Cómo hacer una factura de trabajo

Los profesionales y empresarios autónomos están obligados a emitir una factura por los

servicios realizados, un trámite esencial para no tener problemas con Hacienda

Por MARÍA TORRENS

16 de abril de 2008

Documento mercantil obligatorio

- Imagen: Camilo Rueda López -

Cuando se trabaja como autónomo y no queda más

remedio que entenderse con las interminables

declaraciones de IVA, descuentos del IRPF... conviene

tomar aire y respirar profundamente porque al final

siempre salen las cuentas. Las bases para emitir las

facturas de forma correcta, y asegurarse de no tener

ningún problema ni con el pagador ni con la Agencia Tributaria, ahora que tenemos que hacer

la Declaración de la Renta, son sencillas. Basta con incluir una serie de datos establecidos por

la ley, y tener especial cuidado para no cometer errores o intentos de fraude.

La factura es un documento mercantil, fundamentalmente de IVA, que los profesionales y

empresarios autónomos están obligados a emitir por los servicios realizados, un papel que

resultará imprescindible sobre todo para justificar los ingresos a Hacienda. Confiere, al mismo

tiempo, seguridad laboral y económica al trabajador, no sólo por el pago que recibirá de su

deudor, sino por el dinero que retuvo el pagador y que debe constar en Hacienda "a cuenta"

de su declaración anual de renta. Un importe que, probablemente, le devolverá

posteriormente la Agencia Tributaria tras hacer la declaración.

La realización y configuración de una factura de trabajo es sencilla. No requiere ningún

formato preconcebido, por lo que cada trabajador por cuenta propia puede idear su modelo

particular. Aunque, por supuesto, la ley sí establece los datos que tienen que figurar en este

documento, y que todo "freelance" debe conocer.

Los datos de una factura

Según el Reglamento de Facturación descrito en el Real Decreto 1496/2003 de 28 de

noviembre, una factura debe incluir las siguientes referencias:

El nombre legal, es decir empresa S.L. o en el caso de un autónomo, el nombre y

ambos apellidos del profesional que emite el documento. También el domicilio y C.I.F

(Código de Identificación Fiscal), equivalente al N.I.F. en el caso de tratarse de un

profesional individual.

Cada factura debe ir cronólogica y correlativamente numerada, es decir una detrás de

otra, con lo que no se podrá alterar ni la fecha ni el orden.

La numeración tiene que coincidir con la fecha de emisión de la nota, no de la

realización del trabajo. Por ejemplo la factura número 506 no podrá nunca tener una

fecha anterior a la número 504.

Los datos identificativos del pagador o cliente al que va dirigida la factura (nombre

legal, dirección y C.I.F).

El concepto: descripción completa y concreta de los servicios prestados. No es

suficiente escribir "trabajo realizado en el mes de febrero".

El importe de la operación detallando el precio base, al que se le suma el IVA siempre

de manera desglosada. El Impuesto sobre el Valor Añadido general es del 16%, aunque

según la actividad que realice tributará en IVA con un porcentaje "reducido" -del 7%- o

"súper reducido" -del 4%-. Se sumará un 7% de IVA cuando se desarrolle la profesión

dentro del mundo cultural, deportivo, hostelero o como un promotor que venda una

vivienda nueva. El caso de superreducción de este impuesto atañe especialmente a los

vendedores de productos naturales sin elaborar o de primera necesidad, como las

hortalizas, el pan, la leche o los medicamentos. Incluso existen algunos servicios

exentos de IVA, como por ejemplo todos aquellos relacionados con los derechos de

autor (músicos, artistas, periodistas) o la sanidad (odontólogos). Los profesionales que

duden en tributar o no el IVA pueden consultarlo en el artículo 20 de la Ley del IVA

37/2003.

Los empleados del hogar pertenecen a un régimen laboral especial, por lo que no emiten

facturas, sino que son contratados por el cabeza de familia.

Es importante tener en cuenta que si el servicio se va a efectuar en el extranjero o los bienes

que se vendan salen de España, la factura no debe incluir el IVA, ya que el cliente o pagador

tributará en su propio país.

Si se trabaja como profesional y se factura a empresas o a otros profesionales, a la

suma del precio base más IVA, ha de restarse el IRPF, según el modelo del cuadro que

se detalla a continuación. La retención sobre el Impuesto sobre la Renta de las

Personas Físicas es habitualmente del 15%. Sin embargo, la retención se reducirá a un

7% durante ese ejercicio de inicio de la actividad y los dos siguientes años, siempre

que sea el primer trabajo como profesional. La deducción del IRPF únicamente

procede cuando la factura se extiende a otra empresa, que ingresará dicha retención

en Hacienda a nombre del emisor. Ésa es la parte del dinero que tras la declaración de

la renta le saldrá a devolver. Por eso, el IRPF no debe incluirse en la nota cuando se

cobra un servicio a un particular, al cliente final.

No hay que olvidar exigir los mismos requisitos para las facturas que se reciban por el

desarrollo de la actividad, ya que así se podrá deducir el IVA y el gasto en el IRPF, pues

unos simples tickets no serían suficientes.