Distribución

Almacenamiento

Por: Diego Luis Saldarriaga RestrepoGerente Operaciones y Logística Grupo Familia.diegosr@familia.com.co

Esta es la última entrega de una serie que permite emprender con todo el detalle el diseño y los elementos que se deben tener en cuenta para construir y gestionar una nueva solución de almacenamiento. El tema de este artículo es el contrato de arrendamiento, los mecanismos de control en la ejecución de la obra, los elementos de control una vez esté en operación la instalación y por último, una apreciación final sobre la construcción de centros de distribución verdes o sustentables.

Cómo Elaborar

de Construcciónun Proyecto

Centro de

(XVI)

de un

Almacenamiento

l seguimiento a las obras du-rante su ejecución - especial-mente para cuidar los plazos y

la calidad de la obra - la contratación de los equipos y aditamentos para el manejo de materiales serán estudia-dos para darle fin a esta serie que permite conocer las herramientas necesarias para las empresas que deseen tener una instalación de dis-tribución de mercancías idónea para sus operaciones de logística.

Al final se estudiarán los elementos que deben tenerse en cuenta para tener bodegas sustentables o eco-lógicas. Esta será la tendencia que marque la construcción de instala-ciones de distribución en el futuro cercano, debido a su gran retorno de la inversión.

Comité de Obra

Dadas las definiciones técnicas y de diseño de la obra y perfeccionados todos los contratos pertinentes, em-pieza la construcción o ejecución de las obras. Bien sea que la construc-ción sea por cuenta de un tercero o que se acometa directamente por la empresa es importante establecer un seguimiento permanente a la eje-cución de la obra.

Para esto es necesario un comité téc-nico o comité de obra en donde un representante del área logística de la empresa contratante esté presente; esto es importante porque siempre en la ejecución del proyecto se pre-sentan una cantidad de definiciones y cambios que hay que cumplir es-trictamente y - en segundo término - porque al avanzar la obra se encuen-tran contratiempos y cambios que es preciso definir rápidamente.

Actas y compromisos de todas las vicisitudes deben ir quedando por escrito. Es recomendable que las reuniones de este comité se hagan semanalmente.

Contrato

El contrato debe hacer explícito todo lo relacionado con las especificacio-nes técnicas definidas por las par-tes, así como la multas por demoras en entrega de la obra, garantía por calidad de los materiales utilizados, fechas de entrega, los cánones de arrendamientos establecidos, plazos del contrato, responsabilidades de aseguramiento del edificio y de las mercancías y uso del bien, etc.

Concurso de Méritos para la Obra y para Equipos de Manejo de Materiales y

Aditamentos de la Bodega

Paralelamente a la ejecución de la obra hay que empezar las gestiones para la adquisición de los equipos de dotación de la bodega. Elementos como montacargas, tecnología de se-guridad de la instalación, tecnología de almacenamiento y puertas, etc. tienen plazos de entrega demorados que se deben hacer coincidir con la entrega de la obra; un concurso de méritos es recomendado para la se-lección de los mejores equipos y los mejores proveedores.

A continuación presentamos un resu-men de los componentes de este tipo de instrumentos implementados por AC (Caso estudiado analizado en la

anterior entrega) para la contratación de su nuevo centro de distribución.

Seguros de la Bodega

Cuando la bodega es alquilada es importante que el propietario del edificio tome los seguros adecuados contra los riesgos de terremoto, ane-gación, corriente débil, incendio de la instalación y daños a terceros y que el usuario tome las mismas protec-ciones pero para la mercancía que se encuentra dentro de la instalación y para todos los equipos de almacena-miento, control, movimiento de ma-teriales y gestión del inventario.

Uso de Splinkers

Los splinkers componen un sistema de regaderas automáticas que detectan el fuego y debido a la temperatura, se accionan automáticamente des-cargando el agua únicamente en el sitio donde está el incendio y al haber flujo de agua, se acciona la alarma en el edificio o en la estación de bombe-ros. El agua entra a combatir el fuego desde su comienzo, impidiendo así su propagación y logrando en la mayoría de los casos la extinción total.

