compras, mantenimiento e inventarios pro... · 2017-10-20 · persona o área está facultada para...

Tipo de Documento: Procedimiento

Referencia: PRO SER 001

No. versión: Fecha Revisión: Página 1 de 18

8 JUNIO 2017

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COMPRAS, MANTENIMIENTO E INVENTARIOS


Código : PRO SER 001

I. AUTORIZACIONES.

Área(s) y Puesto(s): Nombre(s) y Firma(s):

Elaborado por:

Jefe Depto. Recursos Materiales Analista de Calidad

León de Jesús Espinosa Cueto

Ing. Natalia D. Ramírez Velázquez

Revisado por:

Director Adjunto y Jurídico

Lic. Enrique Lozano Botello

Aprobado por:

Director

Lic. Arturo Guerrero Gutiérrez

Fecha Ultima Revisión:

JUNIO

2017

No. versión: 8

Fecha Emisión Julio

2013





8 JUNIO 2017




ÍNDICE I. AUTORIZACIONES............................................................................................................................... 1

II. OBJETIVO. ........................................................................................................................................... 2

III. ALCANCE. ........................................................................................................................................... 2

IV. HISTORIAL DE CAMBIOS. .................................................................................................................... 3

V. POLITICAS Y REGLAS .......................................................................................................................... 4

VI. RESPONSABILIDADES. ........................................................................................................................ 6

VII. DESARROLLO DE ACTIVIDADES. ......................................................................................................... 6

VIII.FLUJOGRAMA .................................................................................................................................... 14

a. Solicitud de Compra y Selección de Proveedores ......................................................................... 14

b. Compra del Producto/Contratación de Servicio/Evaluación de Competencia de Proveedores. .. 15

c. Inventario....................................................................................................................................... 16

IX. ABREVIACIONES Y DEFINICIONES. ................................................................................................... 17

X. REFERENCIAS. ................................................................................................................................... 17

XI. REGISTROS DE CALIDAD. .................................................................................................................. 18

XII. ANEXOS. ........................................................................................................................................... 18

II. OBJETIVO.

Llevar a cabo el estudio, selección y evaluación de proveedores, para asegurar la contratación y compra de aquellos servicios y productos que contribuyen a la calidad del servicio prestado por la empresa.

III. ALCANCE.

Este procedimiento aplica a la contratación y/o adquisición de servicios y productos requeridos por la organización para la prestación de sus servicios y que afecten a la calidad, duración, buen funcionamiento e identificación de los mismos. Quedan fuera del alcance de este procedimiento por no considerarse de importancia crítica:




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• Las compras de papelería y consumibles para las diversas áreas • Las compras para el servicio de limpieza y mantenimiento básico de las instalaciones.

IV. HISTORIAL DE CAMBIOS.

Versión Descripción de Cambios Autor Fecha Cambio

1 Versión inicial. ELB Julio 2013

2 Se incluye el apartado 3.6, y se modifica el apartado 1.1 y se anexan responsabilidades para los solicitantes

ELB Mayo 2014

3 Se incluye en el apartado XII REG SIS 008 ELB Octubre 2015

4 Se incluye en el apartado XII REG SIS 009 Del punto VII se modifica el punto b, Del apartado XI se modifica el punto 3.6 y 3.5

NDRV Mayo 2016

5

Del apartado V se corrigieron los puntos 9, 10,11, 12 y del apartado VII se modifica el apartado 1 y apartado 2. El título del presente documento se modificó por “COMPRAS, MANTENIMIENTO E INVENTARIOS”. Quedando como obsoleto el formato de “Rol de Eventos” FOR SER 009, Se modificó el índice “pasando el flujograma como apartado VII.

NDRV/ELB Marzo 2017

6 Del apartado VII, se modificó el punto 2.1.2 en el apartado e

NDRV/JOEB Abril 2017

7 Del apartado VII, se modificó el apartado 1. NDRV/LJEC MAYO 2017

8

Apartado V, se anexo la política 13, Apartado VI se anexa las responsabilidades del Director Adjunto y Jurídico. Apartado IX se anexa las definiciones adenda y complemento.

