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CONDICIONES PARTICULARES DE CONTRATACIÓN

Condiciones Particulares de Contratación (Servicios / Consultoría) V. 22/05/2018 Página 2 de 71

TABLA DE CONTENIDO

1. INFORMACIÓN GENERAL ........................................................................................ 6

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS .......................... 6

OBJETO DEL CONTRATO ................................................................................. 6

ALCANCE Y LOCALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS O DE LAS ACTIVIDADES 7

ALCANCE .................................................................................................................... 7

LOCALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS O ACTIVIDADES .......................................... 7

ETAPAS Y PLAZOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS .................................... 8

ADQUISICIÓN DEL DERECHO A PARTICIPAR ....................................................... 8

APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ......................................................... 8

OBSERVACIONES, CONSULTAS O ACLARACIONES ............................................ 8

RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES Y ADENDAS ........................................... 9

CIERRE PARA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS ................................................. 9

REUNIÓN INFORMATIVA .................................................................................. 9

MONEDA .......................................................................................................... 10

INFORMACIÓN SOBRE LA SOLICITUD DE OFERTAS, COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES DE CHEC ...................................................................................... 10

2. PARTICIPANTES Y REQUISITOS ........................................................................... 10

FORMA DE PARTICIPACIÓN ........................................................................... 10

REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN .................................................................. 10

HABILITACIÓN .......................................................................................................... 10

EXISTENCIA, CAPACIDAD JURÍDICA Y REPRESENTACIÓN LEGAL .................. 11

PERSONAS NACIONALES ............................................................................................... 11

PERSONAS EXTRANJERAS ............................................................................................ 12

ACTA DE JUNTA DIRECTIVA O ASAMBLEA ................................................................... 13

PERSONAS NATURALES ................................................................................................. 13

PODER ESPECIAL ............................................................................................................ 13

DERECHO A PARTICIPAR ...................................................................................... 13

CERTIFICACIÓN DE PAGO DE LOS APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES ................................................................................................. 13

REGISTRO EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS ....................................................................................................................... 15

DILIGENCIAMIENTO FORMATO PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO ....................................................................................... 15

EXPERIENCIA .......................................................................................................... 16

GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA............................................................ 16


INDICADORES FINANCIEROS ................................................................................ 16

ASISTENCIA A LA REUNIÓN OBLIGATORIA ......................................................... 18

FIRMA Y ABONO DE LA OFERTA ........................................................................... 19

3. OFERTA ................................................................................................................... 19

VALIDEZ DE LA OFERTA ................................................................................ 19

CONTENIDO Y DOCUMENTOS DE LA OFERTA ............................................ 19

OFERTAS ALTERNATIVAS ............................................................................. 19

ASPECTOS ECONÓMICOS ............................................................................. 19

ASPECTOS TÉCNICOS .................................................................................... 21

ASPECTOS AMBIENTALES Y SOCIALES ...................................................... 21

ENTREGA DE LAS OFERTAS ......................................................................... 23

RETIRO O MODIFICACIÓN .............................................................................. 24

FORMATOS ...................................................................................................... 24

4. EVALUACIÓN .......................................................................................................... 24

RECHAZO Y ELIMINACIÓN ............................................................................. 24

PONDERACIÓN ................................................................................................ 24

VALOR DE LA OFERTA ........................................................................................... 25

CUMPLIMIENTO ....................................................................................................... 25

PONDERACIÓN CUMPLIMIENTO .................................................................................... 26

PUNTAJE TOTAL Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS .............................. 27

INFORME DE ANÁLISIS Y CONCLUSIONES .................................................. 28

ACEPTACIÓN DE LA OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTA .............. 28

5. CONTRATO ............................................................................................................. 28

5.1. VALOR DEL CONTRATO ................................................................................. 28

5.2. PLAZO DE EJECUCIÓN ...................................................................................... 29

5.3. MEDIDA DE LOS SERVICIOS O ACTIVIDADES ................................................. 29

5.4. FORMA DE PAGO ................................................................................................ 29

ANTICIPO ......................................................................................................... 30

GARANTÍAS ..................................................................................................... 30

CONDICIONES DE LAS GARANTÍAS EMITIDAS POR COMPAÑÍAS DE SEGUROS 31

CONDICIONES DE LAS GARANTÍAS EMITIDAS POR ENTIDADES BANCARIAS33

6. EJECUCIÓN ............................................................................................................. 34

INICIO DE LAS ACTIVIDADES ......................................................................... 34

EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL .......................................................... 34


AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL ... 35

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ....................................................... 35

SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL .............................................................................. 38

PERSONAL PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO ................................... 39

INTERVENTORÍA ............................................................................................. 40

ATRIBUCIONES DE LA INTERVENTORÍA .............................................................. 40

POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL ................................ 40

INSTRUCCIONES Y DECISIONES DE LA INTERVENTORÍA ................................ 41

ASPECTOS TÉCNICOS .................................................................................... 41

NORMAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ........................................................ 41

ENTREGA DE PRESENTACIÓN DE DISEÑOS ...................................................... 42

PERMISOS, AUTORIZACIONES, LICENCIAS ........................................................ 42

SERVICIOS O ACTIVIDADES ADICIONALES Y EXTRAS .............................. 42

ENTREGA Y RECIBO DE LOS SERVICIOS O ACTIVIDADES .................... 43

DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS) Y MEDIDAS DE APREMIO ............................................................. 43

DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE LOS ANS .......................................... 44

PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LOS DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE LOS ANS ....................................................................................................... 44

CAUSALES PARA LA APLICACIÓN DE MEDIDAS DE APREMIO PROVISIONALES 45

PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LAS MEDIDAS DE APREMIO PROVISIONALES ................................................................................................................................ 45

CARÁCTER DEFINITIVO DE LA MEDIDA DE APREMIO ................................................. 47

PÉRDIDA DE EFECTOS DE LA MEDIDA DE APREMIO Y DEVOLUCIÓN DE LAS SUMAS COBRADAS O PAGADAS ................................................................................................................... 47

CLÁUSULA PENAL ...................................................................................... 47

7. TERMINACIÓN ........................................................................................................ 48

TERMINACIÓN DEL CONTRATO .................................................................... 48

TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO POR INCUMPLIMIENTO DE UNA DE LAS PARTES ................................................................................................ 48

REVALUACIÓN DE PROVEEDORES .............................................................. 49

8. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS............................................................................ 50

ASPECTOS GENERALES ................................................................................ 50

ETAPAS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ................................................... 51

ETAPA PREVIA ......................................................................................................... 51

ETAPA DE MONTAJE............................................................................................... 51


ETAPA DE MANTENIMIENTO ................................................................................. 52

ETAPA DE DESMONTAJE ....................................................................................... 53

8.2.5 ETAPA DE REINTEGRO DE MATERIALES Y FIGURAS ........................................ 53

8.3 ACTIVIDADES..................................................................................................................... 53

8.3.1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MATERIALES ...................................................... 53

8.3.2 ACTIVIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL ......................................................... 54

8.4 PROTECCIÓN DE PEATONES E INSTALACIONES .................................................. 55

8.5 SEÑALIZACIÓN DE SEGURIDAD ................................................................................ 55

8.6 SUSPENSIONES DE ENERGÍA ................................................................................... 55

8.7 VEHÍCULOS .................................................................................................................. 56

8.8 DOCUMENTACIÓN QUE ACREDITE EL PERFIL DEL PERSONAL REQUERIDO PARA EJECUTAR EL CONTRATO .......................................................................................... 56

8.9 ESPECIFICACIÓN DE UNIFORMES ........................................................................... 57

8.10 BITÁCORA .................................................................................................................... 57

8.11 INFORMES PERIÓDICOS ............................................................................................ 58

8.12 ANEXOS ........................................................................................................................ 58

9. FORMATOS ............................................................................................................. 59

RELACIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................... 59

CARTA DE PRESENTACIÓN ........................................................................... 61

CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES ......................................................................................................... 64

CONOCIMIENTO DEL TERCERO .................................................................... 65

INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS .............................................................. 70

FORMULARIO DE CANTIDADES Y PRECIOS ................................................ 71


CONDICIONES PARTICULARES DE CONTRATACIÓN

1. INFORMACIÓN GENERAL

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

El interesado en la solicitud de ofertas deberá evaluar su capacidad para participar, teniendo en cuenta lo previsto en:

I. Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios II. Condiciones Particulares de Contratación y en sus anexos

Este documento contiene las condiciones básicas con las cuales CHEC inicia el trámite de solicitud de ofertas descrito más adelante. El interesado debe verificarlas completamente y en caso de dudas, solicitar las aclaraciones que considere pertinentes. En la solicitud de ofertas podrán participar todas las personas que cumplan los requisitos que se indican en estas condiciones y tenga las calidades legales, económicas y materiales para cumplir con el objeto señalado. El hecho de que los interesados no se informen y documenten debidamente sobre los detalles y condiciones bajo los cuales se contratará, no se considerará como excusa válida para la eventual formulación de posteriores reclamaciones. Con la presentación de la oferta se entiende que el oferente analizó todos los documentos de la solicitud de ofertas y obtuvo todas las aclaraciones necesarias sobre los puntos que consideraba inciertos o dudosos. Entre quienes participen en la solicitud de ofertas y con aplicación de los procedimientos, criterios y reglas que se establecen para evaluar las correspondientes condiciones, CHEC seleccionará a quien ofrezca las mejores condiciones para cumplir con el objeto. Efectuada la selección, CHEC procederá a comunicar la aceptación de la oferta al oferente favorecido y se procederá a la respectiva formalización del contrato. CHEC y el contratista darán inicio a la ejecución del contrato que se derive de la presente solicitud de ofertas con sujeción estricta a los términos aquí fijados y siempre dentro del marco de la ley colombiana.

OBJETO DEL CONTRATO Actividades de transporte, montaje, mantenimiento, vigilancia y desmontaje de la infraestructura básica y los motivos del alumbrado navideño, año 2018-2019.


ALCANCE Y LOCALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS O DE LAS ACTIVIDADES

ALCANCE

En desarrollo del objeto contractual, el contratista deberá realizar las siguientes actividades:

a) Transporte de materiales: El material e insumo necesario para realizar el montaje del alumbrado navideño, deberá ser trasportado por el contratista. Las actividades de transporte comprenden la logística de los materiales para Manizales, veredas de Manizales y los municipios relacionados en el numeral 1.3.2 Localización de los servicios o actividades, desde las bodegas de CHEC ubicadas en Manizales, hasta los sitios de instalación, y en la etapa de desmontaje desde los puntos de instalación hasta las bodegas de CHEC.

b) Montaje y desmontaje de las figuras navideñas de diferentes tipos, extensiones

miniled sobre brazos de árboles, perfilado de troncos con manguera led, redes eléctricas secundarias en diferentes calibres, postes metálicos, gabinetes de control, reflectores, sistemas de puesta tierra y sistemas de medida directa.

c) Mantenimiento: comprende las reparaciones de gabinetes de control, figuras navideñas y reflectores en Manizales, veredas y municipios; de igual manera deberá realizar los recorridos diarios en Manizales de revisión de figuras navideñas.

d) Vigilancia de las escenas navideñas, dando cumplimiento a lo estipulado en el numeral 8.3.2 ACTIVIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL.

CHEC está interesado en celebrar un contrato por cantidades estimadas, las cuales no establecen una obligación contractual de ejecución mínima para CHEC. El oferente deberá presentar propuesta para todos los ítems contenidos en el formulario de cantidades y precios. Todos los ítems contenidos en el formulario de cantidades y precios serán adjudicados a un solo contratista. Las descripciones de las actividades requeridas se encuentran contenidas en el archivo adjunto Anexo Técnico y en las especificaciones técnicas de estas condiciones particulares.

LOCALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS O ACTIVIDADES La ejecución de actividades será en la ciudad de Manizales, las siguientes veredas: La Garrucha, Alto Lisboa, San Peregrino, Cuchilla del Salado, Km 41, Alto y Bajo tablazo, la Cabaña, Morrogacho y Alto Bonito, así como en los municipios de: Chinchiná, Dosquebradas y Pensilvania.


En caso de ser necesario, CHEC podrá requerir la ejecución de actividades adicionales en otras veredas y municipios relacionados anteriormente, en su área de influencia en Caldas y Risaralda, debiendo el contratista ejecutar las actividades con los precios unitarios pactados, y de acuerdo con las escenas navideñas que se requieran.

ETAPAS Y PLAZOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS La solicitud de ofertas se desarrollará en las etapas y dentro de los plazos que se indican a continuación:

ADQUISICIÓN DEL DERECHO A PARTICIPAR Los interesados en participar deberán cancelar, antes del cierre para la presentación de ofertas, un valor no reembolsable de SETECIENTOS OCHENTA Y UN MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y DOS PESOS ($781.242), el cual deberá consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT. 890.800.128-6 en la cuenta del Convenio Empresarial número 0860-0016-1561 de DAVIVIENDA, diligenciando para la consignación el Formato de Convenios Empresariales del Banco, indicando en el campo “Referencia 1” el número 2103 y en “Referencia 2” el NIT del interesado que participará en el proceso de contratación; así mismo se informa que el nombre del convenio que debe indicarse en el espacio destinado para tal fin, es CHEC. La copia del recibo de consignación original deberán dirigirla al Equipo Cadena de Suministro ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Germán Augusto Osorio Ospina, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto, en cuyo caso se debe adjuntar a la oferta copia de la consignación. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico [email protected] El pago permite al oferente la presentación de la oferta.

APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Las condiciones de contratación se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día viernes 07 de septiembre de 2018 hasta el 20 de septiembre de 2018.

OBSERVACIONES, CONSULTAS O ACLARACIONES Los interesados podrán solicitar aclaraciones hasta cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha de cierre para la presentación de ofertas, dirigidas a Felipe Alberto Loaiza Correa al correo electrónico [email protected], teléfono 8899000 extensión 1335, con copia al correo electrónico [email protected].

mailto:[email protected]

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RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES Y ADENDAS Las respuestas a las observaciones se comunicarán a través de correo electrónico. Las adendas se publicarán hasta dos (2) días hábiles antes de la fecha de cierre para la presentación de ofertas, en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales.

CIERRE PARA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS El cierre para la presentación de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día jueves 20 de septiembre a las 04:00 p.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la urna del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y una (1) copia. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico. Los interesados deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, deberán presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

REUNIÓN INFORMATIVA Como requisito para participar, los interesados deberán asistir a la reunión obligatoria dispuestas por CHEC. La reunión se llevará a cabo el día miércoles 12 de septiembre de 2018 a partir de las 10:00 a.m. en la Sala San Cancio, ubicada en el Edificio 1, piso 1, Estación Uribe, Manizales. La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. Se recomienda que la persona que asista en representación de cada interesado tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar. Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurran los asistentes, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo. Los asistentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, deberán presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite.


Asimismo, el interesado deberá tener en cuenta las características que de estas actividades se especifican en el numeral 1.9. de las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios.

MONEDA El oferente deberá cotizar los precios de la oferta en pesos colombianos.

INFORMACIÓN SOBRE LA SOLICITUD DE OFERTAS, COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES DE CHEC

La información de la solicitud de ofertas que se adelante mediante la modalidad de solicitud pública de ofertas permanecerá publicada la página web www.chec.com.co. La publicación que se haga a través de este medio constituirá la notificación de las actuaciones de CHEC a los interesados.

2. PARTICIPANTES Y REQUISITOS

FORMA DE PARTICIPACIÓN CHEC recibirá las ofertas presentadas por personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, en forma individual. Por ningún motivo, aceptará ofertas presentadas en consorcio o unión temporal u otra forma asociativa, las que así se presenten serán rechazadas. El interesado extranjero podrá participar si tiene sucursal establecida en Colombia o en su defecto mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la oferta, celebrar el contrato en el evento de que resulte favorecido, para acordar modificaciones y renovaciones, de ser el caso y en general cualquier actuación tendiente al cabal cumplimiento de las obligaciones contractuales, así como para representarlo judicial y extrajudicialmente, por un lapso no inferior al término de duración de las restantes etapas precontractuales, al señalado para la celebración, ejecución y hasta por un (1) año más.

REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN Son requisitos de participación los siguientes:

HABILITACIÓN El oferente no debe encontrarse incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para celebrar contratos con entidades estatales ni de manera general, ni

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específicamente con empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios, de acuerdo con lo establecido en los artículos 8 (modificado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, los artículos 4 y 84 de la Ley 1474 de 2011 y los artículos 31 y 33 de la Ley 1778 de 2016), 9 y 10 de la Ley 80 de 1993, artículos 2.2.1.1.2.2.5 y 2.2.1.1.2.2.8 del Decreto Nacional 1082 de 2015, artículo 66 de la Ley 142 de 1994 Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios, modificado por el artículo 11 de la Ley 689 de 2001; artículos 44 y 49 de la Ley 617 de 2000 modificado, el último, por el artículo 1º de la Ley 1148 de 2007 (modificado a su vez por artículo 1 de la Ley 1296 de 2009), parágrafo 1 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002 concordado con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, artículo 44 literal a) de la Ley 842 de 2003, artículo 35 numeral 22 (modificado por el artículo 3 de la Ley 1474 de 2011), artículos 3, 5, 27 y 90 de la Ley 1474 de 2011, artículo 183 de la Ley 1801 de 2016 y demás normas aplicables. Así mismo, no podrá presentar oferta la persona jurídica que se desempeña como Auditor Externo de EPM o Revisor Fiscal de las subordinadas del Grupo EPM, ni sus sociedades matrices, ni sus subordinadas, ni aquellas que tienen una matriz común o que pertenecen a un mismo grupo empresarial, ni aquellas que participen de las licencias, franquicias, metodologías o políticas impartidas por la firma titular de la marca que utiliza el auditor externo o revisor fiscal, cualquiera sea la forma como estas les hayan sido transferidas. En consecuencia, al presentar la oferta por sí o por interpuesta persona, el oferente estará afirmando, bajo la gravedad de juramento, que no se halla comprometido en las mencionadas inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones. CHEC, en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, se abstendrá de celebrar el contrato con las personas que se encuentren registradas en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, para lo cual harán las consultas que en tal sentido les corresponde. Así mismo, CHEC se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las listas asociadas al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en el Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo), para lo cual se harán las consultas que en tal sentido correspondan.

EXISTENCIA, CAPACIDAD JURÍDICA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

PERSONAS NACIONALES Se prueba mediante el certificado de existencia y representación expedido por la respectiva Cámara de Comercio (salvo casos especiales donde la competencia para expedir la certificación es de otra entidad). Las entidades públicas nacionales de creación constitucional o legal no estarán obligadas a acreditar su existencia, pero si deben acreditar su representante legal.


El certificado deberá tener fecha de expedición no mayor a un (1) mes, a la fecha de cierre para la presentación de oferta, en todo caso, debe corresponder al certificado vigente.

PERSONAS EXTRANJERAS De carácter privado, se prueba mediante el documento expedido por el organismo o funcionario competente, según las leyes y reglamentos de su respectivo país. El documento deberá venir visado por el Cónsul Colombiano, y a falta de éste, por el de una nación amiga; además deberá estar autenticado por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, a menos que se trate de documentos expedidos en países signatarios miembros o adherentes de la Convención de la Haya del 5 de octubre de 1961, aprobada en Colombia mediante la Ley 455 del 4 de agosto de 1998, Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, caso en el cual debe cumplirse con la obligación de que dicho documento contenga el anexo de apostilla, en los términos allí establecidos. Las sociedades que estén desarrollando actividades permanentes en el país, deben acreditar la existencia y representación legal a través de la sucursal, que para tal efecto han debido constituir con el lleno de las formalidades exigidas por el Código de Comercio colombiano. La constancia de la sucursal deberá llenar todos los requisitos exigidos por el Código de Comercio vigente en Colombia. Además, deberá estar autorizada para representarlo en todo lo relacionado con el desarrollo y ejecución del contrato. Por su parte, las sociedades extranjeras que no desarrollen actividades permanentes en el país, deben presentarse a través de un representante o mandatario o apoderado, cumpliendo lo indicado en el literal b del numeral 2.2.2.5. Las entidades públicas extranjeras demostrarán su existencia mediante certificación de agente diplomático o consular del país donde fueron constituidas. El certificado de las sociedades extranjeras deberá haber sido expedido dentro de los tres (3) meses anteriores a la fecha de cierre para la presentación de oferta. Tanto las personas jurídicas nacionales como las extranjeras deberán acreditar como mínimo una duración igual a la del plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. En el certificado debe constar que la sociedad esté constituida con anterioridad a la presentación de la oferta y que la capacidad de la persona jurídica se circunscribe al desarrollo de la actividad prevista en su objeto social, el cual debe estar directamente relacionado con el objeto de la solicitud de ofertas. Todos los interesados en participar en la solicitud de ofertas, deberán tener actualizado en el sistema de Información de Proveedores y Contratistas, el certificado de existencia y representación legal o el documento que haga sus veces, en caso contrario deberán aportarlo con la oferta.


ACTA DE JUNTA DIRECTIVA O ASAMBLEA Si del documento se desprende que el representante legal requiere de una habilitación especial para celebrar contratos de determinada cuantía, se deberá anexar a la oferta, copia del acta correspondiente en donde se le habilite expresamente para la presentación de la oferta, los actos que se deriven de ella, así como para la celebración del contrato y todos los actos que se deriven de él.

PERSONAS NATURALES En caso de permitirse la participación de personas naturales, los oferentes se identificarán con la cédula de ciudadanía o el documento que haga sus veces.

PODER ESPECIAL Si el oferente, nacional o extranjero, da poder a una persona natural o jurídica para que contrate en su nombre, deberá anexar en debida forma los siguientes documentos: a. El certificado de existencia y representación de quien recibe el poder, si se trata de una

persona jurídica o fotocopia de la cédula de ciudadanía o del documento que haga sus veces si es persona natural, y

b. El documento mediante el cual el oferente mandante confiere poder o autorización a

quien recibe el poder o mandato, el cual debe contener expresamente los términos y el alcance de la representación acorde con lo indicado en el numeral 2.1. de estas condiciones.

DERECHO A PARTICIPAR El oferente debe haber adquirido el derecho a participar en la solicitud de ofertas de conformidad con en este documento o mediante cesión cuando sea procedente.

CERTIFICACIÓN DE PAGO DE LOS APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES

En cumplimiento de los artículos 50 de la Ley 789 de 2002 y 9 de la Ley 828 de 2003 o las normas que las modifiquen o complementen, relacionados con los aportes a la Seguridad Social Integral (Salud, Pensión, Riesgos Laborales) y parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Sena), los oferentes deberán cumplir con la siguiente obligación: Las personas naturales deberán acreditar el pago de los aportes a la seguridad social integral, conforme a la Ley 100 de 1993, la Ley 797 de 2003; inciso 1° del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, Ley 1753 de 2015 artículo 135, o las normas que las modifiquen o


complementen, esto es aportes para la seguridad social integral. Si tiene trabajadores a su servicio, deberá acreditar además el pago de aportes a la seguridad social integral por éstos, así como de los parafiscales antes señalados. Las personas jurídicas nacionales deberán aportar en la oferta, certificado que acredite el pago de dichos aportes, expedido por el Revisor Fiscal (si la persona jurídica está obligada legal o estatutariamente a tener revisoría fiscal), o en su defecto por el Representante Legal, durante un lapso no inferior a los seis (6) meses anteriores al cierre para la presentación de ofertas. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. Se deberá aportar además el certificado de la Junta Central de Contadores de la inscripción como Contador Público, correspondiente al Contador Público y al Revisor Fiscal, según aplique, salvo que dicha información repose en los documentos anexos a los estados financieros actualizados en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas. Las personas jurídicas extranjeras, que no tengan trabajadores o empleados en Colombia, no deberán aportar esta certificación, pero acreditaran que por esta situación no son sujetos pasivos de dichos aportes parafiscales, ni de la seguridad social integral. En el caso de las uniones temporales y consorcios, cada parte que la conforma deberá aportar el certificado que acredita el pago de aportes a la Seguridad Social Integral y Parafiscales. En la siguiente tabla que es indicativa, se presentan las obligaciones mencionadas anteriormente, las cuales pueden sufrir modificaciones de acuerdo con la ley. El oferente o contratista deberá prever, de conformidad con la legislación colombiana, dichas modificaciones durante todas las etapas de la solicitud de ofertas y del contrato.

CONCEPTO O ENTIDAD APORTE FUNDAMENTO LEGAL

Salud (ver Nota 1)

12,5% del ingreso Base de Cotización, de los cuales el 4% está a cargo del trabajador y el 8,5% del empleador.

Artículo 204 de la Ley 100 de 1993

Pensiones

16% del ingreso Base de Cotización, de los cuales el 4% está a cargo del trabajador y el 12% a cargo del empleador.


Sistema General de Riesgos Laborales (ver Nota 2)

De acuerdo con la clasificación establecida y totalmente a cargo del empleador.

Artículo 6° de la ley 1562 de 2012.

Cajas de Compensación Familiar (ver Nota 3)

4% totalmente a cargo del empleador.

Artículo 7, 9 y 12 de la Ley 21 de 1982

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ver Nota 1)

3% totalmente a cargo del empleador.


SENA (ver nota 1) 2% totalmente a cargo del empleador.

Artículo 7, 9 y 12 de la Ley 21 de 1982


Nota 1: Tener en cuenta lo previsto en el artículo 65 de la Ley 1819 de 2016, modificatorio del artículo 114-1 de la Ley 1607 de 2012, sobre exoneración de aportes. Nota 2: Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo deberán afiliarse en forma obligatoria al Sistema General de Riesgos Laborales. El pago de esta afiliación será por cuenta del contratante. (Artículo 13, literal a) numeral 5 del Decreto-ley 1295 de 1994, modificado por el artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 concordado con el Decreto 0723 de 2013 artículo 5). La Afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), también será obligatoria para todas las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios, con entidades o instituciones públicas o privadas con una duración superior a un (1) mes, toda vez que así lo señala la norma. Nota 3: Sobre la afiliación trabajadores independientes a cajas de compensación, Artículo 171 Ley 1819 de 2016 modificatorio del literal b artículo 19 de la Ley 789 de 2003.

REGISTRO EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Los interesados deben estar en estado Aprobado y tener la documentación vigente en el Perfil del Grupo EPM del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas. En caso de discrepancia de los documentos que reposan en el perfil del sistema de Información y los aportados en la oferta, prevalecerán los que estén en el perfil del sistema. Los requisitos incluidos en la solicitud de ofertas que no hagan parte del perfil del proveedor, deben ser aportados en la oferta. La información para obtener el perfil y realizar la inscripción se encuentra en el siguiente enlace: http://www.chec.com.co/proveedores-y-contratistas/contratacion/registro-de-proveedores-ariba Si la participación es a través de una forma asociativa, todos sus integrantes deberán cumplir con este requisito.

DILIGENCIAMIENTO FORMATO PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

El oferente deberá presentar en su oferta el formato denominado Conocimiento del Tercero.

http://www.chec.com.co/proveedores-y-contratistas/contratacion/registro-de-proveedores-ariba

http://www.chec.com.co/proveedores-y-contratistas/contratacion/registro-de-proveedores-ariba


EXPERIENCIA

Podrán participar las personas naturales o jurídicas, que acrediten en los últimos cinco (5) años, contados hasta la fecha de cierre para la presentación de las ofertas, experiencia en contratos ejecutados con personas jurídicas, en actividades relacionadas con la construcción, reposición y/o mantenimiento de redes de distribución de energía eléctrica en los niveles de tensión I y II (no es válida la experiencia en instalaciones internas, domiciliarias, redes de datos, cableado estructurado o redes telefónicas). El monto de la suma de los contratos cuya experiencia se aporta no puede ser inferior al valor ofertado. El oferente deberá aportar en la oferta los documentos que acreditan el cumplimiento de su experiencia. No se aceptan actas de inicio, actas de terminación o copias de contratos para certificar la experiencia. No se aceptan contratos en ejecución. En el caso de experiencia con CHEC, el oferente deberá relacionarla indicando el número del contrato ejecutado. En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal u otra forma asociativa, sólo se considerará como experiencia para el cálculo del valor requerido, el porcentaje de participación del oferente en el mismo. Sólo se tendrá en cuenta en los contratos acreditados, el valor correspondiente sin incluir los impuestos indirectos (IVA o impuesto al consumo), según corresponda.

GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA Cada oferta deberá acompañarse de una garantía emitida por un banco o por una compañía de seguros que garantice la seriedad de los ofrecimientos presentados, por un valor asegurado equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor (antes de iva) de la oferta presentada. La garantía tendrá una vigencia de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre para la presentación de ofertas. En todo caso, la vigencia de la garantía de seriedad, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta hasta la fecha de expedición de la garantía de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato. La garantía de seriedad de la oferta se regirá por las condiciones establecidas en GARANTÍAS, de estas condiciones particulares.

INDICADORES FINANCIEROS

1. Estabilidad económica y capacidad financiera (Oferentes nacionales y

extranjeros)


La participación en este proceso de contratación estará condicionada por la estabilidad económica y la capacidad financiera del oferente, con fundamento en el Índice de Liquidez, el Índice de Endeudamiento y el Capital de Trabajo Neto según se indica más adelante. Para el efecto, el oferente tendrá que suministrar la siguiente información:

1. Estados Financieros individuales (No consolidados) a diciembre 31 del año 2017, incluyendo el Estado de la Situación Financiera y el Estado de Resultados Integral, los cuales deberán estar firmados por el representante legal del oferente, el Contador Público que los prepara y el Revisor Fiscal si está obligado de acuerdo con el parágrafo 2° del artículo 13 de la Ley 43 de 1990.

2. En el Estado de la Situación Financiera deberán estar discriminados los activos y pasivos corrientes y de largo plazo

3. Revelaciones a los estados financieros. 4. Certificación de los estados financieros de conformidad con el artículo 37 de la Ley

222 de 1995. 5. Dictamen del Revisor fiscal en caso de estar obligado. 6. Certificados vigentes de la inscripción ante la Junta Central de Contadores, del

Contador Público y del Revisor Fiscal que suscriben cada uno de los Estados Financieros.

7. Las sociedades constituidas con posterioridad al 31 de diciembre del año anterior en el cual se presenta la oferta, presentarán el balance de apertura.

8. Para oferentes extranjeros, los Estados Financieros se deben presentar a la fecha de corte establecida en el país origen del oferente y deberán estar firmados por el Representante Legal y Contador Público o Revisor Fiscal, según su legislación. En caso de no existir obligatoriedad de firmar los estados financieros por Contador Público o Revisor Fiscal, los documentos aportados deberán estar firmados por quienes estén facultados para ello y deberán acompañarse de una explicación que aclare las normas legales vigentes que se aplican en el país origen del oferente extranjero.

9. Los oferentes extranjeros que no puedan presentar Estados Financieros del último período fiscal por no haber vencido el plazo estipulado por la norma contable del país de origen, deben adjuntar una certificación expedida por el revisor fiscal o quien haga las veces, donde conste el plazo de vencimiento de dicha obligación, para este caso deben presentar Estados Financieros para el último período fiscal

10. Los oferentes extranjeros que no puedan presentar Estados Financieros individuales (No Consolidados) porque la ley de su país origen exige que los estados financieros a expedir y auditar sean los Consolidados, deben adjuntar una certificación donde expliquen dichas razones.

11. Para oferentes extranjeros, se deberá aportar el documento equivalente a la Junta Central de Contadores que expida la autoridad legal que agrupe a los Contadores, o quien haga las veces de esta función en el país de origen del oferente.

12. En su defecto, el Representante Legal del oferente o quien haga la veces de esta función en el país de origen del oferente, deberá anexar una certificación escrita mediante la cual deje constancia de la no existencia de entidad que sustituya o reemplace a la Junta Central de Contadores, así como de la no existencia de documento similar al certificado solicitado, indicando los fundamentos legales que sustentan dicha situación. Todos los oferentes deberán presentar su información financiera conforme a las normas establecidas en su país de origen y en la moneda legal del país de origen.


13. La evaluación de los indicadores financieros definidos en este numeral, se hará en pesos colombianos, por lo tanto, CHEC realizará la conversión de la moneda del país de origen a dólares y luego a pesos colombianos, tomando como fuente de información oficial la publicada por el Banco de la República de Colombia (www.banrep.gov.co) para la fecha de corte establecida para la presentación de dichos estados financieros.

