comunicación organizacional francisco hèrnandez

Cultura y Comunicación Cultura y Comunicación OrganizacionalOrganizacional

MSc. Francisco HernándezMSc. Francisco HernándezColectivo de Formación IUTSOColectivo de Formación IUTSO

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR

VICERRECTORADO DE EXTENSIÓNPROGRAMA NACIONAL DE EXTENSIÓN ACADÉMICA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA SUPERIOR DE ORIENTE

Barcelona, agosto 2014.

ContenidoContenido

Comunicación OrganizacionalComunicación Organizacional - Definición. - Definición. - Modelos y Enfoques actuales de la - Modelos y Enfoques actuales de la

comunicación. comunicación. - Ruidos y barreras efectivas. - Ruidos y barreras efectivas. - Importancia comunicacional eficiente. - Importancia comunicacional eficiente. - Planificación de la comunicación organizacional- Planificación de la comunicación organizacional

COMUNICACIÓN EFECTIVACOMUNICACIÓN EFECTIVA

Un cura aficionado a la ornitología tenía doce pájaros. Todos los días los soltaba para que volaran y éstos siempre regresaban a sus jaulas. Pero un día sólo regresaron once, así que el sacerdote, decidido, en la misa del domingo preguntó :

¿Quién tiene un pájaro? Todos los hombres se levantaron.

¡ No, no me expliqué bien. ¿Quién ha visto un pájaro?

Todas las mujeres se levantaron.¡No, no! Lo que quiero decir es : ¿quién ha visto mi pájaro?

Todas las monjas se levantaron.

COMUNICACIÓN EFECTIVA COMUNICACIÓN EFECTIVA ????

COMUNICACIÓN ?COMUNICACIÓN ?

Todos tenemos la Todos tenemos la capacidad de capacidad de comunicarnos comunicarnos con con los demás, bien los demás, bien mediante la palabra mediante la palabra hablada, escrita, hablada, escrita, con gestos... La vía con gestos... La vía no es lo más no es lo más importante. importante.

El El mensajemensaje, que , que sea recibido, que sea recibido, que se comprenda lo se comprenda lo que se quiere que se quiere expresar, esa es la expresar, esa es la clave. clave.

Todos creemos que:Todos creemos que:I.I.Nuestra forma de comunicarnos es la correcta, Nuestra forma de comunicarnos es la correcta, II.II.Nuestros interlocutores entienden justo lo que Nuestros interlocutores entienden justo lo que queremos decir tal y como queremos hacerlo queremos decir tal y como queremos hacerlo III.III.Somos capaces de hacer que los demás reciban Somos capaces de hacer que los demás reciban nuestros mensajes. nuestros mensajes.

Entonces ¿por qué hay ocasiones en que sienten que nadie los Entonces ¿por qué hay ocasiones en que sienten que nadie los escucha, que todo lo que dices se malinterpreta, que nadie escucha, que todo lo que dices se malinterpreta, que nadie

entiende lo que dices aunque lo expresas con total corrección?entiende lo que dices aunque lo expresas con total corrección?



Definición de ComunicaciónDefinición de Comunicación

““Trato, correspondencia entre dos o más personas. Trato, correspondencia entre dos o más personas. Transmisión de señales mediante un código común al Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor”. emisor y al receptor”. Diccionario en línea de la Real Diccionario en línea de la Real Academia de la Lengua Española http://www.rae.es/ Academia de la Lengua Española http://www.rae.es/

Proceso de transmitir ideas, información, emociones, Proceso de transmitir ideas, información, emociones, sentimientos y actitudes con el fin de provocar alguna sentimientos y actitudes con el fin de provocar alguna reacción en quien recibe el mensaje. La comunicación es reacción en quien recibe el mensaje. La comunicación es un proceso transaccional . un proceso transaccional . (Rudolf Verderber) (Rudolf Verderber)


Que es Comunicación?Que es Comunicación?

Es un proceso, un intercambio regulado y que Es un proceso, un intercambio regulado y que siempre existe una intención por parte de los siempre existe una intención por parte de los interlocutores.interlocutores.