NDRV/LJEC JUNIO 2017




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V. POLITICAS Y REGLAS

1. Todas las compras deben estar respaldadas por la solicitud de insumos, bienes, equipos y servicios autorizada por la Subdirección de Administración, (con el Vo Bo de la Dirección en algunos casos), de lo contrario la empresa no se hará responsable del pago. Ninguna otra persona o área está facultada para autorizar y/o realizar compras.

2. Para la realización de una compra deberán efectuarse cotizaciones con, por lo menos, 2 proveedores.

3. Los criterios más importantes que se deberán utilizar para la determinación de compra a un proveedor son la calidad y el precio.

4. No obstante el punto que antecede, al solicitar cotización a los proveedores, debe considerarse adicionalmente:

Posibilidad de descuento por volumen y pronto pago. Costo de embarque hasta el lugar donde se lo requiera. Garantía. Tiempo de entrega. Soporte técnico. Forma de pago.

5. Se deberá hacer del conocimiento del proveedor, que de no cumplir con la entrega en la fecha

convenida, se le sancionará o se le cancelará la compra, según sea el caso, y se le adjudicará el pedido al proveedor que haya obtenido el segundo lugar en el cuadro comparativo de cotizaciones siempre y cuando sea competitivo y no esté arriba del 10%.

6. Solo se recibirá mercancía de proveedores que estén de acuerdo a las facturas, precios y

condiciones pactadas en el pedido.

7. Toda factura (requisitos fiscales) y mercancía correspondiente que se reciba del proveedor debe revisarse detalladamente antes de iniciar el trámite de su pago.

8. No se recibirán obsequios, gratificaciones o cualquier tipo de invitaciones, que puedan influir,

de algún modo, en la selección del proveedor.

9. Anualmente se elaborara un Plan de Mantenimiento Preventivo, en donde se contendrán las

acciones de mantenimiento de la infraestructura informática y de comunicaciones de mantenimiento entre otros.

10. El trabajo será realizado por el personal del Depto. de Sistemas, o por un proveedor externo de servicios según lo requiera el volumen de trabajo.




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11. El inventario del parque informático, Se llevará a cabo por medio del sistema de gestión de parque informático (GLPI).

12. Es responsabilidad tanto del Depto. De Recursos Materiales como del de Sistemas, proveer lo necesario para la verificación de la existencia de las licencias de uso en software correspondientes. Así como el proveer lo necesario para su resguardo y control.

13. Los requisitos que deben reunir las facturas electrónicas, las cuales son (CFDI):

i. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida.

ii. Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR (Consulte el procedimiento para

obtener el régimen fiscal).

iii. Sí se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las Facturas Electrónicas.

iv. Contener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT.

v. Sello digital del contribuyente que lo expide.

vi. Lugar y fecha de expedición.

vii. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.

viii. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o

del uso o goce que amparen.

ix. Valor unitario consignado en número.

x. Importe total señalado en número o en letra,

xi. Señalamiento expreso cuando la prestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades.

xii. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados, desglosados por

tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos.

xiii. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativo o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada monedera electrónica que autorice el Servicio de Administración Tributaria).

xiv. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de

mercancías de importación.

xv. Además debe contener los siguientes datos:




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a) Fecha y hora de certificación. b) Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado.

xvi. Las facturas electrónicas (CFDI) cuentan con un elemento opcional llamado "Addenda",

que permite integrar información de tipo no fiscal o mercantil, en caso de requerirse. Esta “addenda” debe incorporarse una vez que la factura haya sido validada por el SAT o el Proveedor de Certificación Autorizado (PAC) y se le hubiera asignado el folio.

xvii. Asimismo, se deben cumplir las especificaciones técnicas establecidas en la Resolución Miscelánea Fiscal y su (4.36 MB) Anexo 20, a saber:

a) Utilizar el estándar del comprobante fiscal digital a través de Internet extensible

[XML] (esquema-comprobante.xsd). b) Contemplar las reglas para la generación del sello digital de las Facturas

Electrónicas (CFDI).