14. CHEC realizará esta conversión tanto, para las personas naturales o jurídicas extranjeras como para las nacionales que presenten ofertas en moneda diferente al peso colombiano

CHEC realizará una evaluación de la información financiera solicitada, bajo los siguientes parámetros:

- Indicador de Liquidez IL. Se medirá como la relación entre activo corriente y pasivo corriente, de acuerdo con la siguiente expresión: IL = Activo Corriente

Pasivo Corriente - Índice de Endeudamiento IE. Se medirá como la relación entre el pasivo total y el activo total, de acuerdo con la siguiente expresión: IE = Pasivo Total x 100%

Activo Total - Capital de Trabajo Neto CTN. Se medirá como la diferencia entre activo corriente y pasivo corriente, de acuerdo con la siguiente expresión: CTN = Activo Corriente – Pasivo Corriente

Se considerarán aquellas ofertas en las que el oferente obtenga Indicador de Liquidez, IL > 1, índice de endeudamiento, IE < 80% y Capital de Trabajo Neto, CTN >= $ 393.200.000 pesos.

En todos los cálculos que se realicen para efectos de la calificación, el número resultante se redondeará a dos cifras decimales, de forma tal que si la tercera cifra decimal es inferior a 5, el índice resultante se mantiene con las primeras dos cifras decimales obtenidas; por el contrario, si la tercer cifra decimal es igual o superior a 5, las dos cifras decimales se incrementarán a su número superior más próximo.

ASISTENCIA A LA REUNIÓN OBLIGATORIA El registro de asistencia elaborado por CHEC acreditará el cumplimiento de este requisito.

http://www.banrep.gov.co/


FIRMA Y ABONO DE LA OFERTA El oferente deberá diligenciar la carta de presentación de la oferta, para lo cual utilizará el formato correspondiente. Las ofertas presentadas por personas jurídicas y naturales deberán ser abonadas por un ingeniero electricista o eléctrico quien deberá contar con su respectiva matrícula profesional vigente, la cual debe acreditarse en la oferta. El oferente persona natural podrá ser el mismo que abone la oferta, acreditando la profesión citada anteriormente. La vigencia de la matrícula de los ingenieros o personal con profesiones afines que abonen la oferta o que estén vinculados en la ejecución del contrato, se debe acreditar través del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería- Copnia (para las profesiones que aquella regula) o la entidad que corresponda según la profesión, mediante la expedición del certificado de vigencia y antecedentes.

3. OFERTA

VALIDEZ DE LA OFERTA La oferta tendrá una validez de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre para la presentación de ofertas.

CONTENIDO Y DOCUMENTOS DE LA OFERTA La oferta debe diligenciarse en la forma y con los contenidos que señala esta solicitud.

OFERTAS ALTERNATIVAS No se aceptan ofertas alternativas

ASPECTOS ECONÓMICOS Además de lo previsto en las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios, en este numeral se fijan reglas con las cuales deberá atender las obligaciones de contenido económico que asumen las partes (CHEC y el contratista) entre sí y las que deban atender frente a terceros en virtud exclusivamente de lo pactado en el contrato y para garantizar el cumplimiento del mismo. El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, cargas tributarias, servicios públicos, garantías, el alea normal de ejecución del contrato y los costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos, y en general,


todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de las actividades. Los precios ofertados, deben considerar y contener el pago de los servicios o actividades debidamente terminados, de conformidad con las especificaciones, y deberán comprender todos los gastos necesarios en equipos, materiales, herramientas, maquinaria, transporte, mano de obra, prestaciones sociales, dirección y administración, utilidad del oferente, y todos los gastos que puedan afectar el costo directo e indirecto de las mismas. El oferente deberá gestionar los riesgos propios de la actividad o servicio a prestar, entendiéndose que es conocedor de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto, cada oferente al estructurar los costos de su oferta, deberá tener en cuenta todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de los servicios o las actividades, encomendadas; por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones, se tendrá en cuenta dicha estructura de costos. Valor - precios Todos los costos que se deriven del cumplimiento de las normas de seguridad para ejecutar los trabajos, de las especificaciones para la gestión ambiental y social, se entienden incluidos en la oferta. Al preparar su oferta, el oferente deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato, tales como: el Impuesto de Renta, y el de Industria y Comercio, entre otros, así como las deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la ley y las disposiciones normativas aplicables. Los precios deberán presentarse con máximo dos decimales. De presentarse precios con tres (3) o más decimales, CHEC procederá eliminando las cifras decimales siguientes a la segunda sin ningún tipo de aproximación. Si se presentan errores aritméticos, se hará, por parte CHEC, las correcciones del caso, tomando como definitivos y válidos los precios corregidos. . Lista de actividades, ítems y precios unitarios En el Formulario de cantidades y precios el oferente deberá señalar el valor unitario de cada uno de los entregables, ítems o actividades que allí aparecen. En caso de que el valor sea “cero”, así deberá expresarse, en caso de no incluirse ningún valor se procederá de acuerdo con las reglas de subsanabilidad previstas en las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios. Cuando el formulario exija incluir totales o valores sumados, o cuando el oferente quiera incluirlos, CHEC se reserva el derecho de verificar la adecuación de las operaciones con las cuales éstos se obtienen y, en todo caso, se tomará como referente el valor unitario y el resultado corregido que encuentre. Los valores unitarios de los servicios o actividades cotizados en la oferta serán a precios firmes durante todo el plazo del contrato.


ASPECTOS TÉCNICOS

Los detalles de carácter técnico, operativo y similar, se consultarán en las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS que hacen parte integral de esta solicitud de ofertas. Todas las previsiones contempladas en ese aparte deben interpretarse con aplicación del principio de la buena fe y con base en las reglas y criterios imperantes en cada una de las disciplinas que les sirven de base; esto se aplica de manera estricta a lo referente a las Especificaciones Técnicas y, en consecuencia, salvo por las instrucciones expresas que el contratista obtenga de CHEC, se hace responsable de una inadecuada interpretación o de la incursión en omisiones o errores que el conocimiento vigente, y que CHEC supone cuando acepta su oferta, exige detectar y corregir.

ASPECTOS AMBIENTALES Y SOCIALES El CONTRATISTA deberá asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la Política del Sistema de Gestión Integral de CHEC y de las normas ambientales vigentes que les apliquen a las actividades que se deriven del contrato. Lineamiento 4 de la Política del Sistema Integrado de Gestión de CHEC:

Velar por el cumplimiento de la legislación ambiental y los compromisos voluntarios suscritos en el ámbito de su actuación.

Realizar la gestión ambiental con enfoque preventivo y hacer uso racional de los recursos que emplea.

Mejorar continuamente el desempeño ambiental, en el marco de las posibilidades tecnológicas y económicas.

Promover y fortalecer la cultura ambiental de los grupos de interés pertinentes.

Afianzar la comunicación transparente de la gestión ambiental con los grupos de interés y propiciar su participación basados en relaciones de respeto y confianza mutua.

El proceso de Gestión Ambiental o los Profesionales Ambientales de la empresa solicitarán certificados, soportes legales o reportes que establezcan el cumplimiento de los requisitos legales ambientales aplicables al desarrollo del contrato. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción, con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará. Este canal entre contratista – CHEC será mediante la interventoría de dicho contrato.

Requisitos legales aplicables Durante el desarrollo del contrato, el CONTRATISTA debe cumplir con las disposiciones ambientales vigentes en el país. Igualmente debe presentar de manera consolidada la


forma en que se dará cumplimiento a los requisitos legales ambientales que aplican con base al desarrollo del contrato. En caso de que se emita una nueva norma ambiental durante la ejecución del contrato, el contratista deberá establecer un plan de acción para darle cumplimiento a la misma.

Manejo de residuos El CONTRATISTA debe de cumplir con los procedimientos empleados para la adecuada gestión de los residuos generados en el desarrollo de las actividades propias del contrato, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad ambiental vigente y los programas pos consumo que están establecidos por la Autoridad Ambiental. CHEC se encargará de dar la adecuada disposición final de los elementos que se encuentren inventariados, los elementos que poseen un valor comercial serán cargados y almacenados en la bodega de aprovechamiento de la empresa, los elementos que no tengan un valor comercial serán dados de baja y se realizará la adecuada disposición final de acuerdo a la normatividad ambiental vigente. EL CONTRATISTA se responsabiliza ante CHEC y las entidades de control y vigilancia, de las mencionadas disposiciones, por el cumplimiento de ellas por parte del personal a su cargo.

Requisitos antes de iniciar el contrato para proveedores y contratistas

1. Presentar un Programa de Gestión Ambiental (PGA) que contenga como mínimo:

Objetivos, metas, indicadores, sistemas de control y seguimiento.

Identificación de aspectos e impactos ambientales.

Identificación de requisitos legales ambientales aplicables.

Programa o cronograma de capacitaciones ambientales con la relación de temáticas y frecuencias.

Definir los procedimientos para el relacionamiento con la comunidad o grupos de interés impactados por sus actividades.

2. Contar con un gestor autorizado para la recolección, transporte, almacenamiento y

disposición final de los residuos especiales o peligrosos que se generen en el desarrollo de las actividades, en donde el contratista deberá anexar una copia de la Licencia Ambiental o permiso para realizar aprovechamiento del gestor autorizado.

3. Presentar planes de mantenimiento preventivo a las herramientas y equipos que se utilizan en las actividades.

Seguimiento y control a proveedores y contratistas

1. Entrega diligenciados los formatos FO-DI-08-002-018 Autorización de poda y corte de vegetación en corredores de líneas o redes de distribución.

2. Solicitud de apoyo al proceso de Gestión Ambiental para trámite de permisos ante autoridades ambientales competentes.

3. Seguimientos mensuales al Programa de Gestión Ambiental. 4. Actas de aprovechamiento de los residuos especiales y Certificados de disposición

final de residuos ordinarios, peligrosos. (En caso de haber cambiado de gestor


deberá de adjuntar nuevamente la copia de la licencia ambiental de la empresa autorizada).

5. Seguimiento al plan de mantenimiento preventivo de herramientas y equipos.

Requisitos legales ambientales para proveedores y contratistas

1. Decreto 1076 de 2015 "Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible".

2. Ley 1259 de 2008 "Aplicación del comparendo ambiental a los infractores de las normas de aseo, limpieza y recolección de escombros".

3. Decreto 2811 de 1974 "Código Nacional de Recursos Naturales Renovables".

ENTREGA DE LAS OFERTAS

Las ofertas deberán estar debidamente identificadas con el objeto y el número de la solicitud de ofertas, acompañadas con todos los documentos anexos. Los documentos deben presentarse en forma ordenada y de fácil manejo, numerados todos sus folios y refrendados con la firma del oferente los que así lo requieran. Debe presentarse, además, una relación de los documentos que componen la oferta, con la indicación de los folios correspondientes a cada uno de ellos

Las ofertas deberán presentarse en sobres cerrados, separados y marcados: “Original” y “Copia”, respectivamente, en los cuales se hará constar, además, el nombre del oferente y su dirección completa, así:

SOLICITUD DE OFERTAS PC-2018-000093 Objeto: “Actividades de transporte, montaje, mantenimiento, vigilancia y desmontaje de la

infraestructura básica y los motivos del alumbrado navideño, año 2018-2019” Original o Copia (según el caso)

Nombre, dirección y teléfono del oferente En caso de discrepancia entre los ejemplares, primará la información contenida en el sobre marcado como Original. No se aceptará presentación de ofertas enviadas vía fax o por correo electrónico. CHEC no será responsable por la apertura prematura de una oferta, o por no abrirla y, en consecuencia, no tenerla en cuenta, cuando no esté correctamente dirigida y marcada como se exige en estas condiciones. Tampoco se responsabilizará por los retardos, extravíos u otros hechos desfavorables para el oferente, que puedan presentarse cuando la oferta sea enviada por correo. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.


RETIRO O MODIFICACIÓN

Ningún oferente puede modificar, adicionar o retirar su oferta después del cierre para la presentación de ofertas, so pena de que se haga efectiva la garantía de seriedad. CHEC puede pedir aclaraciones o informaciones adicionales a cualquiera de los oferentes sobre el contenido de sus ofertas, pero ello no significa que surja para éstos el derecho a modificarlas o adicionarlas.

FORMATOS En la elaboración de la oferta, el interesado deberá tener en cuenta que determinado tipo de información requerida para la evaluación, debe consignarse en formatos suministrados por CHEC. El no consignar debidamente la información o diligenciarlos de manera incorrecta o parcial, supondrá la calificación de la oferta como incompleta y dará lugar a su eliminación, salvo casos especiales en los que la omisión sea subsanable. Los formatos a diligenciar se encuentran al final de estas condiciones particulares.

4. EVALUACIÓN CHEC examinará las ofertas para determinar si los oferentes están habilitados para formularlas de acuerdo con los requisitos de participación exigidos, si están completas, si se ha suministrado la garantía requerida, si los documentos han sido debidamente presentados y, en general, si se ajustan a los documentos de la solicitud de ofertas. Posterior a ello se aplican los factores, criterios y fórmulas de ponderación que permiten hacerlas comparables en términos de puntajes.

RECHAZO Y ELIMINACIÓN Para el rechazo o eliminación de las ofertas, se tendrá en cuenta lo previsto en el numeral 3.1. RECHAZO Y ELIMINACIÓN de las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios. Causales de eliminación Acorde con lo previsto en el numeral 3.1.2. de las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios, para esta solicitud de ofertas se considerarán como causales de eliminación, todas las allí indicadas.

PONDERACIÓN


Entre las ofertas que cumplan con los requisitos participación y los requerimientos técnicos de ser el caso, CHEC efectuará la ponderación de los siguientes factores:

Factores de ponderación

Factor Puntaje

Valor de la oferta 80

Cumplimiento 20

VALOR DE LA OFERTA Se considerará como valor de la oferta, el que el oferente señale explícitamente como tal en el aparte correspondiente, dentro de los formularios contenidos en esta solicitud de ofertas. Si el oferente incluye en los precios de su oferta valores correspondientes a servicios o actividades no solicitadas, CHEC no suprimirá o modificará la forma del ofrecimiento, ni podrá hacerlo el oferente so pena de considerarse modificada su oferta. En todo caso, si la oferta es la más conveniente, al momento de la aceptación CHEC definirá si acepta o no los servicios o actividades no solicitados, de no aceptarlos, del valor de la oferta se descontará el valor de lo no solicitado. Descuentos Los descuentos no sometidos a condición consignados en la oferta serán aplicados, para lo cual el oferente deberá indicar cuál es el descuento específico que ofrece para cada uno de los ítems y los deberá indicar en los precios de la oferta. Los descuentos condicionados no serán tenidos en cuenta para la evaluación y comparación de la oferta. Éstos serán tenidos en cuenta para la aceptación de la oferta siempre y cuando sean favorables para CHEC. Ponderación valor Al oferente que ofrezca el menor valor comparable y total, se le asignarán ochenta (80) puntos y a los demás se les asignará puntajes inversamente proporcionales de acuerdo con la siguiente fórmula:

Poi = Vo x 80 V i

Donde: Poi = Puntaje de la oferta analizada. Vi = Valor cotizado de la oferta analizada Vo = Valor cotizado de la oferta más económica

CUMPLIMIENTO


En el formato correspondiente, el oferente individual deberá relacionar las multas, medidas de apremio, terminación anticipada del contrato por causas imputables al contratista, u otros incumplimientos que se le hayan aplicado o declarado, dentro de los tres (3) años anteriores, contados hasta la fecha de cierre para la presentación de ofertas. En el caso de medidas de apremio provisionales o definitivas, terminación anticipada del contrato por causas imputables al contratista, u otros incumplimientos en contratos celebrados con cualquiera de las empresas del Grupo EPM, se deberá informar el número del contrato. No obstante, lo anterior, CHEC verificará los archivos y si encuentra medidas de apremio provisionales o definitivas, terminación anticipada del contrato por causa imputable al contratista, u otros incumplimientos adicionales a los relacionados en la oferta, se considerará para la disminución del puntaje. La aplicación de los factores que modifican el pago o contraprestación al contratista, relacionados con los Descuentos Operativos y Descuentos por incumplimiento de Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) no serán tenidos en cuenta para la evaluación y ponderación de este factor. Por incumplimientos para efectos de la ponderación sólo se tendrán en cuenta aquellas conductas que al ser aplicadas por la entidad contratante se consideran como medida sancionatoria y como tal se ha otorgado el derecho de defensa para proceder a su aplicación.

PONDERACIÓN CUMPLIMIENTO Al oferente que no tenga relacionada ninguna multa, medidas de apremio provisionales o definitivas, terminación anticipada del contrato por causas imputables al contratista, u otro incumplimiento en el período señalado, se le asignará el máximo puntaje en este factor. En los casos de incumplimiento que den lugar a la terminación de un contrato, no se reconocerá puntaje alguno al oferente en este factor. En el caso de multas, deducciones por incumplimiento, medidas de apremio provisionales o definitivas y demás incumplimientos, se demeritará el factor cumplimiento como se indica a continuación: El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado, o cuando la medida de apremio aplicada por cualquiera de las empresas del Grupo Empresarial EPM sea definitiva será de tres (3) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución. El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada medida de apremio provisional aplicada por cualquiera de las empresas del Grupo Empresarial EPM será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución.