Las estructuras y otros materiales debido al agua se enfrían, evitando la destrucción de la edificación. Este es el aditamento más efectivo para el control y prevención de propagación

E

Cuando la bodega es alquilada es importante que el propietario del edificio tome los seguros adecuados contra los riesgos de terremoto, ane-gación, corriente débil, incendio de la instalación y daños a terceros y que el usuario tome las mis-mas protecciones pero para la mercancía que se encuentra dentro de la instalación y para todos los equipos de almacenamiento, control, movi-

miento de materiales y gestión del inventario.

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de incendios. Si este sistema está ins-talado en toda la bodega es activado por partes, únicamente se acciona-rá donde está el problema evitando daños en los lugares que no tienen afectación.

El sistema consta de una red de tu-bería cargada con agua a presión que recorre toda la edificación y en la cual se instalan las regaderas que son dis-tribuídas adecuadamente para pro-teger todos los lugares de la misma.

Cuando se produce un incendio sólo actúan las regaderas próximas al mis-mo y simultáneamente se da la alar-ma.

Este sistema puede llegar a represen-tar hasta un 35% del costo total de la instalación, dependiendo de los pro-ductos a ser almacenados que sugie-ren el número de regaderas a instalar en la bodega.

Cada vez es más imprescindible el uso de estos dispositivos en instalaciones de almacenamiento de productos y es estrictamente necesario para las bodegas de productos combustibles.

La red de splinkers necesita un tan-que de almacenamiento de agua con la capacidad suficiente para la insta-lación y una motobomba con ade-cuada presión que soporte el funcio-namiento del sistema.

Planta Eléctrica

Dado que el centro de distribución es una instalación básicamente de ser-vicio al cliente y donde se le cumple la promesa de atención al usuario, es necesario que siempre este operan-do al 100%.

Si su centro de distribución está situa-do en un área con un deficiente ser-vicio de electricidad es necesario que dentro del equipamiento se incluya una planta eléctrica; el administrador del centro de distribución debe defi-

1. INFORMACIÓN A OFERENTES1.1. ObjetoAC está interesada en recibir ofertas para la adquisición, transporte, sumi-nistro, instalación y puesta en marcha de los equipos de movimiento hori-zontal y vertical indispensables para la operación de su nuevo centro de distribución en ciudad Cartama.

1.2. Apertura y Cierre de OfertasLa invitación a ofertar se abre el día 22 de Febrero de 2010 a las 8:00 a.m. y se cierra el día 22 de Marzo de 2.010. Las ofertas debidamente diligencia-das, en original y copia y en sobre cerrado, deberán ser entregadas física-mente en las oficinas centrales de AC antes de las 4:00 p.m.

Cada oferente debe quedar con constancia escrita de la entrega de la pro-puesta (copia firmada en señal de recibido). AC se reserva el derecho de selección de conformidad con los parámetros de evaluación internos defi-nidos por ella.

1.3. Interpretación de los Términos de ReferenciaLos oferentes - por el hecho de presentar su propuesta - declaran y se obli-gan a conocer y acatar todas las normas de AC para sus procedimientos de selección de oferentes y adjudicación de contratos, sin que puedan aducir ignorancia o desconocimiento de las mismas.

1.4. Garantía de Seriedad de la OfertaCada concursante deberá suministrar con su oferta a su costo y a favor de AC en calidad de beneficiaria, una garantía de seriedad de la misma, de forma y contenido aceptable para AC y por una cuantía equivalente al XX% de la propuesta.

Esta garantía deberá ser válida por un período de 60 días calendario conta-dos a partir de la fecha y hora de cierre de la oferta. En todo caso deberá estar vigente hasta el perfeccionamiento de la orden de compra.

1.5. Validez de la Oferta PresentadaLas ofertas deberán tener validez por un período de 60 días calendario con-tados a partir de la fecha de cierre de la entrega de éstas, término dentro del cual AC efectuará la adjudicación o lo declarará desierto.

1.6. Documentación ExigidaToda la documentación exigida deberá presentarse tanto en el original como en la copia de la propuesta, así:1.6.1. Copia de certificado de existencia y representación legal expedida como máximo 30 días antes del cierre del concurso.1.6.2. Carta de certificación de la representación del fabricante.1.6.3. Acta de autorización de la junta de socios o la junta directiva, en caso de que se requiera por el monto de la oferta. 1.6.4. Póliza de garantía de seriedad de la oferta.1.6.5. Estados Financieros Aprobados a 31 de diciembre de 20XX.

