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COMPRAS Y CONTRATACIONES

Proceso General

PG-04 Ed.07 Página 2

ÍNDICE

1 OBJETO Y ALCANCE ..................................................................................................... 3

2 PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 3

2.1 SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACIÓN .................................................................. 4

2.2 VIAJES Y ALOJAMIENTO ................................................................................................. 5

2.3 VALIDACIÓN DE LA SOLICITUD ...................................................................................... 6

2.4 MODIFICACIONES DE LA SOLICITUD ............................................................................. 6

2.5 COTIZACIÓN Y SOLICITUD DE OFERTAS ......................................................................... 7

2.6 ADJUDICACIÓN .............................................................................................................. 8

2.7 ANULACIÓN DE COMPRAS O CONTRATACIÓN ........................................................... 10

2.8 EJECUCIÓN, RECEPCIÓN E INSPECCIÓN ...................................................................... 10

2.9 VISTO BUENO Y APROBACIÓN DE LA FACTURA .......................................................... 10

2.10 GESTIÓN FACTURAS NO CONFORMES ..................................................................... 12

2.11 CONTABILIZACIÓN Y PAGO ...................................................................................... 15

2.12 DEVOLUCIÓN DE FIANZAS........................................................................................ 15

2.13 EXCEPCIONES ........................................................................................................... 15

2.14 INFORMES DE TRANSPARENCIA .............................................................................. 16

3 INDICADORES ............................................................................................................ 16

4 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN ................................................................................ 16

5 LEGISLACIÓN Y NORMATIVA APLICABLES................................................................... 17

6 CONTROL DE MODIFICACIONES ................................................................................. 18

7 ANEXO I FORMULARIOS ............................................................................................ 19

F-06 NECESIDADES DE LOGÍSTICA ......................................................................................... 19


Proceso General


1 OBJETO Y ALCANCE

El objeto de este proceso es la ejecución de las contrataciones, su control, seguimiento, así como la realización de los pagos a proveedores.

Entre otros es de aplicación a:

Contratación de servicios para acciones de promoción, hoteles, salas, transporte, hospedaje, etc.

Servicios de catering, protocolo, etc.

Servicios de consultoría que afecten directamente a un proyecto, profesores, auditores, especialistas, empresas de consultoría, etc.

Transporte y hospedaje de profesores y ponentes.

Servicios de mantenimientos: instalaciones, limpieza de cristales, mobiliario, etc.)

Material de oficina, productos de limpieza, telefonía, viajes para el personal, etc.

También es de aplicación a los colaboradores externos que actúen en nombre de la empresa.

MUY IMPORTANTE

Los permisos detallados en el presente documento podrán ser excepcionalmente extendidos a terceras personas previa aprobación del/la Director/a General.

2 PROCEDIMIENTO

Para realizar una compra o contratación se seguirá lo dispuesto en este procedimiento y lo descrito en las INSTRUCCIONES INTERNAS DE CONTRATACIÓN.

NOTA

Si la compra o contratación corresponde a gastos adelantados por el personal (cuenta de gastos) o gastos por caja, se seguirá lo descrito en el apartado EXCEPCIONES del p ese te documento.


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2.1 SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACIÓN

Cuando se presenta la necesidad de una compra o una contratación, ésta deberá ser comunicada al/la Jefe/a de Departamento, Director/a de Negocio o Área1, normalmente por el/la responsable técnico del proyecto.

El/la Jefe/a de Departamento o Director/a de Negocio o Área o en quien delegue, rellenará las cajas de texto Justificación, Requisitos y Observaciones en caso de existir, en el Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión, reflejando, en la medida de lo posible, las necesidades de compra o contratación, justificación, presupuesto orientativo y teniendo en cuenta lo siguiente:

El objeto del servicio o compra debe estar lo suficientemente detallado.

Las fechas y plazos de entrega deben ser lo más precisos posibles.

Si puede realizar una estimación, presupuestará del gasto a acometer.

Sólo en el caso de existir necesidades de logística (vehículos, alojamiento, viajes, etc.), se deberá adjuntar a la Plataforma el F-06 NECESIDADES DE LOGÍSTICA

Los requisitos de viajes y alojamientos del apartado siguiente.

Las necesidades técnicas y de calidad de los trabajos deben ser claras, pudiendo adjuntarse documentación técnica, consultar con proveedores2, consultar con el Responsable de calidad, etc.

