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CONCEPTO DE ORGANIZACION
HAROLD KOONT’Z Y HEINZ WEIHRICH.
La define como:
1) la identificación y clasificación de las actividades requeridas, 2) el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos, 3) la asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo (delegación) y 4) las medidas para coordinar horizontalmente (en el mismo nivel organizacional o en uno similar) y verticalmente (por ejemplo, las oficinas centrales corporativas, la división y el departamento) en la estructura organizacional.
CONCEPTO DE ORGANIZACION
AGUSTIN REYES PONCE.
La define como: “la estructuración técnica
de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su
máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados.”
CONCEPTO DE ORGANIZACION
IDALBERTO CHIAVENATO
"Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados ".
PROPOSITO Y NATURALEZA DE
LA ORGANIZACION
La estructuración de las funciones y actividades organizacionales, mediante la generación de áreas funcionales, puestos y niveles jerárquicos que faciliten la coordinación del esfuerzo de todos los miembros de la empresa y propicien mayores niveles de eficiencia en la distribución y manejo de los recursos, así como en el logro de los objetivos organizaciones. Estos emitidos, están implícito en lo denominado.
ORGANIGRAMA
OBJETIVO DE LA ORGANIZACION
El principal objetivo es ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.
OTROS OBJETIVOS DE LA
ORGANIZACION
1. Establecer los departamentos o áreas funcionales especializadas de la empresa.
2. Definir jerarquías, las que determinan el grado de autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa.
3. Definir qué labor debe desempeñar cada unos de los miembros de la organización mediante la elaboración de descripciones y perfiles de puestos.
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ORGANIZACIÓN Presidente
Finanzas
Recursos
Humanos
Marketing Producción
Producción 1 Producción 2
Obrero 1
Obrero 2
Los cuadros representan trabajos distintos
Los títulos muestran el
trabajo desempeñado
Las líneas representan la relación superior-subordinado
Los niveles de administración están indicados por el número de capas horizontales en la gráfica. Todas las personas o unidades están en el mismo rango y reportan a la misma persona están en un nivel.
DIVISION DEL TRABAJO
Es una actividad productiva en sus tareas más elementales y su reparto entre diferentes personas, según su fuerza física, habilidad y conocimientos.
DIVISION DEL TRABAJO
1) Aumenta la habilidad y destreza de los trabajadores; 2) ahorra la pérdida de tiempo de pasar de una tarea a otra; 3) facilita la invención y el uso de grandes máquinas que abrevian considerablemente el trabajo y le permiten a un hombre realizar la labor de muchos.
UNIDAD DE MANDO
Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona.
UNIDAD DE DIRECCION
Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los
gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan
también autoridad personal (Liderazgo).
TRAMO DE CONTROL
Es el número de subordinados que un administrador puede dirigir con eficacia y efectividad
TRAMOS AMPLIOS
TRAMOS AMPLIOS VENTAJAS
1.Los superiores se ven obligados a delegar.
2. Se debe establecer políticas claras.
3. Los subordinados deben ser cuidadosamente
seleccionados.
DESVENTAJAS
1. Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo
a convertirse en cuellos de botella en las decisiones.
2. Riesgo de pérdida de control para el superior.
TRAMOS ESTRECHOS
TRAMOS ESTRECHOS
VENTAJAS
1. Estrecha supervisión.
2. Estricto control.
3. Rápida comunicación entre subordinados y
superiores.
DESVENTAJAS
1. Los superiores tienden a involucrase en exceso en
el trabajo de los subordinados.
2. Muchos niveles administrativos
PERMANENCIA EN EL MANDO
CENTRALIZACION Y
DESCENTRALIZACION
Los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero también necesitan dar a su subalterna autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio.
El problema consiste en encontrar el mejor grado de centralización en cada caso.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos.
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ORGANIGRAMA GENERAL
Organización Formal
Organizacion Informal
ORGANIZACIÓN FORMAL
Es aquella que se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo específico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con políticas y reglamentos de acción claros y conocidos por sus miembros que la conforman.
ORGANIZACION INFORMAL
Se refiere a las relaciones sociales y se desarrollan espontáneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras específicas
ESTRUCTURA MECANICISTA
Es una estructura rígida y muy controlada, caracterizada por una gran especialización, departamentalización rígida, limitado tramo de control, alta formalización, una red de información limitada (en su mayor parte comunicación hacia abajo), y poca participación de los empleados de niveles inferiores en la toma de decisiones
ESTRUCTURA ORGANICA Es una estructura muy adaptable y flexible, pueden tener alta especialización pero estos trabajos no están estandarizados y pueden cambiar según las necesidades. El trabajo se organiza normalmente en torno a equipos interfuncionales, y cuentan con la autoridad para tomar decisiones, requieren reglas formales mínimas y poca supervisión directa.