1.7. GarantíasEl oferente constituirá por cuenta suya y a favor de AC las garantías que se describen a continuación, otorgadas por una compañía de seguros seria, reconocida en el medio y debidamente autorizada por la Superintendencia

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Bancaria para explotar los referidos ramos de seguros:

1.7.1. De Buen Manejo del Anticipo: Para garantizar la correcta inversión de éste (en el caso de que lo haya) por cuantía equivalente a la suma antici-pada, con vigencia original igual al plazo estipulado para la ejecución de los trabajos más treinta (30) días.1.7.2. De Cumplimiento: El contratista asegurará el cumplimiento de la Oferta Mercantil por una cuantía igual al XX% del valor total de la orden de compra y con vigencia original igual al plazo estimado para la ejecución de la obra más noventa (90) días.1.7.3. De Pago de Salarios y Prestaciones Sociales: El contratista caucionará el pago de salarios y prestaciones sociales mediante póliza por una cuantía igual al XX% del valor total de la orden de compra con vigencia del plazo contractual más tres (3) años.1.7.4. De Responsabilidad Civil Extracontractual: El contratista caucionará la responsabilidad civil extracontractual por los perjuicios que sean ocasio-nados a AC o a terceros con motivo de la ejecución del contrato mediante garantía por una cuantía igual al XX% del valor total de la orden de compra con vigencia igual al plazo estimado para la ejecución de la obra más treinta (30) días.1.7.5. De Buen Funcionamiento de los Equipos: Con ella se garantizará la buena calidad de los equipos, el respaldo de la marca y el reemplazo o re-paración de los defectos que aparezcan en los equipos después de su recibo por AC por un valor equivalente al XX% del valor final de la orden de compra y con vigencia de dos (2) años contados a partir de la fecha de entrega de los equipos a entera satisfacción de AC.

Las garantías estipuladas, con excepción de la garantía de Buen Funciona-miento de los Equipos, deberán constituirse por el contratista y aprobarse por AC como requisito esencial para el perfeccionamiento del contrato.

1.8. Medida y Forma De PagoLos equipos se pagarán de acuerdo a la cantidad de unidades multiplicada por los precios unitarios y con estas especificaciones y a satisfacción de AC, el pago se hará con base en los precios unitarios y/o alternativas estipuladas en la propuesta.

1.9. Causales de TerminaciónEn caso de aceptación de la Oferta Mercantil presentada por el contratista, esta y la orden de compra dada por AC se consideran para todos los efectos legales como un contrato de ejecución de obra y por consiguiente le serán aplicables, en lo pertinente, las disposiciones del libro IV, título 26, capítulo 8 del Código Civil Colombiano.

1.10. Multas1.10.1. Multa por el Atraso en la Entrega Final: El contratista quedará consti-tuido en mora automáticamente por el sólo hecho de excederse en los pla-zos estipulados para la entrega a satisfacción de los equipos, sin necesidad de interpolación judicial o extrajudicial y está obligado al pago de una multa de ($X’.000.000) diarios, debiéndose descontar el importe de la factura fi-nal a su favor y si ésta fuera insuficiente, de la póliza de cumplimiento que acompañó la oferta mercantil que dio origen a la orden de compra.

La multa acumulada por el atraso en la entrega final y por el incumplimiento

nir esta necesidad previo estudio de la confiabilidad del servicio del área, para ello basta con llevar registros de frecuencias, duraciones de los cortes de energía y el impacto que ellos cau-san en la operación a fin de sopesar la inversión con el soporte del nivel de servicio ofrecido a los clientes.

De necesitarse la planta eléctrica, ésta debe ser localizada muy cerca del centro de distribución para garan-tizar costos de acometida bajos y muy lejos para evitar posibles accidentes y afectación del ruido. La capacidad de este aditamento debe recomendarlo un ingeniero eléctrico previo estudio de las demandas de energía.

Otros Aspectos a Tener en Cuenta para la Instalación

• Pintura del Piso con Líneas de Deli-mitación. Es recomendable que una vez definido el lay out de la bodega y de las áreas necesarias, no las demar-que en el piso con pintura; es común que las operaciones cambien, crezcan y se vuelvan más complejas, cuando esto sucede es necesario cambiar los lay out.