En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad estatal o privada correspondiente. En el caso de multas u otros incumplimientos se entiende en firme o aplicado el acto correspondiente, así: (i) En la fecha de recibo de la comunicación mediante la cual se le informa al contratista que se ratifica el incumplimiento con base en la causal respectiva, cuando el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento o la no ocurrencia del mismo, y (ii) Al día hábil siguiente de la fecha de vencimiento del término que se le concede al contratista para que exponga las razones para justificar el incumplimiento o la no ocurrencia del mismo, sin que haya hecho uso de dicha facultad. Las medidas de apremio provisionales se entienden aplicadas según lo indicado en el numeral 6.11.2.1., de estas condiciones y son definitivas cuando se presente alguna de las situaciones previstas en el numeral 6.11.2.2. Para el demerito del puntaje que aquí se establece, no se requiere que las multas, medidas de apremio provisionales o definitivas u otro incumplimiento se encuentren registrados o reportados ante la cámara de comercio, o en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas, o en el registro que lleve la respectiva entidad contratante, según corresponda. En la ponderación del cumplimiento se tendrá especial cuidado en verificar que el oferente no esté incurso en la causal de inhabilidad prevista en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011. La interpretación y aplicación de las reglas precedentes debe hacerse en forma integral, entendiendo que cada una es complementaria de las otras.

PUNTAJE TOTAL Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS Evaluadas las ofertas en cada uno de los factores señalados, se sumarán los puntajes obtenidos en cada uno de éstos y se asignará el puntaje total de cada oferta; con base en éste se hará la comparación correspondiente mediante la elaboración de una lista que ubique respectivamente a cada oferente desde el que ha obtenido el mayor puntaje total, hasta el que obtiene el menor. Si al hacer las ponderaciones resultaren dos o más ofertas con igual puntaje, se preferirá la oferta con mayor puntaje en el factor valor. Si permaneciere la igualdad, se preferirá la oferta con el menor número de incumplimientos en contratos, si persiste la igualdad se preferirá la oferta del oferente que tenga en su nómina un porcentaje igual o mayor al 10% de trabajadores discapacitados con respecto al total de trabajadores, de acuerdo con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 361 de 1997 y debidamente certificado por el Ministerio de Trabajo. Si persiste el empate se optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes. En ningún caso la lista incluirá oferentes que no hayan obtenido un mínimo del sesenta por ciento (60%) del puntaje máximo señalado.


INFORME DE ANÁLISIS Y CONCLUSIONES El informe de análisis y conclusiones será enviado y sometido a consideración de los oferentes y permanecerá a disposición de ellos en la dependencia responsable por un término de tres (3) días hábiles para que presenten por escrito las observaciones que consideren pertinentes dentro de este mismo plazo, el cual se contará a partir del día siguiente al envío del informe. Las observaciones que se presenten serán analizadas y respondidas. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar o modificar su oferta, so pena de ser eliminada. Resueltas las observaciones, se procederá a hacer la negociación directa si hay lugar a ello. El informe de análisis y conclusiones, sus observaciones y respuestas también serán publicados en la página web de CHEC Agotado el trámite anterior, será elaborado el informe de recomendación de aceptación de oferta o de declaratoria de desierto del proceso de contratación, el cual será comunicado a todos los oferentes y publicado en la página web de CHEC.

ACEPTACIÓN DE LA OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTA La aceptación de la oferta o la declaratoria de desierta se hará conforme lo previsto en el numeral 3.6. de las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios.

5. CONTRATO

5.1. VALOR DEL CONTRATO El valor inicial del contrato es estimado y corresponde al valor por el que la oferta fue aceptada. El valor final del contrato será el que resulte de multiplicar las cantidades, ítems, entregables o actividades efectivamente ejecutadas por el contratista y recibidas a satisfacción por CHEC, por los precios unitarios aceptados y los pactados en el caso de servicios y/o actividades extra; el valor de reconocimientos a que haya lugar de ser el caso y el valor de los reajustes a que haya lugar en los precios de los servicios y/o actividades contractuales y adicionales, si es del caso. Si el oferente incluyó en los precios de su oferta valores correspondientes a servicios o actividades no solicitadas, CHEC al momento de la aceptación definirá si acepta o no los servicios o actividades no solicitados, de no aceptarlos, del valor de la oferta se descontará el valor de lo no solicitado para efectos de determinar el valor inicial del contrato.


5.2. PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución del contrato es de ciento cincuenta (150) días calendario, contados a partir de la fecha que se señale en la orden de inicio.

5.3. MEDIDA DE LOS SERVICIOS O ACTIVIDADES Se harán cortes de los servicios y/o actividades mensuales para determinar la medida y avance del contrato. Esta metodología aplicará tanto para la liquidación de los servicios y/o actividades descritas por ítem completo como para las adicionales requeridas. CHEC y el contratista harán mediciones según el avance de las actividades ejecutadas y suscribirán los reportes, actas o constancias respectivas.

5.4. FORMA DE PAGO Durante la ejecución del contrato CHEC pagará a el contratista los valores facturados por éste y aprobados por la misma, a los treinta (30) días calendario siguientes al recibo de la factura en Soporte Administrativo (Gestión Documental) de CHEC, previo el cumplimiento de los requisitos que más adelante se indican y elaborada con el cumplimiento de todos los requisitos legales, tanto de forma como de contenido. El valor del último pago será retenido y su liberación quedará supeditado a la entrega por parte del contratista, de los documentos correspondientes para verificar efectivamente el pago de la liquidación y prestaciones sociales de los trabajadores una vez finalicen las actividades de ser el caso, o la acreditación de paz y salvo con los trabajadores que continúan laborando con el contratista. En la factura serán realizadas e indicadas las deducciones que por los conceptos de ley y otros deban efectuarse. Para efecto del pago, si el contratista es una entidad sin ánimo de lucro deberá presentar y radicar ante CHEC copia de la respectiva resolución expedida por la entidad que la vigila, para la exención de la retención en la fuente. Retención de pagos: El contratista faculta expresamente a CHEC para: A. Revisar y verificar los pagos en las entidades correspondientes, durante la vigencia del

contrato, según lo definido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y Ley 828 de 2003.

B. Retener los pagos que el contratista tenga a su favor en este contrato o en otro contrato que tenga con CHEC, en caso de presentar mora en los aportes a la seguridad social integral y parafiscales o en el pago a los trabajadores vinculados mediante contrato de


trabajo para la ejecución del contrato, o a cualquiera de los ex trabajadores del mismo, o a los asociados en casos tales como las cooperativas y las empresas asociativas de trabajo, por concepto de compensaciones, salarios, prestaciones sociales o cualquiera remuneración adeudada.

C. Pagar todos los conceptos contemplados en el literal b, de esta cláusula, como

consecuencia del incumplimiento, directamente a quien corresponda con cargo a las sumas adeudadas a el contratista, sin que ello implique que CHEC se convierta en empleador y mucho menos que sustituya las obligaciones a cargo del contratista.

D. Exigir, a través de la interventoría, las constancias de pago correspondientes a salarios,

prestaciones sociales, seguridad social, parafiscales y cualquier otro concepto de pago que se hubiere causado a cargo del contratista empleador en favor de cualquiera de sus trabajadores durante el plazo contractual.

E. Retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario para protegerse de

pérdidas debidas a servicios o actividades defectuosos no corregidos, a garantías no cumplidas o para el pago de posibles deducciones por compensaciones debidas o perjuicios recibidos o reclamaciones pendientes.

Reajuste de precios Para el contrato que se derive de esta solicitud de ofertas, los precios unitarios pactados no serán objeto de reajuste durante el tiempo de ejecución.

ANTICIPO En ningún caso se concederá anticipo.

GARANTÍAS Para efectos del presente proceso de contratación y del contrato que se derive de éste, el oferente o contratista deberá constituir las garantías que se enuncian mediante garantía bancaria o contrato de seguro tomado a favor de particulares o empresas de servicios públicos domiciliarios, expedida por una entidad bancaria o compañía de seguros legalmente establecida en el país, respectivamente. Las garantías deberán ser expedidas a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6. Cuando el oferente opte por otorgar la garantía de seriedad de la oferta a través de una garantía bancaria, se compromete a tramitar las garantías contractuales igualmente a través de este tipo de garantía. No obstante, el oferente podrá gestionar, con el Programa Póliza Matriz, el otorgamiento de las garantías contractuales, supeditado a la aceptación que las aseguradoras del programa hagan del mismo.


El contratista deberá presentar las garantías que se enuncian a continuación con el fin de cubrir el cumplimiento de las obligaciones asumidas por éste, en razón de la celebración y ejecución del contrato. Estas garantías serán las siguientes:

a. De cumplimiento: por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del

contrato (ante de IVA) y su vigencia será desde el día de la aceptación de oferta, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicionales.

b. Responsabilidad Civil Extracontractual: Equivalente a 350 SMLMV y su vigencia será desde el día de la aceptación de oferta, durante el plazo de ejecución contractual y 60 días más.

c. Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato (ante de IVA) y su vigencia será desde el día de la aceptación de oferta, durante el plazo de ejecución del contrato y 3 años más.

En todos los casos en los que haya modificación del plazo o valor del contrato, el contratista deberá ajustar las garantías en las proporciones correspondientes a los nuevos valores o plazos. Cuando se celebre un otrosí, el contratista deberá notificarle esta situación a la compañía de seguros o al banco, según sea el caso. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación de CHEC, para lo cual se harán las verificaciones del caso y se solicitará ampliación en la información o documentación cuando así se requiera.

CONDICIONES DE LAS GARANTÍAS EMITIDAS POR COMPAÑÍAS DE SEGUROS

Las garantías de Seriedad, de Cumplimiento y de Responsabilidad Civil Extracontractual se suscribirán con base en el clausulado único diseñado para las empresas del Grupo EPM, denominado Póliza Matriz. Con la presentación de la oferta, el oferente o contratista acepta que CHEC es el titular del riesgo a ser asegurado y que, por lo tanto, está legalmente facultado para determinar las condiciones de aseguramiento que deben cumplir los seguros por medio de los cuales será transferido este riesgo a las aseguradoras, y en los cuales asume la condición de tomador, asegurado y beneficiario. En consecuencia, el oferente o contratista conoce y acepta que las condiciones de aseguramiento que satisfacen los lineamientos sobre seguros y transferencia de riesgos de CHEC son cumplidos por la Póliza Matriz que se ha negociado con las compañías de seguros Chubb de Colombia S.A., Compañía Aseguradora de Fianzas S.A. (Confianza), Liberty Seguros S.A. y Seguros Generales Suramericana S.A. Por lo tanto, el oferente o contratista contratará las garantías cubiertas por dicho programa con estas aseguradoras y bajo las condiciones del Programa Póliza Matriz, cuyas definiciones y condiciones se pueden encontrar en el siguiente vínculo:


https://www.epm.com.co/site/Portals/3/documentos/proveedores/contratacion/Programa%20Poliza%20Matriz%20Grupo%20EPM.pdf El oferente o contratista deberá contactarse con el Programa Póliza Matriz, por cualquiera de los siguientes canales de atención, para solicitar la expedición de las garantías mencionadas:

a) Telefónico: (4) 380 7590 o (4) 380 7589. b) Correo electrónico: [email protected] c) Presencial: oficinas 06-480 y 06-483 de la Dirección Seguros Corporativos de EPM,

en el Piso 6 del Edificio EPM, ubicado en la Carrera 58 No. 42-125, en Medellín, Antioquia.

Para el trámite, el Programa Póliza Matriz requiere que el oferente aporte, como mínimo seis (6) días hábiles antes de la fecha de cierre para la presentación de ofertas, los siguientes documentos:

a) Estados Financieros actualizados de los dos (2) últimos años contables, o Constancia de Ingresos. (Honorarios laborales, Certificado de Ingresos y Retenciones o el documento que corresponda)

b) Declaración de Renta del último período gravable disponible. (Si declara) c) RUT. d) Hoja de vida o record de obras. (Experiencia del contratista) e) Formulario SARLAFT. (Formulario de conocimiento del Cliente del sector

asegurador exigido por la Superintendencia Financiera, que se encuentra en su página web)

f) Pagaré firmado en garantía a la aseguradora. g) Certificado de existencia y representación legal, con vigencia no superior a 3 meses.

(Personas jurídicas) h) Listado de socios con una participación superior al 5%, incluyendo nombre o razón

social, cédula o NIT. (Personas jurídicas) i) Cédula de ciudadanía del representante legal o persona natural. (Según el caso)

El oferente podrá indicarle al asesor del Programa Póliza Matriz con cuál aseguradora prefiere que se emita la póliza. Si dicha aseguradora no pudiera otorgar el seguro, el asesor procederá a tramitar su expedición con cualquiera de las otras. El oferente será informado si la aseguradora indicada u otra de las que hace parte del Programa Póliza Matriz emitirá la póliza. En caso de que fuera declinada por todas, se le informará al oferente, máximo tres (3) días hábiles antes del cierre para la presentación de ofertas, para que realice las gestiones para obtener una garantía bancaria a efectos de presentar su propuesta. La póliza podrá ser entregada siempre y cuando ésta haya sido efectivamente pagada, sin embargo, dicho pago deberá realizarse antes de la hora y fecha de cierre para la presentación de ofertas. Se aclara que el pago de la prima que se cause con ocasión de las garantías solicitadas, así como la que se cause por las modificaciones efectuadas a éstas, correrá por cuenta del oferente o contratista.

https://www.epm.com.co/site/Portals/3/documentos/proveedores/contratacion/Programa%20Poliza%20Matriz%20Grupo%20EPM.pdf

https://www.epm.com.co/site/Portals/3/documentos/proveedores/contratacion/Programa%20Poliza%20Matriz%20Grupo%20EPM.pdf



Para los amparos que no se encuentren incluidos en el Programa Póliza Matriz, el contratista deberá solicitar su emisión a través de una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, bajo el clausulado para entidades particulares o para empresas de servicios públicos domiciliarios. Si el contratista tiene una póliza para amparar su actividad ordinaria de manera global, que cumpla con las condiciones mínimas ofrecidas por el Programa Póliza Matriz, podrá aportar copia de dicha póliza y un certificado otorgado por la aseguradora donde especifique que se cubre el contrato que se celebra, y certifique el límite asegurado, la vigencia y las coberturas. Adicionalmente deberá contar con el amparo de restablecimiento automático del valor asegurado, por una vez, durante la vigencia y hasta el límite asegurado inicialmente. Si la vigencia de dicha póliza termina con anterioridad al plazo de ejecución del contrato respectivo, el contratista se obliga a aportar la renovación de la póliza con el certificado que especifique el cubrimiento del contrato respectivo y mantener vigente dicha póliza durante todo el plazo.

CONDICIONES DE LAS GARANTÍAS EMITIDAS POR ENTIDADES BANCARIAS

Si se opta por constituir una garantía bancaria (aval o carta de crédito Stand By), ésta deberá ser irrevocable y a la vista, y ser expedida por un establecimiento bancario que cumpla con las siguientes condiciones:

1. Ser vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia o quien haga sus veces.

2. Contar con una calificación vigente a la fecha de expedición de la garantía, otorgada por una sociedad calificadora autorizada en Colombia. Dicha calificación deberá corresponder a la máxima para el corto plazo y como mínimo la segunda mejor para el largo plazo, según las escalas utilizadas por la sociedad calificadora que la otorga.

3. Cuando las garantías sean emitidas por un banco del exterior, éstas deberán ser confirmadas por un establecimiento bancario en Colombia que cumpla con los criterios definidos anteriormente, y se deberá entregar copia del registro de la misma ante el Banco de la República.

La garantía bancaria deberá especificar: la fecha de emisión, la vigencia, la cobertura que otorga, el valor garantizado, el objeto contractual, el número del contrato garantizado y la sucursal del banco en la que se deberá presentar la reclamación. Además de lo ya mencionado, el garante debe haber renunciado al beneficio de excusión. La garantía deberá ser a primer requerimiento o a primera demanda, sin que se exijan requisitos o formalidades adicionales a la reclamación presentada en español para su pago. En consecuencia, no se requerirá al Beneficiario la exhibición o el acompañamiento del original o copia de esta Garantía Bancaria ni requerimiento judicial, extrajudicial, o requisito de cualquier otro tipo. Se entenderá que este documento constituye título ejecutivo, acompañado de la manifestación del Beneficiario sobre el monto del incumplimiento.


