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Conferencia Web (Adobe Connect) Breve guía sobre el uso de salas de videoconferencia virtuales (Videosalas) 26/09/2011 Centro de Servicios de Informática y Redes de Comunicaciones Nodo Cartuja

Conferencia Web (Adobe connect)

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Índice

1. Introducción .......................................................................................................................... 2

2. Requisitos previos ................................................................................................................. 2

2.1. Para el ordenador el Presentador/Administrador ............................................................. 2

2.2. Para el ordenador de los participantes .............................................................................. 2

3. Sala de Reuniones ................................................................................................................. 3

3.1. Acceso ................................................................................................................................. 3

3.2. Sala de Reuniones............................................................................................................... 6

3.3. Lista de asistentes .............................................................................................................. 7

3.4. Funciones y permisos. ......................................................................................................... 8

3.5. Verse y oírse. ...................................................................................................................... 8

3.6. Turno de palabra .............................................................................................................. 10

3.7. Chat. ................................................................................................................................. 10

3.8. Compartir/visualizar documentos. ................................................................................... 11

3.9. Añadir/Descargar contenido. ........................................................................................... 12

3.10. Finalizar Reunión. ........................................................................................................... 14

4. Factores a tener en cuenta ................................................................................................. 14


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1. Introducción

Adobe Connect es una poderosa herramienta que ofrece soluciones para conferencias Web.

Es un sistema de comunicación web seguro y flexible que permite:

Reuniones en línea,

cursos electrónicos,

seminarios,

establecer sesión de videoconferencia por web con varias personas (nº ilimitado),

etc.

2. Requisitos previos

Adobe Connect requiere para funcionar un procesador de 1.4 GHz o superior, Windows XP con Service Pack 2, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 y Windows 10; así como 512 MB de RAM, un navegador Web y Adobe Flash.

2.1. Para el ordenador el Presentador/Administrador

• Obligatorio disponer de Navegador, Videocámara (webcam) y micrófono.

• Recomendable, disponer de auriculares o altavoces, si va a permitir hablar al resto de participantes.

2.2. Para el ordenador de los participantes

• Obligatorio disponer de Navegador y auriculares o altavoces.

• Opcional, disponer de micrófono y de webcam (necesitará permisos del presentador/administrador para poder mostrar su imagen y hablar).


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3. Sala de Reuniones

3.1. Acceso

Se entra en una reunión desde la página de inicio de sesión de Adobe Connect. Cuando inicie sesión, puede entrar como un usuario registrado de Adobe Connect o como invitado.

Si es un usuario registrado, tendrá que facilitar el nombre de usuario y la contraseña de su cuenta de Adobe Connect (creada por un administrador) para entrar en la sala de reuniones. Si es anfitrión o presentador, deberá entrar como usuario registrado.

Cualquier asistente puede iniciar sesión como invitado. Si el creador de la reunión designó la reunión como pública, su inicio de sesión

como invitado se acepta automáticamente. Si el creador la designó como privada, el anfitrión de la reunión recibe su petición de entrada y puede aceptarla o denegarla.

Como Invitado

Cuando uno es invitado a una Conferencia Web de Adobe Connect, normalmente recibe un mensaje (email) con la fecha, hora, URL y condiciones de uso.

Sólo tiene que usar su navegador y tener los requisitos inicialmente expuestos para su adecuado seguimiento.

Los usuarios tienen que introducir en el navegador la dirección http://videosala.ugr.es/NombreSala (proporcionada en el correo), y ponerse un alias (reconocible) para entrar.

Imagen 3.1.1: Página de inicio como invitado

http://videosala.ugr.es/NombreSala


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Una vez registrados solicitamos el acceso y esperamos a que el anfitrión nos lo

conceda.

Imagen 3.1.2: Acceso a la sala de Reuniones.

Como Administrador

Abrir el navegador, ir a la dirección enviada al correo e introducir el usuario/clave proporcionados:

Imagen 3.1.3: Página de inicio como administrador.

Una vez registrados, acceder a: Inicio → Mis reuniones. Ahí, pulsar el botón 'Abrir' en la reunión que tengamos asignada.


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Imagen 3.1.4: Acceso a la sala de Reunioes

Las peticiones de los asistentes para entrar irán apareciendo, en la parte

superior de la pantalla, a la derecha, en forma de ventanas emergentes, con el alias de cada uno.