Criterios ambientales, pudiendo consultar con el/la Responsable de gestión ambiental, adjuntar documentación técnica, etc.

Criterios de seguridad y salud en el trabajo exigibles al proveedor, pudiendo consultar con el/la Responsable de SST, adjuntar documentación técnica, etc.

Criterios de protección de datos de carácter personal, pudiendo consultar con el/la Responsable de Protección de datos, adjuntar documentación técnica, etc.

Otros criterios como igualdad de género, compras e inversiones responsables, etc.

El/la responsable solicitará la compra o contratación al/a Director/a de División o Director/a de Departamento, según corresponda y mediante el Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión.

IMPORTANTE

Las solicitudes podrán ser modificadas a posteriori antes de su aprobación definitiva por el Órgano de Contratación, pero NO el objeto y justificación. Por ello, cuando el objeto o justificación cambien sustancialmente, se deberá realizar otra solicitud a cargo del mismo proyecto o acción.

1 Cuando la compra/contratación sea una necesidad de la Dirección General, ésta actuará como si de un

departamento se tratase.

2 En algunos procedimientos de compras, la inclusión de un proveedor en esta fase puede impedir la

presentación de éste a la licitación o concurso, consultar con la Asesoría Jurídica.


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2.2 VIAJES Y ALOJAMIENTO

Lo referente a viajes y alojamiento afecta al personal laboral de Turismo y Planificación Costa del “ol, “LU así co o a los Viajes de Fa ilia izació Fa T ip o de P e sa P ess T ip ue pueda visita la p ovi cia de Málaga. No se co side a á afectados los Fa T ips o Press Trips que puedan ser categorizados como especiales por el/la Director/a de Negocio, Director/a de Departamento, Director/a de División o Director/a General.

Se aplica a cualquier desplazamiento nacional o internacional y medio de transporte (avión, tren, coche de alquiler, etc.), así como a cualquier alojamiento (hoteles en España o fuera de España).

PLANIFICACIÓN

Es muy importante la planificación del desplazamiento y su contratación con suficiente antelación tanto en materia de ahorro de costes como de conciliación familiar.

Salvo excepciones se determina que:

Viajes y Alojamientos Internacionales: Se deberán contratar con una antelación mínima de 3 semanas.

Viajes y Alojamientos Nacionales: Se deberán contratar con una antelación mínima de 2 semanas.

LÍMITES

Medios de transporte: Deberán solicitarse de forma clara en el F-06 NECESIDADES DE LOGÍSTICA: facturación de maletas, speedboarding, etc.

Alojamiento: Cualquier necesidad extra, adicional al alojamiento y desayuno serán por cuenta del viajero/a. En los casos que el desplazamiento se produzca en coche, se tendrá que incluir en el F-06 NECESIDADES DE LOGÍSTICA la contratación del parking, en caso de ser necesario el mismo.

Como primera opción Logística, Contratación y Asesoría Jurídica, elegirá siempre por la reserva del alojamiento en las proximidades del punto de trabajo efectivo y dentro de las mismas, se optará por los establecimientos cuya calidad/precio sea más competitivo.

Alquiler de coches: Se utilizará el servicio de alquiler de manera obligatoria en los viajes fuera de la provincia de Málaga. En el caso de necesitar capacidad para 4 personas y/o el desplazamiento sea superior a 200 km, se contratará un coche de categoría C, excepto que esté justificada la necesidad de otro tipo de categorías (todoterrenos, quads, con GPS, etc.)


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Si el uso es para una o dos personas (salvo que el desplazamiento sea superior a 200 km) se contratarán un coche categoría B. La forma de alquiler será siempre la de bono valorado.

En materia de seguro del vehículo se estará en lo dispuesto en la legislación vigente como seguros obligatorios para el tránsito de vehículos. En ocasiones excepcionales, se podrán solicitar ampliaciones de las coberturas de seguros por razones justificadas. El conductor/a del vehículo de alquiler será el/la responsable del buen uso del mismo así como de actuar con la suficiente prudencia para evitar situaciones que pudieran poner en riesgo su seguridad, la del resto de los ocupantes, o la del vehículo.

2.3 VALIDACIÓN DE LA SOLICITUD

Una vez recibida la solicitud, el/la Director/a de División o Director/a de Departamento según corresponda, la revisará y, en su caso, la validará, comunicándolo al/a Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica por medio del Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión.

