comunicar en la organización
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Comunicar en la Organización hace énfasis en una reflexión sobre la importancia de una comunicación bidireccional en la organización y el papel de las relaciones públicas.TRANSCRIPT
Toda empresa tiene unos objetivos a alcanzar que son el motor y eje de su motivación.
Se compromete a ofrecer un producto o servicio .
Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección.
Sirven de guía para la formulación de estrategias y recursos.
Generan coordinación, organización y control.
Generan participación, compromiso y motivación;
Necesitan evaluar sus resultados.
Producen sinergia.
EL PROCESO
Es una facultad humana que surge de la necesidad de interacción.
Es la acción de transmitir información, ideas, actitudes de una persona a otra.
Pero a comunicación sólo es posible si ambos (E y R), comparten el mismo repertorio de símbolos.
Para que un mensaje tenga éxito debe ser recibido por los individuos o los públicos adecuados.
Deliberación: Intencionada.
Planificación: logística necesaria.
Resultados: debe ser sensible a las preocupaciones de la comunidad.
Interés del público: pensando en la empresa y el público.
Comunicación bidireccional: Es necesario solicitar y obtener retroalimentación.
Función directiva: parte íntegra del proceso de toma de decisiones de la alta dirección.
La comunicación corporativa ha venido ganando terreno en los últimos años dentro del campo de las relaciones públicas (RRPP).
Estos, los relacionistas son los defensores de los clientes que buscan establecer y mantener una relación positiva con el público.
Hoy se mira como función directiva que evalúa actitudes públicas, identifica políticas y procedimientos de la organización sincronizándolas con el “interés público".
Las RRPP realizan una serie de acciones que implican resultados y pueden entenderse dentro del proceso de retroalimentación.
Investigación.
Planificación de un programa): que se va hacer al respecto?
Comunicación. Si hay un problema o situación de crisis o posible crisis?
Evaluación: ¿se logró o no llegar al público?
“Constituyen una función directiva que establece y mantiene relaciones mutuamente beneficiosas entre una organización y sus públicos de los que depende su éxito o su fracaso” (Scott Clutip, Allen, entre otros)
La mejor definición en la práctica moderna actual es la de los profesores Lawrence W. Long y Vincent Hazelton, que describen las relaciones públicas como:
“Una función directiva de comunicación a través de la cual las empresas se adaptan, alteran o mantienen su
entorno con el propósito de lograr las metas de la organización"
Wilbur Schramm, pionero de la teoría de la comunicación, conceptualizó inicialmente un modelo lineal unidireccional que muestra los cinco elementos básicos: E----C----Señal-----DC----R
◦ Fuente (E) ◦ Codificador
◦ Señal (Mensaje) ◦ Descodificador (Dc)
◦ Destino (R)
Este modelo , como otros conocidos, hace hincapié en que tanto la fuente como el receptor codifican, interpretan, descodifican, transmiten y reciben información, a través de señales de una manera continuada.
S Mensaje
En un segundo momento, consideró la idea de que la comunicación solo se produce si el emisor y el receptor tienen un campo de experiencia compartida:
E----C-------------Dc----R
Experiencia común
El idioma o una educación similar.
Una actividad o una práctica.
Un horizonte común.
M/C
En un tercer modelo, se incorpora la idea de una retroalimentación constante entre la fuente y el receptor, a modo de proceso circular, así:
Ver gráfico:
Codifica
Intérprete
Decodifica
Descodifica
Intérprete
Codificador
M
M
Se habla de retroalimentación.
Se establece un diálogo entre el emisor y el re receptor.
Algunos autores actuales (Grunig o Hunt) creen que es el modelo ideal de relaciones públicas. ◦ “En el modelo simétrico, el principal objetivo de las
relaciones públicas es más la comprensión que la persuasión” (G).
◦ En un modelo que le da participación a los públicos, y busca su motivación y compromiso.
Es un sistema complejo y abierto que es influenciado e influencia al medio ambiente.
Entorno
Implica mensajes, flujo, propósito, dirección y medio empleado.
Implica personas (públicos internos y externos) con actitudes, sentimientos, relaciones y habilidades.
EMPRESA
1. Informar
2. Persuadir
3. Motivar
4. Lograr la comprensión mutua.
Es una función que va más allá de la simple transmisión de información, o incluso, de la persuasión.
Se trata de asegurar la interacción de las organizaciones con su entorno con el propósito de lograr las metas de la organización.
Podemos producir y recibir mensajes, además de saber qué hacer con ellos.
◦
◦ Pistas verbales y no verbales que puede convertir el emisor,
para transmitir por un canal hacia aquellos (público objetivo) que lo reciben y descifran.
◦ Codificar y descodificar mensajes es el proceso de crear, transformar y descifrar los mensajes.
◦ Así se formulan significados, se interpreta o busca sentido al mensaje.
◦ La "retroalimentación" será la respuesta al mensaje inicial.
◦ Todo esto contribuye a lograr unos efectos, en el proceso de intercambio, que llevará a tomar nuevas decisiones.
Capacidad de redacción
Capacidad de investigación
Pericia planificadora
Capacidad de resolver problemas
Competencia empresarial
Experiencia en medios de comunicación social
Recibir el mensaje
Prestar atención al mensaje
Comprender el mensaje
Creer en el mensaje
Recordar el mensaje
Actuar en función del mensaje
Se requieren conocimientos básicos de:
◦ Qué constituye la comunicación y cómo se reciben los mensajes.
◦ Cómo se procesa la información y cómo se puede cambiar la opinión.