EJEMPLO
La flexibilidad y el libre flujo de información de la estructura orgánica funcionan bien cuando una organización busca innovaciones significativas y únicas.
La organización mecanicista, con su eficiencia, estabilidad y estrechos controles, funciona mejor para compañías que quieren controlar de cerca los costos.
CONCEPTO DE AUTORIDAD
El derecho de una
posicion de ejercer
discrecionalidad al
tomar decisiones
que afectan a
otros.
TIPOS DE AUTORIDAD
AUTORIDAD DE LINEA
Responsable de las unidades básicas de la Empresa, además de ser responsable directa de las metas que se desean conseguir en la Organización. Encargada de la cadena de mando principalmente.
AUTORIDAD FUNCIONAL
Proporcionan
servicios de
asesoramiento al
personal de línea
de manera
especializada
AUTORIDAD DE STAFF
Proporcionan servicios de asesoramiento al personal de línea de manera especializada
STAFF PERSONAL. Esta modalidad de staff tiene la función de asistir a un jefe en el desarrollo de su trabajo que por sí solo no podría desarrollarlo bien o completamente.
STAFF ESPECIALIZADO. Desarrolla aquellas funciones o tareas que requieren poseer conocimientos, preparación y competencias específicas en distintos campos.
CENTRALIZACION DE LA
AUTORIDAD
Es la concentración de autoridad. Es cuando el poder en la TOMA DE DECISIONES está centralizado en una sola persona. Por ejemplo en el Nivel Estratégico o Alta Dirección o Propietario. Cuando toda o la mayoría de las Decisiones son tomadas por los ejecutivos de las organizaciones. Se presenta en pequeñas organizaciones
VENTAJAS
1. Permite el control sobre las actividades
2. Uniformidad en la acción, todos los sectores hacen lo mismo
3. Desarrolla la capacidad de los ejecutivos.
4. Menor costo de Mano de Obra
5. Trabajos más simples – repetitivos
DESVENTAJAS
1. No iniciativa del empleado.
2. Imposibilita la toma de decisiones participativas
DESCENTRALIZACION DE LA
AUTORIDAD
Tendencia de dispersar la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada
VENTAJAS
1. Libera a la alta gerencia de parte de la
carga de la toma de decisiones y obliga a
los gerentes de alto nivel a soltar las
riendas.
2. Alienta la toma de decisiones y asuncion
de autoridad y responsabilidad.
3. Da a los gerentes mas libertad e
independencia en la toma de decisiones.
DESVENTAJAS
1. Hace mas dificil tener una politica uniforme.
2. Incrementa la complejidad de coordinacion de unidades organizacionales descentralizadas.
3. Puede resultar en la perdida de cierto control de los gerentes de alto nivel.
CONCEPTO DE PODER
PODER: La habilidad de ejercer influencia en el comportamiento de los individuos
INFLUENCIA: Cualquier acto que provoca un cambio en la actitud de otras personas
FUENTES DE PODER Poder de recompensa. Se deriva del hecho de que una persona, tiene la capacidad para recompensar a otra persona por el trabajo realizado.
Poder coercitivo.- Se basa en la capacidad de una persona para sancionar a otra por alguna razón. .
Poder legitimo. Existe cuando un subordinado reconoce que el influyente tiene el “derecho” o la capacidad licita para ejercer influencia, también conocido como autoridad formal
Poder de experto. Se fundamenta en el concepto de que un individuo tiene conocimiento específico o experiencia relevante para influir sobre otra.
Poder referente. Se basa en el deseo del subordinado de ser como el jefe o de identificarse con el.
DELEGACION DE AUTORIDAD
Es el proceso por el cual los Gerentes
distribuyen la autoridad a sus subalternos y
se asignan responsabilidades nuevas o
adicionales.
DELEGACION DE AUTORIDAD
Se da por cuatro aspectos:
1. El que delega asigna objetivos a ellos.
2. El que delega concede autoridad
3. La aceptación es una responsabilidad.
4. El que delega hace que el otro sea responsable de los resultados.
DEPARTAMENTALIZACION POR
FUNCION
Agrupa las
actividades de
acuerdo con las
funciones de una
empresa, como
producion, ventas
y finanzas
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Ventajas Desventajas
•Facilita la supervisión
•Promueve la especialización
•Ofrece fácil comprensión y
seguimiento de su operación
•Refleja la forma general de trabajar
en la empresa
•Genera líneas de comunicación
simple y claras
•Simplifica la toma de decisiones
•Los procesos de capacitación y
desarrollo son más sencillos debido
a la especialización del trabajo
•Pueden surgir conflictos de interés
entre las áreas
•La coordinación se vuelve más
difícil
•Se limita el desarrollo gerencial y su
visión global de la empresa
•El personal tiende a identificarse
más con su departamento que con la
empresa
DEPARTAMENTALIZACION POR
TERRITORIO
Agrupar actividades por area o territorio es comun en empresas que operan en areas geograficas amplias
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Ventajas Desventajas
*Los esfuerzos se concentra para
satisfacer las necesidades
específicas de cada región
*Se logra mayor presencia y mejor
imagen ante los clientes
*Se cuenta con personal
especializado
*Al contar con divisiones regionales
se está lo más cerca posible del
mercado, tanto de los clientes como
de los proveedores
*Se puede abarcar un mercado más
grande que cuando no se cuenta
con divisiones regionales.
*La supervisión por parte del
director general se vuelve muy
compleja
*Se incrementan los costo por la
necesidad de mantener una
sucursal en cada región
*Se requiere una estructura
completa en cada región, aunque
más pequeña que en la matriz.
DEPARTAMENTALIZACION POR
CLIENTE
Agrupa actividades
que reflejen
actividades que
reflejen un interes
primario en los
clientes
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Ventajas Desventajas
*El proceso de toma decisiones
para la resolución de problemas
está directamente relacionado con
las necesidades y expectativas de
los clientes
*Las habilidades y esfuerzos están
coordinados para producir o
comercializar un producto o
servicio
*Debido a la especialización del
trabajo, se produce un mejor nivel
de desempeño en las actividades
realizadas
*Se requiere de gran capacidad y
habilidad para la resolución de
problemas en el área de clientes
*Puede dificultarse la definición de
los grupos de clientes
*Es posible que algún grupo de
clientes quede fuera de las
divisiones y no se le atienda
adecuadamente
DEPARTAMENTALIZACION POR
PRODUCTO
Agrupamiento de
actividades segun
productos o lineas
de productos en
especial en
grandes empresas
de lineas multiples.
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Ventajas Desventajas
*Los esfuerzos se concentran
en las líneas de producción
•Se promueva el desarrollo y la
diversidad de las líneas de
producción y servicios
•La empresa se enfoca en la
satisfacción de sus clientes
•Refleja la forma general de
trabajar en la empresa
•Se puede actuar más
rápidamente para satisfacer los
gustos y las necesidades de los
clientes
*Los gerentes de división son
un sinónimo de gerentes
generales, por lo que deben
tener mayores habilidades y
experiencia, y por tanto su
costo por concepto de
honorarios es mayor
*La dirección puede tener un
línea de mando demasiado
grande y difícil de controlar
Se puede generar un vacío de
poder entre las divisiones y
áreas funcionales básicas
ORGANIZACION MATRICIAL
La combinacion de patrones de departamentalizacion funcionales y proyecto o producto en la misma estructura de la organizacion
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Ventajas Desventajas
•Debido a que cada proyecto se
reúnen especialistas de las
diferentes áreas funcionales,
éstos se sensibilizan respecto a
la importancia del trabajo que
realizan las áreas que no son
de sus especialidad
•*Ahorra costo por la flexibilidad
en la utilización del personal
•La empresa tiene una
orientación hacia los
resultados, enfocando la
generación de utilidades de los
proyectos
*Es muy fácil que se puedan
suscitar conflictos de autoridad
*Puede crearse un vacío de
autoridad con los empleados
participantes en los proyectos
*La competencia entre
proyectos puede llevar al
desequilibrio en el apoyo a los
mismo
*Se requieren muchas
reuniones de trabajo
prolongadas.
UNIDADES ESTRATEGICAS DE
NEGOCIOS
Negocios especificos establecidos como unidades de una compania mas grande para asegurar que ciertos productos o lineas de productos sean promovidos y manejados como si cada uno fuese una empresa independiente.
CONCEPTO DE ORGANIGRAMA
Representación gráfica de la organización, aunque la refleja de un modo parcial, ya que no incluye las normas de funcionamiento, métodos de trabajo, descripciones de puestos, etc. Las formas más usuales son la horizontal, la vertical y la circular
ORGANIGRAMA VERTICAL
ORGANIGRAMA HORIZONTAL
G. Marketing
Publicad
Ventas
promoción
G. Finanzas
Contador
Auditor
Cobradores
G. Producción
Inventario
Almacenes
Transporte.
Gerencia general
ORGANIGRAMA MIXTO
ORGANIGRAMA ESCALAR
ORGANIGRAMA RADIAL
ORGANIGRAMA CIRCULAR
MANUAL DE FUNCIONES
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas
FLUJO GRAMA
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.