Este proceso de intercambio, complejo y multifacético, regulado e Este proceso de intercambio, complejo y multifacético, regulado e intencional compuesto de tres elementos fundamentales:intencional compuesto de tres elementos fundamentales:1.1.La comunicación como La comunicación como función informativafunción informativa, enfatizándose la , enfatizándose la cuestión del intercambio de información.cuestión del intercambio de información.2.2.La comunicación como La comunicación como proceso de regulación de la conductaproceso de regulación de la conducta, , enfatizándose los elementos interactivos y de enfatizándose los elementos interactivos y de influencia mutuainfluencia mutua entre entre los actores.los actores.3.3.La comunicación como proceso de La comunicación como proceso de percepción interpersonalpercepción interpersonal, , enfatizándose los factores afectivos de la misma.enfatizándose los factores afectivos de la misma.


Que es Comunicación?Que es Comunicación?

La comunicación es un La comunicación es un proceso complejoproceso complejo, de carácter , de carácter social e interpersonal, en el que se lleva a cabo un social e interpersonal, en el que se lleva a cabo un intercambio de información, verbal y no verbalintercambio de información, verbal y no verbal, se ejerce , se ejerce una influencia recíproca y se una influencia recíproca y se establece un contactoestablece un contacto a a nivel racional y emocional entre los participantes.nivel racional y emocional entre los participantes.


Elementos de la ComunicaciónElementos de la Comunicación


Tipos de ComunicaciónTipos de Comunicación

http://www.slideshare.net/no_alucines/comunicacion-efectiva-presentation

LOS MENSAJES OCURREN SIMULTÁNEAMENTE EN LOS DOS NIVELES

CONTENIDOS

RELACIONES


Niveles de Comunicación Efectiva Niveles de Comunicación Efectiva

NIVEL INTELECTUALLenguaje VerbalInformación concreta, datos, ideas, etc.

NIVEL EMOCIONALLenguaje No-VerbalMiradas, tonos de voz, gestos, actitudes, etc.


Desconocimiento del tema Comunicación confusa, insuficiente Sentimientos de inseguridad, inferioridad Incoherencia entre lo que se dice y lo que se hace

El EMISOR

Barreras / Obstáculos de la ComunicaciónBarreras / Obstáculos de la Comunicación

El RECEPTOR

COMUNES a ambos

El MENSAJE.

CÓDIGOS

El CANAL

Distracción No saber escucharEscucha deficiente y evaluación prematuraSobrecarga de informaciónPercepción selectiva

Actitud ante el tema: desinterés, desgana Barreras culturales: prejuicios,

estereotipos Subjetividad: formas diferentes de percibir

de cada persona Tendencia a evaluar o juzgar Diferencias de culturas o normas

Información deficiente (insuficiente, compleja, poco clara...)

Inapropiado por usar un código desconocido (para el receptor), jerga...

Las lenguas humanas o códigos lingüísticos. Nuevos códigos “móviles!”: "Toy en ksa. Ymme“,

"t kiero“, “Q ACS?”,”QANDO?”

Distorsión semántica Defectuoso: no vocalizar, hablar bajo, ruidos Efecto de la cadena: pérdidas de información o

deformaciones producidas por haber intermediarios entre emisor y receptor


Lo que decimosLo que decimos

Comunicación EfectivaComunicación Efectiva

El 93% de nuestra comunicaciónEl 93% de nuestra comunicaciónNO está compuesta por PALABRASNO está compuesta por PALABRAS

Lenguaje verbal.. 7%Lenguaje verbal.. 7%

Cómo lo decimosCómo lo decimos

Tono de voz.. 38%Tono de voz.. 38% Lenguaje corporal.. 55%Lenguaje corporal.. 55%

93%93%

LOGOSLOGOS(lógica)(lógica)

PATHOSPATHOS(emoción)(emoción)

CONTENIDO(mensaje)

7%

IntegridadIntegridad

CoherenciaCoherencia

CredibilidadCredibilidad

HonestidadHonestidad

RespetoRespeto

ConsideraciónConsideración

Saber escucharSaber escuchar

ArgumentoArgumento

BASE DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVABASE DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA


VozVoz Lenguaje no verbalLenguaje no verbal

55%55%38%38%PROCESO(medio)

93%

ETHOSETHOS(carácter(carácter))

Comunicación EfectivaComunicación Efectiva

Pregunte sólo cuando Pregunte sólo cuando quiera respuestas quiera respuestas

Comience con Comience con comentario favorablecomentario favorable

Evite disputas Evite disputas

Sea usted Sea usted mismo mismo

Interésese Interésese en los demás en los demás SonríaSonría

Sea modesto

Sea humano y sincero

Sepa lo que Sepa lo que quiere decir quiere decir

Use términos Use términos sencillossencillos

Relleno de Relleno de muestramuestra


Habilidades (para el 93%)Habilidades (para el 93%)

Cómo lo decimos ?Cómo lo decimos ?


