compaÑia operadora portuaria cafetera

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INFORME DE AUDITORA

COMPAA OPERADORA PORTUARIA CAFETERA S.A. (COPCSA) (VIGENCIA FISCAL 2010)

CGR CDSA GDVC No. MARZO DE 2012


COMPAA OPERADORA PORTUARIA CAFETERA S.A. (COPCSA) (VIGENCIA FISCAL 2010)

Contralor General de la Repblica Sandra Morelli Rico

Vicecontralor General lvaro Miguel Navas Patrn

Contralor Delegado Sector Agropecuario Rodrigo Fernando Quimbayo Carvajal

Director de Vigilancia Fiscal (Ad-Hoc) Harvey Eduardo Franco Laverde

Gerente Departamental Claudia Mara Duque Botero.

Responsable de Auditora Dagoberto Calero Caicedo

Equipo de Auditores: Beder Eduardo Garay Arrieta Guillermo Ramrez Bonilla Ernesto Mosquera Martnez


TABLA DE CONTENIDO

Pgina

1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

2. DICTAMEN INTEGRAL

2.1. EVALUACION Y CONCEPTO DE LA GESTION 2.2. FENECIMIENTO DE LA CUENTA 2.3. CONCEPTO SOBRE EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PLAN

DE MEJORAMIENTO 2.4. RELACIN DE HALLAZGOS 2.5. PLAN DE MEJORAMIENTO

3. RESULTADOS DE LA AUDITORA 1 3.1. EVALUACIN DE LA GESTIN Y RESULTADOS 1 3.1.1. Control de Gestin. 2 3.1.2. Control de Resultados. 5 3.1.3. Control de Legalidad.. 6 3.1.4. Control Financiero.. 6 3.1.5. Evaluacin del Sistema de Control Interno. 13 3.2. EVALUACIN PLAN DE MEJORAMIENTO.. 15 3.3. BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR.. 16

4. ANEXOS.. 18


1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

La Compaa Operadora Portuaria Cafetera S.A. (COPCSA) es una Sociedad Annima de carcter mercantil y de nacionalidad Colombiana, de naturaleza mixta, constituida mediante Escritura Pblica No. 8023 de Noviembre 15 de 1994, cuyo domicilio es la ciudad de Buenaventura (Valle del Cauca) con la posibilidad de establecer sucursales, agencias o dependencias en cualquier parte del pas o del exterior.

La COPC.S.A., es una empresa de servicios portuarios que tiene como objetivo principal atender y manejar las operaciones logsticas del caf en los puertos de Buenaventura, Cartagena, Santa Marta y Barranquilla, con una Misin y Visin enfocadas a satisfacer las necesidades y requerimientos de los exportadores de caf, con talento humano calificado, tecnologa y equipos que le permiten hoy en Colombia ser lderes en el manejo del caf de exportacin a nivel nacional.

La composicin accionaria de la entidad est representada por la Federacin Nacional de Cafeteros de Colombia como administradora del Fondo Nacional del Caf, con una participacin del (33,1%); Almacafe S.A. (33,1%); Expocafe Ltda. (33,1%); Cooperativa de Caficultores del Nororiente Colombiano (0,35%); y la Cooperativa de Caficultores de Manizales (0,35%).

La entidad ha diseado para la vigencia 2010 un Plan de Direccionamiento Estratgico en el cual replantea la Misin y la Visin y Objetivos, crea beneficios, establece matrices DOFA por dependencias y plantea estrategias por reas.

En lo referente al manejo contable y financiero la entidad incorpor nuevos mdulos administrativos al paquete CG1 y mantiene la administracin el Sistema de Gestin de Calidad mediante la herramienta orientada a Web, denominada DARUMA.


2. DICTAMEN INTEGRAL

Doctor MARIO PINEDA ZULUAGA Gerente Compaa Operadora Portuaria Cafetera S.A. (COPCSA) Buenaventura (Valle del Cauca).

La Contralora General de la Repblica, con fundamento en las facultades otorgadas por el artculo 267 de la Constitucin Poltica, practic Auditora (PGA 2011) a la Compaa Operadora Portuara Cafetera S.A., a travs de la evaluacin de los principios de la Gestin Fiscal: economa, eficiencia, eficacia, equidad y valoracin de los costos ambientales, con que administr los recursos puestos a su disposicin y los resultados de su gestin en las reas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2010 y el Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental por el ao terminado en esa fecha. Dichos Estados Financieros fueron examinados y comparados con los del ao anterior, los cuales fueron auditados por la Contralora General de la Repblica.

La auditora incluy la comprobacin de que las operaciones financieras, administrativas y econmicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, se evaluaron los Mecanismos de Control Interno, teniendo en cuenta la naturaleza de la entidad.

Es responsabilidad de la administracin el contenido de la informacin suministrada por la entidad y analizada por la Contralora General de la Repblica. Igualmente, es responsable por la preparacin y correcta presentacin de estos Estados Financieros de acuerdo de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados.

La responsabilidad de la Contralora General de la Repblica consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el Fenecimiento de la Cuenta Fiscal, con fundamento en la evaluacin de la Gestin y Resultados (Control de Gestin, de Resultados, Financiero (opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros), Legalidad y Control Interno) obtenidos por la administracin de la entidad en las reas y/o procesos auditados.


El Representante Legal de la Compaa Operadora Portuaria Cafetera S.A., rindi la Cuenta o Informe Anual consolidado por la vigencia fiscal del ao 2010, dentro de los plazos previstos en la Resolucin Orgnica No. 05544 de 2003.

La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas de auditora gubernamental colombianas (NAGC), compatibles con las normas internacionales de auditora (NIAs), y con polticas y procedimientos prescritos por la Contralora General de la Repblica. Tales normas requieren que planifique y efecte la auditora para obtener una seguridad razonable acerca de si los Estados Financieros estn libres de errores e inconsistencias significativas. La auditora incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los Estados Financieros los documentos que soportan la Gestin y los Resultados de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, as como la adecuada implementacin y funcionamiento de los Mecanismos de Control Interno.

