación y becas

5. Proyectos de Cooperación Horizontal

PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

99

PROCEDIMIENTOPrograma de capacitación y becas

BASE LEGAL EST-PR

CAP SEG SEC TIC

6.‐ Enviar acuse de recibo al Estado Oferente

7.‐ Elaborar carta para circular a los Estados el Programa de becas y /o pasantías

8.‐ SEC revisa, da el visto bueno y firma a la carta

9.‐ Enviar carta a SEC y TIC para circulación y publicación en web.

3.‐ Preparar carta y enviar al Estado y/o Institución que ofrece las becas y/o pasantias,

solicitando la disponibilidad para el año siguiente.

4.‐ Enviar un "Reitero", si no se ha recibido respuesta del Estado Oferente en el

transcurso de un mes.

5.‐ Verificar que la información recibida esté completa: terminos de referencia, fechas,

requerimientos de aplicación y punto de contacto.

1. Verificar la vigencia de los MOUs‐

2. Inicar coordinaciones para su renovación (CAP 01/03)


SUB PROCEDIMIENTOPreparación de programa de becas

FORMATOS -

CAP-01/01

ÁREA / RESPONSABLE

CÓDIGO

CAP /Asistente de Capacitación

3.

5.

Circular Publicar

oINICIO

1. Verificar vigencia MOU

2. Realizar coordinaciones MOU

3. Enviar carta solicitando programa

5. Verificar información

6. Enviar acuse de recibo al E.O.

7. Elaborar carta circular

8. Revisar y dar visto bueno a la carta

9. Enviar carta a SEC y TI Circular convocatoria

Publicar convocatoria en Pág. web

FIN

Vigente?

No

Si

Respondieron?

Si

No


100

PROCEDIMIENTOPrograma de capacitación y

becasBASE LEGAL EST‐PR

CAP SEG SEC TIC

4. Si es un programa de capacitación externo, solicitar agenda, expositores y demás

información al copatrocinador del curso (Corea, EAU, Singapur, FAA, TSA, etc)

5. Preparar borrador de convocatoria y presentarlo al SEG

6. SEG revisa, modifica y firma la convocatoria

7. Enviar convocatoria a SEC para Circular entre los Estados miembros y Organismos

conexos y entregar a TIC para publicación en la web


1. Revisar el Programa de Capacitación aprobado por la Asamblea

2. Inmediatamente aprobado el Programa de Capacitación, enviar comunicación a

los Estados que han ofrecido sedes con los requerimientos (Formato ADM‐001/A),

incluyendo: Nombre de la persona a cargo de la Reunión, Información general del

evento, Necesidades de equipos, local, suministros y personal, Servicios de traslado,

cafetería e interpretación simúltanea (de ser el caso)

3. Si es un Programa de capacitación interno, SEG elabora agenda y contacta

expositores, etc

SUB PROCEDIMIENTOPreparación de programa

de capacitaciónFORMATOS Formato ADM‐001/AÁREA / RESPONSABLE

CÓDIGO CAP‐01/01

CAP / Asistente de Capacitación

o INICIO

1. Revisar Programa de Reuniones

o

2. Enviar requerimientos

3. Solcitiar agenda 4. elaborar borrador de programa tentativo

5. Preparar borrador de convocatoria

FIN

6. Revisar y firmarconvocatoria

¿Evento intero o externo?

Externo

Interno

7. Enviar convocatoria Circular convocatoria Publicar convocatoria en web


101

PROCEDIMIENTOPrograma de capacitación

y becasBASE LEGAL EST‐PR

ACTORES

CAP

SUB

PROCEDIMIENTO

Evento de capacitación

(antes) FORMATOSÁREA / RESPONSABLE

CÓDIGO CAP‐01/01


10. Enviar lista preliminar de participantes la punto de contacto antes de la

fecha de viaje

PROCEDIMIENTOS

2.Enviar la lista al Estado Sede, una vez vencida la fecha límite para las

inscripciones.