Comunicación OrganizacionalComunicación Organizacional

Conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio. Es el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una empresa. Este proceso puede ser interno (relaciones dentro de la organización) o externo entre organizaciones.

Es el proceso que involucra permanentemente a todos los empleados. Las funciones de planificación, organización y control sólo cobran cuerpo mediante la comunicación organizacional.


Flujo de la Comunicación OrganizacionalFlujo de la Comunicación Organizacional

Comunicación Descendente: La que fluye de niveles jerárquicos superiores a inferiores. Desciende por la cadena de mando.

Comunicación Ascendente: Circula de subordinados a superiores y continúa su ascenso por la cadena jerárquica.

Comunicación Horizontal:comunicación que fluye entre funciones. Producción, Mercadeo, Finanzas, etc., o por la cadena jerárquica.


Importancia de la Comunicación en la OrganizaciónImportancia de la Comunicación en la Organización

Comunicarse es una necesidad básica del ser humano, desde que se Comunicarse es una necesidad básica del ser humano, desde que se está en el vientre materno se genera una comunicación y al nacer se está en el vientre materno se genera una comunicación y al nacer se va desarrollando esta forma de interactuar con la sociedadva desarrollando esta forma de interactuar con la sociedad

Una buena comunicación mejora la competitividad de la organización, su adaptación Una buena comunicación mejora la competitividad de la organización, su adaptación a los cambios del entorno, facilita el logro de los objetivos y metas establecidas, a los cambios del entorno, facilita el logro de los objetivos y metas establecidas, satisface las propias necesidades y la de los participantes, coordina y controla las satisface las propias necesidades y la de los participantes, coordina y controla las actividades y fomenta una buena motivación, compromiso, responsabilidad, actividades y fomenta una buena motivación, compromiso, responsabilidad, implicación y participación de sus integrantes y un buen clima integrador de trabajo.implicación y participación de sus integrantes y un buen clima integrador de trabajo.

BUENABUENA

Cualquier idea, por buena que sea, es estéril hasta que se transmite y Cualquier idea, por buena que sea, es estéril hasta que se transmite y los demás la comprenden. La comunicación perfecta, se daría cuando los demás la comprenden. La comunicación perfecta, se daría cuando un concepto o idea se transmitiera en forma tal que la imagen mental un concepto o idea se transmitiera en forma tal que la imagen mental del receptor fuese exactamente la misma que concibió el emisor.del receptor fuese exactamente la misma que concibió el emisor.


Los beneficios de manejar un plan de comunicación eficiente en la Los beneficios de manejar un plan de comunicación eficiente en la organización son:organización son:Permite un mejor manejo de los recursos disponiblesPermite un mejor manejo de los recursos disponiblesFavorece las relaciones entre las personasFavorece las relaciones entre las personasIntegra la comunicación informal y formalIntegra la comunicación informal y formalImpulsa la identidad corporativaImpulsa la identidad corporativaOrienta a los empleados hacia el logro de los objetivos comunesOrienta a los empleados hacia el logro de los objetivos comunesBrinda la oportunidad de potenciar a los recursos humanos.Brinda la oportunidad de potenciar a los recursos humanos.Facilita que los empleados se puedan expresar con mayor libertad y se Facilita que los empleados se puedan expresar con mayor libertad y se pueda aprovechar la imaginación, inteligencia e iniciativa de las personaspueda aprovechar la imaginación, inteligencia e iniciativa de las personasPermite lograr un clima laboral positivoPermite lograr un clima laboral positivo

Importancia de la Comunicación en la OrganizaciónImportancia de la Comunicación en la Organización

BUENABUENA

Cómo crear un plan de Cómo crear un plan de comunicación organizacionalcomunicación organizacional

De acuerdo a Cristian Basú (2012) Los planes de De acuerdo a Cristian Basú (2012) Los planes de comunicación, ya sean para uso interno o externo, deben:comunicación, ya sean para uso interno o externo, deben:

.- Alimentar la confianza. .- Alimentar la confianza.