Los procedimientos de auditora seleccionados dependen del criterio profesional del auditor, incluyendo su evaluacin de los riesgos de errores significativos en los Estados Financieros y de la Gestin y Resultados de la Entidad. En la evaluacin del Riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para todos sus propsitos, con el fin de disear procedimientos de auditora que sean apropiados en las circunstancias. Una auditora tambin incluye, evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas hechas por la administracin, as como evaluar la presentacin general de los Estados Financieros. Consideramos que la auditora proporciona una base razonable para expresar nuestro Concepto y la Opinin.

La auditora incluye el examen a la sede principal (Buenaventura) y a las seccionales o regionales relacionadas seguidamente: Cartagena y Santa Marta.

Estos puntos de control representan el 100% del total de seccionales o regionales de la entidad. El conjunto examinado representa el 31% del presupuesto asignado por la entidad.

Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditora; las respuestas de la administracin fueron analizadas.

2.1 EVALUACION Y CONCEPTO DE LA GESTIN La evaluacin de la Gestin y Resultados se fundamenta en los componentes de Control de: Gestin, de Resultados, Legalidad, Financiero Aplicable y Sistema de


Control Interno, los cuales contemplan las variables que fueron verificadas y calificadas por el equipo auditor.

2.1.1 Gestin

Procesos Administrativos

La Compaa Operadora Portuaria Cafetera S.A. est constituida como un operador portuario, cuyo objeto es el de ocuparse del manejo y control del caf de exportacin. En tal virtud, establece los procesos administrativos como de apoyo con el fin de lograr interrelacin de los otros procesos Operativos y Misionales.

Una de las actividades de apoyo y en cumplimiento con lo establecido en el Cdigo de Comercio de las entidades por acciones, es la distribucin de utilidades, de la cual se evidenci que la entidad ha hecho traslado por concepto de distribucin de utilidades a una cuenta perteneciente a la Federacin Nacional de Cafeteros y no al Fondo Nacional del Caf, lo que constituye un riesgo de prdida de estos recursos

Indicadores de Gestin

Del anlisis realizado de los datos almacenados en el sistema DARUMA, reafirma la observacin contemplada en el Plan de Mejoramiento suscrito por la entidad, acerca de la desactualizacin de algunos indicadores.

Gestin Presupuestal o Financiera

La entidad para el ao 2010 presupuest para el rubro de Ingresos $6.354 millones, del cual se ejecut $5.786 millones para un porcentaje de ejecucin del 91,1%, y para el rubro de Egresos presupuest $6.073 millones de los cuales se ejecutaron $5.714 millones para un porcentaje de ejecucin del 94,10%.

Poblacin Objetivo y Beneficiaria

La Prestacin de los Servicios de la Compaa enfocada a los exportadores de caf, consiste en el recibo del caf, almacenamiento, embalaje y entrega al naviero; estas actividades son controladas y supervisadas mediante los indicadores de Gestin creados para el rea Operativa, los cuales fueron evaluados, establecindose el adecuado cumplimiento y la cobertura del servicio para todos los clientes que demandan los productos que ofrece la entidad.


2.1.2 Resultados

Objetivos Misionales

Adicionalmente a la relacin existente entre los Estatutos de la COPCSA, y el Plan Nacional de Desarrollo, se suma la injerencia que tiene el Contrato de Administracin celebrado entre la Federacin Nacional de Cafeteros y el Gobierno, por los cuales se identifica y establece que la inversin en la Compaa se encuentra acorde con los objetivos de crecimiento alto y sostenido: la condicin para un desarrollo con equidad, consideraciones macroeconmicas, consistencia macroeconmica y consideraciones acerca del crecimiento de largo plazo y por lo tanto debe encontrarse en concordancia con la Ley 152 de 1994, Orgnica del Plan de Desarrollo.

En cuanto a estrategias planteadas por la entidad, en el documento elaborado por la Direccin, el Plan de Direccionamiento Estratgico a partir de la vigencia 2009 y el Plan de Mejora de Calidad y BASC, al verificar las acciones y recomendaciones determinadas en estos planes se evidenci lo siguiente:

Teniendo en cuenta los indicadores de Gestin para la medicin del cumplimiento de las actividades planteadas en el Sistema de Gestin de Calidad, se establece que no se ha logrado totalmente la meta definida del 90%, debido a que el indicador ndice de Cumplimiento en el Sistema de Gestin de Calidad se encuentra en un 81,25%.

Cumplimiento de Planes y Metas

Con el fin de verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones adquiridas por la entidad, en relacin a su naturaleza mixta, con participacin del Estado inferior al 50% de las acciones y a la presentacin de la informacin a la Contralora General de la Repblica, se contempl la normatividad aplicable a la Compaa Operadora Portuaria Cafetera S.A.

Teniendo en cuenta la finalidad por la cual fue creado el Fondo Nacional del Caf (FoNC) y por el cual fue celebrado el Contrato de Administracin entre la Federacin Nacional de Cafeteros y el Gobierno, es cuestionable la adquisicin de una oficina en Cartagena, con la participacin de la Federacin Nacional de Cafeteros, Almacafe y la Compaa Operadora Portuaria Cafetera S.A., con un aporte de hasta $800 millones y con un endeudamiento de hasta de $500 millones. En consideracin a que tal decisin puede conllevar al incumplimiento de los objetivos por los cuales se cre el Fondo Nacional del Caf.


2.1.3 Legalidad

Se realiz la revisin de la totalidad de los contratos y se estableci que la entidad est cumpliendo los procedimientos definidos en el SGC y en el Cdigo de Comercio.

2.1.4 Financiero

Los errores, inconsistencias, salvedades, limitaciones, sobre-estimaciones, sub-estimaciones o incertidumbres encontrados, ascienden a $1.479.2 millones, valor que representa el 43% del total del Activo de la Compaa, de $3.413 millones. Lo que indica que la Opinin es Negativa de acuerdo a lo dispuesto en la Resolucin CGR No. 06368 del 22 de agosto de 2011, lo cual se refleja en la siguiente tabla:

Tabla No. 8. Cifras que Soportan la Opinin

OBSERVACIONES VALOR (Millones $) % sobre el Activo Sobreestimaciones 122.8 0.04 Subestimaciones 487.9 0.14 Incertidumbre 868.5 0.25 Total 1.479.2 0.43

Fuente: Cuadro de hallazgos que soportan la Opinin.