El banco deberá pagar la suma garantizada a más tardar en los 3 días bancarios siguientes a la radicación de la solicitud de pago. La garantía podrá ser utilizada durante su vigencia, parcialmente y cuantas veces sea necesario, hasta completar el monto total de la misma y deberá estar vigente como se indica, sin perjuicio de los cambios que se realicen por el banco a petición del ordenante, los cuales constarán en la nueva garantía emitida por el banco que reemplazará en su totalidad la garantía existente, previa aprobación de los cambios y recibo de la nueva garantía por parte del beneficiario.

6. EJECUCIÓN Adicional a lo establecido en el numeral 5. de las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios, en la ejecución del contrato se debe tener en cuenta lo siguiente:

INICIO DE LAS ACTIVIDADES Para el inicio de la ejecución del contrato, deberán estar aprobados los documentos requeridos para su formalización. Recibida la comunicación de aceptación de oferta y previo al inicio de las actividades del contrato, el contratista deberá preparar y presentar, además, la siguiente información específica:

- Hojas de vida del personal que ejecutará las actividades, con sus respectivos anexos que certifiquen experiencia y requisitos académicos, según los perfiles exigidos en la solicitud de oferta. Fotocopia de las licencias o matriculas profesionales para los perfiles que aplique.

- Hoja electrónica en cual se relacionen los nombres y datos del personal del contratista que ejecutará las actividades.

- Copia de los contratos laborales o de otro tipo si es el caso, del personal vinculado al contrato.

- Copia de las afiliaciones a ARL, EPS, AFP y Cajas de Compensación para el personal que corresponda, vinculado al contrato.

- Los documentos y planes descritos en las especificaciones para la gestión ambiental y social.

En casos especiales debidamente justificados, CHEC podrá dar la orden de inicio anticipado de la ejecución del contrato, es decir, sin que el contrato esté formalizado. Cuando de la valoración de riesgo se advierta que es necesario contar con la aprobación de uno o varios de los amparos de las garantías, el inicio anticipado deberá contar con dicha aprobación.

EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL


Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre CHEC y el contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato.

AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Cuando el contratista sea persona natural, la base de cotización para el sistema de seguridad social integral corresponderá al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, ingreso base que no podrá exceder de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes ni ser inferior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente, so pena de ser reportado a la Unidad de Pensiones y Parafiscales (UGPP). Todo lo anterior, será objeto de rigurosa verificación por parte de la interventoría. Dando cumplimiento a lo consagrado en el Decreto 723 de 2013 y demás normas complementarias, CHEC realizará la afiliación de sus contratistas personas naturales al Subsistema General de Riesgos Laborales en la ARL que sea escogida por cada contratista, siempre que sea admitida dicha afiliación por parte de Administradora de Riesgos Laborales. Al contratista le corresponderá pagar de manera anticipada, el valor de la cotización al Subsistema General de Riesgos Laborales, cuando la afiliación sea por riesgo I, II o III, conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. CHEC pagará el valor de la cotización de manera anticipada cuando la afiliación del contratista sea por riesgo IV y V, sin perjuicio de la verificación que CHEC realice del pago mensual de aportes por parte de sus contratistas al Subsistema General de Riesgos Laborales, para lo cual podrá decidir efectuar el pago anticipado de las cotizaciones por los riesgos I, II o III y efectuar el recobro al contratista, en la facturación o cuenta de cobro respectiva, en el mes inmediatamente siguiente al pago por parte de CHEC.

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO El contratista deberá cumplir con la normatividad vigente relacionada con la Seguridad y Salud en el Trabajo, además de las obligaciones relacionadas con el pago de aportes de salud, pensión, riesgos laborales, aportes parafiscales y prestaciones sociales. El contratista debe cumplir con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 (Libro 2 > Parte 2 > Título 4 > Capítulo 6), Decreto 052 de 2017, Resolución 1111 de 2017 y las normas posteriores que lo complementen o lo modifiquen. lo cual podrá evaluado por el proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo CHEC. Se tendrá en cuenta como mínimo lo siguiente:

A. Requisitos legales: deberá cumplirse con TODAS las normas aplicables en materia laboral, de Seguridad y Salud en el Trabajo.


Durante el desarrollo del contrato, se debe identificar y garantizar el cumplimiento de la normatividad relacionada con la Seguridad y Salud en el trabajo, apropiándola a los riesgos inherentes al objeto del contrato, como medida de control a los mismos.

B. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo del contratista. Una vez se haya adjudicado el contrato y como requisito para el inicio de las actividades, el contratista debe presentar al interventor la Evaluación inicial de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, el certificado del grado de implementación del mismo expedido por su ARL y los planes de mejora de acuerdo al porcentaje obtenido en la autoevaluación de los estándares mínimos y las disposiciones normativas. En todo caso el contrato no podrá dar inicio sin que las condiciones anteriores hayan sido revisadas por el proceso de Seguridad y Salud en el trabajo de Chec. El contratista debe entregar al interventor el informe de indicadores de ausentismo de forma mensual en el formato establecido por CHEC, lo mismo que una copia de la investigación de los accidentes graves o fatales, en cumplimiento a la resolución 1401 de 2007. El contratista deberá contar con un profesional o especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo con experiencia, y licencia en salud ocupacional vigente, quien hará acompañamiento y gestionará el plan de seguridad y salud en el trabajo durante el desarrollo del contrato con una dedicación de tiempo completo. El contratista deberá garantizar que sus empleados, subcontratistas y personas bajo su dirección (proveedores, asesores y visitantes), cumplan con las normas de seguridad establecidas en las instalaciones de Chec y suspender el personal a su cargo que no cumpla con las mismas. En todo caso el contratista deberá cumplir con las disposiciones y recomendaciones de su asesor en Seguridad y Salud en el Trabajo y del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC. En caso de que se incumplan con las recomendaciones generadas desde Seguridad y Salud en el Trabajo a través de la interventoría del contrato, se aplicarán las medidas de apremio a que haya lugar.

C. Comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASTT) El contratista deberá dar cumplimiento a los requerimientos de la normatividad vigente, la resolución 2013 de 1986 que resuelve que todas las empresas e instituciones públicas o privadas que tengan a su servicio 10 o más trabajadores, están obligadas a conformar un Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST). El artículo 35 del Decreto 1295 de 1994 establece para empresas de menos de 10 trabajadores, la obligación de nombrar un Vigía Ocupacional.

D. Programa de capacitación e Iinducción en Seguridad y Salud en el Trabajo El contratista deberá presentar su programa de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo, aplicado a la obra o servicio con base en la Identificación de peligros y evaluación


de riesgos, a la normatividad legal vigente, mecanismos de control e identificación de aspectos e impactos ambientales e impacto social. Antes del inicio de las actividades el contratista con todo el personal que ejecutará labores dentro del contrato deberá asistir a inducción en Seguridad y Salud en el trabajo programada por Chec a través de la interventoría. El contratista tendrá la obligación de difundir la información recibida a nuevos trabajadores que ingresen al contrato durante su ejecución y presentar evidencia a la interventoría. Así mismo el contratista debe realizar reinducción a todo su personal de acuerdo a las indicaciones realizadas por Chec.

E. Exámenes médicos ocupacionales al personal

El contratista deberá realizar los exámenes médicos ocupacionales de ley y exámenes especiales de acuerdo a su actividad económica, cuando aplique, a los trabajadores adscritos al contrato. El contratista deberá tener disponibles los conceptos de aptitud del examen médico para la interventoría de CHEC, los cuales serán verificados antes de iniciar las actividades, éstos pueden estar en forma física o en medio digital.

F. Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos para el contrato a ejecutar. El contratista deberá presentar a CHEC la matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos asociados al contrato. Para lo cual deberá considerar como mínimo los siguientes aspectos:

- Inventario de actividades y tareas.

- Identificación de peligros en cada actividad.

- Evaluación del riesgo asociado al peligro.

- Personal expuesto

- Valoración del riesgo

- Control existente

- Calificación del riesgo - control existente

- Tratamiento - controles futuros

- Implementación y seguimiento a las medidas de prevención y control para cada riesgo conforme lo establecido por la legislación nacional vigente, incluyendo las aplicables para el sector eléctrico.

G. Plan de emergencias.


El contratista antes de iniciar el contrato, deberá tener diseñado y difundido el plan de emergencias, el cual debe estar alineado con el plan de emergencias de CHEC. La interventoría CHEC solicitará las evidencias del cumplimiento de éste requisito.

H. Descripción del equipo de protección personal, ropa y herramientas de trabajo. El contratista deberá poner a disposición del personal a su cargo todos los elementos de protección personal, requeridos para cumplir con las tareas de acuerdo a los riesgos identificados; deberá inspeccionar y mantener inventario suficiente para reemplazos en caso de daño o pérdida. Todos estos costos deberán presupuestarse dentro de los gastos de administración del contrato. El contratista deberá tener en cuenta en su oferta la cantidad y las características de los equipos de protección personal y ropa de trabajo resultante de la matriz de peligros y evaluación de riesgos, para cada actividad que se desarrolle en el contrato. Está terminantemente prohibido el uso de herramientas artesanales (hechizas o confeccionadas artesanalmente) o que no cumplan normas técnicas de calidad colombiana o reconocidas internacionalmente, así mismo no podrá hacer uso de herramientas en mal estado. En caso de presentarse alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará. El oferente deberá presentar el certificado de la ARL donde se indique el grado de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).

SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

El contratista se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la ejecución del contrato, obligándose a tener su personal debidamente contratado, estar a paz y salvo en el pago de salarios correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Seguridad Social Integral. Es así como el contratista, se obliga a pagar a sus empleados el salario y las prestaciones sociales e igualmente está obligado a efectuar todos los pagos por concepto de aportes al sistema de seguridad social integral (EPS, ARL, PENSIONES), Parafiscales (Caja de Compensación Familiar, ICBF y SENA), subsidio familiar, subsidio de transporte, entre otros. Cuando el contratista requiera de personal para la ejecución del objeto contractual, y las actividades de estos deban realizarse fuera de la sede habitual de trabajo, se deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, respecto del reconocimiento y pago de viáticos.


En caso de que se presenten viáticos permanentes los mismos constituyen salario y, por tanto, deberán tenerse en cuenta para liquidarse las prestaciones sociales y la seguridad social. Los viáticos accidentales no constituyen salario. El contratista de forma autónoma deberá establecer su tabla de viáticos de acuerdo con los precios del mercado y zonas donde se vaya a prestar el servicio y darla a conocer con la oferta o antes del inicio del contrato, según CHEC le indique; con el fin de llevar a cabo las gestiones de interventoría durante la ejecución del objeto contractual a que haya lugar.

PERSONAL PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Todo el personal del contratista, será elegido autónomamente por éste y no adquirirá vinculación laboral, ni de ninguna índole con CHEC. El contratista se obliga a utilizar el personal requerido para la ejecución oportuna del contrato, el cual deberá tener el perfil establecido; además, ser calificado para desarrollar las distintas actividades y debidamente capacitado, con el fin de que los trabajos se ejecuten en forma técnica, oportuna, eficiente y efectiva. Además, el contratista deberá facilitarle a sus trabajadores todos los elementos que sean necesarios para el correcto desempeño de sus labores, tales como dotación y elementos de protección personal (EPP) que disminuyan o eviten lesiones por accidentes de trabajo y riesgos derivados de la ejecución de las actividades del contrato, debiendo cumplir los mismos con las normas correspondientes a cada elemento de seguridad, estar certificados si así es requerido por la normatividad colombiana y adecuado a las tareas que realiza de acuerdo con las especificaciones técnicas, en caso de que aplique. Los elementos de seguridad deberán ser suministrados al personal antes de iniciar la ejecución del contrato y las entregas de dotación deberán realizarse en las fechas establecidas por la Ley y su reemplazo deberá hacerse cuando las mismas presenten deterioro. En caso que el contratista no suministre los elementos de seguridad o no realice la gestión para garantizar su utilización, CHEC a su criterio podrá aplicar las medidas de apremio establecidos contractualmente. El contratista exonera a CHEC de todo tipo de responsabilidad por el mal uso o estado de los elementos de seguridad. El contratista deberá disponer de una persona para coordinar la ejecución del objeto contractual, quien deberá supervisar todas las actividades y rendir informes con la periodicidad pertinente a las partes que suscriben el presente contrato. Todas las personas que ejecuten actividades durante el contrato, ya tenga relacionamiento con el grupo de interés clientes, deberán portar carné en lugar visible que lo identifique como trabajador del contratista de CHEC, de conformidad con el MANUAL DE IMAGEN FÍSICA PARA CONTRATISTAS que se puede consultar el link Anexos y que contiene las


especificaciones mínimas en calidad e imagen del carné de identificación para el personal de los contratistas de CHEC, así como de señalización informativa.

INTERVENTORÍA CHEC ejercerá la supervisión por medio de un Interventor, quien deberá vigilar el correcto cumplimiento de las condiciones y especificaciones del contrato. CHEC tiene derecho a dar recomendaciones al contratista directamente o por conducto de su Interventor para obtener determinados resultados, pero en la ejecución de dichas instrucciones el Contratista tendrá la totalidad del control, dirección y supervisión sobre su personal, sus elementos de trabajo y sobre los procedimientos que se utilicen para obtener tales resultados. Todos los informes que el contratista deba presentar a la interventoría deberán allegarse en medio digital.

ATRIBUCIONES DE LA INTERVENTORÍA El interventor no tendrá la calidad de representante de CHEC con el alcance que este término tiene en el ámbito legal; sin embargo, estará habilitado para ingresar a los sitios o áreas donde se presta el servicio o se desarrolla la actividad y a las dependencias administrativas desde las cuales el contratista dirige su actividad en cumplimiento del contrato. Tendrá, además, la facultad de revisar la forma como haya sido llevada a cabo cada servicio o actividad componente de la ejecución, tendrá la función de medir las cantidades de los servicios o actividades y contabilizar la efectiva producción de partes u objetos que ello suponga, si es del caso; podrá verificar la calidad, materiales y exigir, con base en las reglas aplicables a que hace referencia esta solicitud de ofertas, la modificación, corrección o ajustes que sean necesarios para lograr el cometido o resultado que pretende el contrato. Igualmente, tendrá la facultad de revisar los libros y documentos con base en los cuales se administran el personal, los recursos y demás bienes involucrados en la ejecución del contrato, y cualquier impedimento para ello que surja y sea responsabilidad del contratista configurará un incumplimiento de su parte.

POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL El contratista deberá actuar coherentemente con la Política de Responsabilidad Social Empresarial (RSE), entendida como el marco de actuación dentro del cual se desarrollan los objetivos estratégicos del Grupo Empresarial EPM, para contribuir al desarrollo humano sostenible a través de la generación de valor social, económico y ambiental, incluyendo temáticas sobre sostenibilidad contempladas en iniciativas locales, nacionales y mundiales. La actuación empresarial socialmente responsable tiene un fundamento ético, a partir del reconocimiento de los impactos que sus decisiones tienen sobre los grupos de interés; está


articulada con el Gobierno Corporativo y se gestionará desde el quehacer diario de la empresa y de las personas que la conforman; y no podrá realizar acciones contrarias a ella. El área responsable de la administración y la interventoría velarán para que esta política se cumpla.

INSTRUCCIONES Y DECISIONES DE LA INTERVENTORÍA En principio, las comunicaciones entre CHEC y el Contratista, en ambas vías, será efectuada en forma escrita. Sin embargo, no será dado al contratista abstenerse de realizar un servicio o actividad señalada por la interventoría so pretexto de que debe dejarse consignada por escrito, y las consecuencias de aplazar la ejecución a la espera de dicha formalidad serán de cargo del contratista. El contratista acepta expresamente que las comunicaciones y notificaciones del contrato y relacionadas con el mismo, se hagan a través de correo electrónico. Las instrucciones dadas por la interventoría, contenidas en formatos especiales para ello o no, harán parte de la documentación del contrato, así como toda evidencia documental, fotográfica, de video u otro medio que la tecnología permita, las que deberán contener la identificación clara de la fecha y hora de su producción, así como quien las tomó o elaboró, y las demás formalidades que sean conducentes. Es obligación de la interventoría dejar las pruebas anteriores durante el seguimiento que tiene que efectuar en el desarrollo del contrato, a fin de verificar su cabal cumplimiento de acuerdo con las normas del mismo y todas las que sean de aplicación. El contratista deberá tener en cuenta que el interventor puede requerir la asistencia o ayuda de auxiliares o personal adicional y que éstos deben contar con las facilidades que deben brindarse a aquél para llevar a cabo su labor.