El/la Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica realizará las siguientes comprobaciones:

Correcta cumplimentación de la solicitud, especialmente el objeto de la compra o contrato.

Cumplimiento de los límites económicos y de plazo para viajes y alojamientos.

Si lo considera necesario realizará un estudio preliminar de costes para conocer aproximadamente el gasto a asumir y el procedimiento a seguir.

Previsión y justificación del gasto en el presupuesto del proyecto o actuación.

Cuando para continuar con la compra, estime oportuno la aprobación del/a Director/a General, lo solicitará por medio de la Plataforma.

Cualquier otra comprobación que estime oportuna.

Cuando sea necesario, podrá proponer un procedimiento distinto al de adjudicación directa.

Si todo estuviera correcto, dará curso a la solicitud, asignando la gestión entre el personal de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica por medio del Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión que, de forma automática, enviará una comunicación todos/as los/as implicados/as en el proceso.

2.4 MODIFICACIONES DE LA SOLICITUD

Las solicitudes podrán ser modificadas antes de su aprobación, no obstante, NO SE PUEDEN MODIFICAR el objeto y justificación, debiendo cursar una solicitud distinta a cargo del mismo proyecto o acción.

Por ello, el/la técnico/a asignado/a comprobará que no existe cambio sustancial desde la validación. En caso que se produzca, lo comunicará al/la Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica, que actuará en consecuencia.


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2.5 COTIZACIÓN Y SOLICITUD DE OFERTAS

ADJUDICACIONES DIRECTAS (MENOR A 18.000 € SIN IMPUESTOS)

El/la técnico/a asignado/a, cotizará las distintas compras y contrataciones, registrándolo en el Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión y consultando con el/la Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica cualquier duda al respecto de dichas compras, especialmente si éstas:

“e ace ca a 8. € si i puestos . Se sospecha que ese límite se puede superar por gastos acumulados con el

proveedor propuesto.

Necesidad de contrato.

Preferencia de procedimiento de adjudicación distinto al de adjudicación directa.

Etc.

En todos los casos comprobará que en el presupuesto del proveedor están definidos como mínimo:

Razón Social y datos fiscales completos del proveedor.

Alcance y definición de la compra o servicio a contratar.

Plazos de entrega.

Importe.

Impuestos indirectos.

Forma de pago.

Cuando la persona asignada no tenga la menor duda al respecto de si la compra puede gestionarse por el procedimiento de adjudicación directa, solicitará la aprobación del gasto al/a Director/a General, previa revisión del/a Responsable de Servicios Generales y Administración.

Todo ello se gestionará mediante el Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión.


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RESTO DE PROCEDIMIENTOS

El/la técnico/a asignado/a cotizará las distintas compras y contrataciones, registrándolo en el Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión, seleccionando como proveedor Proveedor Licitación .

El/la Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica gestionará las compras o contrataciones que se tramiten por procedimientos distintos al de adjudicación directa, según las INSTRUCCIONES INTERNAS DE CONTRATACIÓN.

Para ello:

Decidirá el procedimiento a seguir según lo sugerido y la legislación vigente, normas de contratación, objeto del contrato, que no implique fraccionamientos de pago, etc.

Solicitará y revisará el pliego de prescripciones técnicas y la propuesta de criterios de adjudicación, a los distintos responsables técnicos.

En caso necesario, consultará al/a Responsable de Servicios Generales y Administración, la forma de pago.

Redactará el pliego de condiciones particulares.

Cuando sea necesario, consultará con el órgano de contratación los posibles proveedores a invitar.

Cuando sea necesario coordinará la publicación de estos datos en el Perfil del Contratante y/o el Portal de la Transparencia.

Etc.

Todo lo anterior lo gestionará mediante el Módulo de compras de la Plataforma de Gestión.

Para los procedimientos de licitación que no estén sujetos a Regulación Armonizada el Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica gestionará con la mayor agilidad toda la documentación necesaria con el objetivo de no sobrepasar el tiempo máximo de 60 días desde la solicitud del procedimiento hasta la adjudicación del suministro o servicio.

2.6 ADJUDICACIÓN

ADJUDICACIONES DIRECTAS (MENOR A 18.000 € SIN IMPUESTOS)

Las propuestas de compras serán revisadas por el/la Responsable de de Servicios Generales y Administración respecto de la forma de pago, disponibilidad económica, etc. dando su visto bueno y tramitándola al/a Director/a de Operaciones y Control de Gestión quien lo revisará y, en caso de ser conforme, lo tramitará al Director/a General por medio del Módulo de compras de la Plataforma de Gestión.