En nuestra Opinin, salvo por las observaciones sealadas en los prrafos precedentes, los Estados Contables no presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situacin financiera de la Compaa Operadora Portuaria Cafetera S.A., al 31 de diciembre de 2010, as como los resultados de las operaciones por el ao terminado en esa fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados por el Decreto 2649 de 1993.

2.1.5 Sistema de Control Interno.

Persiste la ausencia de una Oficina de Control Interno y de la implementacin de un Sistema integrado de Control Interno, que garantice el adecuado cumplimiento de las polticas y de actividades planteadas en el Sistema de Gestin de Calidad implementado por la Compaa, lo cual se ve reflejado en la mayora de las observaciones realizadas por el equipo auditor debido a que son producto de la deficiencias en los Mecanismos de Control encaminados a mitigar los riesgos en


cada uno de los procesos Misionales y Operativos de la Entidad; por tal motivo, dicha evaluacin gener un resultado de 80 puntos.

De Igual manera que en la vigencia anterior (2009), se evidenci falta de control por parte de la Federacin Nacional de Cafeteros, en cuanto al seguimiento de la inversin realizada con estos recursos provenientes del Fondo Nacional del Caf y al cumplimiento del Contrato celebrado con l Gobierno.

2.2 FENECIMIENTO DE LA CUENTA

Con base en la calificacin de los componentes, obtenida en la evaluacin de la Gestin con Concepto Desfavorable (59,55%), la Contralora General de la Repblica No Fenece la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al ao 2010.

2.3. CONCEPTO SOBRE EFECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.

Se constat la apertura de Proceso Administrativo Sancionatorio, en relacin a la presentacin extempornea por la entidad a la Contralora el 10 de Marzo de 2011 del Plan de Mejoramiento suscrito, el contenido incompleto, forma y trminos para la presentacin, en cumplimiento del artculo 9 de la Resolucin 05872 de 2007; sin embargo, se verificaron las actividades planteadas y acciones de mejoramiento que se plantearon en dicho Plan a fin de determinar el porcentaje de cumplimiento.

En cuanto al cumplimiento de las actividades planteadas y las Acciones Correctivas definidas en el Plan suscrito, se realiz la ponderacin del cumplimiento de cada meta y acciones correctivas y se determin el cumplimiento del Plan de Mejoramiento en un 65,58%.

2.4. RELACIN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditora se establecieron 15 hallazgos Administrativos, uno (1) de ellos con posible alcance Disciplinario y Fiscal ($325.76 millones).


2.5 PLAN DE MEJORAMIENTO

La entidad debe ajustar el Plan de Mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en este informe.

El Plan de Mejoramiento debe ser presentado en la Gerencia Departamental del Valle del Cauca (CGR), dentro de los 15 das hbiles siguientes al recibo del informe, en los formatos de que trata la Resolucin 05872 de 11 de Julio de 2007, segn lo establecido en la Resolucin Orgnica No. 06289 del 08 de marzo de 2011, artculo 41, emitida por la CGR.

Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarn por parte de la Entidad, que debern responder a cada debilidad detectada y comunicada, el cronograma para su implementacin y los funcionarios responsables de su desarrollo.

Bogot D. C.

RODRIGO FERNANDO QUIMBAYO CARVAJAL Contralor Delegado para el Sector Agropecuario

Director DVF (Ad-Hoc): Dr. Harvey Eduardo Franco Laverde Supervisora: Dra. Marcela Mara Yepes Gmez Responsable de Auditora: Doctor Dagoberto Calero Caicedo


3. RESULTADOS DE LA AUDITORA

3.1 EVALUACIN DE LA GESTIN Y RESULTADOS

En La evaluacin de la Gestin en las entidades que tienen participacin de recursos del Estado se tiene como marco general de referencia lo establecido en el artculo 209 de la Constitucin Poltica de Colombia, en las Leyes 42 y 87 de 1993 y 489 de 1998 y en la Gua de Auditora Gubernamental con Enfoque Integral, expedida por la Contralora General de la Repblica mediante la Resolucin Orgnica No. 06368 del 22 de agosto de 2011, que establecen los Principios que fundamentan y regulan la Funcin Administrativa y la Gestin Fiscal en estas entidades, tales como: Economa, Eficiencia, Eficacia, Equidad y Sostenibilidad Ambiental.

Resultados de la Evaluacin y Calificacin de la Gestin

En la siguiente Tabla se aprecia el resultado de la Evaluacin de la Gestin de la Compaa en la vigencia 2010, la cual comprendi los componentes: Control de Gestin, de Resultados, de Legalidad, Financiero y la evaluacin del Sistema de control Interno. La COPCSA obtuvo una calificacin de 59,55% que corresponde a la suma de las ponderaciones de los subcomponentes evaluados, que indica un Concepto Desfavorable sobre la Gestin de la entidad en la vigencia.

Tabla No.1 Consolidacin de la Calificacin de la Gestin

COMPONENTE Factores Mnimos Ponderacin

Subcomponente %

Calificacin Equipo Auditor

Consolidacin de la

Calificacin

Ponderacin Calificacin Componente

%

Control de Gestin

Procesos Administrativos 25% 70,0 17,50

20% Indicadores 25% 78,8 19,69 Ciclo Presupuestal 25% 93,8 23,44 Poblacin objetivo y beneficiaria 25% 93,8 23,44

CALIFICACIN COMPONENTE CONTROL DE GESTIN 100% 84,06 16,81

Control de Resultados

Objetivos misionales 50% 91,3 45,63 30% Cumplimiento Planes

Programas y Proyectos 50% 80,0 40,00 CALIFICACIN COMPONENTE CONTROL DE

RESULTADOS 100% 85,63 25,69


Control de Legalidad

Cumplimiento de normatividad aplicable al ente o asunto auditado

100% 87,5 87,50 10%

CALIFICACIN COMPONENTE LEGALIDAD 100% 87,50 8,75 Control Financiero Razonabilidad Financiera 100% 0,0 0,00

CALIFICACIN COMPONENTE FINANCIERO 100% 0,00 0,00 Evaluacin SCI Calidad y Confianza 100% 83,000 83,00 10%

CALIFICACIN COMPONENTE SISTEMA DE CONTROL INTERNO 100% 83,00 8,30

CALIFICACIN FINAL DE GESTIN PONDERADA 59,550 Fuente: Elaborada por el equipo de auditora segn la Gua de Auditoria

3.1.1 Control de Gestin

3.1.1.1 Procesos Administrativos

Gestin Administrativa

La Compaa Operadora Portuaria Cafetera S.A. es una entidad que enfoca sus prioridades estratgicas de acuerdo a su Objeto Social como operador portuario, con funciones de manejo y control del caf de exportacin. En tal virtud, establece los procesos administrativos como tipos de proceso de apoyo con el fin de lograr interrelacin de los otros procesos Operativos y Misionales.

