UNIDAD 2. COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

GRUPO EXPOSITOR No. 2

EXPOSITORESLeidy Katherine Morales Velazco

Yuliana Carolina Escobar Gómez

Juliana Azuaje Silva

Javier Najas Rivera

Mariana Isabel Muñoz Ordoñez

Sandra Paola Niño Llanos

UNIDAD 2. COMPONENTES DE LOS SISTEMASDE INFORMACION

•Personas.oPropietarios del sistema. oDiseñadores del sistema. oDesarrolladores del sistema. oUsuarios del sistema: Usuarios externos y Usuarios internos (Directores ejecutivos, Directores medios, Supervisores, técnicos y profesionales, Administrativos).

•Datos, información y conocimiento.•Procesos. Actividades. Elaboración de Diagramas de Flujo de Procesos.•Recursos tecnológicos y de comunicación.

PERSONAS

Son aquellas personas que patrocinan y promueven los sistemas de información. Entre sus funciones esta fijar el presupuesto y los plazos para el desarrollo y el mantenimiento de los sistemas de información, y dar el visto bueno de los sistemas de información final.

PROPIETARIOS DEL SISTEMA

PERSONAS

Son expertos en tecnología, que resuelven las necesidades y las restricciones manifestadas por los usuarios de la empresa mediante recursos tecnológicos.Debido al crecimiento en el desarrollo de tecnología, así como a su utilización, los diseñadores de sistemas han ido especializándose a lo largo de las últimas dos décadas.

DISEÑADORES DEL SISTEMA

PERSONAS

Son los usuarios del sistema que participan en el proceso de desarrollo de prototipos, es decir son los encargados de fabricar y programar sistemas de información basados en las especificaciones de diseño obtenidas de los diseñadores del sistema.

DESARROLLADORES DEL SISTEMA

ESTÁNDARES DE CALIDAD PARA EL DESARROLLADOR DEL SISTEMA

Al igual Los desarrolladores de sistemas deben cumplir con los siguientes estándares de calidad para un buen proceso de desarrollo del sistema o prototipos:

deben identificar los requerimientos de información que ellos conocen junto con las características necesarias del sistema.

Desarrollar un prototipo que funcione.

Utilizar el prototipo anotando las necesidades de cambios y mejoras. Esto expande la lista de los requerimientos de sistemas conocidos.

Revisar el prototipo con base en la información obtenida a través de la experiencia del desarrollador del sistema

Repetir los pasos anteriores las veces que sean necesarias hasta obtener un sistema satisfactorio.

FASES PARA DESARROLLAR UN SISTEMA

Por último y para concluir, las fases que comprenden el método de desarrollo del sistema orientado a prototipos son:

1- Investigación Preliminar: determinar el problema y su ámbito, la importancia y sus efectos potenciales e identificar una idea general para realizar una solución de Software.

2- Definición de los Requerimientos del Sistema: registrar todos los requerimientos y deseos del proyecto.

3- Diseño Técnico: durante la construcción del prototipo, el desarrollador ha obviado el diseño detallado.

4- Programación y Prueba: es donde los cambios en el diseño técnico son implementados y probados.

5- Operación y Mantención: es la instalación del sistema en ambiente de explotación.

PERSONAS

USUARIO “INTERNO” Como se puede observar en el gráfico, salvo el usuario externo que se comunica con el organismo mediante un diálogo personal e intercambio de papeles con un funcionario interno, todos los demás componentes son administrados por el organismo.

USUARIOS DEL SISTEMA

USU

ARIO

S IN

TERN

OS

son todo el Personal administrativo, los profesionales, los técnicos, los gestores, los directivos ejecutivos, los directivos medios y supervisores, y son funcionarios de entidades y organizaciones públicas o privadas que utilizan los

sistemas de acuerdo con los parámetros establecidos de acuerdo con sus programas

El usuario interno del sistema es un funcionario conocido, capacitado para utilizar los sistemas y la información institucional, debidamente acreditado,

identificado y autorizado

La información que brinda el sistema es captada, analizada e interpretada por el usuario interno antes de ser entregada al exterior, es decir que esta

persona es la encargada de actualizar los datos, realizar consultas y generar reportes.