ASPECTOS TÉCNICOS En este aparte, se consignan conceptos generales que permiten comprender y reglar la forma de llevar a cabo efectivamente las actividades que componen la realización del objeto del contrato.

NORMAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS El contratista deberá tener en cuenta que la mayoría de las actividades que comporta la ejecución del objeto del contrato están sujetas a reglamentaciones de orden jurídico o técnico y que, en ambos casos, ha de atenderse estricta y puntualmente a lo que dichas reglamentaciones disponen. Adicionalmente, el contratista se sujetará a los alcances expresos e implícitos de las Especificaciones Técnicas y la presentación de diseños entregados para la ejecución del contrato.


Se entenderá que hay un incumplimiento del contrato cuando debiendo haber tenido en cuenta o aplicado una o más disposiciones de uno o más reglamentos vigentes, el contratista los omite o modifica más allá de lo que estos mismos permiten. Todas las previsiones contempladas en ese aparte deben interpretarse con aplicación del principio de la buena fe y con base en las reglas y criterios imperantes en cada una de las disciplinas que les sirven de base; y, en consecuencia, salvo por las instrucciones expresas que el contratista obtenga de CHEC, se hace responsable de una inadecuada interpretación o de la incursión en omisiones o errores que el conocimiento vigente – y que CHEC supone cuando acepta su oferta – exige detectar y corregir.

ENTREGA DE PRESENTACIÓN DE DISEÑOS Para la ejecución de los servicios y/o actividades, CHEC entregará al contratista una presentación de los diseños de las figuras y escenas que serán montadas, con base en los cuales éste debe proceder.

PERMISOS, AUTORIZACIONES, LICENCIAS Si el desarrollo de las actividades que comporta el cumplimiento con el “objeto” del contrato, la ubicación y la posibilidad de realizar efectivamente los servicios y/o actividades y los efectos que todo ello causa en el medio requieren de la obtención previa de permisos, autorizaciones o licencias, cada una de las partes se hace directamente responsable de la obtención del documento que haga viable la ejecución de lo pactado, según sus respectivas responsabilidades y competencias.

SERVICIOS O ACTIVIDADES ADICIONALES Y EXTRAS La ejecución de actividades adicionales y extras deberá ser previamente acordada entre CHEC y el contratista. Son actividades adicionales aquellas cuya descripción figura en la lista de ítems, cantidades y precios, pero cuyas cantidades ejecutadas exceden las previstas allí. Son actividades extras aquellas que no figuran en la lista de ítems, cantidades y precios, pero que siendo de la naturaleza de los servicios o actividades contratados, se requieren para la completa terminación, adecuado funcionamiento y entrega del objeto del contrato. Los actividades ordinarias y adicionales se pagarán a los precios establecidos en la de lista de ítems, cantidades y precios del contrato. El servicio o actividad extra deberá ser acordada previamente CHEC y el contratista. Cuando CHEC ordene la realización de servicios o actividades extras, el contratista estará obligado a ejecutarlas de acuerdo con las condiciones contractuales establecidas. El precio de los servicios o actividades extras será acordado entre las partes, considerando los precios del mercado.


ENTREGA Y RECIBO DE LOS SERVICIOS O ACTIVIDADES Se considerará que hay incumplimiento en la entrega de los servicios o actividades o ejecución del contrato cuando en el proceso de su recepción CHEC encuentra que hay productos, labores o actividades incompletas o no funcionales. Cualquier entrega que el contratista intente con omisión de las condiciones antes fijadas se tendrá por no efectuada y no será considerada como eximente de la responsabilidad, tanto de entrega como de custodia de los servicios y/o actividades, de ser el caso. El contratista entregará las actividades una vez se encuentren terminadas, si no las ha terminado no se recibirán y esto sólo se hará cuando hubiese ejecutado las modificaciones y adecuaciones exigidas. El costo de estas modificaciones o adecuaciones se hará con cargo al contratista y el tiempo que se emplee en ellas se computará como parte del plazo total empleado para la terminación de las actividades. La Interventoría o la comisión que se designe, dispondrá de cinco (5) días calendario para efectuar el recibo de los actividades y podrá ordenar durante este término las modificaciones y adecuaciones a que haya lugar y que puedan exigirse de acuerdo con el contrato. Con las condiciones y formalidades contempladas en esta solicitud de ofertas, el contratista cumplirá con la entrega de las actividades y CHEC efectuará su recibo. El momento en el cual ello se cumpla determinará si coinciden o no el plazo otorgado para la entrega y su realización efectiva. Sólo la entrega a entera satisfacción de CHEC relevará al contratista de responsabilidades derivadas o inherentes a las actividades y, en consecuencia, mientras esto no suceda el contratista estará obligado a responder por los efectos de no realizar la entrega formal.

DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS) Y MEDIDAS DE APREMIO

Con fundamento en el principio de la autonomía de la voluntad consagrado en el 1602 del Código Civil Colombiano, en la costumbre mercantil y las normas internas de contratación de CHEC, con la presentación de la oferta y la celebración del contrato, el contratista acuerda y acepta la aplicación de descuentos por incumplimiento de los ANS y las medidas de apremio, acorde con lo establecido en este numeral. La aplicación de descuentos por incumplimiento de los ANS y las medidas de apremio, no libera ni atenúa la responsabilidad del contratista del cumplimiento de las obligaciones adquiridas con la celebración del contrato. Los perjuicios que se ocasionen como consecuencia del retardo o del incumplimiento podrán hacerse efectivos en forma separada.


Las medidas de apremio provisionales tendrán un límite máximo igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato y serán reportadas en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas. Los Descuentos por incumplimiento de los ANS no serán registrados en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas, ni en el registro que CHEC tenga habilitado para el efecto. La aplicación de cualquiera de las anteriores no será reportada a la cámara de comercio. Adicional a las demás obligaciones contempladas para cada parte en la presente solicitud de oferta, el contratista acepta que, aplicada la medida de apremio provisional, surge para él la obligación de pago de la misma, la cual será exigible en los términos señalados más adelante. Los descuentos por incumplimiento de los ANS y las medidas de apremio provisionales, son diferentes a lo que se pacta como cláusula penal por incumplimiento y cada figura será independiente.

DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE LOS ANS Los Acuerdos de Niveles de Servicios – ANS - son acuerdos entre las partes, que se pactan con el fin de establecer estándares de calidad en la prestación del servicio o en la ejecución de tareas y pueden establecerse a través de aspectos tales como tiempos de respuesta, rendimientos, tiempos de mantenimiento, entre otros. Los ANS constituyen una herramienta de mejoramiento de la calidad y un elemento de medición en la ejecución del contrato y se traducen en el pago de un menor valor del precio pactado, en el caso de la ocurrencia de la causal que da lugar a su aplicación. Si el contratista incurre en la conducta que se menciona a continuación, se le aplicará un descuento por incumplimiento de ANS equivalente a 0.5 SMLMV por cada día de retraso:

1. No reparar o atender las fallas reportadas en el día, antes de la hora de encendido del alumbrado del día siguiente al que fueron detectadas y/o reportadas. No aplica en los casos de fallas debidas a hurto de material, dado que éstas requieren autorización por parte de CHEC, para la reposición del mismo.

PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LOS DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE LOS ANS

Las partes acuerdan que, si el contratista incurre en una de las causales de descuentos pactadas, CHEC a través del jefe o subgerente de la dependencia administradora del contrato, comunicará al contratista sobre la aplicación del descuento y ordenará la retención de todos los pagos pendientes en este contrato, hasta tanto, el contratista haga entrega de los documentos que soportan el descuento (tales como: la factura o una nota de abono o crédito o factura de rectificación) o en su defecto, cancele el valor correspondiente a dicho descuento. Esta retención no genera intereses a favor del contratista.


CAUSALES PARA LA APLICACIÓN DE MEDIDAS DE APREMIO PROVISIONALES

Por demora en la presentación de los documentos para la formalización del contrato

En caso de que el contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para la formalización del contrato, tales como las garantías exigidas por CHEC y los demás que sean necesarios para este propósito, dentro del término establecido para el efecto; CHEC podrá aplicar una medida de apremio provisional equivalente al cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato por cada día calendario de retardo.

Por retardo o incumplimiento En caso de retardo o incumplimiento del contratista de sus obligaciones contractuales y legales, CHEC podrá aplicar una medida de apremio provisional equivalente al cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día calendario que transcurra y subsista el incumplimiento.

Por suspensión injustificada del contrato Si cumplido el plazo fijado para iniciar o reiniciar la ejecución del contrato, el contratista no ha dado inicio o reinicio al mismo, CHEC podrá aplicar una medida de apremio provisional equivalente al cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día que demore en iniciar o reiniciar la orden.

Por omitir el reporte oportuno de accidentes de trabajo En caso de que el contratista no reporte los accidentes de trabajo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la ocurrencia del mismo, CHEC podrá aplicar una medida de apremio provisional equivalente al cero punto veinticinco (0.25) del SMLMV, por cada día en que transcurra y subsista en el incumplimiento.

PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LAS MEDIDAS DE APREMIO PROVISIONALES

Si el contratista incurre en una de las causales de medida de apremio provisionales pactadas en el contrato, CHEC a través de la dependencia administradora del contrato, le informará por escrito la causal en que presuntamente ha incurrido, acompañándolo de las pruebas que soportan la ocurrencia de la causal. El contratista contará con un término de dos (2) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la comunicación, para exponer o justificar las razones que desvirtúan el supuesto atraso o del incumplimiento.


Finalizado el término indicado, el jefe de la dependencia administradora del contrato procederá al análisis de las razones o justificaciones expuestas por el contratista, de haberlas presentado, y le enviará comunicación escrita debidamente motivada, informando: i. Que no hay lugar a la aplicación de la medida de apremio provisional, de aceptarse las

justificaciones y explicaciones presentadas, o, ii. Que se tramitará la aplicación de la medida de apremio provisional, si no manifestó las

razones que justifiquen el incumplimiento de la respectiva obligación, o de haberlas presentado, no se encuentra justificado el incumplimiento.

En la comunicación del trámite de aplicación de la medida de apremio provisional, se concederá al contratista un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente al recibo de la misma, para que presente los argumentos que sustentarían la inaplicabilidad de la medida de apremio y aporte las pruebas que considere pertinentes. Cumplido este término se procederá al análisis de los argumentos que presente el contratista y de las pruebas aportadas y se enviará una nueva comunicación escrita: Confirmando la aplicación de la medida de apremio provisional, en caso de no aceptarse los argumentos presentados, o Indicando que no se aplicará, en caso de aceptarse los mencionados argumentos. En el evento de que el contratista no presente ningún argumento dentro del término previsto, las partes tomarán ese silencio como aceptación de la medida de apremio provisional correspondiente, la cual se entiende aplicada. Cuando la comunicación establezca la aplicación de la medida de apremio provisional, se procederá así: CHEC elaborará un documento de cobro con el valor a descontar, el cual se remite al contratista para que en un término no mayor a ocho (8) días calendario, siguientes a la fecha de su recibo, informe la factura a la que se le debe hacer el descuento, en caso de no hacerlo dentro del tiempo señalado, CHEC lo podrá deducir de cualquier suma que le adeude al contratista. En caso de que CHEC no cuente con dineros retenidos a favor del contratista, se le indicará que debe realizar el pago del documento de cobro dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su emisión, en los establecimientos habilitados para recibir pagos a favor de CHEC y que deberá entregar la constancia de pago o informar por escrito la realización del pago a la dependencia administradora del contrato, como mínimo en un término no mayor a los ocho (8) días calendario siguientes a su vencimiento. De no realizar el pago en el término que se le señala, se procederá a accionar la garantía de cumplimiento. La medida de apremio provisional se entenderá aplicada el día en que vence el término para que el contratista presente argumentos que sustenten la no aplicación de la misma, sin que los hubiera presentado, o desde la fecha en la cual se le comunique la confirmación de la aplicación de la misma.


CARÁCTER DEFINITIVO DE LA MEDIDA DE APREMIO La medida de apremio provisional, se volverá definitiva en los siguientes eventos:

1. Cuando haya caducado la acción para controvertirla ante la jurisdicción. 2. Cuando esté ejecutoriada la sentencia judicial que determine la procedencia de su

aplicación. 3. Cuando el contratista pague o reconozca su incumplimiento, según el caso.

PÉRDIDA DE EFECTOS DE LA MEDIDA DE APREMIO Y DEVOLUCIÓN DE LAS SUMAS COBRADAS O PAGADAS

La medida de apremio deberá dejarse sin efectos:

1. Cuando esté ejecutoriada la sentencia judicial que determine la improcedencia de su aplicación. El valor de la medida de apremio se devolverá en las condiciones que se fijen en el fallo.

2. Cuando el contratista acredita la existencia de situaciones que lo exoneren de

responsabilidad. En este caso habrá lugar a la entrega del dinero cobrado o deducido, indexado con el Índice de Precios al Consumidor y se ordenará que se retire del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas o del registro que para el efecto tenga CHEC.

CLÁUSULA PENAL De conformidad con el artículo 1592 del Código Civil Colombiano, las partes convienen que en caso de incumplimiento del contratista en las obligaciones del contrato, o de la terminación del mismo por hechos imputables a él, éste pagará a CHEC, en calidad de cláusula penal, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, que corresponde a una tasación anticipada de los perjuicios derivados de dicho incumplimiento, para lo cual se aclara que esta suma será considerada como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios causados a CHEC, por eso, en exceso de esta suma, CHEC podrá cobrar los perjuicios adicionales que demuestre ha causado el incumplimiento del contratista. En otras palabras, CHEC descontará de los perjuicios totales del incumplimiento el valor de la cláusula penal y sobre este valor no tendrá necesidad de probar el monto de los perjuicios. El valor de la cláusula penal se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al contratista de ser posible, o se cobrará directamente al contratista, o se hará efectiva la garantía de cumplimiento del contrato; si lo anterior no es posible, se cobrará por la vía judicial. Si posteriormente el contratista acredita la existencia de situaciones que lo exoneren de responsabilidad, y éstas son aceptadas por CHEC, habrá lugar a la entrega al contratista de los dineros deducidos o pagados. Los dineros que deban ser entregados al contratista en este concepto serán reajustados en el porcentaje igual al índice de precios al


consumidor para el año en que se proceda a la devolución y en proporción al tiempo durante el cual fueron retenidos.

7. TERMINACIÓN

TERMINACIÓN DEL CONTRATO La terminación del contrato se dará por las siguientes circunstancias:

a) Por mutuo acuerdo entre las partes; b) Cumplidas las obligaciones por cada una de las partes dentro del plazo o plazos

pactados en el contrato. c) Por vencimiento del plazo.

En el caso del literal b anterior, la interventoría documentará la aceptación de los actividades. Si la aceptación no ha sido documentada dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha de la ejecución de las actividades por causas no imputables al contratista, éste podrá solicitar a CHEC un documento en que conste que la totalidad de las actividades han sido entregadas y que ha aportado la documentación exigida. Dicho documento hará las veces de aceptación técnica para efectos de la liberación de cualquier suma retenida, si es el caso.

TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO POR INCUMPLIMIENTO DE UNA DE LAS PARTES

Además de las causales de terminación anticipada del contrato, previstas en el numeral 5.9 de la Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios y con fundamento en los artículos 1546 y 1602 del Código Civil colombiano, en concordancia con el artículo 870 del Código de Comercio, las partes acuerdan que el contratante cumplido podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente un incumplimiento grave, total o parcial, de las obligaciones a cargo de la otra parte. Se considera, entre otros, como incumplimiento grave: DEL CONTRATISTA, la ocurrencia de uno de los siguientes eventos:

a) Cuando haya incurrido en causales de medidas de apremio que superen el diez por ciento (10%) del valor del contrato;

b) El incumplimiento de una obligación ambiental que dé lugar a la revocatoria de un permiso o licencia ambiental;

c) El incumplimiento que dé lugar a que CHEC incumpla una obligación de carácter regulatorio o legal;

d) El incumplimiento de lo previsto en las Condiciones Generales de Contratación de Bienes y Servicios en cuanto a las obligaciones de protección a la información personal.