Definida como una de las actividades de apoyo y en cumplimiento con lo establecido en el Cdigo de Comercio de las entidades por acciones, se encuentra la distribucin de utilidades, de la cual se pudo evidenciar lo siguiente:

Hallazgo 1 (F1) (D1) - Distribucin de Utilidades del Fondo Nacional del Caf.

En el Contrato de Administracin celebrado entre la Federacin Nacional de Cafeteros y el Gobierno Nacional, se establece en la Clusula Sptima De las Obligaciones de la Federacin como administradora del Fondo, literal f), Mantener la separacin presupuestal, patrimonial y contable entre los bienes y recursos del Fondo Nacional del Caf y los de la Federacin.

Como resultado de la revisin y cruces realizados con la informacin suministrada por los entes implicados en la administracin y ejecucin de los recursos del Fondo involucrados en la Compaa Operadora, se pudo establecer que la entidad


ha hecho traslado por concepto de distribucin de utilidades de $325,76 millones a la Cuenta Corriente No. 021-99239-1 de Bancaf, migrada a Davivienda con el nmero 0560472969994459, perteneciente a la Federacin Nacional de Cafeteros y no al Fondo Nacional del Caf, lo que constituye un riesgo de prdida de estos recursos. Los traslados se presentan en la siguiente tabla:

Tabla No. 2 Utilidades Consignadas a la Federacin nacional de Cafeteros

Vigencia Entidad Financiera

Fecha No. De Cuenta

Valor (millones $)

2001 Bancaf -------- -------- 24.0 2002 Bancaf 18-03-2002 -------- 43.4 2003 Bancaf 28-02-2003 021-99239-1 69.5 2004 Bancaf 12-03-2004 021-99239-1 51.6 2005 Bancaf 28-03-2005 021-99239-1 36.4 2008 Bancaf 31-03-2008 021-99239-1 49.6 2010 Davivienda 16-03-2010 021-99239-1 51.0

TOTAL 3257 Fuente: Archivo de la entidad-Sistema Contable CG1

Lo anterior debido a falta de controles en lo relacionado a distribucin de los dividendos producto de la operacin de la COPCSA y a su respectivo traslado a las cuentas del Fondo, y al desconocimiento del Nmero de Cuenta en la cual se manejan los recursos del Fondo. Lo que genera un presunto Detrimento Patrimonial de manera indirecta al Fondo Nacional del Caf y pone en riesgo de prdida de los recursos producidos con dineros del Fondo.

Teniendo en cuenta que segn el anlisis realizado, esta observacin se presenta como presunto hallazgo Disciplinario y Fiscal.

Gestin de Administracin del Talento Humano

La evaluacin se realiz teniendo en cuenta la Planta de Personal, conformada por 98 cargos, incluidos los contratos de Prestacin de Servicios, durante la vigencia 2009. Se verific el cumplimiento de las normas aplicables, la pertinencia de las contrataciones y su relacin con el cumplimiento de las Labores Misionales de la organizacin; en cuanto a lo relacionado con el desarrollo de las competencias se analizaron los temas sobre capacitacin y evaluacin del desempeo.


3.1.1.2 Indicadores de Gestin

Teniendo en cuenta la informacin suministrada por la entidad y los datos extrados del sistema de informacin DARUMA, en el cual la Compaa organiza la estructura normativa del Sistema de Gestin de Calidad y hace el seguimiento de las actividades propias de su funcin mediante los indicadores de Gestin, se determin que se siguen utilizando los mismos 62 indicadores discriminados en la siguiente manera:

Tabla No. 3 Tipos de Indicadores

Tipo de Indicador Numero de Indicadores Administrativos 9 Agenciamiento 1 Financieros 15 Operativos 29 Gerencia 8

Fuente: Sistema de Informacin DARUMA.

El anlisis realizado de los datos almacenados en el sistema DARUMA, reafirma la observacin contemplada en el Plan de Mejoramiento suscrito por la entidad, acerca de la desactualizacin de algunos indicadores, evidencindose adems lo siguiente:

Hallazgo 2 - Incumplimiento meta de Sistema de Gestin de Calidad (SGC)

La Compaa mantiene y mejora continuamente un Sistema de Gestin de Calidad para los procesos definidos en el alcance del Manual de Calidad, el cual se ha establecido, documentado e implementado de acuerdo a los requisitos de la Norma ISO 9001 - versin 2000. As, la organizacin utilizando un enfoque basado en procesos, ha identificado procesos de trabajo y sus interacciones, los cuales estn contenidos en el Macroproceso de la compaa.

Para el funcionamiento y mejora de los procesos, la compaa ha definido en el Manual de la Calidad los procedimientos e instructivos del Sistema de Gestin de Calidad.

Mediante la revisin de la informacin almacenada en el sistema DARUMA, se pudo constatar que el indicador denominado ndice en el Cumplimiento del Sistema de Gestin de Calidad con un valor de 81,25%, no alcanza la meta establecida por la entidad de 90%.


Lo anterior se presenta debido a debilidades en la gestin en cuanto a la toma de medidas para llevar a cabo el cumplimiento de la meta establecida para la adopcin del SGC, generando que no se apliquen los requisitos establecidos en la norma y que la certificacin de los procesos no se lleve a cabo en su totalidad.

3.1.1.3 Gestin Presupuestal o Financiera

La entidad para el ao 2010 presupuest para el rubro de Ingresos $6.354 millones del cual se ejecut $5.786 millones para un porcentaje de ejecucin del 91,1%, y para el rubro de Egresos presupuest $6.073 millones de los cuales se ejecutaron $5.714 millones, para un porcentaje de ejecucin del 94,10%.