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E/la Director/a General, revisará la propuesta de proveedor, precio y procedimiento administrativo, aceptándola o rechazándola.

Tras la aceptación del/a Director/a General la adjudicación se formalizará según:

Presupuesto del proveedor pudiendo ser sustituido por otro tipo de documento que ofrezca las mismas garantías, como por ejemplo un contrato redactado/revisado por el/la Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica.

Tanto para proveedores habituales como para aquellos a los que se les adjudique una compra superior a 8.000 € (impuesto no incluidos), siempre que sean nacionales, se requerirá (excepto que se disponga de ella con una antigüedad inferior a un año) una declaración por la que manifieste:

Plena capacidad de obrar.

No encontrarse incurso en las prohibiciones e incompatibilidades conforme a los artículos 54 a 61 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

Encontrarse al corriente en el cumplimiento de las obligaciones fiscales y tributarias de ámbito local, autonómico y estatal y de Seguridad Social.

Se encuentra dado de alta en el Impuesto de Actividades Económicas y, si estuviere obligado a ello, al corriente en el pago del mismo.

RESTO DE PROCEDIMIENTOS

Sea cual sea el procedimiento administrativo, tras la adjudicación el/la Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica coordinará la formalización de la compra o contratación, según las INSTRUCCIONES INTERNAS DE CONTRATACIÓN.

Todos los contratos, pliegos, etc. deberán firmarse por ambas partes, en todas sus hojas, pudiendo enviarse por correo o por cualquier otro método fiable que agilice dicho trámite, por ejemplo mediante firma electrónica.

El/la Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica, cuando sea necesario, coordinará la publicación de estos datos en el Perfil del Contratante y/o el Portal de la Transparencia.

En todos los casos, esta documentación se registrará/archivará en el Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión y en el expediente de la compra o contratación bajo la responsabilidad de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica.

IMPORTANTE

Los contratos, pliegos, presupuestos, etc. deben reflejar claramente las obligaciones de ambas partes, no solo las técnicas y de calidad, es necesario incluir las obligaciones ambientales cuando existan, las de prevención de riesgos, especialmente si el trabajo se va a realizar en nuestras instalaciones, las de protección de datos cuando el proveedor vaya a actuar en nuestro nombre, etc.


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2.7 ANULACIÓN DE COMPRAS O CONTRATACIÓN

Cuando sea necesaria la anulación de una compra o contratación ya aprobada, el/la solicitante deberá solicitarla de forma justificada al/a Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica que gestionará la aprobación del/a Director/a General, tramitando dicha anulación según la decisión tomada y dejando registro en Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión.

2.8 EJECUCIÓN, RECEPCIÓN E INSPECCIÓN

Tras la adjudicación, el/la Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica o en quien delegue, comunicará por medio del Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión dicha adjudicación al/a solicitante.

Además, el/la Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica o en quien delegue, comprobará si existe acuerdo vigente entre el proveedor y la empresa al respecto de envíos de facturas por correo electrónico. En caso contrario, enviará dicho acuerdo al proveedor y una vez recibido y firmado por ambas partes, lo registrará en el Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión.

El/la solicitante comprobará los requisitos de la contratación, contratos, pliegos, etc., con objeto de poder inspeccionar los servicios o materiales a recibir. Si los suministros fueran recepcionados por Logística, Contratación y Asesoría Jurídica, se solicitará un recibí por parte del/a solicitante.

El/la solicitante o en quien delegue inspeccionará las cantidades, calidades, requisitos ambientales, plazos de entrega, etc. establecidos en el presupuesto, contrato, pliegos, etc.

La documentación que acredite la correcta realización de los trabajos o servicios recibidos deberá ser custodiada por el departamento o negociado solicitante, en cualquier medio físico o digital fiable.

Esta documentación será auditada de forma regular según la legislación vigente y/o procedimiento interno.

2.9 VISTO BUENO Y APROBACIÓN DE LA FACTURA

REGISTRO DE FACTURAS

Las facturas serán registradas en Registro de Facturas que además de darle entrada, la escaneará y la incluirá en el Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión entregando el original a Logística, Contratación y Asesoría Jurídica.