Pintar líneas en los pisos para delimi-tar áreas hace que cuando tengamos que cambiar esas zonas se tenga que volver a pintar, al cabo del tiempo te-nemos una bodega llena de líneas lo cual confunde a los operarios y no es atractivo para los visitantes desde el punto de vista de la estética del cen-tro de distribución.

• Protectores de Estanterías. Los fa-bricantes de estantería venden unos protectores que se instalan en las pa-tas de los parales de las estanterías para su protección. En primer lugar, la instalación de estos protectores supone anclarlos en el piso lo que ocasiona que éste se rompa y en se-gundo lugar su efectividad no es muy adecuada; mi experiencia dice que es mejor no tener estos protectores y más bien capacitar a los operarios

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de las normas de seguridad tendrá un tope equivalente al diez por ciento (X%) del valor de la orden de compra, después de lo cual AC declarará el incumplimiento de la Oferta Mercantil.

1.11. Representante del ContratistaEl oferente se obliga a mantener permanentemente al frente de la puesta en marcha y/o montaje de los equipos un responsable con suficiente capa-cidad, autoridad y experiencia en proyectos similares que lo represente en todo lo relacionado con el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones adoptadas. Todo el personal que ingrese al sitio de la obra deberá tener vigente el cer-tificado de antecedentes judiciales y presentarlo para autorizar el acceso a las instalaciones de la obra, así como la afiliación integral a Seguridad Social.

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS2.1. Condiciones GeneralesLos equipos serán en su forma, dimensiones y funcionalidades los adecua-dos para el tipo de estantería seleccionada y conforme a lo requerido por el diseño logístico del proyecto. El proveedor no podrá hacer ningún tipo de modificación logística sin la autorización previa de AC.

2.2. Tiempo de EntregaLos equipos deberán ser entregados en el Centro de Distribución de AC el día 10 de Julio de 2010, a partir de esta fecha se inicia el proceso de instala-ción. La obra cuenta con vigilancia privada, sin embargo es responsabilidad del contratista seleccionado adecuar un sitio seguro para guardar sus equi-pos y herramientas por lo que la obra no asume ninguna responsabilidad, ésta se limita a facilitar un sitio que el contratista adecúe para bodegaje de herramienta menor y equipos.

El transporte al sitio será por cuenta y riesgo del proveedor cumpliendo con la normatividad para desplazar los equipos. AC será responsable del cuidado de éstos sólo cuando sean recibidos satisfactoriamente en sus ins-talaciones.

2.3. Características Técnicas Generales2.3.1. De acuerdo a catálogos y para el manejo de Paletas de 1.00 m. x 1.20 m. x 2.40 m. de altura, colocadas en X niveles de estantería.2.3.2. Los equipos deben ser los indicados para la estantería elegida.2.3.3. Los equipos deben soportar el peso de todos los productos de la com-pañía según los datos suministrados.2.3.4. Debe incluir elementos de seguridad y protección que apliquen.

2.4. Otras Características que se Deben Especificar2.4.1. Condiciones y planes de mantenimiento.2.4.2. Planes de capacitación y entrenamiento.2.4.3. Sistemas necesarios para su operación.2.4.4. Soporte y servicio postventa.2.4.6. Procedimientos de limpieza y reparación.2.4.7. Certificación de la casa matriz.2.4.8. Certificación y calificación del personal encargado de la puesta en marcha.

sobre el cuidado y la necesidad de mantener la estantería sin golpes. Los protectores más bien hacen que los operarios se vuelvan confiados, se relajen y permanentemente estén golpeando los protectores, lo cual es-téticamente daña la instalación.

• Dispensadores de Agua. Es conve-niente dejar tomas de agua adecua-damente distribuidas dentro de la instalación especialmente cerca del picking, que es donde se genera la mayor fatiga. De estas tomas se pue-den instalar filtros de agua que usan la red de ésta, por lo que el costo de este servicio es mucho más econó-mico que colocar botellones u otros sistemas.