3.1.1.4 Poblacin Objetivo y beneficiaria

La prestacin de los servicios de la Compaa enfocada a los exportadores de caf, consiste en el recibo del caf, almacenamiento, embalaje y entrega al naviero; estas actividades son controladas y supervisadas mediante los indicadores de Gestin creados para el rea Operativa, los cuales fueron evaluados, establecindose el adecuado cumplimiento y la cobertura del servicio para todos los clientes que demandan los productos que ofrece la entidad.

3.1.2 Control de Resultados

3.1.2.1 Objetivos Misionales

En este aspecto se determina si las actividades cumplidas por el Sujeto de Control y la asignacin de los recursos corresponden a las funciones Misionales definidas en la normatividad aplicable a este tipo de entidad y en los Estatutos de la Compaa, el adecuado cumplimiento de sus planes y programas, y si ha hecho una asignacin adecuada de los recursos

En lo referente a la inversin realizada con recursos provenientes del Fondo Nacional del Caf en la Compaa Operadora Portuaria S.A., y a la relacin existente entre sus Estatutos y el Plan Nacional de Desarrollo, se establece que dicha inversin se encuentra acorde con los objetivos de crecimiento alto y sostenido, la condicin para un desarrollo con equidad, consideraciones macroeconmicas, consistencia macroeconmica y consideraciones acerca del crecimiento de largo plazo, por lo cual se encuentra en concordancia con la Ley 152 de 1994, Ley Orgnica del Plan de Desarrollo.


3.1.2.2 Cumplimiento de Planes y Metas

La entidad dise un nuevo Plan de Direccionamiento Estratgico para la vigencia 2010, en el cual establece una nueva Misin, Visin, Objetivos y aspectos a trabajar, que relacionaron a todas las reas de la Compaa con la definicin de estrategias responsables y obligaciones adquiridas.

Con el fin de verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones adquiridas por la entidad, en relacin a su naturaleza de entidad mixta con participacin del estado inferior al 50% de las acciones y a la presentacin de la informacin a la contralora General de la Repblica, se contempl la normatividad aplicable a la Compaa Operadora Portuaria cafetera S.A.

3.1.3. Control de Legalidad.

Es sabido que la COPCSA por tener naturaleza mixta y tener participacin Estatal correspondiente a menos del 50%, se encuentra cobijada bajo el Derecho Privado, pero en cumplimiento de sus funciones en pro de llevar a cabo sus actividades de gestin debe cumplir los principios establecidos por la Ley 42 de 1993, en relacin a la eficiencia, eficacia y transparencia. Por tal motivo, es necesario verificar de acuerdo a lo determinado en su Sistema de Gestin de Calidad, los procedimientos que sigue la Compaa para llevar a cabo la adquisicin de bienes y servicios.

Se realiz la revisin de la totalidad de los contratos (100%) y se pudo establecer que la entidad est cumpliendo los procedimientos definidos en el SGC y con lo establecido en el Cdigo de Comercio.

No obstante lo anterior, se presentan falencias en el procedimiento de archivo de los documentos pertinentes a la contratacin; esta observacin se analiz en el Plan de Mejoramiento de la vigencia 2009 y se sigue presentando en la vigencia auditada.

3.1.4. Control Financiero.

3.1.4.1. Gestin Financiera y Contable

El Activo de la entidad a diciembre de 31de 2010 fue de $3.413.42 millones y su Pasivo equivale a $832.91 millones, ms el Patrimonio que ascendi a $2.580.51 millones; la utilidad Neta al final del ejercicio fue de $111.84 millones.


El Activo se increment en $301 millones que equivalen a un crecimiento del 15% con relacin al ao 2009, originado bsicamente por las cuentas por cobrar con una representatividad del 29%, seguido de la Propiedad Planta y Equipo con el 25%.

El Patrimonio tuvo una disminucin de $4 millones que equivale a la apropiacin para reserva Capital de Trabajo, pasando de $357 millones en el ao 2009 a $353 millones en el ao 2010, segn aprobacin de la Asamblea de Accionistas realizada en marzo de 2010.

Los ingresos tuvieron una variacin de $305 millones debido a la disminucin en el ao 2010 por los servicios de Descargue de Caf y Movilizacin de la carga. Los gastos disminuyeron en $227 millones, esto debido al costo de venta bolsas y empaques y finalmente Gastos de Personal.

De acuerdo al anlisis realizado de las actividades financieras y contables llevadas a cabo por la entidad, se pudieron establecer las siguientes observaciones:

Hallazgo 3 - Gestin en Sucursal de Santa Marta

Teniendo en cuenta los lineamientos definidos por la Compaa en el Sistema de Gestin de Calidad, para el desarrollo de su trabajo se estableci un marco de referencia para el denominado Marco de Gestin

El Marco de Gestin de la Compaa Operadora Portuaria Cafetera S.A. (COPCSA), establece la concepcin, propsito y organizacin del trabajo en la Compaa; para ello describe los principios, valores, polticas y filosofa que orientan el trabajo y su administracin. Dentro de los principios establecidos se encuentra:

3.4.- Principio de gestin para la incorporacin de bienes y servicios. La incorporacin de bienes y servicios requeridos para el desarrollo de las actividades de trabajo de la COPC S.A. se planean y adquieren con criterios de costo/beneficio, de oportunidad, calidad, ambientales y de solucin integral.

Los bienes y servicios adquiridos se utilizan con criterios de racionalidad y eficiencia.

Como resultado de la revisin de los Informes Anuales de Gestin de la entidad, en relacin a los ingresos y gastos de las sucursales de la entidad, se pudo establecer que durante las vigencias 2009 y 2010 en la sucursal de Santa Marta la


gestin de este punto no fue la apropiada debido a que los gastos de Operacin equivalen a $361.3 millones y $344.5 millones, respectivamente, lo cual representa un total de $705.8 millones que son superiores a los ingresos reportados para el mismo periodo. La diferencia de ingresos y gastos de los dos ltimos aos se presenta en la siguiente tabla:

Tabla No. 4 Diferencias producidas en la Sucursal de Santa Marta

Valores (Millones $) VIGENCIA 2.009 2.010

ENERO (5.46) (4.75) FEBRERO (9.05) (8.29)

MARZO (14.88) (11.43) ABRIL (16.77) (15.23) MAYO (21.25) (19.00) JUNIO (26.65) (22.79) JULIO (32.47) (28.69)

AGOSTO (37.59) (33.99) SEPTIEMBRE (42.46) (41.29)

OCTUBRE (47.84) (47.74) NOVIEMBRE (51.10) (53.51) DICIEMBRE (55.74) (57.77)

TOTAL (361.32) (344.53) Fuente_ Informe de Gestin a Diciembre de 2010

Lo anterior se presenta debido a la falta de gestin en el control de los ingresos y gastos de la sucursal de Santa Marta en relacin a su operacin.