.- Ayudar a que la administración y los empleados se .- Ayudar a que la administración y los empleados se comuniquen unos con otros de manera efectiva.comuniquen unos con otros de manera efectiva.

.- Transmitan mensajes claves a los asociados externos, como .- Transmitan mensajes claves a los asociados externos, como los vendedores, clientes e inversionistas.los vendedores, clientes e inversionistas.

.- Los diferentes planes de comunicación organizacional .- Los diferentes planes de comunicación organizacional pueden llevar mensajes diferentes, pero su creación se pueden llevar mensajes diferentes, pero su creación se basa en unos cuantos pasos básicos:basa en unos cuantos pasos básicos:

Evaluación de necesidadesEvaluación de necesidades

Documenta las necesidades de Documenta las necesidades de comunicación con suficientes detalles, comunicación con suficientes detalles, incluso en áreas particularmente sensibles, incluso en áreas particularmente sensibles, y las posibles reacciones de la audiencia. y las posibles reacciones de la audiencia.

Por ejemplo, si preparas un plan de Por ejemplo, si preparas un plan de comunicación para un inminente cierre de comunicación para un inminente cierre de la planta, entiende el impacto que podría la planta, entiende el impacto que podría tener sobre los trabajadores y su tener sobre los trabajadores y su comunidad como parte de la evaluación de comunidad como parte de la evaluación de necesidades.necesidades.

Definición de las metas o alcancesDefinición de las metas o alcances

. Señala de manera breve y clara los objetivos de tu . Señala de manera breve y clara los objetivos de tu plan de comunicación. Las metas deben ser plan de comunicación. Las metas deben ser específicas, realistas y medibles. Por ejemplo, si específicas, realistas y medibles. Por ejemplo, si la compañía está por anunciar una fusión, las la compañía está por anunciar una fusión, las metas podrían declararse de la siguiente manera: metas podrían declararse de la siguiente manera: "Asegurar que todos los empleados, accionistas y "Asegurar que todos los empleados, accionistas y analistas financieros de la compañía estén analistas financieros de la compañía estén conscientes de la lógica. Organizar una conscientes de la lógica. Organizar una conferencia de prensa presidida por la alta conferencia de prensa presidida por la alta gerencia de ambas empresas el día del contrato gerencia de ambas empresas el día del contrato formal. Publicar todos los detalles relevantes de formal. Publicar todos los detalles relevantes de la fusión en el sitio de Internet de relaciones con la fusión en el sitio de Internet de relaciones con los inversionistas los inversionistas

Análisis del tipo de audienciaAnálisis del tipo de audiencia

Analiza el tipo de audiencia al que te dirigirás Analiza el tipo de audiencia al que te dirigirás para dar forma a tu mensaje. En el ejemplo del para dar forma a tu mensaje. En el ejemplo del cierre de la planta, habría dos mensajes: uno cierre de la planta, habría dos mensajes: uno para los empleados que se verían afectados para los empleados que se verían afectados directamente, y otro para la comunidad en directamente, y otro para la comunidad en general. En el caso de las fusiones, las empresas general. En el caso de las fusiones, las empresas a menudo programan dos o tres presentaciones a menudo programan dos o tres presentaciones conjuntas: una para los medios informativos, otra conjuntas: una para los medios informativos, otra para analistas financieros para presentar un para analistas financieros para presentar un análisis financiero detallado, y una tercera para análisis financiero detallado, y una tercera para los empleados de las respectivas compañías.los empleados de las respectivas compañías.

Selección del tipo de mensajeSelección del tipo de mensaje

Lo ideal es que tenga uno o dos puntos Lo ideal es que tenga uno o dos puntos claves, de lo contrario, el mensaje puede claves, de lo contrario, el mensaje puede volverse confuso. En los ejemplos del volverse confuso. En los ejemplos del cierre de la planta y de la fusión, el cierre de la planta y de la fusión, el mensaje central sería la lógica: por qué es mensaje central sería la lógica: por qué es necesario realizar esas acciones en este necesario realizar esas acciones en este momento en particular. Sé optimista. momento en particular. Sé optimista. Incluso en circunstancias económicas Incluso en circunstancias económicas difíciles, busca desarrollos positivos, como difíciles, busca desarrollos positivos, como la bienvenida a un nuevo cliente o un la bienvenida a un nuevo cliente o un nuevo lanzamiento de un producto, que nuevo lanzamiento de un producto, que sirva para levantar la moral de los sirva para levantar la moral de los empleados.empleados.