El administrador sólo tiene que ir pulsando 'Aceptar' o 'Rechazar' para cada uno, según decida, y se irán incorporando a la sesión.

El administrador sólo tiene que recordarles a todos ellos, por email, que están invitados a la sesión web y la hora de comienzo.

Imagen 3.1.5: Sala de Reuniones


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3.2. Sala de Reuniones

La sala de reuniones es una aplicación en línea que se utiliza para celebrar conferencias en directo entre varios usuarios. Contiene diversos paneles de visualización (pods).

A la izquierda La lista de asistentes y el chat. En el centro Visualizar y compartir presentaciones/documentos A la derecha Las imágenes de los asistentes. Arriba El menú de opciones de selección/configuración. Botones

de configuración de permisos, habla, ventanas, tipos de visualización, etc.

Imagen 3.2.1: Página de inicio como invitado

El aspecto, número, tipo, tamaño, etc. de las ventanas es totalmente

configurable por el Presentador, aunque no recomendable durante las mismas sesiones.

Para no molestar existe un botón abajo para activar el modo Preparación: así los cambios no se verán por los asistentes hasta que no termine y desactive tal modo.

Chat

Lista de

Asistentes Imágenes

Asistentes

Visualizar/Compartir

Documentos

Selección/configuración; Botones de configuración de permisos, habla, ventanas, tipos de visualización, etc.


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3.3. Lista de asistentes

Muestra los nombres y el rol correspondiente de cada asistente en la parte izquierda de la ventana.

En principio, todos los asistentes se incorporan como participantes, lo cual significa que sólo pueden ver, escuchar y chatear, pero no mostrar su imagen, hablar o interactuar con la presentación. Según el rol que tengan asignado (Participante, Presentador o Anfitrión) verán la ventana de Conferencia Web (Imagen 3.2.1) con más o menos elementos y posibilidades.

Un anfitrión ve los menús Reunión, Diseños, Pods, Audio y Ayuda mientras que el presentador o participante solamente ve los menús Reunión y Ayuda

Imagen 3.3.1: Lista de asistentes.

El presentador asigna los derechos y permisos. Por ejemplo, marcando y posicionándose sobre el nombre de cada asistente, puede:

Activarle el micro o la cámara.

Cambiarle el rol de participante a presentador. Esto se hace pulsando el botón 'lista de asistentes' en la parte inferior del Pod. Así, se le activa, a la vez, la cámara, la voz y el poder compartir/visualizar/interactuar con documentos o pizarras en la zona central de presentaciones.


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Imagen 3.3.2: Cambio de rol de los participantes

3.4. Funciones y permisos.

Los asistentes a una reunión pueden compartir, retransmitir y realizar diferentes actividades.

Anfitrión El creador de una reunión es designado como anfitrión de forma predeterminada. El anfitrión puede configurar una reunión, invitar a personas, agregar contenido a la biblioteca, compartir contenido con el resto de participantes, agregar o editar diseños en una sala de reuniones, etc. También puede ascender a otros participantes a la función de anfitrión de sala de reuniones o presentador u otorgar permisos mejorados a un participante sin ascenderle.

Presentador Pueden compartir contenido ya cargado en la sala de reuniones desde la biblioteca y compartir contenido desde sus ordenadores, incluyendo presentaciones de Acrobat Connect, diapositivas (archivos PPT), archivos de aplicaciones Flash (archivos SWF), archivos de vídeo Flash (archivos FLV) e imágenes (archivos JPEG). Pueden compartir la pantalla, mostrándola en el Stage de todos los asistentes, y pueden chatear y retransmitir audio y vídeo en directo.

Participante Los participantes pueden ver el contenido que el presentador está compartiendo, oír y ver la retransmisión de audio y vídeo del presentador y utilizar el chat.

3.5. Verse y oírse.

El anfitrión (y cualquier otro presentador), si posee cámara web puede activarla y mostrar su imagen pulsando en el botón correspondiente.

El anfitrión (y cualquier otro asistente autorizado) puede hablar y que le oigan sin más que pulsar el botón 'Hablar', manteniéndolo pulsado mientras habla (y


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soltándolo cuando acabe). Así no colapsa el canal de audio y se producen menos interferencias entre los asistentes.

Es importante mencionar que mientras se habla, para comprobar que realmente está retransmitiendo su voz, verifique que se colorea y se mueve una barra de transición justo debajo del botón Hablar.

Imagen 3.5.1:Verse y oírse

Botón de cámara web y de hablar.