En razn al efecto de la redistribucin de costos y gastos en la entidad, se evidencia que esta oficina no guarda una relacin costo-beneficio que garantice una buena gestin al final del ejercicio de la Compaa, porque sus resultados operativamente son negativos.

Hallazgo 4 - Cuentas por Cobrar

Segn la Ley 42 de 1993, en sus artculos 8 y 12, segn principios de Eficiencia, Eficacia y Economa, se constataron las cuentas por cobrar (Deudores) con antigedad superior a 90 y 180 das, sin haber sido cobradas por valor de $11.6 millones.


Tabla No. 5 Cuentas por Cobrar (millones $)

Deudores Saldo a 31 de Diciembre de 2010 Mximo Exportadores de caf 10.00 Cooperativa Agrcola Cafetera 0,89 Intercoffe Trade Colombian Dracnch 0.79

Total $11.69 Fuente: Informacin suministrada por la entidad a 31 de Diciembre de 2010.

Esta situacin coloca de manifiesto la falta de gestin por parte de la entidad para el cobro de sus cuentas, toda vez que no existe una poltica para recuperar la cartera

Lo anterior lleva a que los deudores se declaren insolutos y se comprometa la utilidad de la entidad.

Hallazgo 5 - Propiedad Planta y Equipo

La Compaa no cuenta con procedimientos de control de Propiedad Planta y Equipo en el Sistema de Gestin de Calidad, que en el Balance tiene un saldo de $568,5 millones, situacin que se evidencia en la informacin suministrada por la entidad para el manejo de los activos (sistemas de informacin).

Debido a falta de gestin oportuna del rea Administrativa para implementar los controles, toda vez que en la actualidad se est implementando un aplicativo para el registro de los mismos. Lo que no permite detectar a tiempo los niveles de riesgo y faltantes de activos de la entidad.

La entidad no tiene identificados los activos (plaqueteados), toda vez que estos se controlan por intermedio de libros auxiliares y hojas electrnicas, situacin que no permite conocer con exactitud su identidad; lo anterior se debe a la falta de procedimientos en el Sistema de Gestin de Calidad (SGC) de la entidad, lo que genera incertidumbre de la informacin que sirve como instrumento de identificacin y posterior clasificacin como activos depreciables en libros.

Hallazgo 6 - Cuentas por Pagar

Segn la Ley 42 de 1993, en sus artculos 8 y 12, segn principios de Eficiencia, Eficacia y Economa, se constataron Cuentas por Pagar (Acreedores) con antigedad superior a 90 y 180 das, por valor de $1.05 millones, sin haberse cancelado.


Tabla No. 6 Cuentas por Pagar (millones $)

Acreedor Saldo a 31 de Diciembre de 2010 Inversiones Sandoval 0.2 Compaa Suramericana de seguros 0,5 Mario Pineda Zuluaga 0,5 Total 1.1

Fuente: Informacin suministrada por la entidad a 31 de Diciembre de 2010.

Esta situacin deja de manifiesto la falta de gestin por parte de la entidad para la cancelacin de sus obligaciones. Lo cual la lleva a incurrir en la cancelacin de intereses de mora por los no pagos oportunos de sus deudas.

Hallazgo 7- Gastos - Servicios Temporales

Se constat que en la cuenta de Gasto de Servicios Temporales se encuentra registrado un gasto a nombre de Colombia Telecomunicaciones S.A., por $93.599, que por error de codificacin en la contabilizacin qued mal registrado, situacin que pone de manifiesto falta de control en el momento de hacer los registros contables, lo que genera falta de confiabilidad y oportunidad de la informacin relacionada con el rubro de viticos de la entidad.

Hallazgo 8 - Gastos - Telfono.

El numeral 337 - Normas Tcnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad - Rgimen de Contabilidad Pblica, establece que los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades, se deben soportar con los documentos pertinentes que justifiquen cada uno de los registros. Contrario a lo aqu establecido, no se evidenciaron los documentos suficientes y necesarios que permitan establecer la obligacin de pago por parte de la Compaa Operadora Portuaria.

Se constat que en la cuenta de Gastos de Servicios Telefnico, se encuentran registrado un gasto a nombre de Jorge Daz por 0,006 millones, Caja de Compensacin Familiar $0.010 millones, Ana Clara Diez por $0,120 millones, y en Cartagena un registro a Mara del Carmen Rueda Zapata por $0.083 millones, que por error de codificacin en la contabilizacin qued mal registrado, situacin que pone de manifiesto falta de control en el momento de hacer los registros contables, lo que genera falta de confiabilidad y oportunidad de la informacin relacionada con el rubro de viticos de la entidad.


Hallazgo 9 - Gastos Varios de Operacin.

Se constat que la entidad en la vigencia 2010, registr los siguientes Gastos en Servicio Telefnico (17 celulares y 8 Avanteles) por $59 millones, Casino y Restaurante por $17 millones, Gastos de Viaje por $62 millones, Taxis y Buses en el orden de $22 millones, Casino y Restaurante $17 millones y Recepciones y Atenciones por $15 millones, y las afiliaciones a clubes. La entidad considera que los gastos de operacin son propios de la actividad y dinmica del negocio lo mismo que las comunicaciones, dado lo disperso de los frentes de operacin, por lo que es una actividad continua y con tiempos exactos.