◦ Cuáles son los medios y herramientas de comunicación más apropiados para cada mensaje.
◦ Cuáles son las características de los públicos objetivos.
◦ Conocimientos sobre el medio periodístico.
◦ Fuentes de información.
Las organizaciones implicadas en la acción social, necesitan utilizar estrategias y acciones comunicativas para incidir en las actitudes y valores sociales que favorezcan la convivencia y la integración social.
Así, debe definir su estrategia, evaluando los elementos, los recursos y las percepciones generadas por la propia organización. Para ello se deben tener en cuenta:
La estructura y redes de comunicación
La comunicación interpersonal
La imagen corporativa
El clima organizacional
Los roles, funciones, metas organizativas.
La dialéctica del cambio y adaptación al entorno.
Es la suma de las opiniones individuales sobre un tema que afecta a dichos individuos.
Es el conjunto de puntos de vista de personas interesadas en un tema.
Es la expresión colectiva de la opinión de muchos individuos reunidos en un grupo por sus aspiraciones, objetivos, necesidades e ideales comunes.
La opinión es muy sensible a los acontecimientos que tienen un impacto sobre el público en general o sobre un segmento concreto del mismo.
La opinión pública nunca se anticipa a los acontecimientos. Solo reacciona ante ellos. ◦ Los acontecimientos desencadenan la formación de
la opinión pública.
◦ Los acontecimientos de gran magnitud suelen hacer que la opinión pública vaya de un extremo a otro temporalmente.
Los catalizadores de la opinión pública son los líderes de opinión dentro del debate público. Los sociólogos los describen como: 1. Muy interesados en un tema o una problemática.
2. Mejor informados al respecto que la media
3. Consumidores ávidos de los medios de comunicación.
4. Primeros en adoptar nuevas ideas.
5. Buenos organizadores que consiguen movilizar a la gente.
Las personas a menudo dependen de los medios para informarse y opinar.
Los medios juegan un papel muy importante a la hora de definir la agenda de debate y discusión públicos.
La selección o encuadre es la manera en la que se destaca un aspecto concreto de un tema o polémica.
Los periodistas suelen buscar el conflicto en sus artículos mientras los RRPP refuerzan el punto de vista de la empresa u organización.
Si bien se busca un modelo bidireccional, la c. persuasiva o estratégica puede utilizarse para:
Cambiar o neutralizar las opiniones desfavorables en situaciones de crisis
Cristalizar las opiniones latentes y actitudes positivas
Conservar opiniones favorables en el manejo de la reputación corporativa.
1. El análisis del público
2. La credibilidad de la fuente
3. El llamamiento al interés propio
4. La claridad del mensaje
5. El momento adecuado y el contexto
6. La participación del público
7. Sugerencias a la acción
8. El contenido y la estructura del mensaje.
Los límites de la persuasión eficaz se encuentran en la falta de penetración del mensaje y en los medios utilizados.
La competencia o el juego de mensajes muchas veces contradictorios.
La interpretación que se les da.
No tener en cuenta los intereses de los interlocutores.
Aunque seamos defensores de una organización esto no exime a los RRPP de dirigir sus actividades de manera ética.
Debe haber concordancia entre los hechos y los argumentos esgrimidos.
Un principio de pertinencia a los que se necesita comunicar.
Los intereses no se verán satisfechos si la información es transmitida por comunicadores mal informados.
No usar evidencias falsas, tergiversadas, distorsionadas o irrelevantes.
No usar intencionadamente un razonamiento engañoso, falto de apoyo o ilógico.
No mostrarse falsamente como un experto.
No usar llamamientos irrelevantes al tema (calificativos, fanatismos, etc.)
No pedir al público unir a su idea a valores emocionales.
No esconder el propósito verdadero, interés dele grupo que representa.
No convertir situaciones complejas en simples, etc.
Según la Fundación PRSA, se cuentan los siguientes:
Asesoría
Investigación
Relaciones con los medios
Publicity
Relaciones con los trabajadores/miembros
Relaciones con la comunidad
Relaciones institucionales
Asuntos gubernamentales
Gestión de conflictos potenciales (issues management)
Relaciones financieras
Relaciones sectoriales
Desarrollo/captación de fondos
Relaciones multiculturales/diversidad del lugar de trabajo
Eventos especiales
Comunicación de marketing
Caso: uno de sus familiares trabaja como voluntario en un programa de estudio sobre niños de riesgo.
La organización X está haciendo todo por ajustar su presupuesto y no tener que cerrar en tiempos de crisis.
El programa se desarrolla en un espacio reducido tiene bajo su cuidado a varias docenas de niños, y su familiar le pide a Usted un par de ejemplos para conseguir que varias personas de la ciudad, conocidas por su filantropía se involucren en el programa.
Reúna un par de ejemplos, bien de su comunidad o bien de internet, y redacte algo sencillo para darle a su tío algunas estrategias eficaces de persuasión para convencer a los grandes donantes locales.
UN AVISO dice…
Cargo: relacionista público Objetivo general: coordinar las pautas por las que se rige la
unidad, organizando y dirigiendo las actividades periodísticas, a fin de mantener informada a la comunidad y al público general.
Funciones: planifica, organiza y coordina las actividades de recolección de información.
Planifica, coordina y supervisa la publicación de los órganos de información internos.
Organiza y diseña estrategias periodísticas. Coordina y dirige todas las pautas de las distintas actividades
periodísticas que se realizan en las dependencias de la institución.
COMUNICAR ES HACERSE CARGO DE
LA RED
DE COMPROMISOS
QUE “TODA” COMUNICACIÓN GENERA.