Si la factura llegara por correo electrónico, Registro de Facturas comprobará que existe acuerdo entre la empresa y dicho proveedor acerca de esta forma de envío. En caso contrario, devolverá la factura advirtiendo al proveedor que deberá presentarla en formato papel.


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Si las facturas fueran intracomunitarias deberán registrarse haciendo constar el importe del IVA en el asiento de registro y cotizarse en el Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión.

En los casos especiales de los gastos realizados por el personal en las distintas acciones de promoción, el/la empleado/a deberá justificar todos los gastos según lo descrito en el apartado EXCEPCIONES de este documento.

VISTO BUENO REQUISITOS ECONÓMICOS Y PROCEDIMIENTO

Logística, Contratación y Asesoría Jurídica, revisará los requisitos económicos y procedimiento administrativo seguido para realizar la compra o contratación, siendo responsable de comprobar que éstos cumplen con lo previsto en el contrato, pliego, presupuesto, etc., dejando registro de su visto bueno mediante el sello de conformidad.

Posteriormente, Logística, Contratación y Asesoría Jurídica vinculará la factura con el expediente de esa compra en el Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión y la archivará en el expediente de la compra, cerrando éste y entregando la factura a Servicios Generales.

El visto bueno de la factura debe realizarse en el menor plazo posible para poder cumplir con los requisitos de pago de la legislación vigente.

En caso de no estar conforme, se actua á segú lo p ocedi e tado e el apa tado Gestión

de facturas no conformes .

VISTO BUENO REQUISITOS TÉCNICOS

Servicios Generales y Administración solicitará del/a Jefe/a de Departamento, Director/a de Negocio y/o Director/a de División su conformidad respecto del cumplimiento de los requisitos técnicos de la ejecución de los trabajos o servicios prestados, mediante su firma en el sello de conformidad.

El visto bueno de la factura debe realizarse en el menor plazo posible para poder cumplir con los requisitos de pago de la legislación vigente.

En caso de no estar conforme se actua á segú lo p ocedi e tado e el apa tado Gestión

de facturas no conformes .


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2.10 GESTIÓN FACTURAS NO CONFORMES

FACTURAS DE PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME

Cuando el/la receptor/a de la compra o contratación no dé su visto bueno a la recepción de ésta, se seguirá el siguiente procedimiento:

Servicios Generales y Administración:

Hasta que la incidencia sea resuelta, guardará la factura original en la bandeja de Facturas con incidencias.

Registrará la factura a reclamar en el gestor documental, incluyendo:

Proveedor

Número de factura

Enlace al registro de facturas

Fecha de entrada en contrataciones

Fecha de salida de contrataciones

Incidencia: PNC (producto no conforme)

Archivada: No

Solicitará un informe al/a Jefe/a de Departamento, Director/a de Negocio y/o Director/a de División en el que se detallen las incidencias con el suministro o servicio. Una vez recibido dicho informe, se lo trasladará a Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica para su conocimiento y gestión de resolución de la incidencia acorde con lo contratado.

Logística, Contratación y Asesoría Jurídica consultará con cuantas partes interesadas sea necesario para resolver la incidencia, encargándose de, al menos, coordinar la resolución. Por ejemplo: Solicitar la entrega de los servicios o compras de acuerdo a las especificaciones, devolver la factura, solicitará una rectificación, disminución de la factura, etc.

Cuando esté resuelta, seguirá el procedimiento habitual.

La unirá con la original primera, archivándolas y la marcará como Archivada (Sí) en el gestor documental.

No se borrarán registros del gestor documental bajo ninguna circunstancia

FACTURAS QUE TIENEN QUE SER RECTIFICADAS

Cuando se detecte una factura que deba ser rectificada por motivos distintos a los técnicos (económicos, procedimiento, datos fiscales, etc.), se seguirá el siguiente procedimiento:

Logística, Contratación y Asesoría Jurídica

Entregará el original a Servicios Generales y Administración, que la guardará en la bandeja de Facturas con incidencias hasta que la factura sea rectificada.


Proceso General


Registrará la factura a rectificar en el gestor documental, incluyendo:

Proveedor

Número de factura



Fecha de salida de contrataciones

Incidencia: RCT (rectificativa)

Archivada: No

Gestionará la incidencia con el proveedor solicitando una nueva factura rectificativa total o parcial.

Esperará a recibir la factura rectificativa y una vez recibida, seguirá el procedimiento habitual.