VI. RESPONSABILIDADES.

RESPONSABLE ACTIVIDAD

Subdirector/Coordinadores /Supervisores/ Jefes de Depto. / Solicitantes

Solicitar cualquier producto o servicio conforme al presente procedimiento, respetar las políticas de compras y firmar las responsivas de aquellos equipos, implementos y herramientas de trabajo que les sean entregados para su uso y/o custodia.

Jefe Depto. Recursos Materiales Comprar los productos o servicios solicitados por las diferentes Áreas siguiendo el presente procedimiento. Una vez recibido el producto y/o servicio, verificar que cumple los requisitos solicitados

Subdirector de Admón. Autorizar definitivamente la selección de proveedores y los pagos a los mismos.

Director Adjunto y Jurídico Garantizar la existencia y el control de los contratos de aquellos proveedores que lo ameriten.

VII. DESARROLLO DE ACTIVIDADES.

No. Descripción Responsable (s)

1 Compras:

1.1 Solicita la adquisición de un producto o servicio, por medio de correo electrónico

Personal autorizado

1.1.1 Recibe la solicitud y evalúa que la compra o adquisición efectivamente sea necesaria, e inicia las gestiones pertinentes. Nota¹: tratándose de equipo de cómputo recaba el VoBo del Depto. de

Jefe Depto. Recursos Materiales




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sistemas.

1.2.1 Solicita cotizaciones del bien o servicio a adquirir y una vez obtenidas, realiza un análisis de las características, condiciones de pago, garantías, precios, etc.


1.2.2 Realiza un comparativo entre las cotizaciones obtenidas y determina al proveedor más conveniente.

Jefe Depto. Recursos Materiales 1.2.3 Llena solicitud de insumos, bienes, equipos y servicios (FOR SER 002)

1.2.4 Presenta informe, documentación y la solicitud de insumos, bienes, equipos y servicios (FOR SER 002) ante la Subdirección de Admón.


1.2.5 Recibe la solicitud de insumos, bienes, equipos y servicios (FOR SER 002) y Autoriza. Nota²: En algunos casos debe de existir el Vo.bo de la Dirección para la procedencia.

Subdirección de Admón.

1.3.1 En su caso, una vez autorizada la compra del producto o contratación del servicio, formaliza la operación con el proveedor mediante la suscripción del contrato (con la intervención de la Subdirección Adjunta y Jurídica) o el envío del pedido. Nota: En caso de suministro de productos y servicios consumidos por la empresa de manera recurrente, y que requiera la implementación de un procedimiento determinado por el proveedor, coadyuva para la implementación del mismo, cuidando se mantengan principios de transparencia, eficiencia, ahorro, comunicación y verificación de los servicios o productos recibidos.


1.3.2 Recibe factura por parte del proveedor y tramita el pago ante el Área de Tesorería conforme a las políticas establecidas, entregando los siguientes documentos: Factura. Original del formato FOR SER 002 requisitado y firmado. Recaba acuse en copia de la factura por parte del área de tesorería.


1.3.4 Realiza pago (ver procedimiento PRO AYF 001) y requisita “empresa que paga” y fecha de pago en la solicitud de FOR SER 002 Auxiliar de

tesorería 1.3.5 Entrega a recursos materiales el formato FOR SER 002 junto con una copia del comprobante de pago.

1.3.6 Recibe e informa al proveedor que el pago ha sido realizado y archiva documentación soporte.


1.3.7 Recibe el producto o servicio, verificando que cumpla con las características solicitadas y bajo las condiciones pactadas.

1.3.8 Realiza el registro correspondiente en la carpeta de compras.

2 INVENTARIOS

2.1 Tratándose de equipos de cómputo, y en cuanto se recibe el equipo del proveedor, entrega al Depto. de sistemas.





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2.1.1

Recibe los equipos de cómputo, formatea si es necesario, instala el software necesario, incluyendo el GLPI y devuelve a Recursos materiales

Jefe Depto. Sistemas

2.1.2 Recibe el equipo de cómputo, captura la información correspondiente a los siguientes parámetros:

a) Lugar: Donde reside el equipo b) Responsable técnico c) Estado: Si el equipo se encontrara en bodega o activo d) Núm. de inventario: ASIS PC XXXX

1. Dirigirse en el apartado de inventario y seleccionar

computadoras.