3. Enviar un mensaje al punto de contacto del Estado Sede solicitando

obtención de pasajes y viaticos

4. Solicitar presentación a los Expesitores

1. Elaborar una lista preliminar de participantes

5. Consultar con ADM si se han realizado depositos correspondientes a la

participación en el evento

6. Agendar reunión de Staff con el personal de apoyo del Estado Sede y

dirección de SEG

7.‐ Preparar maleta de misión de acuerdo a la lista de chequeo

8.‐ Preparar borrador de vocativo, proyecto de discurso y estructura de

informe

9. Preparar carptera de Misión del SEG: planing, requerimientos, convocatoria,

recordatorio (s) lista de participantes.

oINICIO

o

4. Solicitar presentación a los Expositores

FIN

1.Elaborar lista preliminar de participantes

2. Enviar lista de participantes al Estado Sede

3.Solicitar pasajes y viáticos

5. Consultar deposititos con ADM

6. Agendar reunión de staff

7. Preparar maleta de misión

8. Preparar borrador de vocativo, discurso e ifnorme

9. Preparar carpeta de misión

10. Prenviar lista de participantes


102

PROCEDIMIENTO Programa de capacitación y becas BASE LEGAL EST‐PR

ACTORES

CAP

SUB PROCEDIMIENTO Evento de capacitación (despues) FORMATOS lista de chequeoCAP / Asistente de CapacitaciónÁREA / RESPONSABLE

CAP‐01/04CÓDIGO

10. Coordinar el transporte para el retorno de Delegación de Estado Oferente y

personal Secretaría CLAC

PROCEDIMIENTOS

1. Verificar los equipos en la sala de reuniones: micrófonos, grabación, proyectos,

computador, así como las instalaciones: mesa principal, sala Secretaría, lugar para

servicio de cafetería, etc, según lista de chequeo correspondiente

2. Tomar notas y asistir al Secretario durante las sesiones de trabajo

3. Recopilar información presentada durante la Reunión: discursos presentaciones,

videos, brochures, revistas, etc

4. Actualizar lista de participantes y circular para la enmienda de datos

correspondiente

5. Coordinar foto grupal ys pausas de café

6. Solicitar lista de personal de apoyo y elaborar las cartas de agradecimiento

7. Solicitar revisión y firma del Secretario para entregar cartas de agradecimiento

8. Verificar y solicitar copia de la grabación

1. Verificar equiupos einstalaciones

INICIO

FIN

2. Tomar notas y dar asistencia a SEG

3. Recopilar información presentada

4. Actualizar lista de participantes

5. Coodinar foto grupal y coffee breaks

6. Elaborar cartas de agradecimiento

8. Solicitar copia de grabación de sesiones

9. Coordinar transporte de regreso

7. Elaborar cartas de agradecimiento


103

PROCEDIMIENTOPrograma de capacitación y


CAP SEG TIC

SUB PROCEDIMIENTO Evento de capacitación (despues) FORMATOS ningunoÁREA / RESPONSABLE CAP / Asistente de Capacitación