Al igual Si hubiera algún error en la información entregada por el sistema este podría ser filtrado o corregido por el empleado interno antes de llegar al usuario externo. Si el sistema es complejo el usuario interno requiere de una importante capacitación para su utilización, ya que el usuario debe practicar su uso y debe tener conocimientos de informática y ofimática básica para trabajar de forma estable en sus dependencias, al igual Si el empleado usuario interno del sistema tiene una duda o problema, seguramente tendrá acceso a otros compañeros que lo puedan ayudar o podrá llamar a algún funcionario del área de sistemas para que lo asista.

USUARIO “ EXTERNO” Con la utilización masiva de Internet y ciertos avances en otros aspectos de la tecnología de la información y la culturización informática de la sociedad, hoy es posible que los sistemas de información de un organismo sean utilizados directamente por usuarios finales externos al mismo. En esta modalidad, como se puede observar en el siguiente gráfico.

USU

ARIO

S EX

TERN

OS

Son los Clientes, proveedores, partners, trabajadores externos, y que a diferencia del caso anterior del Usuario interno, el usuario Externo no es en principio alguien conocido

que pertenece a la empresa.

Que son todos aquellos que utilizan la información de una organización sin

pertenecer a la misma, y puede estar a miles de km, de distancia.

De acuerdo a lo anterior surgen muchas preguntas que debemos analizar y tener en cuenta al momento de identificar quien es

un usuario Externo.

ALGUNAS PREGUNTAS A TENER EN CUENTA PARA UN USUARIO EXTERNO, SON:

¿Cuán fácil de usar debe ser el sistema para que alguien

sin capacitación pueda utilizarlo?

¿Cómo nos aseguramos que el usuario externo es

realmente quien dice ser?

¿Qué tan seguros de la información que publicamos

por el sistema debemos estar para mostrársela

directamente al interesado?

¿Cómo se puede abstraer el sistema para que no exija

del equipo cliente características que

compliquen al usuario?

¿Cómo podemos asegurar, en un medio naturalmente inseguro como es Internet, que la información que viaja por ahí esté garantizada?

¿Cómo aseguramos el acceso a los sistemas en el horario que el usuario los quiera usar, es decir, a cualquier hora del día y cualquier día de la semana?

¿Cómo garantizamos la robustez de los sistemas en un entorno como Internet que no nos ofrece ningún tipo de garantías?

¿Cómo se asiste al usuario cuando tiene una consulta y no es posible el diálogo directo con el empleado?.

De acuerdo a las preguntas anteriormente propuestas Y en estas situaciones se agrega un tercer componente externo que es totalmente pertinente al tema que nos ocupa, Como se muestra en la gráfica, y que son: los USUARIOS DEL “ SERVIVIO EXTERNO”

Esto porque el usuario externo trabaja con el sistema en representación de un tercero. Este caso se da en varias situaciones, por ejemplo cuando un Agente Exportador interactúa con los sistemas aduaneros para despachar mercadería de un cliente o cuando un contador de un estudio contable presenta una declaración jurada de un cliente. Este contador puede tener varios roles dentro del sistema, cuando el mismo se presenta como contribuyente o cuando se presenta como contador representante de otros, que seguramente serán varios.

¿En qué se diferencia el conocimiento de los datos y de la información?Los tres términos suelen utilizarse indistintamente y esto puede llevar a una interpretación libre del concepto de conocimiento. Quizás la forma más sencilla de diferenciar los términos sea pensar que los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes de cualquier tipo (personas, empresas, máquinas...), mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos.

DIFERENCIA

Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. También se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el por qué de las cosas y no son orientativos para la acción.Ejemplo: Un número telefónico o el nombre de una persona. Estos son datos que, sin un propósito, una utilidad o un contexto no sirven como base para apoyar la toma de una decisión. Los datos pueden ser una colección de hechos almacenados en algún lugar físico como un papel, un dispositivo electrónico (CD, DVD, disco duro...), o la mente de una persona. En este sentido las tecnologías de la información han aportado mucho a recopilación de datos.

DATOS

DE DONDE PROVIENEN LOS DATOS:

Los datos pueden provenir de fuentes externas o internas a la organización, pudiendo ser de carácter objetivo o subjetivo, o de tipo cualitativo o cuantitativo, etc.FORMA DE LOS DATOS: Pueden ser de muchas formas, incluyendo datos alfanuméricos (compuestos de letras y números), pueden también estar compuestos de textos, oraciones o párrafos, imágenes (gráficos y figuras) o audio y videos.

LOS DATOS SE PUEDEN TRANSFORMAN EN INFORMACIÓN AÑADIENDOLES VALOR

Contextualizando se sabe en qué contexto y para qué propósito se generaron.

Categorizando se conocen las unidades de medida que ayudan a interpretarlos.

Calculando los datos pueden haber sido procesados matemática o estadísticamente.

Corrigiendo se han eliminado errores e inconsistencias de los datos.

Condensando los datos se han podido resumir de forma más concisa (agregación).

La información se puede definir como un conjunto de datos procesados, supervisados y ordenados que tienen un significado (relevancia, propósito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para construir un mensaje, resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento raciona en la base del conocimiento. Ejemplo: Precio hora por horas trabajadas nos dan información de lo que ganará un empleado.

INFORMACION

El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también esta en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.

CONOCIMIENTO

El conocimiento se deriva de la información, así como la información se deriva de los datos. Para que la información se convierta en conocimiento es necesario realizar acciones como:

Comparación con otros elementos.Predicción de consecuencias.Búsqueda de conexiones.Conversación con otros portadores de conocimiento.

PROCESOS

ACTIVIDADESENTRADA DE DATOS: Proceso mediante el cual se captura y prepara datos para su posterior procesamiento. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales se realizan por el operador o el usuario, y las automáticas surgen de otros sistemas

ALMACENAMIENTO DE DATOS: Proceso mediante el cual el sistema almacena de manera organizada los datos e información para su uso posterior.Para hacer fácil su recuperación, los datos almacenados se organizan en: Campo, registro, archivo y base de datos.

PROCESAMIENTO DE DATOS: Es la capacidad de efectuar operaciones con los datos guardados en las unidades de memoria y se evidencia si: Aumenta, manipula y organiza la forma de los datos, analiza y evalúa su contenido, selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones.

SALIDA DE INFORMACION: Actividad que permite transmitir información útil y valiosa a los usuarios finales.Además un sistema de información debe tener control del desempeño del sistema, es decir debe generar retroalimentación sobre las actividades de entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de información.

Es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.Ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás.

ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión.Permiten definir los límites de un proceso.

Facilita la identificación de los clientes.Estimula el pensamiento analítico.Proporciona un método de comunicación.ayuda a establecer el valor agregado.Constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos.

BENEFICIOS DEL DIAGRAMA DE FLUJOS

El gran desarrollo tecnológico que se ha producido recientemente ha propiciado lo que algunos autores denominan la nueva 'revolución' social, con el desarrollo de "la sociedad de la información". Con ello, se desea hacer referencia a que la materia prima "la información" es el motor de esta nueva sociedad, y en torno a ella, surgen profesiones y trabajos nuevos, o se readaptan las profesiones existentes.

LOS RECURSOS TECNOLOGICOS Y DE COMUNICACION

Las nuevas tecnologías de la información y comunicación son las que giran en torno a tres medios básicos: la informática, la microelectrónica y las telecomunicaciones.Existen múltiples instrumentos electrónicos que se encuentran dentro del concepto de TIC, la televisión, el teléfono, el video, el ordenador. Pero sin lugar a duda, los medios más representativos de la sociedad actual son los ordenadores que nos permiten utilizar diferentes aplicaciones informáticas (presentaciones, aplicaciones multimedia, programas ofimáticos,...) y más específicamente las redes de comunicación, en concreto Internet.

EVOLUCION DEL INTERNET

La Tecnología por su parte, hace referencia a las teorías y técnicas que posibilitan el aprovechamiento práctico del conocimiento científico.Un recurso tecnológico es un medio que permite satisfacer necesidades o alcanzar objetivos. Lo recursos tecnológicos y de comunicación nos facilitan los procesos optimizando tiempos de respuesta, agilizando el trabajo y el recurso humano dandole el uso adecuado.

https://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/18830/6/Tema_2_-_Sistemas_de_Informacion.pdf

http://www.aiteco.com/que-es-un-diagrama-de-flujo/

http://izamorar.com/actividades-basicas-de-un-sistema-de-informacion/

REFERENCIAS