• Ubicación de los Baños. Aunque parezca insignificante, una adecua-da localización de los baños es muy importante puesto que son lugares que no se pueden controlar. Son es-pacios que se pueden usar para fu-mar, consumir productos del centro de distribución generando mermas, descansar y charlar, por lo que se sugiere ubicarlos en un lugar que no esté dentro de la bodega; es mejor que estén por fuera de ésta de tal manera que las personas que entren allí deben salir completamente de la bodega y pasar por algún control establecido. Baños dentro de las bo-degas limitan el control, pues la ve-locidad de la operación hace que los supervisores estén concentrados en ésta y no en las personas.

• Extractores de Aire. Se usan para recircular el aire en la instalación y pueden llegar a ser muy útiles en cli-mas templados, llegando a aumentar la productividad de los operarios por el sólo hecho de tener un ambiente agradable.

Seguimiento a los Ahorros Calculados

El análisis de los costos de operación

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por caja de la vieja y nueva bodega para AC aparece en el Gráfico 1.

Se observa que la instalación nueva debe ofrecernos un ahorro de $77 (733-656) por caja, es importante que al menos en el primer año se ga-ranticen esos ahorros. El responsable del centro de distribución debe hacer un control mensual sobre los ahorros y establecer las correcciones que se consideren necesarias si están su-friendo desviaciones considerables.

Bodegas Ecológicas, Instala-ciones Sustentables

La sustentabilidad llegó a las insta-laciones de distribución. A continua-ción se estudiarán los elementos sus-ceptibles de gestionar de una manera ecológica.

Actualmente el número de centros de distribución sustentables es mí-nimo en Estados Unidos y Europa, se espera que las nuevas instalaciones estén dotadas con un fuerte sentido ecológico.

Ahorros en costos de operación, la demanda del mercado que crece y la responsabilidad social son razones para adelantar soluciones de esta na-turaleza.

La iluminación es uno de los gastos más altos en los centros de opera-ción, un edificio sustentable puede ser generador de retornos atractivos de la inversión. La iluminación puede llegar a representar hasta el 80% del consumo de energía eléctrica en un edificio, es recomendable entonces instalar sensores. En Estados Unidos las empresas que utilizaron sensores de luz natural redujeron hasta un 75% sus costos. Algunos aspectos que se pueden tener en cuenta para hacer sustentables las instalaciones son:

• Reservorios de Agua. Es posible - sin mayores inversiones - dirigir los

botaderos de agua lluvia al reservorio que surte la red de incendios. Este re-curso almacenado puede ser utiliza-do para actividades de riego de pra-dos, uso de instalaciones sanitarias, lavado de camiones y actividades de aseo y limpieza.

• Paneles de Energía Solar. Al ser ubicados en el techo de la instala-ción pueden generar energía para iluminación, calentamiento de agua y otros usos; también es posible consi-derar la energía eólica como fuente de generación si se está en una zona de vientos fuertes.

• Sistema de Control de Iluminación y Aire a través de Sensores. De forma que cuando las áreas estén desocu-padas, las luces y el aire estén apaga-dos y cuando estén ocupadas puedan activarse automáticamente.

• Sistemas de Reciclaje. Especialmen-te de los residuos de materiales de empaque como el filme para estresar los pallets y los corrugados.

• Utilización de equipos de manejo de materiales que usen la electrici-dad como fuente de poder.

• Sistema de ventilación transversal me-cánico por medio de sistemas que sean

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activados por las corrientes de aire.

• Iluminación Natural. Esto se logra teniendo ventanales de vidrio lateral y líneas de techo transparente que se hagan coincidir con los pasillos de las estanterías. La iluminación es uno de los gastos más altos; inversiones en este factor puede generar mayor re-torno de inversión si se construye un edificio sustentable pues la ilumina-ción puede representar hasta el 80% del consumo de energía eléctrica en un edificio. Se recomienda además poner sensores que activen la nece-sidad de iluminación cuando sea es-trictamente necesaria.

• Automatizar las labores de alma-cenamiento y picking para reducir el uso de papel. Sistemas como la dis-tribución dirigida por voz eliminan el 100% del uso del papel en los am-bientes de distribución.

Por último, asegúrese que los edifi-cios estén siendo operados realmen-te como se diseñaron para que sean eficientes.

El uso de la tecnología es necesario a medida que se hacen más complejas las operaciones, aplique sustentabi-lidad en donde se pueda y logre efi-ciencia haciendo más con menos.

Gráfico 1

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