Servicios Generales y Administración la unirá con la original primera, archivándolas y la marcará como Archivada (Sí) en el gestor documental.


FACTURAS PENDIENTES DE APROBACIÓN

Cuando se reciba una factura y, por algún motivo no esté aprobada la solicitud, pero SÍ está en trámite de aprobación, se seguirá el siguiente procedimiento:

Logística, Contratación y Asesoría Jurídica:

Registrará la factura en el gestor documental indicando:

Proveedor

Número de factura



Incidencia: PTA (pendiente de aprobación)

Archivada: No

Esperará a que se apruebe y, en su caso, seguirá el procedimiento habitual.

Si transcurre una semana (5 días hábiles), seguirá esperando la aprobación, pero entregará una copia de la factura a Servicios Generales y Administración que dejará dicha copia en la bandeja Facturas con Incidencias.

Detalla á la fecha de la co u icació a te io e el ca po Fecha de salida de co t atacio es del gestor documental.

Una vez aprobada, seguirá el trámite habitual.

Servicios Generales y Administración, una vez finalizado el procedimiento habitual, marcará la factura como Archivada (Sí).



Proceso General


FACTURAS SIN SOLICITUD

Cuando se reciba una factura y, por algún motivo no esté realizada la solicitud, es decir, NO está en trámite de aprobación, se seguirá el siguiente procedimiento:


Registrará la factura en el gestor documental indicando:

Proveedor

Número de factura



Incidencia: SSO (sin solicitud)

Archivada: No

Entregará copia a Operaciones y Control de la Gestión (carpeta amarilla)

Operaciones y Control de la Gestión:

Solicitará al/a responsable la realización de la solicitud de compra oportuna.

Le comunicará al/a responsable que no se vuelva a repetir esa forma de actuar.

Le comunicará al/a responsable incluya en el objeto de la solicitud el código GESTPREV, con el fin de que Logística, Contratación y Asesoría Jurídica no inicie otra compra con el proveedor.


Esperará a que se apruebe y, en su caso, seguirá el procedimiento habitual.

Si transcurre una semana (5 días hábiles), seguirá esperando la aprobación, pero entregará una copia de la factura a Servicios Generales y Administración que dejará dicha copia en la bandeja Facturas con Incidencias.

Detalla á la fecha de la co u icació a te io e el ca po Fecha de salida de co t atacio es del el gestor documental).

Una vez aprobada, seguirá el trámite habitual Servicios Generales y Administración, una vez finalizado el procedimiento habitual, marcará la factura como Archivada (Sí).

No se borrarán registros del Share Point bajo ninguna circunstancia


Proceso General


2.11 CONTABILIZACIÓN Y PAGO

Servicios Generales y Administración comprobará que el coste imputado al proyecto o a la partida de que se trate es correcto y en su caso, contabilizará la factura.

La ejecución de pagos se realizará, como norma, los días 15 y 30 de cada mes, o siguiente día hábil. Para ello:

El/la Responsable de los Servicios Generales y Administración presentará un listado de pagos al/a Director/a General

El/a Director/a General, en caso de conformidad, trasladará la remesa de pagos al/a Consejero/a Delgado/a para su autorización.

Si el pago es autorizado, el/la Director/a General gestionará la ejecución de éste.

Excepcionalmente se podrán realizar pagos por anticipado (prepagos) que hayan sido definidos como tal en la caja de texto Incidencias del Módulo de Compras de la Plataforma de Gestión y los mismos, y estén formalmente aprobados por el/la Director/a General.

2.12 DEVOLUCIÓN DE FIANZAS

Cuando el proveedor hubiera depositado una fianza, deberá solicitar la devolución de la misma al/la Responsable de los Servicios Generales y Administración quien solicitará al Director/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica copia del documento donde se refleje la misma y un conforme al/a Jefe/a de Departamento, Director/a de Negocio y/o Director/a de División respecto del cumplimiento de los requisitos técnicos de la compra o contratación tras el periodo de garantía que establezca el contrato y aprobación posterior del/a Director/a General.

2.13 EXCEPCIONES

GASTOS SIN SOLICITUD PREVIA

Cuando no sea posible autorizar un gasto del tipo taxis, peajes, gastos de representación, kilómetros, etc. de forma previa, el personal que lo necesite, los podrá realizar según lo previsto en el PG-06 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS.