2. Seleccionar la computadora.





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3. En el apartado de estado seleccionar si el equipo estará activo o en bodega.

Nota¹: En caso de elegir “BODEGA”, se omitirá el paso 4 y continuar.

4. Seleccionar el lugar que va residir el equipo de computo

5. En el apartado de representante técnico se elegirá a Ricardo Vargas Martínez



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6. Ingresar manualmente el Núm. de inventario y se procede a actualizar.

e) Licenciamiento y copia de factura. 1. Se dirige a inventario y selecciona software.




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2. Buscar el programa que se desea agregar una licencia.

3. Se selecciona el Programa y muestra la siguiente pantalla

4. Dirigirse en la pestaña; versiones/licencias y dirigirse al apartado; añadir licencia”




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En esta pantalla se agregaran los siguientes datos:

Nombre: Se agregara un nombre al Programa.

Cantidad: Es el número de licencias adquiridas del programa a

dar de alta.

Expiración: En caso de que tenga fecha de vencimiento se

seleccionara la fecha indicada.

Tipo: En este campo se agregara el tipo de licenciamiento que

se adquirió. (OEM u OPEN)

Número de Serie: Se agrega el número de serie del producto

adquirido o el número de la clave para instalar el producto.

5. Seleccionar Añadir y se mostrará de la siguiente manera.

6. Seleccionar la Licencia que desea enlazar con la PC y seleccionamos el menú computadoras, se selecciona la PC a la cual se le agregara la licencia y se le da Añadir.




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f) Así mismo genera la etiqueta con el número de inventario y la coloca en lugar visible.

2.1.2 Al entregar al usuario final, requisita el formato de responsiva (FOR SER 006), mismo que deberá archivar en la carpeta correspondiente una vez firmado por el usuario.

Jefe Depto. Recursos

Materiales/ Usuario Final

3 Evaluación de competencia de proveedores.

3.1 Lleva a cabo la evaluación del o los proveedores requisitando el formato FOR SER 003, realiza el registro en la carpeta de evaluación a proveedores.


3.1.1 Conforme al resultado obtenido, se determina mantener o no la relación con el proveedor evaluado.





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VIII. FLUJOGRAMA

a. Solicitud de Compra y Selección de Proveedores

SOLICITUD DE COMPRA/SELECCIÓN DE PROVEEDORES

ÁREAS RECURSOS MATERIALES SUBDIRECCIÓN ADMON./DIRECCIÓN

IniciarSe presenta al proveedor y la orden de compra

Requisita la orden de compra FOR SER 002

Se comunica al Jefe. De Depto. De Recursos Materiales.

Necesidad de algún producto o servicio, indispensable para la operación.

¿Es necesaria la compra de los

productos o servicios?

Rechazo de compra.

Se realizan cotizaciones.

Se lleva a cabo un análisis de los proveedores seleccionados con base a los criterios determinados.

Se evalua y selecciona al proveedor más conveniente

¿Es autorizado el proveedor

seleccionado?

NO

SI

SI

B

A

A NO




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b. Compra del Producto/Contratación de Servicio/Evaluación de Competencia de Proveedores.

COMPRA DEL PRODUCTO/CONTRATACIÓN DE SERVICIO/EVALUACIÓN DE COMPETENCIA DE PROVEEDORES.

RECURSOS MATERIALES

Recibe aprobación.

Se comunica con el proveedor a fin de cerrar la operación.

Se recibe el producto o servicio, verificando y evaluando que cumpla con las condiciones pactadas.

¿Cumple con los requisitos mínimos

de aprobación?

Se manda al área contable para el pago de factura, según las politicas establecidas.

B

A

Se utiliza el producto o servicio vendido, durante el tiempo de convenio.

