Departamento de compras

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

Este departamento consta de varias funciones, como las que se mencionan a continuación:

Adquisiciones: esta función consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo necesario para lograr los objetivos de la empresa, y las cuales deben tener los siguientes lineamientos que son: precio, calidad y cantidad.

Guarda y almacenaje: Este es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.

Proveer a las demás áreas: Este quiere decir que después de haber hecho la compra de materiales, se debe proveer a los demás departamentos tomando en cuenta la cantidad y dimensiones de los materiales que en este necesitan.

Deben también saber localizar para de esa manera poder hacer la selección las fuentes de abastecimiento de donde se encuentra la materia prima y los servicios de la empresa.

Hacer entrevistas a los proveedores y a las personas que los representen, o también seleccionar proveedores, buscar alternativas. No siempre es fácil encontrar a los proveedores que se necesita cuando se los necesita. Sobre todo si se trata de insumos clave, anticipar requerimientos y crear una lista de preseleccionados permite que siempre tengas una buena opción a la mano. Aun si trabajas con proveedores únicos por tipo de compra, asegurarte de tener alternativas evaluadas y probadas que te puedan sacar de un apuro.

Hacer cotizaciones de precios, y verificar la calidad y así mismo el transporte, Pedir presupuestos y realizar compras específicas. Es habitual realizar comprar menores a través de la caja chica, pero para adquisiciones de cierta importancia es recomendable pedir varios presupuestos alternativos para comparar las opciones. Aun cuando se trate de proveedores preseleccionados, es normal encontrar diferencias de precio, stock o calidad en el momento específico en que se va a realizar la compra.

Negociar condiciones de entrega y de pago, tratos necesarios en casos de rechazo y ajustes, para que así los clientes queden convencidos de que es lo que van a elegir.

Hacer venta de desechos, sobrantes y artículos de desuso.

Garantizar el valor de la inversión. Por un lado, los compradores deben asegurar el flujo constante de materiales con la calidad adecuada, para que la producción no se detenga. Por el otro, es son responsables de gran parte de los costos del negocio, por lo que pueden aportar ahorros y eficiencia, negociando precios y condiciones, gestionando inventarios, estandarizando compras, evitando desperdicios y revisando la logística de entregas y almacenamiento, entre otras buenas prácticas.

Recibir, guardar y almacenar los artículos y materiales.

Que se hagan controles de existencias.

Los objetivos generales de la función de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente.