componentes administrativas y coordinación

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Objetivos Unidades Administrativas y

Coordinación en la Organización

Comprender la organización a través de las

unidades administrativas y sus funciones

Comprender los fundamentos de la

coordinación en la organización

Diferenciar los mecanismos de coordinación

en la organización (H. Mintzberg)

Proponer modalidades para coordinar

efectivamente

Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización

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Componentes Administrativas de la Organización

(Henry Mintzberg)

La organización está estructurada para captar y dirigir

sistemas de flujos (autoridad, material de trabajo,

información y procesos de decisión) a través de la

interrelación de cinco unidades administrativas básicas.

Ápice Estratégico

Tecno-

estructura Staff Línea Media

Núcleo de Operaciones

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1. El Ápice Estratégico

Director y gerencias de responsabilidad

estratégica con apoyo de asistentes y

secretarios

Roles interpersonales, informativos y decisorios

Asegurar cumplimiento de la misión de manera

efectiva y satisfacer las necesidades de quienes

la controlan y tienen algún tipo de poder sobre

ella (accionistas, dueños, sindicatos,

dependencias gubernamentales, etc.)


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Funciones del ápice estratégico

• Desarrollar las estrategias de la organización e interpretar el ambiente

• Diseñar los sistemas de decisión organizacional y autorizar decisiones estratégicas

• Administrar las condiciones fronterizas de la organización e informar a accionistas

• Establecer negociaciones con agentes externos, relaciones públicas y de representación

• Asignar recursos y resolver conflictos

• Diseñar cargos, nombrar al personal y evaluar desempeños

• Fomentar la motivación y recompensas

• Emitir órdenes de trabajo


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2. El Núcleo de Operaciones

Son las personas que realizan el trabajo básico

(operarios u operadores) relacionado directamente

con la fabricación de los productos y/o la prestación

de los servicios que la entidad entrega a la

comunidad

Funciones principales:

• Aseguran los insumos para la producción

• Transforman los insumos en producto o servicio

• Distribuyen los productos y servicios

• Proveen apoyo directo a las funciones de entrada,

transformación y salida


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3. La Línea Media

Es la cadena de directivos provistos de autoridad formal que vincula al ápice estratégico con el núcleo de operaciones para ejercer la supervisión directa

Capataces que van desde la cumbre estratégica hasta el núcleo operativo, formando la cadena de autoridad

Se forma a medida que la organización crece y aumenta la necesidad de ejercer supervisión directa sobre un límite de personas o ámbito de control


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Funciones de la línea media

• Recopilar información de feedback respecto al rendimiento de su unidad

• Comunicar y transmitir la información a superiores

• Influir en las decisiones (propuestas de cambios, anomalías en la unidad, autorización de decisiones, etc.)

• Informar y asignar recursos en su unidad, definir reglas, poner en práctica proyectos y planes de acción

• Gestionar actividades de coordinación horizontal y establecer red de contactos de enlace con otros directivos, analistas, miembros del staff de apoyo y personas externas que interactúan con su unidad


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4. La Tecnoestructura

Son los analistas que estudian la adaptación de la organización al entorno y dan pautas para estandarizar o normalizar los procesos de trabajo

A medida que la organización continua en su proceso de elaboración tiende a buscar más la “estandarización” para coordinar el trabajo, y se generan las asesorías o staff

Sirven a la organización afectando el trabajo de otros, pero están fuera de la jerarquía y la corriente de trabajo operacional

Pueden diseñar, planear, cambiar, o entrenar al personal para que lo haga, pero no ejecutan ellos mismos


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Funciones de los analistas de la tecnoestructura

Colaborar en la planeación estratégica

Diseño del control de gestión

Aseguramiento de calidad

Estudios de métodos de trabajo

• Ingeniería industrial

• Organización y métodos

Planificación y control

• Programación y control de calidad

Gestión de personal

Estandarizaciones

• Generación de normas, reglas y reglamentos


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5. El Staff de Apoyo

Son unidades especializadas que proporcionan

servicios indirectos a toda la organización, se

encuentran fuera de la corriente operacional

Funciones:

• Consejería o asesoría legal

• Personal y remuneraciones

• Central telefónica

• Seguridad

• Servicios generales

• Cafetería y alimentación casino


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Ejemplo: empresa industrial

P. Estratégica

Controlador

Capacitación de Personal

Investigación Operativa

Programación Producción

Estudio de trabajo

Staff de empleados

Tecnocráticos

Consejo Legal

Relaciones públicas

Relaciones industriales

Investigación y desarrollo

Evaluación

Nómina de pagos

Recepción

Correspondencia

Cafetería

Directorio, Presidente

Comité

Ejecutivo

Staff del

Presidente

Gerentes

de Planta

Gerentes Regionales

de Ventas

Capataces Gerentes de distrito

de ventas

Agentes

compradores

Operarios

de máquina Armadores Transportadores Vendedores


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Fundamentos de la Coordinación

La división de tareas y especialización requiere un

aglutinante que integre el trabajo de las unidades

organizacionales

Síntomas de coordinación deficiente

• Pérdida de control

• Conflictos excesivos

• Separación de autoridad y competencia

• Descuido de las responsabilidades


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Principios de organización y coordinación

• Cadena de mando

Conjunto interconectado e indivisible de relación

superior subordinado del nivel superior al inferior

• Unidad de mando

Un subordinado es responsable ante un solo superior

• Tramo de control o esfera de competencia

Número de personas o unidades que el administrador

puede supervisar efectivamente


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Poder (P)

Capacidad de ejercer influencia cambiar conductas,

opiniones, decisiones

• Poder de premio

Expectativas de satisfacción de necesidades

• Poder coercitivo

Bloquea expectativas, inflige castigos y amenazas

• Poder legítimo

Propio de su posición, exigencias del trabajo, directrices

• Poder de referencia

Virtudes equidad, transparencia, competencia, modelo

• Poder de experto

Fuente de crecimiento y desarrollo Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización

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Empowerment

Los empleados, administradores o equipos de trabajo poseen el poder para tomar decisiones sin requerir la autorización de sus superiores.

Deben aceptar la responsabilidad de sus acciones y tareas

• Responsabilidad (R): deber sobre el que se debe responder, no se delega

• P = R equilibrio

• Si P > R autocracia sin responsabilidad

• Si P < R frustración, carecen del poder para desempeñar las tareas de las que son responsable


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Autoridad de línea

Relación de supervisión directa superior/subordinado

Staff

Asesoría especializada y calificada a los administradores de

línea. Relaciones de servicio; asesoría control; inspección

Autoridad funcional

Derecho que se delega a un individuo o unidad para controlar procesos, prácticas, políticas, o labores relativas a otros departamentos

Delegación de autoridad funcional

Una pequeña parte de la autoridad de un superior de línea

se le asigna a otra unidad para instruir algo específico


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Modalidades de Coordinación

H. Mintzberg distingue cinco mecanismos de

coordinación:

1. Adaptación o ajuste mutuo

2. Supervisión directa

3. Estandarización de los procesos de trabajo

4. Normalización de los productos u output

5. Normalización de las habilidades o destrezas


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1. Adaptación o ajuste mutuo

La integración de las tareas se logra por el simple

proceso de la comunicación informal entre dos

empleados no siendo determinante un eventual

supervisor para que se logre el desempeño

Ápice Estratégico

Tecno-



Cultura Cultura

Cultura


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2. Supervisión directa

La integración se logra a través de la supervisión

que ejerce el superior mediante su responsabilidad

por el trabajo que ejecutan otros

Emite órdenes e instrucciones, supervisa las

acciones, solicita informes, resultados y

sugerencias Ápice Estratégico

Tecno-



Cultura Cultura

Cultura


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3. Estandarización de los procesos de trabajo

La integración se logra a través de especificar o

programar los contenidos de los trabajos.

Se establece el “cómo” deben realizarse las labores

(procedimientos, métodos, normas y reglas)

Ápice Estratégico

Tecno-



Cultura Cultura

Cultura


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4. Normalización de los productos (output)

La integración se logra al definir los resultados del

trabajo y sus especificaciones: dimensiones,

desempeños, tiempos, costos, etc. (“qué debe

hacerse”)

Evaluar el desempeño a través de esos resultados

Ápice Estratégico

Tecno-



Cultura Cultura

Cultura Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización

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5. Normalización de las habilidades o destrezas

La integración se logra al precisar las habilidades o

destrezas requeridas para desarrollar el trabajo

Lo importante es determinar “quién” es el más apto

(perfil) para desempeñar una tarea

Ápice Estratégico

Tecno-



Cultura Cultura

Cultura


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Tres formas de normalización en las organizaciones

Ápice Estratégico

Tecno-

estructura

Staff

Línea Media


Procesos

de Trabajo Habilidades

(inputs)

Resultados

(outputs)

Adaptación

mutua Adaptación

mutua Supervisión

directa

N. del Trabajo

N. de Resultados

N. de Habilidades

Mecanismos de coordinación: continuum de complejidad


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¿Qué aprendiste sobre?

Las diferencias de funciones de las unidades

administrativas de la organización

Los impactos de la coordinación en el proceso

administrativo

El uso de los principios de organización en la

coordinación

Los distintos mecanismos para ejercer una

buena coordinación


componentes administrativas y coordinación

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