CAP‐01/05CÓDIGO

PROCEDIMIENTOS

1. Elaborar informe de la Reunión con sus respectivos adjuntos

2. Presentar el proyecto de Informe a SEG y esperar su visto bueno para publicar

3. Encargar a TIC la publicación del informe en la web

ACTORES

1. Elaborar informe de Reuniones

INICIO

2. Presentar informe a SEG y esperar VoBo

Aprueba publicación del informe

3. Encargar a TIC publicar informe en

Publicar informe en lapágina web

FIN


104

PROCEDIMIENTOPrograma de

capacitación y becasBASE LEGAL EST‐PR

CAP SEG TIC

6. Coodinar la subscripción de la renovación y/o intercambio de notas.

6. Subscripción de la renovación y/o intercambio de notas

9. Enviar MOU a TIC para su publicación en la web

10.‐ Archivar MOU

1. Cooroborar vigencia MOU

2. Informar al SEG si un MOU esta proximo a expirar

3. Preparar borrador de carta solicitando renovación del MOU // SEG revisa el

MOU, la carta y firma // SEC enviar carta

4. Recibir respuesta

5. SEC Renegociación de los terminos del MOU con el Estado Oferente.


SUB PROCEDIMIENTO Renovación MOU FORMATOS ningunoÁREA / RESPONSABLE

CÓDIGO CAP‐01/06


8.‐

1. Revisar el Programa de Reuniones

2. Informar al SEC si el MOU esta por

expirar

3. Preparar borrador solicitando extensión

4. Recibir respuesta

7. coordinar subscripción MOU

8. Subscripción MOU y/o intercambio de notas

9. Enviar MOU a TI

8. Archivar MOU

Publicar MOU en Pag. web

o

o INICIO

FIN

8.‐ 5. Renegociar temrinos del MOU


105

PROCEDIMIENTO Biblioteca BASE LEGAL EST‐PR

CAP SEG SEC

1.‐ SEC recibde documentos

2. SEG revisa y dispone incluir documento en bibiloteca

3. Recibir el documento

4. Registrar el documento en el "Registro de entrada de biblioteca"

5. Ubicar documento en biblioteca en lugar correspondiente (revistas, documentos

OACI, Informes tecnicos, Memorias institucionales, etc)

PROCEDIMIENTOS

SUB PROCEDIMIENTORegistro y Archivo de

documentosFORMATOS ningunoCAP / Asistente de capacitaciónÁREA / RESPONSABLE

CAP‐02/01CÓDIGO

ACTORES

oINICIO

o FIN

1. Recibe documento

2. Revisa Documento

3. Recibir documentos

4. Registrardocumento

4. Ubicar documento en biblioteca


106

PROCEDIMIENTO

Mantener actualizado el

programa de

capacitación y becas

BASE LEGAL EST‐PR

CAP SEG SEC TIC

1. Revisar la fecha límite de postulación de cursos o pasantías

2. Preparar mensualmente recordatorio para cursos que aún estenvigentes.

3. SEC revisa y firma recordatorio.

4. Enviar recordatorio a SEC y TIC para circular y publicar en web.

5. Archivar documento


SUB PROCEDIMIENTO Seguimiento de becas FORMATOS TablaCAP / Asistente de CapacitaciónÁREA / RESPONSABLE

CÓDIGO CAP‐03/01

oINICIO

oFIN

1.Revisar fecha límite de postulación

2. Preparar recordatorio

3. Reviar y aprobar recordatorio

4. Enviar recordatorio a SEC y TIC

Circular recordatorio

publicarrecordatorio

5. Archivar documento


107

PROCEDIMIENTOMantener actualizado el

programa de capacitación y BASE LEGAL EST‐PR

CAP SEC TICPROCEDIMIENTOS

1. Revisar el Programa de Capacitación

FORMATOS Lista de ChequeoCAP / Asistente de capacitación

CÓDIGO CAP‐03/02

ACTORES

2. Verificar que se haya enviado los requerimientos.

3. Verificar que se haya circulado la convocatoria

4. Verificar el numero de participantes

5. Enviarmensualmente recordatorios // SEC circular recordatorio // TIC publicar en la web

SUB PROCEDIMIENTOSeguimiento de evento de

capacitaciónÁREA / RESPONSABLE

o

o

1.Revisar programade reuniones

2.Verificar que se hayaenviado los Req.

3.Verificar que se hayacirculado la conv..

4.Verificar numero de participantes

5.enviar recordatorio

INICIO

FIN

Circular recordatorio

publicarrecordatorio


108

PROCEDIMIENTO Lista de chequeo BASE LEGAL EST‐PR

CAP SEGPROCEDIMIENTOS

1.Revisar lista de chequeo

2. Verificar si es necesario eliminar o agregar algún item en base a la organización d

elas reuniones anteriores.