Las imágenes aparecerán en la

ventana izquierda.


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3.6. Turno de palabra

Cualquier asistente a la reunión puede pedir turno para hablar sin más que pulsar en el botón correspondiente.

Imagen 3.6.1: Turno de palabra.

3.7. Chat.

Sólo hay que escribir frases cortas en el campo en blanco de la parte inferior del Pod 'Chat' y pulsar Intro, para que aparezca escrito y visible para todos.

Imagen 3.7.1: Chat.

Lo de 'todos' es elegible, justo al lado de ese campo, en ese mismo Pod. Se recomienda borrar los mensajes del Chat de cualquier sesión anterior, antes de


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empezar. Eso se hace pulsando el botón de opciones del Pod que aparece en su parte inferior.

Imagen 3.7.2: Opciones del Chat.

3.8. Compartir/visualizar documentos.

Hay que abrir una ventana de tipo Compartir. El anfitrión puede activarlo desde el menú superior, opción Pods → Compartir → Compartir.

Imagen 3.8.1: Compartir.

Aparecerá una ventana con las opciones: compartir pantalla, pizarra (donde se puede dibujar, pintar, escribir, etc., incluso entre varias personas) y documentos de tipo PPT, JPG, Flash o MP3, que puede elegir de entre los que tenga en su PC.

Opciones

Pulsar aquí para abrir

las opciones del chat


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Imagen 3.8.2: Ventana para compartir.

Para abrir/compartir cualquier otro tipo de documentos seleccionamos:

'Compartir la pantalla -> compartir una ventana', siendo esta ventana la que contenga el documento que queremos compartir.

Se recomienda que, cuando se comparta una ventana, esta no ocupe toda la

pantalla, porque no podríamos ver, por ejemplo, los mensajes del chat o si se ha apagado el micro y no se nos oye. Cuando se termina de trabajar sobre un documento o ventana compartida se cancela su compartimento pulsando el botón 'Detener uso compartido', que verá, según el caso, en la parte inferior (en el Pod central) o en la superior (de una ventana compartida).

3.9. Añadir/Descargar contenido.

Para añadir contenido seleccionamos Agregar nuevo contenido desde la pestaña de Pods.

Imagen 3.9.1: Añadir contenido.


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A continuación se nos mostrará una ventana para cargar el contenido que deseamos, ya sea desde nuestro pc o desde la biblioteca de contenidos.

Imagen 3.9.2: Ventana para añadir contenido.

Dicha ventana es visible por todos los asistentes a la reunión. Si algún asistente quiere bajarse dicho contenido a su ordenador solo tiene que seleccionarlo.

Imagen 3.9.3: Ventana para descargar contenido.


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3.10. Finalizar Reunión.

Cuando todo termine, tan sólo hay que cerrar la ventana de Conferencia Web, aunque, lo mejor es pulsar, en el menú superior, la opción Reunión → Finalizar Reunión; así garantizamos que no queda abierta para nadie.

Imagen 3.10.1: Finalizar Reunión.

4. Factores a tener en cuenta

Muchos factores de la red afectan al rendimiento de la aplicación Adobe Connect para los asistentes, incluidos los ajustes del ancho de banda de la sala de reuniones, los ajustes de velocidad de conexión de cada asistente individual y el tipo de contenido que es compartido, así como las actividades que se llevan a cabo en la reunión.

Por ejemplo, se necesita un mayor ancho de banda para compartir un vídeo grabado que para compartir un documento de texto y un mayor ancho de banda para retransmitir vídeo en directo que para enviar mensajes de chat.

Optimizar el ancho de banda de la sala El anfitrión de la reunión puede especificar la configuración del ancho de banda con que se retransmite la reunión. Las opciones son Módem, ADSL, Cable y LAN. Deberá hacer coincidir el ancho de banda de la sala con la velocidad de la conexión disponible de los asistentes. Por ejemplo, sólo utilice LAN si todos sus asistentes tienen acceso a la red de área local (LAN). Si los asistentes tienen distintas velocidades de conexión, es mejor elegir la velocidad menor que utilicen los asistentes. Si muchos asistentes utilizan conexiones de Módem, configure el ancho de banda de la sala en Módem.

Velocidad de conexión del asistente Cada asistente puede elegir la velocidad de conexión del menú Reunión y seleccionar Módem, ADSL/Cable o LAN. Los


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asistentes deben elegir la velocidad de conexión en función de su tipo de conexión a Internet.

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