La Contralora General de la Repblica considera que la compaa no tiene control sobre el Gasto de la entidad en general, lo que ocasiona gastos innecesarios que afectan las utilidades de la compaa, y adems coloca de presente el incumplimiento al principio de Economa y Austeridad del gasto, toda vez que la compaa cuenta como socio a la Federacin Nacional de Cafeteros, quien administra los recursos del Fondo Nacional del Caf. La Contralora General de la repblica hace un llamado a la entidad sobre lo que considera gastos excesivos en los siguientes rubros:

Tabla No. 7 Gastos Varios Vigencia 2010

Cdigo Cuenta Concepto Valor (millones $) 513535 Celulares 59.2 5155 Gastos de viaje 62.2 519560 Casino y restaurante 17.1 519595 Recepciones y Atenciones 15.9 519545 Taxis y Buses 22.8

Total $177.5 Fuente: Informacin Balance a 31 de Diciembre de 2010 COPC.S.A

Hallazgo 10 - Asientos de Inversiones

Teniendo en cuenta lo establecido en el Artculo 56 del Decreto 2649 de 1993, referente a los Asientos. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos econmicos se deben registrar en libros en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Pueden registrarse varias operaciones homogneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronolgicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a ms tardar en el mes siguiente a aqul en el cual las operaciones se hubieren realizado. Dentro del trmino previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos dbito y crdito de cada cuenta y establecer su saldo.


Cualquier error u omisin se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

Se pudo establecer que en los Estados Financieros de la Compaa Portuaria Cafetera S.A., vigencia 2010, no se evidencia la contabilizacin de 1.495 acciones adquiridas el 11 de noviembre de 2011 por $1,5 millones.

Esta situacin se presenta por debilidades en el registro y clasificacin de partidas contables, adems de fallas en el control oportuno del movimiento de las inversiones.

Lo que genera una inadecuada clasificacin y revelacin de las cuentas en los Estados Financieros, adems de una subvaloracin de la cuenta de inversiones.

Hallazgo 11 - Valorizacin Propiedad Planta y Equipo

Como lo establecen los artculos 52 y 61 del Decreto 2649 de 1993, en los Estados Financieros de la Compaa Portuaria Cafetera S.A., vigencia 2010, no se evidencia el reconocimiento total de la Valorizacin, debido que falta por contabilizar la suma de $149.11 millones.

Esta situacin se presenta por debilidades en el registro y clasificacin de partidas contables, adems de fallas en el control oportuno del movimiento de las inversiones. Generando una inadecuada clasificacin y revelacin de las cuentas en los Estados Financieros, adems de una subestimacin de la cuenta Valorizaciones, y sobrevaloracin de la cuenta Supervit en Valorizaciones

Hallazgo 12 - Depreciacin

Como lo establecen los artculos 52 y 62 del Decreto 2649 de 1993, en los Estados Financieros de la Compaa Portuaria Cafetera S.A., vigencia 2010, no se evidencia el reconocimiento total del gasto Depreciacin, debido a que se contabiliz de ms $121.78 millones en la cuenta Elevadores de la Propiedad Planta y Equipo.

Esta situacin se presenta por debilidades en el registro y clasificacin de partidas contables, adems de fallas en el control oportuno del movimiento de Propiedad Planta y Equipo

Lo que genera una inadecuada clasificacin y revelacin de las cuentas en los Estados Financieros, adems de una sobrevaloracin de la cuenta de gasto y subvaloracin de la cuenta Depreciacin acumulada


Hallazgo 13 - Inventarios

Teniendo en cuenta lo establecido en los artculos Nos. 63 y 129 del Decreto 2649 de 1993, la entidad no aport por lo menos una toma fsica del inventario para la vigencia 2010; lo anterior se debe a debilidades en los mecanismos de control y genera con ello que no se pueda establecer la real existencia, condiciones o estado en que se encuentran todos o cada uno de los bienes con el fin de ajustarlos a su valor de realizacin en los Estados Financieros, generando incertidumbre contable por valor de $868,5 millones.

Hallazgo 14 - Avalos Tcnicos

Teniendo en cuenta el artculo No. 54 del Decreto 2649 de 1993, se establece que, la entidad no aport los Avalos Tcnicos que indiquen que en los ltimos tres (3) aos se le realiz a los bienes que conforman la Propiedad Planta y Equipo.

Se ocasiona por debilidades en los mecanismos de control, lo que genera que no se pueda ajustar al valor de realizacin o valor actual, en los Estados Financieros

3.1.5. Evaluacin del Sistema de Control Interno.

La evaluacin del Sistema de Control Interno est regulada en la Ley 42 de 1993 en su artculo 9; en la Ley 87 artculo 5; y la Ley 489 en su artculo 27 campo de aplicacin, que obliga a las entidades a tener una poltica de autocontrol; no obstante, lo anterior excluye a las sociedades de economa mixta que tienen mayoritariamente capital privado dentro de su capital social; por lo anterior, en COPCSA se verificaron los Mecanismos de Control implementados.

Estas sociedades estn sometidas a un rgimen de Derecho Privado y, como tal, tienen un rgimen especial que las excluye de esta especial normatividad; por tal motivo, se tuvo en cuenta para realizar el anlisis de dichos mecanismos la Poltica de Calidad establecida en el proceso A015 Marco de Gestin, el cual establece que: En la COPC S.A., todos los procesos de trabajo son permanentemente controlados en bsqueda de los resultados esperados, mediante esquemas de mejoramiento continuo para el beneficio de sus clientes, trabajadores, accionistas y la sociedad. .

Se pudo establecer que persiste la ausencia de una Oficina de Control Interno y la implementacin de un Sistema integrado de Control Interno que garantice el


adecuado cumplimiento de las polticas y de actividades planteadas en el Sistema de Gestin de Calidad implementado por la Compaa, lo cual se ve reflejado en la mayora de las observaciones realizadas por el Grupo Auditor debido a que son producto de la deficiencias en los mecanismos de control que mitiguen los riesgos en cada uno de los procesos Misionales y Operativos de la entidad.

Sin embargo, como resultado de la evaluacin realizada por la CGR, teniendo en cuenta el Sistema Integral de Informacin de la Gestin Pblica - SIIGEP, se obtuvo una gestin en los Mecanismos de Control, valorada como EFICIENTE, con 80 puntos.

Tabla No. 8 Resultado de evaluacin de los Mecanismos de Control

COMPAA OPERADORA PORTUARA CAFETERA S.A. TOTALES PLANEACIN EJECUCIN

TOTAL CALIFICACIONES 134 103

Ponderacin Total (Total Calificacin/No de controles Evaluados) 1,51 1,37

Porcentaje de Ponderacin Asignado 30% 70% Subtotal de Calificaciones (Ponderacin * % de ponderacin) 0,453 0,959 Total Calificacin -Puntaje (Suma de subtotales) 1,41 EFICIENTE Calificacin SCI Para Gestin EFICIENTE 80

Fuente: Sistema Integral de Informacin de la Gestin Pblica-SIIGEP.