Proceso General


PAGOS POR CAJA

Se podrán realizar pagos por caja siempre que:

Excepcionalmente, el Servicios Generales y Administración necesite hacer frente a gastos urgentes y siempre que no superen los 2 € si i puestos , previa autorización del/la Responsable de Servicios Generales y Administración y posterior aprobación del/a Director/a General.

Cuando el pago deba realizarse en efectivo, previa aprobación del/a Director/a General

En todo momento se mantendrá actualizado el libro de registro y, cuando existan aportaciones, el arqueo de caja.

2.14 INFORMES DE TRANSPARENCIA

Tanto el/la Directora/a de Logística, Contratación y Asesoría Jurídica y el/la Responsable de Servicios Generales y Administración informarán al/a Director/a de Operaciones y Control de Gestión al respecto de las compras, sea cual sea el importe y/o procedimiento.

El/la Director/a de Operaciones y Control de Gestión revisará el informe y, en su caso, lo comunicará a Tecnologías y Modernización para su publicación en el Portal de Transparencia.

3 INDICADORES

Indicador Límite Period. Medic. Resp. Medic.

NC a proveedores/año Plan Anual Plan Anual Resp. Log. y Cont.

4 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN

Documento/registro Responsables Orden de archivo

Tiempo de archivo

Expediente de las compras y contrataciones Resp. Log. y Cont. Fecha 10 años

Facturas y pagos Resp. Servicios Gen. Fecha 10 años

Documentación técnica de servicios contratados

Resp. técnico de la contratación

Proyecto o actuación

10 años

Base de datos del Módulo de Compras Jefe/a Tecnol. e Innov. - Indef.

Copias de seguridad Jefe/a Tecnol. e Innov. Fecha 10 años


Proceso General


5 LEGISLACIÓN Y NORMATIVA APLICABLES

UNE-EN ISO 9001:2015.

UNE-EN ISO 14001:2015.

OHSAS 18001:2007.

Instrucciones internas de contratación

Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía.

Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

Ley 34/2010, de 5 de agosto, de modificación de las Leyes 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, 31/2007, de 30 de octubre, sobre procedimientos de contratación en los sectores del agua, la energía, los transportes y.

Ley 24/2011, de 1 de agosto, de contratos del sector público en los ámbitos de la defensa y de la seguridad.

Orden HAP/2425/2013, de 23 de diciembre, por la que se publican los límites de los distintos tipos de contratos a efectos de la contratación del sector público a partir de 1 de enero de 2014.

Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.

Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (Derogación parcial por RD 817/2009).

ORDEN EHA/1220/2008, de 30 de abril, por la que se aprueban las instrucciones para operar en la Plataforma de Contratación del Estado.

Ley 31/2007, de 30 de octubre, sobre procedimientos de contratación en los sectores del agua, la energía, los transportes y los servicios postales (ver su disposición final décima respecto a su entrada en vigor).

Real Decreto 773/2015, de 28 de agosto, por el que se modifican determinados preceptos del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, aprobado por el Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre.


Proceso General


6 CONTROL DE MODIFICACIONES

Ed. Fecha Página/s Observaciones

01 27/02/2015 Todas Primera Edición

02 31/03/2015 Varias Se incorpora el F07 CUENTA DE GASTOS y cambia Director/a de Negociado por Director/a de negocio.

03 12/06/2015 Varias Revisión completa. Cambios marcados al margen.

04 01/12/2015 7 Se elimina la obligación de formalizar contratos a partir de . €

05 09/06/2016 8,9,10 Cambios en la gestión de las cuentas de gastos, devolución de fianzas, solicitud de estar al corriente y acuerdo de facturación por correo electrónico (cambios marcados en el margen)

06 08/06/2017 Revisión general (cambios marcados en el margen)

Modifica F06 y aplica a toda la empresa

Incluye procedimiento para modificar solicitudes.

Incluye política de viajes y alojamientos.

Cambios entrega de suministros, facturas no conformes, cuenta de gastos y aprobación de gastos por caja.

Incluye procedimiento de gestión de facturas no conformes

Cambia el límite de gasto y procedimiento para pagos por caja a €.

Incluye obligaciones de transparencia

07 Pág 5 y 10 Incluye procedimiento de anulación de compras.

Posibilidad de alquiler de coches de otras categorías.

(cambios marcados en el margen)


Proceso General


7 ANEXO I FORMULARIOS

F-06 NECESIDADES DE LOGÍSTICA


Proceso General


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