Planeamiento de la entrega del Planeamiento de la entrega del mensajemensaje

Identifica al personal clave y asigna los Identifica al personal clave y asigna los recursos necesarios. Por ejemplo, si recursos necesarios. Por ejemplo, si deseas implementar un nuevo sistema deseas implementar un nuevo sistema tecnológico de información, tal vez tengas tecnológico de información, tal vez tengas que planear varias sesiones de que planear varias sesiones de capacitación en varios salones y por capacitación en varios salones y por Internet. Esto también puede involucrar Internet. Esto también puede involucrar sesiones para capacitar entrenadores para sesiones para capacitar entrenadores para que sean mentores de todos los demás que sean mentores de todos los demás empleados.empleados.

..

Evaluación de la efectividadEvaluación de la efectividad

Evalúa la efectividad de tu plan de comunicación. Evalúa la efectividad de tu plan de comunicación. Una encuesta o cuestionario simple en línea, Una encuesta o cuestionario simple en línea, alojada en la intranet de la empresa puede ser alojada en la intranet de la empresa puede ser suficiente. Algunas organizaciones contratan suficiente. Algunas organizaciones contratan instituciones de aplicación de encuestas para instituciones de aplicación de encuestas para sondear a sus empleados con respecto a las sondear a sus empleados con respecto a las iniciativas corporativas clave sobre comunicación. iniciativas corporativas clave sobre comunicación. Tú también puedes obtener una impresión en Tú también puedes obtener una impresión en general al respecto si hablas con los gerentes y general al respecto si hablas con los gerentes y empleados y evalúas si recibieron tu mensaje y si empleados y evalúas si recibieron tu mensaje y si comprendieron los elementos claves. Escucha sus comprendieron los elementos claves. Escucha sus comentarios y haz preguntas de seguimiento para comentarios y haz preguntas de seguimiento para que puedas afinar tu plan de comunicaciónque puedas afinar tu plan de comunicación

LA COMUNICACIÓN EFECTIVA

“Los enemigos más encarnizados de nuestras ideas son aquellos que no las entienden.” ( Albert Einstein)

Los sabios hablan porque tienen algo que decir, los tontos, porque tienen que decir algo.” (Platón)

“Desconfío de la incomunicabilidad; es la fuente de toda violencia.” (Jean Paul Sartre)

“Si no sabéis comunicar bien con los demás, no sabréis convencer ni motivar. Si no sabéis comunicar estaréis mal informados y no podréis dirigir ni controlar con eficacia.” (Robert Papin).

“Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo”. (Benjamin Franklin)

ACTIVIDADACTIVIDAD

Realización de Micro Radial: Se desea destacar la dramatización de Realización de Micro Radial: Se desea destacar la dramatización de casos donde se exponga por grupos, la importancia de la casos donde se exponga por grupos, la importancia de la comunicación organizacional. Grupos de 4. Estructura: Inicio comunicación organizacional. Grupos de 4. Estructura: Inicio (Saludo, Bienvenida) Desarrollo (Exposición de los expertos (Saludo, Bienvenida) Desarrollo (Exposición de los expertos invitados acerca del tema) Cierre (Despedida) Pequeños grupos de invitados acerca del tema) Cierre (Despedida) Pequeños grupos de 4. (Sábado 23/08/14)4. (Sábado 23/08/14)

Realización de una planificación de la comunicación organizacional Realización de una planificación de la comunicación organizacional tomando en cuenta los siguientes elementos (individualmente) tomando en cuenta los siguientes elementos (individualmente) Portada, Introducción, Contenido (Referentes teóricos prácticos: Portada, Introducción, Contenido (Referentes teóricos prácticos: Definición, Características, teorías de la comunicación Definición, Características, teorías de la comunicación organizacional, Importancia, Plan de acuerdo al modelo visto de organizacional, Importancia, Plan de acuerdo al modelo visto de Cristian Basú) Reflexiones Finales y Referencias Bibliográficas. Cristian Basú) Reflexiones Finales y Referencias Bibliográficas. (Miércoles, 27/08/14 hasta las 6pm)(Miércoles, 27/08/14 hasta las 6pm)

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