3.‐ Realizar las modificaciones, si la hubiere

SUB PROCEDIMIENTOActualizar lista de

chequeo

ACTORES

ÁREA / RESPONSABLE

CÓDIGO CAP‐04/01

FORMATOS lista de chequeo

4. Presentar borrador para revisión del SEG // SEG revis y aprueba

5. Circular lista de chequeo entre Staff CLAC

o

oFIN

INICIO

1.Revisar lista de chequeo

2.Verificar

3.Realizar modificaciones

4.Presentar borrador

Revisa y aprueba borrador

5.Circular Manual


109

PROCEDIMIENTOProyecto de Cooperación

HorizontalBASE LEGAL EST‐PR

CAP SEG SEC

11.Realizar las coordinaciones para que el Estado Oferente y el Estado Solicitante se

pongan en contacto directo

10. Enviar carta al Estado Oferente

9. SEG revisa y aprueba la carta

8. Preparar carta para notificar al Estado Oferente

17. Recibir y archivar informe

16. Archivar acuerdo

15. Recibir el acuerdo firmado

14. Enviar el "Acuerdo tipo" al Estado solicitante y al Estado Oferente ara su suscripción

13. SEG revisa y aprueba el "Acuerdo tipo"

12. Elaborar un borrador de "Acuerdo tipo"

Carta de intebción

Lista de chequeo o

seguimiento acuerdo

tipo


SUB PROCEDIMIENTOProyectos de Cooperación

horizontalFORMATOSCAP / Asistente de Capacitación

CÓDIGO

ÁREA / RESPONSABLE

CAP‐05/01

2. SEG analiza la solicitud y verifica la disponibilidad de especialistas y/o sistemas

1. SEC recibe solicitud de un Estado u Organismo para Cooperación Horizontal

7. SEC recibe la confirmación del Estado solicitante

6. Enviar la notificación al Estado solicitante

5. Preparar borrador de carta de intención

4. SEG contacta telefónicamente con Estado solicitante para ofrecer altenartiva (s)

3.SEG contacta telefónicamennte con Estado Oferente para constatar la disponibilidad de

especialista y/o sistema

5. SEG revisa y aprueba carta

o

oFIN

INICIO

1.Recibe solicitud

2. analiza solicitud

3. Contacta con E.O

4. Preparar borrador carta intención

5. Revisar yaprobar carta

6. Enviar carta a Estado solicitante

8. Recibir confirmación

8. Preparar carta para notificar al Estado Oferente

10. Revisar y aprobar carta

10. enviar carta al Estado Oferente

11. realizar las coordinaciones con

E.O y E.S.

12. Elaborar "Acuerdo tipo"

13. Revisa y aprueba acuerdo

14. enviar acuerdo a E.S. y E.O

15. Recibir acuerdo firmado

16. Archivar acuerdo

4. Contacta con E.S

17. Recibir y


110

PROCEDIMIENTOInformes de gestión de


CAP SEG

1. Recopilar información de la becas ofrecidas y otorgadas durante el año

2. Elaborar un cuadro resumen de becas clasificado por Estado Oferente que

contiene: cantidad de becas ofrecidas, becas otorgadas, nombre de

becarios, nacionalidad del becario y especificación si fuerontotales o

3. Presentar cuadro resumen al SEC para su revisión y aprobación

4. SEC revisar y aprueba el cuadro

5. Preparar borrador de Nota de Estudio "Informe sobre Gestión de becas

CLAC"