De Igual manera que en la vigencia anterior (2009), se evidenci falta de control por parte de la Federacin Nacional de Cafeteros, en cuanto al seguimiento de la inversin realizada con estos recursos provenientes del Fondo Nacional del Caf (FoNC), y al cumplimiento del contrato celebrado con el Gobierno, del cual se realiz un anlisis, evidencindose lo siguiente:

Hallazgo 15 - Auditora Interna.

En el Contrato de Administracin celebrado entre la Federacin Nacional de Cafeteros y el Gobierno Nacional, se establece en la Clusula vigsima - Auditora Interna, que La FEDERACION, de conformidad con lo dispuesto en los artculos primero y siguientes del Decreto 2025 de 1996, efectuar a travs de la auditora interna, el seguimiento sobre la administracin, manejo, inversin y contabilizacin de los recursos parafiscales del Fondo Nacional del Caf y la verificacin de la correcta liquidacin, debido pago, recaudo y consignacin de la contribucin parafiscal cafetera.


Como resultado de la revisin de los informes de realizados en la entidad con el fin de llevar a cabo el control de los recursos del Fondo, se evidencia que la Federacin no ha realizado ningn tipo de auditora que garantice la adecuada inversin realizada en la Compaa Operadora Portuaria Cafetera S.A.

Existe falta de controles por parte de la Federacin Nacional de Cafeteros en lo relacionado a los recursos del Fondo invertidos en la Compaa Operadora Portuaria Cafetera S.A.

Por esta situacin se genera un posible incumplimiento en el Contrato de Administracin, generando una Funcin de Advertencia dirigida a la Federacin Nacional de Cafeteros.

3.2. EVALUACIN PLAN DE MEJORAMIENTO

Se pudo definir que se realiz apertura de Proceso Administrativo Sancionatorio, en relacin a la presentacin extempornea por parte de la entidad, a la CGR, el 10 de Marzo de 2011 del Plan de Mejoramiento suscrito, as como por su contenido incompleto, forma y trminos para la presentacin, lo anterior en cumplimiento del artculo 9 de la Resolucin 05872 de 2007; sin embargo, se verificaron las actividades planteadas y las Acciones de Mejoramiento que se plantearon en dicho plan, para tratar de determinar el porcentaje de cumplimiento

En cuanto al cumplimiento de las actividades planteadas y Acciones Correctivas definidas en el Plan suscrito, se evidenci:

Hallazgo No. 1 (1101002) - Implementacin de actividades Plan Estratgico. Se evidenci que los seguimientos establecidos por la entidad en el Plan de Mejoramiento no se estaban realizando a la periodicidad definida, por lo cual se determin el cumplimiento de la meta en un 50%.

Hallazgo No. 5 (1102002) - Indicadores de Gestin DARUMA. Se pudo establecer que no todos los indicadores de Gestin estn actualizados; por lo tanto, se define un cumplimiento del 95%.

Hallazgo No. 6 (1202004) - Indicadores Ambientales y de Equidad. En DARUMA no se evidencia registro o creacin del Plan de Manejo Ambiental y la entidad expresa que no se tiene programado su diseo, ni el de sus indicadores. Su cumplimiento es del 0%.


Hallazgo No. 8. (1402014) Archivo Contratacin. De acuerdo a verificacin fsica, se evidenci que no se cumpli a cabalidad la Accin de Mejoramiento planteada. Su porcentaje de cumplimiento es 70%.

Hallazgo No. 10 (1604001) - Propiedad Planta y Equipo. En general est debidamente planteada la Accin de Mejoramiento, toda vez que se establecern mecanismos de control para la Propiedad Planta y Equipo de la entidad. Esta observacin contina. Cumplimiento 0%.

Hallazgo No. 12 (1601004) - Propiedad Planta y Equipo. En general est debidamente planteada la Accin de Mejoramiento, toda vez que se implementar un mdulo o aplicativo para la identificacin de la Propiedad Planta y Equipo de la entidad. Esta observacin contina. Cumplimiento 0%.

Hallazgo No. 15 (1801002) - Gastos Pasajes. Se pudo establecer que no se tomaron medidas para el control del gasto; por lo tanto, se evidencia cumplimiento del 0%.

Hallazgo No. 17 (1802002) - Gastos Varios de Operacin. Se pudo establecer que no se tomaron medidas para el control del gasto; por lo tanto, se evidencia cumplimiento del 0%.

Teniendo en cuenta lo anterior, se realiz la ponderacin del cumplimiento de cada meta y de las Acciones Correctivas, y se determina el cumplimiento del Plan de Mejoramiento en un 65,58%.

3.3. BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR

En cumplimiento de los procedimientos a seguir planteados en el Memorando de Asignacin, se realiz seguimiento de las actividades a llevar a cabo por parte de la Junta Directiva y se evidenci que el Libro No. 5 de Actas de Junta Directiva se encontraba desactualizado, debido a que solamente existan las actas impresas y firmadas hasta el Acta No.186 de 29 de Septiembre de 2010, al igual que el Libro No. 1 de Actas de Asamblea de Junta Directiva con Actas hasta la vigencia 2010.

Lo anterior, en contra de lo establecido en el Cdigo del Comercio. Captulo de LIBROS DE ACTAS Y DE ACCIONES, Artculo 195. La sociedad llevar un libro, debidamente registrado, en el que se anotarn por orden cronolgico las actas de las reuniones de la Asamblea o de la Junta de Socios. stas sern firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la Asamblea o de la Junta de Socios. Ello se debe a la falta de controles en el seguimiento adecuado del


manejo de los libros de Actas de la entidad, siendo esta deficiencia corregida en el transcurso de la Auditora CGR.


4. ANEXOS


ANEXO No. 1

RELACIN DE HALLAZGOS

HALLAZGOS Nmero Valor $

(millones)

ADMINISTRATIVOS

15 -

PENALES

0 -

DISCIPLINARIOS

1 -

FISCALES

1 $325.76

compaÑia operadora portuaria cafetera

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