Se lleva a cabo una reevaluación del proveedor.

¿Cumple con los requisitos mínimos

de aprobación?

Servicios y productos aprobados.

SI

NOSI

FIN

NO




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c. Inventario INVENTARIOS

RECURSOS MATERIALES JEFE DEPTO. SISTEMAS

INICIO

Tratándose de equipos de

cómputo, y en cuanto se

recibe el equipo del

proveedor, entrega al

Depto. de sistemas.

Recibe los equipos de cómputo,

formatea si es necesario, instala

el software necesario, incluyendo

el GLPI y devuelve a Recursos

materiales

Recibe el equipo de

cómputo,

Al entregar al

usuario final,

requisita el formato

de responsiva (FOR

SER 006), mismo

que deberá archivar

en la carpeta

correspondiente una

vez firmado por el

usuario.

FIN

Captura la información en

la aplicación GLPI

correspondiente.

Seleccionar si el equipo se

encontrará en BODEGA o

estará ACTIVO

BODEGAACTIVO

Seleccionar el Lugar

Donde reside el equipo

Seleccionar al

responsable técnico

Ingresar el

Número de

Inventario

Ingresar los

datos

necesarios

para el

licenciamiento.

Generar la

etiqueta con el

número de

inventario y

colocarla en

lugar visible.

ACTIVO BODEGA

Ingresar

equipo a

Bodega.




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IX. ABREVIACIONES Y DEFINICIONES.

Abreviaciones

Definiciones

GLPI: Solución de software abierto (Open Source) para la gestión del inventario informático y de soporte técnico (Help Desk). Es una aplicación Web que ataca los principales problemas de gestión del inventario informático: La administración de los recursos de hardware, software, usuarios, suministros e incidencias

ORDEN DE COMPRA: Documento inicial para hacer la solicitud del producto / servicio que necesita el departamento o personal de Grupo Asis, Servicios Legales S.A. de C.V. REQUISITOS: Características que debe reunir un producto o servicio para que cubra efectivamente las necesidades de material, herramientas de trabajo, etc. del personal solicitante. Estas características deben registrarse en el Formato de Orden de Compras, y deben ser lo más completas posible para evitar que la organización solicite productos o servicios inadecuados.

NUEVA ADQUISICIÓN: Adquisición de un producto o servicio que hasta la fecha no había sido necesario. Esta categoría incluye las compras habituales cuando se decide un cambio de proveedor. ADDENDA: Son datos adicionales que se pueden agregar a la Factura Electrónica dentro del XML, no está regulado por el SAT y únicamente son requeridos por el cliente a facturar, como datos comerciales por la venta de productos y/o servicios, a diferencia de lo que es un complemento. COMPLEMENTO: Es información regulada por el SAT y es específicamente aplicado a sectores o actividades específicas, forma parte de la Factura electrónica y se agrega mediante dos tipos de nodos: 1. <Complemento> Información adicional para las Facturas Electrónicas 2. <ComplementoConcepto> Información adicional para los conceptos

X. REFERENCIAS.

MAN CAL 001 Manual de Gestión de la Calidad. FOR SER 002 Solicitud de insumos, bienes,

equipos y servicios FOR SER 003 Evaluación al Proveedores NOR SER 005 Norma para el Uso de Instalaciones FOR SER 006 Responsivas FOR SER 007 Orden de Salida de Equipo FOR SER 010 Registro de Equipo FOR SER 011 Control de Mensajería y Paquetería FOR SER 014 Control de viáticos




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PRO AYF 001 Contabilidad y Tesoreria ADMON FOR

002 Cuentas por pagar

XI. REGISTROS DE CALIDAD.

REG SER 001 Compras REG SER 002 Evaluación a Proveedores. REG SER 003 Responsivas REG SER 004 Carpeta Recepción REG SER 005 Protección Civil REG SIS 008 Registro de visitas REG SIS 009 GLPI "sistema de gestión del parque informático"

XII. ANEXOS.

N/A

compras, mantenimiento e inventarios pro... · 2017-10-20 · persona o área está facultada para...

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