6. SEG revisa y aprueba borrador de N.E

7. SEG presenta Nota de Estudio en la Reunión del Comité Ejecutivo

Cuadro Resumen

PROCEDIMIENTOS

SUB PROCEDIMIENTOElaborar informes de

gestión de becasFORMATOSÁREA / RESPONSABLE CAP / Asistente de Capacitación

CÓDIGO CAP‐06/01

ACTORES

o

o

INICIO

FIN

1.Recopilar información

2.Elaborar cuadro resumen

3.Presentar cuadro resumen

4. Revisa y aprueba cuadro

5. Preparar borrador N.E

5. Revisa y aprueba N.E

6. Presentar N.E en C.E.


111

PROCEDIMIENTOGestionar tareas de

entrenamientoBASE LEGAL EST‐PR

CAP SEG

8. SEG elige becario (s) y dispone el proceso

7. SEG analiza cuadro resumen, historial de becas y formularios de aplicación

SUB PROCEDIMIENTO Procesar becas y pasantías FORMATOS

CÓDIGO CAP‐07/01

Formato de aplicación

9. Enviar comunicación al Estado oferente con los postulantes designados

10. Enviar carta de adjudicación a postulante (s) elegido (s) y de agradecimienot a

los no elegidos con copia a sus Directores

1. Recibir aplicación de postulante

2. Verificar que este dentro de la fecha límite de postulación

3. Incluir en lista de postulantes del curso

4. Esperar fecha límite de postulación del curso

5. Elaborar un cuadro resumen de los postulantes, Inmediatamente despues de

vencida la fecha límite, considerando, Estado, Edad, Experiencia, Calificación,

Idiomas, etc.

6. Presentar cuadro resumen e historial de becas al SEG

PROCEDIMIENTOS

ÁREA / RESPONSABLE CAP / Aistente de Capacitación

ACTORES

o

o

INICIO

FIN

1.Recepcionar aplicación

3.Incluir en lista

4. Esperar fecha límite

6. Presentar cuadro resumen

5. Elaborar cuadro resumen

7. Analiza cuadro, historial y formularios

9. Enviar comunicación al Estado Oferente

10. Enviar carta de adjudicación y

agradecimiento

8. Elige becarios y dospone proceso

2.fecha

dentro

fuera


112

PROCEDIMIENTOGestionar tareas de

entrenamientoCÓDIGO BASE LEGAL

SUB PROCEDIMIENTOencuesta de "Necesidades

de instrucción"Área/Responsable FORMATOS

CAP SEG SEC TIC

11. SEG presenta NE en Reunión del C.E.

9. Preparar borrador de NE para informar al C.E

10. SEG revisa y aprueba NE


7. SEG elige los cursos con mayor demanda

8. SEG dispone que se comparta la información con IPAC // SEC envía la información

4. SEC recibe encuestas debidamente completadas

5. Tabular encuestas, obtener ranking

EST‐PR

Cuadro Necesidades

6. Presentar ranking a SEG

1. Preparar borrador de carta adjuntando encuesta proyectada a cuatro años

2. SEG revisa, aprueba borrador de carta y encuesta

3. Enviar Carta y encuesta a SEC y TIC para circular y publicar.

CAP‐07/02

CAP/Asistente de Capacitación

o

o

INICIO

FIN

1.Preparar borrador de carta

Presentar NE

2. Revisa y aprueba borrador

3. Enviar carta y encuesta

Circular carta y encuesta

Publicar carta y encuesta

4. Recibe encuestas completadas

5. Tabular encuestas y obtener ranking

6. Presentar ranking a SEG

7. Elegir los cursos con mayor demanda

8. Dispone que se comparta información con IPAC

Enviar información a IPAC

9. Preparar borrador de NE

10. Revisar y aprobar NE

11. Presentar NE en C.E


113


114

115

CAPITULO 8

PROCEDIMIENTOS SEC

SEC-01 /01 Procesar entrada y salida de correspondencia

SEC-02 Actualizar constantemente la Agenda de la Secretaría de la CLAC

SEC-03 Establecer procedimientos para las reuniones de la CLAC

SEC-04 Preparar Informes

MANUAL DE PROCESOS - ASISTENTE DEL SECRETARIO (SEC)

1. Manejo de Correspondencia

2. Mantener la Agenda Acutalizada

3. Preparar Requerimientos para las reuniones de la CLAC

4. Preparar Informes

PROCEDIMIENTOS SEC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

117

PROCEDIMIENTO Manejar la Correspondencia ÁREA SEC CÓDIGO SEC-01 BASE LEGALFunciones estipuladas en el contrato

SEC SEC FCL

5.-Revisar Documento y delegar a los fucionarios de la CLAC

7.- Esperar a que FCL, terminen sus procesos de manera independiente, para le devuelvan el documento ya procesado

8.-Archivar los documentos ya procesados.