DE CHEC, la ocurrencia de uno de los siguientes eventos:


a) Renuencia injustificada para pagar lo concerniente a las obligaciones económicas

contraídas con ocasión al presente contrato;

b) Suspensión del contrato por más de 90 días sin que medie causa justificable. Para garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción, la parte que invoca la causal a través del representante legal, para el caso del contratista, o el competente por parte de CHEC, comunicará la decisión de iniciar el proceso de terminación anticipada del contrato, indicándole la causal que se invoca. La parte presuntamente incumplida contará con un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la comunicación, para exponer o justificar las razones del incumplimiento o para justificar las razones por las cuales considera que dicho incumplimiento no le es imputable y de ser el caso aporte las pruebas que considere pertinentes. Finalizado el término indicado, la parte que invoca la causal procederá al análisis de las razones o justificaciones expuestas por la otra parte y de las pruebas, de haberlas presentado, y le enviará comunicación escrita debidamente motivada, informando:

Que no hay lugar a la terminación anticipada del contrato por la causal invocada, por ser de recibo las razones expuestas, o

Que habrá lugar a la terminación del contrato en el estado en que se encuentra, y se procederá al cierre de cuentas del mismo, en el estado en que se encuentre, quedando obligada la parte que incurrió en la causal a indemnizar los perjuicios causados a la otra parte. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Una vez termina la ejecución del contrato, el interventor a cargo aplicará el formato de Revaluación de Proveedores, a través del cual se evaluará el desempeño del contratista de acuerdo con los siguientes criterios:

Para los contratos de suministro de bienes: Condiciones comerciales (cumplimiento en tiempos y cantidades), calidad del producto y servicio.

Para contratos de prestación de servicios, obra y otros diferentes a bienes: Calidad, oportunidad, comunicación clara y oportuna, asesoría de quejas y reclamos y asesoría y conocimiento técnico.

Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando CHEC lo considere pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su Sistema de Gestión de Calidad. Los resultados de dicha revaluación serán comunicados al contratista.


8. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

ASPECTOS GENERALES Los sitios a intervenir en la ejecución del objeto contractual serán:

Manizales

- Avenidas: Santander, Centenario, Colón, Zona G, Kevin Ángel (Entre U. Autónoma y Glorieta Salida Neira), Alberto Mendoza, entrada Sultana.

- Parques: Bolívar, Palermo, La Enea, Ernesto Gutiérrez, Fundadores, Alfonso López, del Agua, Antonio Nariño (Cable).

- Glorietas: de la 52, Terminal, San Marcel, San Rafael, Salida a Neira, Estadio.

- Chipre. - Alcaldía.

Veredas: Se interviene la Iglesia y parque Central

- La Garrucha - Alto Lisboa. - Cuchilla del Salado. - San Peregrino. - Km 41. - Alto Tablazo. - Bajo Tablazo. - La Cabaña. - Morrogacho. - Alto Bonito.

Municipios

El sitio designado para el montaje de las escenas navideñas en cada municipio es el parque principal de cada uno.

- Dosquebradas. - Chinchiná. - Pensilvania.

Debido a que las actividades por ejecutar deben ser coordinadas con otras entidades y convenios interadministrativos, CHEC entregará al contratista un cronograma de ejecución de actividades, de acuerdo con las fechas convenidas y los permisos tramitados.


Para la correcta ejecución de las actividades, el contratista deberá tener en cuenta las especificaciones técnicas descritas en estas condiciones, y el reglamento técnico de Instalaciones eléctricas (RETIE). El contratista deberá hacer la limpieza de los sitios de trabajo, con respecto a residuos que sean generados durante la ejecución de las actividades.

ETAPAS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Para dar a los oferentes mayor claridad en las actividades a ejecutar, se han clasificado los entregables en cinco etapas: Previa, Montaje, Mantenimiento, Desmontaje y Reintegro de materiales.

ETAPA PREVIA Una vez sea recibida a satisfacción por CHEC las pólizas contractuales y sea formalizado el contrato, se dará inicio a la ejecución de actividades. En esta etapa el contratista deberá realizar todas las actividades de alistamiento con su personal, programación con el cronograma de ejecución, y logística necesaria para ejecutar las actividades.

ETAPA DE MONTAJE Durante esta etapa se llevarán a cabo todas las actividades relacionadas con el montaje de todas las escenas navideñas, tanto en Manizales y veredas, como en municipios del área de influencia de CHEC. Las figuras serán entregadas al contratista en cada uno de los municipios, Manizales y veredas, en el sitio de montaje y serán recibidas de igual manera en cada sitio. La duración de esta etapa estará definida por los días de encendidos oficiales que CHEC pacta con las alcaldías, que se comunicarán al contratista para la elaboración de su cronograma de ejecución y se considerará terminada el día siguiente a la fecha de encendido del último municipio.

Montaje del Alumbrado Navideño en Manizales y veredas

El objetivo de esta etapa es lograr el encendido del 100% de las escenas y figuras navideñas instaladas en Manizales y veredas, cinco (5) días antes del día de su inauguración, garantizando además su funcionamiento normal para todo el tiempo de encendido del alumbrado. El día programado por CHEC para la inauguración y encendido oficial del alumbrado navideño en Manizales y veredas es el primero (01) de diciembre de 2018.


Durante esta etapa el contratista realizará el traslado de los materiales requeridos para su instalación, desde las dos bodegas de CHEC, una en el parque Industrial Juanchito, Lote 8 Terraza , y el almacén navideño ubicado en la Subestación Marmato; recibirá en los sitios las figuras, además realizará el tendido de redes eléctricas, instalación de apoyos (cuando se requiera, de acurdo a la escena), cajas para medidores y medidores de energía, acometidas, armado e instalación de tableros de control on-off, tableros de secuencias, circuitos para conexión de motivos, conexión de los circuitos internos de los motivos, instalación de reflectores, strobers, instalación de extensiones miniled (string light), instalación de bombillería tipo LED y demás actividades eléctricas requeridas para la correcta ejecución de las actividades contratadas. En los anexos a la publicación, se encontrará un archivo denominado anexo técnico, que contiene el detalle de las figuras, tamaño, cantidad estimada (en el formulario de cantidades y precios) y la descripción general de las actividades por ejecutar.

Montaje del Alumbrado Navideño en Municipios Durante esta etapa el contratista realizará el traslado de los materiales requeridos para la instalación de las figuras navideñas respectivas, recibirá en los sitios las figuras, además hará el tendido de redes eléctricas, cajas para medidores y medidores de energía, acometidas, armado e instalación de tableros de control on-off, circuitos para conexión de motivos, conexión de los circuitos internos de los motivos, instalación de reflectores y demás actividades eléctricas requeridas en los municipios requeridos. El objetivo de esta etapa es lograr el encendido del 100% de las escenas y figuras navideñas de los municipios, a más tardar, tres (3) días antes a la fecha acordada con la administración municipal para su encendido, garantizando además su funcionamiento normal para todo el tiempo de encendido del alumbrado.

Las fechas de inauguración de los municipios, serán informadas al contratista para el inicio de actividades, ya que su fecha depende de lo solicitado por cada alcaldía.

ETAPA DE MANTENIMIENTO Durante esta etapa el contratista deberá llevar a cabo todas las actividades relacionadas con la revisión de figuras navideñas, y reparación de gabinetes de control, proyectores y figuras navideñas, tanto en Manizales y veredas, como en los municipios previamente definidos. En caso de presentarse alguna falla durante el encendido diario, de algunos de los motivos que hacen parte de las escenas navideñas, identificada por el contratista en su recorrido, o por información externa a CHEC, como al contratista, deberá ser reparado por el contratista, previa coordinación y valoración con la interventoría. La duración de esta etapa se estima en cuarenta y cinco (45) días, contados desde la fecha de inauguración y encendido del alumbrado, y se considerará terminada el día que sea encendido por última vez el alumbrado navideño.


ETAPA DE DESMONTAJE Durante esta etapa se llevarán a cabo todas las actividades relacionadas con el desmontaje de la totalidad de elementos instalados en la etapa de Montaje, teniendo en cuenta que posteriormente deberán ser embaladas y preparados para el transporte de los materiales hasta las bodegas de CHEC; tanto materiales como figuras deberán estar en buen estado, contados y empacados. La duración de esta etapa se estima en treinta (30) días calendario a partir de la fecha de apagado del alumbrado navideño.

8.2.5 ETAPA DE REINTEGRO DE MATERIALES Y FIGURAS Posterior al desmontaje del alumbrado, el contratista deberá preparar el material para ser reintegrado a CHEC, embalado en las mismas condiciones que le fue entregado, inventariado, marcado y contar con la logística necesaria, mientras hace la entrega en las bodegas de CHEC de los materiales. Las figuras deberán ser entregadas por el contratista en cada sitio de Manizales, veredas y municipios. 8.3 ACTIVIDADES Con el fin de dar la mayor claridad posible a los oferentes, para que coticen en igualdad de condiciones, se relacionan para la ejecución las actividades estimadas por CHEC, de acuerdo con su experiencia en anteriores contrataciones, las cuales se pueden consultar en el Anexo Técnico de las condiciones. A continuación, se relacionan algunas de las actividades que deben dar cumplimiento a especificaciones particulares; de igual manera, en el anexo técnico está el consolidado y descripción de todas las actividades, con información que el oferente debe tener en cuenta: 8.3.1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MATERIALES

El material técnico requerido para la ejecución de las actividades será entregado en las dos bodegas dispuestas para tal fin por CHEC , al personal que autorice el contratista, y se genera como evidencia un comprobante de entrega, el cual será avalada y revisada por ambas partes.

Para la entrega del material desmontado a CHEC, el contratista deberá realizar su conteo, medición y empaque de forma clara, que sea verificable y deberá conservar, además, todos los elementos de embalaje de los materiales, pues en estos mismos deberá hacer devolución a CHEC.

El contratista será responsable por los materiales y elementos entregados por CHEC para el desarrollo del objeto contractual. Cualquier pérdida deberá ser


justificada con la respectiva denuncia sin que con esto signifique que queda eximido de responder por los elementos perdidos; asimismo, teniendo en cuenta que CHEC suministrará al contratista los controles de encendido y apagado y los controles secuenciales en perfecto estado de funcionamiento, una vez se adelante el proceso de desmontaje, se realizará verificación del estado de cada uno de estos equipos, y en el caso que CHEC evidencie fallas y compruebe que éstas fueron causadas por malas operaciones del personal técnico, el contratista deberá asumir los costos de las reparaciones respectivas.

8.3.2 ACTIVIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL La actividad de Vigilancia y Control hace parte de las etapas del contrato de montaje, mantenimiento y desmontaje que se describen en el numeral 8.2. El contratista tendrá bajo su custodia y responsabilidad todos los elementos, materiales y figuras que hagan parte del proyecto. Consiste en realizar tareas de revisión, vigilancia y cuidado de los elementos, materiales y motivos que componen el alumbrado navideño, por cada punto de vigilancia (24 horas*30 días). La cantidad de puntos podrá variar de acuerdo con las necesidades de CHEC. Es de resaltar que el inicio de cada punto de vigilancia se realizará de acuerdo del avance de cada etapa y previa autorización de la Interventoría. Estas labores tendrán que ser subcontratadas por el contratista con una empresa legalmente constituidas para prestar servicios de vigilancia, teniendo en cuenta todos los aspectos o requisitos de Ley. Queda definido que ésta es la única actividad que se autoriza subcontratar La empresa de vigilancia debe estar certificada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El Contratista deberá acreditar a la interventoría la celebración del contrato establecido con la empresa de vigilancia Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre CHEC y el sub contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato. De acuerdo a la Circular N° 20183200000015 de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada del 03 de enero de 2018, que trata sobre las tarifas para contratación de servicios de vigilancia y seguridad privada para la vigencia 2018 en Colombia, el Servicio de vigilancia será SIN ARMAS, 24 horas al día, con supervisión. Debido a que este costo está regulado por la Superintendencia, el valor correspondiente a los puntos de vigilancia será indicado por CHEC en el Anexo Formulario de Cantidades y Precios; es decir, serán los mismos para todos los oferentes, radicando la diferencia en el porcentaje de administración y utilidad que aplique cada oferente. La cantidad de puntos es estimada y será relacionada por CHEC, al igual que el tiempo de ejecución; dichas cantidades no podrán ser modificadas por los oferentes. El contratista será responsable por el buen estado de todos los materiales y figuras que forman parte del alumbrado navideño. Toda novedad debe ser reportada a la interventoría dentro de las 12 horas siguientes; de no cumplirse con este plazo toda pérdida, daño, robo


o hurto de alguno de los elementos que componen el proyecto será responsabilidad del contratista, salvo caso de fuerza mayor o fortuito comprobado por las autoridades. El contratista deberá presentar el denuncio correspondiente en caso de que existan percances con las figuras o materiales instalados. Las actividades anteriormente descritas solo se realizarán para el alumbrado navideño de la ciudad de Manizales. En el caso del alumbrado de municipios y veredas, las administraciones respectivas serán las encargadas de vigilancia y control de los materiales y figuras del alumbrado, una vez éstas sean descargadas en los municipios o veredas. 8.4 PROTECCIÓN DE PEATONES E INSTALACIONES El contratista deberá tomar las medidas de seguridad y protección para ejecutar las actividades y/o servicios, particularmente los que se deban realizar en áreas de circulación de personas y/o vehículos o con adyacencia a instalaciones vecinas que potencialmente podrían afectarse. Estas medidas regirán durante la ejecución del contrato y los daños causados a instalaciones vecinas, personas o vehículos por el incumplimiento de las mismas, serán imputables al contratista. 8.5 SEÑALIZACIÓN DE SEGURIDAD Con el fin de proteger a la comunidad y al personal, el contratista debe cumplir con la normatividad interna de la organización, acatar las resoluciones expedidas por el Ministerio de Transporte, en lo relacionado con la instalación de señales preventivas, reglamentarias e informativas, además de los elementos de canalización del tráfico vehicular y de demarcación del área de la actividad. 8.6 SUSPENSIONES DE ENERGÍA Dado el caso que las actividades requieran la suspensión del servicio de energía, el contratista debe coordinar previamente con la interventoría la solicitud ante el CLD de CHEC (Centro Local de Despacho), aportando información sobre el alcance de la intervención, para una eficiente programación de la misma. Para las suspensiones y para intervenir en las redes de energía eléctrica, el contratista deberá velar por el cumplimiento de las Reglas de Oro y tomar las medidas necesarias para evitar accidentes. Se recuerda además que en obras y o servicios que involucren transformadores de distribución instalados, se deberán cortocircuitar los bujes secundarios, previa inspección del estado y estabilidad del poste que se va intervenir y los adyacentes, los equipos asociados y transformador y una vez sea garantizada la ausencia de tensión en los mismos. Debido a las exigencias regulatorias las obras y/o servicios se deberán realizar de acuerdo a los tiempos aprobados por el centro local de distribución – CLD –.


8.7 VEHÍCULOS Todos los vehículos utilizados por el contratista deberán contar con el seguro obligatorio vigente, el certificado vigente de la revisión tecno mecánica y de gases, certificada por un Centro de Diagnóstico Automotor autorizado, de acuerdo al Capítulo VIII de la Ley 769 de 2002, posteriormente modificada por la ley 1383 de 2012, y tener los elementos de seguridad exigidos por el Reglamento de Tránsito. Estos certificados podrán ser solicitados en cualquier momento por el interventor. Los vehículos para cumplir con el objeto contractual deberán ser acordes a la naturaleza del contrato y de las actividades a desarrollar, teniendo en cuenta que en el mismo vehículo deberá movilizar material y personal. Si algún vehículo no es de propiedad del contratista, éste deberá estar afiliado a una empresa de transporte público o cooperativa con un objeto similar, y contar con los documentos exigidos anteriormente. Los conductores de los vehículos no tendrán ninguna relación laboral con CHEC; el contratista deberá asegurar todas las garantías laborales y la respectiva afiliación al sistema general de seguridad social exigidas por la Ley. 8.8 DOCUMENTACIÓN QUE ACREDITE EL PERFIL DEL PERSONAL REQUERIDO

PARA EJECUTAR EL CONTRATO El contratista deberá garantizar como mínimo los perfiles solicitados en estas condiciones, durante la ejecución del contrato y en caso de algún cambio será verificado por CHEC el cumplimiento de los requisitos. Los siguientes perfiles están orientados al cumplimiento de especificaciones técnicas y calidad de la ejecución del contrato. Actividades de Coordinación. El contratista deberá contar con el personal idóneo para la administración y coordinación de las labores que demanden el contrato. Será la persona que tenga relación directa con el interventor del contrato.

Educación básica: Ingeniero Electricista ó Eléctrico con matricula profesional vigente.

Experiencia: En residencia de obras eléctricas de nivel de tensión I y II, o actividades de mantenimiento de redes eléctricas de nivel I y II y en manejo de personal, mínimo de dos (2) años contados a partir de la expedición de la matrícula profesional.