6.- Distribuir documentación al FCL

4.-Registrar en el documento, electrónicamente (documento: “Registro de entrada”),

SEC


1.-Revisar el correo electrónico de la Secretaría.

2.-Imprimir el correo

3.-Asignar el número de archivo que corresponde al documento.

SUB PROCEDIMIENTO FORMATOS RESPONSABLE

1.- Revisar Email

INICIO

2.- Imprimir Email

3.- Asignar # de Comunicación

3.- Asignar # de Comunicación

4.- Registrar Documento

5.- Revisar documentación

6.- Distribuir Documentación

7.-Procesarindependientemente

FIN

7.-Esperar

8.- Archivar Doc


118

PROCEDIMIENTOMantenimiento de la Agenda Actualizada

ÁREA SEC CÓDIGO SEC-02 BASE LEGAL Contrato Trabajo

SEC SEG

5.-Si decide ir, se envía carta de agradecimiento y se agradece el ofrecimiento.

6.-Preparar documentos requeridos, estadia y pasajes, etc

7.-Se envía información sobre itinerarios al organizador.

8.-Se entrega al Secretario las documentación

RESPONSABLE SEC

4.-Si decide no ir, se envía una carta de agradecimiento, y justifica la no asistencia

SUB PROCEDIMIENTO FORMATOS

ACTIVIDADES

1.-Recepcionar invitación para la CLAC.

2.-Entregar impreso al SEG

3.-El Secretario revisar evento

EJECUTORES

1.-Recepcionar

INICIO

2.-Entregar al SEG

3.- Revisar Invitación

4.-Enviar Cartainformando

NOAsiste?

5.-Enviar Cartainformando Asistencia

6.-Preparar Documentos

7.-Enviar Itinerario

8.-Entregar Documentos

FIN

SI


119

PROCEDIMIENTOPreparar requerimientos para las reuniones CLAC

ÁREA SEC CÓDIGO SEC-03 BASE LEGAL

SEC SEG EM

5.- Envíar carta al Estado Sede

6.Responder a carta de la Secretaría

7.-Proceso Revisar correspondencia

RESPONSABLE SEC

4.- Modificar carta o agregarle adjuntos?



1.- Preparar carta tentativa de Requerimientos para los Estados que serán sede, según la reunión que corresponda.

2.- Presentar borrador al SEG

3.- Revisar carta

1.-Preparar

INICIO

2.-Entregar al SEG

3.- Revisar Carta

NOAprobar?

5.-Enviar CartaEstado Sede

Proceso SEC-01

FIN

SI

6.- Responder


120

PROCEDIMIENTO Preparar Informes ÁREA SEC CÓDIGO SEC-04 BASE LEGAL

SEC SEC TIC

5- Enviar Informe a TIC (para publicación en la Web)

RESPONSABLE SEC

4.- Modificar el Informe.



1.- Recopilar información para hacer el informe: Plantilla de Informe, grabación de la reunión, lista de participantes, discursos de bienvenida, Notas de estudio, Presentaciones etc.

2.- Preparar el informe, es decir plasmar la data en un documento

3.- Revisar informe, revisar discursos, lista de participantes, participación de los estados miembros, etc.

1.-RecopilarInformación

INICIO

2.-Preparar Informe

3.- Revisar Informe

Aprobar? NOSI

5.- Enviar Informe

6.- PublicarInforme

FIN


121

confidencial lclacsec.lima.icao.int/reuniones/2018/ce91/ne/... · 4.6.‐ elaborar borrador de los...

Documents