Para personas naturales se permitirá que el oferente sea el mismo Ingeniero y/o que abona la oferta, en una de las profesiones solicitadas.


Actividades de coordinación de ejecución.

Educación básica: Técnico con matrícula profesional vigente expedida por el CONTE Categorías T1 y T5.

Experiencia: Experiencia en actividades relacionadas con obras eléctricas de nivel de tensión I y II, o actividades de mantenimiento de redes eléctricas de nivel I y II, mínimo de tres (3) años en los últimos diez (10) años.

Actividades técnicas.

Educación básica: Técnico con matrícula profesional vigente expedida por el CONTE Categoría T5.

Experiencia: Experiencia en actividades de su profesión de acuerdo con la tarjeta que lo acredita, mínimo de dos (2) años en los últimos diez (10) años.

Certificado de trabajo en alturas vigente. Actividades asistenciales técnicas

Educación básica: Cursos básicos de electricidad

Experiencia: Mínimo dos (2) años en el manejo de materiales eléctricos, tendido de conductores de baja tensión hasta 220 V, conexionado de cargas y protecciones.

Actividad de Coordinación de alturas Podrá ser cualquiera de los perfiles antes mencionados, deberá acreditar la capacidad exigida por ley de autorizar y coordinar los trabajos en alturas. 8.9 ESPECIFICACIÓN DE UNIFORMES El Contratista deberá dotar a todos sus trabajadores de uniformes de trabajo, de acuerdo con el régimen laboral colombiano, cumpliendo con el anexo MANUAL DE IMAGEN DE CHEC. 8.10 BITÁCORA El contratista deberá dejar registro de las actividades ejecutadas diariamente en la bitácora, teniendo en cuenta que algunos formatos para diligenciar, serán entregados por CHEC y deberán incluirse allí. También, deberá llevar registro diario de las novedades relacionadas con hurtos, actos de vandalismo, daños y demás, ocasionados a los materiales y figuras navideñas. Para el corte de la medida de actividades mensualmente, la bitácora debe ser entregada al interventor; este archivo servirá para consultas futuras referentes a situaciones presentadas en el desarrollo de las actividades del contrato.


Es responsabilidad del contratista diligenciar el formato en el cual se indiquen los tipos y cantidades de figuras instaladas en cada escena o sector a iluminar. La interventoría suministrará el formato correspondiente. Cada que se considere necesario, el interventor o el contratista convocará una reunión para realizar el comité de actividades en el sitio que se designe. 8.11 INFORMES PERIÓDICOS Con el corte y medida de las actividades mensualmente deberán entregarse los documentos relacionados a continuación; la interventoría revisará y recibirá satisfacción los documentos correspondientes, dando el aval para el trámite de pago. 1. Acta parcial de actividades.

2. Factura. 3. Soportes de medidas del acta.

4. Informe de las actividades ejecutadas en el periodo correspondiente al informe y con fotografías que muestren el proceso, incluir fotos del antes, durante y después de cada uno de los frentes de trabajo ejecutados.

5. Informe del periodo sobre Seguridad y Salud en el Trabajo.

6. Planillas de afiliación de seguridad social del contratista y sus empleados.

8. Copia de las planillas de nómina y consignaciones correspondientes al periodo.

9. Liquidación de las personas que se hayan retirado durante este período.

10. Copia de la bitácora de labores correspondiente al periodo.

11. Los demás documentos que en su momento requiera el interventor. Los anteriores documentos deben presentarse en medido magnético donde serán grabadas todas las actas que se generen durante la ejecución del contrato.

8.12 ANEXOS Se publican en el Link ANEXOS los siguientes documentos: - Anexo Técnico: Archivo de Excel que Contiene cuatro hojas de cálculo. Contiene la

descripción de las figuras en cuanto a tamaños, y zona de montaje, así como la relación de las actividades, por alumbrado de Manizales- Veredas y municipios

- Formulario de Cantidades y precios: Archivo de Excel con tres hojas de cálculo - Manual de imagen física para Contratista.


9. FORMATOS

RELACIÓN DE DOCUMENTOS El oferente [Nombre del oferente], somete la presente oferta a consideración de CHEC, cuyo contenido es el siguiente:

DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO Folio

Desde Hasta

Folios de la oferta

Relación de documentos

Carta de presentación

Certificación de pagos de aportes a la seguridad social y parafiscales

Conocimiento del tercero

Incumplimiento en contratos

Formulario de cantidades y precios con los cuatro cuadros contenidos en el anexo.

Garantía de seriedad

Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a 30 días.

Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato hasta por el valor de la oferta.

Cedula de ciudadanía, en caso de personal naturales

Recibo de ingreso generado por CHEC por la adquisición del derecho a participar

Certificado donde conste el grado de implementación del SG-SST expedido por la ARL conforme a la resolución 1111 del 2017 del Ministerio del Trabajo.

Certificado de la Junta Central de Contadores de la inscripción como Contador Público, correspondiente al Contador Público y al Revisor Fiscal, según aplique


Certificados de Experiencia

Documentos solicitados en la Clausula Indicadores Financieros }

Documentos requeridos del profesional que abona la oferta

*** Los demás que considere pertinente ***

NOTA: El oferente podrá adicionar los documentos que considere pertinente y retirar aquellos que no le apliquen


CARTA DE PRESENTACIÓN [Ciudad y fecha] Doctor JHON JAIRO GRANADA GIRALDO Gerente General CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. Manizales ASUNTO: PC-2018-000123 [Nombre del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica], obrando en nombre propio (en caso de ser persona natural) / obrando en nombre y representación legal de (en caso de ser persona jurídica) [Nombre de la persona jurídica], presenta su oferta para las Actividades de transporte, montaje, mantenimiento, vigilancia y desmontaje de la infraestructura básica y los motivos del alumbrado navideño, año 2018-2019. El valor de la oferta es de ____________________________________________________ ($______________), de acuerdo con el contenido de la solicitud de ofertas. Asimismo, declaro que:

1. Estamos en capacidad legal, financiera y técnica para firmar y presentar oferta. 2. Conocemos y entendemos el contenido de la solicitud de ofertas, incluidos sus

anexos, aclaraciones y adendas (si las hubiere) y el Manual de Contratación de CHEC. Asimismo, aceptamos las exigencias contenidas en ellos y garantizamos que la oferta cumple con las mismas.

3. La información contenida en la oferta es exacta y veraz, en consecuencia, no contiene

ningún error u omisión. 4. Entendemos y aceptamos que la oferta es irrevocable. Por ello, no se podrá retirar,

modificar o condicionar sus efectos y alcance. 5. La oferta estará vigente por 90 días, contados a partir de la fecha de cierre para la

presentación de ofertas y procederemos a ampliar su validez y la vigencia de la garantía de seriedad, si se diere el supuesto contemplado en la solicitud de ofertas

6. Ninguna otra persona tiene interés en esta oferta y en el contrato que se celebre y no

tenemos conexión alguna con otro oferente en esta misma solicitud de ofertas.


7. De ser aceptada la oferta, nos comprometemos a formalizar el contrato de conformidad con lo establecido en la solicitud de ofertas presentando la documentación requerida, dentro del período indicado para el efecto.

8. A la fecha no incurrimos en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad para

contratar con CHEC o en situaciones de conflicto de intereses que impidan mi participación en la solicitud pública de ofertas. En caso de sobrevenir alguna, informaremos inmediatamente a CHEC y cederemos el contrato, previa autorización de CHEC y de no ser posible la cesión, renunciaremos a continuar con su ejecución.

9. Con la presentación de esta oferta, autorizamos a CHEC para utilizar la información

referente a datos personales en actividades propias de su negocio y su tratamiento estará regulado por la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten, adicionen o modifiquen.

10. Ejecutaremos el contrato por los precios cotizados en nuestra oferta, en las

condiciones contractuales y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas y previstas en las normas que rigen la contratación con CHEC, de conformidad con la aceptación que se nos haga y en el plazo estipulado.

11. Nos encontramos al día en las obligaciones tributarias y sobre nosotros no cursa

ningún tipo de demandas o procesos judiciales por embargos a favor de terceros de cualquier índole, que afecten de manera grave la ejecución del contrato.

12. Conocemos y nos acogemos a las declaraciones y compromisos que hacen parte

del Código de Conducta del Grupo Empresarial en materia de Derechos Humanos, estándares laborales, calidad y medio ambiente, corrupción y soborno, protección de la información, así como a las políticas institucionales declaradas por CHEC y el Grupo EPM. Igualmente, nos comprometemos a difundir y socializar esta información con los trabajadores en caso de ser aceptada la oferta.

Autorizamos a CHEC para que durante el período en el cual se ponga a disposición de los oferentes el informe de evaluación, la oferta pueda ser enseñada a los demás oferentes que lo soliciten, con excepción de aquellos documentos que se consideren reservados. 1 Atentamente, [Firma del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica] _______________________________________ [Nombre del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica] C.C.

1 El oferente deberá indicar cuál de la información consignada en la oferta tiene el carácter de reservada y en cuales normas sustenta dicha reserva, señalando expresamente la norma que le otorga ese carácter. En el evento en que no se señale las normas que le otorgan ese carácter o la señale, pero no concuerde con el documento del cual quiere estipular la reserva, se entiende que la misma no existe y que CHEC se encuentra autorizada para suministrar la información cuando sea solicitada por otro oferente.


INFORMACIÓN DEL OFERENTE:

Nombre del oferente:

NIT:

Nombre de Representante legal:

Cédula de Ciudadanía: Fecha de Expedición:

Dirección:

Teléfono: Fax:

Correo electrónico:

Ciudad:


CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

[Ciudad y fecha] Señores CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. Manizales Certifico que [Nombre del oferente] se encuentra a paz y salvo con las obligaciones del pago de los aportes de sus trabajadores al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones y riesgos laborales) y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y las demás normas vigentes sobre la materia. Atentamente,

[Firma del oferente persona natural y si es persona jurídica del revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal en los demás casos]

_______________________________________

[Nombre del oferente persona natural y si es persona jurídica del revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal en los demás casos]


CONOCIMIENTO DEL TERCERO

PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

INTRODUCCIÓN E INSTRUCCIONES

CHEC, responsable con la gestión de riesgos Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en adelante LA/FT, ha dispuesto este formulario para quienes deseen vincularse contractualmente con ella, en coherencia con sus actuales Políticas de Gestión Integral de Riesgos y de Responsabilidad Social Empresarial. Tenga en cuenta que es posible que alguna información no aplique, en cuyo caso así se deberá expresar. No. de Contrato: PC-2018-000093 Valor ofertado: $___________________ Número de SMLMV: ________ MANIFESTACIONES Con la presentación de la oferta declaro que:

2. Los recursos con los cuales se ejecutará el contrato no provienen de ninguna actividad ilícita y aquellos que eventualmente recibiré por ejecución del contrato, no serán destinados a financiar ninguna actividad ilícita.

3. La información consignada y anexa a este formulario es veraz y admito que cualquier omisión o inexactitud en estos documentos podrá ocasionar el rechazo de la oferta, en caso que aplique, como también la cancelación de mi inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM.

4. En caso de ser persona jurídica, declaro que los recursos con los cuales ésta fue constituida, no provienen de ninguna actividad ilícita.

AUTORIZACIÓN Autorizo a CHEC para que mi nombre sea consultado, así como el de la persona jurídica que represento, sus representantes legales, revisores fiscales, miembros de Junta Directiva o su equivalente, y socios con participación igual o superior al 5% del capital social, en las listas establecidas para el control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como las centrales de información o bases de datos públicas. Manifiesto que cualquier variación en la información suministrada será puesta en conocimiento de CHEC.


De igual forma, se procederá cuando CHEC lo requiera durante la ejecución del proceso de contratación o del contrato (en caso que éste llegue a celebrarse).

INFORMACIÓN BÁSICA DE LA PERSONA JURÍDICA O NATURAL

Nombre, razón o denominación social:

Identificación: Fecha de Expedición*:

Dirección:

Ciudad:

Teléfono: Celular:

e-mail 1:

e-mail 2:

* Para persona Natural

INFORMACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL

Principal Suplente

Nombres:

Apellidos:

Identificación:

Fecha de Expedición:

Teléfono:

Dirección:

Ciudad:

e-mail:


INFORMACIÓN DE MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA, CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O SU EQUIVALENTE – PRINCIPALES

1 2 3 4 5

Nombres:

Apellidos:

Identificación:


Teléfono:

Dirección:

Ciudad:

e-mail:

INFORMACIÓN DE MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA, CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O SU EQUIVALENTE – SUPLENTES

1 2 3 4 5

Nombres:

Apellidos:

Identificación:


Teléfono:

Dirección:

Ciudad:

e-mail:


** En caso que uno de los accionistas sea una persona jurídica, especifique la Razón Social y la identificación de la misma.

INFORMACIÓN DE REVISORES FISCALES O AUDITORES EXTERNOS

Principal Suplente

Nombres:

Apellidos:

Identificación:


Teléfono:

Dirección:

Ciudad:

e-mail:

ACCIONISTAS O SOCIOS CON PARTICIPACIÓN SUPERIOR O IGUAL AL CINCO POR CIENTO (5%)

Certifico que los asociados, accionistas o socios que tienen una participación superior o igual al CINCO POR CIENTO (5%) de participación en el capital social de la entidad que represento son las personas naturales o jurídicas que aparecen en la siguiente relación:

Nombres y apellidos/ Razón o

denominación Social

Identificación

Fecha de expedición

del documento

Participación en el capital social (%)

Dirección Ciudad


Para constancia,

[Firma del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica]

_______________________________________

[Nombre del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica]

“Lo anterior sin perjuicio de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 Ley de Protección de Datos, reglamentado parcialmente por el Decreto 1377 de 2013.”

EN CASO QUE EL REVISOR FISCAL O AUDITOR SEA PERSONA JURÍDICA INDICAR LOS DATOS DE LA MISMA

Razón social:

Identificación:

Observaciones o Aclaraciones:

Nombres y apellidos:

Identificación:

Fecha y Lugar de Expedición:

Fecha de Diligenciamiento:


INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS El oferente deberá relacionar en este formato los incumplimientos contractuales tales como la declaratoria de incumplimiento, terminación anticipada del contrato por causas imputables al contratista, deducciones, medidas de apremio provisionales o definitivas, que se le han declarado o aplicado en contratos celebrados con el contratante y las demás empresas de Grupo Empresarial EPM, durante los últimos tres (3) años, contados hasta la fecha de cierre para la presentación de las ofertas, así como las multas o demás incumplimientos aplicados por entidades estatales o privadas en el mismo término.

No. CONTRATO

OBJETO CONTRATANTE FECHA DE LA

APLICACIÓN DEL INCUMPLIMIENTO

DESCRIPCIÓN DEL INCUMPLIMIENTO (medida de

apremio provisional o definitiva, terminación anticipada del contrato, declaratoria de

incumplimiento, multa u otro incumplimiento)

(En caso tal que el oferente no haya sido multado debe diligenciar los campos que se estipulan a continuación) [Nombre del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica], obrando en nombre propio (en caso de ser persona natural) / obrando en nombre y representación legal de (en caso de ser persona jurídica) [Nombre de la persona jurídica], bajo la gravedad de juramento, manifestamos que no hemos sido objeto de incumplimientos, medidas de apremio, deducciones, o multas en ejecución de contratos en los últimos tres (3) años contados hasta la fecha de cierre para la presentación de ofertas.

[Firma del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica]

_______________________________________



FORMULARIO DE CANTIDADES Y PRECIOS El oferente deberá presentar impresos los cuadros contenidos en las tres hojas de cálculo del archivo de Excel “formulario de cantidades y precios”, que se encuentra en el adjunto y que comprende lo siguiente: Cuadro 1. Oferta económica alumbrado navideño Manizales y veredas Cuadro 2. Oferta económica vigilancia Manizales Cuadro 3. Oferta económica alumbrado navideño municipios Cuadro 4. Consolidada oferta económica En la primera hoja de cálculo se encuentran dos cuadros; el primero correspondiente a la oferta económica de las actividades para el alumbrado navideño de Manizales y veredas, y el segundo cuadro con la oferta económica para la actividad de vigilancia. En la segunda hoja de cálculo se encuentran contenidos en el cuadro 3, los ítems contenidos para las actividades del alumbrado navideño en los municipios. En la tercera hoja de cálculo se encuentra el cuadro 4, el Consolidado de la oferta económica, que suma los valores de todas las actividades y lo muestra en forma resumida. [Firma del oferente persona natural o del representante legal si es persona jurídica]

_______________________________________


condiciones particulares de contrataciÓn · transporte comprenden la logística de los materiales...

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